anexo carta circular no. 21 de 2008 instrucciones

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ANEXO CARTA CIRCULAR No. 21 de 2008

INSTRUCCIONES PARA LA ADOPCIÓN DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS RELATIVOS A LA ACTIVIDAD DE INTERMEDIACIÓN

Salvo, por los Reglamentos de Intermediación/inversión, el Código de Conducta, el Manual del LEO (Libro Electrónico de Órdenes) y el Código de Buen Gobierno, todos los demás documentos mencionados en este cuestionario son confidenciales y no pueden ser compartidos por ningún motivo, sin autorización previa y escrita de Citivalores S.A. Comisionista de Bolsa (Citivalores). LIBRO 2 INTERMEDIACIÓN DE VALORES

TÍTULO 1. DEBERES, OBLIGACIONES Y REGLAS GENERALES DE LOS INTERMEDIARIOS DE VALORES Y SUS PNV

Capítulo.1 DEBERES GENERALES

Artículo 36.1 Deberes generales en la actuación de los sujetos de autorregulación

Los sujetos de autorregulación deben proceder como expertos prudentes y diligentes, actuar con transparencia, honestidad, lealtad, claridad, precisión, probidad comercial, seriedad, cumplimiento, imparcialidad, idoneidad y profesionalismo, cumpliendo las obligaciones normativas y contractuales inherentes a la actividad que desarrollan.

NORMAS CONCORDANTES Ejemplos de Prácticas de Mercado

Ley 222 de 1995 artículo 23 Los administradores deben obrar de buena fe, con lealtad y con la diligencia de un buen hombre de negocios. Sus actuaciones se cumplirán en interés de la sociedad, teniendo en cuenta los intereses de sus asociados. En el cumplimiento de su función los administradores deberán: 1. Realizar los esfuerzos conducentes al adecuado desarrollo del objeto social. 2. Velar por el estricto cumplimiento de las disposiciones legales o estatutarias. 3. Velar porque se permita la adecuada realización de las funciones encomendadas a la revisoría fiscal. 4. Guardar y proteger la reserva comercial e industrial de la sociedad. 5. Abstenerse de utilizar indebidamente información privilegiada. 6. Dar un trato equitativo a todos los socios y respetar el ejercicio del derecho de inspección de todos ellos. 7. Abstenerse de participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia con la sociedad o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa de la junta de socios o asamblea general de accionistas. En estos casos, el administrador suministrará al órgano social correspondiente toda la información que sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá excluirse el voto del administrador, si fuere socio. En todo caso, la autorización de la junta de socios o asamblea general de accionistas sólo podrá otorgarse cuando

No existe una práctica específica.

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el acto no perjudique los intereses de la sociedad.

Resolución 400 de 1995 artículo 1.5.3.1 Los intermediarios de valores deben proceder como expertos prudentes y diligentes, actuar con transparencia, honestidad, lealtad, imparcialidad, idoneidad y profesionalismo, cumpliendo las obligaciones normativas y contractuales inherentes a la actividad que desarrollan.

Resolución 400 de 1995 artículo 2.2.9.5 (…)Conducir con lealtad sus negocios procurando la satisfacción de los intereses de seguridad, honorabilidad y diligencia, lo cual implica el sometimiento de su conducta a las diversas normas que reglamentan su actividad profesional, ya provengan del Estado, de las mismas bolsas o constituyan parte de los sanos usos y prácticas del comercio o del mercado público de valores

Resolución 1200 de 1995 artículo 1.1.1.2 (…)Lealtad: Se entiende por tal la obligación que tienen los agentes de obrar simultáneamente de manera íntegra, franca, fiel y objetiva, con relación a todas las personas que intervienen de cualquier manera en el mercado.

Circular Básica Jurídica Título IX

(Circular Externa 019 de 2008 SFC) (…)Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán propender por los más altos estándares de profesionalismo en el comportamiento de su personal. Para tal fin, se deberán dar pautas claras y concretas respecto de: (i) Los posibles conflictos de interés; (ii) El adecuado uso de información obtenida como consecuencia de cualquier actividad de intermediación de valores; y (iii) El tratamiento equitativo y honesto de los clientes. Incurrir en conductas que no se encuentren enmarcadas dentro de estos estándares de profesionalismo deberá ser objeto de decisiones administrativas por parte del intermediario de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.

Importancia / explicación de la norma

Fomentar la integridad de las PNV.

¿Existen políticas y lineamientos de la entidad para promover la transparencia, honestidad, lealtad, imparcialidad, idoneidad y profesionalismo? ¿Cuáles?

CÓDIGO DE CONDUCTA

POLÍTICA OFRECIMIENTO PRODUCTOS DE INVERSIÓN (EN ADELANTE POLÍTICA GRIP).

POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE ASUNTOS ÉTICOS.

NUMERALES 2.3, 3.2 Y 4.1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

LITERAL A NUMERAL I MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LAS OPERACIONES DE TESORERÍA, Y DE INSTRUMENTOS FINANCIEROS DERIVADOS Y REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN (REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN).

REGLAMENTOS DE LOS PRODUCTOS (PRODUCT PROGRAMS).

REGLAMENTO PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE INVERSIONES EN VALORES Y DE CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN DE VALORES (CLIENTES PERSONAS NATURALES Y PYMES) REGLAMENTO PARA LA PRESTACION DE LOS SERVICIOS DE INVERSIONES EN VALORES Y DE CUSTODIA Y ADMINISTRACIÓN VALORES PARA ENTIDADES SUJETAS A

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LA VIIGLANCIA DE LA SUPERINTENENCIA FINANCIERA DE COLOMBIA Y FONDOS DE INVERSION EXTRANJERA (CLIENTES CORPORATIVOS/PROFESIONALES) – (EN ADELANTE REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN, SEC TRADE O REGLAMENTOS DE INVERSIONES.

POLÍTICA DE ACTIVIDADES EXTERNAS.

POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES DE EMPLEADOS CMB Y OTROS EMPLEADOS CUBIERTOS (POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES).

Comentarios sobre las prácticas de mercado (Escriba en este espacio sus comentarios sobre las prácticas de mercado señaladas o sugiera nuevas prácticas a ser tenidas en cuenta)

Artículo 36.2 Competencia leal

Los sujetos de autorregulación mantendrán un mercado de valores cimentado sobre bases de libre y leal competencia.


Ley 256 de 1996 “por la cual se dictan normas sobre competencia desleal”

Resolución 1200 de 1995 artículo 1.4.1.6 Los mensajes publicitarios no pueden ser contrarios a la buena fe comercial, ni pueden tender a establecer competencia desleal, en los términos de los artículos 75 y 77 del Código de Comercio, la Ley 155 de 1959 y el Decreto 2153 de 1992, así como las demás disposiciones que los adicionen o modifiquen

Resolución 400 de 1995 artículo 2.2.9.5

(…)Conducir con lealtad sus negocios procurando la satisfacción de los intereses de seguridad, honorabilidad y diligencia, lo cual implica el sometimiento de su conducta a las diversas normas que reglamentan su actividad profesional, ya provengan del Estado, de las mismas bolsas o constituyan parte de los sanos usos y prácticas del comercio o del mercado público de valores.


Importancia / explicación de la norma:

Contar con intermediarios que cuenten con prácticas comerciales adecuadas y no fundamentadas en la competencia desleal.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para promover la competencia leal y libre de la entidad?

CÓDIGO DE CONDUCTA.

LITERAL A NUMERAL 1 REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

RISK AND CONTROL SELF-ASSESSMENT (EN ADELANTE RCSA)/ OPERATIONAL RISK POLICY (PROCESOS OBLIGATORIOS DE LAS ÁREAS DE MERCADEO, INTERNET E IMAGEN CORPORATIVA. ESTABLECEN QUE DEBE MEDIAR APROBACIÓN DE JURÍDICO Y DE COMPLIANCE/CUMPLIMIENTO DE TODA LA PUBLICIDAD Y COMERCIALIZACIÓN).

LITERAL C NUMERAL 12 DE LA POLÍTICA GRIP.

BOLETÍN OPERATIVO NO. 448 DE 2008 (COMUNICADOS DE PRENSA).

PRODUCT PROGRAMS.

REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

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WRITTEN INVESTMENT PROGRAM (EN ADELANTE WIP).

Comentarios sobre las prácticas de mercado (Escriba en este espacio sus comentarios sobre las

prácticas de mercado señaladas o sugiera nuevas prácticas a ser tenidas en cuenta)

Artículo 36.3 Responsabilidad por actos de PNV

Los miembros serán responsables por los actos de las personas naturales vinculadas a éstos y en tal virtud deberán verificar que toda persona que comprometa al intermediario en un negocio determinado tiene las facultades necesarias para hacerlo. Lo anterior, sin perjuicio de la responsabilidad que le pueda asistir a la persona natural vinculada.


Circular Básica Jurídica Título IX Capítulo Segundo

(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 1 . Generación de una cul tura de cumplimiento (…) son los intermediarios de valores quienes deben documentar adecuadamente la necesidad y suficiencia de sus políticas y procedimientos y que las personas vinculadas a éste den cumplimiento a los mismos. Adicionalmente, son ellos quienes deben identificar y adoptar decisiones administrativas frente al desconocimiento o incumplimiento de dichas políticas o a las normas que rigen el mercado de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.



Fomentar que la entidad cuente con personal calificado y facultado para sus funciones.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad para verificar y garantizar que sus PNV tienen las facultades para representar a la entidad frente a terceros?

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

NUMERAL 9 POLÍTICA GRIP.

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE VIOLACIONES A POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (NUMERAL 11 ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE CITI - CISS VER. 5.0).

MANUALES EN EL ÁREA DE INFORMATION SECURITY (CONTROL DE PERFILES).

PRODUCT PROGRAMS.

POLÍTICAS DE CAPACITACIÓN (RECURSOS HUMANOS).

RCSA (EQUITIES) – CONTROLES TRIMESTRALES.

WIP: CAPÍTULO XIV PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.

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S 1 ¿Cuáles son las políticas sobre la administración y uso de perfiles y

códigos de usuario en los sistemas de negociación y registro, por parte de los funcionarios de la entidad? MANUALES EN EL ÁREA DE INFORMATION SECURITY (CONTROL DE PERFILES).

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NUMERAL 11 ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE CITI (CISS VER. 5.0). PROCEDIMIENTOS INTERNOS ISA (SERVICIOS ADMINISTRATIVOS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN). ISA ES QUIEN ESTABLECE LOS PROCEDIMIENTOS APLICABLES Y QUIEN ENTREGA LAS CLAVES A LOS DIFERENTES USUARIOS, PREVIA APROBACION DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO.


Artículo 36.4 Inscripción en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores

Los miembros no permitirán que sus personas naturales vinculadas desempeñen las funciones que de conformidad con la normatividad vigente, haga necesaria la inscripción en el RNPMV, sin estar previamente certificados e inscritos en dicho registro, en la respectiva modalidad y especialidad, o cuando se encuentren expulsadas, suspendidas o sean objeto de una medida de suspensión preventiva por parte del Tribunal Disciplinario o sobre las cuales recaiga una sanción equivalente o medida de suspensión preventiva por decisión del órgano disciplinario de otra entidad de autorregulación, de un administrador de mercado, de una bolsa de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales y de otros commodities, o de la Superintendencia Financiera de Colombia. Las personas naturales vinculadas estarán sujetas a la competencia de AMV de conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable, a pesar de que se incumpla la obligación establecida anteriormente. Los miembros deberán verificar, al menos una vez al mes, que la información de sus personas naturales vinculadas se encuentra actualizada en el SIAMV.


Ley 964 artículo 50 Se consideran infracciones las siguientes: a) Ejercer actividades o desempeñar cargos u oficios sin haber realizado previamente la correspondiente inscripción en el respectivo registro, cuando dicha inscripción fuere requerida;


En el RNPMV deberán inscribirse las siguientes personas: 1. Las personas naturales que al servicio de un intermediario del mercado de valores se encarguen de estructurar directamente operaciones de intermediación, cualquiera que sea la modalidad de vinculación. 2. Las personas naturales que dirijan o ejecuten directamente operaciones de intermediación en el mercado de valores: 3. Las personas naturales que administren o gestionen directamente fondos de valores, fondos de inversión, fondos comunes ordinarios y fondos comunes especiales. 4. Las personas naturales que administren o gestionen directamente fondos mutuos de inversión sometidos a la inspección y vigilancia permanente de la Superintendencia Financiera de Colombia. 5. Las personas naturales que promuevan o promocionen la realización de operaciones de intermediación en el mercado de valores.


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La certificación es una responsabilidad de las personas naturales sujetas a ella. Las entidades deben verificar que sus profesionales estén debidamente certificados y que su información se encuentre actualizada en el SIAMV.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados para garantizar que sus PNV se encuentran inscritas en el RNPMV y en el SIAMV?

POLÍTICA GRIP NUMERAL 9 (CITIVALORES).

WIP: CAPÍTULO VI – PERSONAL, NUMERAL B: INSCRIPCIÓN DE EMPLEADOS. ANEXO 1: PROCESO DE INSCRIPCIÓN DE EMPLEADOS.

EN LOS PRODUCT PROGRAMS, CUANDO SE REQUIERE SE ESTABLECE EXPRESAMENTE LA OBLIGACIÓN .

MANUALES EN EL ÁREA DE INFORMATION SECURITY (CONTROL DE PERFILES).

RCSA (EQUITIES) – CONTROLES TRIMESTRALES.

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIÓN.


Artículo 36.5 Tratamiento equitativo

Los sujetos de autorregulación deberán asegurar un tratamiento equitativo a los clientes y demás participantes del mercado.


Decreto 2175 de 2007 artículo 6 En la administración de la cartera colectiva, la sociedad administradora está obligada a otorgar igual tratamiento a los inversionistas que se encuentren en las mismas condiciones objetivas.


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) (…)Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán propender por los más altos estándares de profesionalismo en el comportamiento de su personal. Para tal fin, se deberán dar pautas claras y concretas respecto de: (i) Los posibles conflictos de interés; (ii) El adecuado uso de información obtenida como consecuencia de cualquier actividad de intermediación de valores; y (iii) El tratamiento equitativo y honesto de los clientes. Incurrir en conductas que no se encuentren enmarcadas dentro de estos estándares de profesionalismo deberá ser objeto de decisiones administrativas por parte del intermediario de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de


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Colombia.


Fomenta el tratamiento equitativo entre clientes con características similares.

¿Cuáles son las pautas incluidas en las políticas y procedimientos acerca del tratamiento equitativo de los clientes?

NUMERAL 11 POLÍTICA DE GRIP


ARTÍCULO IV CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

MANUAL DEL LEO DE CITIVALORES (EN PROCESO, PRIMER DRAFT PRESENTADO A AMV).

PRODUCT PROGRAMS.

LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN SON HERRAMIENTAS QUE PERMITEN A LOS CLIENTES SABER CUALES SON SUS DERECHOS Y OBLIGACIONES Y COMO SE LLEVAN A CABO SUS ÓRDENES Y SUS INSTRUCCIONES.

RCSA (EQUITIES).


POLÍTICA RELATIVA AL MANEJO DE INFORMACIÓN NO PÚBLICACONFIDENCIAL Y NO PÚBLICA MATERIAL REGLAS SOBRE BARRERAS INFORMATIVAS (POLÍTICA DE BARRERAS INFORMATIVAS).

POLÍTICA DE REGALOS.

WIP: CAPITULO IX - PRÁCTICAS DE VENTAS Y CAPÍTULO XIV - PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.


Capítulo.2 CUMPLIMIENTO DE LA NORMATIVIDAD

Artículo 36.6 Cultura de cumplimiento y control interno

Las personas naturales vinculadas deben asegurar que las obligaciones impuestas por la normatividad aplicable a ellas y a los miembros sean observadas. Los miembros deberán contar con los recursos humanos, tecnológicos y de información necesarios para adelantar una gestión de control interno adecuada, teniendo en cuenta la naturaleza de las actividades de intermediación que adelante.


Circular Básica Jurídica Título I Capitulo IX 7.1 Aspectos generales (…)De otra parte, le corresponde a los gestores de la entidad y demás funcionarios de la misma, la implementación y el fiel cumplimiento de las medidas y procedimientos de control interno

1. Divulgar y capacitar sobre los códigos de ética, buen gobierno y manual de conducta.

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adoptados, de forma tal, que le permita a la entidad negociar competitivamente en ambientes económicos cambiantes y ajustarse a las necesidades del mercado y de sus clientes. En otras palabras, dichos controles deben promover la eficiencia de las entidades, de manera que se reduzcan los riesgos de pérdidas de activos operacionales y financieros y se propicie la preparación y difusión de estados financieros confiables, así como el cumplimiento de las disposiciones legales vigentes. (…)


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) La regulación de la actividad de intermediación de valores se fundamenta en la autonomía de los intermediarios de valores la cual es producto de su profesionalismo. Tal situación impone a los intermediarios de valores una mayor responsabilidad en el cumplimiento de sus deberes y, por lo tanto, en sus políticas y procedimientos deberán contener los elementos que sean necesarios para crear tal cultura de cumplimiento. (…)


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 6.1. Órganos de control . Las entidades deberán establecer instancias responsables de efectuar y documentar la revisión y evaluación de las políticas y procedimientos de la actividad de intermediación de valores, las cuales deben informar oportunamente los resultados a los órganos competentes.


Hacer explícita la obligación que tienen las PNV de cumplir con la normatividad aplicable.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos establecidos para que la normatividad aplicable sea cumplida por las PNV? (en este espacio debe indicar la forma en que las políticas y procedimientos se complementan con las labores de control interno, haciendo referencia a los sistemas de información que soportan tales labores. Así mismo, es relevante indicar la forma en que se fomenta la cultura de cumplimiento)

ÁREA DE COMPLIANCE – POLÍTICA DE COMPLIANCE.

MATRIZ DE RIESGO REGULATORIO (RRM): CADA ÁREA DE CITIVALORES CUENTA CON UNA MATRIZ DE RIESGO REGULATORIO QUE AGRUPA LAS NORMAS QUE RIGEN EL NEGOCIO/AREA, ESTABLECIÉNDOSE ENTRE OTROS LOS NIVELES DE RIESGO POR NO CUMPLIMIENTO DE LAS MISMAS, CONTROLES IMPLENTADOS PARA MITIGAR LA EXPOSICION AL RIESGO Y LOS MECANISMOS DE EVALUACIÓN DE DICHOS CONTROLES. A FIN DE ASEGURAR CONTAR CON EVIDENCIAR QUE DICHOS CONTROLES CUMPLEN CON SU OBJETIVO. LAS RRM CUENTAN CON UN PROCESO DINÁMICO DE ACTUALIZACIÓN DE ACUERDO A CAMBIOS EN LAS NORMAS O NUEVAS EMISIONES.

LAS NORMAS QUE SE EXPIDEN QUE AFECTAN CITIVALORES SON DISTRIBUIDAS ENTRE TODOS LOS FUNCIONARIOS DE LA COMISIONISTA POR EL DEPARTAMENTO JURÍDICO (UN ABOGADO TIENE ESTA RESPONSABILIDAD). EN FORMA ADICIONAL, UN ABOGADO Y UN FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO DAN SOPORTE PERMANENTE A LAS ÁREAS DE NEGOCIO (LEGAL UPDATE AND SUPPORT).

LOS PRODUCT PROGRAMS ESTABLECEN LAS NORMAS QUE EN CADA CASO LAS PNV DEBEN CUMPLIR EN LA PRESTACIÓN DE LOS RESPECTIVOS SERVICIOS.

POLÍTICA DE AUTO-EVALUACIÓN DE RIESGO Y CONTROL (RCSA)/RIESGO OPERACIONAL

LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN SE APLICAN A TODOS LOS CLIENTES SEGÚN SU CATEGORIZACIÓN Y SU SEGMENTO.

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NUMERAL I LITERAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.


SEMANALMENTE SE REALIZA UNA REUNIÓN EN LA QUE PARTICIPAN CONTROL FINANCIERO, JURÍDICO, OPERACIONES Y TECNOLOGÍA, EN LA CUAL SE REVISAN LOS CAMBIOS REGULATORIOS MÁS IMPORTANTES QUE AFECTAN A LOS NEGOCIOS. DE ESTA REUNIOON SE DEJA UN ACTA QUE PUEDE SER REVISADA EN CUALQUIER MOMENTO.

TODOS LAS PERSONAS QUE LO REQUIREN ESTÁN CERTIFICADAS. PARA ESTO EL NEGOCIO Y EL DEPARTAMENTO JURÍDICO DEFINIERON QUIENES EN LA COMISIONISTA DEBIAN ESTAR CERTIFICADOS.

RECURSOS HUMANOS Y COMPLIANCE ADMINISTRAN CAPACITACIONES OBLIGATORIAS EN LAS CUALES EL CUMPLIMIENTO REGULATORIO ES ESENCIAL.

ESTAS OBLIGACIONES ESTÁN EN LOS CONTRATOS LABORALES DE LAS PERSONAS QUE ESTÁN OBLIGADAS A CERTIFICARSE POR AMV.

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1 ¿Existe en la entidad una persona o un área ante la cual los demás funcionarios deban informar sobre situaciones sospechosas sobre la intermediación de valores? ¿Cuál es el procedimiento?

POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE ASUNTOS ÉTICOS Y PROCEDIMIENTO INTERNO – LOS CASOS DE ASUNTOS NO ÉTICOS SON ESCALADOS A CUALQUIERA DE LOS CANALES ESTABLECIDOS, LA INVESTIGACIÓN SE LLEVA A CABO EN EL ÁREA DE COMPLIANCE Y LAS DECISIONES LAS TOMA EL COMITÉ DE ASUNTOS ÉTICOS, SEGÚN ESTABLECIDO EN LA POLÍTICA.

TAMBIÉN ESTÁN EL ARR, LOS ABOGADOS, LOS OFICIALES DE CUMPLIMIENTO, EL ÁREA DE CONTROL INTERNO (QA, QUE ADMINISTRA LA POLÍTICA DE RCSA) Y LOS SUPERVISORES A QUIENES EN CUALQUIER MOMENTO PUEDE CONTACTAR CUALQUIER FUNCIONARIO QUE TENGA UN PREOCUPACIÓN.

http://citiweb.co.citicorp.com/estudios/citiweb2/frames/default_explorer.asp?destino=../compliance/pags/default.asp&lado=../compliance/menu.asp

2 Cuáles son las características los recursos humanos dedicados a las labores de control interno de las actividades de intermediación?(Ej. Cuántas personas?¿Cuáles son sus perfiles profesionales? CITIVALORES AFFLUENT SEGMENTO DE PERSONAS Y PYMES: UNIDAD DE OPERACIONES Y CONTROL: 4 PERSONAS, 3 ANALISTAS, 1 MANAGER. INVESTMENTS UNIT – 3 PERSONAS: 1 GERENTE DE INVERSIONES, 1 COORDINADOR DE INVERSIONES, 1 ANALISTA DE INVERSIONES. CITIVALORES EQUITIES SEGMENTO CORPORATIVO: UNIDAD DE TRADING: 2 PERSONAS, 1 MANAGER, OPERACIONES: 4 PERSONAS EN FORMA ADICIONAL, CUENTAN CON SOPORTE DEL MIDDLE Y EL BACK OFFICE DE CITIBANK-COLOMBIA S.A. CONFORME A UN CONTRATO CELEBRADO PARA DICHOS EFECTOS CON ESE BANCO, EN DONDE LAS PERSONAL DE CUMPLIMIENTO, CONTROL INTERNO Y JURÍDICO APOYA LAS LABORES DE CONTROL. PRÁCTICAMENTE TODOS LAS PERSONAS QUE SE DEDICAN A LABORES DE CONTROL SON PROFESIONALES EN SUS ÁREAS DE ESPECIALIDAD.



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3 ¿Dentro de la estructura organizacional, qué jerarquía tiene la persona encargada del control de las actividades de intermediación? ROBERTO LOZANO – GERENTE DE CONTROL CATALINA JARAMILLO – GERENTE DE RIESGO ROBERTO HELD – PRESIDENTE MICHAEL AVERETT – VICEPRESIDENTE DIEGO RIVEROS – GERENTE DE INVERSIONES CLAUDIA HERNANDEZ – OFICIAL DE CONTROL DE LA UNIDAD DE NEGOCIO ANTONIO JOSÉ NÚÑEZ – VICEPRESIDENTE JURÍDICO – SECRETARIO GENERAL – OFICIAL DE CUMPLIMIENTO. JUAN MANUEL PINZÓN – CONTRALOR NORMATIVO – ABOGADO/GERENTE. CADA FUNCIONARIO TIENE FUNCIONES DE CONTROL DE CONFORMIDAD CON LAS POLITICAS DE CONTROL, EN ESPECIAL LA MATRIZ DE RIESGO REGULATORIO, Y EL RCSA.

4 ¿Cuenta la entidad con un comité de auditoría? ¿Cuáles son sus funciones? ¿Cómo está conformado? ¿Con qué periodicidad se reúne? ¿Cuenta con un reglamento interno de funcionamiento?

CITIVALORES CUENTA CON UN COMITÉ DE AUDITORÍA.

NUMERAL 3.3.2.2 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

SE REUNE TRES VECES AL AÑO.

EL COMITES DE AUDITORÍA CUENTA CON UN REGLAMENTOS INTERNO.

5 ¿La entidad utilizó como referencia la guía de control interno en la intermediación del mercado de valores preparada por AMV para la realización de sus políticas y procedimientos y para fomentar la cultura de cumplimiento? NO. LAS GUÍAS SE REALIZARON CON BASE EN LAS NORMAS APLICABLES PARA EL MERCADO DE VALORES ANTES DE LA ENTRADA DE LA AMV.

6 ¿Cumple la entidad, o está en proceso de implementar algún estándar internacional en materia de control interno tales, como SOX, COSO I, COSO II, Turnbull, Cobit? LA POLÍTICA DE RCSA ESTABLECE EXPRESAMENTE QUE SE BASA EN COSO.



Artículo 36.7 Políticas y procedimientos

Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos relativos a las actividades de intermediación de valores, y que sean acordes con la normatividad vigente, específicamente con lo establecido en el Título IX de la Circular Básica Jurídica de la SFC, el Reglamento AMV y las Cartas Circulares que AMV expida para el efecto. Todas las políticas y procedimientos deben estar debidamente documentados y ser aprobados por la Junta Directiva de la entidad o quien haga sus veces. Las disposiciones contenidas en estas políticas y procedimientos son de obligatorio cumplimiento por parte de las personas naturales vinculadas, y es deber de cada miembro velar por su adecuada implementación y cumplimiento, sin perjuicio de las facultades de supervisión y disciplina que tienen AMV y la SFC. El Autorregulador del Mercado de Valores podrá pronunciarse sobre las políticas y procedimientos de los miembros.

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Circular Externa 019 de 2008 SFC

Segunda. Los intermediarios de valores deberán adoptar las políticas y procedimientos de que trata el Título IX de la Circular Básica Jurídica de conformidad con lo que para tal efecto establezcan los organismos de autorregulación del mercado de valores.



Contar con procedimientos documentados relativos a la actividad de intermediación de valores, los cuales sean vinculantes para los sujetos de autorregulación.

¿En qué documento(s) quedaron consignadas las políticas y procedimientos de que trata el presente artículo, y el Reglamento en general?

CLAUSULA 3.4 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.


REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN LOS CUALES FUERON ACTUALIZADOS PARA INCLUIR ALGUNOS DE LOS REQUERIMIENTOS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ESTABLECIDAS EN REGLAMENTO DE AMV Y LA NORMATIVIDAD COMPLEMENTARIA.

PROGRAM DE INVERSIONES (WIP) CON TODOS SUS ANEXOS.

POLÍTICA DE GRIP.


LOS PRODUCT PROGRAMS ESTABLECEN MUCHAS DE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA PRESTACIÓN DE CADA PRODUCTO Y/O SERVICIO.

LOS DEMÁS QUE SE MENCIONAN EN ESTE DOCUMENTO.

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1 ¿Dónde pueden las PNV consultar dichas políticas y procedimientos? INTRANET: http://citiweb.co.citicorp.com/estudios/citiweb2/frames/default_explorer.asp?destino=../compliance/pags/default.asp&lado=../compliance/menu.asp Procedimientos de Control y Supervisión Affluent: RED M:\AFFLUENT\SHARE\TEMPORALES\COMPLIANCE-LEGAL TODAS LAS DEMÁS POLÍTICAS SE ENCUENTRAN EN UN ACCESO CREADO A CUAL PUEDEN INGRESAR LOS EMPLEADOS DE LA COMISIONISTA.

2 ¿El público en general puede consultar dichas políticas y procedimientos? En caso afirmativo, ¿dónde pueden consultarlas?

SALVO POR LOS CODIGOS DE BUEN GOBIERNO CORPORATIVO, LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDICACION Y EL CÓDIGO DE CONDUCTA, LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS NO SE PUEDEN CONSULTAR POR EL PÚBLICO EN GENERAL.

LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACION SON ENVIADOS A LOS CLIENTES.

EL MANUAL DEL LEO DE CITIVALORES (EN PROCESO, PRIMER DRAFT PRESENTADO A AMV), ASÍ MISMO SERÁ COMPARTIDO CON LOS CLIENTES.



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3 ¿Cuándo aprobó la Junta Directiva las políticas y procedimientos? SALVO POR LOS PRODUCT PROGRAMS INDIVIDUALES Y LAS MATRICES DE RCSA Y LAS MATRICES DE COMPLIANCE, TODOS LOS APARTES DE LOS DOCUMENTOS QUE SE MENCIONAN EN ESTE CUESTIONARIO Y EL PROPIO CUESTIONARIO FUERON PRESENTADOS Y APROBADOS POR LA JUNTA DIRECTIVA DE LA COMISIONISTA EN MARZO DE 2009. INDIVIDUALMENTE LA JUNTA APROBÓ EN MARZO 2009: EL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN. EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN. ADICIONAL A LO ANTERIOR, LA JUNTA DELEGÓ LA APROBACIÓN DE LAS MODIFICACIONES DE LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS DIFERENTES DE AQUELLAS QUE ESTEN EN EL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN Y DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO A UN COMITÉ CONFORMADO POR UN FUNCIONARIO DEL FRONT OFFICE AFFLUENT, UN FUNCIONARIO DEL FRONT OFFICE DE EQUITIES, EL GERENTE DE RIESGO, UN ABOGADO DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO, UN FUNCIONARIO DE QA Y UN OFICIAL DE COMPLIANCE (COMITÉ DE INTERMEDICACION DE VALORES). ESTE COMITÉ SE REUNIRÍA POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO A REVISAR LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS Y APROBARÍA TODOS LOS CAMBIOS REQUERIDOS, LOS CUALES EN TODO CASO SERÍAN INFORMADOS EN LA SIGUIENTE REUNIÓN ORDINARIA DE LA JUNTA DIRECTIVA.

4 ¿Implementó la entidad esquemas de revisión y actualización de las políticas y procedimientos? En caso afirmativo, ¿cuáles son? TODAS LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS FUERON REVISADOS POR LA COMISIONISTA Y AJUSTADOS A LOS REQUERIMIENTOS NORMATIVOS VIGENTES. EL COMITÉ DE INTERMEDICIÓN DE VALORES SE REUNIRÁ POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO PARA REVISAR LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS Y DE SER NECESARIO SE REUNIRÁ CADA VEZ QUE SE PRESENTEN CAMBIOS MATERIALES.



Artículo 36.8 Detección de situaciones de incumplimiento de la normatividad aplicable

Los miembros deberán contar con procedimientos que les permitan identificar las posibles infracciones a la normatividad aplicable como parte de su proceso preventivo, para lo cual establecerán criterios de identificación. Entre tales criterios estarán: a) La posibilidad de obtener un beneficio financiero diferente al monto de la comisión o retribución habitual, que no tenga una explicación de acuerdo con las prácticas comerciales. b) La posibilidad de evitar una pérdida financiera a costa de la parte afectada, sin que exista una razón legítima para ello. c) La existencia de un interés en el resultado de un servicio o de una operación llevada a cabo por cuenta del cliente, que sea contrario al interés del cliente. d) La existencia de incentivos personales, financieros, de negocios o de otro tipo para favorecer los intereses propios o de un tercero, distinta de la comisión o retribución habitual por ese servicio, no autorizados o no conocidos por la parte afectada. Parágrafo: Los anteriores criterios no excluyen otros que puedan tenerse en cuenta por parte de la entidad miembro para identificar un posible incumplimiento de la normatividad aplicable por parte de la entidad.

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No existe norma concordante de especial relevancia



Es fundamental que los miembros cuenten con políticas relacionadas con la detección de infracciones a la normatividad aplicable, para efectos de prevenir actuaciones indebidas.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad en relación con la identificación de potenciales incumplimientos a la normatividad?

LITERAL A NUMERAL I DEL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

MATRICES DE RCSA.

PRODUCT PROGRAMS.

MATRICES DE RIESGO REGULATORIO (MRR o MATRICES DE COMPLIANCE).

ARR – AUDITORIAS CORPORATIVAS (LOCALES E INTERNACIONALES).


LEGAL UPDATE AND SUPPORT.

COMITÉS DE APROBACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS (MAGNET TEAM y/o CMAC).

EXISTE UNA DIVISIÓN MUY CLARA ENTRE LAS FUNCIONES DEL FRONT OFFICE Y DEL BACK OFFICE.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

CAPACITACIONES OBLIGATORIAS DE COMPLIANCE EXIGIDAS A TODOS LOS EMPLEADOS POR RECURSOS HUMANOS.

REVISIÓN PERIÓDICA DE LA PARTE VARIABLE DE LA COMPENSACIÓN DE LAS PERSONAS DEL FRONT OFFICE DE CITIVALORES.

WIP: CAPÍTULO XIV: PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.

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S 1 ¿Existen criterios de identificación adicionales incluidos en sus instrumentos

internos? ¿Cuáles son? FUERON MENCIONADOS ARRIBA



Artículo 36.9 Capacitación a funcionarios

Los miembros deberán capacitar a las personas naturales vinculadas y propender por su profesionalismo.


Decreto 2175 de 2007 artículo 51 La sociedad administradora deberá cumplir las siguientes obligaciones: (…) 11. Capacitar a todas las personas vinculadas contractualmente con la entidad que participan en el funcionamiento o fuerza de ventas de la

1. Implementar capacitaciones y evaluaciones a través de la Intranet de la entidad.

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cartera colectiva.

Decreto 2175 de 2007 artículo 70 La sociedad administradora deberá cumplir las siguientes obligaciones, en aras de permitir el adecuado ejercicio de la promoción de las carteras colectivas por la fuerza de ventas: (…)5. Implementar programas de capacitación del personal, teniendo en cuenta el tamaño y las actividades de la entidad, de modo tal que la fuerza de ventas conozca y comprenda las normas y los procedimientos aplicables en el cumplimiento de sus funciones individuales, y la competencia profesional del personal se mantenga al día con los cambios de la regulación y las prácticas de la industria(…)


Velar por el profesionalismo de las PNV, su educación continua, y por ende por su adecuada participación en las actividades de intermediación.

¿Cuáles son las políticas de capacitación a las PNV de la entidad? CITIVALORES NO TIENE CARTERAS COLECTIVAS Y NO EXISTEN PLANES PARA SU IMPLEMENTACIÓN.

- NUMERAL 9 POLÍTICA GRIP - LOS PRODUCTOS Y SERVICIOS INCLUYEN CAPACITACIONES PARA LAS PERSONAS

QUE LOS OFRECEN EN LOS PRODUCT PROGRAMS. - CAPACITACIONES OBLIGATORIAS DE COMPLIANCE EXIGIDAS POR RECURSOS

HUMANOS (EXISTE UNA LISTA). - CERTIFICACIÓN DE AMV PARA LAS PERSONAS QUE LA REQUIEREN. - WIP- CAPÍTULO VI – PERSONAL – NUMERAL C – PROGRAMA ENTRENAMIENTO – NEW

HIRES. NUMERAL D – PROGRAMA ENTRENAMIENTO CONTINUADO. - INVOLUCRAMIENTO DEL FRONT/MIDDLE/BACK OFFICE EN COMITÉS DE DIFERENTES

ORGANISMOS DE AMV, ASOBOLSA, ETC. - ACUERDOS CON COMPAÑÍAS VINCULADAS PARA REALIZACIÓN ESTUDIOS DE

MERCADO Y CAPACITACIONES.

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1 ¿La entidad ha implementado políticas para supervisar y evaluar los conocimientos de sus PNV?

- TESTEO DEL RCSA. - CERTIFICADOS DE LOS CURSOS CORPORATIVOS

OBLIGATORIOS EN LAS PÁGINA WEB DE CAPACITACIONES. - CURSOS DE BOLSA. - EXIGENCIA DE CERTIFICACIONES AMV. - WIP- CAPITULO VI – PERSONAL – NUMERAL C – PROGRAMA

ENTRENAMIENTO – NEW HIRES. NUMERAL D – PROGRAMA ENTREMIENTO CONTINUADO.

- LOS JEFES DE LOS NEGOCIOS Y LOS SUPERVISORES EVALÚAN EN FORMA PERMANENTEMENTE A LAS PNV. HAY MÍNIMO DOS RETROALIMENTACIONES ANUALES Y POR LO MENOS UNA VEZ ANUALMENTE SE DA UNA CALIFICACIÓN A LAS PNV (ESTO ESTA EN LAS POLITICAS CORPORATIVAS DE RECURSOS HUMANOS – INTRANET).

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2 ¿Mediante cuáles mecanismos la entidad se asegura que las necesidades de entrenamiento de sus empleados son evaluadas en intervalos de tiempo, incluyendo cuando cambian de roles?

- CADA UNIDAD DE NEGOCIO DETERMINA LAS NECESIDADES DE ACUERDO CON UN PLAN DE TRABAJO QUE SE DESARROLLA EN CONJUNTO CON RECURSOS HUMANOS.

- EL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN ESTABLECE UN SEGUIMIENTO PERIÓDICO DE LAS CERTIFICACIONES DE AMV, EL CUAL ES APLICABLE A LAS DEMÁS PERSONAS QUE REQUIEREN CERTIFICACIÓN.

- SE OFRECEN CURSOS CORPORATIVOS CON TEMAS ESPECIFICOS DEL MERCADO DE VALORES. TAMBIÉN LOS PNV VAN A CURSOS OFRECIDOS POR UNIVERSIDADES, REGULADORES Y GREMIOS.

- PARTICIPACIÓN EN FOROS Y CONGRESOS DE NUESTROS FUNCIONARIOS.

- WIP- CAPÍTULO VI – PERSONAL – NUMERAL C – PROGRAMA ENTRENAMIENTO – NEW HIRES NUMERAL D – PROGRAMA ENTRENAMIENTO CONTINUADO.

3 ¿Mediante cuáles mecanismos la entidad evalúa regularmente la calidad y efectividad de los programas de entrenamiento dirigidos a sus PNV?

- ANUALMENTE SE EVALUA Y CALIFICA EL DESEMPEÑO DE TODOS LOS FUNCIONARIOS TENIENDO EN CUENTA TODAS LAS POLÍTICAS ARRIBA ESTABLECIDAS.


TÍTULO 2. DEBERES ESPECIALES DE LOS INTERMEDIARIOS

Capítulo.1 DEBER DE INFORMACIÓN

Sección.1 Clientes

Artículo 37.1 Revelación de información a clientes

Todo miembro deberá adoptar políticas y procedimientos para que la información dirigida a sus clientes o posibles clientes en operaciones de intermediación sea objetiva, oportuna, completa, imparcial y clara. Dichas políticas y procedimientos deberán referirse a los extractos y otros mecanismos utilizados para el suministro de información. El intermediario deberá informar a su cliente por lo menos lo siguiente, de manera previa a la realización de la primera operación: a) Su naturaleza jurídica y las características de las operaciones de intermediación que se están contratando, y b) Las características generales de los valores, productos o instrumentos financieros ofrecidos o promovidos; así como los riesgos inherentes a los mismos.

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Adicionalmente, los miembros en desarrollo de cualquier operación de las previstas en los numerales 1º, 2º y 5º del artículo 1.5.1.2. de la Resolución 400 de 1995 o la norma que la modifique o substituya, deberán suministrar al cliente la tarifa de dichas operaciones de intermediación.



(Decreto 1121 de 2008) (…)Todo intermediario deberá adoptar políticas y procedimientos para que la información dirigida a sus clientes o posibles clientes en operaciones de intermediación sea objetiva, oportuna, completa, imparcial y clara. De manera previa a la realización de la primera operación, el intermediario deberá informar a su cliente por lo menos lo siguiente: a) Su naturaleza jurídica y las características de las operaciones de intermediación que se están contratando, y b) Las características generales de los valores, productos o instrumentos financieros ofrecidos o promovidos; así como los riesgos inherentes a los mismos. Adicionalmente, los intermediarios en desarrollo de cualquier operación de las previstas en los numerales 1º, 2º y 5º del artículo 1.5.1.2. de la presente Resolución, deberán suministrar al cliente la tarifa de dichas operaciones de intermediación. (…)

Circular Básica Jurídica Título IX Capítulo 2

(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 5. Énfasis en la revelación de políticas y procedimientos Los intermediarios de valores deberán garantizar una completa, oportuna y precisa revelación de los aspectos generales contenidos en sus políticas y procedimientos acerca de las actividades de intermediación de valores que realizan, de manera que sus clientes o posibles clientes puedan realizar sus decisiones de inversión de conformidad con su expectativa acerca del régimen de protección y deberes aplicables al intermediario de valores. En todo caso, el intermediario de valores deberá poner a disposición de sus clientes, cuando éstos lo soliciten, las políticas y procedimientos, así como la documentación necesaria para establecer sí las operaciones realizadas con sus clientes se ajustan a las mismas.

Decreto 2175 de 2007 artículo 39

Las sociedades administradoras deben obrar de manera transparente, asegurando el suministro de información de manera veraz, imparcial, oportuna, completa, exacta, pertinente y útil. Toda información deberá ser presentada de forma sencilla y comprensible para los inversionistas y el público en general. Las estipulaciones que impliquen limitaciones a los derechos de los inversionistas, deberán ser presentadas de forma resaltada y en letra fácilmente entendible.(…)

1. Sostener una reunión con el cliente al momento de su vinculación, en la cual se le expliquen las características de los productos ofrecidos, los riesgos asociados a invertir en el mercado de valores y específicamente en cada uno de los productos ofrecidos.

2. Contar con un formato que se

entrega al cliente en el momento de su vinculación, en el cual se explica con claridad las características de los productos ofrecidos y los riesgos asociados a invertir en el mercado de valores.


Brindar los elementos mínimos que deben ser informados a los clientes, actuales y potenciales, de forma tal que éstos cuenten con los insumos para adelantar un adecuado proceso de toma de decisiones.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en relación con la información que se les suministra a los clientes?

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POLÍTICA DE GRIP NUMERAL 13.

NUMERALES 5.3. Y 5.4 REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

NUMERAL 2.3.1 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

LITERAL A PARTE I REGLAMENTO DE DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN

NEGOCIO FAVOR VERIFICAR PROCEDIMEINTOS INTERNOS COMO BOLETINES OPERATIVOS Y MANUALES DE INTERMEDIACION/POLITICAS

LOS CLIENTES RECIBEN EXTRACTOS (REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN).

LAS PAPELETAS DE BOLSA ESTAN DISPONIBLES.

BOLETIN OPERATIVO CITIVA06: APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS SECURITIES TRADING.

BOLETIN OPERATIVOS CITIVA08: COMPRA VENTA DE TÍTULOS SECURITIES TRADING

WIP: CAPITULO IX. PRACTICAS DE VENTAS; CAPITULO X. DISCLOSURES.

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1 ¿Cuáles son los mecanismos de revelación de información a sus clientes de que trata la pregunta anterior?

- NUMERALES 5.3. Y 5.4 REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

- CÓDIGOS BUEN GOBIERNO HABLA PUBLICACIÓN DE ESTADOS FINANCIEROS Y ACTAS DE LA ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS Y DEMÁS INFORMACIÓN QUE SE DEBA REVELAR POR LEY.

- PÁGINA DE INTERNET. - LA INFORMACIÓN QUE SE REVELA POR ESCRITO (POLÍTICA GRIP). - SE REALIZA A TRAVÉS DE LOS EXTRACTOS Y EL ENVÍO DE

PAPELETAS DE BOLSA PERO NO ESTÁ ESPECIFICADO EN NINGÚN BOLETÍN.

- BOLETIN OPERATIVO CITIVA06: APERTURA Y MANEJO DE CUENTAS SECURITIES TRADING.

- BOLETIN OPERATIVOS CITIVA08: COMPRA VENTA DE TÍTULOS SECURITIES TRADING.

- WIP: CAPÍTULO IX. PRÁCTICAS DE VENTAS; CAPÍTULO X. DISCLOSURES.

2 ¿Cuáles son los mecanismos específicos para la revelación de la siguiente información?:

Políticas y procedimientos para la prevención y administración de los conflictos de interés - CÓDIGOS DE BUEN GOBIERNO ARTÍCULO IV, SE CUELGA EN LA

PAGINA DE INTERNET. - NUMERALES 5.3. Y 5.4 REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN. - LEO (EN PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN).

Comisiones - NUMERAL 5.3. REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN. -

Márgenes

N/A, EN CASO DE QUE SE ACTUUE EN POSICIÓN PROPIA SE ADOPTARAN LAS POLÍTICAS CORRESPONDIENTES.

Políticas de remuneración

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POLITICA GRIP NUMERAL 10 (CITIVALORES CONSUMO), NUMERAL I LITERAL H MANUAL DE TESORERIA (CITIBANK). VCP TRADERS (INTERNO CON RRHH). ESTO NO SE REVELA. WIP: CAPÍTULO VII: COMPENSACIÓN DE PERSONAL.

Políticas y procedimientos sobre el control interno a las actividades de intermediación de valores

- ANUALMENTE CON LOS DOCUMENTOS DE LA ASAMBLE GENERAL

SE REVELA UN INFORME DE CONTROL INTERNO Y LAS RESPECTIVAS NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS.

- WIP: CAPITULO XIV, PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.

- COMITÉ DE INTERMEDIACIÓN DE VALORES. - LITERAL NUMERAL I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE

NEGOCIACIÓN.

Políticas de categorización de clientes

SE ENVÍA UNA CARTA A CADA CLIENTE QUE VAYA A REALIZAR ESTE TIPO DE OPERACIONES INFORMANDO LA CALIFICACIÓN QUE LE CORRESPONDIÓ. PARA CLIENTES NUEVOS EN LA SECCIÓN INTRODUCTORIA DE LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN LOS CLIENTES DEBEN INDICAR LA CATEGORIZACIÓN DADA POR LA COMISIONISTA.

Manual del libro electrónico de órdenes

- LEO - REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN NUMERAL 5.1.

Manuales y procedimientos respecto de las operaciones en el mercado mostrador

- LITERAL A NUMERAL I DE LOS REGLAMENTOS DE LAS MESAS DE

NEGOCIACIÓN. - REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN NUMERAL 5.1.

3 ¿Cuáles son las políticas y procedimientos acerca del contenido y el envío de extractos a sus clientes? CITIVALORES REMITIRÁ AL CLIENTE, POR CUALQUIER MEDIO, EN FORMA TRIMESTRAL O CON UNA PERIODICIDAD MAYOR SI CITIVALORES ASÍ LO DECIDIERE, UN EXTRACTO O RESUMEN DEL MOVIMIENTO DE SU SUB-CUENTA DE VALORES Y DE LOS MOVIMIENTOS DE FONDOS EN EL TRANSCURSO DEL PERÍODO RESPECTIVO. ESTO APLICA TANTO PARA AFFLUENT, COMO PARA EQUITIES. LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN ESTABLECEN ESTA OBLIGACIÓN.

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4 ¿Cuales son las políticas para la definición del contenido de la publicidad de los productos de intermediación ofrecidos por la entidad? POLITICA GRIP NUMERALES 12 Y 13 (CITIVALORES). RCSA – CADA AREA EN SU RCSA ESTABLECE QUE CUALQUIER PUBLICIDAD REQUIERE APROBACION DE JURÍDICO Y COMPLIANCE. WIP: CAPÍTULO IX: PRÁCTICAS DE VENTAS, NUMERAL E: REVISIÓN DEL MATERIAL DE MARKETING Y COMUNICACIONES.



Artículo 37.2 Correcto entendimiento de los negocios

En la propuesta, discusión y cierre de cualquier negocio, las personas naturales vinculadas a los miembros deberán tomar todas las precauciones en orden a lograr de cualquiera de los participantes del mercado un correcto entendimiento sobre la naturaleza, alcance y condiciones del negocio, en especial, las siguientes: a. La identificación del miembro en nombre del cual se está actuando y la calidad específica en que actúa la persona natural vinculada, a fin de evitar cualquier riesgo de confusión de contraparte; b. Si el miembro actúa en posición propia o por cuenta de terceros; c. El recíproco conocimiento de todos los elementos necesarios para el cierre de la operación; y d. La revelación de toda información material o relevante para el cierre del negocio, a menos que la información sea reservada.



(Decreto 1121 de 2008) (…)Todo intermediario deberá adoptar políticas y procedimientos para que la información dirigida a sus clientes o posibles clientes en operaciones de intermediación sea objetiva, oportuna, completa, imparcial y clara. De manera previa a la realización de la primera operación, el intermediario deberá informar a su cliente por lo menos lo siguiente: a) Su naturaleza jurídica y las características de las operaciones de intermediación que se están contratando, y b) Las características generales de los valores, productos o instrumentos financieros ofrecidos o promovidos; así como los riesgos inherentes a los mismos. Adicionalmente, los intermediarios en desarrollo de cualquier operación de las previstas en los numerales 1º, 2º y 5º del artículo 1.5.1.2. de la presente Resolución, deberán suministrar al cliente la tarifa de dichas operaciones de intermediación. (…)


(Decreto 1121 de 2008) (…)En desarrollo del deber de información consagrado en el presente Título, cuando los intermediarios de valores actúen como contraparte de “clientes inversionistas”, deberán informarlos de manera específica sobre los elementos y las características de la operación.

1. Ver ejemplos de prácticas de

mercado del artículo anterior.

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(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 5. Énfasis en la revelación de políticas y procedimientos Los intermediarios de valores deberán garantizar una completa, oportuna y precisa revelación de los aspectos generales contenidos en sus políticas y procedimientos acerca de las actividades de intermediación de valores que realizan, de manera que sus clientes o posibles clientes puedan realizar sus decisiones de inversión de conformidad con su expectativa acerca del régimen de protección y deberes aplicables al intermediario de valores. En todo caso, el intermediario de valores deberá poner a disposición de sus clientes, cuando éstos lo soliciten, las políticas y procedimientos, así como la documentación necesaria para establecer sí las operaciones realizadas con sus clientes se ajustan a las mismas.

Decreto 2175 de 2007 artículo 39 Las sociedades administradoras deben obrar de manera transparente, asegurando el suministro de información de manera veraz, imparcial, oportuna, completa, exacta, pertinente y útil. Toda información deberá ser presentada de forma sencilla y comprensible para los inversionistas y el público en general. Las estipulaciones que impliquen limitaciones a los derechos de los inversionistas, deberán ser presentadas de forma resaltada y en letra fácilmente entendible.(…)


Establecer que en su calidad de profesionales del mercado, las entidades y sus personas naturales vinculadas tienen que asegurar que los terceros entiendan debidamente las condiciones e implicaciones de los negocios.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para asegurar que los clientes y otros participantes del mercado entiendan correctamente la naturaleza, alcance y condiciones de los negocios?

NUMERALES 11 Y 12 POLÍTICA DE GRIP.

POLITICA CMAC/MAGNET TEAM (COMITÉS DE DESARROLLO DE NEGOCIOS QUE EN MUCHOS CASOS DETERMINAN LA INFORMACIÓN QUE DEBE DARSE AL CLIENTE LA CUAL SE CONSIGNA EN LOS PRODUCT PROGRAMS Y EN LA POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS).

REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN LITERAL A NUMERAL I.

NUMERALES 5.3. Y 5.4. DE REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 3.4 Y SS.



Artículo 37.3 Situaciones de desinformación o mal entendimiento

Los sujetos de autorregulación no deben adelantar cualquier relación de negocios en la cual exista desinformación, o mal entendimiento sobre la transacción específica o sobre el alcance de las responsabilidades del miembro.

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Decreto 2175 de 2007 artículo 39 (…)Las sociedades administradoras deben abstenerse de dar información ficticia, incompleta o inexacta sobre la situación de las carteras colectivas bajo su administración, o sobre sí misma.



Es un complemento a las normas sobre suministro de información, toda vez que refuerza el hecho de que la misma no puede prestarse para situaciones de mal entendimiento.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad para evitar la realización de negocios con clientes, en los cuales puedan existir situaciones de desinformación?

POLÍTICA DE GRIP NUMERALES 11 Y 12.

REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN NUMERALES 3.1 AL 3.3

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 3.4 Y SS.

WIP: CAPÍTULO IX – PRÁCTICAS DE VENTAS.


Sección.2 Suministro de información a AMV

Artículo 37.4 Suministro de información a AMV

Los sujetos de autorregulación deben suministrar a los funcionarios de AMV, en forma oportuna, veraz y completa, toda la información y documentos que se encuentre en su poder y que le sean solicitados por éstos para el ejercicio de sus funciones, proporcionándoles la asistencia que sea requerida en las visitas, en las comunicaciones telefónicas o escritas o por cualquier otro medio, sin que sea posible oponer a tal solicitud ningún tipo de reserva. Igualmente, colaborarán en lo posible con AMV para el recaudo de información que se encuentre en poder de terceros y que por cualquier motivo no haya podido ser obtenida por AMV. Sin perjuicio de la posibilidad de solicitar otra información o documentación, los miembros deberán enviar a AMV la siguiente información, cuando éste lo solicite expresamente: a. Los estados financieros, información financiera, bancaria, contable y operativa en relación con la actividad de intermediación de valores; b. Modificaciones a los estatutos y reglamentos; c. La información relativa a las órdenes, operaciones y actividades de intermediación, de acuerdo con los formatos y mecanismos de envío de información que establezca AMV. d. La autorización de la Superintendencia Financiera de Colombia para la realización de nuevas actividades, cuando ella sea necesaria, una vez ésta se obtenga, así como la persona o personas encargadas de las actividades, si fuere del caso; e. La integración de la Junta Directiva o el órgano que haga sus veces y de sus comités, tanto del miembro como de sus accionistas con participación material; f. La información del miembro y sus accionistas con participación material, los nombres y direcciones para notificación y toda aquella información que requiera AMV sobre las personas naturales vinculadas al miembro, de acuerdo con los formatos y mecanismos de envío de información que establezca AMV. El incumplimiento injustificado de la obligación de suministrar la información y documentos solicitados será considerado una falta disciplinaria, sin perjuicio de las reconvenciones escritas que AMV considere oportunas.

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Decreto 1565 de 2005 artículo 20 (…)La labor de supervisión del autorregulador puede ser desarrollada, por lo menos, a través de las siguientes herramientas: (…) c) Evaluación de la información y documentos remitidos por sus miembros según lo dispuesto en los reglamentos del organismo de autorregulación;



Establecer la obligatoriedad de suministrar información a AMV con el fin de que dicha entidad cuente con los recursos necesarios para cumplir debidamente sus funciones.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de la entidad en relación con el suministro de información a las autoridades? NUMERAL 3.2.2.2. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. TODAS LA COMUNICACIONES PARA LOS REGULADORES DEBEN SER REVISADAS POR UN ABOGADO DEL DEPARTAMENTO JURÍDICO Y POR LAS ÁREAS INVOLUCRADAS EN LA MISMA (CONTROL FINANCIERO, TESORERÍA, RIESGOS, ETC.). WIP: CAPÍTULO XI – PROGRAMA DE RECLAMOS Y SOLICITUDES.

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S 1 ¿Cuál es el área encargada de tramitar las solicitudes de información de AMV?

JURÍDICO, FINCON Y NEGOCIO.


Artículo 37.5 Colaboración con AMV

Los sujetos de autorregulación deberán informar a AMV de cualquier hecho o situación que constituya una infracción o que atente contra la transparencia, integridad y seguridad del mercado. Igualmente, los sujetos de autorregulación deberán concurrir a toda citación que les dirija el Consejo Directivo, el Tribunal Disciplinario, el Presidente y cualquier otro funcionario de AMV, rindiendo las declaraciones o suministrando la información que les fuera solicitada por ellos dentro de la órbita de sus funciones. El incumplimiento injustificado de la obligación de concurrir a las citaciones será considerada una falta disciplinaria, sin perjuicio de las reconvenciones escritas que AMV considere oportunas.

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(Decreto 1120 de 2008) (…) Parágrafo: Los administradores de los sistemas deberán implementar mecanismos para que los afiliados informen, incluso con protección de identidad, acerca de las posibles infracciones que puedan haber cometido otros afiliados al sistema y en general cualquier hecho que pueda ser susceptible de investigación. La omisión del deber de informar por parte de los afiliados se considerará en sí mismo una conducta contraria a la integridad del mercado de valores.



Fomentar la cultura de colaboración con AMV.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de colaboración de la entidad? NUMERALES 3.3.1.3, 3.2.2.2 Y 4.3.2.7 CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

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1 ¿Al interior de la entidad, existe una persona o un área ante la cual se deban dar a conocer las situaciones irregulares para que sean transmitidas a AMV? CUALQUIER IRREGULARIDAD DEBE SER ESCALADA SIEMPRE A JURÍDICO Y/O FINCON, DEPENDIENDO DEL ASUNTO, INTERVIENEN DIRECTAMENTE. ADICIONALMENTE TENEMOS AUDITORÍA CORPORATIVA Y COMPLIANCE, QUE HACEN REVISIONES PERMANENTES Y SIRVEN DE CANAL PARA QUE LOS TEMAS SE ESCALEN Y SE TOMEN CORRECTIVOS DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.

2 ¿Las PNV conocen la existencia de estos procedimientos? SI, EL MANEJO DE REGULADORES ES DE JURÍDICO Y DE FINCON ES UNA INSTRUCCIÓN GENERAL DENTRO DE LA ORGANIZACIÓN.


Sección.3 INFORMACIÓN AL MERCADO

Artículo 37.6 Registro de operaciones realizadas en el mercado mostrador

Los miembros establecerán políticas y procedimientos para el registro de operaciones sobre valores celebradas en el mercado mostrador dentro del término establecido en la normatividad aplicable.

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(Decreto 1121 de 2008) Los intermediarios de valores están obligados a registrar todas las operaciones realizadas en el mercado mostrador en un sistema de registro de operaciones sobre valores autorizado por la Superintendencia Financiera de Colombia. Dicho organismo impartirá las instrucciones relativas al tiempo máximo, forma y condiciones en las cuales se deberá efectuar el registro.


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 2.4 Los afiliados al sistema de registro de operaciones sobre valores deberán reportar al administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores la información relativa a la operación de manera oportuna, teniendo en cuenta los siguientes plazos máximos: i) Las operaciones que se ejecuten dentro del horario de operación establecido por el sistema de registro de operaciones sobre valores se deberán reportar dentro de los quince (15) minutos siguientes a la ejecución de la respectiva operación con independencia del momento de su cumplimiento. El administrador del sistema de registro de operaciones sobre valores podrá establecer los términos para recibir operaciones con cumplimiento en (t+0) por fuera de su horario de operación, siempre y cuando tales términos sean concordantes con los horarios de operación de los proveedores de precios y de los sistemas de compensación y liquidación. Estas operaciones deben ser registradas dentro de los quince (15) minutos siguientes a su ejecución. Cuando el administrador del sistema de registro de operaciones no haya establecido tales términos, dichas operaciones no podrán registrarse ese mismo día y por lo tanto su cumplimiento tampoco podrá realizarse en (t+0). ii) Las operaciones que se ejecuten con posterioridad a la hora de cierre del sistema de registro de operaciones sobre valores y antes de la hora de apertura del día hábil siguiente se registrarán como si hubieran sido ejecutadas al primer instante de la apertura siguiente, es decir, el registro deberá efectuarse durante los primeros quince (15) minutos posteriores a la apertura del sistema de registro de operaciones sobre valores. Tratándose de un sistema de registro de operaciones sobre valores que opere mediante confirmación, los plazos de que tratan los literales i) y ii) del presente numeral serán de: máximo diez (10) minutos para quien debe preingresar la información y máximo de cinco (5) minutos, contados a partir del momento del preingreso de la información, para quien deba confirmar la respectiva operación.



Se busca que las características de operaciones celebradas en el mercado mostrador sean divulgadas a los demás participantes del mercado oportunamente con, el fin de fortalecer la transparencia.

¿Existen políticas y procedimientos para poder cumplir con el tiempo máximo de registro de operaciones sobre valores en el mercado mostrador? (ejemplo: personal especializado para el registro de operaciones)


MANUAL DEL LEO DE CITIVALORES (EN PROCESO, PRIMER PROYECTO

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PRESENTADO A AMV).

REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

MATRICES RCSA.

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1 ¿Existen políticas de inspección periódica del cumplimiento de los tiempos establecidos para el registro de operaciones celebradas en el mercado mostrador (incluyendo los casos en que la entidad tiene que registrar por terceros no afiliados a los sistemas de registro?

MATRICES RCSA.

WIP: CAPÍTULO XIV: PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL, NUMERAL P PROCESOS DE CONTROL DEL NEGOCIÓN DE AFFLUENT EN COLOMBIA.

2 ¿Existen políticas para asegurar el cumplimiento de la obligación de adelantar los trámites de compensación y liquidación dentro de un término máximo?

BOLETÍN OPERATIVO 009.

BOLETÍN OPERATIVO 008.

EL MENCIONADO REGLAMENTO DE LAS MESAS


Capítulo.2 DEBERES FRENTE A LOS CONFLICTOS DE INTERÉS

Sección.1 PRINCIPIOS GENERALES SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS

Artículo 38.1 Definición de conflicto de interés

También se considerará como conflicto de interés, en adición a las situaciones previstas el artículo 1.1.1.1 de la Resolución 1200 de 1995, la situación en la que incurre quien tiene la posibilidad de tomar decisiones, o incidir en la adopción de las mismas, actuando mediante una relación de agencia, siempre que sus intereses y los de tales terceros, o los intereses de tales terceros entre sí, resulten contrarios e incompatibles.


Resolución 1200 de 1995 artículo 1.1.1.1 (…)Se entiende por conflicto de interés la situación en virtud de la cual una persona en razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus obligaciones legales o contractuales. Entre otras conductas, se considera que hay conflicto de interés cuando la situación llevaría a la escogencia entre (1) la utilidad propia y la de un cliente, o (2) la de un tercero vinculado al agente y un cliente, o (3) la utilidad del fondo (de valores) que administra y la de otro cliente o la propia, o (4) la utilidad de una operación y la transparencia del mercado.



Complementar el concepto de conflicto de interés haciendo referencia de manera genérica a situaciones en las cuales existan relaciones de agencia (casos en que alguien se encuentra en situaciones de “dos sombreros”).

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¿Existe en las políticas y procedimientos alguna precisión frente al concepto de conflictos de interés?


POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES.


POLÍTICA DE REGALOS Y ENTRETENIMIENTO.

POLÍTICA DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS.


POLÍTICA DE BARRERAS INFORMATIVAS.

POLÍTICA DE GRIP.

ARTÍCULO VI CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.




Artículo 38.2 Adopción de políticas y procedimientos

Los miembros adoptarán las políticas e implementarán los procedimientos que sean necesarios para prevenir y administrar los conflictos de interés en relación con las actividades de intermediación de valores, sin perjuicio del cumplimiento de la regulación en materia de conflictos de interés establecida en la Resolución 400 y demás normatividad aplicable.


Ley 964 de 2005 artículo 50

Se consideran infracciones las siguientes: (…)f) Incumplir las disposiciones sobre conflictos de interés (…)


(Decreto 1121 de 2008) (…) 1. Deberes frente a conflictos de interés. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas de naturaleza especial, los intermediarios de valores deberán establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos aprobados por su junta directiva, o el órgano que desarrolle funciones equivalentes, para la detección, prevención, manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación. Dichos principios, políticas y procedimientos deberán incorporarse en el respectivo código de buen gobierno corporativo de la entidad, serán aplicables a sus administradores, empleados o funcionarios que desempeñan actividades relacionadas con la intermediación (…)


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) (…), para la realización de las actividades y operaciones de intermediación de valores previstas en los artículos 1.5.1.1. y 1.5.1.2. de la Resolución 400 de 1995, los intermediarios de valores deberán implementar unas políticas y procedimientos escritos con el propósito de generar una cultura de

1. En los casos de administración de recursos de terceros, implementar una separación física entre los operadores de los recursos de terceros y los operadores de posición propia de la entidad

2. Contar con un listado de situaciones constitutivas de conflictos de interés en las políticas y procedimientos adoptados

3. Hacer firmar a las PNV una cláusula especial en la que manifiestan conocer y estar de acuerdo con las políticas de la entidad acerca de los conflictos de interés

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cumplimiento interno para el desarrollo de las actividades y operaciones de intermediación de valores (…)


Contar con políticas y procedimientos sobre el manejo de los conflictos de interés le permite a los sujetos de autorregulación administrarlos debidamente. Es importante señalar que las disposiciones del presente capítulo no son excluyentes de las demás normas aplicables a las situaciones constitutivas de conflictos de interés.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad?




POLÍTICA DE REGALOS Y ENTRETENIMIENTO.

POLÍTICA DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS.


POLÍTICA DE BARRERAS INFORMATIVAS.

POLÍTICA DE GRIP.


NUMERAL I LITERAL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN


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1 ¿Dónde se pueden consultar las mencionadas políticas y procedimientos?

INTRANET DE CITI COLOMBIA:

http://citiweb.co.citicorp.com/estudios/citiweb2/frames/default_explorer.asp?destino=../compliance/pags/default.asp&lado=../compliance/menu.asp INTRANET GLOBAL:

http://www.citigroup.net/policydirectory/ PÁGINA WEB DE LAS ENTIDADES:

https://www.latinamerica.citibank.com/COGCB/JPS/portal/Index.do

CLÁUSULA NOVENA REGLAMENTO DE INTERMEDIACIÓN ESTABLECE SE PUEDEN CONSULTAR EN LAS OFICINAS (CÓDIGO DE CONDUCTA).

2 ¿La entidad ha implementado algún tipo de capacitación / evaluación acerca del contenido de las políticas y procedimientos implementados? TODAS LAS POLÍTICAS OBLIGATORIAS DE COMPLIANCE SON EXPLICADAS EN LA CAPACITACIÓN PARA NUEVOS EMPLEADOS. ADICIONAL A LO ANTERIOR, ANUALMENTE SE CUENTA CON UN PROCEDIMIENTO DE REVISIÓN, ACTUALIZACIÓN Y PROMULGACIÓN A TODOS LOS EMPLEADOS DE CITI DE LAS POLÍTICAS DE COMPLIANCE.

3 ¿Quiénes participaron en la elaboración de las políticas y procedimientos? ÁREA DE COMPLIANCE, NEGOCIO Y DEPARTAMENTO JURÍDICO.



http://www.citigroup.net/policydirectory/

https://www.latinamerica.citibank.com/COGCB/JPS/portal/Index.do

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4 ¿Existe algún área o funcionario que tenga la responsabilidad de evaluar constantemente estas políticas y procedimientos? EL ÁREA DE COMPLIANCE TIENE UN CRONOGRAMA ANUAL DE REVISIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LAS POLÍTICAS DE COMPLIANCE Y DE LOS PROCEDIMIENTOS INTERNOS. EL COMITÉ DE INTERMEDIACIÓN DE VALORES EFECTUARÁ REVISIONES POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO.

5 ¿En caso en que la entidad realice labores de banca de inversión, cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad para prevenir la ocurrencia de conflictos de interés con las actividades adelantadas por dicha área? POLÍTICA DE BARRERAS INFORMATIVAS. ESTABLECE LOS MECANISMOS DE SEPARACIÓN ENTRE LAS LLAMADAS “ÁREAS PÚBLICAS” Y “ÁREAS PRIVADAS”. ESTABLECE PROCEDIMIENTOS DE CRUCE DE BARRERAS INFORMATIVAS CUANDO SE REQUIERA. POLÍTICA DE ELIMINACIÓN DE CONFLICTOS. RCSA – TESTEO DE SEPARACION DE SITIOS DE TRABAJO.


Artículo 38.3 Prevención y administración

Los sujetos de autorregulación deberán prevenir la ocurrencia de conflictos de interés. Si no fuere posible prevenir una situación de conflicto de interés, los sujetos de autorregulación deberán administrar cada caso de manera idónea, sin perjuicio de lo establecido en las normas de naturaleza especial. Para esto, cada miembro adoptará las políticas e implementará procedimientos, tales como: a) Revelación al superior Jerárquico o cualquier otra persona al interior de la entidad y/o órgano de control designado para el efecto. b) Revelación previa a las partes afectadas. c) Obtención de autorización previa de las partes afectadas. d) Prohibición o abstención para actuar frente al conflicto de interés. Parágrafo: Los conflictos de interés que puedan surgir con ocasión de la actividad de intermediación de valores, se considerarán subsanados una vez hayan sido debidamente administrados.

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(Decreto 1121 de 2008) (..) 2. Deberes frente a los conflictos de interés. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas de naturaleza especial, los intermediarios de valores deberán establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos aprobados por su junta directiva, o el órgano que desarrolle funciones equivalentes, para la detección, prevención, manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación

1. Contar con un formato para que las PNV revelen a la entidad las situaciones constitutivas de conflictos de interés


La adecuada administración de los conflictos de interés contribuye a fortalecer la confianza de los diferentes participantes del mercado de valores, como inversionistas, emisores y otros intermediarios.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad en relación con la administración de conflictos de interés?

POLÍTICA DE GRIP.


REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.



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1 ¿La entidad ha determinado situaciones específicas ante las cuales se deba aplicar la abstención de actuar?¿Cuáles? CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. CÓDIGO DE CONDUCTA.

2 ¿Cuáles mecanismos se utilizan para que las políticas y procedimientos sobre conflictos de interés sean conocidos por todas las PNVs? LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS SON PUBLICADAS EN INTRANET Y EL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO EN LA PÁGINA DE LA ENTIDAD. COMPLIANCE POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO ENVÍA LAS POLÍTICAS A PERSONAL DEL INTERMEDIARIO PARA QUE LAS REVISE Y LAS TENGA EN CUENTA.


Artículo 38.4 Dudas sobre la existencia

En caso de duda respecto de la existencia de un conflicto de interés, los sujetos de autorregulación deberán actuar como si éste existiera, hasta que no se haya resuelto la duda. Lo anterior, sin perjuicio de la posibilidad de consultar su situación con el superior jerárquico y/o los órganos internos.

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1. Contar con un comité interno de conflictos de interés, encargado de evaluar la existencia o no del conflicto


Contar con disposiciones acerca de la actuación a seguir en caso de que surjan dudas sobre la existencia de conflictos de interés en una determinada situación, brinda a los intermediarios y PNVs claridad sobre la mejor forma de proceder. De esta forma, se está incentivando la consulta sobre cualquier duda que se tenga sobre la existencia de un conflicto de interés, lo cual a su vez contribuye con una mejor administración de los mismos.

¿La entidad ha implementado políticas y procedimientos en caso de dudas sobre la existencia de conflictos de interés? ¿En qué consisten? EL CÓDIGO DE CONDUCTA DE CITI ESTABLECE MECANISMOS DE ESCALAMIENTO A SUPERVISORES O A COMPLIANCE SEGÚN EL TIPO DE CONFLICTO DE INTERÉS. EN CASO DE QUE SE PIENSE QUE HAY UN CONFLICTO DE INTERÉS EL FUNCIONARIO SE ABSTENDRÁ DE ACTUAR ENTENDIENDO QUE EXISTE UNO (VER CLÁUSULA IV DE CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO).

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1 ¿La entidad cuenta con canales de consulta inmediata que les permita a las PNV consultar de una manera eficiente sobre situaciones que puedan constituir conflictos de interés? ¿Cuáles? LAS CONSULTAS SE DIRIGEN A LOS SUPERVISORES O DIRECTAMENTE AL ÁREA DE COMPLIANCE. PARA ESTO SE APLICAN LAS POLÍTICAS DE ESCALAMIENTO ACÁ Y LO DISPUESTO EN LOS CÓDIGOS CORRESPONDIENTES (CONDUCTA Y BUEN GOBIERNO).


Artículo 38.5 Registro de información

Los miembros tendrán la obligación de conservar los registros de todas las revelaciones de información de las que habla el presente reglamento. Dicha información deberá reposar en cualquier medio verificable y estar a disposición de las autoridades competentes. Como parte de su gestión de control interno, los miembros de AMV deberán determinar la periodicidad mínima con que los funcionarios deben revelar la información de que trata el presente reglamento. Así mismo, deberán utilizar metodologías para evaluar la información revelada por sus personas naturales vinculadas y realizar las investigaciones que resulten procedentes.



1. El área o funcionario que evalúa la información revelada conoce ampliamente la actividad

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de intermediación de valores y en consecuencia tiene el conocimiento para determinar si hubo una debida administración

2. Quien administre la

información revelada y vele por la integridad de los registros mantiene independencia frente al área de negociación


Los registros de revelación constituyen un mecanismo mediante el cual se puede saber si existió una adecuada administración de los conflictos de interés, fortaleciendo la gestión de control interno.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se implementaron para el registro y evaluación de las revelaciones? DEPENDIENDO DEL TIPO DE REVELACIÓN CORRESPONDIENTE A LAS POLÍTICAS MENCIONADAS EN ESTE DOCUMENTO SE CUENTA CON ARCHIVOS DE CONTROL EN EL QUE QUEDAN REGISTRADAS LAS MISMAS.

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1 ¿Cuál es el cargo (y la jerarquía de este cargo dentro de la estructura organizacional) de la(s) persona(s) encargada(s) de llevar a cabo a evaluación de la información revelada? OFICIAL DE COMPLIANCE – RECURSOS HUMANOS (GERENTE DE RECURSOS) – SUPERVISOR.

2 ¿Describa en forma genérica la metodología mediante la cual se evaluará la información revelada por las PNV? DEPENDIENDO DE LA POLÍTICA EN ALGUNOS CASO INCLUSIVE HAY UN COMITÉ QUE LOS REVISA. POR LO GENERAL UNA VEZ SE HACE EL DISCLOSURE SE DISCUTE ENTRE LOS FUNCIONARIOS IMPLICADOS Y DE EXITIR DUDAS SE ELEVAN CONSULTAS A JURÍDICO Y A COMPLIANCE.



Artículo 38.6 Funciones de Junta Directiva

Las políticas, procedimientos y demás mecanismos para la identificación y administración idónea de conflictos de interés, deben ser aprobados por parte de la Junta Directiva de la entidad. Los miembros de la Junta Directiva que en razón de sus funciones puedan encontrarse en situaciones de conflictos de interés asociados con la actividad de intermediación, están sujetos a las disposiciones del presente reglamento.

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(Decreto 1121 de 2008) (..) 2. Deberes frente a los conflictos de interés. Sin perjuicio de lo dispuesto en normas de naturaleza especial, los intermediarios de valores deberán establecer y aplicar consistentemente principios, políticas y procedimientos aprobados por su junta directiva, o el órgano que desarrolle funciones equivalentes, para la detección, prevención, manejo de conflictos de interés en la realización de operaciones de intermediación. (…)

1. La Junta Directiva, o subcomité de la Junta Directiva, evalúa periódicamente la forma en que se están aplicando las políticas y procedimientos sobre conflictos de interés.


Involucrar a los miembros de la Junta Directiva en las políticas y procedimientos contribuye a fortalecer la cultura de conocimiento y cumplimiento de los mismos por parte de todos los funcionarios del intermediario.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de revelación para los miembros de la Junta Directiva? CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 3.2.1 y ARTÍCULO IV. LAS POLÍTICAS CORPORATIVAS A LAS CUALES HACE REFERENCIA EL LIBRO SEGUNDO DEL REGLAMENTO DE AMV, VAN A SER PRESENTADAS PARA DISCUSION Y APROBACION DE LA JUNTA DE LA COMISIONISTA. DE HECHO, ESTE DOCUMENTO SERÁ APROBADO POR LA JUNTA.


Artículo 38.7 Deber general de administración

Las personas naturales vinculadas deberán administrar cualquier situación que pueda afectar la objetividad e imparcialidad propia de sus funciones en relación con la actividad de intermediación en el mercado de valores, para lo cual tendrán como referente las políticas y procedimientos sobre conflictos de interés.





Contribuir a evitar la ocurrencia de situaciones que no constituyan como tal un conflicto de interés pero que puedan afectar la objetividad de las PNV en sus actividades.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de revelación de situaciones que puedan afectar la objetividad e imparcialidad propia de las funciones de las PNVs? CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ARTÍCULO 3.2.1 y IV. POLÍTICA DE ACTIVIDADES EXTERNAS. POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES. POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE ASUNTOS ÉTICOS. CÓDIGO DE CONDUCTA.

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S 1 ¿La entidad ha determinado situaciones puntuales que deban ser reveladas por

las PNV debido a que puedan afectar su objetividad e imparcialidad? ¿Cuáles? EXISTEN ESTE TIPO DE SITUACIONES EN LA POLÍTICAS ARRIBA CITADAS.



Artículo 38.8 Prohibición ante la indebida administración

Los miembros de AMV no permitirán que una persona natural vinculada actúe cuando se encuentre en un conflicto de interés que no haya sido administrado de manera idónea. Así mismo, las personas naturales vinculadas se abstendrán de actuar cuando se encuentren en una situación de conflictos de interés que no haya sido debidamente administrada.





Fomentar la adecuada administración de los conflictos de interés.

¿Existe alguna política especial para la evaluación de la idoneidad de la forma en que se administra un conflicto de interés puntual? NO EXISTE UNA POLÍTICA ESPECIAL COMO TAL, DADO QUE LAS POLÍTICAS QUE SE TIENEN IMPLEMENTADAS ESTÁN ORIENTADAS CADA UNA DE ELLAS A EVITAR POSIBLES CONFLICTOS DE INTERÉS Y ANTE LA EVENTUALIDAD DE QUE ESTOS SE PRESENTARAN ESTABLECEN COMO MANEJARLOS. AHORA BIEN EN CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO Y EL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACION SI TIENEN DISPOSICIONES QUE OBLIGAN A LAS PERSONA A ABSTENERSE DE ACTUAR ANTE UN CONFLICTO DE INTERÉS REAL O APARENTE.


Sección.2 NORMAS ESPECIALES SOBRE CONFLICTOS DE INTERÉS

Artículo 38.9 Inversiones personales

Las personas naturales vinculadas tendrán las siguientes obligaciones en relación con sus inversiones personales:

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a) Deberán revelar a la entidad a la cual están vinculadas, cualquier tipo de inversión personal, incluidas las inversiones realizadas a través de vehículos de administración de recursos de terceros. b) Deberán revelar a la entidad a la cual están vinculadas, los intermediarios de valores o cualquier otro tercero a través de los cuales realizan sus inversiones personales. c) Deberán abstenerse de realizar operaciones de signo contrario durante el término que la entidad establezca para el efecto. En forma excepcional, siempre y cuando existan razones que justifiquen dicha situación y sean debidamente documentadas y reveladas a la entidad a la cual están vinculadas, las personas naturales vinculadas podrán realizar operaciones de signo contrario en un plazo inferior al establecido para tal fin. Parágrafo 1: Las entidades podrán establecer disposiciones adicionales aplicables a las inversiones personales. Parágrafo 2: Lo establecido en este artículo no aplica a las inversiones realizadas en fondos de pensiones obligatorias ni en fondos de cesantía.



(…) b)Para el caso de sociedades comisionistas de bolsa, salvo que sean accionistas o empleados de la sociedad que no tengan el carácter de administradores, no podrán ser beneficiarios reales y, por tanto, deberán abstenerse de negociar por cuenta propia, directamente o por interpuesta persona, acciones inscritas en bolsa, exceptuando aquellas que se reciban a título de herencia o legado o cuando la Superintendencia de Valores, tratándose de acciones adquiridas con anterioridad al respectivo nombramiento, autorice su venta

Decreto 666 de 2007 artículo 16

Están prohibidas las siguientes conductas: (…)2. La realización de operaciones de cuentas de margen, directamente o a través de interpuesta persona, por parte de las personas naturales que están obligadas a registrarse en el Registro Nacional de Profesionales del Mercado de Valores.

1. No permitir que un operador realice inversiones personales en el mismo mercado (renta fija / renta variable) en el cual realiza sus labores de intermediación

2. Establecer restricciones de signo contrario más estrictas cuando la PNV va a realizar una inversión personal en el mismo mercado en el que opera

3. Establecer montos

máximos para las inversiones personales

4. Revelar igualmente,

cuando las conozca, las inversiones personales correspondientes a partes relacionadas. (Ejemplo: Inversiones del cónyuge)

5. Solicitar que la PNV

anexe los extractos de sus inversiones personales en valores

6. Establecer que la

revelación debe hacerse mensualmente

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Las inversiones personales pueden conllevar a una PNV a incurrir en conflictos de interés toda vez que su interés personal será contrario al de la entidad a la cual se encuentra vinculado o al de alguno de sus clientes. La revelación individualizada de cada una de las operaciones realizadas contribuye a evitar la ocurrencia de los conflictos de interés y permite temprana detección de los mismos.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados en materia de inversiones personales?

CÓDIGO DE CONDUCTA

POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES (ADJUNTA)

POLÍTICA DE ACTIVIDADES EXTERNAS

ARTÍCULOS 3.2.3.7 Y 3.2.4 CITIVALORES CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

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1 ¿Cuál es el plazo en el cual las PNVs no pueden realizar operaciones de signo contrario con sus inversiones personales de acuerdo con lo establecido en sus políticas y procedimientos? NINGÚN EMPLEADO CUBIERTO POR LA POLÍTICA PUEDE REALIZAR INVERSIONES PERSONALES SIN LA APROBACIÓN PREVIA DE COMPLIANCE. EXISTEN TIEMPOS MÍNIMOS DE PERMANENCIA EN INVERSIONES.

2 ¿La entidad ha definido inversiones personales internacionales sobre las cuales las PNV deben hacer revelaciones? ¿Cuáles? TODOS LOS EMPLEADOS CUBIERTOS DEBEN SOLICITAR AUTORIZACIÓN PARA CUALQUIER INVERSIÓN PERSONAL CUBIERTA (ACCIONES O BONOS CORPORATIVOS) LOCAL O INTERNACIONAL.

3 ¿Existen mecanismos de control para verificar que efectivamente se revelen las inversiones personales?

LOS EMPLEADOS CON INVERSIONES PERSONALES DEBEN ENTREGAR UNA COPIA DEL EXTRACTO O ESTADO DE CUENTA DE LA COMISIONISTA O BROKER DONDE TIENE LAS INVERSIONES.

4 ¿Cuál es la periodicidad establecida para revelar información acerca de las inversiones personales? LOS EXTRACTOS DEBEN SER ENVIADOS CADA VEZ QUE EL EMPLEADO LOS RECIBA.

5 ¿Qué información adicional debe ser revelada por las PNV acerca de sus inversiones personales? (ej: operador a través del cual realizan (realizaron) sus inversiones personales, extractos) TODOS LOS ELEMENTOS DE LA INVERSIÓN PERSONAL DEBEN SER REVELADOS CUANDO SE SOLICITA LA AUTORIZACIÓN Y EN LA COPIA DE EXTRACTOS.

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6 ¿Existen valores o productos en relación con los cuales una PNV debe solicitar autorización en forma previa a la realización de la inversión personal? LAS INVERSIONES CUBIERTAS SON LAS QUE SE HACEN EN ACCIONES O BONOS CORPORATIVOS, LOCALES Y EXTRANJEROS



Artículo 38.10 Partes relacionadas como clientes

Las personas naturales vinculadas no podrán tener como clientes o contrapartes a sus partes relacionadas, sea que éstos estén actuando a nombre propio o en representación de un tercero. En todo caso, deberán revelar a la entidad cuando tales partes relacionadas sean clientes de la entidad asignados a otro funcionario de la misma, en productos propios de la actividad de intermediación de valores. Parágrafo: Las personas naturales vinculadas podrán vincular a sus partes relacionadas como suscriptores de carteras colectivas, fondos de pensiones obligatorias, fondos de pensiones voluntarias, fondos de cesantías y otros esquemas de inversión colectiva, siempre que revelen a la entidad sobre dicha situación.



Contar con una metodología de seguimiento y control interno más estrictas para las inversiones que realizan las partes relacionadas a las PNV


Las inversiones realizadas por personas allegadas a la PNV pueden conllevar a una PNV a incurrir en conflictos de interés toda vez que el interés de la persona allegada, y consiguientemente de la PNV, puede ser contrario al de la entidad a la cual se encuentra vinculado o al de alguno de sus clientes. No permitir que una PNV tenga como cliente a una parte relacionada contribuye a evitar la ocurrencia de los conflictos de interés así como a una temprana detección que permita una adecuada administración.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se han implementado en materia del manejo de clientes que sean partes relacionadas de una PNV?

PROCEDIMIENTO INTERNO DE COMPLIANCE “PROCEDIMIENTO PARA NEGOCIACIONES COMERCIALES CON PARTES RELACIONADAS POR PARTE DE EMPLEADOS DE CITI”.

ARTÍCULOS 4.3.2.5 Y SS. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.




CÓDIGO DE CONDUCTA

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1 ¿Qué mecanismos de control se han implementado para la verificación del cumplimiento de las políticas sobre el manejo de clientes que sean partes relacionadas de una PNV?



HAY VARIAS COSAS EN LAS POLÍTICAS WIP Y GRIP.

2 ¿Cuál es la periodicidad con que se debe hacer la revelación sobre partes relacionadas que se encuentran vinculadas como clientes de la entidad en productos propios de la actividad de intermediación de valores? CADA VEZ QUE SE PRESENTE, SE HACE UN RECORDATORIO UNA VEZ AL AÑO.

3 ¿Existe algún tipo de restricción a las operaciones que puede realizar una parte relacionada de una PNV a través de la entidad? (ejemplos: cuentas de margen, repos, simultáneas, TTVs, cortos)

POLÍTICA ICSS. LAS DESCRITAS IGUALMENTE EN LA POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES.

LITERAL A NUMERAL I DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

LAS DESCRITAS IGUALMENTE EN LA POLÍTICA DE INVERSIONES PERSONALES.



Artículo 38.11 Partes relacionadas vinculadas a un intermediario de valores

La persona natural vinculada deberá revelar a la entidad a la que se encuentra vinculada todas sus partes relacionadas que tengan la calidad de persona natural vinculada de otros intermediarios de valores.



No existe una práctica de mercado específica


Las PNV pueden incurrir en conflictos de interés al realizar operaciones con sus partes relacionadas que se encuentren vinculadas a intermediarios de valores. El hecho de que la entidad cuente con la información acerca de las partes relacionadas vinculadas a otros intermediarios, contribuye en la detección de posibles conflictos de interés por este motivo.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se han implementado en relación con las partes relacionadas que se encuentran vinculadas a un intermediario de valores?




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POLÍTICAS DE PARENTESCO DENTRO DE LAS POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN (RECURSOS HUMANOS/INTRANET).

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1 ¿Qué mecanismos de control se han implementado para la verificación del cumplimiento de las mencionadas políticas?


NUMERAL I LETARAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN

2 ¿Con qué periodicidad se deben revelar las partes relacionadas que se encuentran vinculadas como PNV de otro intermediario? EXISTE LA OBLIGACIÓN INICIAL AL MOMENTO DE ENTRAR A LA COMISIONISTA DE HACER LA REVELACIÓN Y DESPUÉS SE APLICAN LAS NORMAS DE CONFLICTOS DE INTERÉS Y DEMÁS POLÍTICAS CONCORDANTE QUE HEMOS VENIDO MENCIONANDO.



Artículo 38.12 Pisos financieros

Las entidades que desarrollan su actividad de intermediación a través de un piso financiero deben contar con políticas y procedimientos acerca del manejo de los conflictos de interés, que pueden surgir con ocasión del funcionamiento de dicho piso.



(Decreto 1121 de 2008) (...)mecanismos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separadas decisoria, física y operativamente;



Prevenir, detectar y administrar adecuadamente los conflictos de interés que surjan dentro de los pisos financieros.

En caso de que la entidad haga parte de un piso financiero, ¿cuáles son las políticas y procedimientos acerca de la prevención y manejo de los conflictos de interés, que pueden surgir con ocasión del funcionamiento de dicho piso?

ARTÍCULO 4.3.3.4. DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

EN ALGUNOS PRODUCT PROGRAMS SE ESTABLECE PREVENCIONES QUE HAY QUE TENER FRENTE A POTENCIALES CONFLICTOS Y A LA SEPARACIÓN DE FUNCIONARIOS.

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LA MESAS DE NEGOCIACIÓN.

RCSA DE LA UNIDADES DE NEGOCIO.

POLÍTICA DE BARRERAS DE LA INFORMACIÓN.

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1 ¿Cuáles son las políticas y procedimientos para asegurar la confiabilidad, integridad y confidencialidad de la información que circula en un piso financiero?

ARTÍCULO 4.3.3.4. DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE VIOLACIONES A POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

RECORD MANAGEMENT POLICY.


SEPARACIÓN FÍSICA DE ÁREA.

RCSA DE LA UNIDADES DE NEGOCIO.

LOS PRODUCT PROGRAMS TOCAN ESTE TEMA.



Artículo 38.13 Separación funcional de operadores

Los operadores por cuenta propia no podrán ejercer las funciones propias de los operadores por cuenta de terceros o los operadores de distribución, y viceversa.

Parágrafo 1: Los operadores por cuenta propia no podrán realizar actividades de intermediación de valores con clientes. Parágrafo 2: Lo dispuesto en el presente artículo no será aplicable cuando los operadores por cuenta propia actúen en desarrollo del programa de creadores de mercado realizando operaciones de distribución de valores adquiridos en operaciones de subastas primarias así como en las operaciones de manejo de deuda.



(Decreto 1121 de 2008) (...)mecanismos para que las áreas, funciones y sistemas de toma de decisiones susceptibles de entrar en conflicto de interés, estén separadas decisoria, física y operativamente;

Decreto 2175 de 2007 artículo 16 Las sociedades administradoras, al momento de la constitución y durante la vigencia de la cartera colectiva, deberán cumplir con los siguientes requisitos: (…) 2. Contar con personal de dedicación exclusiva para la administración de las carteras colectivas, que tenga la suficiente responsabilidad e idoneidad.

Decreto 2175 de 2007 artículo 51 La sociedad administradora deberá cumplir las siguientes obligaciones: (…)9. Garantizar la independencia de funciones y del personal responsable de la administración de las carteras colectivas, para lo cual deberá contar con estructuras organizacionales adecuadas para lograr este objetivo.

Decreto 2175 de 2007 artículo 53 Cada cartera colectiva deberá tener un gerente, de dedicación exclusiva, con su respectivo suplente (…)

1. Contar con una separación física entre cada una de las categorías de operación, en la cual exista una restricción al acceso físico controlada electrónicamente (tarjetas de acceso).

2. Cada una de estas áreas

cuenta con independencia decisoria, lo cual implica que cada área cuenta con una línea de reporte independiente.

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Una persona que desempeña funciones correspondientes a diferentes categorías puede incurrir en conflictos de interés debido a que representa los intereses de cada una de las categorías en que desempeña funciones, los cuales pueden ser contrarios entre sí, específicamente entre la cuenta propia y la prestación de servicios a terceros

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se han implementado en relación con la separación funcional de los operadores?

ARTÍCULO 4.3.3.4. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

NUMERAL I LITERAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIÓN.

POLITICAS DE BARRERAS DE LA INFORMACIÓN.

MATRICES DE RCSA DE LAS UNIDADES DE NEGOCIO.

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1 ¿Cuáles son los mecanismos implementados para evitar que un operador por cuenta propia desempeñe funciones correspondientes a otra categoría? NUMERAL I LITERAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIÓN. NUMERAL CITADO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

2 ¿Cuál es el alcance y características de la separación física entre áreas? (sedes diferentes, áreas de trabajo diferenciables con tarjeta de acceso, mesas diferentes en un mismo espacio, etc…) NUMERAL I LITERAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIÓN. NUMERAL CITADO DEL CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

3 ¿Cuál es el alcance y características de la separación decisoria entre áreas?

NUMERAL I LITERAL A REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIÓN.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ARTÍCULO 4.3.3.4.

POLÍTICAS DE BARRERAS DE LA INFORMACIÓN.

4 ¿Existe algún estándar de separación operativa entre áreas, adicional a la separación funcional de operadores? ARTÍCULO 4.3.3.4. CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO. SI. LA COMISIONISTA TIENE UN BACK OFFICE SEPARADO, PARA TEMAS DE SEAN SENSITIVOS EN MANEJO DE INFORMACIÓN, SE PRESTEN PARA CONFLICTOS DE INTERÉS, ETC.



Artículo 38.14 Remuneración de operadores

Las entidades deberán contar con políticas de remuneración de sus operadores.

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Fomentar que los intermediarios analicen los posibles conflictos de interés que pueden surgir con base en el esquema de remuneración implementado por el intermediario.

¿Cuáles son las políticas de remuneración de los operadores?

POLÍTICA GRIP NUMERAL 10.

VCP DE REMUNERACIÓN – REVISADO Y APROBADO POR RECURSOS HUMANOS

WIP: CAPÍTULO VII: COMPENSACIÓN DE PERSONAL.


Artículo 38.15 Dádivas y regalos

Los miembros deberán contar con políticas acerca del ofrecimiento de dádivas y regalos institucionales. Las personas naturales vinculadas deberán revelar a la entidad las dádivas o regalos que sean recibidos de terceros, o entregados a los mismos, cuando exista cualquier relación de conexidad con la actividad de intermediación de valores. Para esto, los miembros podrán establecer el monto a partir del cual se deberá realizar dicha revelación. Si el miembro no establece el monto mínimo de revelación, se entenderá que las personas naturales vinculadas deben revelar todas las dádivas o regalos recibidos de clientes y contrapartes. En cualquier caso, la persona natural vinculada deberá abstenerse de recibir las dádivas y regalos cuando los mismos puedan afectar la objetividad e imparcialidad propia de sus funciones.



1. No recibir ni dar ningún tipo de dádivas o regalos, salvo que sean de carácter institucional.

2. Revelar todas las

dádivas y regalos, independientemente de su monto.

3. Establecer un monto

máximo hasta el cual el operador puede recibir dádivas y regalos

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Las dádivas y regalos pueden afectar la objetividad con que se realizan negociaciones en el mercado de valores, bien sea por parte del intermediario, de la PNV o de los clientes.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos relacionados con las dádivas y regalos? LA POLÍTICA DE REGALOS ESTABLECE QUE POR REGLA GENERAL NINGÚN EMPLEADO DE CITI PUEDE DAR NI RECIBIR REGALOS. EXISTEN EXCEPCIONES ESPECÍFICAS DENTRO DE LAS CUALES SE AUTORIZAN REGALOS QUE TENGAN UN VALOR NOMINAL INFERIOR A US$100. COMO SUBSIDIARIA DE UNA ENTIDAD DE ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA NOS CUBRE EL FOREIGN CORRUPT PRACTICES ACT, EXPEDIDO POR LA AUTORIDADES DE DICHO PAÍS.

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1 ¿Cuál es el monto mínimo a partir del cual las PNV deben revelar la recepción o entrega de dádivas o regalos? TODOS LOS REGALOS, SIN IMPORTAR SU MONTO DEBEN SER REPORTADOS A COMPLIANCE

2 ¿Cuáles son los mecanismos de revelación?

SE REPORTAN A TRAVÉS DEL FORMATO ESTABLECIDO.

3 ¿Se han determinado dádivas o regalos específicos que no se deban dar o recibir? ¿Cuáles? NO SE PUEDE DAR NI RECIBIR REGALOS QUE SUPEREN MAS DE US$100.

PREGUNTAS 4 ¿Cuál es la periodicidad de revelación de las dádivas y regalos?

CADA VEZ QUE SE RECIBE UN REGALO O POR LO MENOS 1 VEZ AL AÑO



Capítulo.3 DEBER DE DOCUMENTACIÓN

Artículo 39.1 Políticas y procedimientos

Los miembros deben contar con políticas y procedimientos para el cumplimiento del deber de documentación

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(Decreto 1121 de 2008) 3. Los intermediarios de valores autorizados legalmente para recibir órdenes de clientes, deberán documentar oportuna y adecuadamente dichas órdenes y las operaciones sobre valores que realicen en virtud de éstas. Los intermediarios pondrán a disposición de sus clientes, de la Superintendencia Financiera de Colombia y de los organismos de autorregulación, cuando éstos lo soliciten, los soportes, comprobantes y demás registros de las órdenes y operaciones realizadas en desarrollo de la relación contractual.



Es necesario que existan políticas y procedimientos acerca del manejo de la documentación de hechos relevantes, de manera que se garantice su integridad, confiabilidad y disponibilidad. Los procedimientos deben contemplar aspectos como el respaldo físico y lógico de la información, el almacenamiento seguro y los procesos de consulta de la misma.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en relación con el deber documentación? (No incluye documentación de órdenes, dado que dicho tema se trata en el Título 5 del Libro 2 del presente reglamento)

LITERAL A PARTE I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

SECCIÓN 2 CLÁUSULA SÉPTIMA Y SECCIÓN 3 CLÁUSULA PRIMERA REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

POLITICA GRIP (CITIVALORES).

LEO

RECORD MANAGEMENT POLICY.

BOLETINES OPERATIVOS MENCIONADOS EN ESTE DOCUMENTO.


Artículo 39.2 Utilización de medio verificable en las operaciones realizadas en el mercado mostrador

Las operaciones realizadas en el mercado mostrador deberán cerrarse a través de un medio verificable a partir del cual sea posible conocer con total claridad la siguiente información: nombre del operador y de la contraparte, hora de cierre, las características de la especie que permitan su identificación plena, el precio o tasa, cantidad negociada, el tipo de operación, y beneficiario de la operación. En caso de que la entidad esté actuando por cuenta de un tercero en desarrollo del contrato de comisión, solamente tendrá que expresar tal circunstancia sin especificar el nombre del tercero.




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Contar con un medio confiable a través del cual se puedan verificar las condiciones en que se cerró una operación en el mercado mostrador

¿Cuáles son las políticas implementadas por la entidad para garantizar que todas las operaciones cerradas en el mercado mostrador se efectúen a través de un medio verificable?

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA SECCIÓN 2 Y CLÁUSULA TERCERA SECCIONES 3.3 DE LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

BOLETÍN OPERATIVO 09

BOLETÍN OPERATIVO 08


WIP: CAPÍITULO XIV - PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.

ESTÁNDARES DE DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN (VERSIÓN 5.0).


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1 ¿Existen políticas de inspección periódica mediante las cuales se verifique que todas las operaciones registradas fueron cerradas a través de un medio verificable e incluyen la información requerida?

MATRICES DE RCSA UNIDADES DE NEGOCIO.

DISPOSICIÓN CITADA DEL REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

WIP: CAPÍTULO XIV - PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.



Artículo 39.3 Conocimiento del cliente

Los sujetos de autorregulación no podrán realizar operaciones o actividades de intermediación respecto de clientes sobre los cuales no se haya verificado el cumplimiento de todos los requisitos exigidos en materia de conocimiento del cliente en la normatividad aplicable. El intermediario será el responsable de que la documentación y la información necesaria para cumplir con el deber de conocimiento del cliente esté completa y actualizada. Parágrafo: Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos para cumplir oportunamente la obligación de categorizar los clientes entre “cliente inversionista” e “inversionista profesional”, de conformidad con la normatividad aplicable.





Es fundamental para el mercado que el intermediario conozca al cliente de manera que pueda cumplir adecuadamente con los deberes impuestos en la normatividad aplicable. Particularmente, es fundamental que los sujetos de autorregulación estén al tanto de los cambios que se puedan presentar en el perfil de

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riesgo de sus clientes, con el fin de ofrecerles productos y servicios adecuados.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de la entidad para efectos de conocer a sus clientes?

MANUAL DE SARLAFT.

SECCIÓN 3 CLÁUSULA SEGUNDA REGLAMENTOS DE INTERMEDICACIÓN.

BOLETINES OPERATIVOS CITIVALORES.

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1 ¿Cómo da a conocer estas políticas y procedimientos a sus PNV?

SE REALIZAN CAPACITACIONES PRESENCIALES PERIÓDICAS. ANUALMENTE SE DAN CURSOS EN LA PÁGINA WEB DE ENTRENAMIENTO.

SE PUBLICAN MANUALES DE SARLAFT EN LA INTRANET.

SE CAPACITA A TODOS LOS NUEVOS EMPLEADOS.

WIP: CAPÍTULO VI PERSONAL, NUMERALES C Y D – ENTRENAMIENTO DE EMPLEADOS.

2 ¿Cuáles son las políticas y procedimientos para actualizar la información de sus clientes?

PROCEDIMIENTO 3.1 Y 3.2 DEL MANUAL SARLAFT

DISPOSICIÓN CITADA DE LOS REGLAMENTOS DEL INTERMEDIACIÓN.

3 ¿Cuál es el procedimiento en relación con cliente sobre los cuales no tenga información actualizada? POR LO MENOS 1 VEZ AL AÑO SE SOLICITA LA ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN A TODOS LOS CLIENTES.



Capítulo.4 DEBER DE RESERVA Y CONFIDENCIALIDAD

Artículo 40 Deber de reserva y confidencialidad

Salvo las excepciones expresas de las normas vigentes, los sujetos de autorregulación estarán obligados a guardar reserva de las órdenes e instrucciones recibidas de sus clientes, de las operaciones sobre valores ejecutadas en desarrollo de la relación contractual y sus resultados, así como de cualquier información que de acuerdo con las normas que rigen el mercado de valores, tenga carácter confidencial. Así mismo, tendrán un estricto deber de confidencialidad acerca de sus clientes y contrapartes en el mercado mostrador y en sistemas de negociación. En desarrollo de lo anterior, los intermediarios de valores deberán adoptar políticas y procedimientos para proteger la información confidencial, los cuales deberán ser incorporados en el código de buen gobierno. Parágrafo: La reserva en ningún caso será oponible al cliente involucrado en la respectiva orden, instrucción u operación.

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(Decreto 1121 de 2008) (…)Salvo las excepciones expresas de las normas vigentes, los intermediarios de valores, así como sus administradores, funcionarios y cualquier persona a ellos vinculada, estarán obligados a guardar reserva de las operaciones sobre valores ejecutadas en desarrollo de la relación contractual y sus resultados; así como, cualquier información que, de acuerdo con las normas que rigen el mercado de valores, tenga carácter confidencial. En desarrollo de lo anterior, los intermediarios de valores deberán adoptar procedimientos y mecanismos para proteger la información confidencial de sus clientes, los cuales deberán ser incorporados en el código de buen gobierno.


(Circular Externa 019 de 2008 SFC) (…)Las políticas y procedimientos del intermediario de valores deberán propender por los más altos estándares de profesionalismo en el comportamiento de su personal. Para tal fin, se deberán dar pautas claras y concretas respecto de: (i) Los posibles conflictos de interés; (ii) El adecuado uso de información obtenida como consecuencia de cualquier actividad de intermediación de valores; y (iii) El tratamiento equitativo y honesto de los clientes. Incurrir en conductas que no se encuentren enmarcadas dentro de estos estándares de profesionalismo deberá ser objeto de decisiones administrativas por parte del intermediario de valores, sin perjuicio de las labores disciplinarias de los organismos de autorregulación del mercado de valores y de las funciones de supervisión de la Superintendencia Financiera de Colombia.



Fomentar el adecuado uso de la información obtenida en desarrollo de las actividades de intermediación.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos relacionados con el manejo de la información sujeta a reserva y confidencialidad?

SECCIÓN 2 CLÁUSULA SEGUNDA DE LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.


POLÍTICA DE CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN.

VI CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.


ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

POLÍTICAS DE ACCESO A APLICATIVOS (ISA).


47

Capítulo.5 DEBER DE SEPARACIÓN DE ACTIVOS

Artículo 41 Deber de separación de activos

Se considera como infracción violar las normas relacionadas con la separación patrimonial entre los activos propios y los de terceros o dar a los activos de terceros un uso diferente del permitido. Los miembros deberán mantener separados los activos administrados o recibidos de sus clientes de los propios y de los que correspondan a otros clientes. Los recursos o valores que sean de propiedad de terceros o que hayan sido adquiridos a nombre y por cuenta de terceros, no hacen parte de los activos del intermediario ni tampoco constituyen garantía ni prenda general de sus acreedores. El intermediario en ningún caso podrá utilizar tales recursos para cumplir o garantizar las operaciones por cuenta propia, por cuenta de otros terceros, ni para cualquier otro fin no autorizado expresamente por el cliente.


Ley 964 de 2005 artículo 50 Se consideran infracciones las siguientes: (…)m) Violar las normas relacionadas con la separación patrimonial entre los activos propios y los de terceros o dar a los activos de terceros un uso diferente del permitido. (…)


(Decreto 1121 de 2008) (…)Los intermediarios de valores deberán mantener separados los activos administrados o recibidos de sus clientes de los propios y de los que correspondan a otros clientes. Los recursos o valores que sean de propiedad de terceros o que hayan sido adquiridos a nombre y por cuenta de terceros, no hacen parte de los activos del intermediario ni tampoco constituyen garantía ni prenda general de sus acreedores. El intermediario en ningún caso podrá utilizar tales recursos para el cumplimiento de sus operaciones por cuenta propia.


(Decreto 1121 de 2008) En cumplimiento del deber de separación de activos previsto en el numeral 5º del artículo 1.5.3.2. de la presente Resolución, las sociedades comisionistas de bolsa de valores nunca podrán utilizar recursos provenientes de sus clientes para el cumplimiento de sus operaciones.

Decreto 2175 de 2007 artículo 3 Los activos que formen parte de la cartera colectiva constituyen un patrimonio independiente y separado de los activos propios de la sociedad administradora y de aquellos que esta administre en virtud de otros negocios (…)



Mediante esta norma se vela por la adecuada utilización de los recursos que terceros confían a los intermediarios.

¿Existen políticas y procedimientos acerca de la separación de activos? ¿Cuáles?

BOLETÍN OPERATIVO 08 (CITIVALORES) BOLETÍN OPERATIVO 09 (CITIVALORES) CLÁUSULA VIGÉSIMA SEGUNDA SECCIÓN 2 REGLAMENTOS DE INTERMEDICACIÓN.

48


Capítulo.6 DEBER DE VALORACIÓN

Artículo 42 Deber de valoración

Los miembros deben contar con políticas y procedimientos acerca de la divulgación de la valoración de las inversiones de sus clientes, de conformidad con lo establecido en la normatividad aplicable.



(Decreto 1121 de 2008) (…)Los intermediarios de valores que realizan las operaciones previstas en el numeral 1º del artículo 1.5.1.2. de la presente Resolución deberán valorar con la periodicidad que establezca la Superintendencia Financiera de Colombia, a precios de mercado, todos los activos de sus clientes. Este deber también es predicable de los valores entregados en operaciones repo, simultáneas o de transferencia temporal de valores que efectúe el intermediario en nombre y con los activos de su cliente. Además, los intermediarios de valores deberán proveer mecanismos que permitan al cliente consultar su portafolio con la última valoración, en los términos que establezca la Superintendencia Financiera de Colombia.



Informar al cliente sobre el valor de mercado de sus inversiones.

¿Cuáles son las políticas de la entidad en relación con la valoración de las inversiones de sus clientes? CLAUSULA PRIMERA SECCIÓN 3.4. DE LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN

PR

EG

UN

TA

S

1 ¿Cuáles son los mecanismos que la entidad ha implementado para que sus clientes puedan consultar su portafolio con la última valoración?

SE MANDAN EN LOS EXTRACTO COMO LO DISPONE EL REGLAMENTO CITADO.

2 ¿Con qué periodicidad divulga la información sobre valoración a sus clientes? POR LOS MENOS TRIMESTRALMENTE.

3 ¿Existe algún tipo de diferenciación entre la valoración divulgada a clientes inversionistas frente a la de inversionistas profesionales? (Ej: periodicidad de divulgación, grado de detalle) NO.

49

4 ¿Cómo divulga a sus clientes la metodología empleada y las fuentes de precios empleadas para el cálculo de la valoración de sus inversiones? NO SE DIVULGA.

5 ¿La entidad cuenta con procedimientos para verificar que la valoración ha sido divulgada en forma correcta? NA



Capítulo.7 DEBER DE MEJOR EJECUCIÓN EN LAS OPERACIONES

Artículo 43 Deber de mejor ejecución en las operaciones

Las entidades deben cumplir con las normas de mejor ejecución establecidas en el título 5 del libro 2 del presente reglamento, el numeral 7 del artículo 1.5.3.2 de la Resolución 400 de 1995 y demás normatividad aplicable.



(Decreto 1121 de 2008) (…)Los intermediarios que realizan las operaciones previstas en el numeral 1º del artículo 1.5.1.2. de la presente Resolución, deberán adoptar políticas y procedimientos para la ejecución de sus operaciones. En esta ejecución se deberá propender por el mejor resultado posible para el cliente de conformidad con sus instrucciones.(…)

Decreto 2175 artículo 7 La sociedad administradora deberá gestionar la cartera colectiva en las mejores condiciones posibles para los adherentes, teniendo en cuenta la características de las operaciones a ejecutar, la situación del mercado al momento de la ejecución los costos asociados, la oportunidad de mejorar el precio y demás factores relevantes.



Es fundamental que el intermediario siempre propenda por el mejor resultado posible para el cliente de acuerdo con sus instrucciones y perfil de riesgo.

¿Cuáles son las políticas de mejor ejecución adoptadas por la entidad?

CLÁUSULA TERCERA SECCIÓN 3.3. REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 4.3.1.

LEO


50

Capítulo.8 DEBER DE ASESORIA PROFESIONAL

Artículo 44.1 Deber de asesoría profesional

Los sujetos de autorregulación en desarrollo de las actividades de intermediación previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1.5.1.2 de la Resolución 400 de 1995, tendrán que cumplir con el deber de asesoría profesional para con sus “clientes inversionistas”, de que trata el artículo 1.5.3.3 de la Resolución 400 de 1995.



(Decreto 1121 de 2008) (…)los intermediarios de valores en desarrollo de las actividades de intermediación previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1.5.1.2 de la presente Resolución, tendrán que cumplir con el deber de asesoría profesional para con sus “clientes inversionistas”. Se entiende por asesoría profesional el brindar recomendaciones individualizadas que incluyan una explicación previa acerca de los elementos relevantes del tipo de operación, con el fin de que el cliente tome decisiones informadas, atendiendo al perfil de riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de acuerdo con la información suministrada por el “cliente inversionista” sobre sus conocimientos y experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a realizar. En desarrollo de este deber será responsabilidad del intermediario establecer un perfil de riesgo del cliente y actuar de conformidad con el mismo. Cuando el intermediario considere que el producto o servicio ofrecido o demandado es inadecuado para el cliente, deberá darle a conocer expresamente su concepto. El deber de asesoría a que se refiere este artículo tendrá que ser cumplido por conducto de un profesional debidamente certificado para este fin, quien deberá estar vinculado laboralmente al intermediario de valores. Parágrafo. Los intermediarios no podrán, en ningún caso, restringir, limitar o eximirse de este deber, tratándose de un “cliente inversionista”.



Fomentar el conocimiento del cliente y la realización de inversiones que sean consistentes con su perfil de riesgo.


LOS PRODUCT PROGRAMS TIENE ESTOS PUNTO EN CUENTA, SOBRE TODO EN LOS PRODUCTOS PARA EL SEGMENTOS DE PERSONAS NATURALES.

SECCIÓN 3.4. REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

WIP: CAPÍTULO IX – PRÁCTICAS DE VENTAS.

GRIP: PRÁCTICAS DE VENTAS.

POLÍTICAS DE INVESTIGACIÓN ECONÓMICA / ANALISIS Y RECOMENDACIONES

LEO

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Artículo 44.2 Políticas y procedimientos sobre la asesoría profesional

Los miembros deben contar con políticas y procedimientos relativos a la prestación de la asesoría profesional que deben brindar a sus clientes en la realización de operaciones de intermediación en el mercado de valores. Dichas políticas y procedimientos deben establecer el alcance del deber de asesoría y los mecanismos para cumplirlo, para lo cual se podrá tener en cuenta la naturaleza de cada producto, los canales a través de los cuales éstos son ofrecidos y los requerimientos del cliente. Las políticas y procedimientos deben incluir los criterios bajo los cuales se determinará el perfil de riesgo al que pertenece un determinado cliente, de acuerdo con el cual se formularán las recomendaciones individualizadas a que haya lugar. Las recomendaciones individualizadas podrán dirigirse simultáneamente a un número plural de inversionistas que tengan un mismo perfil de riesgo. En los casos en los que el cliente interactúe a través de mecanismos masivos, como el sistema electrónico de ruteo electrónico de órdenes o las redes de oficinas de terceros, el miembro deberá cumplir su deber de asesoría profesional mediante un profesional certificado que preste servicios de asesoría comercial y/o poniendo en conocimiento del cliente los mecanismos a través de los cuales pueda solicitar asesoría profesional en los términos del presente Reglamento.



(Decreto 1121 de 2008) (…)los intermediarios de valores en desarrollo de las actividades de intermediación previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1.5.1.2 de la presente Resolución, tendrán que cumplir con el deber de asesoría profesional para con sus “clientes inversionistas”. Se entiende por asesoría profesional el brindar recomendaciones individualizadas que incluyan una explicación previa acerca de los elementos relevantes del tipo de operación, con el fin de que el cliente tome decisiones informadas, atendiendo al perfil de riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de acuerdo con la información suministrada por el “cliente inversionista” sobre sus conocimientos y experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a realizar. En desarrollo de este deber será responsabilidad del intermediario establecer un perfil de riesgo del cliente y actuar de conformidad con el mismo. Cuando el intermediario considere que el producto o servicio ofrecido o demandado es inadecuado para el cliente, deberá darle a conocer expresamente su concepto. El deber de asesoría a que se refiere este artículo tendrá que ser cumplido por conducto de un profesional debidamente certificado para este fin, quien deberá estar vinculado laboralmente al intermediario de valores. Parágrafo. Los intermediarios no podrán, en ningún caso, restringir, limitar o eximirse de este deber, tratándose de un “cliente inversionista”.

1. Informarle al cliente sobre su perfil de riesgo que le fue asignado y las implicaciones del mismo


Fomenta el conocimiento del cliente y la realización de inversiones que sean consistentes con su perfil de riesgo.

52

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados para el cumplimiento del deber de asesoría?

LOS PRODUCT PROGRAMS TIENE ESTOS PUNTO EN CUENTA, SOBRE TODO EN LOS PRODUCTOS PARA EL SEGMENTOS DE PERSONAS NATURALES.


SECCIÓN 3.4. REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

WIP: CAPÍTULO IX – PRÁCTICAS DE VENTAS - CAPITULO XIV PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL NUMERAL P – PROCESO DE CONTROL Y MONITOREO.

GRIP: PRÁCTICAS DE VENTAS.

POLÍTICAS DE INVESTIGACIÓN ECONÓMICA / ANALISIS Y RECOMENDACIONES

LEO

PR

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UN

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S

1 ¿En caso que la entidad cuente con contratos de corresponsalía o uso de red de oficinas, cuáles son los estándares de asesoría establecidos para dichos productos? ¿Mediante qué mecanismos los clientes pueden acceder al nivel de asesoría profesional en los términos del presente reglamento? ¿A través de qué medio y en que momento se le da a conocer a un cliente acerca de tales mecanismos? Todos los estándares y mecanismos se encuentran establecidos en la política de GRIP anexa

2 ¿En caso que la entidad ofrezca a sus clientes la posibilidad de realizar operaciones en el mercado de valores a través de Internet, cuáles son los estándares de asesoría aplicables a dicho producto? N/A

3 ¿En caso que la entidad participe en el ofrecimiento de acciones en emisiones primarias o democratizaciones accionarias, cuáles son los estándares de asesoría establecidos para dicho ofrecimiento?

TODOS LOS ESTÁNDARES Y MECANISMOS SE ENCUENTRAN ESTABLECIDOS EN LA POLÍTICA DE GRIP ANEXA.

LOS REGLAMENTO DE INVERSION.

EL PRODUCT PROGRAM DE ESTOS PRODUCTOS Y/O SERVICIOS DISPONE LA FORMA QUE EN SE PRESTA EL SERVICIO.

4 ¿En caso que la entidad ofrezca cuentas de margen, cuáles son los estándares de asesoría y perfil de riesgo de los clientes que ha establecido para dicho producto? N/A

5 ¿Cuáles son los estándares de asesoría profesional establecidos para los demás productos que ofrece la entidad? (En caso de brindar asesoría diferencial por tipo de producto, favor especificar)

SE OFRECEN PRODUCTOS DEPENDIENDO DEL PERFIL DE RIESGO DEL CLIENTE: VER WIP IX PRÁCTICAS DE VENTAS.

VER POLÍTICA GRIP Y SECCIÓN 3.4. REGLAMENTO DE INVERSIÓN

53


Artículo 44.3 Asesoría sobre valores emitidos por entidades vinculadas

Cuando se cumpla el deber de asesoría profesional respecto de valores emitidos por el intermediario o por una parte vinculada con el intermediario, éste deberá manifestar al cliente dicha condición y obtener aceptación escrita y expresa del cliente. Dicha aceptación podrá efectuarse de manera general al inicio de la relación contractual. Igualmente, deberá revelarse al cliente cualquier situación que pueda afectar la objetividad o la imparcialidad del intermediario en el suministro de la asesoría, aún en los casos en que no se trate de entidades vinculadas.





Brindarle al cliente los elementos de juicio necesarios para la toma de decisión de inversión.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para informarle al cliente sobre el ofrecimiento de valores emitidos por entidades vinculadas?

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERALES 3.4. Y SS Y NUMERAL 4.3.3.5.

CLÁUSULA SEGUNDA, SECCIÓN 3.4. REGLAMENTO DE INTERMEDIACIÓN.

PR

EG

UN

TA

S

1 ¿La entidad mantiene disponible para sus clientes un listado con los valores emitidos por sus entidades vinculadas? No.

2 ¿En qué momento obtiene la autorización expresa del cliente? CON LA FIRMA POR PARTE DEL CLIENTE DEL REGLAMENTO DE INTERMEDIACIÓN APLICABLE , SEGÚN EL SEGMENTO.



54

Artículo 44.4 Información Específica

Cuando se realicen operaciones sobre valores con poca liquidez, los sujetos de autorregulación deberán manifestarle expresamente al cliente los riesgos de comprar o vender valores de tales características.



1. Considerar el horizonte de inversión del cliente.

2. En caso de que el cliente necesite vender un activo de poca liquidez, estudiar alternativas que puedan ser menos onerosas para el mismo.


Brindarle al cliente los elementos de juicio necesarios para la toma de decisión de inversión o desinversión.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para informar al cliente sobre los riesgos de realizar operaciones sobre valores con poca liquidez?


POLÍTICA GRIP (CITIVALORES)

PR

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UN

TA

S 1 ¿En qué momento le informa al cliente acerca de los riesgos de realizar

operaciones sobre valores con poca liquidez? PREVIO A CELEBRAR LA OPERACIÓN.



Capítulo.9 DEBERES ESPECIALES FRENTE A CLIENTES INVERSIONISTAS EN EL MERCADO MOSTRADOR

Artículo 45.1 Información General

Los sujetos de autorregulación deberán, al inicio de la relación comercial, informarle específicamente al cliente sobre las implicaciones de ser su contraparte. Los sujetos de autorregulación que puedan actuar en desarrollo del contrato de comisión deberán asegurar que el cliente conozca cuándo se está actuando en desarrollo del citado contrato y cuándo están actuando como contraparte del cliente, e informarle a éste sobre las implicaciones de ser su contraparte. Parágrafo: La entidad deberá contar con mecanismos para cumplir con la obligación establecida en el presente artículo, en relación con los clientes vinculados en forma previa a la entrada en vigencia del presente reglamento.

55



(Circular Externa 019 de 2008 SFC) 4. Manuales y procedimientos respecto operaciones en el mercado mostrador. Los intermediarios de valores deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de sus clientes en el mercado mostrador según las calidades de las mismas y los deberes que tienen con éstas, atendiendo el principio de conocimiento del cliente del Capítulo Segundo del presente Título. Tales manuales establecerán la manera como internamente se organizará el área que podrá hacerse cargo de este tipo de operaciones. Igualmente, determinarán la información y la manera cómo la misma deberá solicitarse y entregarse a sus contrapartes en cada una de las etapas del procedimiento de cotización-cierre. 4.1 Cumplimiento de los deberes consagrados respecto de contrapartes que tengan la calidad de “clientes inversionistas”. Los intermediarios de valores que realicen operaciones sobre valores de renta fija en el mercado mostrador con una persona que tenga la calidad de “cliente inversionista” deberán establecer, mantener y hacer cumplir políticas y procedimientos escritos para el tratamiento de éstas contrapartes de conformidad con los principios establecidos en el Capítulo Segundo del presente Título, y con los deberes consagrados en los artículos 1.5.4.4 y 1.5.4.5 de la Resolución 400 de 1995. Estas políticas y procedimientos deberán evitar que se realicen operaciones por cuenta propia en el mercado mostrador con contrapartes “clientes inversionistas”, cuando éstos tengan la expectativa de ser tratados por el intermediario de valores con el mayor grado de protección. De manera previa al cierre de una operación por cuenta propia en el mercado mostrador con un “cliente inversionista”, dicho cliente deberá: 1) ser informado expresamente de que el intermediario está actuando como su contraparte; 2) conocer y entender los riesgos, obligaciones y deberes del intermediario de valores; 3) aceptar que la operación se cierre en estas condiciones.


(Decreto 1121 de 2008) 1. Todo intermediario deberá adoptar políticas y procedimientos para que la información dirigida a sus clientes o posibles clientes en operaciones de intermediación sea objetiva, oportuna, completa, imparcial y clara. De manera previa a la realización de la primera operación, el intermediario deberá informar a su cliente por lo menos lo siguiente: a) Su naturaleza jurídica y las características de las operaciones de intermediación que se están contratando, y b) Las características generales de los valores, productos o instrumentos financieros ofrecidos o promovidos; así como los riesgos inherentes a los mismos. Adicionalmente, los intermediarios en desarrollo de cualquier operación de las previstas en los numerales 1º, 2º y 5º del artículo 1.5.1.2. de la presente Resolución, deberán suministrar al cliente la tarifa de dichas operaciones de intermediación.


(Decreto 1121 de 2008) En desarrollo del deber de información consagrado en el presente Título, cuando los intermediarios de valores actúen como contraparte de “clientes inversionistas”, deberán informarlos de manera específica sobre los

1. Sostener una reunión con

el cliente al momento de su vinculación, en la cual se le expliquen las características de los productos ofrecidos, y especialmente las implicaciones de actuar como contraparte de la entidad o como comitente (en desarrollo del contrato de comisión).

2. Contar con un formato

individualizado y con caracteres destacados, que se entrega al cliente en el momento de su vinculación. En el mismo se explican con claridad las características de los productos ofrecidos, y especialmente, las implicaciones de ser contraparte del intermediario. Dicho formato es firmado por el cliente en señal de aceptación.

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elementos y las características de la operación.


Brindarle al cliente los elementos de juicio necesarios para que conozca las condiciones e implicaciones asociadas a la celebración de operaciones en el mercado mostrador.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en relación con la información que se les brinda a los clientes que actúan como contraparte de la entidad en el mercado mostrador?

CLÁUSULA TERCERA SECCIÓN 3.3. REGLAMENTOS DE INTERMEDIACION.

PR

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1 ¿Cuál es la información que se revela a los clientes al momento de iniciar la relación comercial, en relación con la realización de operaciones en el mercado mostrador? LO ESTABLECIDO EN LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN Y EN EL REGLAMENTO DE LA MESAS DE NEGOCIACIÓN.

2 ¿Cuáles son los mecanismos de revelación de información a los clientes que actúan como contraparte de la entidad en el mercado mostrador de la que tratan las dos preguntas anteriores? ¿Existe algún texto especial para el efecto? ¿De qué manera se destaca dicha información para buscar que el cliente efectivamente conozca y tenga conciencia sobre las implicaciones de actuar como contraparte en el mercado mostrador?

ENTREGA DE LOS REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN. Y AUN CUANDO NO HAY UN GUION LOS FUNCIONARIOS ESTAN OBLIGADOS A HACER LA REVELACIÓN.

3 ¿Cuáles son los mecanismos mediante los cuales cumplirá con la obligación establecida en el presente artículo, en relación con los clientes ya vinculados con la entidad, y en qué plazo cumplirá con la mencionada disposición?

LAS MISMAS NORMAS PREVIAMENTE ESTABLECIDAS.



Artículo 45.2 Información Específica

Cuando se realicen operaciones sobre valores con poca liquidez en el mercado mostrador, los sujetos de autorregulación deberán manifestarle expresamente al cliente los riesgos de comprar o vender valores de tales características.




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Brindarle al cliente los elementos para que esté consciente sobre los riesgos de comprar y vender títulos de poca liquidez.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para informar al cliente sobre los riesgos de realizar operaciones sobre valores con poca liquidez?


PR

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1 ¿En qué momento le informa al cliente acerca de los riesgos de realizar operaciones sobre valores con poca liquidez? EN FORMA PREVIA A QUE LA MISMA SEA CERRADA.



Artículo 45.3 Extensión del deber de asesoría profesional

Los sujetos de autorregulación que, sin estar obligados a cumplir con el deber de asesoría profesional, ofrezcan recomendaciones a los clientes que hayan categorizado como “clientes inversionistas”, tendrán que cumplir frente a los mismos con el deber de asesoría profesional, con el alcance previsto en el presente Reglamento.



(Decreto 1121 de 2008) En adición a los deberes consagrados en el artículo anterior, los intermediarios de valores en desarrollo de las actividades de intermediación previstas en los numerales 1º y 2º del artículo 1.5.1.2 de la presente Resolución, tendrán que cumplir con el deber de asesoría profesional para con sus “clientes inversionistas”. Se entiende por asesoría profesional el brindar recomendaciones individualizadas que incluyan una explicación previa acerca de los elementos relevantes del tipo de operación, con el fin de que el cliente tome decisiones informadas, atendiendo al perfil de riesgo particular que el intermediario le haya asignado, de acuerdo con la información suministrada por el “cliente inversionista” sobre sus conocimientos y experiencia en el ámbito de inversión correspondiente al tipo de operación a realizar. En desarrollo de este deber será responsabilidad del intermediario establecer un perfil de riesgo del cliente y actuar de conformidad con el mismo. Cuando el intermediario considere que el producto o servicio ofrecido o demandado es inadecuado para el cliente, deberá darle a conocer expresamente su concepto. El deber de asesoría a que se refiere este artículo tendrá que ser cumplido por conducto de un profesional debidamente certificado para este fin, quien deberá estar vinculado laboralmente al intermediario de valores. Parágrafo. Los intermediarios no podrán, en ningún caso, restringir, limitar o eximirse de este deber, tratándose de un “cliente inversionista”.


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Brindar a todos los clientes inversionistas, a quienes se les genere la expectativa de contar con una gestión de asesoría por parte del intermediario, el mismo estándar de asesoría profesional establecido para el contrato de comisión. Los clientes deben ser tratados de una manera similar por parte de cualquier tipo de intermediario y mediante la utilización de los diferentes productos o relaciones jurídicas, cuando se le ofrezca de manera expresa o tácita, el valor agregado de una gestión de asesoría o acompañamiento para la realización de operaciones en el mercado de valores.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en materia del ofrecimiento de servicios de asesoría en productos diferentes al contrato de comisión?

SECCIÓN 3.4. REGLAMENTO DE INTERMEDIACIÓN.

PR

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1 La entidad ofrece servicios de asesoría a través de productos diferentes al contrato de comisión? ¿En qué productos? ¿A qué tipo de clientes? No.

2 ¿Cuáles son los controles y gestiones especiales de control interno que utiliza la entidad con el fin de asegurar que sus funcionarios no generen al cliente una expectativa de asesoría, cuando no se decide no ofrecer este tipo de servicio? DAMOS ASESORÍA.



Artículo 45.4 Condiciones de mercado

Los sujetos de autorregulación deberán contar con políticas internas que les permitan negociar en condiciones de mercado con los clientes inversionistas en el mercado mostrador. Estas políticas deberán contemplar aspectos relevantes, como por ejemplo el tipo de activo, volumen negociado, precio, liquidez, volatilidad, costos de transacción, riesgo de crédito y demás riesgos asociados, en el momento de realización de la operación. Las condiciones de mercado pueden incorporar márgenes. Para la incorporación de márgenes, los sujetos de autorregulación deberán contar con políticas internas y criterios, los cuales pueden ser generales o particulares, dependiendo de las que la entidad considere como más apropiadas.



(Decreto 1121 de 2008) Cuando los intermediarios de valores actúen como contraparte de “clientes inversionistas” en el mercado mostrador, las operaciones se deberán realizar en condiciones de mercado para la contraparte que tenga la condición de “cliente inversionista”


(Decreto 1121 de 2008)

1. Implementar un

procedimiento en el cual la mesa de distribución obtenga los precios de la mesa de generación a través de medio verificable, de forma tal que se pueda tener un control interno más

59

(…)En desarrollo del deber de información consagrado en el presente Título, cuando los intermediarios de valores actúen como contraparte de “clientes inversionistas”, deberán informarlos de manera específica sobre los elementos y las características de la operación.

efectivo acerca del cumplimiento de las políticas de “margen”

2. Contar con un

mecanismo de túneles de precios con el fin de detectar operaciones que puedan alejarse de las condiciones de mercado.

3. Obtener autorizaciones

especiales de directivos y/o del cliente, cuando de manera excepcional se vayan a realizar operaciones cuyos precios estén por fuera de los túneles mencionados.


Velar porque los clientes menos conocedores en el mercado, los clientes inversionistas, obtengan los mejores precios posibles, evitando situaciones de abuso en contra de sus intereses. Contar con un marco regulatorio para la utilización de márgenes.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de la entidad para garantizar que a los clientes inversionistas se les están realizando las operaciones en condiciones de mercado?

REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN CLÁUSULA CUARTA. SECCIÓN 3.4.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO ARTICULO 4.3.3.5

GRABACION DE LLAMADAS / MEDIOS VERIFICABLES

LOS PRODUCT PROGRAMS ESTABLECEN ALGUNOS.

PR

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1 Cuáles son las políticas y criterios para la aplicación de márgenes?

REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN SECCIÓN 3.4. CLÁUSULA CUARTA.

2 ¿Cuándo y a través de qué medio informa las políticas de márgenes a los clientes? ¿Cómo se asegura que el cliente conoce, entiende y acepta el margen que el intermediario cobra por su gestión? POR AHORA NO TENEMOS POLITICAS ESTABLECIDAD. PARA POSICIÓN PROPIA SIEMPRE APLICA LA POLÍTICA DE RATE REASONABILITY.

3 Existen casos en los cuales se le informe el margen al cliente? Existen casos en los cuales se le informe al cliente sobre los referentes de mercado, como las puntas en un sistema de negociación o de registro? NO

4 ¿Utiliza la entidad túneles u otros mecanismos para detectar posibles situaciones de abusos en contra de clientes? En caso afirmativo, por favor descríbalos. NO

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Capítulo.10 SANOS USOS Y PRÁCTICAS

Artículo 46.1 Responsabilidad por comentarios y declaraciones

Las personas naturales vinculadas deberán considerar las eventuales consecuencias de los comentarios y declaraciones que efectúen a terceros y a los medios de comunicación, y abstenerse de efectuarlos cuando éstos tengan la potencialidad de afectar el correcto funcionamiento del mercado de valores. Sin perjuicio de lo anterior, los miembros deberán contar con políticas y procedimientos sobre el manejo institucional de las declaraciones a terceros.





Generar conciencia sobre la incidencia que pueden tener los comentarios en el desarrollo de las actividades de intermediación. Las declaraciones no fundamentadas acerca de emisores, intermediarios, inversionistas generan riesgos reputacionales que tienen el potencial de afectar el desarrollo del mercado de valores y la confianza que se tiene en el mismo.

¿Existen políticas y procedimientos en relación con los comentarios y declaraciones que pueden efectuar las PNV a terceros y medios de comunicación? ¿Cuáles? BOLETÍN OPERATIVO NO. 448 DE 2008 (COMUNICADOS DE PRENSA-CITI)

PR

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1 ¿La entidad ha determinado un listado de personas autorizadas para efectuar declaraciones a nombre de la entidad? LOS ÚNICOS PORTAVOCES AUTORIZADOS PARA RESPONDER A LA PRENSA SON PAO (OFICINA DE RELACIONES PÚBLICAS/IMAGEN CORPORATIVA), CEO (PRESIDENTE DEL CITI EN COLOMBIA) Y JEFES DE NEGOCIOS CON EXPRESA AUTORIZACIÓN DE PAO.

2

¿La entidad cuenta con políticas y procedimientos para corregir información incorrecta? EN CASO DE QUE EL ÁREA DE IMAGEN CORPORATIVA VALIDE QUE LA INFORMACIÓN PUBLICADA NO CORRESPONDE A LA SUMINISTRADA, POR OMISIONES O ALTERACIONES, Y QUE SIGNIFIQUE UN MENSAJE EQUÍVOCO CON POTENCIALES IMPLICACIONES REPUTACIONALES/LEGALES PARA LA FRANQUICIA EN COLOMBIA, SE DEFINIRÁ UN PLAN DE ACCIÓN PARA LLEVAR EL MENSAJE CORRECTO AL PÚBLICO. DENTRO DE DICHO PLAN DE ACCIÓN PUEDE ESTAR SOLICITAR CORRECCIÓN DE INFORMACIÓN AL MEDIO PERIODÍSTICO.

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Artículo 46.2 Revelación de información personal

Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos sobre la revelación de información personal por parte de las personas naturales vinculadas. Dichas políticas y procedimientos podrán contemplar la revelación de información relacionada con sus familiares, cuentas bancarias, tanto nacionales como en el extranjero, así como las inversiones en activos diferentes a los del mercado de valores, en la forma en que el miembro determine.





Fomentar un adecuado conocimiento de las PNV por parte de la entidad miembro, estableciendo la posibilidad de solicitar información adicional (a la que ya exige este Reglamento) que sea relevante.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos implementados por la entidad acerca de la revelación de información personal?






POLÍTICAS DE PARENTESCO DENTRO DE LAS POLÍTICAS DE CONTRATACIÓN (RECURSOS HUMANOS/INTRANET).

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1 ¿Qué información adicional a la que ya exige este Reglamento, deben revelar las PNV? LOS DOCUMENTO ARRIBA MENCIONADOS ESTABLECEN INFORMACIóN NO CONTEMPLADA EN EL REGLAMENTO.

2 ¿Con qué periodicidad se debe hacer la revelación? INVERSIONES PERSONALES : MENSULAMENTE ACTIVIDADES EXTERNAS: ANUALMENTE LAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS ARRIBA MENCIONADOS SON CLAROS AL ESTABLECER QUE EL FUNCIONARIO DEBA HACERLO CADA VEZ QUE SE PRESENTE LA SITUACIÓN.

3 ¿La entidad ha implementado metodologías de análisis de la información personal revelada por sus PNV adicionales a las establecidas en relación con el resto de información revelada? ¿Cuáles? DEPENDIENDO DE LA POLÍTICA EN ALGUNOS CASO INCLUSIVE HAY UN COMITÉ QUE LOS REVISA. POR LO GENERAL UNA VEZ SE HACE EL DISCLOSURE SE DISCUTE ENTRE LOS FUNCIONARIOS IMPLICADOS Y DE EXITIR DUDAS SE ELEVAN CONSULTAS A JURÍDICO Y A COMPLIANCE.

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Artículo 46.3 No ingreso de dispositivos de comunicación a las mesas de negociación

Las personas naturales vinculadas no podrán ingresar ni utilizar en las mesas de negociación, ningún tipo de teléfonos móviles, celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers y cualquier otro mecanismo que sirva para el envío o recepción de mensajes de voz y/o datos. Los miembros deberán adoptar políticas y procedimientos para asegurar el debido cumplimiento de esta disposición.


Resolución 400 de 1995 artículo 1.1.3.10 7. Enviar certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal de la entidad o por la persona natural que actúe como intermediario, en la cual se haga constar que cuenta con: 7.1. Mecanismos apropiados, seguros y eficientes que garanticen: (…) c) El cumplimiento efectivo de la prohibición conforme a la cual en las mesas de negociación no se podrán utilizar ningún tipo de teléfonos móviles, celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers y cualquier otro mecanismo que sirva para el envío de mensajes de voz o de datos, que no permita su grabación o registro.

1. Implementar casilleros en el exterior de las mesas de negociación de forma tal que las personas que ingresen a ellas, cuente con un lugar para depositar sus celulares.


Complementar la disposición según la cual no se pueden utilizar celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers y cualquier otro mecanismo que sirva para el envío de mensajes de voz o de datos, que no permita su grabación o registro.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de la entidad para asegurar el no ingreso de celulares a las mesas de negociación?

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTOS DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

CASILLEROS PARA CELULARES.

ARQUEOS PERIÓDICOS A LOS CASILLEROS.

INGRESO SÓLO A PERSONAL AUTORIZADO.

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1 ¿La entidad ha dispuesto un lugar seguro donde las PNV pueden depositar sus dispositivos de comunicación antes de entrar a un recinto donde se encuentre alguna mesa de negociación? AL LADO DE LAS PUERTAS DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN EXISTEN CASILLEROS EN DONDE LOS FUNCIONARIOS PUEDEN DEJAR SUS DISPOSITIVOS.



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Artículo 46.4 No ingreso de terceros a las mesas de negociación

Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos generales que impidan a sus clientes y terceros, ingresar a las mesas de negociación. No obstante lo anterior, el miembro podrá contar con políticas y procedimientos que permitan de manera excepcional y transitoria el ingreso de clientes y terceros siempre y cuando no se afecte la seguridad y la confidencialidad de la información.



1. No permitir ingreso de clientes o terceros a las mesas de negociación en ningún caso, durante el horario de mercado.


Mantener la seguridad y confidencialidad de la información, así como el buen funcionamiento de las mesas de negociación.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos acerca del ingreso de terceros a las mesas de negociación?

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTOS DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN.

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1 ¿Existe algún funcionario encargado de otorgar la autorización de ingreso de un tercero a las mesas de negociación, o acompañarlo durante su permanencia? LAS MESAS CUENTAN CON UN ASISTENTE Y/O SISTEMA ELECTRÓNICOS QUE PERMITE EL ACCESO A PERSONAS AUTORIZADAS. CUANDO ALGUIEN EXTRAÑO VA A INGRESAR EL ASISTENTE DEBE REVISAR QUE ENTRE CON ALGÚN FUNCIONARIO DE TESORERÍA (NIVELES S EN ADELANTE).

2 ¿Existe algún registro de los ingresos de terceros a las mesas de negociación? NO, PERO NINGUNA PERSONA NO AUTORIZADA PUEDE INGRESAR SI NO ESTÁ ACOMPAÑADO DE UNA PERSONA AUTORIZADA QUE TENGA EL NIVEL REQUERIDO.

3 En caso de que se autorice el referido ingreso de clientes o terceros, cuáles son los motivos o propósitos para los cuales se autoriza dicho ingreso?

- PRESENTACIÓN DE PLATAFORMAS. - DEMOSTRACIONES. - VISITAS COMERCIALES.



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Artículo 46.5 Grabación de comunicaciones

Los funcionarios de las mesas de negociación sólo podrán hacer uso de mecanismos de comunicación o de transmisión de datos, tales como correos electrónicos, blogs, páginas en Internet que permitan comentarios de los usuarios, cuando la información transmitida o recibida a través del medio sea objeto de grabación por el miembro.



7. Enviar certificación suscrita por el representante legal y revisor fiscal de la entidad o por la persona natural que actúe como intermediario, en la cual se haga constar que cuenta con: 7.1. Mecanismos apropiados, seguros y eficientes que garanticen: a) La grabación de la totalidad de las comunicaciones telefónicas que tengan lugar para la realización de operaciones de intermediación de valores, incluyendo las propuestas, celebración y cierre de las mismas; b) La advertencia previa a los clientes de que sus conversaciones serán grabadas, sin perjuicio del cumplimiento de los requisitos establecidos para el efecto por la normatividad vigente; c) El cumplimiento efectivo de la prohibición conforme a la cual en las mesas de negociación no se podrán utilizar ningún tipo de teléfonos móviles, celulares, satelitales, radio teléfonos, beepers y cualquier otro mecanismo que sirva para el envío de mensajes de voz o de datos, que no permita su grabación o registro.

1. Restringir el acceso a blogs, a las secciones que permiten comentarios de los usuarios en las páginas de Internet y correos electrónicos personales.


Mantener un control sobre las comunicaciones enviadas y recibidas en las mesas de negociación.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de grabación de comunicaciones de la entidad?

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN

PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE VIOLACIONES A POLÍTICAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

ESTÁNDARES DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DE CITI (CISS VER. 5.0).

RECORD MANAGEMENT POLICY (ADMINITRACION DOCUMENTARIA)

BOLETÍN OPERATIVO CITIVAL006

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1 ¿La entidad restringe el acceso a páginas de Internet específicas?¿Cuáles? ¿Restringe el acceso a blogs o facilidades donde se pueden ingresar o intercambiar comentarios? NO SE PERMITE EL ACCESO A CHATS, BLOGS, FOROS, TABLAS DE DISCUSIÓN, MESSENGERS, CORREOS PERSONALES. NO TODOS LOS EMPLEADOS TIENEN ACCESO A INTERNET. SISTEMA DE CONTROL DE CONTENIDO PARA LOS CORREOS Y PARA PÁGINAS DE INTERNET.

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2 ¿Cómo informa a sus clientes que las comunicaciones con estos están siendo grabadas?

CLÁUSULA DÉCIMA CUARTA SECCIÓN 2 REGLAMENTOS DE INTERMEDIACIÓN.

FORMATO DE APERTURA DE CUENTAS.

CADA VEZ QUE EL CLIENTE LLAMA A CITIVALORES, LE SALE UNA GRABACIÓN EN LA CUAL SE LE RECUERDA QUE SUS LLAMADAS PUEDEN SER GRABADAS.



Artículo 46.6 Grabación de llamadas con adecuada calidad

Los miembros deberán establecer procedimientos y mecanismos técnicos, seguros y eficientes que permitan la adecuada grabación y reproducción de las comunicaciones telefónicas que tengan lugar para la realización de operaciones sobre valores, y cualquier otra comunicación realizada desde las mesas de negociación. Dichos mecanismos deben garantizar la identificación de la fecha, hora, minuto y segundo en que la comunicación se llevó a cabo de conformidad con la hora oficial colombiana, y que las grabaciones sean audibles y almacenadas de manera íntegra. Dichos mecanismos deben permitir identificar las alteraciones que hayan podido sufrir las grabaciones. El miembro debe estar en condiciones de suministrar de manera oportuna las grabaciones que le sean solicitadas por las autoridades del mercado de valores.





Fomentar el adecuado cumplimiento del deber de documentación, permitiéndole a las entidades contar con los registros necesarios para solucionar posibles controversias con clientes y terceros.

¿Cuáles son lo procedimientos implementados para verificar el debido funcionamiento de los sistemas de grabación?

EL SISTEMA DE GRABACIÓN NICE CUENTA CON UNA APLICACIÓN DE MONITOREO LLAMADA NMS (NETWORK MANAGEMENT SYSTEM), LA CUAL MONITOREA EL ESTADO DE TODA LA PLATAFORMA DE GRABACIÓN NICE STORAGE CENTER. ADICIONALMENTE A ESTA HERRAMIENTA EXISTE OTRA APLICACIÓN DE NICE QUE MONITOREA EL ESTADO DE GRABACIÓN DE LOS CANALES Y LOS OPERADORES (SE ENCUENTRA EN LA MEMORIA DE IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GRABACIÓN NICE).

DE OTRO LADO ADICIONALMENTE, EXISTEN PROCESOS OPERATIVOS QUE VALIDAN EL CORRECTO ALMACENAMIENTO DE LAS GRABACIONES Y SUS CORRESPONDIENTES BACK UPS. FINALMENTE EXISTE UN PROCESO Y CONTROL A NIVEL DE LOS USUARIOS EN EL CUAL PERIÓDICAMENTE ES REVISADA LA CALIDAD DE LAS GRABACIONES (ESTE PROCESO ES CONTROLADO POR EL RCSA DE TECNOLOGÍA).

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Artículo 46.7 Horario de los sistemas de la entidad

El horario de los sistemas de grabación de voz, datos y los sistemas operativos internos que utilicen los miembros, deben estar sincronizados con la hora oficial colombiana.





Propender por la existencia de sistemas que permitan auditar debidamente los diferentes hechos relevantes. La falta de sincronización de horarios entre los sistemas puede generar dudas sustanciales sobre las condiciones de tiempo en las cuales ocurren hechos como el cierre de operaciones, la recepción de órdenes, entre otros.

¿Cuáles son los procedimientos implementados para verificar la sincronización de los horarios con la hora oficial colombiana?

ESTO ESTA SINCRONIZADO DESDE NY. LO VERIFICAMOS EN UN REQUERIMIENTO DE LA SUPERINTENDENCIA FINANCIERA. IGUAL SE ENVIÓ LA INFORMACIÓN NUEVAMENTE PARA GARANTIZAR QUE LOS RESPONSABLES DE LOS SITEMAS LO TENGAN MUY PRESENTE.

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S 1 ¿Con qué periodicidad se verifica la sincronización de horarios?

ESTE ES UN PROCESO QUE SE HACE DESDE USA. ES DIARIO Y AUTOMÁTICO.



TÍTULO 3. ABUSOS DE MERCADO

Capítulo.1 INFORMACIÓN PRIVILEGIADA

Artículo 47 Información privilegiada

Los sujetos de autorregulación deberán abstenerse de realizar operaciones, directamente o por interpuesta persona, utilizando información privilegiada, suministrar tal información a terceros o recomendar la realización de operaciones con fundamento en dicha información.

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Ley 45 artículo 1995 artículo 75 Ninguna persona podrá, directamente o a través de interpuesta persona, realizar una o varias operaciones en el mercado de valores utilizando información privilegiada, so pena de las sanciones de que trata la letra a) del artículo 6o de la Ley 27 de 1990. Incurrirán en la misma sanción las personas que hayan recibido información privilegiada en ejercicio de sus funciones o los intermediarios de valores, cuando aquéllas o éstos realicen alguna de las siguientes conductas: a) Suministren dicha información a un tercero que no tienen derecho a recibirla. b) En razón de dicha información aconsejen la adquisición o venta de un valor en el mercado. Para estos efectos se entenderá que es privilegiada aquella información de carácter concreto que no ha sido dada a conocer del público y que de haberlo sido la habría tenido en cuenta un inversionista medianamente diligente y prudente al negociar los respectivos valores

Ley 964 artículo 50 Se consideran infracciones las siguientes: (…) e) Incumplir las normas sobre información privilegiada, o utilizar o divulgar indebidamente información sujeta a reserva



El uso de información privilegiada es considerado como un abuso de mercado en la medida en que otorga una ventaja material indebida que perjudica los intereses del mercado y de terceros.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que la entidad ha implementado para evitar el uso de información privilegiada?






Capítulo.2 MANIPULACIÓN DE MERCADO

Artículo 48 Manipulación de mercado

Los sujetos de autorregulación se abstendrán de incurrir en las situaciones descritas en el literal b. del artículo 50 de la Ley 964 de 2005.

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Ley 964 de 2005 artículo 50 Se consideran infracciones las siguientes: (…)b) Realizar, colaborar, cohonestar, autorizar, participar de cualquier forma o coadyuvar con transacciones u otros actos relacionados, que tengan como objetivo o efecto:

i) Afectar la libre formación de los precios en el mercado de valores; ii) Manipular la liquidez de determinado valor; iii) Aparentar ofertas o demandas por valores; iv) Disminuir, aumentar, estabilizar o mantener artificialmente el precio, la oferta o la demanda de determinado (…)



Evitar situaciones de manipulación de mercado y fomentar la adecuada formación de precios en el mismo.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos de la entidad para evitar que se generen condiciones artificiales de mercado?


LA POLÍTICA DE ESCALAMIENTO DE ASUNTOS ÉTICOS.

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 4.1.

CITIBANK CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO NUMERAL 5.1.

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LAS MESAS DE NEGOCIACIONES.

WIP: CAPÍTULO XIV – PROCEDIMIENTOS DE SUPERVISIÓN Y CONTROL.


Capítulo.3 OTROS ABUSOS DE MERCADO

Artículo 49.1 Defraudación

Los sujetos de autorregulación deberán abstenerse de obtener provecho indebido para sí o para un tercero, afectando a un tercero o al mercado, en desarrollo de operaciones o actividades de intermediación.


Código de Comercio artículo 830 El que abuse de sus derechos estará obligado a indemnizar los perjuicios que cause.



Proteger a los clientes de conductas indebidas y propender por la integridad, honestidad y debido funcionamiento del mercado. Contar con una norma que permita sancionar disciplinariamente las situaciones de fraude que se presenten en el mercado.

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¿Cuáles son las políticas y procedimientos para evitar situaciones de defraudación?

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO.

POLÍTICA GRIP (LINEAMIENTOS GENERALES).

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTO DE LA MESA DE NEGOCIACIÓN.






Artículo 49.2 Prohibición de obtener un provecho indebido

Los sujetos de autorregulación deberán abstenerse de obtener provecho indebido para sí o para un tercero, en desarrollo de operaciones o actividades de intermediación.


Código Penal artículo 327 Enriquecimiento ilícito de particulares. El que de manera directa o por interpuesta persona obtenga, para sí o para otro, incremento patrimonial no justificado, derivado en una u otra forma de actividades delictivas incurrirá, por esa sola conducta, en prisión de seis (6) a diez (10) años y multa correspondiente al doble del valor del incremento ilícito logrado, sin que supere el equivalente a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.



Proteger al mercado de conductas indebidas y propender por la integridad, honestidad y debido funcionamiento del mismo.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para evitar la obtención de provechos indebidos?

CÓDIGO DE BUEN GOBIERNO

POLÍTICA GRIP (LINEAMIENTOS GENERALES)

LITERAL A NUMERAL I REGLAMENTACIÓN DE LAS MESAS DE NEGOCIACIÓN


POLITICA DE INVERSIONES PERSONALES.




Artículo 49.3 Abusos de derechos en el mercado de valores

Los sujetos de autorregulación deberán abstenerse de llevar a cabo operaciones de intermediación que, a pesar de tener apariencia de legalidad, tengan el propósito o efecto de agraviar un interés legalmente protegido por las normas del mercado de valores. Igualmente, deberán abstenerse de llevar a cabo actuaciones que denoten un exceso en el ejercicio de un derecho sin que le asista un interés legítimo y serio en su proceder.

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Código de Comercio artículo 830 El que abuse de sus derechos estará obligado a indemnizar los perjuicios que cause.



Evitar que se presenten situaciones que, a pesar de tener una apariencia de legalidad y de estar autorizadas por la regulación, constituyan abusos que afecten los intereses de terceros o del mercado.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos para evitar situaciones de abuso de derechos?

CODIGOS DE BUEN GOBIERNO

POLITICA GRIP (LINEAMIENTOS GENERALES)

LITERAL A PARTE I MANUAL DE TESORERÍA (CITIBANK)


CÓDIGO DE CONDUCTA

POLITICA DE INVERSIONES PERSONALES



Artículo 49.4 Ingreso de ofertas en sistemas de negociación de acciones

Cuando un operador de un miembro ingrese una oferta que genere un proceso de calce en un sistema de negociación de acciones, ningún operador de ese mismo miembro, directamente o por interpuesta persona, podrá desatar un proceso de puja por la punta contraria a la oferta que generó el proceso de calce.





Evitar el uso indebido de los mecanismos de puja en el mercado accionario para desplazar irregularmente a otros participantes del mercado.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en relación con los procesos de puja en el mercado accionario? ESTO YA NO APLICA.


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Artículo 49.5 Operaciones cruzadas en el mercado de renta variable

La realización de operaciones cruzadas sobre acciones, bonos obligatoriamente convertibles en acciones, otros activos financieros representativos de derechos de participación, o cualquier activo de renta variable, por parte de las sociedades comisionistas en la bolsa de valores o en un sistema de negociación, no se considerará contraria a la libre concurrencia e interferencia de otros participantes, salvo en los siguientes casos: a. Cuando los clientes de la sociedad comisionista han acordado directamente los elementos esenciales de la operación y solicitan al comisionista su ejecución sin haberse cumplido previamente los requisitos de información establecidos por el artículo 2 del Decreto 1802 de 2007, o la norma que lo modifique o sustituya. b. Cuando dos sociedades comisionistas actuando en cuenta propia acuerdan los elementos esenciales de la operación y posteriormente ejecutan la respectiva operación en el mercado a través de una de las firmas mediante la celebración de una operación cruzada. c. Cuando los comitentes comprador y vendedor conformen un mismo beneficiario real y no se hayan cumplido previamente los requisitos de información establecidos por el artículo 2 del Decreto 1802 de 2007, o la norma que lo modifique o sustituya. Parágrafo primero: Se entiende que para la realización de operaciones cruzadas la sociedad comisionista puede, de manera previa a la celebración de la operación, realizar gestiones, actuaciones, diligencias, acercamientos ante sus clientes con el fin de hacer compatibles las respectivas órdenes de compra y venta. Parágrafo segundo: En todo caso, las operaciones cruzadas no podrán servir como medio o instrumento para infringir la normatividad aplicable a la actividad de intermediación.


Decreto 1802 de 2007 artículo 2 Libre concurrencia en el mercado de acciones y bonos obligatoriamente convertibles en acciones. No se considera que se obstaculice la libre concurrencia y la interferencia de otros participantes, acordar previamente los elementos esenciales de una operación sobre acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones, siempre que se informe, mediante comunicación escrita dirigida a la Superintendencia Financiera de Colombia, a la bolsa de valores o sistema de negociación en el que haya de efectuarse la respectiva operación, de todas las condiciones del acuerdo previo, incluyendo la bolsa o sistema de negociación, fecha y hora en que va a ser ejecutado, cuando menos con un (1) mes de anterioridad. Cuando se proyecte adelantar operaciones sobre acciones o bonos obligatoriamente convertibles en acciones entre un mismo beneficiario real, bastará con que la información de que trata el inciso anterior se proporcione con cinco (5) días comunes de antelación y que sea entregada, con el mismo plazo mediante comunicación escrita dirigida a la Superintendencia Financiera de Colombia, a la bolsa de valores o sistema de negociación en el que haya de efectuarse la respectiva operación. A la Superintendencia Financiera de Colombia se informarán, además, en la misma oportunidad, las circunstancias o hechos que demuestren que se trata de una transacción entre un mismo beneficiario real. Será deber de la bolsa de valores o sistema de negociación en el que haya de efectuarse la respectiva operación hacer pública la información relativa al valor objeto de la operación, cantidad, precio, fecha de celebración y si se trata o no del mismo beneficiario real, a través de sus


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sitios web y boletines informativos. Lo establecido en el presente artículo se entenderá sin perjuicio de las obligaciones de suministro de información relevante que resulten aplicables de acuerdo con la normatividad vigente.


Establecer pautas sobre las operaciones cruzadas en el mercado de renta variable.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos en relación con las operaciones cruzadas en el mercado accionario? SECCION 3.3. REGLAMENTO DE INTERMEDIACIÓN. NO HAY POLÍTICAS O PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS POR LA COMISIONISTA, EN CUALQUIER CASO SE APLICARÁN LAS NORMAS CORRESPONDIENTES PARA GARANTIZAR EL CUMPLIMIENTO.


TÍTULO 4. INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

Artículo 50.1 Utilización de términos y condiciones

Cuando un miembro publique informes o estudios económicos, o realice presentaciones comerciales, deberá revelar la información que éste considere relevante para que sus clientes puedan realizar un análisis objetivo de la información correspondiente. Como mínimo, deberán revelar el vínculo que tengan con el emisor de valores, si actúa como colocador en la emisión de valores y, de manera genérica, las inversiones que posean en dichos valores.



1. Abstenerse de realizar recomendaciones de inversión en relación con valores en los cuales el intermediario tenga una posición significativa o cuyo emisor sea una matriz o filial del intermediario o perteneciente al mismo grupo económico.

2. Contar con un equipo de

investigaciones cuya remuneración no esté atada a los resultados de los posibles negocios que

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adelante el intermediario con la compañía sobre la cual investigaciones económicas hace el informe. Complementariamente, esta condición se puede revelar en los informes para informar al público sobre hechos que puedan afectar la independencia.


Los vínculos económicos existentes entre un intermediario y un emisor que hagan parte de un mismo grupo económico, así como otros hechos relevantes, pueden afectar la objetividad con que se emiten recomendaciones de compra y/o venta de valores, por lo que es importante que el cliente tenga conocimiento de estos hechos y pueda tomar una decisión de inversión informada.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos acerca del uso de términos y condiciones en documentos diferentes a los informes o estudios económicos? (en caso afirmativo, favor explicar en qué documentos y qué términos y condiciones)

CUANDO SE HAGAN, APLICARÁ LA POLÍTICA DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

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1 ¿Se ha implementado el uso de términos y condiciones en documentos diferentes a los informes o estudios económicos? (en caso afirmativo, favor explicar en qué documentos y qué términos y condiciones) LAS POLÍTICAS RELATIVAS A INFORMES ECONÓMICOS ESTABLECEN LA NECESIDAD DE INCLUIR TÉRMINOS Y CONDICIONES EN LOS INFORMES CORRESPONDIENTES. LAS REVELACIONES APLICABLES PUEDEN SER CONSULTADAS EN ALGUNOS DE LOS INFORMES EXPEDIDOS POR UNA ENTIDAD DE CITI EN COLOMBIA.



Artículo 50.2 Recomendaciones de inversión

Los miembros deberán contar con políticas y procedimientos acerca de la divulgación de informes con recomendaciones de inversión, propendiendo por el trato equitativo entre los diferentes destinatarios de los mismos y evitando generar ventajas indebidas entre los participantes del mercado.



1. Contar con un área de investigaciones o análisis económico que esté separada decisoria y físicamente de las áreas

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de negociación de valores, banca de inversión y cualquier otra que pueda entrar en conflicto de interés con los estudios económicos, o que pueda generar riesgos de flujos de información privilegiados que no se encuentren justificados.

2. La información sobre

visión de mercado que presenta el área de investigaciones económicas durante los horarios de negociación se remite a través de medios verificables.


En la distribución de información asociada a investigaciones económicas, es posible generar ventajas para la entidad o para terceros, en razón al impacto que tales informes pueden tener sobre el mercado, por lo que se debe propender por una distribución de información equitativa.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se han implementado en relación con la divulgación de recomendaciones de inversión?

POLÍTICA DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS

POLÍTICAS GLOBALES DE CITI INVESTMENT RESEARCH

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1 ¿Cuáles son los medios a través de los cuales divulga los informes con recomendaciones de inversión?

REVELACIONES INCLUIDAS EN EL DOCUMENTO

¿Existen políticas para asegurar el cumplimiento de la obligación de adelantar los trámites de compensación y liquidación dentro de un término máximo?

CORREO ELECTRÓNICO O PAGINA WEB

2 ¿En adición a los funcionarios del equipo de investigaciones económicas, existen otras personas que conocen los documentos de investigaciones de antemano como parte del proceso de elaboración, edición y aprobación del mismo? ¿Quiénes?

LAS POLÍTICAS DE CITI INVESTMENT RESEARCH, ESTABLECEN UNA TOTAL INDEPENDENCIA ENTRE LOS ANALISTAS QUE REALIZAN LAS INVESTIGACIONES ECONÓMICAS Y CUALQUIER OTRA ÁREA DE NEGOCIO DE CITI. INCLUSO SE ESTABLECEN ESPACIOS FÍSICOS SEPARADOS.

3 ¿Para producir informes públicos con recomendaciones de inversión, cuenta la entidad con equipo de dedicación exclusiva?

NO. TENEMOS ACCESO A INFORMES DE VINCULADAS.

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4 ¿Para producir informes de uso interno, cuenta la entidad con un equipo de dedicación exclusiva?

NO. TENEMOS ACCESO A INFORMES DE VINCULADAS.



Artículo 50.3 Deber de revelación frente a las recomendaciones de inversión

La persona natural vinculada que participe en la elaboración de un documento que contenga recomendaciones de inversión y que sea o vaya a ser publicada deberá: a) Revelar a la entidad sobre cualquier situación que pueda afectar la objetividad e imparcialidad propia de sus funciones como intermediario de valores. b) Revelar si de los valores objeto de la investigación, él o alguna de sus partes relacionadas tienen alguna inversión personal.



1. No permitir que una PNV participe en la formulación de recomendaciones de inversión sobre valores en los cuales tiene una inversión personal


En la elaboración de recomendaciones de inversión se pueden presentar conflictos de interés u otras situaciones que afecten la objetividad del analista, las cuales deben ser administradas adecuadamente.

¿Cuáles son las políticas y procedimientos que se han implementado en relación con la revelación que deben hacer las PNV que elaboran documentos con recomendaciones de inversión?

LA POLÍTICA DE INVESTIGACIONES ECONÓMICAS ESTABLECE DEBERES DE REVELACIÓN DE LOS ANALISTAS SOBRE CUALQUIER REAL O POTENCIAL CONFLICTO DE INTERÉS.

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1 ¿Qué mecanismos de revelación se han implementado para las PNV que participan en la elaboración de documentos con recomendaciones de inversión?

LAS POLÍTICAS ESTABLECEN DEBERES DE CONDUCTA.

2 ¿La entidad cuenta con otros mecanismos, diferentes al de revelación, para mitigar la ocurrencia de conflictos de intereses relacionados con la pérdida de objetividad en la recomendación de inversiones? LAS POLÍTICAS ESTABLECEN TOTAL INDEPENDENCIA ENTRE LAS ÁREAS DE INVESTIGACIÓN ECONÓMICA Y CUALQUIER OTRA ÁREA.

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3 ¿A quién le reporta la máxima autoridad del área de investigaciones económicas? CITIVALORES NO TIENE UN AREA DE INVESTIGACIONES ECONOMICAS Y SE APOYA EN LAS ÁREAS DE ALGUNAS VINCULADAS.



Artículo 52 Transición

La normatividad relacionada anteriormente entrará en vigencia a partir del día hábil siguiente a su fecha de publicación en el respectivo boletín normativo de AMV, salvo:

a. La normatividad relacionada con el procesamiento de órdenes y libro electrónico de órdenes contenida en el Título 5 del Libro 2, la cual entrará a regir a partir del 5 de junio de 2009, sin perjuicio de la obligación establecida en el parágrafo del artículo 51.2

b. La normatividad que establece la obligación de adoptar políticas y procedimientos, la cual empezará

a regir a partir del 5 de abril de 2009.

c. La normatividad que establece la obligación de las personas naturales vinculadas, consistente en revelar información a las entidades intermediarias de valores a las que están vinculadas, la cual entrará a regir a partir del 5 de abril de 2009.

anexo carta circular no. 21 de 2008 instrucciones

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