UNIDAD III. ENFOQUE DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Podemos definir a la auditora administrativa como el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Segn Williams P. Leonard la auditoria administrativa se define como: Un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de la empresa, institucin o departamento gubernamental; o de cualquier otra entidad y de sus mtodos de control, medios de operacin y empleo que de a sus recursos humanos y materiales.

Mientras que Fernndez Arena J.A sostiene que es la revisin objetiva, metdica y completa, de la satisfaccin de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerrquicos de la empresa, en cuanto a si estructura, y a la participacin individual de los integrantes de la institucin.

El aspecto distintivo de estos diversos usos del trmino, es que cada caso de auditoria se lleva a cabo segn el sentido que tiene esta auditoria para la direccin superior. Otras definiciones de auditoria administrativa se han formulado en un contexto independiente de la direccin superior, a beneficio de terceras partes.

3.1 Descripcin del enfoque a seguir

Los diferentes autores y tratadistas que se han ocupado de la auditora administrativa, la han enfocado con distintos criterios, los cuales, sin embargo, podemos clasificarlos en dos grandes corrientes de pensamiento.

Primera corriente: un examen de la estructura de control

Los que estn a favor de esta corriente sostienen que la auditora operativa (no aceptan el trmino administrativa) debe ser considerada un examen de los controles o medios utilizados para realizar la funcin de que se trate.

Son varios los autores que se adhieren a este punto de vista respecto del alcance del examen que presupone la auditora operativa (Cadmus, Choi, Churchill y Cyert, Seiler, etc.), por lo que citar dos opiniones, nicamente.

Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es Cadmus B., quien dice: La auditora operativa comienza por familiarizarse con las operaciones reales y los problemas operativos, seguida de un anlisis y evaluacin de los controles para asegurar que son adecuados para proteger el negocio. Esto, sin embargo, es slo el comienzo de la auditora. El examen de los controles se convierte en cl punto de partidapara la evaluacin del valor de los controles en la operacin del negocio.

Otro expositor es Seiler R. E., quien sostiene un punto de vista similar y dice: La auditora operativa no es ms que una revisin de controles. Muchos ejecutivos no han aceptado esta auditora porque piensan que es una evaluacin de la eficiencia de operaciones tcnicas por parte de una persona no entrenada o experimentada en cuestiones operativas tcnicas. Este no es el caso, porque la auditora operativa es una revisin y evaluacin de controles; el nico aspecto nuevo sobre la auditora operativa es que se revisan controles no financieros.

Por lo general, quienes estn a favor de este primer enfoque, asumen la posicin de considerar que la auditora operativa es simplemente una extensin de la auditora tradicional ms all de las reas contable y financiera.

Segunda corriente: un examen total de la estructura y comportamiento de un organismo social Esta corriente de pensamiento entiende y expone que la auditora administrativa involucra, adems del examen de la estructura del control (medios) para determinar su eficiencia, un examen y evaluacin de la eficiencia con que se manejan los recursos y resultados (efectividad) alcanzados en el desempeo de una funcin gerencial cualquiera. Quiere decir esto que la auditora administrativa va mucho ms all del mero examen de los controles o medios utilizados para ejercer una funcin determinada, cubriendo en realidad todo el aspecto estructural v metodolgico de un organismo social.

Son numerosos los autores y tratadistas que representan a esta corriente

(Leonard, Norbeok, Buckley, Campfield, Chapman y Alonso, Fernndez Arena, Perel, etc.), por lo que citar slo dos opiniones:

Uno de los ms importantes expositores de esta corriente es sin duda Leonard

W. P., quien seala: Los factores en los mtodos y desempeo directivos que

Requieren una constante revisin y evaluacin son : planes y objetivos, organizacin, polticas y prcticas, sistemas y procedimientos, mtodos de control, medios de operacin, recursos humanos y fsicos. Igualmente Chapman W. L. y W. Alonso, son partidarios de un enfoque amplio, como puede apreciarse cuando indican que la primera y segunda fases de la realizacin de una auditora consisten en: a) Examinar los objetivos, las polticas, la organizacin, los recursos utilizados, los procedimientos aplicados y los controles establecidos. b) Comparar los resultados obtenidos con las metas trazadas.

3.2 Planeacin de la auditoria

Agustn Reyes Ponce

La planeacin consiste en fijar el curso concreto de accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y la determinacin de tiempo y nmeros necesarios para su realizacin.

Jos Antonio Fernndez Arena

Es el primer paso del proceso administrativo por medio del cual se define el problema, se analizan las experiencias pasadas y se esbozan planes y programas.

Se refiere a los lineamientos de carcter general que regulan la aplicacin de la auditoria administrativa para garantizar que la cobertura de los factores prioritarios, fuentes de informacin, investigacin preliminar, proyecto de auditoria y diagnostico preliminar, sea suficiente, pertinente y relevante.

OBJETIVO

El propsito de la auditoria administrativa es establecer las acciones que se deben desarrollar para instrumentar la auditoria en forma secuencial y ordenada, tomando en cuenta las condiciones que tienen que prevalecer para lograr en tiempo y forma los objetivos establecidos.

FACTORES A REVISAR

Como primera medida es necesario determinar los factores que se consideran fundamentales para el estudio de la organizacin en funcin de 2 vertientes:

A).- EL PROCESO ADMINISTRATIVO

Se incorporan las etapas del proceso administrativo y se definen los componentes que lo fundamentan, las cuales permiten realizar un anlisis lgico de la organizacin, ya que secuencian y relacionan todos sus componentes en forma natural y congruente.

En este orden se apega a propsitos estratgicos que concentran en forma objetiva la esencia o razn de ser de cada fase, y que son el marco de referencia para analizar ala organizacin en todos sus mbitos, niveles, procesos, funciones, sistemas, recursos, proyectos, productos y/o servicios y entorno, lo que representa una visin de conjunto de la forma en que interaccionan todos y cada uno de ellos en relacin con su objeto o atribucin sustantiva.

B).- ELEMENTOS ESPECIFICOS QUE FORMAN PARTE DE SU FUNCIONAMIENTO

Se incluye una relacin de los elementos especficos que complementan el proceso administrativo. Dichos elementos especficos se asocian con atributos fundamentales que enmarcan su fin y funcin, lo que permite determinar su contribucin particular al proceso en su conjunto y al funcionamiento de la organizacin.

3.3. Organizacin de equipos de auditora

La organizacin de un equipo auditor requiere de un orden jerrquico que garantice el flujo de la informacin de conformidad con la autoridad y responsabilidad asignados a todos y cada uno de sus integrantes.Esta divisin del trabajo posibilita que los miembros del equipo en sus diferentes posiciones, puedan emplear correctamente su potencial y propicia la apropiada conjuncin de conocimientos y criterios para aplicar la auditora de manera objetiva y sistemtica, conforme a las circunstancias que prevalecen en cada etapa, reduciendo el margen de error y el riesgo de ocasionar retrasos innecesarios.

ESTRUCTURALa formacin del equipo tiene que llevarse a cabo de acuerdo con la naturaleza, alcance, objetivos y estrategia de la auditora.A partir de esto, es necesario que las personas, tcnicos y profesionales que se incorporen, tengan una clara definicin del papel que se les ha encomendado, por ello es imprescindible determinar la funcin que desempearn en el estudio. La divisin del trabajo en relacin con las funciones que tienen que cumplir, se lleva a cabo considerando los siguientes puestos:Coordinador General.Lder de proyecto.Asistente o analista de proyecto.Caractersticas del Coordinador GeneralComo responsable de la auditoria es necesario que sea poseedor de una gran experiencia en la materia, la cual puede derivarse de su formacin acadmica y/o profesional, as como de su trayectoria y orientacin personal.El potencial de su participacin puede ser ms significativo si su experiencia laboral proviene del conocimiento de sta clase de esfuerzos en instituciones pblicas y privadas, aunque no es un requisito indispensable.El asumir la direccin de una auditoria administrativa conlleva no slo la responsabilidad de tener la capacidad de respuesta en cuanto a los resultados que se esperan, sino al de mantener un nivel de comportamiento acorde con las necesidades de todos y cada uno de los participantes.Su presencia debe constituir una base de confianza y tranquilidad cifrada en su capacidad para comunicar su visin, el dominio de la tcnica, respaldo moral y liderazgo, traducida en el logro de avances, coordinacin de esfuerzos, espritu de lucha, creatividad y actitud constructiva.Caractersticas del Lder de ProyectoEn su carcter de enlace entre el coordinador general, el personal destacado en la auditoria, la organizacin y entorno, el lder representa el eslabn clave para que los objetivos, programa y estrategias propuestas sean susceptibles de alcanzarse.Su personalidad tiene que conjuntar una personalidad tranquila, mesurada, negociadora, analtica y motivadora, capaz de hacer que las cosas sucedan y sucedan bien.Por su funcin su trabajo es un tanto cuanto ms operativo, ya que, aunque tiene la percepcin de conjunto del proyecto, tiene la obligacin de cumplir con:- Las lneas de accin de la coordinacin general.- Acatar las directrices de los niveles de decisin de la organizacin.-Conciliar enfoques, puntos de vista y observaciones.- Imprimir consistencia a las acciones acordadas en el programa de auditoria.- Vigilar que las fases y tiempos programados se cumplan. Aclarar dudas.- Recabar y resolver observaciones.- Mantener el nivel de desempeo convenido.- Adicionalmente, est obligado a motivar a los auditores, para que se reafirme en todo momentoel espritu deequipo y se puedan obtener los resultados esperados en condiciones ptimas.Caractersticas del Asistente o Analista de ProyectoComo personal de primera lnea, es el responsable de atender directamente a todo el personal que, de una u otra manera, interviene en la auditoria, adems de ser quien va a manejar directamente los papeles de trabajo que contienen los hallazgos, evidencias y observaciones necesarios para derivar los criterios y propuestas que consoliden la aplicacin de la auditoria.Por sta razn, debe de ser capaz de: Acatar instrucciones con precisin. Actuar en forma prudente y tranquila. Ser cordial pero firme en sus decisiones. Disciplinado para cumplir con sus obligaciones a tiempo. Solidario con sus compaeros de equipo. Ordenado con sus papeles de trabajo. Objetivo en la deteccin de hallazgos para soportar las evidencias. Ser preciso en sus observaciones.Debido a su posicin, de el depende en gran medida el evitar crear falsas expectativas o informacin que propicie corrientes de opinin controvertidas, que puedan constituirse en factores de dilacin u obstculos para el logro de resultados.3.4 Funciones a desarrollar por equipos de auditora

Para ordenar e imprimir cohesin a su labor, el equipo cuenta con un una serie de funciones tendientes a estudiar, analizar y diagnosticar la estructura y funcionamiento general de una organizacin. Las funciones tipo del equipo auditor son: Estudiar la normatividad, misin, objetivos, polticas, estrategias, planes y programas de trabajo. Desarrollar el programa de trabajo de una auditoria.

Definir los objetivos, alcance y metodologa para instrumentar una auditoria.

Captar la informacin necesaria para evaluar la funcionalidad y efectividad de los procesos, funciones y sistemas utilizados.

Recabar y revisar estadsticas sobre volmenes y cargas de trabajo. Diagnosticar sobre los mtodos de operacin y los sistemas de informacin. Detectar los hallazgos y evidencias e incorporarlos a los papeles de trabajo.

Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e instancias normativas y, en su caso, globalizadoras. Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de la organizacin

Analizar la estructura y funcionamiento de la organizacin en todos sus mbitos y niveles

Revisar el flujo de datos y formas. Considerar las variables ambientales y econmicas que inciden en el funcionamiento de la organizacin.

Analizar la distribucin del espacio y el empleo de equipos de oficina.

Evaluar los registros contables e informacin financiera.

Mantener el nivel de actuacin a travs de una interaccin y revisin continua de avances. Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional. Disear y preparar los reportes de avance e informes de una auditoria.

CONOCIMIENTOSEs conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde con los requerimientos de una auditora administrativa, ya que eso le permitir interactuar de manera natural y congruente con los mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn durante su desarrollo.Atendiendo a stas necesidades es recomendable apreciar los siguientes niveles de formacin:AcadmicaEstudios a nivel tcnico, licenciatura o posgrado en administracin, informtica, comunicacin, ciencias polticas, administracin pblica, relaciones industriales, ingeniera industrial, psicologa, pedagoga, ingeniera en sistemas, contabilidad, derecho, relaciones internacionales y diseo grfico.Otras especialidades como actuara, matemticas, ingeniera y arquitectura, pueden contemplarse siempre y cuando hayan recibido una capacitacin que les permita intervenir en el estudio.ComplementariaInstruccin en la materia, obtenida a lo largo de la vida profesional por medio de diplomados, seminarios, foros y cursos, entre otros.EmpricaConocimiento resultante de la implementacin de auditoras en diferentes instituciones sin contar con un grado acadmico.Adicionalmente, deber saber operar equipos de cmputo y de oficina, y dominar l los idiomas que sean parte de la dinmica de trabajo de la organizacin bajo examen. Tambin tendrn que tener en cuenta y comprender el comportamiento organizacional cifrado en su cultura.Una actualizacin continua de los conocimientos permitir al auditor adquirir la madurez de juicio necesaria para el ejercicio de su funcin en forma prudente y justa. HABILIDADES Y DESTREZASEn forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.La expresin de stos atributos puede variar de acuerdo con el modo de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas: Actitud positiva.

Estabilidad emocional.

Objetividad.

Sentido institucional.

Saber escuchar.

Creatividad.

Respeto a las ideas de los dems.

Mente analtica.

Consciencia de los valores propios y de su entorno.

Capacidad de negociacin.

Imaginacin.

Claridad de expresin verbal y escrita.

Capacidad de observacin.

Iniciativa.

Discrecin.

Facilidad para trabajar en grupo.

Comportamiento tico.

EXPERIENCIAUno de los elementos fundamentales que se tiene que considerar en las caractersticas del equipo, es el relativo a su experiencia personal de sus integrantes, ya que de ello depende en gran medida el cuidado y diligencia profesionales que se emplean para determinar la profundidad de las observaciones.Por la naturaleza de la funcin a desempear existen varios campos que se tienen que dominar:Conocimiento de las reas sustantivas de la organizacin.Conocimiento de las reas adjetivas de la organizacin.Conocimiento de esfuerzos anterioresConocimiento de casos prcticos.Conocimiento derivado de la implementacin de estudios organizacionales de otra naturaleza.Conocimiento personal basado en elementos diversos.RESPONSABILIDAD PROFESIONALEl equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y presentar los informes correspondientes.Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en : Preservar la independencia mental Realizar su trabajo sobre la base de conocimiento y capacidad profesional aquiridas

Cumplir con las normas o criterios que se le sealen

Capacitarse en forma continua

Tambin es necesario que se mantenga libre de impedimentos que resten credibilidad a sus juicios, por que debe preservar su autonoma e imparcialidad al participar en una auditora. Es conveniente sealar, que los impedimentos a los que normalmente se puede enfrentar son: personales y externos.Los primeros, corresponden a circunstancias que recaen especficamente en el auditor y que por su naturaleza pueden afectar su desempeo, destacando las siguientes:Vnculos personales, profesionales, financieros u oficiales con la organizacin que se va a auditar-Inters econmico personal en la auditora-Corresponsabilidad en condiciones de funcionamiento incorrectas -Relacin con instituciones que interactan con la organizacin-Ventajas previas obtenidas en forma ilcita o antitica Los segundos estn relacionados con factores que limitan al auditor a llevar a cabo su funcin de manera puntual y objetiva como son: Ingerencia externa en la seleccin o aplicacin de tcnicas o metodologa para la ejecucin de la auditora.

Interferencia con los rganos internos de control

Recursos limitados para desvirtuar el alcance de la auditora

Presin injustificada para propiciar errores inducidos

En stos casos, tiene el deber de informar a la organizacin para que se tomen las providencias necesarias. Finalmente, el equipo auditor no debe olvidar que la fortaleza de su funcin est sujeta a la medida en que afronte su compromiso con respeto y en apego a normas profesionales tales como: Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga. Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y eficientemente. Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones. Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de intereses ajenos. Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que presta sus servicios. Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos. Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos, evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo. Institucionalidad.- No olvidar que su tica profesional lo obliga a respetar y obedecer a la organizacin a la que pertenece. Criterio.- Emplear su capacidad de discernimiento en forma equilibrada. Iniciativa.- Asumir una actitud y capacidad de respuesta gil y efectiva. Imparcialidad.- No involucrarse en forma personal en los hechos, conservando su objetividad al margen de preferencias personales. Creatividad.- Ser propositivo e innovador en el desarrollo de su trabajo.ETICALa tica, comprendida como el conjunto de normas que ordenan e imprimen sentido a los valores y principios de conducta de una persona, tales como compromiso, honestidad, lealtad, franqueza, integridad, respeto por los dems y sentido de responsabilidad, constituye uno de los pilares de las normas de actuacin de cualquier organizacin, sea cual sea su actividad y entorno. La tica desde un punto un punto de vista organizacional, puede ser definida como los principios morales y normas que orientan el comportamiento en el mundo de los negocios.Estos principios y normas forman parte de los cdigos de tica que los colegios de profesionales e instituciones preparan, a los cuales se tiene acceso durante el perodo de formacin acadmica y, posteriormente, en el transcurso de la vida productiva.La tica es pues, un elemento primordial para la auditoria administrativa, ya que todas, absolutamente todas las acciones de una auditora deben de sustentarse en ella. Sibien el impacto y credibilidad de su trabajo depende de la precisin y calidad de sus resultados, invariablemente tendr que avalarlo con una conducta tica.Es importante anotar, que el licenciado en administracin es el profesional idneo para encabezar una auditoria administrativa.En la medida que la auditoria administrativa ha demostrado sus bondades, ha generado la necesidad en las instituciones de todo tipo, sector o tamao, de ser considerada como un instrumento vital para evaluar su comportamiento y derivar las acciones procedentes para mejorar su desempeo. 3.5 Definicin del rea por investigar

Tenemos que definir cul ser la materia objeto de nuestro estudio. Puede ser, desde luego, toda la empresa o bien puede concretarse a la revisin de una funcin especfica, o bien un departamento o seccin. Lo ideal es que la revisin abarque toda la empresa con objeto de formarnos una idea ms clara de los problemas desde su origen. Existen revisiones que comprenden una o ms reas. En estos casos es conveniente examinar, adems, aquellas funciones que tengan una relacin directa con las dems reas auditadas. Hay varios criterios para determinar el rea: existen casos en los cuales se toma como base para la auditora el proceso administrativo; en otras, la revisin se hace a base de las funciones de la empresa; o en los niveles jerrquicos y, por ltimo, combinaciones de los anteriores. Esta estructura de referencia puede basarse en cuestionarios que incluyan numerosas preguntas abiertas. La habilidad del auditor administrativo para llevarse bien con la gente ser un factor significativo que determinara el xito general de esta fase del trabajo de auditora administrativa. Concluyendo: planear la auditoria administrativa es conocer previamente qu es lo que vamos a hacer en cuanto a: TRABAJO A DESARROLLARDIAGNOSTICO Y EVALUACION EMPRESARIALUNIDAD 1 DINMICA Y PRCTICA ADMINISTRATIVA.

1.1Antecedentes histricos de la auditoria administrativa

INTRODUCCIN

La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte primordial como medio de control y cambio.La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y que tan lejos est de lo que quiere ser y que medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo.

Ms adelante se vern los antecedentes histricos ms relevantes de la evolucin de la auditora administrativa.

Los antecedentes se presentarn de manera representativa, lo que espero cuente con su aprobacin.ANTECEDENTES HISTRICOSHechos histricos de mayor relevancia para la Administracin, en especial como precedentes para la formacin de una rama especializada que se dedique a el control y revisin peridica del desempeo organizacional:

* En 1800, James Watt y Mathew Bolton desarrollaron una propuesta para estandarizar y medir procedimientos de operacin;* Charles Babbage en 1832, Daniel C. McCallum en 1856 y Henry Metcalfe en 1886, realizaron valiosas aportaciones a la eficiencia operativa, al uso de organigramas y al estudio de la administracin respectivamente;* En 1933, Lyndal F. Urwick sostiene la importancia de los controles para estimuarlla productividad de la empresa;* En 1935, James O. McKinsey propone la evaluacin de todos los aspectos de una empresa, a la luz de su presente y futuro probable;* En 1945, El Instituto de Auditores Internos Norteamericanos menciona que la revisin de una empresa puede realizarse analizando sus funciones;* En 1949, Billy E. Goetz declara que la auditora administrativa es la encargada de descubrir y corregir errores de administracin;* En 1952, William S. Spriegel y ErnestCoulter contemplan una aplicacin basada en conjuntos de preguntas para captar informacin en una empresa;* En 1953, George R. Terry menciona la necesidad de evaluar a una organizacin a travs de una auditora, utilizando cuatro procedimientos: Apreciacin de Conjuntos, Informal, por Comparacin e Ideal;* En 1955, Harold Koontz y CirylO'Donnell proponen la autoauditora;* En 1962, William Leonard incorpora los conceptos fundamentales y programas para la ejecucin de la auditora administrativa;* En 1963, Stephen R. Michael aborda el tema de la medicin del desempeo y evaluacin de la eficiencia en una organizacin productiva;* En 1964, Dimitris N. Chorafas contempla la necesidad de que las empresas tomen en cuenta que sus elementos tienden al desarrollo como consecuencia de su evolucin y transformacin, lo que las obliga a tener un adecuado control de sus acciones;* En 1965, David Anderson y Leo Schmitdt relacionan la conformacin idnea de una unidad de auditora, especficamente en cuanto a sus funciones, personal y estructura;* En 1966, Jos Antonio Fernndez desarrolla un marco comparativo entre diferentes enfoques de la auditora administrativa;* En 1968, C. A. Clark visualiza la auditora como un elemento de peso en la evaluacin de la funcin y responsabilidad social de la empresa. John C. Burton destaca los aspectos fundamentales de la auditora administrativa. Fernando Vilchis Plata explica cmo est integrado el informe de auditora, cmo debe prepararse y que beneficios puede traer a una empresa su correcta observancia;* En 1971, Agustn Reyes Ponce ofrece una visin general de la auditora administrativa;* En 1972, el Centro Natural de Productividad elabora las Bases de Autodiagnstico, obra que brinda una alternativa para que las empresas puedan determinar y jerarquizar los elementos que inciden en su operacin a efectos de toma de decisiones;* En 1974, Csar Gonzlez Alcntara retoma la importancia de la funcin del control como etapa final del proceso adems de definir el contenido estructural, funcional y humano de una contralora;* En 1975, Roy A. Lindberg y Theodore Cohn desarrollan el marco metodolgico para instrumentar una auditora de las operaciones que realiza una empresa;* En 1977, Patricia Diez de Bonilla y Jorge lvarez Anguiano proponen aplicaciones viables de llevar a la prctica y un marco metodolgico que permite entender la esencia de la auditora de manera ms accesible, respectivamente;* En 1978, Ladislao Solares Vera difunde el trabajo cuya sntesis rene normas de auditora, las caractersticas del servicio de un auditor interno e independiente el alcance de una empresa con base en la consideracin de sus funciones y su aplicacin en la empresa privada y sector pblico;* En 1983, Spencer Hyden analiza los procedimientos de trabajo de una empresa y propone una forma para evaluarlos;* En 1987, Gabriel Snchez Curiel aborda el concepto de auditora operacional, la metodologa para utilizarla, la evaluacin de sistemas, el informe y la implantacin y seguimiento de sugerencias;* En 1989, Joaqun Rodrguez Valencia analiza los aspectos tericos y prcticos de la auditora administrativa, las diferencias con otra clase de auditoras, los enfoques ms representativos, incluyendo su propuesta y el procedimiento para llevarla a cabo;* 1994, Jack Fleitman S. incorpora conceptos fundamentales de evaluacin con un enfoque profundo; muestra las fases y metodologa para su aplicacin, la forma de disear y emplear cuestionarios y cdulas, y el uso de casos prcticos para ejemplificar una aplicacin especfica.

Los trabajos sobre auditora en sus diferentes acepciones son tantos y tan variados que slo hemos listado los ms significativos y algunos de los ms difundidos, para establecer un punto de partida. Es innegable la importancia del tema y la preocupacin por abordarla con diferentes enfoques, por lo cual, podemos esperar que la generacin de obras en torno a la auditora continuar acrecentndose da con da.ANLISIS CRTICO DE LOS ANTECEDENTES HISTRICOSLa auditora administrativa surgido de la necesidad para medir y cuantificar los logros alcanzados por la empresa en un periodo de tiempo determinado. Surge como una manera efectiva de poner en orden los recursos de la empresa para lograr un mejor desempeo y productividad.

Desde sus inicios, la necesidad que se le plantea al administrador de conocer en que est fallando o que no se est cumpliendo, lo lleva a evaluar si los planes se estn llevando a cabalidad y si la empresa est alcanzando sus metas. La auditora Administrativa es necesaria como una herramienta que permita cuantificar los errores administrativos que se estn cometiendo y poder corregirlos de manera eficaz.

La Auditora Administrativa forma parte escencial de el proceso administrativo, por que sin control, los otros pasos del proceso no son significativos, por lo que adems, la auditora va de la mano con la administracin, como parte integral en el proceso administrativo y no como otra ciencia aparte de la propia administracin.

Definicin: Una auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

BIBLIOGRAFA

1. Franklin, Enrique B. Auditora Administrativa, Ira. Edicin, Mxico, McGraw Hil 200, pag. 2-12UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAMFACULTAD DE INGENIERA INDUSTRIALLICENCIATURA EN TECNOLOGA ADMINISTRATIVAAUDITORA ADMINISTRATIVAPanam 21 de Agosto de 2001

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1.3. Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. La auditoria tradicional( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes ( auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo ( auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

UNIDAD IV METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Objetivos de la auditoria administrativa

Entre los objetivos prioritarios para instrumentarla de manera consistente tenemos los siguientes:

De control.- Destinados a orientar los esfuerzos en su aplicacin y poder evaluar el comportamiento organizacional en relacin con estndares preestablecidos. De productividad.- Encauzan las acciones para optimizar el aprovechamiento de los recursos de acuerdo con la dinmica administrativa instituida por la organizacin. De organizacin.- Determinan que su curso apoye la definicin de la estructura, competencia, funciones y procesos a travs del manejo efectivo de la delegacin de autoridad y el trabajo en equipo. De servicio.- Representan la manera en que se puede constatar que la organizacin est inmersa en un proceso que la vincula cuantitativa y cualitativamente con las expectativas y satisfaccin de sus clientes. De calidad.- Disponen que tienda a elevar los niveles de actuacin de la organizacin en todos sus contenidos y mbitos, para que produzca bienes y servicios altamente competitivos. De cambio.- La transforman en un instrumento que hace ms permeable y receptiva a la organizacin. De aprendizaje.- Permiten que se transforme en un mecanismo de aprendizaje institucional para que la organizacin pueda asimilar sus experiencias y las capitalice para convertirlas en oportunidades de mejora. De toma de decisiones.- Traducen su puesta en prctica y resultados en un slido instrumento de soporte al proceso de gestin de la organizacin.

Principios de auditoria administrativa

Es conveniente ahora tratar lo referente a los principios bsicos en las auditorias administrativas, los cuales vienen a ser parte de la estructura terica de sta, por tanto debemos recalcar tres principios fundamentales que son los siguientes:

Sentido de la evaluacin

La auditoria administrativa no intenta evaluar la capacidad tcnica de ingenieros, contadores, abogados u otros especialistas, en la ejecucin de sus respectivos trabajos. Mas bien se ocupa de llevara cabo un examen y evaluacin de la calidad tanto individual como colectiva, de los gerentes, es decir, personas responsables de la administracin de funciones operacionales y ver si han tomado modelos pertinentes que aseguren la implantacin de controles administrativos adecuados, que asegures: que la calidad del trabajo sea de acuerdo con normas establecidas, que los planes y objetivos se cumplan y que los recursos se apliquen en forma econmica.

Importancia del proceso de verificacin

Una responsabilidad de la auditoria administrativa es determinar que es lo que s esta haciendo realmente en los niveles directivos, administrativos y operativos; la practica nos indica que ello no siempre est de acuerdo con lo que l responsable del rea o el supervisor piensan que esta ocurriendo. Los procedimientos de auditoria administrativa respaldan tcnicamente la comprobacin en la observacin directa, la verificacin de informacin de terrenos, y el anlisis y confirmacin de datos, los cuales son necesarios e imprescindibles.

Habilidad para pensar en trminos administrativos

El auditor administrativo, deber ubicarse en la posicin de un administrador a quien se le responsabilice de una funcin operacional y pensar como este lo hace (o debera hacerlo). En s, se trata de pensar en sentido administrativo, el cual es un atributo muy importante para el auditor administrativo.

Bibliografa:

Gestiopolis.com

Autor: Yolanda Jimnez1.3 necesidad de una auditoria administrativa en las organizaciones(segunda informacin de este punto) Necesidades de la auditoria administrativa

En las dos ultimas dcadas hubo enormes progresos en la tecnologa de la informacin, en la presente dcada parece ser muy probable que habr una gran demanda de informacin respecto al desempeos de los organismos sociales. Laauditoratradicional ( financiera) se ha preocupado histricamente por cumplir con los requisitos de reglamentos y de custodia, sobre todo se ha dedicado al control financiero. Este servicio ha sido, y continua siendo de gran significado y valor para nuestras comunidades industriales, comerciales y de servicios a fin de mantener la confinas en los informes financieros.

Con el desarrollo de la tecnologa de sistemas de informacin ha crecido la necesidad de examinar y evaluar lo adecuado de la informacin administrativa, as como su exactitud. En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad por parte de los funcionarios, de contar con alguien que sea capaz ha de llevar a cabo el examen y evaluacin de:

La calidad, tanto individual como colectiva, de los gerentes (auditoria administrativa funcional) La calidad de los procesos mediante los cuales opera un organismo (Auditoria analtica)

Lo que realmente interesa destacar, es que realmente existe una necesidad de examinar y evaluar los factores externos y internos de la empresa y ello debe hacerse de manera sistemtica, abarcando la totalidad de la misma.

Bibliografa:

Alvin A. Arens. Ao 1995. Auditoria Un enfoque Integral Editorial Ocano. Enciclopedia de la Auditoria. Francisco Gmez Rondon. Auditoria Administrativa Joaqun Rodrguez Valencia. Ao 1997. Sinopsis de Auditoria Administrativa Profesor A. Lpez de SA. Ao 1974. Curso de Auditoria Vctor Lzzaro. Sistemas y Procedimientos William P. Leonard. Auditoria Administrativa

Ultima bilbio: gestiopolis.com

BIBLIOGRAFIA:

http://www.ual.edu.mx/Biblioteca/Auditoria_Administrativa/Pdf/Unidad_01.pdf1.5 TIPOS DE AUDITORIAS:

Internacionalmente las auditoras se clasifican atendiendo a:

La afiliacin del auditor: Estatal e Independiente o Privada La relacin del trabajo: Externas e Internas El objeto que se revisa: Estatal general, Estatal fiscal e Independiente Los objetivos fundamentales que se persiguen: Gestin, Financiera, Especial y Fiscal

El carcter interno de los rganos de Auditora de las empresas, hace que las clasificaciones que ms se utilicen sean las Internas, que constituyen el control que se desarrolla como instrumento de la propia administracin y consiste en una valoracin independiente de sus actividades: examen de los sistemas de Control Interno, de las operaciones contables - financieras y aplicacin de las disposiciones administrativas y legales que corresponden, con la finalidad de mejorar el control y grado de economa, eficiencia y eficacia en la utilizacin de los recursos, prevenir el uso indebido de stos y coadyuvar al fortalecimiento de la disciplina en general. Dentro de ellas a partir del ao 2000, se clasifican por el Ministerio de Auditora y Control (MAC) de la siguiente forma:

Contables

De Gestin u Operacional: Consiste en el examen y evaluacin, que se realiza a una entidad para establecer el grado de Economa, Eficiencia y Eficacia en la planificacin, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilizacin ms racional de los recursos y mejorar las actividades o materias examinadas, de acuerdo con los objetivos y metas previstos, incluye el examen de la organizacin, estructura, control interno contable, y administrativo, la consecuente aplicacin de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, la razonabilidad de los Estados Financieros, as como el grado de cumplimiento de los objetivos a alcanzar en la organizacin o entidad auditada.

Integrales: Son aquellas auditoras que se encuentran en el punto medio entre una auditora de gestin y una financiera, ya que es contable financiera y tiene elementos de gestin en una gran medida, teniendo en cuenta la actividad fundamental de la unidad auditada. En sta debe definirse en las conclusiones si los Estados Financieros reflejan razonablemente la situacin financiera y los resultados de sus operaciones y si los recursos que maneja la entidad y que fueron revisados, se utilizan con Economa, Eficiencia y Eficacia.

Financiera: Consiste en el examen y evaluacin de los documentos, operaciones, registros y Estados Financieros de la entidad, para determinar si stos reflejan, razonablemente, su situacin financiera y los resultados de sus operaciones, as como el cumplimiento de las disposiciones econmico-financieras, con el objetivo de mejorar los procedimientos relativos a las mismas y el control interno.

Temticas: Se refiere a aquellas que se ejecutan con el propsito de examinar puntualmente entre uno y cuatro temas especficos, abarcando con toda profundidad los aspectos vinculados a estos temas que permitan evaluar en toda su dimensin si la unidad cumple con las regulaciones establecidas. Especiales: Consisten en la verificacin de asuntos y temas especficos, de una parte de las operaciones financieras o administrativas, de determinados hechos o situaciones especiales y responde a una necesidad especfica.

Recurrente: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditoras anteriores donde se obtuvo calificacin de Deficiente o Malo, tratndose de Auditoras de Gestin, Integrales, Financieras, Temticas o Especiales.

Informticas

Regular Informtica: Se refiere a las que se realizan a la calidad de la informacin existente en las bases de datos de los sistemas informticos que se utilizan para controlar los recursos, su entorno y los riesgos asociados a esta actividad.

Especial Informtica: Consiste en el anlisis de los aspectos especficos relativos a las bases de datos de los sistemas informticos en que se haya detectado algn tipo de alteracin o incorrecta operatoria de los mismos.

Recurrente Informtica: Son aquellas donde se examinan los Planes de Medidas elaborados en auditoras informticas anteriores donde se obtuvo la calificacin de Deficiente o Malo, ya sea en una Regular o Especial.

BIBLIOGRAFIA:

GESTIOPOLIS.COM

La auditora en el contexto actual

Autor: Catalina Rivas Auditora y control interno 1.6 Marco Legal de la Auditoria Administrativa

Normas De Auditoria generalmente aceptadas

Las normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) son los principios fundamentales de auditoria a los que deben enmarcarse su desempeo, los auditores durante el proceso de la auditoria. El cumplimiento de estas normas garantiza la calidad del trabajo profesional del auditor.

Las NAGAS tienen su origen en los boletines (StatementonAuditing Estndar-SAS) emitidos por el comit de Auditoria de Instituto Americano de Contadores pblicos de los estados Unidos de Norteamrica en el ao 1948.

Estas normas por su carcter general se aplican a todo el proceso del examen y se relacionan bsicamente con la conducta funcional del auditor como persona humana y regula los requisitos y aptitudes que debe reunir para actuar como Auditor.

La auditoria debe ser efectuada por personal que tiene el entrenamiento tcnico y pericia como auditor como se aprecia de esta norma, no solo basta ser contador Pblico para ejercer la funcin de auditor, sino que adems se requiere tener entrenamiento tcnico adecuado y pericia como auditor. Es decir adems de los conocimientos tcnicos obtenidos en la universidad, se requiere de la aplicacin prctica en el campo de una buena direccin y supervisin. Este adiestramiento, capacitacin y prctica constante forma la madurez del juicio del auditor, a base de la experiencia acumulada en sus diferentes intervenciones, encontrndose recin en condiciones de ejercer la auditoria como especialidad. Lo contrario seria negar su propia existencia por cuanto no garantizar calidad profesional a los usuarios, esto a pesar de que se multiplique las normas para regular su actuacin.

En todos los asuntos relacionados con la Auditoria, el auditor debe mantener independencia de criterio. La independencia puede concebirse como la libertadprofesional que le asiste al auditor para expresar su opinin libre de presiones ( polticas, religiosas, familiares, etc.) y subjetividades (sentimientos personales e intereses de grupo).

Se requiere entonces objetividad imparcial en su actuacin profesional. Si bien es cierto, la independencia de criterio es una actitud mental, el auditor no solamente debe "serlo", sino tambin "parecerlo", es decir. Cuidar su imagen ante los usuarios de su informe, que no slo es el cliente que lo contrat sino tambin los dems interesados (bancos, trabajadores, estados, pueblo, etc.)

BIBLIOGRAFIA:

http://www.monografias.com/trabajos61/normas-internacionales-auditoria-interna/normas-internacionales-auditoria-interna2.shtml1.7 La Auditoria Administrativa como campo especfico de la licenciatura en administracin.

Las auditoras sirven como comprobacin de la capacidad de la administracin a todos los niveles. Es un servicio proyectado para determinar los puntos que entraan peligro potencial o, por el contrario, hacer resaltar las posibles oportunidades favorables:

Reducir costos,

Eliminar desperdicios y prdidas innecesarias;

Observar los desempeos y evaluar la eficacia de los controles;

Asegurar a la direccin que las polticas y procedimientos estn siendo observados;

Aportar a la gerencia mejores sistemas de registro y de rendir informes;

Revisar los planes generales y objetivos de la empresa;

Determinar si la empresa est operando con las utilidades que debera, etc.

La naturaleza de la auditora administrativa es tal, que proporciona un servicio especializado a la administracin, lo cual la hace ser distinta de cualquier otro tipo de servicio.

En su conocimiento detallado de la empresa, a travs de las funciones investigadas, el auditor administrativo se convierte en uno de los escasos individuos que ven desde un punto de vista imparcial independiente las necesidades ntimas, capacidad y mtodos de una variedad de departamentos.

En ese carcter, se convierte en una fuente importante de informacin y asesoramiento cuando se trata de cambiar o planear los programas administrativos de las reas que l conoce perfectamente.

Se transforma, en consecuencia, en una fuente importante de informacin y consulta en relacin con planes futuros de la direccin; constituyndose, a su vez, en un especialista capaz de rendir crecientes beneficios a la empresa y de practicar auditoras administrativas sobre reas en cada oportunidad, en razn de su experiencia adquirida.

La direccin superior puede volcarse as sobre otras materias, y descargarse de funciones que, de otra manera, debera cumplir ella misma. En otras palabras: se trata de un verdadero servicio de consultora de direccin perteneciente a la empresa.

La auditora administrativa es una herramienta especializada para la evaluacin continua de los mtodos y desempeo en todas las reas de la empresa.

Fuente de informacin:

http://diagnisticoyevaluacionempresarialitt.blogspot.com/2009/01/17-la-auditoria-administrativa-como.html1.8Anlisis sistemtico, integral y peridicoAUDITORIA DE GESTINCPC MANUEL ESPINOZA ALTAMIRANOCONCEPTO DE AUDITORIA DE GESTIONLa Auditoria de Gestin (Auditoria Administrativa o Auditoria Operativa) Es el examen metdico y sistemtico que permite evaluar en forma integral o parcial a una organizacin con el propsito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeo de las diferentes reas o niveles funcionales de sta, as como su interrelacin con el medio ambiente.AUDITORIA DE GESTIONLa Auditoria de Gestin nos permitir obtener una valiosa informacin respecto a los sistemas de control y procesos en las diferentes reas o niveles funcionales de la empresa permitindonos medir el nivel de desempeo de stas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestin empresarial. Al efectuar la Auditora de Gestin es importante tener un enfoque sistmico de la organizacin el cul nos permitir determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, as como determinar otros indicadores valiosos de gestin.OBJETIVOS O PROPSITOSEvaluar el nivel de desempeo de los recursos de la empresa y los niveles de gestin funcional en la organizacin.Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelacin e interactuacin con esta.Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tcticos y estratgicos) que pueden ser operativos y corporativos.OBJETIVOS O PROPSITOSBase para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional.Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas o tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeo alcanzado. Establecer planes empresariales adecuados.Base fundamental para la toma de decisiones en la organizacin PERFIL DEL AUDITORCONDICIONES BSICAS QUE DEBE OBSERVAR EL AUDITOR PARA EL DESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTINTener un enfoque sistmico de la organizacin o empresa.Contar con informacin histrica (perodos anteriores, actuales y proyectados que permitirn establecer y evaluar las variaciones de los indicadores de desempeo.Tener acceso directo a las diferentes reas de la organizacinContar con medios de informacin externa como revistas, peridicos, internet y otros medios de comunicacin.Debe estar orientado a crear valor en la empresa.QUIENES ELABORAN LA AUDITORIA DE GESTIONAuditores internos.Auditores Externos.Nota: Equipos multidisciplinariosTCNICAS UTILIZADAS EN LA AUDITORA DE GESTINInvestigacin documental.Observacin directa.Acceso a redes de informacin.Entrevistas. Cuestionarios.Cdulas (papeles de trabajo)INFORME DE LA AUDITORIA DE GESTIONDESARROLLO DE LA AUDITORIA DE GESTIONEvaluacin InternaEvaluacin ExternaEVALUACIN INTERNARECURSOS DE LA EMPRESARecursos humanosRecursos materialesRecursos financierosRecursos tecnolgicosRecursos Informticos (informacin gerencial)Recursos mercadolgicosEVALUACIN INTERNAANLISIS DE PROCESOS Y GESTIN FUNCIONAL DE LA EMPRESAOrganizacinDireccin (1er nivel decisorio)rea personalrea comercial (Ventas y marketing)rea de finanzas y contabilidad)rea produccinrea de investigacin y desarrolloEVALUACIN EXTERNA(MEDIO AMBIENTE)ClientesCompetenciaProveedoresEconmicoPolticoSocialDemogrficoClimatolgico y ecolgicoEntes reguladoresAspectos internacionalesUNIDAD 2PROCESO PARA REALIZAR UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.

2.1 Mtodos para el desarrollo de una auditoria

Administrativa

Para efectuar la auditora, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentacin necesaria para respaldar la opinin del auditor administrativo. Respecto a la revisin del control interno, la auditora tradicional (financiera) centra su atencin en el control financiero, sin embargo, para la auditora administrativa asume mayor importancia el control administrativo.

En una auditora administrativa, el auditor verificar si la direccin est obteniendo informacin pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerir un anlisis extenso de las necesidades de informacin con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas. Por tanto, los procedimientos asociados con la auditora administrativa implicarn un aumento considerable en el tiempo dedicado a la evaluacin del control interno, incluirn el uso de cuestionarios bien estructurados, una mayor confianza en las entrevistas con gerentes, y requerirn un estudio a fondo del sistema de informacin.

En el manejo y control de las tareas de auditora administrativa se re-quieren polticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusin. En la prctica se pueden combinar dos o ms tcnicas de auditora, para generar lo que se denomina procedimientos de auditora.

Los procedimientos de auditora se definen como: Las tcnicas de anlisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administracin, sujetos a examen y evaluacin, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciacin. Naturaleza de los procedimientos de auditora. Los diversos tipos de organismos sociales, y concretamente su manera de operar, hacen imposible establecer procedimientos rgidos para llevar a cabo un examen y una evaluacin de tipo administrativo. As pues, el auditor deber aplicar su criterio profesional y tomar la decisin, de cul procedimiento de auditora ser el ms indicado y eficiente.

Procedimientos de auditora de aplicacin general. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluacin del desempeo de la organizacin, y exponerlos de una manera fcil de entender, con el propsito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.

La aplicacin de una o ms tcnicas de auditora da origen a los procedimientos siguientes:

TECNICAS DE INVESTIGACION

1. Investigacin documental (de hechos y registros)

2. Observacin directa

CUESTIONARIOS

1. Cuestionario general

2. Cuestionario por reas funcionales

3. Cuestionario de anlisis de funciones del trabajo

4. Cuestionario de anlisis de procedimientos

5. Cuestionario de anlisis del sistema de informacin

6. Cuestionario de anlisis de formas

7. Hoja de anlisis

8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de informacin, descripcin del proceso de planeacin, etc.)

ENTREVISTAS

1. Entrevistas a funcionarios y gerentes

2. Entrevistas a jefes de departamento

3. Entrevistas a personal operativo

2.1.1Tcnicas de obtencin de informacin

La recoleccin de la informacin de be hacerse por los medios adecuados, de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente detallados para integrar la red de informacin en que habr de fundamentar su estudio. Los principales medios de que puede valerse son los siguientes:

Inspeccin y Observacin: Cuando se necesite informacin acerca de las instalaciones se las planta, las oficinas, arreglo fsico de los almacenes, etc., el auditor debe inspeccionarlos personalmente tomando nota de todos aquellos hechos relevantes y necesarios para su estudio. Revisin de documentos y archivos: El auditor obtendr valiosa informacin de documentos, formas, manuales y circulares aplicables al caso en estudio. El auditor debe pedir copias de la informacin documentada que necesite, obtener juegos de cada forma en uso y tomar datos relativos al orden que siguen los diferentes trmites y procedimientos.

Entrevistas: Tiene por objeto obtener informacin de las personas enteradas de la situacin vigente y de los problemas que se estudian. Sirve para confirmar y aclarar la informacin obtenida por otros medios.

Cuestionarios: Sirven como gua para buscar contestacin a interrogantes acerca del rea en revisin. Las necesidades especficas y las circunstancias particulares del rea bajo examen darn la pauta para formular los cuestionarios adecuados.

Bibliografa:

http://cursoadministracion1.blogspot.com/2008/09/auditoria-administrativa.html

2.1.2 Escalas de Evaluacin

En la Auditora contable, que es eminentemente cuantitativa, al presentarse un dictamen de tipo cualitativo, se sabe que est respaldado con cifras. En cambio, en la Auditoria administrativa se trabaja con un mayor nmero de elementos cualitativos y se pretende dar una evaluacin cuantitativa, es decir, dar una calificacin final de tipo numrico, ya que es la nica manera de unificar criterios de manera universal a cualquier tipo de evaluacin.

Actualmente las calificaciones son un tanto empricas, pero conforme vaya avanzando y mejorndose esta disciplina se podrn establecer evaluaciones cada vez ms objetivas para tener un sistema de evaluacin con mayor aceptacin. A continuacin se incluyen algunos ejemplos de escalas de evaluacin:

INSTITUTO AMERICANO DE ADMINISTRACIN

Esta organizacin utiliza una escala que va de 7500 a 10000 puntos, repartidos en 10 reas distintas, y el total valora a la empresa. La calidad de la administracin est determinada de acuerdo con una calificacin numrica sobre una base estndar de las 10 categoras o factores en que se han agrupado los aspectos ms importantes de administracin.

Tabla 1. Escala para una organizacin de tipo religioso

Mximo Mnimo

1. Funcin social 1000 750

2. Estructura formal 800 600

3. Crecimiento de sus instalaciones 500 375

4. Anlisis de membresa 1300 975

5. Programa de desarrollo 800 600

6. Polticas financieras 800 600

7. Anlisis del consejo de directores 800 600

8. Eficiencia en la operacin 700 525

9. Evaluacin administrativa 1200 900

10. Efectividad en la direccin 2100 1575

TOTAL 10000 7500

Tabla 2. Escala para una organizacin de tipo educativo.

Mximo Mnimo

1. Funcin acadmica 1000 750

2. Estructura formal 800 600

3. Crecimiento 500 375

4. Programa de desarrollo 800 600

5. Anlisis de los alumnos egresados 1300 975

6. Polticas financieras 800 600

7. Eficiencia en la operacin 700 525

8. Anlisis del consejo de directores 800 600

9. Evaluacin administrativa 1200 900

10. Efectividad en la enseanza 2100 1575

TOTAL 10000 7500

Bibliografa:

http://www.edomexico.gob.mx/tesvb/DOC/ADMON/AUDITORIA.pdf

2.1.3 Bibliografa:

http://www.buenastareas.com/ensayos/Auditoria-Administrativa/227227.html2.1.4 Mtodos de Anlisis2.2 La auditoria administrativa Interna y Externa

1. Auditoria externa

La auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y formular sugerencias para su mejoramiento.

El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.

La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.

La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la organizacin.

Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.

Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de investigacin.

Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios

Auditoria interna

La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma. Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo la figura de la Fe Publica.

Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico.

La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del Pblico.

La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas necesarias para su mejor funcionamiento.

La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin asesora.

La auditora interna abarca los tipos de:

a. Auditora Administrativa.b. Auditora Operacional.c. Auditora Financiera. a. Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto.

b. Auditora operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de evaluar la calidad de las operaciones.

c. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa informacin.

Bibliografa:

Bibliografa:

Contralora General de la Repblica:

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (MAGU)

Normas Legales El Peruano

Consejos para la prctica de la auditoria interna; Institute of Internal AuditorsDedicatoria

Este trabajo va dedicado a todos los profesores que se esfuerzan para hacer de sus alumnos, personas de bien

Diferencias entre auditoria interna y externa:Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se pueden detallar as:

En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la Auditora Externa la relacin es de tipo civil.

En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la empresa.

La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.

Bibliografa:

Contralora General de la Repblica:

MANUAL DE AUDITORIA GUBERNAMENTAL (MAGU)

Normas Legales El Peruano

Consejos para la prctica de la auditoria interna; Institute of Internal AuditorsDedicatoria

Este trabajo va dedicado a todos los profesores que se esfuerzan para hacer de sus alumnos, personas de bien

Autor:

TaipeLlacchuarimay Marlene Raquelm.arlene[arroba]hotmail.comUniversidad de San Martn de Porres

Facultad de Ciencias Administrativas y Relaciones Industriales

Semestre: 2008-I

2.3 Diferencia entre la Auditoria Administrativa y Financiera La Auditora Administrativa se encuentra dentro del campo de la Administracin y forma parte primordial como medio de control y cambio. La Auditora Administrativa persigue controlar y comparar el estado actual de la empresa y qu tan lejos est de lo que se quiere hacer y qu medidas adoptar para alcanzar sus metas o que cambios pertinentes deben hacerse para acceder a un mejor nivel de desempeo.

Por qu se le considera como factor de cambio?

Una Auditora Administrativa no se produce en el vaco.

Forma parte de una estrategia, de un proceso de cambio que requiere una clara decisin del ms alto nivel y un consenso de voluntades destinado a lograr que una organizacin tenga la capacidad para transformarse y crecer de manera efectiva.

Definicin:

Una Auditora administrativa es el examen integral o parcial de una organizacin con el propsito de precisar su nivel de desempeo y oportunidades de mejora.

Por sus caractersticas, la Auditora Administrativa permite que se revele en qu reas se requiere de un estudio ms profundo, qu acciones se pueden tomar para subsanar deficiencias, cmo superar obstculos, cmo imprimir mayor cohesin al funcionamiento de las mismas y, sobre todo, un anlisis causa-efecto que concilie en forma congruente los hechos con las ideas.AUDITORA FINANCIERA Definicin: es un examen objetivo, sistemtico, profesional e independiente, efectuado de acuerdo con normas de Auditora generalmente aceptadas tomando como base los estados de resultados, estados de flujo de efectivo, estado de utilidades retenidas o dficit acumulado y cuotas a los estados financieros. OBJETIVO: evaluar y verificar las operaciones que han dado lugar a los mencionados estados financieros con el fin de emitir una opinin o dictamen sobre si presentan razonablemente la situacin financiera de las empresas, los resultados de sus operaciones y los cambios que sta haya sufrido: todo ello en concordancia con principios y normas de contabilidad generalmente aceptadas o con las disposiciones legales vigentes aplicables para cada caso, y asegurndose de que dichos estados financieros hayan sido preparados en forma consistente de un perodo a otro. Objetivos Especficos: Emitir un dictamen u opinin con respecto a la razonabilidad del contenido y presentacin de los estados financieros. Evaluar los controles internos establecidos por la empresa examinada, como base para determinar el nivel de confianza a depositar en el y de acuerdo con eso, fijar la naturaleza, extensin y oportunidad de los procedimientos de Auditora. Evaluar el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables a cada empresa en particular. Formular recomendaciones para mejorar los controles internos de la administracin, y cualquier aspecto que ayude a la obtencin de una mejor eficiencia en la gestin financiera y econmica. Fases de la Auditora Financiera El proceso de la Auditora Financiera comprende las siguientes fases: Origen y planeacin del examen. Formulacin del programa. Trabajo de campo. Formulacin del informe final. Y seguimiento de las recomendaciones Limitaciones de la Auditora Financiera Informacin sobre mal gasto durante las operaciones contables. Extravagancias en el ejercicio contable Ineficiencia e ineficacia. Y anlisis de la gestin inadecuada.

Bibliografa:

Mi tecnologico.com

UNIDAD IV METODOLOGA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA.4.4 Planeacin del la Auditoria Administrativa

1. PlaneamientoSe refiere a la determinacin de los objetivos y alcance de la Auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodologa a aplicarse y la definicin de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades mas importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles gerenciales.

El planeamiento garantiza que la auditoria satisfaga sus objetivos y tenga efectos productivos ya que promueve significativos ahorros en el presupuesto de tiempo programado.

El planeamiento se inicia al estar previsto el examen en el Plan Anual de Auditoria.

Los enfoques que pueden utilizarse para la seleccin son: consideracin de los problemas y debilidades conocidas e identificacin de ares importantes no auditadas anteriormente.

Los indicios pueden emerger de diversas fuentes, entre ellas: a) reuniones de trabajo, b) quejas y reclamos, y c) indicadores de rendimiento.

El inters de evaluar un programa o actividad que no ha recibido atencin en el pasado, a pesar de conocerse la magnitud de sus operaciones, puede incluirse aquellas reas en donde se anticipan problemas importantes que podran presentarse de manera inesperada.

Etapas de la Fase de Planeamiento: 1. Revisin General1. Conocimiento inicial de la entidad a examinar2. Anlisis preliminar de la entidad3. Formulacin del Plan de Revisin Estratgica 4. Ejecucin del plan5. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica2. Revisin Estratgica3. Elaboracin del Plan de Auditoria1. Revisin GeneralSe inicia con la obtencin de informacin sobre el sobre la entidad, sistema funcional, programa o proyecto por examinar, debindose adquirir un adecuado conocimiento de las actividades y operaciones.

1. Conocimiento inicial de la entidad a examinar: con el objeto de evaluar. Fines, objetivos y metas: el resultado o efecto que se desea obtener

Recursos presupuestales autorizados: asignacin de fondos autorizados, para el cumplimiento de sus fines, pueden ser medidos en dimensiones tales como costo, tiempo y calidad.

Sistemas y controles gerenciales: incluyen controles para asegurar el logro de los resultados o beneficios previstos.

Los controles gerenciales constituyen los medios que asegura que el sistema es efectivo y manejado en funcin de los criterios de eficiencia y economa y en armona con las leyes y reglamentos vigentes.

Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relacin con los objetivos de la auditora y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre cantidad y calidad).

Seguimiento de medidas correctivas de auditorias anteriores: suministra un reporte de progreso sobre las acciones adoptadas por la administracin y su actitud frente a las recomendaciones de los auditores, lo que podra determinar su inclusin en el examen.

Fuentes de informacin para el planeamiento: Otra fuente de informacin para la etapa de planeamiento es el archivo permanente de la entidad programa y/o proyecto que esta constituido por un conjunto de documentos que contienen copias o extractos de informacin de utilidad para el planeamiento de futuros exmenes tales como: leyes y regulaciones aplicables, sistema de informacin gerencial, normatividad interna. Organizacin, actividades que lleva acabo la entidad, recursos utilizados en las actividades y planeamiento.

Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna: puede apoyar efectivamente a las tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.

1. Anlisis preliminar de la entidad: El auditor lo elabora en base a la informacin recopilada en la etapa de revisin general y considera:

1. Ambiente de control interno: influye en forma persuasiva en las actividades y objetivos establecidos por ella.Factores del ambiente del control interno: Integridad y valores ticos: principios morales slidos, que permiten a la persona adoptar decisiones y tener un comportamiento correcto en las actividades que le corresponde cumplir en la entidad.

Asignacin de autoridad y responsabilidad: refiere a la forma en que se asigna la autoridad y responsabilidad en la entidad para el desarrollo de las actividades operativas.

Estructura organizacional. Para saber como planean, ejecutan, controlan y supervisan sus actividades, a fin de lograr los objetivos y metas establecidos.

Polticas de administracin de recursos humanos: se relacionan con la contratacin, orientacin, capacitacin, evaluacin, asesora, promocin, remuneracin del personal de la entidad.

1. Los factores externos a considerar son los siguientes: Proveedores, competidores, factores de mercado, factores de naturaleza poltica, factores psicosociales, tecnologa y factores econmicos-financieros.

El auditor debe tratar de identificar aquellas situaciones que pueden impactar en forma negativa en el desarrollo de sus actividades.

Los factores internos se refieren a: factores administrativos, factores econmicos financieros, factores tecnolgicos, factores psicosociales, y grupos de inters.

2. Factores externos e internos: pueden incidir en la entidad y en el logro de sus objetivos y metas3. reas generales de revisin: varan en funcin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.

4. Fuentes de criterio aplicables: son establecidas por el auditor, permite tener una visin global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposicin del equipo de auditoria designado. Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas, estos deben ser reformulados.

1. Formulacin del Plan de Revisin EstratgicaEl producto final de esta etapa es un reporte que contiene los resultados obtenidos en la fase de planeamiento y un plan que servir de base para la formulacin de los programas de auditoria en la fase de ejecucin.

Estructura del Plan de Revisin EstratgicaA. Origen de la revisin

B. Objetivos y alcance de la revisin

C. Enfoque a utilizar

D. Analizar preliminar

(1) Comprensin de la entidad, sistema funcional, programa o actividad.

a. Naturaleza de las actividades y operaciones.

b. Sistemas y controles gerenciales importantes

c. Recursos financieros-presupuestarios autorizados

d. Comprensin del ambiente de control interno

e. Factores externos e internos

f. Identificacin de las fuentes de criterio aplicables

g. Revisin de informes de auditoria anteriores

(2) reas generales de revisin

a. reas generales de revisin y criterios de seleccin

b. Criterios para excluir del examen reas consideradas tpicas o recurrentes.

E. Personal asignado

F. Presupuesto de tiempo G. Procedimientos para la revisin estratgica

2. Revisin Estratgica2.1. Ejecucin del plan2.2. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica

1. Ejecucin del plan: Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el auditor el auditor encargado deber reunirse con el "ente", para presentar A los miembros de su equipo que tendrn a cargo el desarrollo del trabajo.

Las actividades a ejecutar deben comprender los aspectos siguientes:

2.1.1. Aplicacin de pruebas preliminares: Revisin de los sistemas e informes sobre medicin de rendimiento, incluyendo los informes de evaluacin de resultados del programa.

2.1.2. Comprensin del ambiente de control interno: el auditor debe profundizar sus conocimientos, con el fin de comprender su actitud frente al control interno y las acciones adoptadas por su alta direccin y gerencia para establecer y mantener el sistema de control interno.

2.1.3. Identificacin de factores externos e internos: debe adquirir un adecuado conocimiento acerca de los factores externos e internos que pueden afectar el desarrollo de las actividades y operaciones en la entidad.

2.1.4. Definicin de criterios de auditoria: son normas para la evaluacin del diseo y el desempeo de los sistemas y controles gerenciales, los criterios deben ser amplios para permitir modos alternativos de satisfacerlos, pero suficientemente especficos para determinarlos.

2.1.5. Descripcin de los sistemas y controles gerenciales: incluye las entradas al sistema, el proceso y los recursos utilizados para realizar dicho proceso. Los controles gerenciales cautelan el cumplimiento de lo planeado, en funcin de los criterios de eficiencia y economa, en armona con las leyes y reglamentos vigentes.

Los controles gerenciales se clasifican en:

Controles de actividades y operaciones: incluyen polticas y procedimientos implementados por la administracin, con el propsito de asegurar que un programa o actividad logre sus objetivos y metas.

Controles de confiabilidad y validez de la informacin: para asegurar que la informacin obtenida es confiable y vlida y que se mantiene y revela en forma razonable y oportuna en los reportes

Controles de cumplimiento de leyes y reglamentos: para asegurar que la utilizacin de recursos sea concordante con el marco legal vigente y con las normas relacionadas con la gestin

Controles de proteccin de recursos: comprenden las polticas, normas y procedimientos aprobados para prevenir o detectar operaciones no autorizadas, acceso no autorizado a los recursos o utilizacin indebida

1. Formulacin del Reporte de Revisin EstratgicoUna vez terminado la revisin estratgica, el auditor debe formular un reporte que comunique a los niveles correspondientes, los resultados obtenidos y su propuesta de estrategias para las fases siguientes del examen.

El reporte de la revisin estratgica, como mnimo debe contener:

Informacin introductoria.

Comprensin de las actividades y operaciones.

Criterios de auditora identificados.

Asuntos ms importantes examinados.

Conclusiones.

Recomendaciones.

1. Elaboracin del Plan de AuditoriaEn esta etapa el auditor encargado y supervisor formula el proyecto del plan de auditoria para luego presentarlo, junto con el reporte de revisin estratgica. El plan de auditoria es el documento que se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditoria administrativa.

Estructura del Plan de Auditoria

Se elabora al final de la fase de planeamiento, en cuyo texto se resumen las decisiones ms importantes relativas a la estrategia adoptada para el desarrollo de la auditora.

Su propsito es definir el alcance global de la auditoria administrativa, en trminos generales y objetivos especficos.

Estructura del plan de auditoria Origen de la auditoria

resultado de la revisin estratgica

objetivos de la auditoria

alcance de la auditoria, metodologa

criterios de auditoria a utilizarse

recurso de personal

reas a ser examinadas

a. objetivos y alcance de la auditoria

b. criterios de auditoria a utilizar

c. fuentes de obtencin de evidencia de auditoria

d. equipo de trabajo

Informacin administrativa

a. informes a emitir y fechas de entrega

b. estructura del informe a emitir

c. presupuesto de tiempo

d. cronograma de actividades

Plan de la auditoria

Anlisis de tiempo, papeles de trabajo y conocimiento de la estructura.

Informe de la auditoria

Seguimiento del Sistema

1. EjecucinLa fase de ejecucin de la auditoria esta focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes, competentes y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.

Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.

Bibliografa:

UNIDAD III PLAN DE TRABAJO PARA LA PRCTICA DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

3.1.- PLANEACION DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (nota: es toda la unidad 3 bajada de mi tecnolgico)

3.2.- EL PROCESO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

IV. EL PROCESO DE LA AUDITORA ADMINISTRATIVA

Una propuesta de metodologa para el desarrollo de la Auditora Administrativa basada en nuestras experiencias, considera ocho fases generales: 1) Investigacin preliminar, 2) Diagnstico preliminar, 3) Definicin de criterios de valoracin, 4) Definicin y diseo de instrumentos, 5) Programacin, 6) Recopilacin y revisin de informacin, 7) Evaluacin y 8) Elaboracin del reporte de auditora. Cada una de ellas se describe con mayor amplitud en las siguientes lneas del documento y se muestran grficamente en la figura No. 1.

PROCESO ADMINISTRATIVO

ETAPA PROPOSITO ESTRATEGICO

PLANEACION

Visin Misin

Objetivos

Metas

Estrategias/tcticas

Procesos

Polticas

Procedimientos

Programas

Enfoques

Niveles

Horizonte

Definir el marco de actuacin de la organizacin

ORGANIZACIN

Estructura organizacional

Divisin y distribucin de funciones

Cultura organizacional

Recursos humanos

Cambio organizacional

Estudios administrativos

Instrumentos tcnicos de apoyo Disear e instrumentar la infraestructura para el funcionamiento de la organizacin.

DIRECCION

Liderazgo

Comunicacin

Motivacin

Grupos y equipos de trabajo

Manejo del estrs, el conflicto y la crisis

Tecnologa de la informacin

Toma de decisiones

Creatividad e innovacin

Tomar las decisiones pertinentes para regular la gestin de la organizacin.

CONTROL

Naturaleza

Sistemas

Niveles

Proceso

reas de aplicacin

Herramientas

Calidad Medicin del progreso de las acciones en funcin del desempeo.

ELEMENTOS ESPECIFICOS ATRIBUTO FUNDAMENTAL

Adquisiciones Abastecimiento de recursos

Almacenes e inventarios Resguardo y canalizacin de recursos

Asesora externa Soporte especializado con visin de negocio

Asesora interna Asistencia para mejorar el desempeo

Coordinacin Determina la unidad de accin

Distribucin del espacio Disposicin de instalaciones para el flujo del trabajo

Exportaciones Alternativa de expansin

Globalizacin Apertura en un mercado mundial

Importaciones Insumos de origen extranjero

Informtica Manejo alterno de informacin

Investigacin y desarrollo Innovacin de valor

Marketing Desplazamiento y ubicacin de productos

Operaciones Generacin de productos y/o servicios con un valor agregado

Proveedores Suministro de insumos

Proyectos Promueven la unidad de propsito

Recursos financieros y contabilidad Manejo, registro y control de recursos

Servicio a clientes Capacidad de respuesta

Servicios generales Desarrollo de las condiciones de operacin

Sistemas Definen la distribucin interaccionada de componentes

FUENTES DE INFORMACION

Representan las instancias internas y externas a las que se puede recurrir para captar la informacin que se registra en los papeles de trabajo del auditor, y pueden ser:

a.- INTERNAS

rganos de gobierno.

rganos de control interno.

Socios.

Niveles de organizacin.

Unidades estratgicas de negocio.

rganos colegiados y equipos de trabajo.

Sistemas de informacin.

b.- EXTERNAS

rganos normativos (oficiales y privados). Competidores actuales y potenciales. Proveedores actuales y potenciales. Clientes o usuarios actuales y potenciales. Grupos de inters. Organizaciones lideres en el mismo giro industrial o en otro. Organismos nacionales e internacionales que dictan lineamientos o normas regulatorias de calidad. Redes de informacin en el mercado global.

INVESTIGACION PRELIMINAR

Esta etapa implica la necesidad de revisar la literatura tcnica y legal, informacin del campo de trabajo y toda clase de documentos relacionados con los factores predeterminados, as como el primer contacto con la realidad.

Este procedimiento puede provocar una formulacin de los objetivos, estrategias, acciones a seguir o tiempos de ejecucin. Asimismo, permite perfilar algunos de los problemas que podran surgir y brindar otra perspectiva. Dicha informacin debe analizarse con el mayor cuidado posible para no propinar confusin cuando se interprete su contenido.

Para realizar esta tarea de forma adecuada, es necesario tomar en cuenta los siguientes criterios:

Determinar las necesidades especficas. Identificar los factores que requieren de atencin. Definir estrategias de accin. Jerarquizar prioridades en funcin del fin que se persigue. Describir la ubicacin, naturaleza y extensin de los factores. Especificar el perfil del auditor. Estimar el tiempo y recursos necesarios para cumplir con el objetivo definido.

PREPARACION DEL PROYECTO DE AUDITORIA

Con base a la informacin preliminar se debe proceder a preparar la informacin necesaria para instrumentar la auditoria, la cual incluye:

a.- PROPUESTA TECNICA

NATURALEZA (tipo de auditoria que se pretende realizar). ALCANCE (reas de aplicacin). ANTECEDENTES (recuento de auditorias administrativas y estudios de mejoramiento previos). OBJETIVOS (logros que se pretenden alcanzar con la aplicacin de la auditoria administrativa). ESTRATEGIA (ruta fundamental para orientar el curso de accin y asignacin de recursos). JUSTIFICACION (demostracin de la necesidad de instrumentarla). ACCIONES (iniciativas o actividades necesarias para su ejecucin). RECURSOS (requerimientos humanos, materiales y tecnolgicos). COSTO (estimacin global y especfica de recursos financieros necesarios). RESULTADOS (beneficios que se esperan lograr). INFORMACION COMPLEMENTARIA (material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo).

b.- PROGRAMA DE TRABAJO

IDENTIFICACION (nombre de la auditoria). RESPONSABLE (S) (auditor a cargo de su implementacin). AREA (universo bajo estudio). CLAVE (numero progresivo de las actividades estimadas). ACTIVIDADES (pasos especficos para captar y examinar la informacin). FASES (definicin del orden secuencial para realizar las actividades). CALENDARIO (fechas asignadas para el inicio y termino de cada fase). REPRESENTACION GRAFICA (descripcin de las acciones en cuadros e imgenes). FORMATO (presentacin y resguardo de avances). REPORTES DE AVANCE (seguimiento de las acciones). PERIODICIDAD (tiempo dispuesto para informar avances).

ASIGNACION DE LA RESPONSABILIDAD

Con base en la magnitud o grado de complejidad, la organizacin debe designar al auditor o equipo de auditores que estime conveniente.

La designacin del responsable puede recaer en el titular del rgano de control interno, en un directivo en lnea o en el encargado de alguna unidad de apoyo tcnico de alguna de las reas de la organizacin, cualquiera que sea, debe tener los conocimientos y la experiencia necesarios en la implementacin de auditorias administrativas. La organizacin puede optar por contratar un servicio externo especializado en la materia. Finalmente, existe la posibilidad de estructurar un equipo que incluya tanto a personal de la organizacin como personal externo.

CAPACITACION

Una vez definida la responsabilidad, se debe capacitar a la persona o equipo designados, no solo en lo que respecta al manejo del mtodo y mecanismos que se emplearan para levantar la informacin, sino en todo el proceso para preparar la aplicacin e implementacin de la auditoria.

Es por ello que se debe dar a conocer al personal asignado el objetivo que se persigue, las reas involucradas, la calendarizacin de actividades, los documentos de soporte, el inventario estimado de informacin que se pretende captar, la distribucin de cargas de trabajo, el registro de la informacin, la forma de reportar y los mecanismos de coordinacin y supervisin establecidos.

Para estos efectos, el programa debe integrar al personal sustantivo y adjetivo del nivel de decisin, as como a mandos medios y nivel operativo de acuerdo con su rea de adscripcin, equipo de trabajo; deben proveerse de apoyos visuales, tcnicos y pedaggicos. Tambin es conveniente implementar una campaa de sensibilizacin en todos los niveles de la organizacin para promover un clima de confianza y colaboracin.

ACTITUD

La labor de investigacin tiene que llevarse a cabo sin prejuicios u opiniones preconcebidas por parte del auditor. Es recomendable que los auditores adopten una conducta amable y discreta a fin de procurarse una imagen positiva, lo que facilitara su tarea y estimulara la participacin activa del personal de la organizacin.

DIAGNOSTICO PRELIMINAR

El diagnostico se fundamenta en la percepc