procedimiento electrÓnico de formalizaciÓn del acuerdo de ... · el certificado de usuario es un...

PROCEDIMIENTO ELECTRÓNICO DE

FORMALIZACIÓN DEL ACUERDO DE ESTUDIOS

ÍNDICE

Conceptos

Requisitos previos

Solicitud

Tramitación

Firma

Notificaciones

Acuerdo de estudios: es el documento en el que quedarán reflejadas, con carácter vinculante, las actividades académicas que se desarrollarán en la universidad de acogida y su correspondencia con las de la universidad de origen; la valoración, en su caso, en créditos ECTS; y las consecuencias del incumplimiento de sus términos. El Acuerdo de estudios deberá estar firmado por las tres partes implicadas en la movilidad: universidad de origen, universidad de acogida y estudiante.

Tutor docente: es el miembro del Personal Docente e Investigador del Centro correspondiente, que asesora y acuerda con el estudiante el contenido del Acuerdo de Estudios.

Responsable académico: Es el Vicedecano o Subdirector del Centro, responsable de las Relaciones Internacionales, que tiene la responsabilidad de la firma del acuerdo de estudios.

Conceptos

El procedimiento electrónico de formalización del acuerdo de estudios se utiliza para su tramitación administrativa, tras haber consensuado una propuesta con el Tutor docente:

El procecimiento administrativo se compone de los siguientes pasos:

Presentación y registro de la propuesta de acuerdo de estudios

Aprobación o denegación de la propuesta por el Responsable académico

Firma del acuerdo por el Responsable Académico

Notificación de la aceptación o denegación de la firma

El procedimiento no incluye la fase previa de elaboración de la propuesta de acuerdo de estudios con el Tutor docente.

El estudiante solo puede realizar una única solicitud telemática. Puede corregir tantas veces como quiera antes de enviar pero una vez enviada, la solicitud queda registrada y pasa automáticamente a ser tramitada.

Para anular la solicitud el estudiante debe personarse en la ORI del Centro y solicitar por escrito la anulación.

Conceptos

Antes de iniciar el procedimiento el estudiante debe tener una propuesta de acuerdo de estudios avalada por el tutor docente.

En la ORI del Centro:

Le indicarán quién será tu Tutor docente y cómo contactar con él o ella.

Le indicarán dónde encontrar información sobre el programa/s de estudios de tu universidad de acogida

Con la información recopilada y la ayuda del Tutor docente elaborará la propuesta de acuerdo de estudios

Una vez tenga una propuesta definitiva consensuada con el tutor puede iniciar el procedimiento de formalización del acuerdo de estudios.

Requisitos previos

Requisitos previos

El procedimiento requiere el uso de un certificado digital

El certificado digital de uso más corriente es el Certificado Digital de la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (FNMT Clase 2 CA)

Información sobre otros certificados en el portal de administración electrónica:

https://oficinavir.ugr.es/sede/normativa-firma-digital-y-certificados.html

El Certificado de Usuario es un documento digital que contiene, entre otros, sus datos identificativos. Así, el Certificado de Usuario le permite identificarse en Internet e intercambiar información con otras personas con la garantía de que sólo Ud. y su interlocutor pueden acceder a ella.

Requisitos previos

El Certificado Digital de la Fábrica Nacional de la Moneda y Timbre (FNMT Clase 2 CA) se solicita a través de internet: http://www.cert.fnmt.es/index.php?cha=cit&sec=4&lang=es?des-pag=1

El segundo paso para la obtención del certificado digital, Acreditación de la identidad en una Oficina de Registro, puede realizarse en cualquiera de las Oficinas de Registro de los centros de la UGR o en el Registro General (Hospital Real). En las Oficinas de Registro también ayudarán a exportar el certificado a la tarjeta universitaria para que pueda usarlo desde cualquier ordenador.

El Registro Auxiliar de la Oficina de Relaciones Internacionales no está habilitado para realizar estas funciones.

Requisitos previos

Comprobación de los requisitos técnicos: https://oficinavir.ugr.es/sede/requisitos-tecnicos-y-documentacion/index.html

La opción “bloquear ventanas emergentes del

navegador debe estar desactivada.

Recomendaciones de uso del certificado:

No debe instalarse en equipos de uso

compartido

Para el uso en equipos compartidos se

recomienda la importación a la tarjeta

universitaria

Se accede al formulario a de través de la sección Catálogo de procedimientos del portal de administración electrónica:

Movilidad internacional: formalización del acuerdo de estudios

Solicitud

El acceso debe hacerse con certificado digital

El usuario debe tener instalado el certificado en el navegador o utilizar la tarjeta universitaria (recomendado) a través de un teclado con lector de tarjeta o un lector externo.

Solicitud

En el formulario aparecen precargados los datos personales, académicos y de la movilidad a realizar que constan en nuestras bases de datos.

Los campos en gris son inmodificables, si el usuario aprecia cualquier error en los datos, contactará con la Secretaría del Centro o con la Oficina de Relaciones Internacionales antes de continuar.

Solicitud

A continuación el estudiante transcribe la propuesta consensuada con el Tutor docente, introduciendo bloques de equivalencias entre asignaturas o créditos de la UGR y asignaturas de la Universidad de destino.

Puede añadir tantos bloques como sea necesario mediante el botón “añadir bloque”

El formulario permite introducir un máximo de 80 créditos en las asignaturas de la UGR

Solicitud

Bloques de equivalencia

El formulario permite crear distintos tipos de bloques:

Seleccionar una o varias asignaturas de la UGR y una o varias asignaturas de la universidad de acogida.

Crear uno o varios bloques de bolsas de créditos de optatividad o libre configuración de la UGR por una o varias asignaturas de destino.

Incluir en un mismo bloque asignaturas y bolsas de créditos de la UGR.

Solicitud

El formulario es una herramienta que permite cualquier tipo de equivalencia. Los centros deben informar a sus estudiantes de los tipos de equivalencia que consideran válidos

Bloques de equivalencia

Dentro de un bloque se puede:

Corregir errores mediante el aspa

Añadir nuevas asignaturas o bolsas de créditos mediante el botón “nuevo”

Cuando se haya configurado un bloque de equivalencias se pasa al siguiente mediante el botón “nuevo bloque”

Para eliminar un bloque se utiliza el botón “borrar bloque”

Solicitud

El estudiante continuará añadiendo bloques hasta completar el acuerdo

El sistema permitirá añadir todas las equivalencias que necesite hasta completar el acuerdo de estudios.

El sistema advertirá de los errores en el momento el momento en de envío de la solicitud. En la cabecera del formulario aparecerá un informe de los errores que debe corregir.

A continuación se presentan dos ejemplos de bloques de equivalencias:

Entre asignaturas

Por bolsas de créditos

Solicitud

Se selecciona en el desplegable cualquier asignatura no superada del Plan de Estudios.

La carga en créditos aparece junto al nombre de la asignatura y NO debe introducirla en la columna créditos bolsa. Si lo hace aparecerá un error que no permitirá enviar la solicitud.

Se selecciona el cuatrimestre en que se imparte la asignatura

Equivalencia

entre asignaturas

Debe escribir el nombre de las asignaturas de la Universidad de acogida en su idioma original o, en su caso, en inglés e introducir su carga en créditos y el semestre (1 o 2) en que estén programadas.

Se indicará semestre 1 para las asignaturas anuales

Equivalencia

entre asignaturas

Podrá seleccionar en el desplegable las opciones:

Créditos de optatividad

Créditos de libre configuración (no se permite en los grados)

Bolsas de créditos

El estudiante introduce la carga en créditos a reconocer en UGR en la columna “créditos bolsa”.

Debe escribir el nombre de la/s asignatura/s de la Universidad de acogida en su idioma original o, en su caso, en inglés e introducir su carga en créditos y el semestre (1 o 2) en que esté/n programada/s.

Siempre que pueda, completará el campo ECTS

Bolsas de créditos

Puede crear una sola o múltiples bolsas de créditos.

Puede completar un bloque asignaturas con una bolsa de créditos si lo autoriza tu Tutor docente.

Bolsas de créditos

El estudiante debe asegurarse de haber cumplimentado la solicitud correctamente:

Revisar que los campos obligatorios señalados por un asterisco “*” no están vacíos.

Comprobar que el campo “créditos bolsa” está siempre vacío cuando haya seleccionado una asignatura UGR.

Comprobar que el campo “créditos bolsa” está siempre relleno cuando haya seleccionado una bolsa de créditos.

Revisión de la solicitud

El sistema no dejará enviar la solicitud hasta que corrija todos los errores.

En la cabecera de la solicitud aparecerán los errores que no permiten el envío de la solicitud.

Revisión de la solicitud

No debe olvidar adjuntar la propuesta de acuerdo en formato electrónico siempre que en el Centro se indique que debe hacerlo

Revisión de la solicitud

Una vez haya completado todos los bloques de equivalencias de la propuesta de acuerdo de estudios puede enviar la solicitud. Al enviar la solicitud:

Se añade la firma digital del estudiante

Acepta las condiciones de notificación

Firmar la solicitud

Al firmar la solicitud el estudiante se hace responsable de haber transcrito literalmente la propuesta consensuada con el Tutor docente, en caso contrario, el Responsable Académico podrá denegar motivadamente la firma del acuerdo de estudios.

Firmar la solicitud

Cuando finaliza el proceso de firma, el sistema confirma que la solicitud ha sido enviada.

Puede descargar el resguardo de la solicitud

A partir de este momento puede seguir la tramitación de la solicitud desde la sección “Mis procedimientos”.

Firmar la solicitud

El resguardo de la solicitud es el documento que recoge tu acuerdo de estudios, tanto la parte UGR …

Tramitación

… como la parte destino

Tramitación

Una vez enviada, la solicitud quedará registrada

El sistema le asignará un número de registro que identificará el acuerdo de estudios en caso de necesitar modificación.

Podrá imprimir el resguardo, aunque que siempre estará disponible en las sección “mis procedimientos” del portal de e-adminstración.

Tramitación

Acceso a Mis

Procedimientos

Una vez registrado, el acuerdo de estudios sigue una tramitación sencilla:

El tramitador del centro recibe la solicitud y la envía a la firma del Responsable académico

El Responsable Académico, valora la propuesta y,

si no detecta ninguna irregularidad, firmará el acuerdo de estudios.

Si detecta alguna irregularidad devolverá el acuerdo sin firmar a la ORI del Centro.

Tramitación

El proceso se desarrolla en el escritorio de tramitación Trew@.

Se accede a Trew@ través del portal del empleado

Tramitación

No se necesita certificado digital.

Se accede con el usuario y clave de acceso identificado

Tramitación

Antes de iniciar la tramitación se deben localizar los expedientes

En el área de la derecha se localizan los expedientes mediante distintas opciones de búsqueda

Tramitación

En el área superior izquierda aparecen los expedientes que cumplen las condiciones de búsqueda aplicadas.

Tramitación

En el área inferior izquierda aparecen las transiciones y documentos del procedimiento

Tramitación

Tramitación

Hacemos click sobre uno

de los expedientes

Tramitación

Situación actual del Expediente

Evolución del Expediente Creación de notas al Expediente

Documentos del Expediente

Se pueden realizar distintas acciones

Tramitación

Situación actual del Expediente

Tramitación Evolución del Expediente: permite consultar todos los trámites

realizados

Tramitación

Documentos del Expediente

Tramitación

Creación de notas al Expediente

Tramitación

Hacemos click para comprobar las

Condiciones necesarias para pasar

de Fase y las Acciones que se

Realizarán al efectuar dicho paso.

TRANSICIONES Y EVENTOS

Tramitación

Si se verifican las condiciones, hacemos

click para pasar

de Fase y enviar el acuerdo a la firma del

Responsable Académico

Tramitación

Pulsamos ‘Enviar a Portafirmas’ y posteriormente en ‘Aceptar’

Cuando ya se ha

seleccionado el firmante

cambiará el estado .

El ejemplo es de otro procedimiento pero el mecanismo es el mismo

Tramitación

El expediente pasa al estado “pendiente de firma”

Firma del Responsable

Académico

La firma del responsable se hace a través de port@firma

El manual de uso de port@firma se encuentra en el siguiente enlace: https://oficinavir.ugr.es/comun/galerias/galeriaDescargas/sede/manual_firma_electronica_ugr_v01.pdf

El Responsable

Académico accede a

Port@firma

para firmar el

documento.

Tramitación

Cuando el documento ya este

firmado en Port@firmas se

quedará en el estado “Firmado”

Cuando el Responsable Académico haya firmado el Acuerdo de Estudios, el tramitador podrá generar la notificación estimatoria. El texto de la notificación está prefijado y no requiere modificaciones.

Enviará la notificación a la firma del Responsable.

Una vez firmada la notificación, la enviará al estudiante y cerrará el procedimiento.

Tramitación

Si el Responsable Académico devuelve el Acuerdo de Estudios sin firmar, junto con los motivos por los que deniega la firma, el tramitador generará una notificación desestimatoria

Hacemos doble click para

generar el documento de

Notificación Denegatoria.

Tramitación

El documento se añade al listado de ‘Documentos y otras tareas del expediente’

Podremos realizar las siguientes tareas sobre el documento:

Notificar el documento a través de Notific@

Editar el documento

Firmar el documento

Eliminar el documento

Gestión de notificaciones/Interesados del documento

Tramitación

Las variables de la plantilla se sustituyen por los datos de la solicitud. La notificación

se completa copiando y pegando los motivos de denegación que el Responsable

Académico haya enviado al devolver la solicitud sin firmar.

Una vez sustituidas, guardamos el documento y le damos a salir.

Tramitación

Ya editado el documento, se pasa a la firma del Responsable Académico. Hacemos

doble click y seleccionamos el responsable que lo firmará.

El ejemplo es de otro procedimiento pero el mecanismo es el mismo

Tramitación

Aprobación del acuerdo por silencio:

Si transcurre un més sin que el Responsable Académico firme o devuelva el acuerdo sin

firmar, el tramitador deberá generar una notificación estimatoria por silencio. Esta

notificación tiene un texto distinto del que notifica que el acuerdo ha sido firmado.

En relación a su solicitud de formalización de Acuerdo de estudios para la Convocatoria del Programa

LLP/Erasmus, se comunica que su petición ha sido aceptada, en virtud de lo establecido en el artículo 16

del Reglamento de la Universidad de Granada sobre movilidad internacional de estudiantes, aprobado en

Consejo de Gobierno el 14 de mayo de 2009.

Para facilitar la tarea, el sistema enviará regularmente al tramitador por correo electrónico

los números de expediente que llevan más de un mes pendientes de firma.

El procedimiento de generación de la notificación, firma y envío es igual al del resto de

notificaciones.

Al ser un procedimiento iniciado con certificado digital, el estudiante recibe las notificaciones a través del sistema “notific@”.

Notific@

El sistema permite gestionar las notificaciones y los interesados

antes del envío.

Notific@

Tramitación

Una vez enviada la notificación se pasa a las fases de archivo y cierre de la solicitud

Pasamos a archivar el trámite.

Tramitación

Una vez archivada la solicitud, se debe cerrar el procedimiento

El estudiante puede seguir la tramitación a través de “Mis procedimientos”.

Mis procedimientos

En “Mis procedimientos” puede consultar el estado de la solicitud.

Mis procedimientos

En “Mis procedimientos” puede descargar la solicitud firmada por el Responsable académico.

Mis procedimientos

Oficina de Relaciones Internacionales

http://internacional.ugr.es