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ESE HOSPITAL SAN ANTONIO

Análisis de resultados en el proceso de facturación

Alexander Marin Grajales

03/09/2010

Evaluación de desempeño del área de facturación comprendido entre 1 de enero

30 de julio del 2010, impacto de la mala facturación en el

Nuestro Compromiso: la S alud del P ueblo con R esponsabilidad y Calidez H umana

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INTRODUCCION

La gestión en el área de facturación es clave en la relación que tiene la ESE con las diferente EPS de la región, por tal motivo se pretender informar sobre las diferentes actividades que se desarrollan y su respectivo seguimiento.

Se pretende dar un estado claro, veraz y breve de las falencias y fortalezas que se han logrado tanto en el personal como en los procesos que ejecuta esta área.

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FORTALEZAS

1.

Reducción de Glosas: Desde que asumí el compromiso como jefe de facturación, llevo un registro cronológico del total de glosas que se le adjudican por fallas en documentación o soportes en el área de facturación.

Fecha Glosas

Cant. Glosas

2009

Sep

28

Oct

31

Nov

36

Dic

8

2010

Ene

15

Feb

11

Mar

7

May

5

Jun

4

Total general

145

El periodo analizado comprende desde el mes de septiembre del 2009 al mes de junio del 2010, Como lo indica la grafica, se ha disminuido sustancialmente el numero de glosas cargadas a facturación. Es de anotar que este número solo representa la cantidad que reporta Omaira Herrera como concepto o causa de malos procesos en facturación.

Desde enero a julio del 2010 se han generado 79.172 facturas, de las cuales 17.022 corresponden a facturación por evento. Según la grafica, en ese mismo periodo se generaron 42 glosas de facturación lo que representa un 0.24% de glosas a causa de malos procesos en facturación en las cuentas entregadas por evento.

El mes de Julio del 2010 las cifras exactas no se tienen, ya que se presentaron unos picos anormales por la entrada de AsmetSalud por evento. Dichos datos no fueron registrados por Omaira a razón de la





cantidad (72 glosas por Laboratorios y 10 por RX sin

lectura). El mes de agosto del 2010 presentaron

similares condiciones (65 glosas por laboratorio, 15 por RX sin lectura y adicionalmente 10 glosas de la nueva EPS que en su mayoría eran infundadas ya que pedían copias de Epicrisis a una consulta externa)

estos datos corresponden solo a lo reportado por malas practicas a facturación.

2.

Archivo y manejo de soportes: se han establecido mecanismos más efectivos para conservar los soportes en caso de una posible glosa. Hasta el punto que el 99% de las glosas atribuibles a facturación son recuperables por la conservación de los mismos. Aunque el sistema no esta adecuado a las nuevas normas como el manejo de FURIPS, FURTRAN, Informe Policial, Anexos Técnicos 1, 2,3 y manejo de Fosyga. Se establecieron plantillas y herramientas de internet que permite una verificación de derechos de usuario más efectivos y una consecución de soportes de facturación mas rápida y de alguna manera mas sistematizado; tema que no se contaba cuando se recibió este servicio.

3.

Controles más

efectivos: si bien no se cuenta con un proceso bien documentado, al igual que no se tiene un 100% controlado; el servicio de urgencias presenta en términos generales una mejora con referencia al mes de Agosto del 2009.

Como ejemplo el control de glosas que lleva facturación a pesar de que otras áreas no cuenta con un seguimiento detallado en este tema; la trazabilidad de la factura ha sido una de las observaciones que se han dado sin que a la fecha se logre implementarla por las áreas involucradas un trabajo en equipo.

La idea es llegar a porcentajes de 0 glosas y 100% de recaudación de facturación con 0 errores.

4.

Cumplimiento de logros y objetivos:

de los 9 meses analizados (desde septiembre 2009 a junio 2010) solo 3 meses se han superado los tiempos de entrega de cuentas

(6 días de más), con la salvedad que corresponde al periodo donde se tenía a AsmetSalud por evento y no se contaba con el personal suficiente para su respectiva verificación.

Por lo general las cuentas se entregan antes del día 10 de cada

mes.

5.

Corrección de errores:

el promedio de corrección de errores ha bajado un 80%, Denis corregía al finales del 2009 un promedio 2.000 errores mensuales, ahora se realiza un análisis previo a la verificación de Edilma reduciendo a un promedio 500 errores

mensuales.

6.

SOAT facturados a tiempo:

a la fecha no se han reportado nuevos casos de cuentas a SOAT

que no se puedan cobrar por presentar las cuentas muy posterior a las fechas de ocurrencia del evento, favoreciendo que otros hospitales cobren primero por

servicios que iniciaron en la ESE.





DEBILIDADES

1.

Existe personal no apto para facturación:

desde enero del 2010 se tiene un seguimiento detallado del número

de errores que comete cada facturador. Ver cuadro.

2.

No. DE ERRORES DE LOS FACTURADORES DESDE

EL 1 DE ANERO AL 30 DE JULIO

NOMBRE FACTURADOR

NO FACTURAS

DEVUELTAS

MAICOL 136

FERNANDO 66

NAYLA 62

MERY 53

SANDRA 50

CARLOS G 40

DIANA 21

GLORIA 12

ALBA POLANIA 8

NIRZA 6

DENYS 6

CRISTHIAN 5

(en blanco)

3

YANETH 2

BELEN 2

JUAN 2

NAYLA Y MAICOL

1

ALBA URRIAGO 1

MIGUEL 1

MONICA 1

Total general

478





El facturador que más errores comete es Maicol, presentando en el periodo analizado un total de 136 errores, tiene 4 cartas de llamada de atención y 4 compromisos

de mejora. Este caso genera malestar

en el equipo de trabajo al fomentar malas prácticas ya que no existe una sanción efectiva que pueda determinar o afectar la conducta de las personas que no desempeñan las funciones correctamente.

En reiteradas ocasiones he manifestado la necesidad de establecer mecanismos sancionatorios y estímulos que puedan mejorar radicalmente el desempeño laboral. Propongo establecer una multa por cada error reiterativo que presente el facturador descontable del sueldo y se llegase

a generarse glosas por estas causas que asuman el costo de la misma.

3.

No existe un proceso detallado para la parametrización del sistema:

este proceso que debe ser de total dominio de facturación presenta problemas en su realización y que se ven reflejados en las glosas de

mayor valor cobrado

o problemas en las tarifas. En ocasiones se presentan inconvenientes ya que por las mismas condiciones que presenta cada contrato se hace necesario que la firma Adysnet nos colabore en realizar ajustes en el sistema.

4.

Falta integralidad con la parte asistencial: Facturación es el responsable de la documentación que se presentan en las cuentas, pero este trabajo

debe ser realiza de la mano con la parte asistencial. Si no existen buenas notas de enfermería, epicrisis, ordenes medicas, claridad en suministrado al paciente, es difícil tener una facturación con cero errores.

El último filtro es facturación, por ende el responsable de que no salga ninguna cuenta con errores es facturación, pero es responsabilidad de todas las

aéreas de que no se generen inconsistencias de tal manera que se pueda facturar todo lo que se realiza. No basta

supeditar

los soportes generados;

el esfuerzo tiene que ir mas allá hasta llegar a poder controlar que todo servicio que se preste se cobre en los términos y tiempos establecidos.

5.

Trazabilidad de la Factura: a pesar de las innumerables ocasiones que se ha advertido al área de cartera y de calidad sobre la necesidad de implementar la trazabilidad de la factura, este proceso se ha parado por la congestión que se viene presentando en los últimos meses en con las glosas que se han generado impidiendo poner de acuerdo a las personas que intervienen en el proceso. Es preferente para facturación que





6.

Cuentas a FOSYGA:

se tiene un retraso en la presentación de cuentas a Fosyga sobre los accidentes de

transito que no se han podido cobrar a una aseguradora. hasta el momento tenemos los siguientes reportes:

AÑO NUMERO CUENTAS

2004

1

2005

4

2006

12

2009

9

2010

6

TOTAL 32

CONCLUSIONES

Se requiere realizar una depuración del personal que no esta cumpliendo con las metas y objetivos de la ESE, o en su defecto establecer medidas de choque que puedan determinar sanciones económicas para los que no tiene un buen desempeño en sus funciones.

Establecer procesos detallados de ingreso y reingreso de personal, de tal manera que se cuente con un componente de inducción al cargo e reinducción o fortalecimiento de las políticas misionales de la ESE.

Es indispensable documentar todos los procesos de la ESE.

Concretar a la brevedad posible el mejoramiento de la plataforma informática, que permita establecer controles efectivos para la gestión de la historia clínica y demás soportes que acompañan a la facturación de los servicios prestados.

Se sugiere contratar un Outsorcing para el manejo y radicación de las cuentas de Fosyga.

Implementar la trazabilidad de la factura.

Es inevitable enlazar todos los objetivos de la ESE a una cultura de trabajo en equipo, estableciendo mecanismo que mejoren el clima organizacional.


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