anÁlisis al sistema de informaciÓn y asignaciÓn de costos …
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ANÁLISIS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE COSTOS GL INGENIEROS S.A.
YULLY ANDREA LONDOÑO DUQUE
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINSTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA
2008
ANÁLISIS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE COSTOS GL INGENIEROS S.A.
YULLY ANDREA LONDOÑO DUQUE
Tutor
JOSE JESUS GIRALDO RESTREPO Contador Público
UNIVERSIDAD CATÓLICA POPULAR DEL RISARALDA PROGRAMA DE ADMINSTRACIÓN DE EMPRESAS
PRACTICAS PROFESIONALES PEREIRA
2008
Dedico este trabajo a mi familia, a mis
amigos y a todas aquellas personas que han cooperado de alguna manera en mi desarrollo
humano y profesional.
“Pues el hombre es inseparable de las palabras. Sin ellas es inasible. El
hombre es un ser de palabras. Las redes de pescar palabras están
hechas de palabras.”
Octavio Paz
AGRADECIMIENTOS
Agradezco a todas las personas que han confiando en mi y me han brindado
día a día el apoyo, el respaldo y la motivación necesaria; para ser de mi
sueños personales y profesionales algo real; A todos y cada uno de los
integrantes de la familia GL INGENIEROS S.A. por permitirme hacer parte de
su equipo de trabajo dejando de esta experiencia una huella enriquecedora e
inolvidable en mi vida.
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN
1. PRESENTACION DE LA EMPRESA GL INGENIEROS S.A.
1.1 RESEÑA HISTORICA
1.2 PRODUCTOS Y SERVICIOS GL INGENIEROS S.A.
1.2.1TABLEROS ELECTRICOS
1.2.2 INGENIERIA
1.3 OPERACIONES DENTRO DE LA EMPRESA
1.4 PLAN ESTRATEGICO
1.5 ALGUNOS CLIENTES GL INGENIEROS
2. NATURALEZA DEL PROBLEMA
2.1 DESCRIPCION DEL AREA PROBLEMÁTICA
2.2 FORMULACION DEL PROBLEMA
2.3 JUSTIFICACION
2.4 DELIMITACION
2.5 OBJETIVOS
2.5.1 OBJETIVO GENERAL
2.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
3. MARCO REFERENCIAL
3.1 ANTECEDENTES
3.2 MARCO TEORICO
4. DISEÑO METODOLOGICO
4.1 DESCRIPCION PROCEDIMENTAL DEL ESTUDIO
4.1.1 TECNICAS DE RECOLECCION DE INFORMACION
4.1.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCION DE INFORMACION
4.1.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5. DESCRIPCION DEL TRABAJO
6. PRESENTACION Y ANALISIS DE RESULTADOS
6.1 LINEAS DE PRODUCTOS GL INGENIEROS
6.2 COSTOS REALES Vs COSTOS PRESUPUESTADOS
6.2.1 TABLEROS DE DISTRIBUCION
6.2.2 GABINETE DE CONTROL
6.2.3 TABLERO GENERAL DE DISTRIBUCION
6.2.4 GABINETE CONTROL 12 CUENTAS
6.2.5 ANALISIS COTIZACIONES Vs COSTOS REALES
6.3 COSTOS Y GASTOS
6.3.1 ESTRUCTURA E GASTOS
6.3.2 ESTRUCTURA DE CIF
6.4 CENTROS DE RESPONSABILIDAD
7. CONCLUSIONES
8. RECOMENDACIONES
9. VIDEO
BIBLIOGRAFIA
ANEXOS
APENDICES
LISTA DE ANEXOS
ANEXO A: FORMATO TIEMPO MANO DE OBRA
ANEXO B: CIF (FUNGIBLES)
LISTA DE APENDICES
APENDICE A: FORMATO REGISTRO COSTOS
LISTA DE TABLAS
Pág.
TABLA 1: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
TABLA 2: COMPARACION COTIZACIONES TABLEROS
DE DISTRIBUCION
TABLA 3: COMPARACION COTIZACIONES GABINETE
DE CONTROL
TABLA 4: COMPARACION COTIZACIONES TABLERO
GENERAL DE DISTRIBUCIÓN
TABLA 5: COMPARACION COTIZACIONES GABINETE
DE CONTROL 12 CUENTAS
TABLA 6: GASTOS DE ADMON Y DE VENTAS
TABLA 7: CIF
LISTA DE FIGURAS Pág.
GRÁFICO 1: TABLERO ELÉCTRICO
GRÁFICO 2: SERVICIO DE INGENIERÍA
GRÁFICO 3: TABLERO DE DISTRIBUCIÓN
GRÁFICO 4: TABLERO DE CONTROL
GRÁFICO 5: CENTRO DE CONTROL DE MOTORES
GRÁFICO 6: CELDAS DE MEDIA TENSION
INTRODUCCIÓN
Un sistema de costos dentro de una empresa es una herramienta
administrativa muy importante a la hora de tomar decisiones; por ello se hace
indispensable que este sistema funcione de una manera eficiente, eficaz y
sobre todo que sea 100% confiable.
En el presente trabajo se analiza el sistema de costos que maneja GL
INGENIEROS S.A., tomando como base la información de costos que se
genera día a día dentro de la empresa; con el objetivo de medir el grado de
confiablidad del sistema utilizado actualmente.
Para ello se realizó un análisis desde distintas perspectivas, es decir, se tomo
encuentra la posición del revisor fiscal, quien se encarga actualmente de
realizar los informes de costos mensuales; la posición administrativa de la
empresa y se involucro una parte académica brindada por el tutor asignado
durante la practica.
En el desarrollo del trabajo, en primer lugar se encuentra una presentación
detallada de la empresa; se define el área problemática, se hace un análisis
de la información encontrada y por último se presentan resultados y
recomendaciones sobre el tema tratado.
ANÁLISIS AL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y ASIGNACIÓN DE COSTOS GL INGENIEROS S.A.
1. PRESENTACION DE LA EMPRESA
1.1 RESEÑA HISTÓRICA
G&L INGENIEROS LTDA., fue constituida por escritura pública No. 0001181
en la Notaria Primera de la ciudad de Pereira el 9 de marzo de 1989 e inscrita
el 10 de marzo de 1989 bajo el número 00890230 del libro IX. Cuyo objeto
social es todo lo relacionado con la prestación de servicios profesionales en el
ramo de la ingeniería eléctrica, electrónica y comunicaciones, mecánica y civil,
actuar como contratista o proveedor, o por iniciativa propia en todos aquellos
negocios o actividades que tengan relación directa con las profesiones
anteriores mencionadas, como la elaboración de estudios, diseños, asesorías,
planos, proyectos, interventoras, construcciones, suministros y montajes.
G&L INGENIEROS LTDA, surge bajo la sociedad de los ingenieros
electricistas Carlos Eduardo Gómez y José Fernando Lopera, quienes en
primera instancia crearon una empresa familiar con el ánimo de poner en
ejecución sus conocimientos en el campo de la ingeniería eléctrica, buscando
la manera de aprovechar las oportunidades en el sector industrial, debido al
creciente dinamismo de la región.
Posteriormente, la empresa comenzó un periodo de transición y crecimiento en
todos sus niveles, empezaron a incrementarse sus recursos físicos, humanos y
financieros. Con el paso de los años, los socios optan por crear una nueva
empresa que ya no se dedicara a la prestación de servicios de Ingeniería sino
a la fabricación de Tableros Eléctricos, la cual recibió el nombre de FATE
LTDA, encargándose además de producir otros productos metal-eléctricos;
como Ductos y Bandejas Porta cables, entre otros.
Luego se realizó un proceso de reajuste y unión de las dos empresas (G&L INGENIEROS LTDA. Y FATEL), quedando una sola empresa bajo el nombre
de G&L Ingenieros Ltda., y fabricando los productos bajo la marca Fatel.
Además de fabricar Tableros Eléctricos y prestar servicios de ingeniería,
también se inició una relación con la multinacional SCHNEIDER ELECTRIC, a
través de la integración de sus productos marca Merlin Gerin y
Telemecanique, en el desarrollo de nuestros proyectos y en la fabricación de
nuestros tableros eléctricos.
Debido a los cambios que involucra el crecimiento de la organización, la
empresa se separó en dos unidades de negocios:
• Montajes Industriales y Automatización
• Fabricación de Tableros
Dichas unidades de negocios se encuentran dirigidas principalmente a la
satisfacción del cliente a través de las necesidades del sector comercial,
industrial e infraestructura, no solo en la región cafetera sino que además
nuestra calidad, compromiso, cumplimiento, proyección y empuje nos ha
permitido ampliar nuestra cobertura tanto en el ámbito nacional como
internacional, permitiéndonos participar en obras de importancia en la industria
Colombiana e incursionar en algunos proyectos en el exterior. Debe tenerse en
cuenta que la empresa también se está desempeñando en el área de
comunicaciones industriales en tiempo real, lo que abre nuevos horizontes para
ingresar a nuevos mercados.
G&L INGENIEROS LTDA, es una empresa que ha logrado sostenerse en un
ámbito de inestabilidad económica, sin embargo es una organización que trata
de mantener estable su planta laboral y busca no solo mejorar, sino también
generar bienestar interno, seguridad y respaldo, con la prestación de sus
servicios y la entrega de productos con la más alta calidad a sus clientes.
Por la experiencia que poseían los socios en el campo industrial, decidieron
montar una firma de ingeniería que se dedicara a cumplir y atender las
necesidades de dicho campo, para ello empezaron por escoger la zona en la
cual sería creada, entonces escogieron la zona del Eje Cafetero por ser una
región industrial, además vieron la oportunidad de que en la región no existían
firmas similares que ejecutaran esta clase de trabajos. La evolución de G&L INGENIEROS LTDA., ha sido constante y progresiva, y de ésta manera han
ido surgiendo necesidades de tipo tecnológico que hicieron necesaria la
creación por parte de los socios de una nueva empresa que comenzó a
funcionar en el año de 1994 y la cual estaría dedicada a complementar su
actividad comercial de montajes y automatización de procesos elaborando
gabinetes metálicos, tableros eléctricos, entre otros.
Estas unidades de negocios buscan la satisfacción del cliente a través del
estudio permanente de las necesidades de las empresas del sector comercial,
industrial y de infraestructura (construcción y obras civiles). La calidad,
compromiso, cumplimiento, proyección y empuje de la empresa ha permitido
ampliar la cobertura del mercado geográfico al ámbito nacional e internacional,
se ha participado en obras de importancia en la industria Colombiana y se ha
incursionado en algunos proyectos en el exterior en países como: Ecuador en
las ciudades de Quito y Ecuador. Se debe tener en cuenta que la empresa
también se está desempeñando en el área de comunicaciones industriales en
tiempo real, lo que abre nuevos horizontes para ingresar a nuevos mercados.
G&L INGENIEROS LTDA, Es una empresa que ha logrado sostenerse en un
mercado, que cada día es mas competitivo pero gracias a su valor agregado
que posee y la confianza que transmite a sus clientes le han dado a la empresa
un renombre y la han reconocido como una empresa de alto nivel competitivo
en el país. La empresa en su carrera de mantenerse y de estar siempre con
los mejores integrantes de la industria, ha venido transformándose pasando de
un negocio familiar a una Pyme y ahora estar como empresa gracias al gran
entusiasmo que posee de todos sus colaboradores al día a día.
En el año del 2007 la empresa cambio su persona jurídica y su numero de
socios, antes era una empresa limitada que contaba con dos socios Carlos
Eduardo Gómez y José Fernando Lopera; ahora es una sociedad Anónima
representada con participación de acciones de su asamblea de socios,
buscando siempre el sueño y la mentalidad de una GL internacional, así
logrando todas sus metas y objetivos.
Actualmente es una empresa industrial ubicada en la avenida 30 de agosto No
40 – 45 de la ciudad de Pereira, identificada con NIT. 800.059.705 con razón
social GL INGENIEROS S.A., orgullosamente contando con una
nomina de 40 trabajadores, representando la estructura de esta gran empresa,
La empresa es una organización que accede al cambio y busca las
necesidades versátiles del mercado, por lo tanto año tras año sigue
consolidando todas sus áreas, como son la de ingeniería, administrativa,
mercadeo, calidad, producción, tratando de mantener y aumentar ese valor
agregado que posee todos sus empleados mediante capacitaciones y las
ganas de entender y comprender el cambio que se necesita para crecer como
empresa y como personas , valorando y buscando alianzas estratégicas con el
objetivo de dar seguridad, respaldo, calidad a todos sus clientes, generando así
un ambiente empresarial y un bienestar interno con todos los colaboradores
que la conforman.
Para cumplir con los objetivos establecidos, la empresa está estructurada en varios procesos. Cada proceso está definido así:
• Proceso de Ingeniería y Proyectos: Encargado del estudio, diseño,
desarrollo y puesta en marcha de soluciones a proyectos relacionados
con automatización de procesos y montajes electromecánicos.
• Proceso de Ventas (Técnico-Comercial): Encargado de conocer,
analizar y solucionar las necesidades de los clientes, plasmándolas en
una cotización ganadora a cada uno de nuestros clientes. Definir las
estrategias y planes de mercadeo para los productos y servicios que
proveemos al mercado.
• Proceso Administrativo y Financiero: Es el encargado de planear,
organizar, ejecutar, dirigir y evaluar las actividades de la empresa a nivel
administrativo.
• Proceso de Producción: Responde por la ejecución, eficiencia,
cumplimiento y calidad de los programas de producción establecidos
para la fabricación de productos metal eléctricos y también es el
encargado del diseño y construcción de los tableros eléctricos de fuerza
y control, celdas, bandejas porta cables entre otros.
1.2 PRODUCTOS Y SERVICIOS DE GL INGENIEROS S.A. 1.2.1 TABLEROS ELÉCTRICOS
GRAFICO 1: TABLERO ELÉCTRICO
Somos fabricantes de sub-estaciones eléctricas, centros de control de motores,
bancos de condensadores, tableros eléctricos para protección y control de
procesos industriales, con controles lógicos programables (PLC y/o variadores
de velocidad).
1.2.2 INGENIERÍA
GRAFICO: SERVICIO INGENIERÍA
Somos distribuidores autorizados y proveedores de: Equipos de maniobra en
baja tensión, autómatas programables, arrancadores y variadores electrónicos,
interruptores de protección, contactores.
En instrumentación distribuimos equipos para control en procesos tales como:
nivel, flujo, presión y análisis industrial. Para control de producción y procesos:
contadores, medidores y controladores. Sistemas de conexión, interfaces y
protecciones y para equipos electrónicos.
• Montajes Industriales: Nos encargamos del montaje de campo, así
como de la parte de sistemas de potencia, tales como subestaciones,
centros de control de motores, montajes industriales en alta y baja
tensión, entre otros. Actualmente tenemos convenios con empresas de
ingeniería mecánica, para montajes electrónicos.
• Automatización: Estudio, planeación, diseño, desarrollo y puesta en
marcha de proyectos relacionados con sistemas de control de máquinas
y procesos industriales. Somos integradores del grupo Schneider Electric en maniobra, automatización y supervisión.
1.3 OPERACIONES DENTRO DE LA EMPRESA
CORTE
DOBLADO
TROQUELADO
ARMADO
PULIDO
LAVADO
PINTURA
ENSAMBLE ELECTRICO
ENSAMBLE FINAL
1.4 PLAN ESTRATÉGICO
MISIÓN Ofrecer lo mejor de nuestro recurso humano, físico y tecnológico, para brindar
soluciones a procesos industriales y fabricación de productos relacionados en
el sector Metal eléctrico, el manejo de la energía y las comunicaciones,
suministrando calidad, respaldo, seriedad, lealtad, precios justos, seguridad y
confiabilidad a nuestros clientes; pensando siempre en el crecimiento de los
valores de nuestros colaboradores y de la sociedad.
VISIÓN
Ser líderes a nivel nacional en las áreas de prestación de servicios de
automatización, montajes industriales, así como la fabricación de productos
para el sector eléctrico y las comunicaciones. Nuestro respaldo tecnológico, de
mercadeo y administrativo, nos permitirán ejecutar procesos altamente
eficientes, que se reflejan en la calidad y confiabilidad de nuestros productos y
servicios, la satisfacción de nuestros clientes, colaboradores y nuestro aporte al
desarrollo social.
POLITICA DE CALIDAD
Fabricar productos y prestar servicios para el sector eléctrico cumpliendo con
los requerimientos convenidos con el cliente, las especificaciones técnicas
ofreciendo optima calidad y entrega oportuna, a través del trabajo conjunto con
proveedores, el desarrollo del talento humano y los recursos necesarios que
faciliten el mejoramiento continuo de todos nuestros procesos.
OBJETIVOS DE CALIDAD
• Aumentar la satisfacción de nuestros clientes
• Garantizar la sostenibilidad y rentabilidad de la empresa en el largo
plazo.
• Aumentar el grado de cualificación del personal que labora en la
empresa.
VALORES
• Honestidad
• Calidad de nuestro trabajo
• Respeto por los clientes
• Orden y responsabilidad
OBJETIVOS CORPORATIVOS
• Aumentar eficiencia y productividad
• Desarrollar altos niveles de rentabilidad
• Sostenibilidad a largo plazo.
1.5 ALGUNOS CLIENTES GL INGENIEROS
2. NATURALEZA DEL PROBLEMA
2.1 DESCRIPCIÓN DEL ÁREA PROBLEMÁTICA Una empresa esta conformada por distintos departamentos o áreas que se
interrelacionan y se retroalimentan entre si; alimentando a la administración
de toda la información necesaria para el proceso de toma de decisiones;
relejando la situación de la empresa desde una panorámica muy amplia;
involucrando la gestión humana, el mercadeo, las ventas, la producción, los
costos, entre otras; todos estos procesos tienen igual importancia para una
organización; pero esta investigación se centrara directamente en la
información de costos y gastos que genera una organización como GL INGENIEROS S.A.
En la actualidad la contabilidad de costos ha venido tomando relevancia frente
a las necesidades de información que se requiere de tipo administrativo; pues
constantemente se presentan diferentes situaciones que afectan el buen
funcionamiento de la empresa y la información que se reporta sobre los costos
y gastos en que incurre la organización para realizar la actividad del negocio y
que por ende rige su comportamiento nutren a la gerencia de una información
vital posibilitando la evaluación del desempeño y la eficacia de las operaciones
que tienen lugar en la entidad.
Existen diferentes sistemas de costeo que llevan a identificar minuciosamente
cada elemento que conforma el costo total de un producto, dependiendo de
las necesidades de la empresa se hace necesario definir el sistema de costos
mas adecuado para implementar; de los sistemas mas utilizados, costeo por
procesos y por ordenes de producción, la empresa GL INGENIEROS S.A. se
ajusta al sistema de costos por ordenes de producción; ya que no se maneja
una estandarización en sus productos ni en sus servicios; cada producto o
servicio se ajusta a las necesidades de cada cliente, lo que hace que todos los
productos y servicios sean diferentes y por ende la manera de costearlos
también sea diferente; condiciones que cumple el sistema de costos por
ordenes de producción; el problema de la empresa radica básicamente en la
identificación y asignación de los componentes que conforman cada elemento
del costo total de una orden o un proyecto; se podría decir que la materia prima
directa y la mano obra directa son los costos mas fáciles de identificar en la
empresa; la dificultad radica en la identificación y en la asignación de los CIF
entre los centros de costos que existen en la misma; pues al no existir una tasa
predeterminada este procedimiento se hace de una manera muy subjetiva lo
que puede llegar a afectar negativa o positivamente las unidades de negocios.
Adicional a esto también se detecta un mal manejo en los gastos generales de
planta
2.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA Se hace necesario en GL INGENIEROS S.A., realizar un estudio minucioso
de la forma en que se están manejando y como esta funcionando todo el
sistema de costos, analizando que tan adecuada es la asignación entre las
unidades de negocio; el comportamiento de los tres elementos que conforman
el costo, es decir, materiales, mano de obra, CIF; identificando inconsistencias
o falencias en el sistema y llegando a conclusiones que ayuden a solucionar
los inconvenientes encontrados en el área de costos y en su administración.
2.3 JUSTIFICACIÓN
La eficiencia y eficacia de las empresas se obtiene gracias a un proceso
ordenado, controlado y dirigido de todas y cada una de las actividades que se
realicen a diario; es por ello que todo negocio debe tener bases sólidas y bien
fundamentadas para medir y autoevaluar su gestión, pues de allí depende el
futuro del mismo; los costos dentro de una organización ayudan de una manera
muy objetiva a evaluar y a medir las unidades de negocio que existen dentro
de una empresa determinando hasta que punto se puede ser competitivo en
cuanto a precio sin dejar a un lado la rentabilidad deseada por la empresa.
El trabajo esta enfocado entonces a revisar el sistema de información de costos
dentro de GL INGENIEROS S.A.; ya que se han detectado inconvenientes en
cuanto a la asignación de cada uno de los elementos del costo, ocasionando
que la unidades de negocio de la empresa en su estructura se vean afectados
positiva o negativamente por este mal manejo, en últimas lo que esto ocasiona
es una evaluación injusta de las unidades que existen en la empresa, dando
como resultado una evaluación negativa de algunas áreas.
En la empresa existen unos porcentajes de asignación de costos, pero es
necesario corroborarlos ya que en más de una ocasión se han visto
distorsionados, afectando la rentabilidad del negocio.
Se espera que al concluir el trabajo la empresa tenga mas claro que tan
objetiva es la asignación de costos que se esta manejando en este momento
por unidades de negocio, que tan reales son los porcentajes de asignación de
cada uno de los elementos del costo, y de esta manera pueda tener una base
mas firme y confiable a la hora de tomar decisiones sobre los costos de la
organización , lo cual es la base para definir precios y por ende
rentabilidades.
2.4 DELIMITACIÓN
El trabajo se realizara en la empresa GL INGENIEROS S.A., ubicada en la Av
30 de agosto No 40- 45 en la ciudad de Pereira, la empresa tiene un promedio
de 40 empleados, entre la parte administrativa y la planta.
El proyecto tendrá una duración de 7 meses, a partir del 30 de noviembre de
2007; meses los cuales serán de recolección de la información, elaboración y
entrega de resultados.
El trabajo propuesto beneficiara directamente a la empresa, las conclusiones a
las que se espera llegar son de tipo administrativo y llevaran en ultimas a dar
bases para toma de decisiones sobre el sistema de costos de la empresa.
2.5 OBJETIVOS
2.5.1 OBJETIVO GENERAL
Revisar el sistema de información de costos de GL INGENIEROS S.A., con
el fin de encontrar e identificar cuales son las falencias que existen en este
momento en la empresa.
2.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Realizar un análisis detallado de la manera en que se están
asignando los costos por unidades de negocio.
• Corroborar que los porcentajes de asignación de los elementos que
conforman el costo total, es decir, materia prima directa, mano de
obra directa y costos indirectos de fabricación, sean los más
adecuados en este momento para la empresa.
• Realizar un análisis detallado, mes a mes de todos los costos
dentro de la organización.
• Comparar cotizaciones de algunas órdenes de trabajo con los costos
reales de las mismas, para analizar que tan variables pueden llegar a
ser.
• Encontrar la tasa predeterminada mas adecuada para la asignación
de los costos indirectos de fabricación.
• Conocer cual es el manejo que se le dan a los costos en cada área
de la empresa y de esta manera determinar si se están manejando
de una manera sincronizada.
3. MARCO REFERENCIAL
3.1 ANTECEDENTES Los costos dentro de una empresa inician en el mismo momento en que inicia
el negocio como tal; pues desde sus inicios se es indispensable incurrir en una
cantidad de costos para poner en marcha la actividad del negocio.
En GL INGENIEROS S.A. aunque no existiera una estructura formal de
costos si tuvieron su aparición dentro de la empresa desde el mismo día de su
nacimiento; en un principio el sistema de costeo era mas sencillo puesto que
solo existía un centro de costos, (PROYECTOS DE INGENIERIA); al ser esta
unidad de negocio ubicada en el área de servicios el sistema de costeo en su
esencia era mas sencillo; al transcurrir los años la empresa empezó a crecer
en todas sus áreas, dando origen al segundo centro de costos (TABLEROS);
donde paso a ser mas complejo todo el sistema de costeo; pues al existir dos
unidades de negocio se tenia que empezar a determinar los costos tanto de
una unidad como de la otra y distribuirlos de la manera mas apropiada posible;
es en este momento donde surge en la empresa formalmente el sistema de
costeo por ordenes de producción el cual esta implementado hoy día.
Este sistema de costeo empezó a ser implementado por el revisor fiscal de la
empresa, quien día a día ha tratado de mejorar el sistema; aproximadamente
para el año 2002 el señor Guillermo empezó darle luz al sistema de costos de
la empresa tratando de dar mas orden y claridad a los costos tanto de
ingeniería como se servicios; posteriormente el señor Juan Felipe Ortiz realizo
una base de datos en Excel muy apropiada para calcular la mano de obra
directa y materiales directos por ordenes de producción; información utilizada
por el revisor fiscal para hacer los informes de costos de la empresa mes a
mes.
De esta serie de situaciones surge la necesidad de realizar un trabajo
altamente analítico que busca establecer una forma idónea para asignar los
costos o de corroborar el sistema de costeo existente.
3.2 MARCO TEÓRICO
L a contabilidad de costos es una herramienta gerencial para la acumulación y
el análisis de información importante, la cual es utilizada para la planeación el
control y la toma de decisiones dentro de una empresa; el hecho de contar con
un sistema de costos bien planteado y bien manipulado lleva a que la esencia
del negocio perdure y se sostenga en el futuro; y para llegar a ello es necesario
tener claridad en varios temas que afectan directamente el sistema de costos
dentro de una organización como lo son primordialmente los elementos que
conforman el costo total de un producto, la relación implícita entre estos
elementos y la producción, la capacidad para asociarlos y asignarlos en el
departamento donde se incurrieron, el periodo en el cual se van a cargar y por
ultimo estar en la capacidad de utilizar esta información en la planeación, el
control y la toma de decisiones.
Un buen sistema de costos dentro de la empresa lleva en primera instancia a
tener una base sólida y bien fundamentada para tomar decisiones en cuanto a
precio, identificar cuales son los productos con mayor margen de utilidad, que
áreas del negocio son mas rentables, permite establecer diferencias entre
periodos, hacer comparaciones entre empresas, controlar e identificar los
puntos críticos dentro de la empresa y tomar decisiones estratégicas en cuanto
proveedores, procesos, clientes, entre otros, se podría decir que es una de las
herramientas mas útiles para planificar y controlar las actividades vitales del
negocio.
En el momento de definir un sistema de costos y elegir el mas apropiado para
una empresa, es necesario tener presente como funciona el negocio
integralmente, analizando el tipo de producto, la capacidad instalada de la
planta, las ventas esperadas en un periodo determinando, entre otros temas
de vital importancia, una vez analizado esta información e identificado la
necesidades de la empresa se puede llegar a definir el sistema de costos mas
adecuado ya sea por procesos, por periodos, por ordenes, por actividades,
entre otros; específicamente hablando de GL INGENIEROS S.A., el sistema de
de acumulación de costos utilizado y es el mas apropiado para la empresa es
el COSTEO POR ORDENES DE PRODUCCION, puesto que en la empresa no
se presenta una producción en serie de un mismo producto, cada bien
producido cumple con unas especificaciones del cliente, cada producto se
podría llegar a firmar es único, situación que se asemeja al planteamiento de
un costeo por ordenes de producción. “este sistema es mas adecuado cuando
se manufactura un solo producto o grupo de productos según las
especificaciones dadas por un cliente, es decir, cada trabajo es “hecho a la
medida” según el precio de venta acordado que se relaciona de manera
cercana con el costo estimado.”1
Sin lugar a dudas este sistema es el más apropiado para la empresa, pero
cualquier sistema de costos tiene implícito una serie de responsabilidades,
pues una mala estimación de costos sin importar el sistema manejado puede
llevar por citar solo un ejemplo a una equivocada decisión de precio y por ende
afecta la rentabilidad del negocio.
En el sistema de costos por ordenes de producción, los elementos del costo se
acumulan por a cada orden de trabajo, los materiales directos y la mano de
obra directa son los elementos mas fáciles de identificar y asignar en una
determinada orden, el problema se encuentra en la asignación del tercer
elemento del costo, es decir, en los costos indirectos de fabricación, por lo que
se hace necesario estimarlos o proyectarlos, pues estos costos no incurren de
una forma uniforme en cada orden y están compuestos por un sin numero de
ítems que no tienen una relación directa con la orden de trabajo por lo tanto no
1 RALPH S, Polimeni. Contabilidad de Costos. Tercera edicion. Mc Graw Hill. Bogota. 1994. pag. 47
son fácilmente asignables, de allí surge la necesidad de crear una tasa
predeterminada para la estimación y la asignación de los CIF.
Los costos indirectos de fabricación son “el elemento más difícil de medir,
controlar y asignar al producto o servicio final, lo que representa un gran
problema para los encargados de la distribución de costos en las empresas, ya
que hoy en día es un elemento de cuantía significativa.”2
Los costos indirectos de fabricación se clasifican en tres grupos; CIF variables
cuando hablamos de costos que cambian proporcionalmente con e l volumen
de producción ejemplo de ellos tenemos empaques, fletes, insumos, entre
otros; los costos fijos se mantiene constantes independientemente del volumen
de producción como lo es el arriendo; y los CIF mixtos compuestos por una
parte variable y otra fija; los CIF mixtos se clasifican a su vez en CIF semi-
variables y CIF escalonados; los semi-variables cuando la parte fija
representa una porcentaje del CIF muy mínima la parte variable es la que
representa el mayor peso dentro del costo de un producto; los CIF escalonados
son aquellos que cambian directamente con el nivel de producción.
La tasa predeterminada de los CIF por lo general se fijan en $ por unidad base,
ya se horas maquina, horas hombre, unidades a producir estimadas o la que
resulte mas apropiada y tenga un comportamiento mas estable en el proceso.
El uso de una tasa predeterminada lleva a generar unos CIF aplicados o
estimados que generalmente no coinciden con los CIF que realmente se
presentaron, lo que al final genera unos CIF sub-aplicados, es decir, los costos
reales fueron mayores a los estimados o esperados, pero de igual forma se
pueden presentar uno CIF sobre-aplicados, es decir los costos reales fueron
menores a los costos estimados.; por lo cual se debe generar un ajuste.
2 http://docencia.udea.edu.co
La diferencia que se da entre los CIF estimados y reales puede ser producto de
tres situaciones; la primera radica en un incremento inesperado en cualquier
componente de los CIF; la segunda situación es una variación en la eficiencia
de los trabajadores en el proceso de producción lo cual se ve reflejado en mas
o menos horas de trabajo lo cual lleva implícito unos CIF, por ultimo se puede
presentar una variación en el volumen de producción lo que distorsiona la
estimación.
Debido al recorrido teórico que se ha hecho referente a un sistema de costos
se puede decir que es un tema amplio, profundo y arduo en cualquier
empresa; mas aun en una empresa como GL INGENIEROS S.A. donde la
producción no es uniforme y de hecho es muy atípica mes tras mes; pero para
concluir se podría afirmar que hoy día empresa que piense en competitividad
debe contar internamente con una gestión estratégica de costos; la
competitividad puede estar relacionada con la eficiencia de los recursos
humanos, el sistema de calidad, nuevas tecnologías; pero sobre todo con una
reducción de costos y una generación de mayores márgenes de rentabilidad;
Un buen control de costos es una herramienta muy estratégica para una
empresa; en el momento en que se tiene un conocimiento de cual es el
comportamiento que estos tienen dentro del negocio se puede empezar a
trabajar en disminuirlos lo mas posible sin dejar a un lado obviamente la
calidad; lo cual permite ser mas interesantes para nuestros clientes en cuanto
a precio y para los accionistas en cuanto a rentabilidad.
4. DISEÑO METODOLÓGICO 4.1 DESCRIPCION PROCEDIMENTAL DEL ESTUDIO El trabajo se desarrollara mediante una investigación descriptiva ya que es el
tipo de investigación mas adecuado para el problema que se va a tratar, pues
es una investigación cualitativa, estructurada y puede llegar a conclusiones
muy concretas; a su ves será de tipo longitudinal ya que se medirán algunas
variables repetidamente mes tras mes.
4.1.1 TECNICAS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN La recolección de la información necesaria para poner en marcha la
investigación y de esta manera poder llegar a concluir y analizar lo que esta
sucediendo en la empresa; en primer instancia estará basada en la
interrogación a personas expertas y que conocen cual es el manejo que se ha
venido dando a los costos y gastos dentro de la empresa; además de utilizar
información primaria y secundaria; primaria cuando se esta hablando de
informes y datos hallados en la empresa para ser analizados, como informes
de costos, ventas, presupuestos, cotizaciones, ordenes de trabajo, entre otros,
y la información secundaria será la ayuda de estudios realizados años atrás,
además de una amplia referencia bibliografíca.
4.1.2 INSTRUMENTOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
Los instrumentos que se utilizaran para la recolección de la información estarán
basados en entrevistas y observación directa de la información relevante
dentro de la empresa y un análisis de la información hallada en la empresa
con la teoría encontrada sobre el tema de investigación.
4.1.3 CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
DICIEMBRE ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4
INDUCCION GENERAL DE LA EMPRESA INDUCCION DEL CARGO ENTREGA INFORME DE UBICACIÓN DEFINICION DEL TRABAJO VISITA TUTOR Y ASESOR ENTREGA PRIMER INFORME ENTREVISTA REVISOR FISCAL REUNION SUPERVISOR DE PRODUCCION RECOLECCION DE INFORMACION ENTREGA SEGUNDO INFORME VISITA TUTOR Y ASESOR ANALISIS DE COSTOS MES A MES REUNION TUTOR Y ASESOR ENTREGA BORRADOR FINAL INFORME MENSUAL DE VENTAS INFORME DE SERVCIOS PUBLICOS PRENOMINA PERSONAL INFORME DE CAPACITACIONES INFORME DE ACCIDENTES INFORME FINAL 2007 MANEJAR LA BOLSA DE GASTOS
CONTROLAR LA DOTACION PROGRAMAR Y ASISTIR COPASO INDUCCION NUEVO PRACTICANTE DEFINIR CONCLUSIONES ENTREGA TRABAJO FINAL
ubicación a la empresa entrega de informes actividades para desarrollar el trabajo
actividades de la empresa
TABLA 1: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
5. DESCRIPCIÓN DEL TRABAJO La empresa GL INGENIEROS S.A. es conciente de la falencia que existe en la
empresa con el manejo interno de los costos, por ello la propuesta de la
gerencia consistió en desarrollar el trabajo de practica en función de este
tema.
En la primera fase se realizo una reunión entre tutor, jefe y estudiante;
dejando bien planteado lo que se quería alcanzar por medio del desarrollo del
trabajo; concluyendo que el trabajo consistiría en dar una mirada global al
sistema de costos implementado en la empresa, de esta manera detectar las
falencias mas significativas.
Posteriormente se tuvo una reunión con el revisor fiscal de la empresa,
persona encargada de generar mes a mes los informes de costos para la
empresa quien desde su perpespectiva explico el manejo que contablemente
se le dan a los costos dentro de la empresa; según él los porcentajes de
asignación son el resultado de datos históricos, son basados en el
comportamiento en el transcurso de los años de la empresa; simultáneamente
se desarrollo también reunión con el entonces encargado de producción el
señor Adrián Cardona, quien nos explico el manejo operativo que él aplica en el
manejo de los costos; de esta manera se tuvo un panorama muy completo.
En un principio se presento un error ya que se planteo un sistema de costos
por órdenes de producción única e irrepetible, lo cual era falso pues la empresa
aunque si tiene características de tener una producción por órdenes ya que
cumple con requerimientos y especificaciones de cada cliente; si se tienen
ciertas líneas de productos que son la base del portafolio de productos de la
empresa; facilitando con ello un estudio de costos dentro de la empresa.
En el momento de hacer comparación entre costos reales y costos
presupuestados se presentaron varios inconvenientes, pues la información
dentro de la empresa no es manejada de forma sincronizada en cuanto a
ordenes de trabajo y cotizaciones; por lo tanto se hizo necesario hacer una
investigación muy precisa para determinar similitudes entre cotizaciones y
ordenes de trabajo, como fechas, especificaciones, entre otras.
El análisis que se desarrollara a continuación esta basado sobre información
real, recopilada en los primeros meses del año 2008, por medio de la
observación, entrevistas, datos históricos, y de la misma experiencia vivida día
a día en la empresa.
6. PRESENTACIÓN Y ANÀLISIS DE LOS RESULTADOS
Aaunque GL INGENIEROS no es una empresa que produce en serie una
misma referencia de productos, si existen algunas líneas de productos que son
la base para el negocio; ahora estos productos no son siempre los mismos ya
que cumplen con las especificaciones que exige cada cliente; pero como en
general los productos son utilizados con un mismo fin las especificaciones del
cliente coinciden, generándose una serie de productos que conforman las
líneas que en este momento maneja la empresa, este un muy buen factor
para analizar y desarrollar este trabajo; por tanto a continuación se hará
referencia de cada línea de producto que tiene la empresa:
6.1 LINEAS DE PRODUCTOS GL INGENIEROS S.A. I) CONTADORES
• DIRECTOS
• 1.2 SEMIDIRECTOS
II) TABLEROS DE DISTRIBUCION
• TABLEROS DE TRANSFERENCIA
• BANCOS DE CONDENSADOR
III) TABLEROS DE CONTROL
• CENTRO DE CONTROL DE MOTORES
• TABLEROS DE ILUMINACION
IV) CELDAS DE MEDIA TENSION
• CELDAS DE MEDIDA
• CELDAS DE PROTECCION
• CELDAS DE TRANSFORMADOR
V) GABINETES
• COMPACTO
• HERMETICO
VI) CANALETAS (Según Especificaciones del Cliente)
CONTADOR: Un contador eléctrico no es más que un dispositivo que mide y
registra la energía eléctrica que consume un receptor. La diferencia entre dos
lecturas, corresponderá a la energía suministrada en el período de tiempo
transcurrido entre ambas lecturas.
CONTADOR DIRECTO: Un contador es directo cuando el medidor se ubica en
serie con la carga, haciendo necesario que los cables de acometida y carga
pasen a través de el.
CONTADOR SEMIDIRECTO: Un contador es semi directo cuando al medidor
llegan unas señales de tensión tomadas directamente de la acometida y carga
pasen a través de el.
TABLEROS DE DISTRIBUCION: Son tableros que reciben la acometida
proveniente de los contadores y reparten la energía a los circuitos.
GRAFICO 3: TABLEROS DE DISTRIBUCION
TABLEROS DE TRANSFERENCIA: Tableros que reciben energía
suministrada por las empresas de energía y también por plantas generadoras a
base de combustible; su función principal es mantener energizados los circuitos
que de ellos dependen sin importar se es energía de la red o de la planta.
BANCO DE CONDENSADOR: Tableros utilizados para corregir el desfase en
grados eléctricos entre la onda de corriente y voltaje, provocada por el uso de
motores en la red.
TABLEROS DE CONTROL: Tableros utilizados para maniobrar. (Encender o
apagar)
GRAFICO 4: TABLERO DE CONTROL
CCM: Centros de control de motores que facilitan la maniobra local o que a
distancia de motores eléctricos pueden manejar arranque, inversión de giro,
variación de velocidad y secuencia.
GRAFICO 5: CENTRO DE CONTROL DE MOTORES
TABLEROS DE ILUMINACION: Estos tableros controlan los circuitos de
iluminación, normalmente utilizados en edificios, centros comerciales o
almacenes de cadena.
CELDAS DE MEDIA TENSION:
GRAFICO 6: CELDAS DE MEDIA TENSION
MEDIDA: Utilizadas para medir el consumo de energía en industrias o edificios
cuya alimentación de energía supera 1000 v AC. normalmente 13200. v ó
33.000 v; su medición se realiza a través de transformadores de corriente y
voltaje que reducen los altos valores.
PROTECCION: Utilizadas para proteger el sistema eléctrico a través de
transformadores de corriente y voltaje que reducen los altos valores.
TRANSFORMADOR: Celdas para alojar los transformadores que reducen el
voltaje suministrado por las empresas de energía (13200. v ó 33.000 v) a 440 v
ó 220 v AC.
Una vez identificadas las lineas de producto de la empresa, se extrajeron de
las órdenes de producción de lo corrido del año órdenes por línea de producto
para hacer una comparación del costo real vs. el costo presupuestado.
Un aspecto que se debe aclarar y es de vital importancia para el presente
trabajo es el estudio de tiempos y movimientos dentro de la empresa, pues se
ha detectado que estos se encuentras desactualizados por lo que en lo
concierne sobre todo en la parte metalmecánica el valor en $ de la mano de
obra no es muy real.
Otro de los aspectos que se debe estudiar es la hoja de tiempos llevada por los
operarios de la planta, pues estos no son llevados de la mejor manera, pues no
existe en la empresa cultura o conciencia de la importancia de estos en el
cálculo de los costos.
El registro de la materia prima no es el más adecuado, ya que en muchas
ocasiones el registro de la misma no se hace en el tiempo adecuado.
Las cotizaciones de la empresa refiriéndonos específicamente al área de
tableros esta basada en calcular el valor de los materiales mayores, materiales
menores y mano de obra; estos tres ítems conforman el costo total,
olvidándose o dejando a un lado el calculo de los CIF; después de hallar el
costo total se aplican unos porcentajes donde se halla el AUI (administración,
utilidad, imprevistos.); con estos cálculos se llega a la decisión del precio final
para el cliente.
6.2 COSTOS REALES Vs. COSTOS PRESUPUESTADOS
Una buena manera para determinar que tan eficiente es el sistema de costeo
que maneja la empresa, es comparar los costos presupuestados por orden de
producción con los costos arrojados una vez terminada la orden. Por tanto se
escogieron cuatro líneas de producto, siendo estas las más producidas en lo
corrido del año 2008, además de ser las que reportaban la información
necesaria para dicha comparación.
6.2.1 TABLEROS DE DISTRIBUCION
REAL COTIZADO VARIACION REAL COTIZADO VARIACION
2077 2077 % 2043 2043 % MANO DE OBRA: $ 213.593 $ 600.913 64% $ 192.254 $ 255.644 25%
MATERIALES $
17.722.679$
19.427.809 9%$
5.756.276 $ 8.275.519 30%CIF $ 106.797 $ 0 #¡DIV/0! $ 96.127 $ 0 #¡DIV/0!
COSTO TOTAL $
18.045.146$
20.030.799 10%$
6.046.700 $ 8.533.206 29%PRECIO DE VENTA
$ 25.238.359
$ 10.483.000
REAL COTIZADO VARIACION REAL COTIZADO VARIACION
2152 2152 % 2098 2098 % MANO DE OBRA: $ 316.673 $ 168.777 -88% $ 48.462 $ 74.596 35%
MATERIALES $ 718.631 $ 1.068.855 33%$
1.002.082 $ 1.094.596 8%CIF $ 158.336 $ 0 #¡DIV/0! $ 24.231 $ 0 #¡DIV/0!
COSTO TOTAL $
1.195.792 $ 1.239.784 4%$
1.076.873 $ 1.171.290 8%PRECIO DE VENTA $ 1.740.000 $ 1.700.000
TABLA 2: COMPARACION COTIZACIONES TABLEROS DE DISTRIBUCION
Como se puede observar en las tablas anteriores el valor cotizado siempre es
mayor que el valor real, pero aun así se evidencias problemas, ya que no
existe una escala muy similar entre lo real y proyectado en algunos casos hay
márgenes de diferencia del 9%,(caso 2077) en otras ocasiones del 30% (caso
2043); 4% (caso 2152) y en otros casos del 8% (caso 2098); no hay una
secuencia lógica entre los costos reales y lo costos presupuestados.
6.2.2 GABINETE DE CONTROL
TABLA 3: COMPARACION COTIZACIONES GABINETE DE CONTROL
En el caso de los gabinetes de control podemos ver que en estas dos
cotizaciones los costos se presupuestaron por debajo de lo que se consumió
realmente; en el caso de la 2071 estuvo un 8% por debajo y en el caso de la
2070 un 4%.
6.2.3 TABLERO GENERAL DE DISTRIBUCION
REAL COTIZADO VARIACION REAL COTIZADO VARIACION
2081 2081 % 2085 2085 % MANO DE OBRA: $ 123.268 $ 135.695 9% $ 200.232 $ 129.279 -55%MATERIALES $ 2.457.933 $ 2.050.358 -20% $ 2.083.301 $ 1.963.296 -6%CIF $ 61.634 $ 0 #¡DIV/0! $ 100.116 $ 0 #¡DIV/0! COSTO TOTAL $ 2.642.835 $ 2.186.053 -21% $ 2.383.649 $ 2.092.575 -14% $ 3.430.000 $ 3.110.000
TABLA 4: COMPARACION COTIZACIONES TABLERO GENERAL DE DISTRIBUCIÓN
REAL COTIZADO VARIACION REAL COTIZADO VARIACION
2071 2071 % 2070 2070 % MANO DE OBRA: $ 367.852 $ 139.721 -163% $ 351.581 $ 139.721 -152%MATERIALES $ 1.440.347 $ 1.702.997 15% $ 1.382.507 $ 1.702.997 19%CIF $ 183.926 $ 0 #¡DIV/0! $ 175.790 $ 0 #¡DIV/0! COSTO TOTAL $ 1.992.125 $ 1.842.718 -8% $ 1.909.878 $ 1.842.718 -4% $ 2.483.000 $ 2.483.000
Los tableros generales de distribución se encuentran en la misma situación que
los gabinetes de control su costos presupuestados son inferiores a los costos
reales.
6.2.4 GABINETE CONTROL 12 CUENTAS
TABLA 5: COMPARACION COTIZACIONES GABINETE DE CONTROL 12 CUENTAS
En el caso de los gabinetes de control de 12 cuentas se observa que los costos
cotizados son superiores a los costos reales.
6.2.5 ANÁLISIS COTIZACIONES VS COSTOS REALES
Dada la situación que se encuentra reflejada en las tablas anteriores se puede
demostrar que no existe un sistema de costos y cotizaciones reales que
funcionen de una forma sincronizada, se están presentando problemas tanto
en la parte de cotización, como en la parte de registro de costos reales. Esta
situación refleja la posición que se planteo en un principio, es decir, los costos
hacen gran parte del sistema de información dentro de una empresa; por lo que
un mal manejo de los mismos puede distorsionar el objetivo primordial de la
empresa lo cual trae implícito un gran riesgo financiero.
REAL COTIZADO VARIACION REAL COTIZADO VARIACION
2072 2072 % 2086 2086 % MANO DE OBRA: $ 228.585 $ 106.327 -115% $ 177.894 $ 116.138 -53%MATERIALES $ 492.604 $ 1.286.978 62% $ 980.351 $ 1.887.961 48%CIF $ 114.292 #¡DIV/0! $ 88.947 $ 0 #¡DIV/0!
COSTO TOTAL $ 835.481 $ 1.393.305 40%$
1.247.192 $ 2.004.099 38%PRECIO $ 1.930.000 $ 2.860.000
La información que se utiliza para analizar y estudiar el comportamiento de los
costos surge del día a día y es alimentado por todos y cada uno de las
personas que hacen parte del proceso productivo de la empresa; por ello los
formatos que ellos utilizan y el que sean diligenciados de la manera mas
adecuada son la clave para otorgarle confiabilidad a la información.
El hecho de que en el análisis anterior se evidencien diferencias tan grandes
entre los costos presupuestados y los reales; no son más que el reflejo de un
mal sistema de información de costos; si no hay un proceso donde se
acumulen de una manera organizada y confiable los costos de una orden X
resulta imposible llegar a conclusiones o alimentar a la gerencia en la toma de
decisiones.
Actualmente GL INGENIEROS trabaja con un formato para acumular los
tiempos de mano de obra por mes y por persona; en este formato se plasma
día a día el trabajo realizado y su respectiva orden, mes a mes la información
hallada en este formato es digitada en un archivo de Excel el cual arroja
información del primer elemento del costo, es decir, mano de obra, por orden
de producción.
El segundo elemento del costo Materia Prima, es reportado por almacén y en
el área de producción se encargan de digitar esta información cada mes, y de
esta manera se acumulan estos costos por orden de producción, pero aquí se
evidencia un inconveniente; algunas órdenes al finalizar un mes se encuentran
en proceso y los costos de materiales quedan distribuidos en varios meses; y
por otro lado los costos de materiales en algunos meses no alcanzan a llegar a
tiempo antes de hacer cierre de mes; en el mes siguiente esa orden
probablemente ya se entrego por tanto hay un registro de materiales que no es
tenido en cuenta y no es acumulable a ninguna orden.
En cuanto al tercer elemento que conforma el costo de producción, es decir, los
CIF; no existe como tal un reporte donde se acumulen estos costos como tal;
en este momento es manejado como el 50% de la mano de obra.
Posteriormente para hallar el costo total se integran estos reportes en un
archivo que resume la información cada mes por orden; información que no es
muy confiable debido a la situación expuesta anteriormente.
6.3 COSTOS Y GASTOS Dentro de toda organización se presentan erogaciones a diario, pero es
indispensable saber evidenciar cuales son un costo y cuales un gasto,
definiendo costo como “Administrativamente: suma de erogaciones en que se
incurre para la adquisición de un bien o de un servicio, con la intención de que
genere un ingreso o beneficio en el futuro”3; es decir, un costo es toda aquella
erogación que se espera sea recuperada; por otro lado “se entiende por gasto
al sacrificio económico para la adquisición de un bien o servicio, derivado de la
operación normal de la organización, y que no se espera que pueda generar
ingresos en el futuro”4 estos gastos se dividen en gastos de administración,
gastos financieros y gastos de distribución.
Teniendo definido claramente cual es el papel de un costo y un gasto dentro de
una empresa, se hace necesario clasificar tanto el uno como el otro, en su
concepto mas básico, en fijo o variable; de esta manera se podrán manipular
con mas seguridad los costos de la empresa; creando la tasa predeterminada
mas apropiada par la a asignación de los CIF, uno de los inconvenientes de la
empresa GL INGENIEROS en este momento.
Según la información encontrada en la empresa, la estructura de costos y
gastos es la siguiente. 3 http://www.mitecnologico.com/Main/ConceptoYDiferenciaEntreErogacionesCostoYGasto 4 Ibid
6.3.1 ESTRUCTURA DE GASTOS
GASTOS DE ADMON Y VTAS GASTOS DE PERSONAL VARIABLE HONORARIOS VARIABLE IMPUESTOS FIJO ARRENDAMIENTOS FIJO CONTRIBUCIONES Y AFILIACIONES VARIABLE SEGUROS FIJO ASEO Y VIGILANCIA FIJO SERVICIOS TEMPORALES VARIABLE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO SEMIVARIABLE ENERGIA ELECTRICA SEMIVARIABLE TELEFONO SEMIVARIABLE CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS VARIABLE TRANSPORTES Y FLETES VARIABLE SEGUIMIENTO NORMAS ISSO FIJO PROPAGANDA Y PUBLICIDAD VARIABLE OTROS SERVICIOS VARIABLE GASTOS LEGALES VARIABLE MANTENIMIENTO Y REPARACIONES VARIABLE ADECUACIONES E INSTALACIONES VARIABLE GASTOS DE VIAJE VARIABLE DEPRECIACIONES FIJO DIFERIDOS SOFTWARE FIJO SUSCRIPCIONES FIJO COMISIONES VARIABLE GASTOS DE REPRESENTACION VARIABLE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA FIJO PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA FIJO ESTAMPILLAS VARIABLE COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES VARIABLE TRANSPORTE URBANO VARIABLE CASINO Y RESTAURANTES VARIABLE PARQUEADEROS VARIABLE OTROS GASTOS VARIOS VARIABLE CARTERA PERDIDA VARIABLE
TABLA 6: GASTOS DE ADMON Y DE VENTAS
6.3.2 ESTRUCTURA DE CIF
CIF HONORARIOS VARIABLE
IMPUESTOS FIJO
ARRENDAMIENTOS FIJO
SEGUROS FIJO
ASEO Y VIGILANCIA FIJO
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO SEMIVARIABLE
ENERGIA ELECTRICA SEMIVARIABLE
TELEFONO SEMIVARIABLE
CORREO, PORTES Y TELEGRAMAS VARIABLE
TRANSPORTES Y FLETES VARIABLE
PROPAGANDA Y PUBLICIDAD VARIABLE
SERVICIOS AUXILIARES DE PRODUCCION VARIABLE
MANTENIMIENTO Y REPARACIONES VARIABLE
ADECUACIONES E INSTALACIONES VARIABLE
GASTOS DE VIAJE VARIABLE
DEPRECIACIONES FIJO
COMISIONES VARIABLE
ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERIA FIJO
PAPELERIA Y UTILES DE OFICINA FIJO
ESTAMPILLAS VARIABLE
COMBUSTIBLES Y LUBRICANTES VARIABLE
TRANSPORTE URBANO VARIABLE
CEFETERIA Y RESTAURANTE VARIABLE
PARQUEADEROS VARIABLE
FUNGIBLES VARIABLE
HERRAMIENTAS MENORES VARIABLE
GASTOS DE SEGURIDAD INDUSTRIAL VARIABLE
SERVICIOS EXTERNOS POR CONTRATOS VARIABLE
AVISOS Y PUBLICACIONES VARIABLE
TABLA 7:CIF
Teniendo clasificado todos y cada uno de los ítems que conforman los costos y
los gastos de la empresa GL INGENIEROS, se puede pronosticar de una
manera mas confiable cuales son los costos y los gastos de la empresa por
periodos; se hace necesario hacer un trabajo con los CIF variables para
detectar cual es la tasa predeterminada que mas se ajusta al proceso y a la
estructura de la empresa.
6.4 CENTROS DE RESPONSABILIDAD Se hace evidente la necesidad de crear centros de responsabilidad dentro de
una empresa cuando el negocio esta creciendo y con ello crece también el
grado de complejidad de todas las actividades dentro de la organización,
creciendo implícitamente todas sus estructuras, es aquí donde nace la
necesidad de descentralizar la toma de decisiones, con ello se genera un
mayor control y por ende la eficacia en todos los procesos; “Se define como
un área de responsabilidad un centro de actividad que desarrolla un conjunto
de funciones, que pueden o no coincidir con una unidad organizativa o
subdivisión estructural dentro de la empresa, al frente de la cual se encuentra
un responsable facultado para desplegar acciones encaminadas a que las
tareas asignadas al área se desarrollen de forma eficiente. El área de
responsabilidad constituye la base del esquema de dirección de las empresas,
por lo cual deben estar bien definidas en cada entidad. Una premisa básica
para la determinación de un área de responsabilidad es que su jefe pueda
controlar y accionar sobre los gastos que en la misma se originan y
consecuentemente responder por su comportamiento”.5 En GL INGENIEROS existen dos centros de costos; tableros e ingeniería; los costos y gastos que
cada centro generan mes a mes son acumulados en contabilidad según
reportes del responsable de cada centro; pero este manejo no es lo
suficientemente eficiente, especialmente cuando se habla de CIF; “Las 5 GODOY COLLADO, Mislaide. El costo de la producción y su planificación. www.monografias.com. Disponible en: http://www.monografias.com/trabajos29/costo-produccion/costo-produccion.shtml
asignaciones de costos, esenciales para los propósitos de la contabilidad
financiera (costeo del producto, etc.) resultan inapropiadas para fines de
control. Por lo general, es arbitraria la base que se usa para la asignación de
un gasto y el importe resultante no es controlable por la unidad organizacional
que es objeto de esta aplicación”6, esta situación se presenta en la empresa,
pues los CIF y gastos generales se asignan de una manera muy arbitraria, por
lo que los centros de costos se pueden se pueden afectar tanto negativa como
positivamente, sin tener esta distribución bases que generen confianza en los
resultados; situaciones como estas entorpecen las decisiones estratégicas
dentro de la organización; por tanto la administración es la encargada de hacer
las gestiones necesarias para manipular en un 100% los costos y gastos
controlables que se generan dentro de la empresa, y concentrar toda su
atención en el manejo de aquellos costos y gastos que no son controlables y
pueden generar impactos muy fuertes a centros de costos, llevando a tomar
decisiones equivocadas.
6 HERNANDEZ, Juan Carlos. Planificación y control de gastos. 2006. www.wikilearning.com Disponible en : http://www.wikilearning.com/monografia/planificacion_y_control_de_gastos-gastos_indirectos_de_fabricacion_costos_de_calidad_y_gastos_de_dist/13005-1
7 CONCLUSIONES
• El sistema de información de costos que en este momento maneja GL
INGENIEROS S.A. no es el más adecuado, la información no es
recopilada ni acumulada de una manera eficiente; el informe de costos
que presenta el departamento de producción reporta órdenes de
trabajo que no tienen información de todos los elementos que conforman
su costo, por lo tanto la información que se genera mes a mes no es
100% confiable.
• No existe un estudio de tiempos y movimientos actualizado de cada una
de las funciones de la empresa; lo que es un grave problema pues las
cotizaciones de metalmecánica se realizan basados en este estudio de
tiempos y movimientos, por lo que la cotización del elemento de mano
de obra no es real, y por otro lado los CIF representan el 50% de la
Mano de obra quedando también desactualizado. Por tanto se concluye
que las cotizaciones están bien fundamentadas en la parte eléctrica y en
el área de ingeniería, detectándose falencias en la parte metalmecánica.
• La información dentro de la empresa debe ser interrelacionad. No existe
una relación entre numero de cotizaciones y ordenes de trabajo; la
numeración no se relaciona, por lo que se dificulta comparar en
cualquier momento la información presupuestada con la real.
• No hay cultura sobre la importancia de la información de tiempo de
mano de obra registrada por los operarios de la planta.
• No hay una información adecuada sobre los CIF.
• Las cotizaciones al compararlas con los costos reales no muestran una
tendencia o una secuencia similar.
• Aunque existen centros de costos con un responsable definido, se
observa mucha carga gerencial.
• No hay un apoyo constante del área administrativa, por lo que muchas
actividades no son coordinadas ni presentan una secuencia.
• GL ingenieros es una empresa con mucho futuro, pero es indispensable
realizar algunos cambios en aspectos muy vitales; el área Administrativa
por ejemplo es una de las áreas de mayor importancia dentro de una
organización y justamente la empresa no cuenta con un área
administrativa firme y constante; por lo que muchas actividades aunque
no sean de mayor importancia entorpecen los objetivos de la empresa;
en el area comercial hay un alto grado de rotacion de personal por lo
cual también es importante identificar as causas y trabajar en ello.
8. RECOMENDACIONES
• Se debe prestar mayor importancia al sistema de costos de la empresa;
generando formatos diferentes donde quede registrado todos los costos
incurridos, mano de obra, materiales y CIF; para ello se recomienda el
uso del formato propuesto en el APENDICE A.
• Se deben actualizar los datos de tiempos y movimientos de todo el
proceso productivo de la empresa.
• Se recomienda sincronizar la numeración de cotizaciones con su
respectiva orden de trabajo; para en cualquier momento fácilmente
manipular la información.
• Se debe trabajar en la percepción que tienen los operarios de la planta
en cuanto al registro de los tiempos de producción; creando cultura
sobre la importancia que tiene este registró en los costos de la mano de
obra.
• Se recomienda replantear o analizar que tan real es el porcentaje de CIF
en la parte metalmecánica; hasta el momento es manejado como le 50%
de la mano de obra, pero no se conoce cuales fueron las bases de
asignación de este porcentaje.
• Se recomienda estudiar todo el proceso de cotización en el área
metalmecánica; en primer lugar se deben estandarizar los costos de
líneas de productos, se debe estar actualizando los formatos utilizados
dentro de la empresa.
• La gerencia debe asignar mas responsabilidad a los directivos de áreas
y no intentar solucionar los problemas del día a día, se debe trabajar
mas por resultados de metas u objetivos planteados.
BIBLIOGRAFIA
• GARCIA S., Oscar León. Administración Financiera. Fundamentos y
aplicaciones. Tercera Edición. Prensa Moderna Impresores S.A. 1999.
Cali Pág. 573
• TORRES ACOSTA, Jairo Humberto. Elementos de Producción,
planeación, programación y control. Volumen 1. Puntos Gráficos Ltda.
1994. Santa fe bogota. Pág. 230
• http://docencia.udea.edu.co
• RALPH S, Polimeni. Contabilidad de Costos. Tercera edición. Mc Graw
Hill. Bogota. 1994. Pág. 47
• GODOY COLLADO, Mislaide. El costo de la producción y su
planificación. www.monografias.com.produccion.shtml
• HERNANDEZ, Juan Carlos. Planificación y control de gastos. 2006.
www.wikilearning.com
ANEXOS
ANEXO A
ANEXO B
APÉNDICES
APENDICE A
OT: FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
CLIENTE
PROYECTO
AREA MANO DE OBRA MATERIALES
FECHA CODIGO HORA INICIO HORA
TERMINACION CANTIDAD CONCEPTO
CORTE
PUNZONADO
TROQUELADO
DOBLEZ
ARMADO
AREA MANO DE OBRA MATERIALES
FECHA CODIGO HORA INICIO HORA TERMINACION CANTIDAD CONCEPTO
PULIDO
LAVADO
PINTURA
PREENSAMBLE
ENSAMBLE ELECTRICO
EMPAQUE