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Organizar documentos
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ACTIVIDAD DE ORGANIZAR DOCUMENTOS
REGIDA POR
TITULO I
ARTICULO 1º ARTICULO 2º ARTICULO 3º ARTICULO 4
TITULO II
Articulo 5º artículo 6º
LEY 594 DE 2000
Diario Oficial No. 44.084, de 14 de julio de 2000
Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras Disposiciones.
13 TITULOS
Y
52 ARTICULOS
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Objeto Ámbito de aplicación
Principios generales Definiciones
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS ORGANOS
ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
El sistema nacional
de archivos.
DE LOS PLANES Y
PROGRAMAS.
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TITULO III
Articulo 7º PARAGRAFO Artículo 8º
ARTICULO 9º Artículo 10º
TITULO IV
Articulo 11 Artículo 12 Artículo 13 Artículo 14
PARAGRAFO 1º PARAGRAFO 2º PARAGRAFO 3
CATEGORIZACION DE LOS ARCHIVOS
PUBLICOS
Archivos desde el
punto de vista de su
jurisdicción y
competencia.
Archivos territoriales. El Archivo
General de la
nación tendrá
las funciones
señaladas en
la Ley 80 de
1989, en el
Decreto 1777
de 1990 y las
incorporadas
en la presente
ley.
ADMINISTRACION DE ARCHIVOS
Obligatoriedad de la
conformación de los
archivos públicos.
Responsabilidad. Instalaciones
para los archivos.
Propiedad, manejo y
aprovechamiento de los
archivos públicos.
La administración pública podrá
contratar con personas naturales
o jurídicas los servicios de
custodia, organización,
reprografía y conservación de
documentos de archivo.
Se podrá contratar la
administración de
archivos históricos con
instituciones de
reconocida solvencia
académica e idoneidad.
El Archivo General de la
Nación establecerá los
requisitos y condiciones que
deberán cumplir las personas
naturales o jurídicas que
presten servicios de depósito,
custodia, organización,
reprografía y conservación de
documentos de archivo o
administración de archivos
históricos.
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Articulo 15 Artículo 16 Artículo 17
Articulo 18
PARAGRAFO Artículo 19
Articulo 20
PARAGRAFO 1º PARAGRAFO 2º
PARAGRAFO
Responsabilidad especial
y obligaciones de los
servidores públicos.
Obligaciones de los
funcionarios a cuyo
cargo estén los archivos
de las entidades
públicas.
Responsabilidad general
de los funcionarios de
archivo.
Capacitación para los
funcionarios de
archivo. Soporte
documental.
El Archivo General de la Nación propiciará y
apoyará programas de formación profesional y de
especialización en archivística, así como programas
de capacitación formal y no formal, desarrollados
por instituciones educativas.
Los documentos reproducidos por los
citados medios gozarán de la validez y
eficacia del documento original,
siempre que se cumplan los requisitos
exigidos por las leyes procesales y se
garantice la autenticidad, integridad e
inalterabilidad de la información.
Los documentos originales que
posean valores históricos no
podrán ser destruidos, aun
cuando hayan sido
reproducidos y/o almacenados
mediante cualquier medio.
Supresión, fusión o
privatización de
entidades públicas.
Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su
documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual
hayan estado adscritas o vinculadas.
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TITULO V
Articulo 21 Artículo 22
PARAGRAFO
Articulo 23
Artículo 24 Artículo 25 Artículo 26
TITULO VI
Articulo 27 Artículo 28 Artículo 29
GESTION DE DOCUMENTOS
Programas de gestión
documental.
Los documentos emitidos por los
citados medios gozarán de la
validez y eficacia de un
documento original, siempre que
quede garantizada su
autenticidad, su integridad y el
cumplimiento de los requisitos
exigidos por las leyes procesales.
Procesos archivísticos.
Formación de archivos
Obligatoriedad de las
tablas de retención.
De los documentos
contables, notariales y
otros.
Inventario documental.
ACCESO Y CONSULTA DE LOS
DOCUMENTOS
Acceso y consulta de los
documentos.
Modificación de la ley 57
de 1985.
Restricciones por razones
de conservación.
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TITULO VII
Articulo 30 PARAGRAFO Artículo
31
TITULO VIII
Articulo 32 Artículo 33 Articulo 34 Artículo 35
Documentos
administrativos.
SALIDA DE DOCUMENTOS
Documentos históricos. Sólo el archivo general de
la nación autorizará, por
motivos legales, procesos
técnicos especiales o para
exposiciones culturales, la
salida temporal de
documentos de un archivo
fuera del territorio
nacional.
CONTROL Y VIGILANCIA
Visitas de inspección.
Órgano competente. Normalización. Prevención y sanción.
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TITULO IX
Articulo36 Artículo 37 Artículo 38 Artículo 39
Articulo 40 Artículo 41 Articulo 42
PARAGRAFO Artículo 43 PARAGRAFO
ARCHIVOS PRIVADOS
Archivo privado. Asistencia a los
archivos privados.
Registro de archivos. Declaración de interés
cultural de
documentos privados.
Régimen de estímulos. Prohibiciones. Obligatoriedad de la clausula
contractual.
El desconocimiento de
estas prohibiciones
dará lugar a la
investigación
correspondiente y a la
imposición de las
sanciones establecidas
en la ley.
Protocolos notariales. Las personas jurídicas
internacionales con sedes o filiales
en Colombia, en relación con sus
documentos de archivo, se regularán
por las convenciones internacionales
y los contratos suscritos. En todo
caso, el Archivo General de la Nación
podrá recibir los documentos y
archivos que deseen transferir.
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TITULO X
Artículo 46 Artículo 47 Artículo 48
Artículo 49
TITULO XII
Articulo 5
CONSERVACION DE DOCUMENTOS
Conservación de
documentos.
Calidad de los soportes. Conservación de
documentos en nuevos
soportes.
Los documentos de archivo
de conservación
permanente podrán ser
copiados en nuevos
soportes. En tal caso, deberá
preverse un programa de
transferencia de
información para garantizar
la preservación y
conservación de la misma.
Reproducción de
documentos.
ESTIMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSION O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACION
Estímulos.
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TITULO XIII
Artículo 51 Art
2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de
la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
¿Cuáles son las responsabilidades del servidor
público frente a los documentos y archivos?
Que el numeral 5 del artículo 34 de la Ley 734 de 2002 establece como
deberes de todo servidor público el de “Custodiar y cuidar la documentación e
información que por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su
cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos”
ARTICULO PRIMERO. RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PUBLICO
FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será
responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los
documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
Explique cómo debe llenarse el formato único de
inventario documental.
INSTRUCTIVO FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL
1. ENTIDAD REMITENTE. Debe colocarse el nombre de la entidad
responsable de la documentación que se va a transferir. 2. ENTIDAD PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre completo o Razón Social de la entidad que produjo o produce los documentos. 3. UNIDAD
DISPOSICIONES FINALES
Apoyo de los organismos
de control.
Vigencias y derogatorias.
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ADMINISTRATIVA. Debe consignarse el nombre de la dependencia o unidad
administrativa de mayor jerarquía de la cual dependa la oficina productora. 4.OFICINA PRODUCTORA. Debe colocarse el nombre de la unidad
administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en ejercicio de sus funciones. 5. OBJETO. Se debe consignar la finalidad del inventario, que puede ser: Transferencias Primarias, Transferencias Secundarias,
Valoración de Fondos Acumulados, Fusión y Supresión de entidades y/o dependencias, Inventarios individuales por vinculación, traslado,
desvinculación. 6. HOJA No. Se numerará cada hoja del inventario consecutivamente. Se registrara el total de hojas del inventario. 7. REGISTRO DE ENTRADA. Se diligencia sólo para transferencias primarias y transferencias
secundarias. Debe consignarse en las tres primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de la entrada de la transferencia ( año, mes día).
En NT se anotará el número de la transferencia. 8. No. DE ORDEN. Debe anotarse en forma consecutiva el número correspondiente a cada uno de los asientos descritos, que generalmente corresponde a una unidad de
conservación. 9. CODIGO. Sistema convencional establecido por la entidad que identifica las oficinas productoras y cada una de las series, subseries o
asuntos relacionados. 10. NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS. Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo
órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas
por fusión y / o supresión de entidades o dependencias, el asiento corresponderá a cada una de las unidades de conservación. En los inventarios individuales, el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de
las funciones asignadas. ESTABLECIMIENTO PUBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: [email protected] Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
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Cuando no se puedan identificar series, se debe reunir bajo un solo asunto
aquellos documentos que guarden relación con la misma función de la oficina
productora. Cuando se realiza el inventario de Fondos Acumulados, las series
o asuntos deben registrarse, en lo posible, en orden alfabético. 11. FECHAS
EXTREMAS. Debe consignarse la fecha inicial y final de cada unidad descrita.
(asiento). Deben colocarse los cuatro (4) dígitos correspondientes al año.
Ejemplo: 1950-1960. En el caso de una sola fecha se anotará ésta. Cuando la
documentación no tenga fecha se anotará s.f. 12. UNIDAD DE
CONSERVACION. Se consignará el número asignado a cada unidad de
almacenamiento. En la columna ¨ otro ¨ se registrarán las unidades de
conservación diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y debajo la
cantidad o el número correspondiente. 13. NUMERO DE FOLIOS. Se anotará
el número total de folios contenido en cada unidad de conservación descrita.
14. SOPORTE. Se utilizará esta columna para anotar los soportes diferentes al
papel: Microfilmes (M), Videos (V), Casetes (C), soportes electrónicos (CD, DK,
DVD), etc. 15. FRECUENCIA DE CONSULTA. Se debe consignar si la
documentación registra un índice de consulta alto, medio, bajo o ninguno; para
tal efecto, se tendrán en cuenta los controles y registros de préstamo y consulta
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de la oficina responsable de dicha documentación. Esta columna se
diligenciará especialmente para el inventario de fondos acumulados. 16.
NOTAS. Se consignarán los datos que sean relevantes y no se hayan
registrado en las columnas anteriores
Para la documentación ordenada numéricamente, como actas, resoluciones,
memorandos, circulares, entre otros, se anotarán los siguientes datos: faltantes, saltos por error en la numeración y / o repetición del número
consecutivo en diferentes documentos. Para los expedientes deberá registrarse la existencia de anexos: circulares, actas, memorandos, resoluciones, informes, impresos, planos, facturas, disquetes, fotografías, o cualquier objeto del cual se
hable en el documento principal; de éstos debe señalarse, en primer lugar, el número de unidades anexas de cada tipo, ejemplo una hoja con 5 fotografías o
5 fotografías sueltas; luego, el número consecutivo (sí lo tiene), ciudad, fecha, asunto o tema de cada anexo. Para los anexos legibles por máquina deberán registrarse las características físicas y requerimientos técnicos para la
visualización y/o consulta de la información. Especificar programas de sistematización de la información. A los impresos se les asignará un número de
folio y se registrará el número de páginas que lo componen. Asimismo, se anotará información sobre el estado de conservación de la documentación, especificando el tipo de deterioro: físico (rasgaduras, mutilaciones,
perforaciones, dobleces ESTABLECIMIENTO PÚBLICO ADSCRITO AL MINISTERIO DE CULTURA Carrera 6 No. 6-91 3373111 Fax: 3372019 A.A. 37555 E-MAIL: [email protected] Bogotá. D.C. Página Web: www.archivogeneral.gov.co
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y faltantes), químico (oxidación de tinta y soporte débil) y biológico (ataque de hongos, insectos, roedores, etc.). 17. ELABORADO POR. Se escribirá el
nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza. 18. ENTREGADO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona
responsable de entregar el inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza.
19. RECIBIDO POR. Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario, así como el lugar y la fecha en que se recibió.
FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL ENTIDAD REMITENTE
HOJA No. DE ENTIDAD PRODUCTORA UNIDAD ADMINISTRATIVA
OFICINA PRODUCTORA OBJETO
REGISTRO DE ENTRADA
AÑO MES DIA N.T. N.T. = Número de Transferencia
NÚMERO DE ORDEN
CÓDIGO Nombre de las Series, subseries o Asuntos FECHAS EXTREMAS Inicial
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Final
Unidad de Conservación Caja Carpeta
Tomo Otro Número de Folios
Soporte Frecuencia de consulta Notas
Elaborado por______________________________ Cargo____________________________________
Firma____________________________________ Lugar_________________ Fecha ______________
Entregado por__________________________ Cargo________________________________ Firma________________________________
Lugar_________________ Fecha__________ Recibido por___________________________
Cargo__________________________________ Firma___________________________________ Lugar_____________ Fecha_________________
ARTICULO CUARTO. Las entidades públicas tendrán en cuenta los
procedimientos generales que se establecen en el presente Acuerdo para el
cumplimiento del recibo y entrega por inventario de los documentos y archivos
a cargo del servidor público que se encuentre en una de las situaciones
administrativas señaladas.
¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo
de los documentos y archivos por inventario a cargo
del servidor público?
1) Los Secretarios Generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva, se
regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de Archivo por parte de los servidores públicos, que se encuentren en situaciones administrativas de retiro temporal o definitivo de sus cargos y de la notificación
de estas situaciones al Jefe de la Unidad de Archivo para que oportunamente cumpla con el desempeño de las responsabilidades que le correspondan.
2. El Jefe de la Unidad Administrativa, o dependencia, será el responsable de
la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
3. Asignar la función al cargo que asuma en cada una de las unidades
administrativas, la responsabilidad por la permanente organización y
administración del archivo de oficina sin perjuicio de la responsabilidad que
establece la Ley General de Archivos 594 de 2000.
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4. El Jefe de la Unidad Administrativa de Archivo de la Entidad, deberá
presenciar la entrega y recibo por inventario de los documentos y archivos
cuando un servidor público se retire total o parcialmente del cargo y en
constancia deberá firmar el Acta de entrega y recibo.
5. Garantizar que el recibo y entrega de los documentos y archivos se
produzca durante el tiempo activo del servidor que se desvinculará temporal o
definitivamente de la entidad.
6. En caso de abandono del cargo, la Administración deberá designar el
funcionario titular o en su defecto el que deba levantar el inventario de los
documentos y archivos existentes, en presencia del Jefe de la Unidad de
Archivo y en constancia firmarán el acta correspondiente.
3. SEGÚN EL ACUERDO 42 DE 2002, RESPONDA:
- Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión.
Deben organizar sus archivos de gestión de conformidad a las tablas de
retención documental y concordancia a los manuales de procedimiento y
funciones de la respectiva entidad.
¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?
1 Organizar los archivos de gestión basándose en la tabla de retención
documental debidamente aprobada.
2 Apertura e identificación de las carpetas debe reflejar las series y
subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3La ubicación física de los documentos responderá a la conformidad de los
expedientes, los tipos documentales se organizaran de tal manera que se
pueda evidenciar el desarrollo de los trámites. El documento con la flecha
más antigua de producción, será el primer documento que se encontrara
al abrir la carpeta y la fecha mas reciente se encontrara al finalizar la
carpeta.
4los tipos documentales que integran las unidades documentales de las
series y subseries estarán debidamente foliados para facilitar su
ordenación consulta y control.
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5 las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar,
marcar y rotular de tal forma que permita su ubicación y recuperación.
Dicha información general será: fondo, sección, subsección, serie y
subserie, número de expediente, de folio y fechas extremas, numero de
carpeta y de caja si fuera necesario.
6 las transferencias deben efectuarse de conformidad a lo estipulado en la
tabla de retención documental , para ello se elabora un plan de
transferencias, se sigue la metodología y recomendaciones que sobre el
particular haga el jefe del archivo central, diligenciando el formato único
de inventario, regulado por el archivo general de la nación.
7 las cajas que se utilicen para transferencias serán marcadas así: código
de la dependencia cuando se trate transferencias primarias, fondo,
sección , legados con su numero respectivo, libros cuando sea el caso
identificados con su numero correspondiente , numero de consecutivo de
caja, números de expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y
prestamos de documentos.
Para trasladar un expediente a otra dependencia en calidad de préstamo
se debe llevar un registro en el que estipule la fecha del préstamo la
identificación completa del expediente, numero total de folios y cargo de
quien lo retira, término de devolución.
Una vez terminado el plazo el responsable del expediente debe hacer
exigible su devolución.
4. Investigue y resuma la NTC 4095: Norma General para la Descripción Archivística. La NTC fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04-16 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. Las empresas que colaboran con el estudio de esta norma a través de su participación en el comité técnico 000028 "archivística" de la STN del archivo general de la nación.
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Archivo general de la nación archivo general de Manizales Archivo histórico del atlántico banco de la república Armfilm fundación antioqueña para los estudios sociales Gobernación del Vaupés ministerio de justicia Universidad de caldas universidad del rosario Universidad nacional de Medellín universidad pedagógica tecnológica de Colombia
Esta norma técnica colombiana recoge entonces la ultima versión (en español)difundida por el consejo internacional de archivos mas las adiciones propuestas. Es claro que esta norma, que pretende considerar todas las posibilidades de descripción archivística, es aplicable en su totalidad a los archivos históricos; para el desarrollo de cualquier tarea de carácter descriptivo, se deben realizar previamente los procesos de clasificación y ordenación, teniendo en cuenta los principios básicos de la archivística: respeto a la procedencia y al orden original de los documentos. la descripción se efectuara de una manera racional y jerárquica, de lo general a lo particular, para lo cual identificaríamos previamente las siguientes divisiones documentales posibles, las cuales respetarían el acervo de un archivo histórico: FONDO SUBFONDO SECCIÓN SUBSECCIÓN SERIE SUBSERIE UNIDAD ARCHIVÍSTICA (EXPEDIENTES) UNIDAD DOCUMENTAL (PIEZA).