analisis y diagnÓstico empresarial · •persona entrenada para liderar a los individuos, los...
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ANALISIS Y DIAGNÓSTICO
EMPRESARIAL
Contenido del SeminarioUnidad I: Generalidades sobre la organización, el Proceso Administrativo y su importancia.
Unidad II: Planeamiento y metodología de la investigación.
Unidad III. Sistemas.
Unidad IV . Diseño Organizacional y reingeniería
Unidad V. Organigramas.
Unidad VI. Diagramas de flujo.
Unidad VII. Formularios y manuales.
Unidad VIII. Distribución del Espacio.
Unidad IX. Informe Final de la investigación administrativa
Unidad No. I
Aspectos básicos del Análisis
Administrativo.
Importancia del cambio en el
Análisis Administrativo.
Caso relacionado con
el Análisis Administrativo.
3
Unidad No. I
1. Conceptos básicos sobre
análisis administrativo
4
5
Concepto
Examen exhaustivo de los planos organizativo,
dinámico, funcional, estructural y comportamental en
una empresa u organización, para detectar
situaciones anómalas y proponer las soluciones que
sean necesarias
6
Planos organizativos
o Plano organizativo Dinámico:
o Plano organizativo funcional.
o Plano organizativo estructural.
o Plano organizativo comportamental.
7
Planos organizativos
Plano organizativo Dinámico:
o Cumplimiento eficiente y eficaz de cada uno de
Procesos administrativos.
8
Planos organizativos
Plano organizativo Funcional:
o Se investiga cómo y de qué forma realiza la
organización sus actividades productivas
(organigramas, sociogramas, cuadros de
distribución de trabajo, diagramas de flujo, cuadros
estadísticos).
9
Planos organizativos
Plano organizativo Estructural:
o Análisis de las estructuras organizacionales con el
fin de mejorarlas, logrando así la eficiencia
organizacional.
10
Planos organizativos
Plano organizativo Comportamental:
o Valoración del factor humano como uno de los más
críticos en la gestión de una empresa.
11
Planos organizativos
PLANO ORGANIZATIVO
DINAMICO
PLANO FUNCIONAL
PLANO ESTRUCTURAL
PLANO COMPORTAMENTAL
oPlanearoOrganizaroIntegración de personaloDirecciónoControl
oCómo se hacen las cosas.
oCómo está diseñada la estructura de la organización.
oRelaciones formales versus Relaciones informales.
Niveles del Análisis Administrativo:
12
Según su grado de profundidad
o Microanálisis administrativo.
o Macroanálisis administrativo.
Niveles del Análisis Administrativo:
13
Microanálisis administrativo:
o Estudio minucioso de una institución,
departamento o de un órgano, desde lo
general hasta el menor detalle operativo.
Niveles del Análisis Administrativo:
14
Macroanálisis administrativo:
o Estudio global, el conjunto de órganos que
forman parte de un sistema superior.
o Estudio global de más de una institución,
vistas como unidades de un sistema total de
administración general
El Cambio(v1)
2. Importancia del cambio en el
Análisis administrativo: “Los
paradigmas”
15
Razón de ser del Análisis
Empresarial:
16
CAMBIO
ANALISIS EMPRESARIAL
Objetivos del Análisis Empresarial:
17
oTener claras las leyes del cambio.
oAjustar la Organización a esos cambios que
demanda el Medio Ambiente o Entorno en forma
sistemática.
¿ Qué es el cambio?
Cualquier alteración del personal, la estructura o la
tecnología, sin él, el trabajo de los gerentes sería
relativamente fácil ya que la planeación sería sencilla
porque el día de mañana no sería diferente al día de hoy.
La toma de decisiones se simplificaría mucho porque el
resultado se podría predecir con cierta exactitud.
CAMBIO SEGÚN KOTLER(v2)
1. Establecer un sentido de urgencia.
2. Formar una coalición.
3. Crear una visión.
4. Comunicar la Visión.
5. Eliminar los obstáculos.
6. Triunfos a corto plazo.
7. Mantener la inercia.
8. Institucionalizar el Cambio.
¿POR QUÉ CAMBIAR?
o Necesidad de incrementar la
performance(rendimiento)
o Reducción de costos
o El deseo de mejorar el servicio al cliente
CAMBIO ORGANIZACIONAL
La capacidad de adaptación de lasorganizaciones a las diferentestransformaciones que sufra el medioambiente interno o externo, mediante elaprendizaje.
Cambio
Las actitudes de los empleados.
La fuerza laboral.
Introducción de equipo nuevo.
La modificación de la estrategia.
Las leyes y reglamentos gubernamentales.
La tecnología.
Los cambios económicos.
La fluctuación de los mercados laborales.
FUERZAS INTERNAS
FUERZAS EXTERNAS
Fuerzas del Cambio
PROCESO DEL CAMBIO
Descongelar
•Implica tornar tan obvia la necesidad de cambio, es la preparación para el cambio necesario.
•Se logra aumentando las fuerzas impulsoras
Agente de cambio
•Persona entrenada para liderar a los individuos, los grupos o toda la organización durante el proceso.
Recongelar
•Transformar en regla general un nuevo padrón de comportamiento
•Usando mecanismos de apoyo o refuerzo, de modo que se torne una nueva norma.
PROCESO DEL CAMBIO
TIPOS DE CAMBIO
ESTRUCTURA
•Especialización del trabajo.
•Departamentalización
•La cadena de mando.
•La amplitud de control.
•Centralización y descentralización.
•La formalización.
TECNOLOGIA
• Introducción de equipo.
• Herramientas.
• Métodos nuevos.
• La automatización.
• Uso de equipos de cómputo.
PERSONAS
• Actitudes.
• Expectativas.
• Percepciones.
• Comportamiento
"...la ignorancia sobre la intimanaturaleza de nuestra resistencia acambiar es lo que mata el cambio, yno la resistencia en sí misma...".
Resistencia al cambio
¿Cuáles son los motivos que
pueden ocasionarla?
No
querer
No poder
No conocer
Resistencia al cambio
LA RESISTENCIA AL CAMBIO
Falta de recursos
Cultura organizacional
Trabajo en equipo
Amenaza a la experiencia
Amenaza a las relaciones
de poder ya establecidas
Débil comunicación
Resistencia Organizacional
LA RESISTENCIA AL CAMBIO
Hábitos
Identidad
Factores económicos
Temor a lo desconocido
Incertidumbre
Resistencia Individual
Unidad No. IIPlaneamiento
de la investigación.
Modelos y métodos aplicados
Metodología de la
investigación
Ejercicios
31
Sesión No. II
1. Planeamiento de la investigación.
32
34
Problema
Cual es el problema de la rata?, plantee
este problema.
35
Problema
…”Acciones ó hechos que ocurren y que riñen de
alguna manera con las normas establecidas, las
conductas humanas y sociales aceptadas,…”
…”Situación anormal”…
Desmotivación laboral
Ineficiencia
Alta rotación de personal
Indisciplina
Otros
36
Problema
Todo problema en estudio debe ser
adecuadamente identificado o definido al inicio
de la investigación, para seguir con las demás
etapas.
37
Diagnóstico
Identificación y explicación de lasvariables directas e indirectas inmersasen el problema, más sus antecedentesy los efectos que se producen en elmedio ambiente del problema.
• Modelos para obtención de información Cuestionario Entrevista Modelo administrativo
38
Diagnóstico
Ejemplo:Diagnóstico de una Comunidad
El objetivo
Indicar claramente la conducta esperada y
qué hay que hacer
39
Evitar
ambigüedades
(velar,
supervisar,
auspiciar,
propiciar)
Verbo de acción
Características de los objetivos
Evitan generalidades ej: reducir costos, aumentar ventas, reducir desperdicio
Distintos grados o niveles:Estratégicos, son generales, amplios
Operativos o Tácticos, son específicos, puntuales
40
MediblesAl medir, especifica
cuánto y
cuándo
Establece
responsabilidades:
quién hará qué
Tipos de objetivos
41
Generales vs.
específicos
Estratégicos vs.
tácticos
Largo plazo vs. corto
plazoOrganizacionales vs.
departamentales vs.
individuales
Áreas
funcionales
Proceso
Cliente
Gerencia
42
Modelo
Conjunto de variables a estudiar, relacionadasentre sí e interactuantes, que conducen asolucionar un problema u obtener un resultadoespecífico.
43
Recursos
Insumos necesarios para realizar lainvestigación.
Recursos Humanos
Recursos Financieros
Equipo y mobiliario
Infraestructura
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Método
Procedimiento que se va a seguir en lainvestigación y los instrumentos a utilizar.
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Estrategia
• Conjunto de reglas armónicas adoptadaspara garantizar la decisión efectiva en cadamomento del desarrollo de la investigación.• Objetivo: “Despejar el camino hacia la consecución
fluida del objetivo del trabajo”.
46
El informe
Documentación final de la investigación.
47
Prueba Piloto(v4)
Ejercicio de Simulación. Ventajas y desventajas?
48
Cronograma de implantación
Planeamiento de fechas y actividadespara implementar el plan.
Diagrama de Gantt
Cronograma de actividades
Otros
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Seguimiento y desarrollo
Organizacional
Verificar que la investigación se estéejecutando según la planeación.
Unidad No. II
2. Modelos y métodos aplicados
50
51
Modelo y Método
Diferencias
Ejemplo de analogías que podemos utilizar:
Reparación de un motor.
Elaboración de una receta culinaria.
Elaboración de una pintura.
Otros.
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Modelo
Modelo Abierto
Modelo Cerrado
Unidad No. II
3. Metodología de la investigación
53
54
Características de un analista
administrativo
Aptitudes: Conocedor, seguridad, comunicativo, metódico,
investigador, creativo, analítico, vocabularioapropiado y ética profesional.
Actitudes: Respetuoso, trato ameno, buena presentación,
tacto, buen oyente, observador, discreción,colaborador, objetivo, responsable, ordenado,persuasivo y perseverante.
55
Etapas
1. El problema
2. El diagnóstico
3. La prognosis(enjuiciamiento critico de la
información diagnóstico)
4. Objetivos y funciones departamentales básicos
5. Diagramación de estructuras
6. Definición de sistemas y subsistemas básicos.
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Etapas
7. Diseño de formulas y manuales
administrativos.
8. Sistemas de puestos de trabajo(proporción
en relación al volumen de trabajo).
9. Asignación de recursos.
10. El sistema normativo.
11. Estrategia de implantación.
12. Desarrollo Organizacional.
Unidad No. III
1. Sistemas en las organizaciones
57
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)
Aspectos fundamentales:
1. Ciencia de los sistemas: Exploración yexplicación científica de los sistemas en lasdiferentes ciencias.
Teoría de Sistemas:
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)
Aspectos fundamentales:
2. Tecnología de sistemas: Territorio de los problemas quesurge en la tecnología y en la sociedad modernas y queincluyen tanto productos tecnológicos, (computarización,automatización, etc.) como pensamiento tecnológico:aplicación de los conceptos y teoría de sistemas en losproblemas sociales, ecológicos, económicos, etc.)
Teoría de Sistemas:
TEORIA GENERAL DE SISTEMAS (TGS)
Aspectos fundamentales:
3. Filosofía de los sistemas: Reorientación del pensamiento y lavisión del mundo como resultado de la introducción del “sistema”como nuevo paradigma científico-nueva filosofía de la naturaleza.
Teoría de Sistemas:
Sistema: conjunto organizado de cosas o partes
interactuantes e interdependientes, que se relacionan
formando un todo.
Teoría General de Sistemas:
Sistemas de acuerdo a sus características:
◦ Los Sistemas Rígidos son sistemas no vivientes,
donde importa la causa; son sistemas cerrados, de
simplicidad organizada y con o sin
retroalimentación.
◦ Los Sistemas Flexibles son sistemas vivientes,
donde son de interés las consecuencias y de
complejidad organizada. Son sistemas abiertos .
Teoría General de Sistemas:
Reunión, organización y la valoración de
hechos referentes al sistema y el ambiente en
que se inscribe.
Análisis de Sistemas:
Análisis Cuantitativo: Orientado a la
racionalización del trabajo de oficina y la
reducción de sus costos.
Análisis Cualitativo: Orientado a la búsqueda de
un mejor orden empresarial mediante la
introducción de un procesos de tomas de
decisiones y dirección.
Análisis cuantitativo y cualitativo:
“EL TODO ES MÁS QUE LA SUMA DE SUS PARTES”
(Más allá de todo, existe un contexto mayor: el ambiente)
Para que el sistema como un todo funcione, dependeprincipalmente de qué tan bien encajen y operen en conjuntolas partes, no de qué tan bien se desempeñe cada una de ellas,cuando se considera en forma independiente.
Las características constitutivas no son explicables a partir de lascaracterísticas de las partes aisladas.
TIPOS DE SISTEMAS
1. SEGÚN SU CONSTITUCIÓN:
- Físicos o concretos: equipos, maquinaria, objetos o cosas reales los componen. Hardware.
- Abstractos: se componen de conceptos, planes, hipótesis e ideas. Software.
Existe complementariedad entre sistemas físicos y abstractos. El hardware y el software se complementan.
Tipos de Sistemas:
- Sistemas Abiertos: presentan relaciones deintercambio con el ambiente a través de entradas(insumos) y salidas ( productos). Intercambianmateria y energía regularmente con el ambiente.
2. SEGÚN SU NATURALEZA:
- Sistemas Cerrados: no presentan intercambiocon el ambiente que los rodea. Son herméticos acualquier influencia ambiental. No recibeninfluencia del ambiente ni lo influencian. Ej.Sistemas mecánicos.
Tipos de Sistemas:
SISTEMAS ABIERTOS
- Permanecen en constante interacción dual con elambiente: influencian y son influenciados por elambiente.
- Tienen capacidad de crecimiento, cambio, adaptaciónbajo ciertas condiciones ambientales.
- Pueden competir con otros sistemas.
Sistemas según su naturaleza:
Sistemas: abiertos cerrados?
SalidasEntradas
Realimentación
Proceso
TEORÍA DE SISTEMAS
1. ENTRADA O INSUMO (IMPUT): fuerza de partida de un sistema. Provee la energía y el material para la operación de éste.
2. SALIDA O PRODUCTO (OUTPUT): finalidad para la cual sereunieron los elementos y relaciones del sistema. Los resultadosdeben ser congruentes, coherentes con el objetivo del sistema.
3. PROCESAMIENTO O TRANSFORMACIÓN: fenómeno que producecambios. Mecanismo de conversión de insumos en productos oresultados.
Parámetros de los sistemas:
4. RETROALIMENTACION (FEEDBACK): función del sistema quebusca comparar el producto con un criterio o estándar previamenteestablecido. Tiene por objetivo el control.
5. AMBIENTE: es el medio que rodea externamente al sistema. Elsistema y el ambiente se encuentran interrelacionados y soninterdependientes. El sistema es influenciado por el ambiente através de los insumos y a su vez influencia al ambiente con losproductos.
La viabilidad y supervivencia del sistema depende de suadaptabilidad al ambiente, adaptabilidad dinámica y sensitiva. Elambiente es recurso pero también amenaza para el sistema.
Parámetros de los sistemas:
1. Teleología: Es el fin o propósito de todo sistema.
En los sistemas artificiales (creados por el hombre), eldiseñador puede determinar la finalidad u objetivo delsistema y redefinirlo cuando lo considere necesario.
Características de los sistemas:
Características de los sistemas:
2. Sinergia: suma de sus partes es diferente del todo.
El “todo” es más que la suma de sus partes.
Toda acción que produzca un cambio en una parte delsistema probablemente producirá cambios en las demáspartes del mismo. Todo sistema tiene una naturalezaorgánica, entonces, el sistema siempre reaccionaráglobalmente a cualquier estímulo producido en cualquierparte o unidad.
3. Homeostasis (metabolismo): tendencia de unsistema a permanecer en un cierto grado deequilibrio o a buscarlo cuando se enfrenta avariables críticas. Equilibrio dinámico.
Ej. Para el ser humano los límites de frío o calorambiental obligan a una búsqueda de equilibriohomeostático corporal.
Características de los sistemas:
3. Homeostasis : Autorregulación
Características de los sistemas:
Ejemplo de Homeostasis: “Luna Roja” es unaempresa dedicada al rubro textil, ha logrado unnotable posicionamiento en el mercado nacional, ycomo le está yendo tan bien, ha empezado aexportar y ya ha conseguido unos clientesimportantes en Europa que le han hecho un pedidoconsiderable de prendas para dama.Previendo esto la empresa había decidido invertir ennueva maquinaria que produzca más prendas enmenos tiempo, e inmediatamente decidió capacitara un grupo de sus mejores trabajadores en elmanejo de la nueva tecnología.Y también el departamento de Recursos Humanosha abierto sus puertas para la contratación de mástrabajadores.
Características de los sistemas:
4. Recursividad: propiedad para utilizar capacidadessemejantes de otro nivel u objeto
Cada uno de los componentes de un sistema se constituyeninternamente en otro sistema, que posee todas lascaracterísticas y principios definidos. Se habla de macrosistemasy de subsistemas.
Cuando un elemento contribuye al logro de los objetivos yforma parte de una totalidad es un subsistema, el cual puedeser en si mismo un sistema.
La totalidad mayor que engloba tanto al subsistema como alsistema se denomina suprasistema o macrosistema.
Características de los sistemas:
5. Entropía: tendencia al desorden de un sistema
Energía ineficaz que no contribuye al logro de los objetivos delsistema.
6. Neguentropía-negentropia: acciones para mejorar laorganización y las relaciones con el entorno.
Características de los sistemas:
7. Limites: Región que lo separa de otro. Tiene como funciónfiltrar o seleccionar las entradas y salidas, con el fin de proteger ladiferenciación del sistema tanto dentro como fuera.
8. Autocontrol: características estructurales yfuncionales para que el sistema logre su finalidad
Características de los sistemas:
Comportamiento Organizacional
Entrada Salida
Factores
EconómicosFactores
Tecnológicos
Factores
Político / Legales
Factores
Socio Culturales
Medio Ambiente
Medio
Subsistema Administrativo
Subsistema Técnico
Subsistema Estructural
Subsistema Personal
SubsistemaObj. y Valores
Sistema de Organización
o Cronograma de actividades
Algoritmos para el análisis de sistemas:
o Diagrama de Gantt
Algoritmos para el análisis de sistemas:
Ejercicio y Caso
• Explique que es un sistema y cuales son sus partes componentes.• Explique cada una de las clases de sistemas.• En que consiste la técnica de programación por barras de Gantt?.• En que consiste un cronograma de actividades, en que situaciones
se debe utilizar.• Explique la importancia del uso de los sistemas en el diseño y
análisis de organizaciones.
Caso Empresarial
La Empresa Dos Pinos se vio afectada con la aplicación del tratadode libre comercio con Europa en donde se dio una caída del 15%en sus ventas, ya que ingresaron productos similares deempresas subsidiadas y de tecnología más moderna extranjeras.Utilizando los conceptos de corrientes de entrada, proceso deconversión, medio ambiente, retroalimentación y sistema deadministración estratégico, diseñe los ajustes necesarios para lasubsistencia y crecimiento de la empresa Dos Pinos.
Valore:• Objetivos del sistema total • El medio en el que vive el sistema • Los recursos del sistema y los componentes del sistema.
Unidad No. IV
Diseño Organizacional y reingeniería.
Caso Práctico
86
Organización:
Conjunto de propósitos y recursos integradosentre sí para lograr determinados resultados enun tiempo y espacio.
Organización:
Funciones:
Agrupar y estructurar todos los recursosorganizacionales:
Principios:
Especialización.
Definición funcional.
Autoridad.
Responsabilidad.
Jerarquía.
Funciones de línea y staff
Reorganización(reingeniería):
Adecuar la estructura organizacional a los cambiosinternos y externos.
Organización
Gerencia.
Función mediante la cual las empresas logranresultados para satisfacer sus respectivasdemandas.
“El gerente es un elemento dinámico yvivificante de todo negocio , sin su guía losrecursos de producción siguen siendo recursosy no se convierten en productos”.
Organización
Sistema de información gerencial.
Organización
Tareas de la Gerencia.
La realización económica.
La dirección del negocio.
La dirección de las jefaturas.
La dirección del trabajador y del trabajo.
Organización
Objetivos y fines organizacionales:
Los fines son los efectos que ocurren en su
entorno por medio de los objetivos…
Los objetivos son los medios para alcanzar
los fines.
Organización Funciones de la organización:
Función: mandato infinito de actividad para
lograr resultados concretos, ejercido por
cualquier parte de la organización.
Funciones básicas:
Compras ó proveeduría.
Ventas ó entrega de servicios.
Administración general.
Servicios generales.
Organización La Departamentalización:
Trabajo: Acción humana individual ó colectiva que
conduce a la obtención de un producto ó la
prestación de un servicio en un tiempo y espacio
determinado con el apoyo de recursos.
Departamentalización: Analiza el trabajo
estableciendo diferencias implícitas en materia de
especialización y complejidad.
Organización La Departamentalización:
Implica dividir el trabajo según
especialidad(horizontal) y complejidad
(verticalmente), dando forma a distintas clases
de unidades organizativas(divisiones,
departamentos, oficinas, secciones, áreas).
Organización Los puestos de trabajo:
Conjunto de deberes y responsabilidades que
debe cumplir una persona dotada de
determinados requisitos de sabes y destrezas, en
un tiempo y espacio.
Generalmente existe una remuneración económica.
Se clasifican por clases y categorías.
Organización Los sistemas de trabajo:
Constituido por cadenas de operaciones o de
cargos que inician un proceso de producción ó
de servicios y acaban con un resultado
predeterminado.
Reingeniería Debe valorar:
El organigrama.
Normas organizacionales.
Debe utilizar:
Fluxogramas.
Diagramas de procesos.
Distribución de planta
Reingeniería de la organización
Volver a empezar, “Si volviera a crearesta empresa hoy, sabiendo lo que ahorasé y dada la tecnología actual, ¿Quéresultaría?
Aspectos Claves: Analista de sistemas externo.
Rediseño radical de los procesos de la empresa, no es una modificación es una reinvención.
Resultados importantes
Análisis de procesos considerando que todos están integrados en un “sistema total”
Aspectos a consideras en el
diseño Organizacional
Recursos y normativa.
Planta.
Productos.
Ambiente.
Los recursos y la normativa Recursos básicos:
Financieros.
Equipo y mobiliario.
Materiales.
Personales.
Planta.
Tiempo.
Recursos y productividad
Incrementar la productividad:
salidas
salidas
salidas
insumos
insumos
insumos
Los recursos y la normativa La normativa:
Está compuesta por el conjunto de leyes y los
reglamentos e instructivos que ésta genera para
regular el comportamiento organizacional.
Ejemplos:
Constitución política.
Ley de contratación administrativa.
Políticas institucionales.
La Planta
Lugar donde se ejecuta el trabajo(espacio).
Debe ser congruente con la naturaleza,tamaño y propósitos de la organización.
Los Productos
Salidas resultantes del trabajoorganizacional.
Bienes(tangibles, sencillos de cuantificar).
Servicios(intangibles, difíciles de cuantificar).
El ambiente y la
retroalimentación El ambiente:
Genera las demandas al procesoorganizacional.
Aporta insumos.
Aporta información.
La organización debe atender lasreacciones del ambiente por medio decorregir y adecuarse a loscambios(feedback ó retroalimentación)
Reingeniería de Procesos
El rediseño radical de los procesos quedeben sufrir las empresas y negocios paragarantizar su éxito y poder sobrevivir.
Estudia los procesos claves y su impactoen las operaciones.
Repaso
1. Cual es el concepto de organización y cuales son losprincipios que le son inherentes.
2. Cuales son las funciones básicas para la operación deuna organización ya sea pública ó privada.
3. Cuales son tres variables o aspectos que debentomarse en cuenta para diseñar una organización.
4. Que papel juega el ambiente en el diseño de unaorganización y posteriormente en su vida útil.
5. Que es reingeniería de procesos y cuál es supropósito fundamental para el mejoramientoadministrativo.
Unidad No. V
Herramientas Básicas para el análisis administrativo.
•Organigrama
•Diagramas de flujo
Ejercicios
110
Unidad No. V
1. El organigrama.
111
Un organigrama es la representación gráfica dela estructura organizativa de una empresa uorganización.
Representa las estructuras departamentales y,en algunos casos, las personas que las dirigen,hacen un esquema sobre las relacionesjerárquicas y competenciales de vigor en laorganización.
Indica como están ligados los departamentos alo largo de las principales líneas de autoridad.
Concepto de organigrama:
Doble finalidad:
Desempeña un papel informativo, alpermitir que los integrantes de laorganización y de las personas vinculadas aellas que conozcan, a nivel global, suscaracterísticas generales.
Es un instrumento para realizar análisisestructurales al poner de relieve, con laeficacia propia de las representacionesgráficas, las particularidades esenciales dela organización representada.
Finalidad de organigrama:
Forma:
Horizontales
Tipos de organigramas:
Vertical
Forma:
Circular
Tipos de organigramas:
Forma:
Sectorial ó Radial
Tipos de organigramas:
Tipos de organigramas:
Clase:
◦ Unidades organizativas.
Tipos de organigramas:
Clase:
◦ Cargos ó Puestos.
Simbología:
119
o Figuras utilizadas en un organigrama:
Reglas metodológicas:
Deben utilizarse rectángulos.
Los rectángulos deben relacionarse con unalínea continua vertical uhorizontal(autoridad formal).
La línea staff debe representarse por elcentro del rectángulo(esta representaciónno tiene autoridad sobre ninguna unidadorganizativa).
Diseño del organigrama:
Reglas metodológicas:
Para representar unidades y relaciones
informales se deben utilizar líneas
discontinuas.
En todo organigrama debe presentarse
un cuadro que indique la metodología
empleada.
Diseño del organigrama:
Paso Nº 1: Definir y formalizar los objetivos
Fines que persigue la organización.
Paso Nº 2: Establecer las funciones necesarias que permitan cumplir con los objetivos
Este paso pretende obtener una lista de todas las tareas que deberán desarrollarse en la empresa para poder llevara a cabo las funciones definidas en el paso anterior.
Paso Nº 3: Departamentalizar
Agrupar las tareas detalladas en el paso anterior teniendo en cuenta los mejores criterios acorde a la situación.
Paso Nº 4: Asignar las funciones
Asignar recursos humanos a los puestos establecidos.
Pasos para el diseño del organigrama:
Funcional: reúne en un departamento a todos los que realizan una actividad o varias actividades relacionadas entre sí.
Por producto o servicios: se agrupan actividades que hacen referencia a productos o servicios similares entre sí.
Por territorio ó área geográfica: se divide el sector según las áreas geográficas en las cuales trabaja.
Por cliente: se basa en el tipo de clientela.
Criterios para departamentalizar:
Mala remuneración: en organigramas en los que se representan los sueldos de cada sector y puesto, esto se puede observar claramente.
Falta de unidad de mando: cuando una estructura se no tiene claridad de jerarquía.
Estructura desequilibrada: excesiva diferenciación vertical u horizontal.
Obstrucción de los canales de comunicación: esto se puede deducir de una excesiva diferenciación vertical donde el alcance del control se limita y por lo tanto los canales de comunicación se burocratizan.
Superposición de funciones: se refiere a que distintos sectores pueden tener asignadas las mismas tareas.
Consecuencias de una mala
departamentalización:
Ejercicio sobre organigramas:
125
o Desarrolle el ejercicio entregado, una vez finalizado,
realice recomendaciones a la estructura
organizacional.
Unidad No. V
2. El Diagrama de flujo(Flujograma).
126
Concepto:
127
Es una representación gráfica de la
secuencia de actividades de un proceso.
Procedimiento:
128
o Ciclo de operaciones que afectan diversos
empleados que trabajan en sectores distintos, con el
fin de producir un bien ó servicio.
oIndica como proceder en una situación concreta.
oEs la materia prima para el diseño de un diagrama
de flujo.
Características:
129
o Muestra lo que se realiza en cada etapa, los
materiales o servicios que entran y salen del proceso,
las decisiones que deben ser tomadas y las personas
involucradas (en la cadena cliente/proveedor).
oEl flujograma hace más fácil el análisis de un proceso
para la identificación de:
oLas entradas de proveedores;
olas salidas de sus clientes y;
o de los puntos críticos del proceso.
Usos e importancia:
130
o En la planeación de sistemas.
o En la actualización de sistemas.
o Simplicidad en los sistemas.
o Ahorro de tiempo y costo.
Ventajas:
131
o Entender un proceso e identificar las oportunidades
de mejora de la situación actual.
oDiseñar un nuevo proceso, incorporando las mejoras
(situación deseada).
oFacilitar la comunicación entre las personas
involucradas en el mismo proceso.
oDivulgar, en forma clara y concisa, informaciones
sobre procesos.
Pasos para su utilización
132
1. Defina el proceso que se va a realizar.
2. Escoja un proceso relacionado con el producto o
servicio más importante, desde el punto de vista del
cliente.
3. Elabore un flujo del proceso, identificando sus
grandes bloques de actividades.
4. Organice, para la elaboración del flujograma, un
grupo compuesto por las personas involucradas en
las actividades del proceso.
Pasos para su utilización
133
5. Defina detalladamente las etapas del proceso y
describa las actividades y los productos o los
servicios que resulten de cada una de ellas.
6. Identifique los responsables para la realización de
cada actividad identificada.
7. Chequee si el flujograma diseñado corresponde a la
forma como se ejecuta el proceso en la práctica, y
haga las correcciones que considere necesarias.
Tipos
134
● Flujo de bloques
● Recorridos de proceso
Enunciados para su utilización
135
● QUE.
● ¿Que operaciones son realmente necesarias?
● ¿Se pueden eliminar algunas operaciones. Combinar o
simplificarse?
● ¿Se debe rediseñar el producto para facilitar la producción?
● QUIEN.
● ¿Quién realiza cada operación?
● ¿Puede rediseñarse la operación para utilizar menos habilidad
o menos hora hombre? ¿Pueden combinarse las operaciones
para enriquecer puestos y mejorar así la productividad o las
condiciones de trabajo?
Enunciados para su utilización
136
● DONDE.
● ¿En donde se realiza cada operación?
● ¿Puede mejorarse la distribución para reducir la distancia que
se recorre o para hacer que las operaciones sean más
accesibles?
● CUANDO.
● ¿Cuándo se realiza cada operación?
● ¿Existe un exceso de retrasos o almacenamiento? ¿Algunas
operaciones ocasionan cuellos de botella?
Enunciados para su utilización
137
● COMO.
● ¿Cómo se hace la operación?
● ¿Pueden utilizarse mejores métodos, procedimientos o
equipos?
● ¿Debe revisarse la operación para hacerla más fácil o
para que consuma menos tiempo?
SímbolosFlujo de Bloques
138
●Límites: Este símbolo se usa para identificar el inicio y el fin de
un proceso:
●Operación: Representa una etapa del proceso. El nombre de la
etapa y de quien la ejecuta se registran al interior del rectángulo:
139
●Documento: Simboliza al documento resultante de la operación
respectiva. En su interior se anota el nombre que corresponda:
●Decisión: Representa al punto del proceso donde se debe tomar
una decisión. La pregunta se escribe dentro del rombo. Dos flechas
que salen del rombo muestran la dirección del proceso, en función
de la respuesta real:
SímbolosFlujo de Bloques
140
●Conector interno: Conecta las partes de un diagrama de flujo
dentro de una misma página.
●Conector externo: Conector con otro proceso, ó con el mismo
proceso en otra página.
SímbolosFlujo de Bloques
SímbolosFlujo de Bloques
SímbolosFlujo de Recorrido de Proceso
Unidad No. V
2. Ejercicios sobre diagramas
de flujo.
143
Unidad No. V, Ejercicio 1
Procedimiento para matricula.
Actores: Estudiante, profesor, oficina de registro, oficina de bienestar
estudiantil, oficina financiera.
Actividades:
Estudiante compra sobre de matricula en el departamento financiero.
Financiero verifica que no tenga deudas pendientes de pago.
Si no tiene deudas financiero vende sobre de matricula.
Si tiene deudas debe cancelar las mismas para continuar el proceso.
Estudiante recibe original y tres copias de boletas para matricula.
Llena las boletas.
Profesor revisa boletas.
Si están correctas el profesor firma y sella, entregando una copia al estudiante,
otra a registro, otra a bienestar estudiantil y la última a financiero.
Finaliza el proceso144
Unidad No. VI
Formularios y manuales
Caso Práctico
145
Manuales:
146
oConcepto de Manual:
oContiene información válida y clasificada sobre
una determinada materia de la organización.
oEs un compendio, una colección de textos
seleccionados y fácilmente localizables
Manuales:
147
Naturaleza(1):
Introducción
Propósitos del manual
Directivas básicas
Instrucción relacionadas con leyes ó decretosdepartamentales.
Organización
Funcionarios y departamentos afectados por elmanual.
Manuales:
148
Naturaleza(2):
Descripción de procedimientos
Contenido.
Reglamentación o normas
Medición de cantidad y calidad del trabajo.
Manuales:
149
Etapas:
Definición del tipo de manual.
Definición del tipo de información.
Definición de técnicas necesarias.
Definición del plan de trabajo.
Investigar.
Encuadernación y distribución(físico);Acceso en la Red o intranet(virtual).
Manuales:
150
Tipos de Manuales por su contenido:
o Manual de Organización
o Manual de Procedimientos
o Manual de Puestos
o Manual de Normas
o Manual de Técnico
oManual de Contenido múltiple
Manuales:
151
Tipos de Manuales:
o Manual de Organización
Exponer en forma detallada la estructura
organizacional formal a través de la descripción,
funciones, autoridad y responsabilidades de los
distintos puestos, y las relaciones.
Manuales:
152
Tipos de Manuales:
o Manual de Procedimientos
Es una guía de trabajo para los funcionarios de cómo
hacer las tareas y es muy valiosa para orientar al
personal de nuevo ingreso. Sirve para aumentar la
certeza de que el personal utiliza los sistemas y
procedimientos administrativos establecidos para
realizar su trabajo.
Manuales:
153
Tipos de Manuales:
oManual de Puestos
Agrupa información sobre todas las clases, naturaleza,
objetivos, funciones y requisitos de cada uno de los
cargos de la organización, con sus respectivos perfiles
de productos (bienes y/o servicios) resultantes de cada
puesto.
Manuales:
154
Tipos de Manuales:
o Manual de Normas
Detalla información sobre un conjunto de leyes,
normas e instructivos de aplicación institucional. Por lo
general, son las más relevantes y poseen mayor plazo
de vigencia.
Manuales:
155
Tipos de Manuales:
o Manual Técnico
Presenta información sobre la operación o estructura
de un determinado equipo y sobre su mantenimiento.
Por lo general contiene mucha información gráfica,
con breves indicaciones teóricas.
Manuales:
156
Tipos de Manuales por su contenido:
o Manual de Contenido Múltiple:
Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de
la estructura organizacional, no justifique la elaboración y
utilización de distintos manuales, puede ser conveniente la
confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual
es el de “políticas y procedimientos”, el de “historia y
organización”, en si consiste en combinar dos o más categorías
que se interrelacionan en la práctica administrativa.
Manuales:
157
Formulario:
o Documento impreso que contiene información
estructurada “fija” sobre un determinado aspecto, para
ser complementada con información “variable”, según
su aplicación y para satisfacer un objetivos específico.
Formulario:
158
Clase de Formularios:
o Formulario continúo: muy utilizado en procesos de
computación.
oFormulario clásico: llenado en computadora ó a mano
por un funcionario ó usuario del sistema.
oFormularios repetidos(copias): cumplen con el mismo
propósito original, solo que en diferentes destinos.
Formulario:
159
Usos e importancia:
o Uso:
oRecaba y transporta información entre las partes de un
sistema de trabajo.
oImportancia:
oAhorra tiempo
oDisminuye el error
oEstandariza el trabajo
oFavorece el control
Formulario:
160
Diseño:
o Valorar si realmente es necesario, con el fin de evitar
burocracia.
o Objetivo del formulario(nombre), cuerpo del formulario debe
incorporar la búsqueda de datos para lograr el objetivo.
oSe debe valorar numeración, codificación y resguardo.
Herramientas para análisis:
161
Desventajas de los Formularios:
o Burocracia: “exceso de papeleo y formularios dentro
de la organización”.
o Aumento de costos administrativos, por ejemplo
archivo de documentación y copias.
Formularios de uso frecuente:
162
• Facturas
• Notas de crédito
• Notas de debito
• Facturas proforma
• Solicitudes de trabajo
• Registro de nuevos usuarios.
• Registro de las opiniones de los usuarios.
• Diseño de formulario web para actualizar una base
de datos.
Facturas, datos básicos:
163
Unidad No. VI
2. Caso práctico.
Desarrolle el ejercicio A, B,C
entregados.
Próxima semana, traer cinta
métrica.
164
Unidad No. VII
Distribución del espacio
Caso Práctico
165
Espacio Físico y su función:
166
Lugar ó área donde trabajamos ócolocamos mobiliario ó equipo paranuestras labores. Plano
Cúbico
La distribución de planta:
167
Arreglos generales: Estudio de tiempos y movimientos.
Plantillas
Modelos a escala
Distribución de planta:
168
Aspectos a considerar:
Seguridad del personal.
Normativa nacional ó internacional en
salud ocupacional.
Riesgos de trabajo.
Ingeniería.
Arquitectura.
Plano y escala:
169
Análisis de planta: Distribución de planta mediante planos a
escala.1. Elaboración de plano a escala del área.2. Elaboración del plano del área en conjunto
con los muebles de trabajo.
Escala: Mediciones métricas reducidas ó
convertidas para representar métricas enun plano.
Plano y escala, ejemplo:
170
Plano y escala, ejemplo:
171
Escala:
172
Fórmula para interpretar las escalas:
D=dXE
d= D/E
E= D/d
D= Distancia RealE= Escala métrica utilizadad= Distancia en el plano o layout
Escala:
173
Cuadrado dibujado en tres escalasdiferentes.
Escala:
174
Reglasgraduadas óescalímetros
Información de planta:
175
Rotulación en paredes, puertas,pasillos y en pizarras, indicandonombres oficiales y ubicación delas unidades departamentales uotros servicios.
Organigrama.
Señalización.
Número de oficinas y ubicación
Distribución de mobiliario y
equipo(1):
176
Área mínima para trabajoadministrativo: 3,5 metros cuadrados.
Área mínima para pasillo ó área detransito de personas: 75 cm sencillo ó 1,50 doble transito.
Espacio de una silla: El doble de su área.
Distribución de mobiliario y
equipo(2):
177
Ubicación de escritorios: Deben ubicarse frente al usuario.
Ubicación los equipos informáticos: Al lado de los escritorios pero no dando la
espalda al usuario.
Archivos: Bodega cercana al área de trabajo.
Ejemplo
Ejemplo
El diseño anterior, busca cumplir con losobjetivos de manejo eficiente de materialesy almacenes, minimización de la inversión,mantenimiento, uso efectivo del espacio,personal y equipo y proporcionar un lugarseguro para trabajar con empleadossatisfechos.
Aspectos a Evaluar
Infraestructura
Cuenta con un área de comedor para que sus empleados
ingieran los alimentos en
una forma confortable.
Esta prevista un área de recreo para los empleados
Ofrece facilidad de acceso a los empleados
Cuenta con un área de parqueo suficiente para los clientes
y empleados
Se dispone de un área de expansión futura.
Acceso a servicios básicos
Aspectos a Evaluar
Localización
Es una zona segura
Existen servicios de transporte
Disponibilidad de mano de obra
Proximidad de mercado
Seguridad de la zona
Servicios externos a la planta
Unidad VII
2. Caso práctico.
Desarrolle los ejercicios indicados
182
Unidad No. VIII
1. Diagnóstico y,
2. El informe técnico
183
Estructura del informe técnico:
184
El objetivo y su metodología son la basedel informe:
Presentación del informe:
185
Consideraciones importantes:
Evitar errores de texto y procurar excelente
presentación.
Elaborar fichas resumen para tener claro todo el
contenido del informe.
Entregar el informe junto con una carta o
memorandum con fecha y firma.
Estar atento a cualquier consulta y contestar
cortes y claramente.
Informe de Investigación
Es un informe detallado de unainvestigación realizada. Es laculminación de una propuesta deinvestigación.
Los informes de investigación del
curso debe constar de las siguientes
partes:
1. Tabla de contenido.
CAPITULO I: Introducción
Introducción: No más de una página.
Objetivos de Investigación: Generales y específicos.
Informe de Investigación
CAPITULO II: Marco Teórico Se basa en una revisión bibliográfica pertinente y
actualizada en relación con el tema. En esta revisión sedebe condensar lo más avanzado, importante y relevantepara el proyecto en cuestión de teoría.
CAPÍTULO III: Metodología Metodología: Explicar claramente qué va a realizarse y de
qué manera. Detallar las técnicas de recolección,sistematización y análisis de información. Debe haber unaclara relación entre la metodología y los objetivosplanteados.
Informe de Investigación
CAPÍTULO III: Metodología Metodología: Explicar claramente qué va a realizarse y de qué manera.
Detallar las técnicas de recolección, sistematización y análisis de información.Debe haber una clara relación entre la metodología y los objetivosplanteados.
CAPÍTULO IV: Contenido de la investigación Diagnostico:
Análisis y síntesis, se deberá incluir análisis sistema organizativo, estructuraorganizativa, procedimientos, distribución de área física, entre otros.
Examen detallado del problema.
Planificación de medidas (Plan de acción) Elaborar soluciones Evaluar opciones Propuesta al cliente Planear la aplicación de medidas
Aplicación (implementar)
Terminación Informe final Planes de seguimiento
Informe de Investigación
CAPÍTULO V: Resultados Conclusiones
Recomendaciones
CAPÍTULO VI: Referencias Bibliográficas
Electrónicas
Personales
CAPITULO VI: Anexos: Documentos importantes usados para la realización
del trabajo y que no es bibliografía.
Informe de Investigación
Próxima Sesión
Exposiciones