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Semana Trece
Implementación del
Rediseño de procesos
Estadística para Negocios con SPSS
Estadística para Negocios con SPSS
3
Mapeo de Procesos
Pasos para realizar un Mapeo de Procesos
1. Definir el Mapa de Procesos
2. Realizar el despliegue del Mapa de Procesos
3. Elaborar la Caracterización de los Procesos
4. Elaborar el Inventario y Flujo de Procesos
Estadística para Negocios con SPSS
4
1. Mapa de Procesos – Entidad Educativa
ESTRATEGICOS
SOPORTE
Diagnostico de
Necesidades
Solicitud de
inscripciónResolución de
Graduación y
Titulación
Prestación de
Servcio
Solicitud de
Servicio
DIAGRAMA ESTRATÉGICO DE PROCESOS SISE (ASOCIACIÓN CULTURAL LATINOAMÉRICA)
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cció
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Recursos
Humanos
Administración
GeneralInformática
Administración
Contable y
Financiera
Inscripción y
MatriculaDiseño Curricular
Formación
Academica
Extensión
Profesional
Graduación y
Titulación
OPERATIVOS
Diagnostico de
Necesidades
Planificación Marketing
Procesos
Estratégicos
Procesos
Operativos
Proceso
Soporte
LEYENDA
Estadística para Negocios con SPSS
5
2. Despliegue o descomposición del Mapeo
Estadística para Negocios con SPSS
6
Entradas Salidas
CMI y Plan Operativo de la unidad
Informes de control anteriores
Informe de control y seguimiento
Proveedores Clientes
Unidades
Consejo Directivo (CD)
Unidades
Entrada Descripción de Actividades Participante Salida
CMI de
Unidad 1
Revisa las actividades del CMI relacionadas a lo académico y coordina reunión con la dirección académica de la unidad
Dirección Central Académica
2 Prepara y expone respecto a la planificación para el desarrollo del CMI y otras actividades académicas
Dirección Académica de Unidad
3 Realiza de ser el caso, sugerencias para el desarrollo del CMI
Dirección Central Académica
4
Desarrolla las actividades según lo planeado
e informa de los avances conseguidos ha
determinada fecha.
Dirección Académica
de Unidad
5 Recibe información y elabora informe de
seguimiento de las actividades de la unidad.
Dirección Central
Académica
6 Envía informe de seguimiento y expone ante
el CD el referido informe.
Dirección Central
Académica
7
Analiza informe, sugiere mejoras de las
actividades de la unidad y expone
conclusiones.
Consejo Directivo
8 Informa a la unidad las conclusiones de la
reunión y las acciones a considerar.
Dirección Central
Académica
9 Recibe sugerencias y las aplica de ser el caso.
Dirección Académica de Unidad
Informe de seguimiento y control
Documentos Indicadores
CMI, Plan Operativo
Informes de seguimiento anteriores
Índice de cumplimiento de actividades pedagógicas
Recursos
Ambiente e infraestructura para reuniones y exposiciones.
Nombre del Proceso: CONTROL DEL CMI Y DE LA GESTION PEDAGÓGICA
Propósito / Objetivo
Realizar el seguimiento a los departamentos homólogos respecto al cumplimiento de las actividades
establecidas en el CMI y otras relacionadas con la gestión pedagógica.
Límites
Desde:
Revisión del CMI de la unidad
Hasta:
Entrega del informe de control a la unidad
Dueño/Líder Participantes
Responsable de la Dirección Central
Académica
Dirección Central Académica
Dirección Académica de la Unidad
Consejo Directivo
3. Descripción del Proceso – Ficha
Estadística para Negocios con SPSS
7
4. Inventario o matriz de Procesos
Nº PROCESOS Nº SUBPROCESOS Nº ACTVIDADES
A1.1.1 Elaboración de Estados Financieros
A1.1.2 Gestión de caja chica
A1.2.1 Captación de Recursos Financieros
A1.2.2Colocación y Balance de Recursos
Financieros
A1.2.3 Pago de Obligaciones
A2.1.1Recepción y derivación de documentos
externos
A2.1.2Recepción de documentos internos para
derivación externa
A2.1.3 Archivo de Documentos
A2.1.4 Préstamo de documentos en custodia
A2.2.1 Atención de usuarios
A2.2.2 Atención de salas de reuniones
A3.1 Compras y Abastecimiento A3.1.1 Compra de bienes y servicios
A3.2.1 Administración de Viáticos
A3.2.2 Prestación de servicios Generales
A3.3.1 Alta de activos fijos y existencias
A3.3.2 Movimiento de activos fijos y existencias
A3.3.3 Baja de activos fijos y existencias
A3.4.1Asignación de llave y clave de seguridad de
puerta ingreso
A3.4.2 Apertura y cierre de sede institucional
A3.4.3 Evacuaciones de emergencia
A3.4.4 Mantenimiento de dispositivos de seguridad
A4.1 Gestión de Planeamiento de TI A4.1.1 Elaboración del Plan y Politicas de TI
A4.2.1 Atención de requerimientos informáticos
A4.2.2 Mantenimiento del sistema eléctrico
A4.3 Gestión de Proyectos de TI A4.3.1 Desarrollo de Proyectos de TI
E1.1 Gestión del Plan Estratégico E1.1.1 Definición del Plan estratégico institucional
E1.2 Gestión de Lineamientos y Politicas E1.2.1Establecimiento de lineamientos y/o
politicas
E2.1 Gestión del Plan Institucional E2.1.1Elaboración y seguimiento al plan
institucional
E2.2 Mejora de Procesos E2.2.1 Desarrollo de Mejora de Procesos
E3.1.1 Plan anual de auditoría de proyectos
E3.1.2 Auditoría concurrente de proyectos
E3.1.3 Auditoría de cierre de proyectos
E3.1.4 Auditoría preventiva de proyectos
E3.1.5Selección y contratación de Auditores y/o
Consultores externos
E3.2.1Formulación del plan anual de auditoría
interna
E3.2.2Ejecución y segumiento del plan anual de
auditoría interna
A2
A2.1
Gestión de TesoreríaA1.2
A3.3
A2.2 Atención al Usuario
Gestión Documentaria
Gestión de Comunicaciones
A3
MATRIZ GENERAL DE PROCESOS - ONG PROYECTOS
DE APOYO O SOPORTE
A1 Gestión Financiera
A1.1 Gestión Contable
A4.2 Gestión de Servicios InformáticosGestion de Tecnologías de la
Información
Gestión de Servicios
A3.2Administración de Viaticos y Servicios
Generales
A3.4 Gestión de Seguridad
Control Patrimonial
ESTRATEGICOS
E1 Gestión Estratégica
E2Gestión de Planeamiento y
Procesos
E3 Gestión de Control Interno
E3.1 Auditoria de Proyectos
E3.2 Auditoría Interna
A4
Estadística para Negocios con SPSS
8
4. Diagrama de Flujo de actividades del Proceso
Elaboración del Presupuesto de Gastos de Publicidad
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ia
Inicio
Recibe calendario
de premisas
Recibe
presupuesto de
ventas
Elabora
presupuesto de
Mercadotecnia
por línea de
producto
Establece
estrategias por
línea de producto
Envía
presupuesto
validado por el
Director de
Mercadotecnia
Valida
presupuestoAprobado?
No
Si Fin
Estadística para Negocios con SPSS
9
Ejercicio
Elaborar la ficha de procesos del proceso en el cual está involucrado, tomando como base el formato adjunto.
Nombre del Proceso:
Propósito/Objetivo:
Limites
Desde:
Hasta:
Dueño /Líder :
Participantes:
Entradas:
Salidas:
Proveedores (Procesos de Entrada):
Clientes (Procesos de Salida):
Entrada Descripción de Actividades Participante Salida
1
2
3
4
5
6
7
8
Documentos:
Indicadores:
Recursos:
Estadística para Negocios con SPSS
10
Ejercicio
El Jefe de Logística de una empresa textil solicita al Supervisor de Compras
cotizar en el mercado limeño una máquina remalladora, inmediatamente este
cotiza y luego prepara informe, dicho informe es analizado por el Jefe de
Logística y luego es sometido a evaluación, de no ser aprobado, se solicitará al
Supervisor de Compras que realice una nueva cotización, que luego seguirá el
mismo trámite. De ser aprobada el Supervisor de Compras solicita el pedido. El
Proveedor de la máquina remalladora recibe el pedido y lo prepara, para luego
Elaborar la factura y enviar. El Almacenero recibe el pedido y luego informa al
Jefe de Logística de su llegada, finalmente el Jefe de Logística ordena su
traslado a Producción, donde el Jefe de Remallado recibe la máquina.
Elabore el Diagrama de Flujo del Proceso de Compra de una máquina
Estadística para Negocios con SPSS
11
Implementación del Rediseño de Procesos
5. Implementación de los cambios propuestos (solución)
Definir el horizonte del tiempo de la implementación
Definir la forma de implementación (piloto o masivo)
Planificar la Gestión del cambio
Establecer la forma de seguimiento al rediseño y el ciclo o
plan de mejora continua.
Estadística para Negocios con SPSS
12
Implementación de los cambios propuestos
Gestión del Cambio Requisitos que debe tener la empresa para emprender un proceso de cambio.
Presencia de un liderazgo respetado y efectivo, capaz de motivar y mantener alineadas a las personas con el proceso de cambio.
Motivación de las personas para producir el cambio, surge como resultado de su nivel de insatisfacción con el status quo. Están dispuestas a realizar un esfuerzo y aceptar los riesgos inherentes al proceso de cambio.
Estructura organizacional poco jerárquica, la presencia de una estructura muy vertical puede constituir una barrera para la implementación de un proceso de cambio
Estadística para Negocios con SPSS
13
Implementación de los cambios propuestos
Gestión del Cambio
Tácticas para promover el cambio y aceptación de la propuesta.
Alianza con el dueño del proceso
Reuniones con los intervinientes del proceso
Hacerlos participes de la solución y obtener su aprobación
Contar con alternativas de reubicación de recursos
Charlas de concientización del cambio
Verificar disponibilidad de presupuesto
Estadística para Negocios con SPSS
14
Implementación de los cambios propuestos
Gestión del cambio de las personas
Estadística para Negocios con SPSS
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Ciclo de Mejora Continua
Metodología práctica aplicable al mejoramiento de procesos en
consecuencia al proyecto.
Está compuesta por 4 etapas.
Planear (P)
Hacer (H)
Verificar (V)
Actuar (A)
Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos
Estadística para Negocios con SPSS
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Ciclo de Mejora Continua
Definir: “OBJETIVOS”
Establecer: “METODO”
Definir: “PUNTOS DE
CONTROL Y VERIFICACION”
Elaborar: “PLAN DE
ACTIVIDADES”
(5W2H)
CAPACITAR al personal
EJECUTAR lo planeado
VERIFICAR el cumplimiento
de las actividades
VERIFICAR el
cumplimiento del
objetivo
TOMAR acción
apropiada en función
al resultado de la
Verificación
VERIFICAR HACER
ACTUAR PLANEAR
Repetir el ciclo
Estadística para Negocios con SPSS
17
Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería
Planificar
Establecer los objetivos del proyecto de acuerdo con las estrategias y
políticas de la organización.
Determinar el nivel de cumplimiento de los objetivos y metas
Definición de equipo responsable del proyecto
Definición de recursos para alcanzar objetivos y el plan de actividades
Hacer
Implementación de la mejora al proceso.
Ejecución de las tareas exactamente previstas en el plan.
Recolección de datos para la verificación del proceso
Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos
Estadística para Negocios con SPSS
18
Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería
Verificar
Realizar el seguimiento y la medición del proceso respecto a los
objetivos e informar los resultados
Monitorear los indicadores del proceso y auditar el cumplimiento de las
acciones.
Actuar
Tomar acciones para evitar desvíos y para mejorar continuamente el
desempeño de los proceso.
Si no se alcanzaron los objetivos tomar acciones correctivas.
Si se alcanzaron los objetivos estandarizar y cerrar el proyecto.
Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos
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Objetivo
Responsable Actividad Punto de Verificación F. Inicio F. Térm. Método
1 Jefe de Agencia Diagnosticar situación actual del subproceso de revisión de
expediente y verificación de referencia y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009
Diagrama causa efecto, sistémico, pareto,
estratificación
2 Evaluador A Diagnosticar situación actual del subproceso devaluación comercial
y verificación domiciliara y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009 Diagrama causa efecto, pareto, Ing. de Métodos
3 Jefe de Agencia
/Jefe Regional
Diagnosticar situación actual del subproceso de aprobación del
crédito y proponer mejorasInforme aprobado 02/04/2009 30/04/2009 Diagrama causa efecto, sistémico, Ing. de Métodos
4Jefe de Procesos /
Jefe de Sistemas
Definir cambios a los sistemas de información y establecer las
especificaciones funcionalesPlan de trabajo 02/05/2009 30/05/2009 Técnicas y metodologías de sistemas
5 Jefe de Sistemas Desarrollar del sistema de información y efectuar las pruebas Plan de trabajo 01/06/2009 30/08/2009 Técnicas y metodologías de sistemas
6 Jefe de Agencia Implementación piloto de mejoras al proceso Informe aprobado 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de implementación
7 Jefe de RRHH Desarrollar un programa de capacitación en el nuevo proceso Plan de Capacitación 01/09/2009 30/10/2009 Técnicas de capacitación
8 Jefe de RRHH Efectuar un análisis de liderazgo y clima organizacional Informe aprobado 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de capacitación
9 Jefes de Procesos Elaborar el MOF y manual de procedimientos Manuales aprobados 01/09/2009 30/09/2009 Técnicas de organización y métodos
10 Jefe de RRHHDesarrollar programa de sensibilización en liderazgo y trabajo en
equipo
% personal capacitado y
aprobado01/11/2009 30/11/2009 Técnicas de capacitación
11 Jefes de áreas Implementar las mejoras en el proceso a nivel general Mejoras implementadas 01/10/2009 30/11/2009 Técnicas de organización y métodos
12 Jefes de áreas Verificar la mejora en los procesos Indicador de medición de tiempo 30/10/2009 30/12/2009 Ing. de Métodos, estadísticas
Reducir los tiempos y costos del proceso de evaluación crediticia al 30% al 30/12/09
Equipo de trabajo Puntos de Control Descripción Meta Inicial V1 V2 V3
Grado de Severidad: Reducir en un 30% el tiempo de Grado de severidad 40 55 50 45 40
evaluación de solicitud de crédito, lo que implica 40 minutos al 30/12/09. Fechas: 30/12/2009 01/10/2009 30/10/2009 30/11/2009 30/12/2009Jefes de áreas
Aplicación del PHVA al Proyecto de Rediseño o Reingeniería
Plan de actividades del proyecto de rediseño de procesos
Estadística para Negocios con SPSS
Muchas gracias
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