procedimiento para selección, evaluación y seguimiento de proveedores_joaquín del val melús
Post on 29-Jul-2015
2.625 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 1 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 1
PROCEDIMIENTO PARA SELECCIÓN,
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE
PROVEEDORES
Preparado por: Revisado por: Aprobado por:
Jefe de Compras Director Técnico Director General
Responsable SIG de Q,
MA y PRL
CONTROL DE CAMBIOS
Rev. núm. Pág. Descripción Fecha
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 2 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 2
CONTENIDOS
1. OBJETIVO………………………………………………………………………3
2. ALCANCE……………………………………………………………………….3
3. DEFINICIONES………………………………………………………………...3
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD……………………………………….3
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD………………………………………….3
6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES…………………………………………........4
6.1. CRITERIOS DE SELECCIÓN……………………………………………….5
7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES…………………………………………...6
8. REGISTRO DE EVALUACIONES………………………………………………..7
9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS……………………………7
10. REFERENCIAS…………………………………………………………………….7
ANEXOS
ANEXO A1. Registro de Proveedores:
Listado de documentos para acreditación como
proveedor de Acadia ……………………………………………………………...8
ANEXO A2. Registro de Proveedores:
A.2.1 Cuestionario de evaluación a proveedores de Acadia………………..9
A.2.2. Valoración y Ponderación de criterios…………………………………12
ANEXO A3. Modelo de carta a posibles proveedores para formar parte del Registro de
Acadia (no se adjunta)
ANEXO B1. Seguimiento de proveedores de Acadia: Escalas de calificación y
ponderación de criterios………………………………………………………….13
ANEXO B2. Modelo de carta a proveedores que forman parte del Registro de Acadia
en que se comunica la evaluación efectuada (no se adjunta)
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 3 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 3
1. OBJETIVO
Establecer los siguientes aspectos relativos a proveedores de Acadia:
- Definir los criterios de selección, evaluación y aceptación de proveedores
- Establecer el sistema de seguimiento de calidad de los proveedores
- Definir el sistema de registro de los resultados de evaluaciones a proveedores
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica exclusivamente a proveedores de -------, ------- y -----.
3. DEFINICIONES
………….
………….
4. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD
Jefe de Compras: Tendrá la responsabilidad de dar cumplimiento a este
procedimiento en Acadia y su gestión. Mantendrá el Registro de Proveedores.
Jefe de I+i y Diseño: Definirá los requisitos técnicos de compra.
Jefe de Producción: Será el encargado de la inspección del producto comprado
Responsable del Sistema Integrado de Gestión de Q, MA y PRL: Será el
responsable de la actualización de este procedimiento y, de acuerdo con el
Jefe de Compras, de asegurar la actualización del control de cambios que se
produzcan en él así como del control de Registros de Evaluaciones a
Proveedores.
5. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Este procedimiento establece la metodología mediante la cual Acadia selecciona,
evalúa y reevalúa a sus proveedores de --------, ------- y -------, informa de sus
resultados y apoya la toma de decisiones que permitan la mejora continua del Sistema
Integrado de Gestión de Calidad, Medio Ambiente y Prevención de Riesgos Laborales
(SIG Q, MA y PRL).
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 4 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 4
6. SELECCIÓN DE PROVEEDORES
Se entiende como selección de proveedores a la etapa previa al inicio del proceso de
compra, de acuerdo con los criterios establecidos para ello, mediante la cual se
consigue la aprobación de algunos de ellos que sean capaces de satisfacer
adecuadamente las necesidades de Acadia y sus clientes finales, así como formar
parte del Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001).
Para el alcance definido en el presente procedimiento, los proveedores interesados
deberán ser acreditados por Acadia para formar parte del Registro. A estos
proveedores se les solicitará la entrega de los siguientes antecedentes para su
acreditación (Anexo A1):
- Legales, financieros y tributarios
- Técnicos y de experiencia laboral
Asimismo, se pedirá entrega del Cuestionario de evaluación (Anexo A2).
Los proveedores deberán suscribir el compromiso de cumplir con los requisitos de
nuestro SIG de Q, MA y PRL en conformidad con las normas internacionales ISO
9001, ISO 14001 y OHSAS 18001, con el objetivo de mejorar continuamente el
desempeño en calidad, medio ambiente y prevención de riesgos laborales. Los
Proveedores que posean certificación en estas materias deben enviar una copia de su
certificado inicial y de todas las re-certificaciones. Aquellos que no posean esta
certificación, deben presentar un plan de trabajo para su implementación o entregar
antecedentes que evidencien avances en estas materias.
Una vez finalizado el proceso de acreditación, y si el proveedor cumple con lo
señalado en el presente documento, la empresa se comunicará con el proveedor
dejando constancia que ha cumplido satisfactoriamente los requisitos de acreditación
para ser incorporado al Registro de Proveedores de Acadia. En caso que el proveedor
no cumpla con los requerimientos exigidos en el proceso de acreditación, Acadia
informará al proveedor de esta situación, y deberá señalar el o los motivos del no
cumplimiento.
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 5 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 5
6.1. Criterios de selección
Además de presentar los documentos recogidos en el Anexo 1 y los compromisos de
cumplir con los requisitos de nuestro SIG de Q, MA y PRL como condiciones
imprescindibles, se realizará una calificación del proveedor en base a los criterios
técnicos y de experiencia laboral aportados y al Cuestionario de Evaluación. Los
proveedores podrán ser clasificados en 3 grupos, según la puntuación obtenida en
base a una escala continua de 0 a 100%, según lo especificado en el Anexo A2.
Rechazados (resultado < 50%): Los proveedores con resultado inferior al 50%
no podrán seguir adelante en el proceso para ser parte de la Lista de
Proveedores de Acadia.
En reserva (resultado entre 50% y 70%): Los proveedores que sean
calificados dentro de este rango, podrán ser considerados como parte de la
Lista de Proveedores, con la condición de que Acadia pueda validar su plan de
acción para atender un resultado mínimo de 70% dentro de un año.
Admitidos (resultado > 70%): Estos proveedores han cumplido con el nivel
mínimo de conformidad en relación a los requisitos de Acadia y evidencian un
claro plan de mejora continua. Este plan será chequeado por el departamento
de Compras de Acadia por lo menos una vez al año.
Aquellos proveedores que se acrediten serán incorporados al Registro de Proveedores
de Acadia, notificándose formalmente al proveedor.
Para mantener actualizada la información, en octubre de cada año se solicitará a cada
proveedor que envíe la documentación financiera del año inmediatamente anterior.
Cada vez que existan cambios de orden legal en la empresa (modificaciones sociales,
aumento de capital, otorgamiento o revocaciones de poderes, etc.), se deberá adjuntar
la documentación correspondiente con objeto de actualizar la información.
La acreditación tiene una duración de 36 meses, y debe ser renovada antes de la
fecha de terminación, para lo cual la empresa Acadia iniciará el proceso dos meses
de anticipación a la fecha de finalización.
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 6 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 6
7. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES La evaluación de proveedores se realizará mediante el seguimiento del
comportamiento en el tiempo a todo proveedor con orden de Compra y/o Contrato
efectivo en el periodo de evaluación. La evaluación se realizará anualmente (por año
vencido).
Las evaluaciones realizadas a los proveedores objeto de este procedimiento
consideran como criterios específicos la calidad, el precio y el plazo de entrega. La
evaluación resulta de la información obtenida por los Departamentos de Compras y
Producción, para cada producto o grupo de productos con Orden de Compra emitida o
Contrato Vigente, y una vez que la recepción del mismo se haya realizado.
Estos criterios se evalúan según lo especificado en el Anexo B1. La escala de
calificación final se realiza sobre la base de una escala continua de 0 a 100 %
(máximo de evaluación), obtenido de la puntuación ponderada de las evaluaciones
parciales del periodo analizado. Los resultados obtenidos para cada proveedor se
agruparán en 3 clases:
CALIFICADO: Puntuación igual o mayor a 70%. Se aconseja mantener como
proveedor.
CALIFICADO CON RESERVAS: Puntuación mayor o igual a 50% y menor que
70%. Se aconseja condicionar su permanencia en el Registro de Proveedores
a la espera de las mejoras en su desempeño en un periodo no mayor a 6
meses. Debe presentar plan de mejora antes de que finalice ese periodo.
DESCALIFICADO: Puntuación menor que 50%. Se aconseja que no sea
considerado como proveedor, ya que no cumple con los requerimientos
establecidos por la empresa. Lo anterior no excluye la posibilidad de poder
utilizar sus servicios posteriormente, debiendo presentar un plan de mejora
para su reevaluación.
.
ACADIA
Título: SELECCIÓN, EVALUACIÓN Y
SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES
xPROC-PROV-001
Tipo: Procedimiento
Disposición: Uso interno Rev.:
001 Pág: 7 de 7
Emitido por: xxxxxxxxxxxxxxxxx
Aprobado por: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Fecha: 30-01-2012
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 7
8. REGISTRO DE EVALUACIONES
El registro de evaluaciones a proveedores es el documento que presenta los
resultados obtenidos del seguimiento a proveedores. Aparece recogido en la Ficha de
Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002). La Ficha se cumplimenta en
un plazo no superior a los 5 días de la verificación de los productos comprados, de
acuerdo con los criterios especificados en el Anexo B1.
9. VERIFICACIÓN DE PRODUCTOS COMPRADOS Se entiende por verificación de los productos comprados, de acuerdo a la norma ISO
9001:2008, el establecimiento e implementación de inspección u otras actividades
necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra
especificados. La verificación también podrá ser realizada en las instalaciones del
proveedor si así se indica en la orden de Compra o Contrato suscrito.
Acadia dispone de un procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-
002), en que se especifica el plan de muestreo, el nivel de calidad aceptable (NCA),
los procedimientos de aceptación y actuaciones ante productos no conformes, así
como las normas para realizar la revisión y control de las características de los
productos comprados. Se procederá a una revisión del mismo para detallar lo
referente a los productos comprados objeto de este procedimiento (tableros de
madera, molduras y planchas decorativas).
10. REFERENCIAS
Manual de Calidad de Acadia
Registro de Proveedores de Acadia (F-PROV-001)
Ficha de Evaluación y Seguimiento de Proveedor (F-PROV-002)
Procedimiento para verificación de compras (yPROC-VERCOM-002)
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 8
ANEXO A1. LISTADO DE DOCUMENTOS PARA LA ACREDITACIÓN
COMO PROVEEDOR DE
1. DOCUMENTOS ACREDITATIVOS DE LA PERSONALIDAD Y DE LA
REPRESENTACIÓN DEL PROVEEDOR
Escritura de constitución
Poder de representación y DNI del representante
Solvencia económica y financiera
Informe de institución financiera
Cuentas anuales del último ejercicio
Declaración de trabajos realizados en los tres últimos ejercicios
2. SOLVENCIA TÉCNICA Y PROFESIONAL
Relación de trabajos en los últimos 5 años y certificados de dichos trabajos
Descripción detallada del equipo técnico: relación de recursos humanos
Material, instalaciones y equipos
Fábrica o talleres para la realización de los trabajos
3. DECLARACIONES DE CUMPLIMIENTO DE OBLIGACIONES TRIBUTARIAS Y
OTRAS
De hallarse al corriente de obligaciones tributarias con las diferentes Haciendas
Públicas
De estar al corriente de las obligaciones para con la Seguridad Social
De no haber tenido fallos condenatorios sistemáticos en juicios laborales en los
tres últimos años
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 9
ANEXO A.2.1. CUESTIONARIO DE EVALUACIÓN A PROVEEDORES
DE
Nombre del proveedor
Persona de contacto y cargo
Dirección, tfno. y email de contacto
Fecha envío cuestionario
Marque una "X"
## 1. Gestión empresarial SI
Parc
ial
NO
Comentarios y documentos justificativos que aporta el
proveedor
1 ¿Tiene usted un Plan de Negocios para su empresa?
2
¿Está su Sistema de Gestión de Calidad certificado por algún organismo certificador según ISO 9001:2008 o según otro estándar internacional?
3
¿Su empresa permitirá y facilitará el acceso de Acadia a sus instalaciones, personal, documentos e información financiera relevante?
4 ¿Su empresa se compromete a seguir estrictamente los Requisitos de Acadia para proveedores?
## 2. Medio Ambiente y PRL SI
Parc
ial
NO
Comentarios y documentos justificativos que aporta el
proveedor
5
¿Está su Sistema de Gestión Ambiental certificado según ISO 14:001:2004 o según algún otro estándar internacional?
6
¿Su compañía cumple con la legislación ambiental de aplicación? (por ejemplo, permisos y autorizaciones requeridos para generación y eliminación de residuos, vertidos de aguas residuales, etc.)
7
¿Su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en trabajo está certificado según OHSAS 18001:2007 o por algún otro estándar internacional?
8
En los últimos 5 años, ¿su empresa ha estado exenta de accidentes que hayan dado lugar a daños, deterioro de la salud o fatalidad?
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 10
# #
3. Calidad en la producción SI
Parc
ial
NO
Comentarios y Documentos justificativos que aporta el
proveedor
9
¿Su empresa está capacitada y tiene experiencia en la realización de Planes de Calidad cuando así lo requiera Acadia para un determinado producto o contrato específico?
10
¿Su empresa suscribe el acuerdo de que cuando ocurra algún problema, que implique la posibilidad de suministrar piezas defectuosas, tomar todas las medidas necesarias para proteger a Acadia y a sus clientes de recibir este suministro alterado?
11
¿Su empresa asegura la calidad y cantidad de materiales y componentes suministrados por sus proveedores por medio de la selección y monitorización continuas?
12
¿Se lleva a cabo en su empresa el control de calidad de procesos y productos, con el objetivo de implementar mejoras y reducir la variabilidad en el resultado de sus procesos?
13
En caso de ser requerido, ¿se compromete su empresa a entregar evidencia del control estadístico de los productos/materiales recibidos con frecuencia por Acadia?
14
¿Está implementada en su empresa la comprobación de la calidad y operativo un procedimiento de inspecciones y ensayos?
15
¿Están sus productos o materiales adecuadamente identificados, de tal forma que se puedan rastrear desde el proceso de producción hasta la entrega en Acadia? (trazabilidad)
16
¿Dispone de un sistema específico de gestión de stocks (seguimiento de flujos de materiales y control de niveles de stocks) que garantice la disponibilidad de material, en cantidad suficiente y en el momento adecuado?
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 11
17
¿Se compromete su empresa a no hacer alteraciones del producto o proceso, sin la autorización formal de Acadia, en conformidad con los requisitos relativos a pedidos, entrega de componentes, materiales, subproveedores, local de fabricación, etc.?
18
¿Se compromete su empresa a proporcionar anualmente un plan de mejora continua, como prueba de mejora en el desempeño de su sistema de calidad?
## 5. Plazos SI
Parc
ial
NO
Comentarios y Documentos justificativos que aporta el
proveedor
19
¿Se compromete su empresa a comunicar oportunamente el progreso o la actualización de los plazos comprometidos) de entrega de sus productos para Acadia?
20
¿Su empresa, en los últimos 2 años, está exenta de penalizaciones económicas superiores al 1% del importe neto del contrato por retrasos en los plazos de entrega?
21
¿Acepta plenamente la política de Acadia de penalizaciones económicas por incumplimiento de plazos que figura en las Órdenes de Compra y Contratos?
22
¿Forma parte de los objetivos de su sistema de calidad la entrega de productos en el plazo previsto en Órdenes de compra y Contratos suscritos con sus clientes?
## 6. Costes SI
Parc
ial
NO
Comentarios y Documentos justificativos que aporta el
proveedor
23 ¿Se compromete su empresa a entregar detalles del coste del suministro, de acuerdo a lo solicitado por Acadia?
24
¿Acepta responsabilidades financieras por suministro de materiales defectuosos o no conformes y los efectos que tengan en las prestaciones de Acadia a sus clientes, a través de garantías de recuperación de costos por concepto de reprocesos, reemplazo de materiales, reparaciones, transporte u otro tipo de cargos?
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 12
ANEXO A.2.2. VALORACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
- Respuestas “SÍ”: 2 puntos
- Respuestas “PARCIAL”: 1 punto
- Respuestas “NO”: 0 puntos Ponderación:
Bloque 1.Gestión empresarial (máximo 8 puntos): 10%
Bloque 2. Medio ambiente y PRL (máximo 8 puntos): 10%
Bloque 3. Calidad en la producción (máximo 20 puntos): 30%
Bloque 4. Plazos (máximo 8 puntos): 30%
Bloque 5. Costes (máximo 4 puntos): 20%
Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/8 x 10) + (PB2/8 x 10) + (PB3/20 x 30) + (PB4/8 x
30) + (PB5/4 x 20)
donde:
PB1, PB2, PB3, PB4, PB5 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los
correspondientes bloques.
Ejemplo Procedimiento Proveedores. Autor: Joaquín del Val Melús (2012) Página 13
ANEXO B1. SEGUIMIENTO DE PROVEEDORES DE
ESCALAS DE CALIFICACIÓN Y PONDERACIÓN DE CRITERIOS
Escala de calificación (se aplica a cada producto o grupo de productos proporcionado
por un proveedor, según orden de compra o contrato)
Criterio Descripción del criterio Puntuación Aspectos a considerar
Calidad
Desempeño de la calidad y competencia para
cumplir con los requisitos descritos en las
especificaciones de compra
- 5 puntos: satisfacción total - 4 puntos: satisfacción aceptable - 3 puntos: satisfacción regular - 2 puntos: satisfacción baja - 1 punto: satisfacción nula
Corrige cualquier observación en documentos técnicos, entendiendo que son parte de su oferta
Entrega una atención post-venta
Plazos
Periodo de tiempo entre la
notificación al proveedor de la aceptación de
oferta o medio para la confirmación de la
compra y la llegada del producto a las instalaciones de Acadia
- 5 puntos: entre 0 y 2 días - 4 puntos: entre 3 y 4 días - 3 puntos: entre 5 y 6 días - 2 puntos: entre 7 y 8 días - 1 punto: 9 días o más
Entrega la aceptación de la orden de compra al recibirla y acepta en forma total o con observaciones de inmediato
Cumple con fechas de entrega de producto acordadas o establecidas en la orden de compra
Precios
Valor en euros del producto adquirido
- 5 puntos: por debajo del promedio (rebaja superior al 5%) - 4 puntos: por debajo del promedio (rebaja de hasta un 5%) - 3 puntos: precios iguales al mercado - 2 puntos: por encima del promedio (hasta un 5% más) - 1 punto: por encima del promedio (más de un 5%)
Respeta el precio entregado en su oferta al aceptar la orden de compra, sin exigir modificaciones al tener que corregir o mejorar el producto para cumplir con lo especificado
Ponderación:
Bloque 1.Calidad (máximo 5 puntos): 40%
Bloque 2. Plazos (máximo 5 puntos): 40%
Bloque 3. Precios (máximo 5 puntos): 20%
Luego:
Valor ponderado del proveedor = (PB1/5 x 40) + (PB2/5 x 40) + (PB3/5 x 20) donde:
PB1, PB2, PB3 es la suma de puntos obtenida en cada uno de los correspondientes bloques.
top related