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ANÁLISIS EN EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE CLIENTES
PARA MITIGAR EL RIESGO QUE SE PRESENTA EN LA CARTERA DE LA EMPRESA
PRODEM
Investigación Dirigida
SEMINARIO EN RIESGO FINANCIERO CORPORATIVO
Autor(es):
HERWIN URREA LONDOÑO
LADY JANNETH ZAPATA MARTINEZ
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONOMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2019
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ANÁLISIS EN EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN Y CONTRATACIÓN DE CLIENTES
PARA MITIGAR EL RIESGO QUE SE PRESENTA EN LA CARTERA DE LA EMPRESA
PRODEM
Autor (es):
HERWIN URREA LONDOÑO
LADY JANNETH ZAPATA MARTÍNEZ
Trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de:
CONTADOR PÚBLICO
Docente:
RICHARD CADENA GALINDO
UNIVERSIDAD COOPERATIVA DE COLOMBIA
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS ECONOMICAS Y CONTABLES
PROGRAMA CONTADURIA PÚBLICA
BOGOTÁ D.C.
2019
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TABLA DE CONTENIDO
RESUMEN………………………………………………………………………………1
ABSTRACT…………......................................................................................................2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA……………………………………………….3
FORMULACION DEL PROBLEMA………………………………………………......4
JUSTIFICACION…………………………………………………………...…………...4
OBJETIVO GENERAL…………………………………………………………………5
OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………………………5
MARCO TEORICO ...…………………………………………………………………...6
METODOLOGIA………………………………………………………………………..12
CAPITULO 1…………………………………………………………………………… 14
CAPITULO 2……………………………………………………………………………. 21
CAPITULO 3……………………………………………………………………………. 32
CONCLUSIONES……………………………………………………………………… 38
REFERENCIAS…………………………………………………………………………. 39
ANEXOS ……………………………………………………………………...………… 40
MATRIZ DE RIESGO …………………………………………………………………. 55
MAPA DE RIESGOS ……………………………………………………...……………. 56
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RESUMEN
En el siguiente proyecto se mostrará la investigación que se realizó a la empresa PRODEM
de acuerdo a su modelo de captación de clientes, en donde se están cometiendo algunas falencias
con el fin de llamar la atención de estos, causando un déficit en la cartera, ya que desde un inicio
no son claras las políticas de contratación, se pudo identificar en esta investigación que las
organizaciones se encuentran expuestas a riesgos que generan pérdidas económicas en el
desarrollo de su actividad.
La metodología que se utilizó en la siguiente investigación tiene un enfoque mixto; donde
se realiza una evaluación cualitativa fundamentada en el método descriptivo que analiza todos
aquellos procesos necesarios para lograr un correcto recaudo de cartera, y una evaluación de los
procedimientos efectuados hacia el estudio del cliente que mitigue el riesgo de cartera, con la
aplicación del método cuantitativo ya que identifica el comportamiento de la cartera recaudada,
en el transcurso de esta investigación se planteó un problema donde se lograron obtener varias
alternativas que ayudaran a mitigar estos riesgos, ya que desde un principio se debe ser lo más
claro posible con los clientes y de esta misma forma se tendrán buenas relaciones que ayudaran a
las empresas en común
Por lo anterior el objetivo principal del presente trabajo es identificar las medidas que pueden
tomar las empresas temporales de personal, para minimizar o cuantificar el riesgo de crédito que
se presentan en las negociaciones comerciales. De acuerdo con esto se dieron algunas
recomendaciones para que la empresa temporal de personal pueda disminuir el impacto negativo
que se pueda dar bajo este tipo de riesgo.
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ABSTRACT
In the next project you will see the research that has been carried out by the company PRODEM
according to its model of customer acquisition, where some shortcomings are being committed
with the attention of these, causing a deficit in the portfolio, and there is no that taking into account
the hiring policies, can not be identified in this investigation.
The methodology used in the following investigation has a mixed approach; where a qualitative
evaluation is carried out based on the descriptive method that is analyzed, all the elements are
adapted to a correct portfolio count, and compliance with them is evaluated. you can identify the
behavior of the portfolio collected, in the course of this investigation, a problem was raised where
several alternatives could be obtained to help mitigate these risks, since you should be as clear as
possible with the clients and same way.
The main objective of this work is to identify the measures that can be temporary personnel
companies, to minimize or quantify the credit risk that is presented in commercial agreements. In
accordance with this, I will give you some recommendations so that the temporary company can
reduce the negative impact that may occur under this type of risk.
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PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Se presentan varias situaciones el cual es necesario describir para hallar la problemática
planteada. Los asesores comerciales en su objetivo hacia la búsqueda de nuevos clientes y lograr
un mayor ingreso por comisiones, hacen una presentación incompleta del portafolio de servicios y
no desarrollan en su totalidad las condiciones de negociación causando riesgos en el recaudo de
cartera.
Una vez firmado el convenio con el usuario no son claras las políticas de pago por la prestación
del servicio, esto genera que los clientes incumplan con los pagos en las fechas negociadas,
generando un riesgo de crédito y de liquidez a la empresa Prodem.
Por lo tanto, las empresas usuarias no tienen la obligación de cancelar los Salarios, Prestaciones
Sociales y Seguridad Social al personal suministrado; obligación que si tiene Prodem y debe
cumplir con los pagos laborales establecidos en la normatividad colombiana. Lo anterior genera
un sobrecosto con un amplio riesgo hacia la pérdida del Ejercicio.
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FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Cómo hacer cumplir los contratos o acuerdos comerciales para reducción de riesgo de crédito de
la empresa Prodem?
JUSTIFICACIÓN
Se pretende con esta investigación identificar y establecer las causas que generan el
incumplimiento en los pagos de aquellos créditos otorgados a los clientes, revisando las
debilidades en los contratos firmados que conllevan a un posible deterioro de cartera; de esta
manera proponer una serie de controles que nos ayuden a minimizar el riesgo de crédito.
El trabajo se desglosa en un profundo análisis donde se estudiarán los efectos de los riesgos en
los estados financieros, las consecuencias de no conocer lo suficiente a un cliente ya que
probablemente este pueda originar una escasa rotación de cartera o insolvencia para la empresa.
La presente investigación está orientada a la búsqueda de un proceso eficaz en el recaudo de
cartera que aumente la liquidez. A sí mismo, está diseñada para aquellas entidades que maneje un
importante nivel de operaciones en base a su cartera y que a través de un sólido sistema logre
aumentar su cartera como un medio de generación de recursos a largo plazo.
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OBJETIVOS
OBEJTIVO GENERAL
Analizar el cumplimiento de los contratos o acuerdos comerciales para reducción de riesgo de
crédito generado por la cartera de la empresa Prodem
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Identificar las causas que generan un incumplimiento en la cartera que afecta el flujo de
efectivo causando problemas de liquidez.
Revisar los contratos vigentes de los clientes que presentan incumplimiento de los pagos
según acuerdo comercial que generan el riesgo de cartera
Proponer recomendaciones necesarias que les permita tener un control de los clientes en
mora para reducir el riesgo de cartera.
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MARCO TEORICO
Las Empresas de Servicios Temporales de personal, son el único mecanismo legal creado
desde y a través de la Ley 50 de 1990 y reglamentado en el Decreto 4369 de 2006 que permite el
envío de trabajadores en misión a terceros (empresas usuarias) lo más conocido como
Intermediación laboral, en este caso para atender un servicio de colaboración específica en la
actividad permanente del contratante y que previamente se ha enmarcado en un Contrato de
Prestación de Servicios.
Las EST deben estar constituidas como personas jurídicas de derecho privado, inscribirse
en el registro mercantil de la cámara de comercio; tener un capital no inferior a 500 veces el
SMMLV, el reglamento interno de trabajo, póliza de garantía no inferior a 500 veces el SMMLV
,para garantizar pagos de salarios prestaciones sociales e indemnizaciones de los trabajadores,
Presentar al Ministerio de Protección Social informes estadísticos, responder por la salud
ocupacional de los trabajadores en misión, cotizar ante el sistema general de seguridad social,
pensiones y riesgos profesionales y asumir la responsabilidad del pago en aportes parafiscales.
(BETANCURT, 2004)
Las influencias de las Empresas de Servicios Temporales de personal se concentran en la
ciudad de Bogotá y Medellín, debido a que el número de población y visitantes es mayor allí en
comparación con otras ciudades; además de mencionar que esto ocurre porque estas ciudades
cumplen con los requisitos para ser centros financieros, industriales, comerciales y económicos
del país, lo que las hace ser los focos principales para la mayor producción de empleo en Colombia.
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Con lo anterior, se puede decir que las Empresas de Servicios Temporales de personal
juegan un papel de vital importancia en Colombia y en el mundo, especialmente en las principales
ciudades, para la oferta laboral, asimismo, para la contratación de trabajadores temporales o mejor
conocidos como trabajadores en misión, además es esencial exponer que estas también cuentan
con un reto constante para ser competentes y competitivas en este mercado que crece cada día.
Una empresa Temporal de personal maneja un proceso administrativo el cual le exige un
riguroso cuidado y estudio que le permitan alcanzar sus fines y visiones. En esta clase de negocio
el cliente se convierte en factor Vital pues su cumplimiento hace fructífero el negocio de la
temporal, pero desafortunadamente no todo Cliente es responsable con sus proveedores.
Aquí es donde nace el primer riesgo, este radica en conocer que puede existir una perdida
si el cliente no responde como se espera y por lo tanto debe ser el mismo temporal quien debe
reducir al máximo dicho riesgo a través de políticas, estudios e incluso condiciones reflejadas en
sus contratos.
Legalmente una empresa temporal de personal de empleo está sometida a vigilancia y que
sobre ella recaen rigurosas sanciones y prohibiciones por lo que la convierte en un negocio muy
cuidadoso y en constante movimiento para mantenerlo en pie.
Es importante resaltar antes de hablar de los tipos de riesgo que es riesgo es todo evento que pueda
entorpecer el normal desarrollo de las funciones de la entidad y afectar el logro de sus objetivos.
Riesgo financiero
En el contexto financiero la palabra riesgo se refiere a la probabilidad de que una empresa
genere pérdidas afectando su valor patrimonial o económico. Este tipo de riesgo no solo se ve
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afectado por factores de índole financiero sino también por factores políticos y sociales. En
cuanto a los tipos de riesgo financiero se destacan los siguientes cuadro 1 (FARFÁN)
Tabla 1. Tipos de riesgos financieros
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Riesgo de cartera
La mayoría de activos financieros no se mantienen aislados, se integran en cartera
diversificada obligación de ley, lo que realmente importa es su rendimiento sobre su cartera y el
riesgo de cartera, para analizar el riesgo y rendimiento de un valor individual, debe ser analizado
en términos de cómo ese valor afecta al riesgo y rendimiento de la cartera en la que se encuentra.
(finanzas, s.f.)
Rendimiento esperado sobre una cartera es el promedio ponderado de los rendimientos que se
esperan sobre las acciones individuales que se mantienen en una cartera.
Riesgo de Cartera.- contrario al rendimiento esperado de cartera, el riesgo de cartera no es el
promedio ponderado de las desviaciones estándar de los valores individuales que componen la
cartera, este es mucho más pequeño, ya que se pueden combinar valores y no representar riesgo.
La razón por la que se pueden combinar acciones, se debe a que cuando los rendimientos de una
suben, los de la otra bajan y al combinarse quedan libres de riesgos, este desplazamiento se le
conoce como correlación y se mide a través del coeficiente de correlación, que es la medida del
grado de relación que existe entre dos variables. Este coeficiente puede variar desde +1 mostrando
que las dos variables se desplazan en forma sincronizada hasta –1 donde las variables siempre se
mueven en direcciones exactamente opuestas. Un coeficiente de correlación igual a cero indica
que las variables no están relacionadas entre sí, es decir son totalmente independientes. Para la
mayoría de acciones la correlación oscila entre el rango de +0.5 y +0.7 bajo tales condiciones la
combinación de acciones en carteras reduce el riesgo, pero no lo elimina por completo. (finanzas,
s.f.)
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Ya que al medir la probabilidad del cliente es compleja.
El grado de riesgo de la cartera se reduce a medida que aumenta el número de acciones de
dicha cartera y dependiendo de la correlación que tengan entre ellas, así para minimizar el riesgo
las carteras deben diversificarse entre varias industrias.
Riesgo de crédito
“Perdida potencial en que incurre la empresa debido a la probabilidad que la contraparte no
efectué oportunamente un pago o que incumpla con sus obligaciones contractuales y
extracontractuales; posibilidad de degradamiento de la calidad crediticia de deudor, así como los
problemas que se pueden presentar con los colaterales o garantías, debe considerarse el análisis de
diversos componentes tales como el tamaño del crédito, vencimiento, calidad crediticia de la
contraparte o garantías” (Ordoñez, s.f.)
Este tipo de riesgo está relacionado directamente con los problemas que pueda presentar la
compañía, de una forma individual. En cambio, el riesgo de mercado (en el que se incluye riesgo
de divisa, de precio, de volatilidad, etc.) tiene un componente de riesgo sistemático (es aquel que
se deriva de la incertidumbre global del mercado que afecta en mayor o menor grado a todos los
activos existentes en la economía).
Una característica a tener en cuenta es la forma de la distribución del riesgo de crédito.
Mientras que el riesgo de mercado toma una distribución normal, lo que quiere decir que es
simétrica dando las mismas probabilidades a ambos lados de la distribución, el riesgo de crédito
es asimétrica negativa. Con una asimetría negativa, hay más valores a la izquierda de la
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distribución, es decir, de la media. Además, la media de la distribución es menor a la media de la
distribución normal.
El término crédito podría expresarse como la capacidad de obtener dinero u otra
Contraprestación mediante la promesa de pago en un periodo determinado
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METODOLOGÍA
La presente investigación tiene un enfoque mixto; es cualitativo por que se fundamenta en un
método descriptivo que analiza todos aquellos procesos necesarios para lograr un correcto recaudo
de cartera, de la misma forma realiza una evaluación de los procedimientos efectuados hacia el
estudio del cliente que mitigue el riesgo de cartera. Con la aplicación del método cuantitativo se
identifica el comportamiento de la cartera recaudada a través de resultados numéricos que permita
emitir una opinión de la situación financiera, por ejemplo, a través una serie de datos numéricos
se puede medir la eficacia de la rotación de las cuentas por cobrar y al mismo tiempo dar una
interpretación del estado de la cartera.
La información base de investigación es facilitada por el departamento de cartera con previa
autorización y con el compromiso de contribuir al mejoramiento de Prodem. Se analizaron Estados
Financieros comparativos, reportes de cartera, contratos, manuales y demás documentos físicos
que permitan obtener evidencia suficiente del manejo operativo.
Inicialmente, se expone la actividad u objeto social que origina la cartera, el cual será tema
primordial para el desarrollo del trabajo. Posteriormente se explicará el proceso operativo desde la
convocatoria de personal hasta el cobro de cartera. Finalmente, se analizará el manejo de cuentas
por cobrar y las políticas de control en el cobro de cartera junto a los mecanismos que remedien
una posible iliquidez si existe un escaso recaudo de la misma.
Para ello es necesario ver las políticas de cartera y hallar las debilidades que existan para luego
exponerlas. Nos enfocaremos en el Riesgo de Crédito, puesto que existe una probable pérdida
económica a futuro si el cliente no cumple con los pagos acordados, los estudios anteriormente
mencionados se derivan de un análisis de los clientes que por contexto se deben realizar para
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mitigar el riesgo de cartera; la calificación crediticia, garantías, valor de la transacción, estados
financieros y referencias son referencias de uso. Se acordará el vencimiento apropiado según la
conveniencia del cliente, el cual puede ser a corto plazo que reducirá el riesgo considerablemente
o a largo plazo donde exigirá calcular intereses intrínsecos o moratorios según el nivel de riesgo.
El propósito es elegir a los clientes más solventes y mantenerlos en el negocio.
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CAPITULO 1
Este capítulo inicia dando una explicación detallada del proceso de vinculación y estudio de
los clientes, la necesidad que tiene toda empresa en asegurar sus recursos a través del estudio de
cartera que genera un riesgo importante para la compañía.
Causas de incumplimiento
El área comercial brinda un servicio sin realizar un estudio al cliente, algunos de ellos son
nuevos en el mercado o se encuentran en insolvencia, el comercial es responsable de dar toda la
información de la empresa usuaria a la gerencia, lo cual no tienen actualizada la información del
cliente para efectos de control y cambios realizados en sus condiciones comerciales, la
información de catálogo de clientes no está actualizada ,la persona encargada de aprobación de
clientes no verifica en data crédito si estas empresas presentan mora con alguna entidad, dan por
hecho de que llega un cliente nuevo y se debe hacer la gestión, las temporales de personal están
creciendo en el mercado debido a que las empresas les cuesta mucho contratar personal por meses
,es por ello que nacen este tipo de organizaciones, el cual buscan ayudar a pequeñas y grandes
empresas a cubrir cargos en corto tiempo, estas sociedades han sido consideradas una ayuda en la
búsqueda de personal para gastos de nómina y pagos laborales, para los trabajadores una
oportunidad de conseguir empleo, aunque estos no estén de acuerdo en firmar un contrato de obra
o labor, la mayoría de personas desean tener un trabajo estable ya que hoy en día es muy difícil
conseguir empleo por muchos factores, uno de ellos no tienen la suficiente experiencia o no tienen
los estudios para obtener un buen cargo, algunas entidades ayudan a personas que no han iniciado
por primera vez un contrato laboral es por ello que estas empresas de temporal están en continuo
crecimiento y cada día a nuevos competidores al mercado, tienen un riesgo latente y es el no pago
de sus proveedores puesto que pagan la facturación mes vencido y desde ahí radica el problema
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porque la cartera empieza a incrementar, otra de las causas es que no cumplen con la siguiente
política de cartera debido a que tienen clientes superiores a 120 días, y no están castigadas y siguen
solicitando personal lo cual con lleva a que la empresa solicite sobregiros a entidades financieras
para solventar las necesidades del cliente
La empresa Prodem Castigará cartera únicamente si lo autoriza la Gerencia financiera y dando
cumplimiento con las normas de ley.
Vencimiento entre 31 a 60 días: el 5% sobre el valor vencido.
Vencimiento entre 61 a 90 días: el 10% sobre el valor vencido.
Vencimiento mayor a 91dias: el 15% sobre el valor total de la obligación. (Prodem, 2019)
La siguiente causa es la de incumplimiento de póliza que se realiza con la empresa usuaria en
el caso de no pagar con lo pactado, esta indica que deberá pagar a la temporal un porcentaje por
incumplimiento de contrato, se le suspenderá el servicio y se procederá a terminar contrato a los
trabajadores , pero esta no aplica ya que la empresa temporal de personal sigue operando con
clientes en mora, cuando pasan de 120 días la entidad envía carta notificando la suspensión, al
pasar a 160 días se procede a cobro jurídico ,si el cliente hace acuerdos de pago con la temporal
,se sigue prestando el servicio.
Muchos aspirantes buscan organizaciones que contraten por temporadas o épocas
determinadas del año para realizar labores o tareas específicas o actividades permanentes de las
empresas, esto con el propósito de no solo aumentar sus ingresos, sino también, adquirir
experiencia laboral, para ser competentes para otros cargos y, al mismo tiempo, ser competitivos
para poseer las aptitudes, destrezas y habilidades que son necesarias para desempeñar las tareas de
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un puesto de trabajo con éxito y así, resolver los problemas profesionales que surgen, de manera
autónoma y flexible; siendo apto para colaborar con su entorno profesional y organizacional.
Se analizó en los estados financieros de la entidad una ganancia, esta se encuentra
económicamente sólida, con un gran margen de ingresos donde la mayor parte de estos son a
crédito originando una iliquidez difícil de controlar. Es por ello que disminuir el riesgo de crédito
se convierte en un reto y motiva a buscar alternativas que mejoren el recaudo de cartera y genere
más liquidez.
En las Temporales de Empleo el capital de trabajo se origina en la cartera y cobrarla
constantemente con beneficiosos recaudos es muy tedioso, por ende, es posible afirmar que una
de las causas de quiebra en esta clase de negocios es la Perdida de Cartera del cliente, y esta con
lleva a que la entidad no tenga una fuente de ingreso. La empresa ha logrado aumentar el número
de clientes ,pero aquellos clientes que inicialmente logran conseguir empiezan a fallar en su
promesa de pago con la entidad generando enormes gastos para la empresa, pues están obligados
en cumplir con los gastos laborales a empleados que inicialmente contratan pero que laboran
para el cliente; el resultado negativo para la empresa se genera cuando el cliente opta por romper
el acuerdo y evitarse el gasto (Acordado Inicialmente) con la compañía , busca la mejor forma
para contratar al empleado directamente por prestación de servicios (Actual modalidad de
contratación que se acomoda a los intereses del empresario y afecta los derechos de los
trabajadores los cuales se encuentran amparados por el código sustantivo de trabajo; lo interesante
es que le Prestación de Servicios es permitido).
Una consecuencia que genera el incumplimiento en la cartera es la ausencia de Políticas de
Cartera, el cual es el conjunto de actividades, planes y mecanismos desarrollados por la entidad
con el fin de recuperar la cartera vencida o evitar el vencimiento de las obligaciones. Estas
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actividades pueden ser realizadas de forma directa por parte del personal interno de Prodem o a
través de gestores externos especializados en cobranzas extrajudicial o judicial. Es importante que
los clientes comprendan que el buen manejo y comportamiento en su pago con la empresa es
fundamental para el mejoramiento de los servicios prestados, así como el crecimiento económico
y comercial.
La entidad reconoce sus riesgos, pero no actúa para mitigarlos con políticas más efectivas;
incluso no tienen conocimiento si existan políticas suficientes o si exista un departamento que
logre obtener un procedimiento completo para proteger la cartera de la empresa.
En las políticas se debe enfocar la realización de un contrato de aseguramiento que permita
realizar un control eficiente, las ausencias de políticas solidas pueden ser un motivo suficiente del
por qué la cartera aumenta y el cliente no responda tal como se esperaba.
Los objetivos de un Manual de Políticas de Cartera son los siguientes:
1- Estrategias Claras y bien definidas que les permita hacer frente a los retrasos en los pagos
por parte de los clientes.
2- Ejercer un control contable y financiero de los valores que les adeudan por periodos con
sus respectivas justificaciones y terceros.
3- Actuar de acuerdo a las decisiones de órganos superiores en caso de no recuperarse
definitivamente una cuenta por cobrar o en caso de otras situaciones.
4- Saber a quién se le concede un crédito y comprobar cómo y con qué recursos lo puede
pagar.
5- Facilitar el procedimiento de análisis financiero en cartera.
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Lo anterior seria uno de los puntos del manual de políticas que proteja el procedimiento de
cartera como proceso administrativo y financiero. Pero es una de las bases para efectuar un proceso
contable satisfactorio, es decir no se puede pensar en elaborar un estudio de cartera si el proceso
administrativo es incompleto y presenta vacíos, no se puede llevar a la realidad la situación
financiera de la compañía.
Se detallarán algunas de las políticas, las cuales son importantes en este tipo administrativo,
considerando que cada empresa, política de crédito y cobranza son diferentes, por esto es muy
común que las empresas no cuenten con una:
1- Elaborar un Programa de Crédito con Misión (Motivo o Razón de ser), Visión (Donde se
quiere llegar) y Objetivos (fin último al que se dirige una acción).
2- Desglosar la cartera en terceros y hacer seguimiento a los rubros que sean relevantes.
3- Proporcionar crédito a todos los posibles solicitantes.
4- Descartar a través de estudio los clientes que resultaran en una morosidad obvia.
5- Establecer mecanismos flexibles para proteger las cuentas por cobrar sin poner en peligro
la relación con ventas.
6- Limitar la morosidad y los días, es decir hacer uso de los medios legales cuando la mora y
los días de vencimiento rebosen un porcentaje establecido por la misma entidad.
7- Tener contactado a una agencia de cobranzas o abogado de confianza.
8- Como medio para la acelerar el recaudo puede enviarse recordatorios a los 15 días de mora
vía correo electrónico; a los 20 días de mora se puede contactar telefónicamente después
de 30 días de mora se visita a su domicilio con carta de cobro con sus respectivos intereses
moratorios 60 días después se gestionas con una agencia de cobranzas para cobro jurídico.
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9- Para soportar la deuda a favor se recomienda elaborar toda clase de comprobantes que
soporten la obligación y que sirva como medio de prueba. Entre ellos Pagares, letras de
cambio, cheques posfechados u otro tipo de documentación como Solicitudes de Crédito,
estudio de Crédito, etc.
10- Como alternativa para la empresa y alivio en casos de iliquidez la venta de cartera o
Factoring es lo más viable acordando precios satisfactorios que reduzca lo más posible la
pérdida en la negociación.
11- Al existir sucursales y a causa del volumen de datos al momento de consolidar la
información de cartera es posible que se presenten errores de materialidad importantes, el
cual la empresa debe procurar en exigir mediciones más exactas, alejados de cualquier error
que adultere considerablemente los Estados Financieros.
RECAUDO DE CARTERA: CAUSA DE ILIQUIDEZ EN LAS EMPRESAS
La liquidez, es la capacidad que tiene una entidad para obtener Dinero en Efectivo y así
hacer frente a sus obligaciones a Corto Plazo. En otras palabras, es la facilidad con la que un
activo puede convertirse en dinero en efectivo.
Para medir la liquidez de una empresa se utiliza la ratio de liquidez, con el que
se calcula la capacidad que tiene ésta para hacer frente a sus obligaciones a corto
plazo. Así pues, se puede averiguar la solvencia en efectivo de una empresa y su
capacidad para seguir siendo solvente ante cualquier imprevisto.” (debitor.es)
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Una de las causas comunes que genera Iliquidez en la empresa es la Baja rotación de
cartera: Cuando los clientes no pagan, las compañías pueden entrar en falta de liquidez. Es
recomendable que las empresas evalúen la calidad de la cartera para evitar problemas a futuro.
Por ende, es necesario evitar la cartera a largo plazo ya que el riesgo aumenta al hacer efectivo
la cartera después de un año, en ocasiones es muy normal que dicha cartera a largo plazo se
considere irrecuperable en una importante cantidad.
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CAPITULO 2
Para iniciar el análisis de los contratos es necesario realizar una introducción a aquellas bases
que permitan entender conceptos generales, pues dar una introducción de lo que se desea explicar.
El contrato es un acuerdo de voluntades verbales o escrito manifestado en común entre dos o
más personas con capacidad (partes del contrato), que se obligan en virtud del mismo regulando
sus relaciones relativas a una determinada finalidad o cosa y a cuyo cumplimiento se obligan de
manera recíproca si el contrato es bilateral o compelerse una parte a la otra si el contrato es
unilateral. Es el contrato en suma un acuerdo de voluntades que genera «derechos y obligaciones
relativos», es decir, sólo para las partes contratantes y sus causahabientes. Pero además del
acuerdo de voluntades, algunos contratos exigen para su perfección otros hechos o actos de alcance
jurídico, tales como efectuar una determinada entrega (contratos reales), o exigen ser formalizados
en documento especial (contratos formales), de modo que, en esos casos especiales, no basta con
la sola voluntad. De todos modos, el contrato, en general, tiene una connotación patrimonial,
incluso parcialmente en aquellos celebrados en el marco del derecho de familia, y es parte de la
categoría más amplia de los negocios jurídicos. Es función elemental del contrato originar efectos
jurídicos (es decir, obligaciones exigibles), de modo que a aquella relación de sujetos que no derive
en efectos jurídicos no se le puede atribuir cualidad contractual.
Para el caso de Prodem, el tipo de contrato que se maneja es Bilateral pues cada uno mantiene
sus obligaciones y derechos de forma recíproca.
La responsabilidad se convierte en factor vital para obtener un resultado próspero y
satisfactorio. Es Oneroso, pues se persiguen beneficios y ganancias entre sí, el que ofrece el
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servicio obtendrá una ganancia por el cobro de la administración mensual, el comprador recibirá
los beneficios del mejor personal calificado para la realización de funciones en la empresa y
finalmente es contrato privado pues en está interviene personal particular.
Es necesario investigar si los contratos realmente son revisados y autorizados por la máxima
autoridad gerencial, no es correcto que el contrato sea autorizado por alguna parte sin contar con la
opinión de la cabeza principal de la jerarquía. El Representante legal de una compañía no siempre
es el Propietario de la misma y que es el quien puede celebrar acuerdos y firmar a nombre de la
sociedad, es bastante perjudicial no controlarle su trabajo más preocupante que los dueños no exijan
mejores resultados ya que los resultados de Prodem en relación a la cartera no son los mejores.
Es probable que la compañía cuente con los servicios de un administrador o varios, el cual
llevan un control de las actividades comerciales, económicas de la empresa en general y rinden
informes a los propietarios de la empresa. En caso de existir un representante o administrador
Prodem presenta falencias en el tratamiento y estudio de clientes pues, aunque el contrato
manifiesta un plan muy exigente con sus usuarios cuando se reclama el ingreso por “Cuota de
administración” se presentan demasiadas escusas por parte del usuario, e incluso
irresponsablemente estos incumplen con la obligación de cancelar salarios y demás obligaciones
que se estipulan en el contrato.
Es habitual distinguir en la vida del contrato en tres fases:
1) la generación, que «comprende los tratos preliminares y el proceso interno de formación del
contrato» (PUIG BRUTAU)
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2) la perfección, que «viene determinada por el cruce o encuentro de las voluntades de las partes,
y constituye por tanto el nacimiento del contrato a la vida jurídica» (DIEZPICAZO)
3) la consumación, que abarca «el cumplimiento del fin para que se constituyó el contrato o, lo
que es igual, la realización y efectividad de las prestaciones derivadas del mismo» (CASTÁN).
Para DIEZ-PICAZO, «una observación atenta enseguida nos hace comprender que más que existir
tres fases o etapas en el ítem del contrato hay tan solo dos, que se encuentran separadas por un
punto o momento. Son la fase anterior a la celebración del contrato y la fase posterior. A la primera
puede llamársele fase de preparación o de formación del contrato. A la segunda se le puede llamar
fase de ejecución”. Sin embargo, más ajustada la tripartición tradicional: el propio DIEZ-PICAZO
reconoce la existencia de ese momento de cruce de consentimientos, que determina no solo la
separación entre la fase anterior y posterior, sino la misma existencia del contrato: precisamente al
hablar de una fase anterior y otra posterior a esa celebración, implícitamente reconoce la
importancia fundamental del momento perfectivo, aunque temporalmente pueda tener una entidad
muy inferior a los otros dos. Desde el punto de vista jurídico es clara la importancia de la fase (o
momento) perfectivo, puesto que a ella van referidas, por ejemplo, buen número de causas de
invalidez (las relativas al consentimiento viciado o inexistente). Y por lo demás, también desde el
punto de vista temporal esta fase puede tener una cierta entidad: piénsese en el caso de la oferta de
contrato pendiente de aceptación por el destinatario, o en los casos de contratación entre ausentes.
Desde otro punto de vista, con referencia a la fase de formación o generación del contrato, DIEZ-
PICAZO distingue entre los contratos de formación instantánea o sucesiva: los primeros son
aquellos cuya «preparación es obra de un solo acto de los otorgantes, que no ha sido precedido por
ningún otro acto.... son contratos que no precisan de una elaboración o discusión»; en cambio, son
contratos de formación sucesiva los que «constituyen operaciones de una cierta envergadura y las
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partes contratantes necesitan de un período de tiempo para deliberar o para discutir las condiciones
y para establecer, partiendo de sus iniciales posiciones, el acuerdo al que llegan. (...) De un modo
más estricto, dentro de la idea de formación sucesiva del contrato, deben colocarse solamente los
supuestos en que la contratación se verifica a través de un procedimiento o proceso de formación,
entendidas las ideas de procedimiento y de proceso como desarrollo de actividades que se llevan
a cabo mediante una regular sucesión para la obtención de un determinado efecto jurídico». En
relación con estos contratos de formación sucesiva, al hilo del Fuero Nuevo hay que plantearse
fundamentalmente dos cuestiones: la posible autonomía jurídica de la oferta de contrato, y su
eficacia cuando (o mientras) no ha concurrido todavía la aceptación; y la (eventual) relevancia
jurídica de esos tratos preliminares, conducentes a la posterior celebración del contrato. En ambos
casos, las peculiaridades normativas del Derecho navarro aconsejan realizar una aproximación
particularizada. También parece oportuno analizar en esta sede la promesa de contrato, como
mecanismo dirigido a la ulterior celebración (o puesta en vigor, según autores) de un contrato
futuro.
Concepto y configuración de la oferta de contrato
De acuerdo con el esquema más tradicional sobre la formación del contrato, las dos
declaraciones de voluntad que dan vida al mismo asumen un papel diferente, activo o pasivo. Así,
una de dichas declaraciones de voluntad contractuales (aquella a la que he atribuido el papel activo)
asume la forma de propuesta, mientras que la otra (papel pasivo) se presenta como aceptación de
dicha propuesta. La primera de ellas es la que nuestra doctrina conoce con el nombre de oferta de
contrato. No cabe desconocer el importante papel que en esta conceptuación clásica de la oferta
ha desempeñado el dato normativo procedente del art. 1262 CC Propiamente la ley 521 no resulta
directamente aplicable a la oferta de contrato, porque rasgo principal de su regulación positiva en
28
el Fuero Nuevo es el nacimiento de una obligación civil, mientras que de la oferta de contrato no
se derivan directamente las obligaciones propias del contrato ofrecido si no media aceptación. Pero
de la regulación contenida en la ley 521 pueden obtenerse elementos útiles respecto a la oferta de
contrato, empezando por la propia posibilidad de una oferta pública de contrato, por lo demás
admitida en otras legislaciones sectoriales (piénsese en las ya famosas ofertas públicas de
adquisición o venta de acciones) el consentimiento se manifiesta por el concurso de la oferta y de
la aceptación sobre la cosa y la causa que han de constituir el contrato.
Con esa configuración de la oferta de contrato como una de las dos declaraciones contractuales,
es habitual también que la doctrina señale los requisitos que debe reunir, para que se pueda hablar
de oferta de contrato en sentido estricto. Siguiendo a DIEZ-PICAZO, cabe decir que la oferta ha
de ser: i) completa: en ella deben contenerse todos los elementos del contrato propuesto, de manera
que la simple aceptación adhesiva del ofrecido (que no aporta ningún elemento nuevo al contenido
del contrato tal y como ha sido diseñado por el oferente) pueda perfeccionarlo19; ii) inequívoca,
«en el sentido —aclara LALAGUNA- de no suscitar duda alguna sobre el propósito serio de
contratar y, por otra parte, sin provocar, por falta de claridad o precisión, la posibilidad de varias
interpretaciones»; este segundo requisito excluye del concepto estricto de oferta de contrato los
casos en los que la oferta se realiza con la reserva expresa o implícita del consentimiento ulterior
del oferente (DIEZ-PICAZO) 20
Eficacia de la oferta de contrato.
Son dos las cuestiones que básicamente hay que abordar aquí: a) el papel y efectos de la
aceptación de la oferta por el ofrecido (b) y la revocabilidad o irrevocabilidad de la misma en tanto
llega dicha aceptación.
29
a) La aceptación de la oferta.
La oferta de contrato se dirige a la celebración del mismo por medio de la concurrencia de la
aceptación adhesiva del ofrecido. Eso quiere decir que para que el contrato quede perfeccionado
es preciso que el ofrecido se adhiera a la oferta en los términos en los que ha sido formulada por
el oferente, sin introducir variación alguna sobre el contenido o condiciones del contrato
proyectado. Naturalmente, el contenido de la declaración de voluntad emitida por el ofrecido puede
ser tan amplio como lo permita la oferta, según hemos visto: si el oferente -por ejemplo- ofrece
comprar a cualquier precio entre un límite máximo y otro mínimo, o vender en cualesquiera
condiciones de pago del precio, parece que el contrato se perfecciona cuando el ofrecido le hace
llegar su aceptación con la determinación del precio definitivo1 (“1”), o con las condiciones de
pago que tenga contrato dejando la fijación del precio enteramente a disposición del ofrecido (por
ejemplo, por conveniente. Puesto que, salvo en estos casos algo excepcionales, la aceptación debe
coincidir plenamente con la oferta, estamos ante una verdadera adhesión del ofrecido a la propuesta
realizada por el oferente: el contrato es, en este caso, por adhesión (en sentido amplio). DIEZ-
PICAZO señala los siguientes requisitos de la aceptación: 1) debe coincidir con la oferta en todos
sus términos; 2) debe suponer una voluntad de contratar que sea definitiva; 3) es una declaración
de voluntad recepticia; 4) puede llevarse a cabo con arreglo a cualquier forma 2
1Un supuesto especial, que se produce (excepcionalmente) en la vida real, es el de oferta de contrato dejando la
fijación del precio enteramente a disposición del ofrecido (por ejemplo, entregándole un cheque en blanco): la
aceptación puede expresarse mediante el cobro de dicho cheque, una vez rellenado por el ofrecido. No cabe duda,
sin embargo, de que puede haber límites implícitos en cuanto a las cantidades a pagar, que deben entrar dentro de lo
razonable. 2Son excepciones al principio de libertad de forma de la aceptación los siguientes supuestos: cuando el oferente ha
establecido que la aceptación habrá de hacerse de una forma determinada, el aceptante tiene que ajustarse a ella y
sólo hay aceptación si las indicaciones del proponente se han cumplido; cuando el contrato en formación exija una
forma por imperativo legal o en virtud de una estipulación anterior de las partes, la aceptación tiene que someterse
también a dicha forma; cuando los usos de los negocios, los usos particulares de los intervinientes o el Derecho legal
dispositivo excluyen la aceptación tácita, ésta tiene que ser expresa» (Diez-Picazo).
30
5) debe ser tempestiva. Si el ofrecido, en lugar de aceptar incondicionadamente, introduce alguna
variación sobre la propuesta realizada por el oferente, el contrato no queda perfeccionado, y
propiamente nos encontramos ante una nueva oferta de contrato (contraoferta), realizada esta vez
por el inicialmente ofrecido, que el primitivo oferente puede aceptar o rechazar, de acuerdo con
los mismos principios3. Que la contraoferta no supone aceptación, y por tanto no perfecciona el
contrato, sino que precisa a su vez ser aceptada para dar lugar al mismo, es algo pacíficamente
admitido. El problema en este caso. Como indica DIEZ-PICAZO, es el de saber si esa contraoferta
hace decaer la oferta inicial, de forma que no quepa posterior aceptación de la misma, o si más
bien esa oferta inicial se mantiene en suspenso4. En este caso, parece más razonable entender que,
efectivamente, la formulación de la contraoferta por parte del ofrecido supone, simultáneamente,
rechazo de la oferta inicial, y por tanto caducidad de la misma5.
b) Caducidad y revocabilidad de la oferta.
Únicamente en algunos casos se admite, limitadamente, la irrevocabilidad de la oferta. En lo
que la doctrina disiente es en los casos en los que debe admitirse esa irrevocabilidad, y en los
3Desde una perspectiva distinta, partiendo del principio de que el contenido del contrato es sólo lo efectivamente
negociado por las partes (con independencia del eventual contenido no negociado de la oferta, y de la aceptación-
contraoferta), Durany Pich ha formulado la siguiente propuesta: «1. aunque la aceptación no coincida con la oferta,
el contrato se forma siempre que los términos diferentes no hayan sido negociados; 2. determinar qué cláusulas son
coincidentes y cuáles contradictorias es una cuestión de interpretación, con base en los criterios más arriba [se
refiere al texto de su trabajo] expuestos; 3. las cláusulas contradictorias entre si no forman parte del contrato,
pasando a ser reguladas por el Derecho dispositivo; 4. las cláusulas adicionales (contempladas por una de las partes)
deben considerarse como condiciones generales y aplicarles el control sobre su contenido, pues de lo contrario se
incentiva que las partes regulen todas las cuestiones posibles, y por consiguiente, aumenta la posibilidad de nuevos
conflictos 4Dicho autor propone el siguiente ejemplo: «Ticio ofrece a Cayo una casa por el precio de 100.000 ptas; Cayo
contesta al poco tiempo afirmando su voluntad de comprar, pero fijando el precio en 90.000 ptas. Ticio responde
rechazando esta propuesta. Inmediatamente después Cayo comunica a Ticio que acepta la oferta, pero entonces
Ticio alega que no existe contrato, porque la oferta primitiva ha caducado y además entre tanto el precio ha subido o
ha encontrado un comprador en mejores condiciones» 5Siguiendo con el mismo ejemplo, señala Diez-Picazo que «las cosas han sucedido de la siguiente manera: ha
existido una primera oferta de Ticio que no ha sido aceptada por Cayo y en virtud de esta falta de aceptación debe
entenderse como caducada; ha existido una segunda oferta de Cayo, contraoferta, que no ha sido aceptada por Ticio;
por último, ha existido una tercera oferta, también de Cayo, que es coincidente con la primera ya caducada de Ticio,
pero que ahora éste último rechaza»
31
efectos que hay que atribuir a la revocación extemporánea. Así, para DIEZ-PICAZO «la oferta es
irrevocable cuando el proponente adiciona a su declaración contractual la manifestación
espontánea de que entenderá vigente su propuesta de contratar durante un determinado tiempo,
dando la seguridad de que durante dicho tiempo la oferta no será retirada»31. Con algo más de
generosidad, otros autores (que también afirman en línea de principio la libre revocabilidad de la
oferta) consideran irrevocable la oferta realizada con señalamiento de un plazo para la aceptación
(ALBALADEJO), o cuando se trata de una oferta hecha al público en general o mediante carta o
cualquier otro medio de correspondencia, en cuyo caso «el oferente debe quedar vinculado por su
propuesta durante un tiempo prudencial, en el que razonablemente podría llegar la aceptación»
(LUNA SERRANO). En cuanto a las consecuencias de la revocación extemporánea, la doctrina
se mueve entre la obligación a cargo del revocante de indemnizar los daños efectivamente
ocasionados por su revocación, hasta la ineficacia de la revocación realizada extemporáneamente.
La oferta no es una simple opinión, o una mera exposición de apetencias, gustos o pareceres.
Es una verdadera declaración de voluntad, que cuando está realizada seriamente, tiene una
finalidad bien concreta: la celebración de un contrato mediante su encuentro con la concurrente
declaración de voluntad –aceptación del destinatario. Es razonable, entonces, que desde que esa
declaración es emitida por el oferente, cobre una cierta autonomía con respecto al mismo, y se
dirija a la obtención de la finalidad para la que el oferente la ha emitido; para lo cual es preciso, al
menos, permitir que esa aceptación pueda tener lugar, mediante el mantenimiento de la oferta el
tiempo necesario para ello (es decir, para que el destinatario pueda conocerla y aceptarla). Más
aún, si concurren todavía otros factores de vinculación, como el señalamiento de un plazo para la
aceptación, o el hecho de que la oferta se haya dirigido a destinatario indeterminado (el público) o
a persona ausente. Lo cual no impide entender que algunas ofertas deban ser aceptadas
32
inmediatamente (es decir, que ese sea el tiempo razonable en que puede y debe producirse la
aceptación), de forma que la falta de aceptación inmediata (salvo reserva consentida por el
oferente) equivale al rechazo, y por tanto a la caducidad de la oferta. Es lo que ocurrirá,
habitualmente, con las ofertas realizadas a personas presentes (o mediante medios de
comunicación que permitan esa respuesta inmediata), si de las circunstancias en las que se realiza
se deduce que la intención del declarante es la de celebrar inmediatamente el contrato, o no
celebrarlo. (SUÁREZ) (FARFAN, 2014)
Es importante indicar que alguna rama de la compañía debe estar dedicada al control de cuentas
por cobrar y elaboración de contratos, para ello es necesario preguntarnos ¿Cómo actúa” El
departamento de cartera” ante esta situación?, la respuesta es totalmente desconocida, los índices y
estadísticas la cartera aumenta demostrando que los contratos no son efectivos para asegurar la
cartera. Se relacionará los siguientes análisis:
En general, las compañías al ver la cantidad de cláusulas plasmadas en el presente contrato se
animan a contratar personal de manera de directa
El contrato posee un nivel de riesgo orientado a la pérdida del cliente, pues es cierto que varias
empresas opten por cancelarlo en un futuro, debido al peligro que se puede generar al asumir costos
en caso de eventos fortuitos.
1- El Contrato está orientado a prevenir y salvaguardar los intereses de Prodem S.A. que en formalizar
una segura relación comercial con el usuario.
2- No se encuentra registrada alguna cláusula que prevea el riesgo de falta de fidelidad y buen actuar
del usuario hacia la compañía Prodem, es decir evitar la relación laboral directa entre Usuario-
Trabajador después de haber existido tercerización entre la empresa temporal de personal y el
33
Usuario.
3- No existen Fechas, direcciones y lugar donde se encuentran ubicadas las partes por si en un
momento dado existe un incumplimiento de alguna de las dos partes.
4- Existe una Póliza de cumplimiento para con los trabajadores a cargo de Seguros del Estado, pero
parece no estipularse claramente si existe un Seguro que respalde la relación Empresa-Usuario.
5- Lo investigado, La empresa está orientada a promover y a poner en práctica el reglamento de
trabajo con el objetivo de exigir un mejor desenvolvimiento de los empleados en sus funciones y
así mismo se mejore la convivencia laboral.
6- Al presupuestar no se puede contar con un seguro y fijo recaudo de cartera que sobrestime una
posible liquidez. Siempre se debe manejar el principio de Prudencia.
7- En el Contrato se observa la ausencia de una Política de Crédito Solida y analizando los Estados
Financieros de la Compañía se puede comprobar la veracidad de lo dicho.
8- En la celebración de contratos de cualquier tipo se acostumbra en anexar la firma de uno o más
testigos que sirvan como garantes del acuerdo, en el presente contrato no se observa la firma ni el
nombramiento de testigos.
9- No se refleja el porcentaje fijo que ha de realizarse periódicamente por concepto de normas o
demás conceptos que obligue a subir el valor de la administración, solo estipula un aumento o
disminución el cual puede variar de acuerdo a la exigencia de Prodem y originar un conflicto con
el cliente.
10- Todo Contrato debe contener una vigencia o fecha de obligatoria renovación, que exija realizar un
contrato nuevo por motivos de actualización de datos y mejoras, el presente contrato no cumple
34
con lo anterior.
11- Así como se establecen los Derechos del Trabajador, es indispensable establecer por escrito los
Derechos del Usuario (Cliente) y la Empresa Temporal de Personal. No se encuentran en el
mencionado contrato.
12- Es necesario especificar las causas de terminación del contrato de forma completa. De tal forma
que cada una de las partes conozca cómo y en qué momento tomar dicha decisión.
A continuación, se relaciona algunos de los clientes que no cumplen con el contrato
Cuadro 2. Cartera Prodem
CLIENTE CARTERA
2018
PORCENTAJE OBSERVACION
LAMITECH
S.A.S
$ 1.111.721.034 46.48% Esta empresa viene con una cartera elevada
desde el año anterior, el motivo principal se
debe a un acuerdo de pago que sea ha ido
pagando progresivamente. Se continúa
prestando el servicio de personal temporal. AGAVAL S. A $ 116.166.123 4.86% Cliente nuevo. Su saldo Corresponde a un:
Saldo de $32.680.000 en Intereses de
mora por incumplimiento.
Saldo de $ 58.986.000 por cobrar por
pagos laborales a personal
Saldo de $24.500.123 por
Administración CARPASKL
S.A.S
$ 50.796.000 2.12% Cliente nuevo. Su Saldo corresponde al mes
de diciembre de 2018. No presenta Mora JOTAVEL
S.A.S
$ 47.966.158 2% Cliente nuevo, Su Saldo corresponde al mes
de diciembre de 2018. No presenta Mora
(Prodem, 2019)
35
CAPITULO 3
En el presente capitulo se reflejan las recomendaciones relevantes que la empresa Prodem
puede llevar a cabo para mejorar sus políticas de crédito, con la única obligación de cumplirlas, se
tiene conocimiento que todos los entes manejan diferentes procedimientos de cartera y manejan
distintos tipos de riesgo, algunas entidades estudian profundamente sus riesgos de manera que sean
controladas a través de exigentes mecanismos que cumplan sus objetivos gerenciales.
Desde una pequeña empresa con un margen mínimo de ventas debe manejar Cartera
(Ventas a Crédito), puesto que es una herramienta de apertura a nuevos clientes en medio de un
mercado tan competitivo, a su vez aumenta su actividad empresarial y fideliza clientes asegurando
ventas en un futuro. Las empresas nuevas deben manejar un reglamento para el recaudo de cartera,
entre ellas tener en claro toda la información relacionada al cliente, como valores, fechas,
direcciones, referencias comerciales, saldos; la mejor forma de organizar esta información es a
través de un sistema informático que muestre la información que se necesite en segundos, de esta
manera se ahorrara tiempo y papeleo.
Enviar notificaciones por cualquier medio (Escrito, contacto telefónico o directo) para
recordar la morosidad e incluso contactar referencias personales o familiares. No obstante, esta
última estrategia debe ser ejecutada con cuidado para no incomodar al deudor con demasiados
mensajes o que sientan algún tipo de amenaza que puede generar una predisposición negativa y
posiblemente la pérdida del cliente. Muchas empresas manejan una política de agradecer al cliente
por su oportuno pago, estos son algunos mecanismos de cobro de carácter global.
No es posible eliminar por completo la existencia de riesgos, pero si disminuirla. Por eso, se hizo
una lista que ayudará a reducir y controlar los riesgos que corre la empresa.
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1. Analiza el historial crediticio del cliente
Consultar siempre los servicios de análisis de crédito para saber cuál es la situación financiera
del cliente es esencial. La consulta, que puede realizarse a través de compañías de protección de
crédito, revelará si existen deudas con otras empresas o si hay juicios pendientes u otros problemas.
Con este análisis, será capaz de evaluar las condiciones de cada cliente y determinar las
estrategias más adecuadas para cobrar. Las consultas deben ser frecuentes y reiteradas, ya que la
situación del cliente puede cambiar en cualquier momento.
2. Tenga la historia del cliente siempre a mano
Ya sea mediante controles manuales hechos en hojas de cálculo, o a través de un software, siempre
es bueno revisar la historia de sus clientes para diferenciar aquellos que siempre pagan
correctamente de los malos pagadores. No se debe mantener a un cliente con un mal historial de
pagos.
3. Implementa un sistema de facturación eficaz
Necesita un sistema eficaz de facturación y cobranza que alerte de la falta de pago en el primer
día de retraso, para tener la oportunidad de hacer un recordatorio, siempre siendo amable y ético.
En casos extremos, lo mejor que puede hacer es recuperar al menos una parte del valor,
renegociando la cantidad a cobrar y evitando llegar a procesos judiciales.
4. Capacitación personal
Se recomienda capacitar a los comerciales con el fin de conocer el cliente con las siguientes
preguntas.
Capital: ¿Cuál es la liquidez, rentabilidad y estructura de activos de la empresa?
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Datos contables: ¿Cuál es el grado de información de la dirección de la empresa con respecto a la
posición financiera? ¿Cuál es la calidad de la información producida?
Marketing: ¿Cuántos clientes tiene/ qué cuota de mercado? ¿Quiénes son los principales
competidores?
Producto: ¿Qué antigüedad tiene el producto, ¿cuál es su ciclo de vida? ¿Cuáles son los volúmenes
vendidos y cuál es su valor?
Inmuebles: ¿En qué condiciones están los inmuebles? ¿Son adecuados para las necesidades
actuales/futuras? ¿Dónde están ubicados?
Maquinaria: ¿En qué estado se encuentra la maquinaria actualmente? ¿Cuál es la política de
reposición de la empresa?
Mano de Obra: ¿Cuál es la calidad de mano de obra? ¿Cómo son las relaciones laborales?
5. Exigirse una Póliza de Cumplimiento
Elaborar y registrar una póliza que asegure la deuda de Crédito en caso que el Cliente se
encuentre en liquidación y definitivamente la deuda sea incobrable.
6. Principio de Prudencia
Al presupuestar no se puede contar con un fijo recaudo de cartera que sobrestime una posible
liquidez.
7. Conocer el nivel de Satisfacción del Cliente
Sería muy fructífero periódicamente solicitar un reporte del trabajador, que controle el servicio
y busque conocer el nivel de satisfacción del usuario o criterios de aceptación.
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8. Contratar personal encargado de Cobranzas
Para dedicar tiempo a la tarea del recaudo de cartera se debe disponer de personal únicamente
encargado a realizar esa misión y para incentivar su buena gestión se puede otorgar comisiones.
9. De la misma Importancia a todas las Carteras sin Importar su cuantía.
Aunque se tiene la creencia que las deudas de mayor valor y antigüedad deben tener un mejor
seguimiento, esta política no es recomendable, ya que las cuentas de poca cuantía pueden salirse
de control y seguir aumentando.
En el Anexo de este trabajo se puede ver el manual de políticas de Casamotor donde se maneja
un proceso para el recaudo de cartera, buscan asegurarlo todo y reducir al máximo cualquier tipo
de perdida. Se observa como la empresa Casamotor S.A. Actúa con sus clientes, lo cual es muy
arriesgado desde nuestro punto de vista, pero a su vez es importante considerar que su producto es
muy valioso en el mercado.
Como impulso hacia la consecución de metas de la organización se podría clasificar el proceso de
recaudo de cartera en una serie de pasos normales que Prodem puede tomar como guía:
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Mapa proceso de recaudo de cartera
(Villaldi y Abogados Asociados, S.C, 1997)
Cuentas Por
Cobrar
Recuperacion Cartera Vencida
Extra-Judicial
Judicial
Deterioro-Cartera
Politicas de
Credito
Requisitos minimos y Formacion de
expediente
Validacion de Expediente
Autorizacion de Credito
Control de Cartera de Cliente
Elaboracion de
Contratos
Operaciones de Credito
OperacionesMercantiles
Otros
Manual de Procedimientos
Atencion de Quejas ante Profeco
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Principales Términos y Condiciones establecidos al momento de Otorgar Créditos
A continuación, se indicará los requisitos importantes para otorgar créditos de cartera, debido
a su delicada importancia se deben plasmar por escrito, con copia y aceptados por las partes
mediante firma y en ocasiones con sello de notaría pública:
Monto Máximo: Corresponde al valor limite a otorgar como crédito a un Cliente al
momento de la venta, se maneja dicho monto para reducir el riesgo de una posible perdida.
Plazo de Crédito: Tiempo estipulado en el pago de la obligación por parte del cliente.
Descuentos por Pronto Pago: Corresponde a aquellas disminuciones del valor a pagar
otorgados a los clientes como retribución por la cancelación anticipada de las mismas.
Tasa de Intereses: Es el porcentaje pactado entre las partes que se originan al incumplir
los plazos acordados, que se acumulan sobre saldo pendiente por cobrar a través del tiempo.
Garantías: Corresponde al bien físico o derecho el cual respalda la obligación del acreedor
en caso de incumplimiento, de no pagarla deberá responder por la obligación con el bien.
Forma y Periodo de Pago: Con respecto a la Primera se estipula si el pago es en efectivo,
tarjeta de crédito. Tarjeta débito, transferencia u otra forma pago electrónico y la segunda
en que momentos en el tiempo se realizara el pago(s) parcial(es) o total(es) del crédito.
Perfil del Cliente: Asegurarse que el cliente posea un buen manejo de relaciones interpersonales
e indagar también acerca de su buena imagen comercial; constatar que sus referencias crediticias
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sean confiables y en lo posible certificarlas. Llegar a sus proveedores para descubrir su calidad
como Cliente ante otros comerciantes, a su vez estudiar si como persona natural es solvente.
CONCLUSIONES
Los resultados de una compañía son indispensables a la hora de conocer su viabilidad y
progreso en el futuro. Para conocer si cualquier empresa es sólida y goza de un buen futuro
comercial es conveniente revisar sus indicadores financieros y adoptar un proceso que permita
establecer las políticas de control con base en datos contables, financieros y estadísticos.
La gestión del riesgo de crédito al ser un procedimiento sistemático de políticas para
analizar, evaluar y finalmente establecer los conceptos para otorgar un crédito o un servicio a un
cliente se convierte en una herramienta fundamental de operación. Con los planteamientos
propuestos se busca que éste texto u contenido sea útil para empresas temporales de personal que
quieren en lo posible controlar éste tipo de riesgo y aumentar su liquidez.
Prodem es una empresa que tiene una sostenibilidad económica y un importante número
de clientes a nivel nacional, pero como cualquier administración debe empezar a reestructurar sus
políticas de cartera si quiere evitar una posible caída empresarial. Se llevó un estudio del riesgo de
cartera en Prodem, se expresó en términos financieros el comportamiento de cuentas por cobrar
comerciales, se planteó el problema, se realizaron las investigaciones necesarias y se brindó una
serie de posibilidades que salvaguarden el riesgo de cartera, es decir ¡Cumplimos con nuestro
estudio ¡de la misma forma invitamos a compartirlo y ejercer las recomendaciones en toda empresa
que presenten dificultades con cualquier tipo de riesgo de crédito. No olvide complementar sus
conocimientos con otras fuentes.
42
REFERENCIAS
BETANCURT, D. P. (04 de DICIEBRE de 2004). MINISTERIO DE LA PROTECCION
SOCIAL. Obtenido de https://www.icbf.gov.co/cargues/avance/docs/decreto_4369_2006.htm
debitor.es, w. (s.f.). web debitor.es.
FARFAN, S. M. (2014). GESTION DE RIESGOS DE CRÉDITO PARA EMPRESAS DEL SECTOR NO. BOGOTA.
FARFÁN, S. M. (s.f.).
repository.unimilitar.edu.co/bitstream/handle/10654/13850/ENSAYO%20GESTION%20DE%20RI
ESGOS%20DE%20CREDITO%2052504431.pdf;jsessionid=6B30ACDF36E561772637FBFB8355E069
?sequence=2.
finanzas. (s.f.). Obtenido de http://finanzasiepseptimo.blogspot.com/2010/11/riesgo-y-rendimiento-de-
cartera.html
https://www.gsh.com.co/blog/contexto-nacional-de-las-empresas-de-servicios-temporales. (s.f.).
Motor, C. (s.f.).
Ordoñez, M. (s.f.). academia.edu.
Prodem. (2019). CARTERA . BOGOTA: LOGYSIS.
Propia, C. (s.f.).
SUÁREZ, L. E. (s.f.). https://ddd.uab.cat/pub/tfg/2016/164102/TFG_letemadisuarez_dret.pdf.
Villaldi y Abogados Asociados, S.C. (17 de julio de 1997). Obtenido de https://villaldi.com.mx/
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ANEXOS
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El anterior contrato fue tomado con previa autorización de la compañía PRODEM S.A. donde
a cada cliente se le comunica y por ende firma el anterior documento al momento de iniciar un
acuerdo comercial.
A continuación, compartimos como ejemplo un documento de Políticas de Cartera de la
Sociedad CASAMOTOR S.A. allí se encuentra estructurado un posible documento que la empresa
PRODEM podría seguir para reducir el riesgo de control y darle mejor manejo a la cartera:
MANUAL DE POLITICAS CASAMOTOR S.A
1. OBJETIVO
Administrar, Controlar, Proteger y velar por la calidad y adecuado recaudo de las cuentas por cobrar de
CASAMOTOR S.A con el fin de:
Disminuir el grado de exposición al riesgo que tiene la compañía en materia de crédito.
Proteger un activo de la compañía que se encuentra en manos de terceros
Concientizar a la fuerza de ventas acerca de la importancia y utilidad de la información comercial
suministrada por el cliente, preservando la excelente relación comercial de los clientes con CASAMOTOR S.A.
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2. ALCANCE
Aplica para todas las agencias de CASAMOTOR S.A.
3. CONTENIDO
3.1. SOLICITUD DE CREDITO
Toda persona Natural o Jurídica que desee tener crédito con CASAMOTOR S.A., deberá diligenciar el
formato de creación de clientes BVE-FOR08, según el instructivo para el diligenciamiento del mismo BVE-IN03.
Posteriormente si el formato es diligenciado de forma correcta según el instructivo, se realiza el análisis de
riesgo crediticio por parte del Departamento de Crédito y Cartera, de acuerdo al Instructivo de Análisis y
Estudio Crediticio.
3.2. COBRANZAS
Sólo se aceptarán formas de pago en efectivo y transferencia de fondos. No es permitido recibir cheques
de terceras personas, Teniendo en cuenta que el pago con Cheques se tramitará como crédito.
3.3. AJUSTES DE CARTERA
Todo movimiento contable diferente a facturas de venta, devoluciones en ventas y recibos de caja
afecte los saldos de cartera, deberán ser autorizados por el gerente financiero.
3.4 CHEQUES POSFECHADOS
CASA MOTOR S.A., recibirá cheques posfechados de los clientes que tengan buen manejo comercial y
que además no posean histórico de tres (3) cheques devueltos en un periodo de un (1) año.
Todo cheque posfechado que sea recibido con fecha posterior al vencimiento de la factura, deberá ser
aprobado por el Gerente Financiero, excepto que el cheque sea consecuencia de cobro pre-jurídico o jurídico.
Ver Instructivo de Cheques Posfechados y Devueltos. En caso de las agencias, la caja deberá reportar al
administrador sobre el cheque a recibir excediendo el plazo para que este valide e informe a la gerencia
Financiera. Diariamente deberá quedar actualizado en SAP cada cheque posfechado que se posea y al
momento de su registro en el campo texto se pondrá la fecha en la cual se deberá consignar. Esto podrá ser
verificado por la tesorería principal a través de la cuenta contable.
3.5 CHEQUES DEVUELTOS
El cliente quedara inmediatamente bloqueado, hasta que se recupere este valor en efectivo, ningún
cliente puede incurrir en más de tres devoluciones anuales, si esto llegase a ocurrir el crédito será cerrado
51
definitivamente. Ningún cheque devuelto con causal imputable al cliente será reconsignado más de una vez
a menos que sea autorizado por el gerente financiero
3.6 COBROS PREJURIDICOS
Todo cliente que cumpla con el rango de vencimiento superior a 50 días, pasará de forma inmediata a
cartera pre jurídica, teniendo en cuenta, que de acuerdo a la situación estas pueden pasar directamente a
cobro jurídico.
No pasarán a cobro pre jurídico aquellas facturas que posean acuerdo de pago debidamente firmado
por el cliente y aprobado por la Gerencia Financiera y en caso de incumplimiento de este acuerdo, las facturas
pasarán de inmediato a cobro jurídico. Es responsabilidad de cada agencia dar aviso oportuno a través de
correo electrónico a la Gerencia Financiera de este tipo de situaciones.
3.7. COBROS JURIDICOS
Todas las cuentas mayores a 90 días, o aquellas que estime la Gerencia Financiera serán tratadas bajo
el cobro jurídico, además de las que vengan de la etapa de pre jurídico.
3.8. CIRCULARIZACION DE CARTERA
La circularización de cartera se hará semanalmente de forma selectiva o total en cada una de las
agencias a nivel Nacional y a discreción de la figura administrativa según recomendaciones de la gerencia
Financiera. Con la circularización de cartera CASA MOTOR S.A., buscara que los saldos contables que aparecen
en el sistema de información, estén de acuerdo a los saldos de cartera en libros de los clientes.
3.9. CASTIGOS DE CARTERA
CASAMOTOR S.A., castigará cartera únicamente si lo autoriza la Gerencia Financiera y dando
cumplimiento con las normas de ley.
3.10. ACTUALIZACION DE INFORMACION Y CONDICIONES COMERCIALES
CASA MOTOR S.A., a través del área Comercial en responsabilidad de la gerencia comercial deberá tener
actualizada la información del cliente para efectos de control y cambio de condiciones de venta y registrar las
autorizaciones y cambios realizados en sus condiciones comerciales. Para que en el efecto de realizarse una
auditoria soportar debidamente los cambios o condiciones vigentes.
Los cambios de condiciones a efectuar en el catálogo de terceros de cada cliente deberán ser
documentado mediante formato cambio de condiciones comerciales. Adicional a lo anterior la información
básica del cliente deberá ser actualizada periódicamente, esta labor será responsabilidad del área comercial
en cabeza de la gerencia comercial.
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3.11. COMITÉ DE CREDITO Y CARTERA
CASAMOTOR S.A., contará con un Comité de Crédito y Cartera, que será el responsable de aprobar
clientes que inicialmente hayan sido rechazados por la gerencia Financiera o de incrementar el cupo asignado
inicialmente por la Gerencia Financiera, este comité estará conformado por el Gerente Comercial,
Administrativo y el Gerente General.
3.12. DESCUENTOS COMERCIALES MAXIMOS PERMITIDOS
Se debe establecer por parte de la Gerencia General, la administrativa y Comercial el descuento máximo
a ofrecer por parte de los asesores por cada línea y aquel que supere este valor deberá venir autorizado
mediante e-mail o firma en la solicitud por parte de los antes mencionados
3.13. DESCUENTOS FINANCIEROS
CASAMOTOR S.A. tendrá establecido como incentivo en términos de descuento financiero por pronto
pago a aquellos clientes que su condición de pago es igual o superior a 30 días, un porcentaje equivalente al
1,5% que se descontara al momento del pago siempre y cuando el pago sea dentro de los siguientes 8 días a
la factura. Este porcentaje podrá variar en la medida que cambie el entorno financiero y se comunicará
oportunamente. Este descuento financiero no es una política comercial y como tal su aplicación requiere la
aprobación de la Gerencia General y/o Financiera y no es para ofrecerlo a los clientes.
3.14. BLOQUEO DE CLIENTES
Esta opción aplicara inmediatamente para los clientes que están en la etapa de pre-jurídico y jurídico,
además de aquellos que en su historial evidencien malos hábitos de pago, o cheques devueltos por primera
vez, que sugieran el retiro del crédito. Esta decisión de bloquear en casos de mal hábito de pago será de la
Gerencia Financiera.
3.15. PEDIDOS RETENIDOS
Los clientes que vencidos el plazo establecido para el pago no hubiesen cancelado les será retenido los
pedidos que realicen. Los asesores deberán estar validando el status de cada pedido que les ingresen para
realizar la gestión necesaria para la aprobación en caso de ser retenido el pedido. Los pedidos podrán ser
retenidos por exceder el cupo o simplemente por mora. Para el caso de cupos los asesores deberán estar
prestos a conocer los cupos de sus clientes y tramitar con anterioridad el posible incremento de cupo. En el
caso de clientes que manejan sucursales a partir de junio la mora de una las sucursales afectasen los
despachos de las demás. Y para los clientes que compran diferentes líneas y son atendidos por diferentes
asesores, el hecho de estar vencido en una línea en particular genera retención en pedidos de otras líneas por
más que en la primera este al día. El manejo del cupo de crédito será también global, es decir que si una línea
agota el endeudamiento del cliente no será posible despacharle otras líneas.
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3.16. INCREMENTO DE CUPOS
Para este fin será necesario validar nuevamente la información financiera y/o actualizar la que existe
inicialmente en el formato solicitud de crédito. Para otro caso será necesario establecer una garantía real
(Hipoteca – Pignoración vehículo). Para esto los costos serán por cuenta del cliente y en el caso de
pignoraciones, se deberá anexar póliza del vehículo con endoso a favor de CASAMOTOR S.A.
3.17. INDICADORES
Para el seguimiento que garantice el cumplimiento de los objetivos se utilizaran dos indicadores básicos:
Rotación de cartera: Indica el comportamiento global de la cartera, determinando cada cuanto día me
pagan los clientes. Este indicador entre otros aspectos permite ver cuál es el asesor que mejor rota su cartera
y que en menor Nº de días consigue cobrar sus facturas.
Porcentaje de cartera vencida a más de 60 días: Indica que porcentaje del 100% de mi cartera tengo
vencida a más de 60 días. Este indicador permite ver claramente los asesores que afectan directamente el
recaudo y ponen en riesgo los recursos de la empresa.
3.18. GARANTIAS REALES
Para el caso de la Motocicletas a crédito directo con Casamotor esta deberá quedar pignoradas a favor
de Casamotor Para el caso de créditos a través de entidades financieras se deberán proceder con base en las
condiciones establecidas por la entidad financiera.
Para las otras líneas las garantías serán necesarias para cuando los cupos superen los 40.000.000
(Cuarenta millones de Pesos), en caso de no estar dispuesto el cliente a establecer la garantía se deberá
solicitar la aprobación de la gerencia financiera. Todo crédito aprobado debe estar respaldado por un pagare
en blanco y carta de instrucciones, a no ser que la Gerencia Financiera acepte lo contrario. Estos documentos
deben contener nombre, número de identificación, firma y huella. En caso de ser el cliente una empresa estos
documentos se deben firmar en los dos costados (derecha e izquierda).
3.19. ACTIVOS RECIBIDOS EN PARTE DE PAGO
Para el caso en que, por motivos de un cobro eficaz y oportuno en aras de evitar pérdidas, se reciban
activos como equipos u otros, estos deberán informarse oportunamente y enviar las especificaciones e
identificación de este a la gerencia financiera para que este trámite la activación del activo en SAP. Si la
decisión de la gerencia financiera es vender el activo el precio del mismo será fijado por este de acuerdo al
valor comercial del mismo. (Motor) Tomado del Departamento de Cartera CASAMOTOR S.A.
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ESTADOS FINANCIEROS
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MATRIZ DE RIESGO
PROCESO AMENAZA NIVEL
RIESGO FRECUENC. SALVAGUARDA
1 Publicidad Se invierta en publicidad vía internet y no se logren los resultados mínimos esperados
2 0.4 Se contrata los servicios de una persona experta en Marketing.
2 Comerciales Con el manejo de clientes, los Comerciales realizan actos en beneficio personal perjudicando a la compañía
1 0.2 Se paga comisión considerable como incentivo a comerciales como buena contribución.
3
Entrega de información
comercial de la empresa
La Información comercial brindada es sobrevalorada o incumple con lo establecido por la empresa.
2 0.5 Se revisa el contenido de la información entregada y se le comunica al comercial que decir
4 Reclutamiento de empresas
Los asesores comerciales dejan vacíos en los acuerdos o contratos de negociación causando riesgos de cartera para la empresa
2 0.4 Verificación de documentos donde se encuentren al día y vigentes
5 Cumplimiento
de pagos Manejo de cobro coactivo que deteriora la relación comercial.
3 0.7 Realizar nuevas políticas para empresas morosas.
6 Firma del Contrato
El Cliente infringe lo estipulado en el contrato el cual fue Firmado y pactado por él mismo.
1 0.3 Se hace firmar el contrato como medio de aceptación y de obligatorio cumplimiento.
7 Entrega
documentación gerente
El gerente operativo recibe la documentación incompleta o falsa.
1 0.2 Verificación en Data Crédito para analizar y estudiar al cliente
8 Ingreso al
sistema cliente nuevo
Las personas encargadas de cobro de cartera clasifican incorrectamente las empresas según su número de empleados
1 0.3 Hacer seguimiento cada 15 días de las empresas nuevas que presentan mora
9 Envió de
Personal a Cliente
El Personal no cumple con el Perfil Profesional solicitado ni con las necesidades del Cliente
2 0.6 Se elabora un proceso de escogencia muy estricto y pruebas que lo certifiquen
10 Envió de Factura
El servicio de personal se presta de forma continua cuando el cliente debe una o más facturas.
3 0.7 Se Usa el método de Cobro jurídico o se llega a un acuerdo de pago
11 La factura se emite fuera de las fechas acordadas o con errores
2 0.5 Se revisa la factura antes de enviarla y se radica al cliente en menos de 2 días
12 Cartera Manejo inadecuado de herramientas y procesos que impiden tener una veraz información de la cartera.
3 0.7 Seguimiento a las empresas que cambian de dirección o crean nuevas sedes
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Pago de Factura
Cheque: Fondos Insuficientes 2 0.4 Se envía notificación inmediatamente por escrito al Cliente que el pago fue rechazado
14 Transferencia: Olvidan reintegrar el valor del 4x1000 por concepto de pago en obligaciones con personal.
2 0.5 La Empresa lo Cobra en la Siguiente Factura
15 Efectivo: Se presentan Faltantes o Sobrantes de dinero
1 0.2 Se cuenta el dinero frente al tesorero o mensajero, en caso de presentarse un faltante no se recibirá el dinero
16 Cobro de Intereses
Moratorios
Al momento de castigar una cuenta Incobrable, el valor de Intereses de mora se arrastran como perdida.
3 0.9 Se lleva como pérdidas o se provisiona
17 Acuerdo de
Pago
Al llegar a un Acuerdo de pago es muy posible perder Liquidez, de igual forma se pueden perder los Intereses de mora
3 0.8 Se lleva como pérdidas o se provisiona
(Propia)
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MAPA DE RIESGO
(Propia)