produccion de documentos 11 (1)

MANUAL PRODUCCIÓN

DE DOCUMENTOS

CARTAS

MEMORANDOS

CIRCULARES

ACTAS

CERTIFICADO

CONSTANCIA

CORREO ELECTRONICO

SOBRES

HOJA DE VIDA

UTILIZACIÓN

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales.

DEFINICIÓN:

UTILIZACIÓN

Informar sobre un hecho, expresar necesidades o hacer solicitudes.

Solucionar problemas que se presenten en una organización. Desarrollar, tramitar o agilizar un asunto. Dar respuesta a una comunicación recibida. Reiterar una información, un requerimiento o solicitud

urgente. Solicitar detalles sobre un asunto determinado. Confirmar eventos ocurridos o pendientes. Ofrecer agradecimientos, excusas o condolencias. Convocar, felicitar o convocar. Hacer llamados de atención dentro de la empresa.

CLASES

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO BLOQUE

ESTILO SEMIBLOQUE SANGRÍA

CARACTERÍSTICAS

La carta tiene como objetivo fundamental informar y persuadir a su destinatario, se recomienda tener en cuenta:

Tratar un solo tema por comunicación Redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa. Ser respetuoso y cortes. Redactar en primera persona del plural y usar el usted en

singular o plural. Tener un estilo gramatical natural, sencillo y continuo. Utilizar los manuales de cada organización normalizados Distribuir el texto según su extensión. 

ESTILOS

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es aquel escrito que se usa para

intercambiar información entre

diferentes departamentos

de una empresa, con el propósito de dar a conocer

alguna recomendación,

indicación, instrucción,

disposición, etc..

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Utilizar formatos en los manuales de cada organización

Redactar un documento en forma clara, breve, directa y sencilla.

Distribuir el texto según su tamaño.

Tratar un solo tema por memorando

CLASESALTERNATIVA 1

ALTERNATIVA 2

ALTERNATIVA 3

ALTERNATIVA 1 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo (último

separado por coma)

Remitente: Nombre y cargo, separados por coma.

Dos interlíneas entre Para y De.

Aquí se omite al final del texto el nombre del remitente y solo aparece la firma y no se traza ninguna línea.

EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora

DE: Astrith Martínez, Gerente General.

ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 2 Destinatario: Tratamiento, nombre y cargo. (Este último separado

por coma).

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

Dos interlíneas entre Para y De.

En este caso, la firma del remitente aparece sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido

EJEMPLO: PARA: Doctora Mayerly Espitia, Administradora

DE: Administración General

ASUNTO: Requerimiento nómina

ALTERNATIVA 3

Destinatario: Cargo y dependencia o cargo

Remitente: Cargo y dependencia o cargo

En este caso, la firma del remitente se coloca sobre el nombre al final del texto con mayúscula inicial y conservando el estilo elegido.

EJEMPLO:

PARA: Jefe Costos y Finanzas

DE: Jefe Administración General

ASUNTO: Requerimiento nómina

ESTILOS

ESTILO BLOQUE

ESTILO BLOQUE EXTREMO

ESTILO

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es una comunicación

interna o externa de

carácter general o normativo con el mismo texto o

contenido, dirigida a varios

destinatarios con un interés

común.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Tratar un tema especifico

Iniciar y finalizar la circular con cortesía y respeto.

Redactar de forma clara, precisa y concisa.

Utilizar formatos normalizados según la organización.

CLASESLa circular general: va dirigida a un grupo específico.

La carta circular: va dirigida en forma personalizada.

ESTILOS

BLOQUE EXTREMO

BLOQUE

UTILIZACIÓN

EJEMPLO

ESTILO

CARACTERISTICAS

CLASES

Un acta es un documento cuyo

propósito es dejar constancia escrita de lo tratado en una reunión y de

los acuerdos alcanzados. La redacción del

acta corre a cargo de una persona que actúa como secretario de la

reunión y la firma su presidente

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Un acta siempre debe llevar el nombre del grupo que se reúne.

Escribir si el carácter de la reunión era ordinario o extraordinario.

En un acta se expresa lo tratado en la reunión.

El texto debe ser claro y conciso.

Cuando sea necesario mencionar la intervención de uno de los asistentes se hace con el nombre completo.

UTILIZACIÓNSe utilizan

como evidencia de todo lo acontecido y acordado en una reunión o situación específica.

CLASES• Actas de comités.

• Actas de concejo municipal.

• Actas de reuniones administrativas.

Acta de levantamiento de cadáveres.

• Actas de asambleas.

• Actas de sociedades.

• Actas de junta directiva.

• Actas de consejos.

• Actas de eliminación de documentos.

• Actas de baja de inventarios.

Actas de entrega

ESTILO

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

CLASES

Es un documento en

el cual una entidad o una persona debidamente

autorizado acreditan un hecho, de tal manera

que se garantiza la autenticidad.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Redactar de forma clara, precisa y concreta un documento.

Tener un escrito respetuoso y cortes.

Utilizar los formatos establecidos por cada organización

CLASES• Certificado de asistencia.• Certificado de participación y

organización en un curso.• Certificado de resultados

académicos.• Certificado de docencia en curso o

seminario• Certificado que acredite

la experiencia profesional.• Certificado de conocimientos de

lenguas extranjeras.• Certificado de actividad académica

o extraacadémica.• Certificado de estado físico y/o

mental.

ESTILO

BLOQUE

ESTILO

EJEMPLO

CARACTERISTICAS

La constancia será cualquier

documento escrito de carácter

probatorio en el cual se deje asentado la

concreción de algún hecho en particular; no

requiere solemnidad y

puede ser personal.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Emplear un estilo natural y sencillo.

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

Expedir siempre en original

ESTILO

BLOQUE EXTREMO

ESTILO

MODELOSCARA

CTERISTICAS

CLASES

Tiene como propósito ser la cubierta de los documentos,

para su entrega o

envío.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la organización.

El sobre debe tener impreso el membrete de la organización.

Para los sobres grandes es recomendable tener en cuenta las zonas.

Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos perita guardarlos sin dobleces.

La impresión de los datos del remitente y del destinatario pueden hacerse en sentido vertical u horizontal.

Al utilizar etiqueta, esta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre.

CLASES

Según su uso los

sobres se clasifican

en:

• Sobre oficio con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre carta con ventanilla o sin ventanilla.

• Sobre para tarjeta • Sobre de manila.

Según con su destino

se clasifican

en:

• Local.• Nacional.• Internacional.

MODELOS

Modelo 1

Se determinan tres zonas: en la zona 1 y 2 se imprimen los datos del remitente y la zona 3 se deja libre para su uso exclusivo de la oficina de correos

Modelo 2

Se caracteriza por tener dos zonas: la zona 1 donde se imprimen los datos del remitente y la zona 2 para los sellos de la oficina de correos.

ESTILOS

DISTRIBUCIÓN DE ZONAS

DISTRIBUCIÓN DE DATOS DEL SOBRE EN TERCIOS

RECOMENDACIONES

MODELOSCARA

CTERISTICAS

PARTES

Es un servicio de red que permite a los usuarios

enviar y recibir mensajes y

archivos rápidamente

(también denominados

mensajes electrónicos o

cartas electrónicas)

mediante sistemas de

comunicación electrónicos.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Tratar un solo tema por correo

Redactar en forma clara, precisa y concreta.

Usar un lenguaje respetuoso y cortes

Distribuir el texto de acuerdo con su extensión

RECOMENDACIONESNo

utilizar el correo para

resolver temas

complejos.

Se recomien

da no participar

en cadena

de mensajes

.

Utilizar letra

mayúscula en casos

necesarios.

Identificar

claramente a

quien se la va a

enviar el mensaje

Se recomienda no enviar copias de

correo electrónico

a otras personas

indeterminadas

Ser breve

Se recomiend

a no adjuntar archivos con virus o con un tamaño

que después

no se pueda

descargar.

No utilizar

formatos o códigos propios de los

mensajes

PARTES

Encabezamiento: para, de, asunto

Cuerpo del texto: se recomienda que el saludo y la despedida sea como una carta normal.

Escribir el mensaje teniendo en cuenta las tildes, mayúsculas, diéresis, puntuación, entre otras.

Se aconseja incorporar una firma al final del mensaje, también puede incluir el cargo, la organización, el departamento, el teléfono y la extensión.

CARACTERÍSTICAS

MODELOS

PARTES

Es la relación de los datos

personales, la información

laboral, académica y la experiencia y

competencias de una persona.

DEFINICIÓN

CARACTERÍSTICAS

Se recomienda que cada organización establezca los datos necesarios de acuerdo con la particularidad del perfil y operación de la persona, como un formato o formulario, el cual puede conservarse en forma física o digital.

Para su presentación se aconseja que la información sea clara, precisa, y veraz.

PARTES

Información académica

Experienc

ia Laboral

Identificación del documentoDatos básicosNombre.

Investigaciones,

publicaciones y

distinciones o premios