primera fase de auditoría de gestion.- caso práctico

AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA COOPERATIVA DE

CONSUMO DE LA UNIVERSIDAD DE CUENCA

FASE I CONOCIMIENTO PRELIMINAR

VISITA PRELIMINAR

Aplicación de cuestionario sobre aspectos generales de la empresa:

Actividad: Comercialización de productos bajo régimen cooperativista.

Productos: De primera necesidad.

Formación y Beneficios:Servidores de la U. de Cuenca buscando precios bajos y crédito.

Áreas: Almacén, Bodega, Contabilidad y Administración.

Trabajadores: 12 Organigrama Funcional:SI Plan Estratégico: SI

FODANo

Indicadores de Gestión: No Manuales de Control interno No Definición de autoridad y

responsabilidad Sí

NOTA:

Al visitar nuevamente la Cooperativa, constatamos que el organigrama funcional no consta por escrito, así como la autoridad y responsabilidad de cada elemento.

Así mismo no cuenta con Plan Estratégico.

ANTECEDENTES

Domicilio: Cuenca Sociedad: Responsabilidad Limitada Busca: Bienestar económico y

social. Dirección: Av. 12 de Abril y Agustín

Cueva Teléfono: 2839365, 2939366 Socio: Capacidad civil, trabajador

de la U de Cuenca

Organismos:

Asamblea General: Máxima autoridad y organismo

directivo de la Cooperativa. Sus decisiones son de cumplimiento obligatorio.

Consejo Administración:Organismo directivo, 9 miembros.

Consejo de Vigilancia:Fiscalización y control del C. de Administración, Gerencia, administradores y trabajadores.

Comisiones Especiales:Comisión Educación, Asuntos Sociales, Crédito.

Gerente:Representante legal y administrador.

DEPARTAMENTOS:

ADMINISTRACIÓN: R. Interna: Todos los miembros de la

empresa. R. Externa: Socios, proveedores,

clientes. Objetivo: Planear, Organizar, dirigir y

Controlar la marcha de la empresa.

CONTABILIDAD: R. Interna: Todos los miembros de la

empresa. R. Externa: Socios, Servicio Técnico,

clientes, proveedores y distribuidores.

Actividades: Arqueos, informes, depósitos, registros, impuestos, roles.

ALMACÉN: R. Interna: Todo el personal. R. Externa: Clientes, Distribuidores,

proveedores. Personal: Jefe de Almacén, Cajeras,

Almacenistas del Área de Bazar, Góndolas y Frigorífico.

BODEGA: R. Interna: Departamento de

contabilidad y almacén. R. Externa: Proveedores y

Distribuidores. Objetivo: Control y revisión de los

ingresos y egresos de mercadería y la custodia

de las mismas.

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 2007

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DE VIGILANCIA

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

GERENTE

CONTADOR

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 1

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 2

JEFE DE ALMACEN

CAJERA 1 CAJERA 2 ALMACENISTA (ÀREA GÓNDOLAS)

ALMACENISTA (ÀREA DE BAZAR)

ALMACENISTA (ÀREA DE FRIGORÍFICO

JEFE DE BODEGA

AUXILIAR DE BODEGA 1

AUXILIAR DE BODEGA 2

INGENIERO EN SISTEMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONARIOS 2007

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DE VIGILANCIA

CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN

GERENTE

CONTADOR

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 1

AUXILIAR DE CONTABILIDAD 2

JEFE DE ALMACEN

CAJERA 1 CAJERA 2 ALMACENISTA (ÀREA GÓNDOLAS)

ALMACENISTA (ÀREA DE BAZAR)

ALMACENISTA (ÀREA DE FRIGORÍFICO

JEFE DE BODEGA

AUXILIAR DE BODEGA 1

AUXILIAR DE BODEGA 2

INGENIERO EN SISTEMAS

ORGANIGRAMA FUNCIONAL 2010

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DE VIGILANCIA

CONSEJO ADMINISTRATIVO

GERENTE

CONTADOR

AUXILIAR 1 AUXILIAR 2

JEFE DE ALMANCEN

CAJERA 1 CAJERA 2 ALMACENISTA (BAZAR)

ALMACENISTA (GONDOLAS)

ALMACENISTA (FRIGORIFICO)

JEFE DE BODEGA

AUXILIAR DE BODEGA

ORGANIGRAMA FUNCIONARIOS 2010

ASAMBLEA GENERAL

CONSEJO DE VIGILANCIA

CONSEJO ADMINISTRATIVO

ING. NANCY AVILES

C.P.A. DIANA DURAN

MARIANELA ENCALADA JUDITH ZEAS

CRISTIAN LEÓN

RITA BUSTOS ELENA LOJANO CARMEN SOLANO DENISSE TOROMORENO

TERESA MALDONADO

MARCO MARQUINA

HUGO PUGO

CAPITAL

Aportaciones Multas y cuotas de ingreso. Fondo irrepartible de reserva. Donaciones Bienes muebles e inmuebles adquiridos

FINANCIACIÓN DEL ACTIVO

PASIVOS89%

PATRIMONIO11%

FINANCIACIÓN DEL ACTIVO

ESTRUCTURA DE CAPITAL

ESTRUCTURA DE CAPITAL

Certificados de AportaciónReserva5% Asistencia SocialReserva ImprevistosAportes Futuras CapitalizacionesPérdida del ej. AnteriorUtilidad al 31/Dic/2007

PASIVOS

PASIVOS

ProveedoresObligaciones LaboralesProvisiones SocialesInt. Por pagar Cert. De Aport.Otras Cuentas por pagarIVA CobradoRet. Fte. Por pagarCuotas Mensuales SociosJubilación Patronal

MATRIZ FODA

Factores Internos Elemento % Ponderación Calificación Calificación Ponderada

Buena Organización Administrativa Fortaleza 20 4 0,8

Personal Motivado Fortaleza 10 3 0,3

Precios Bajos Fortaleza 15 4 0,6

Infraestructura apropiada Fortaleza 10 3 0,3

Falta de Código de Ética Debilidad 10 2 0,2

Falta de Manuales de Control Interno Debilidad 10 2 0,2

Falta de Publicidad Debilidad 15 1 0,15

Deficientes políticas de cobro Debilidad 10 2 0,2

TOTAL 100 2,75

MATRIZ FODAFactores Externos Elemento % Ponderación Calificación Calificación Ponderada

Demanda constante de productos de primera necesidad

Oportunidad 20 4 0,8

Fácil acceso a los productos Oportunidad 15 4 0,6

Avances Tecnológicos para adecuado manejo de los productos

Oportunidad 10 3 0,3

Concientización de ahorro por parte de los consumidores

Oportunidad 15 4 0,6

Competencia Amenaza 10 2 0,2

Inflación Amenaza 5 2 0,1

Inestabilidad política y económica Amenaza 10 2 0,2

Lealtad a empresas de la competencia Amenaza 15 1 0,15

TOTAL 100 2,95

PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

MISIÒNLa Cooperativa de Consumo de la Universidad de Cuenca se dedica a comercialización de productos de primera necesidad, bajo régimen cooperativista dirigido a socios y al público en general.

VISIÓN

En los próximos cinco años la Cooperativa incrementará su participación en el mercado cuencano, aportando así a la economía de los hogares ofreciendo a bajos precios artículos de primera necesidad, línea blanca y bazar.

OBJETIVO GENERAL:

Promover el bienestar económico y social de los asociados.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Organizar y propender al mejor funcionamiento de establecimientos de artículos de consumo, preferentemente de primera necesidad, con el objeto de venderlos a sus socios en condiciones ventajosas en un 10%.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Comprar al por mayor artículos de consumo toda clase y de primera necesidad y vender a los socios al por menor en condiciones estipuladas, en un 60%.

Adquirir los artículos de expendio preferentemente en las fuentes de producción en un 100%.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Elevar el nivel cultural de sus asociados especialmente en el conocimiento de la doctrina cooperativista en un 100%.

Efectuar cualquier otra actividad social o económica que esté de acuerdo con los fines cooperativos y que no se halle prohibida por las leyes o el estatuto en un 20%.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS:

Integrarse al movimiento cooperativo nacional en un 100%.

Personal capacitado y motivado en un 100%.

VALORES

Compañerismo Ética

Honestidad Innovación

Profesionalismo Puntualidad

Respeto Responsabilidad

Servicio

POLÍTICAS:

No fumar dentro de las instalaciones. El uso del teléfono es exclusivo para

asuntos de trabajo. Prohibido el ingreso de personas

particulares no autorizadas a bodegas y oficinas.

Uso correcto del uniforme de la Cooperativa.

Mantener siempre un stock.

POLITICAS:

Comprar directamente a productores o distribuidores.

Los pagos se realizan únicamente los días miércoles y viernes.

Para efectuar los pagos se deben entregar las retenciones correspondientes.

Los créditos serán otorgados a socios y afiliados únicamente.

MATRIZ DE PLANEACIÓN ESTRATÉGICA

matriz del plan estrategico.docx

EEFF 2007

BALANCE GENERAL:› Activos: $424.752,69› Pasivos: $374.511,33› Patrimonio: $

48.241,36

ESTADO DE RESULTADOS:› Ventas Netas:

724.035,67› Costo de Ventas:

623.331,13› - Gastos Operacionales

› Utilidad Neta 1.318,50

INDICADORES DE GESTIÓN

Compras:› Cumplimiento Presupuestario:

Valor designado compras/ V. Asignado Compras

Indicador de eficiencia de mantenimiento:

› Número de frigoríficos que han recibido mantenimiento / N. de frigoríficos a los que se planificó hacer mantenimiento.

Indicador de tiempo promedio de pago:

› Días reales en los que se paga obligaciones / Días plazo en los que se tiene que pagar obligaciones.

VENTAS:

Indicador de Eficiencia:

› Número de días reales para dar respuesta a las quejas / Número total de días estimados para dar respuesta a las quejas.

Indicador de Aprendizaje:

› Número de personal capacitado / Número de personal estimado para capacitación.

Indicador de devoluciones recibidas:

› Total de notas de crédito / Total de facturas generadas.

EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

Positivo Negativo

Relaciones basadas en honestidad

No posee código de ética

Gerencia cuida imagen Estructura Organizacional no escrita

Informes periódicos sobre gestión No existen manuales de procesos

Niveles se identifican con claridad No Plan Estratégico

Motivación No Indicadores de gestión

Comunicación No auditoría internaNo página web

NORMATIVA

Ley de Cooperativas. Ley de Régimen Tributario Interno y su

Reglamento. Ley del Seguro Social. Código de Trabajo. Constitución de la República del

Ecuador. Ley de Facturación.

¡¡¡GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!