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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
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23-JUL-12
Próxima revisión:
Julio 2013
El contenido de este documento es propiedad de Medicus S.A. de C.V., queda prohibida su reproducción sin previa autorización por escrita de la Dirección General
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Procedimiento DOCUMENTO SÓLO PARA CONSULTA
ELABORÓ: REVISÓ: AUTORIZÓ:
Fecha: Fecha: Fecha:
Firma: Firma: Firma:
Nombre: Bogar Arias Curiel Nombre: Héctor Román Evia Nombre: Rodrigo Ramos González
Puesto: Supervisor de Logística Ortopedia Puesto: Gerente de Planeación y Abasto Puesto: Director de Cadena de Suministro
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
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OBJETIVO
Documentar el proceso de la planeación de surtido y distribución de implantes e instrumental así como su control adecuado.
ALCANCE
Este procedimiento compete a todo el personal del almacén de ortopedia.
DEFINICIONES
ATC: Artroplastia total de cadera.
ATR: Artroplastia total de rodilla.
CCM: Clavo centro medular.
Algoritmo: Conjunto de operaciones definidas estructuradamente para llegar a un fin.
Ocurre: Destino a oficinas o ventanilla de servicio del proveedor logístico de localidad destino.
BOM: (Bill Of Materiales) Lista de materiales.
Fecha de Caducidad: Fecha que determina el periodo de vida útil del implante o consumible, está indicado en el envase del material.
Material próximo a caducar:
Insumo con caducidad vigente con fecha de caducidad cercana a 3 meses.
Material caduco: Cuando la fecha de caducidad alcance el mes indicado. Ejemplo: NOV/10, indica que el material es caduco el último día del mes de noviembre del 2010.
Packing: Proceso por el cual se realiza el embalaje o guardado de materiales.
Picking: Proceso básico en la preparación de pedidos de los almacenes, dedicado a la recolección de materiales desde su ubicación al área de revisión.
RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad del Gerente de Planeación y Abasto garantizar el cumplimiento del presente procedimiento.
Es responsabilidad del personal del Almacén de Ortopedia apegarse a las actividades descritas en este procedimiento.
Es responsabilidad del personal de Almacén de Ortopedia revisar la fecha de caducidad toda vez que se tenga contacto con la pieza en cualquier evento del proceso, con la finalidad de detectar el producto próximo a caducar y separarlo en el área que el Supervisor de Logística designe. Posteriormente el Supervisor de Logística contactará al proveedor para su reposición.
Es responsabilidad del personal de Almacén de Ortopedia apegarse a los CONTROLES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (ADO-05-02) para una adecuada identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección de los materiales manejados en dicho almacén.
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DESARROLLO
No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
1 Supervisor de Logística/
Controlador de Inventarios/
Auxiliar de Almacén
Identifica el tipo de solicitud, de acuerdo al siguiente listado:
1. Solicitud por Programación de Cirugías (implantes/instrumentales) pasa al punto 2.
2. Solicitud por emergencia (implantes/instrumentales), pasa al punto 6.
3. Solicitud por Folio (implantes), pasa al punto 7.
4. Solicitud por Rezago/Jordana Quirúrgica (implantes/instrumentales), pasa al punto 16.
5. Surtido por deudas (implantes), pasa al punto 17.
Nota 1: A lo largo del procedimiento, se utilizará el término “material”, para englobar los términos “implantes” e “instrumentales”, excepto en el apartado de Solicitud por Folio y Surtido por Deudas, ya que el término material se referirá únicamente a implantes.
SOLICITUD POR PROGRAMACIÓN DE CIRUGÍAS
2 Supervisor de Logística
Recibe Programación.
Recibe programación 24 o 48 hrs antes de la cirugía.
3 ¿La Cirugía está Programada en un Lapso Menor a 24 o 48 horas?
No: pasa al punto 3.1.
Si: pasa al punto 6.
3.1 Supervisor de Logística
No: Verifica la Disponibilidad del Material en el Hospital de Origen.
4 ¿El Hospital Cuenta con el Material Solicitado?
No: pasa al punto 19.
Si: pasa al punto 5.
5 Supervisor de Logística
Ejecuta el procedimiento de EJECUCIÓN DE LA INSTRUMENTACIÓN (PDO-
06).
TERMINA PROCEDIMIENTO.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SOLICITUD POR EMERGENCIA
6 Supervisor de Logística
¿Cirugía Correctamente Programada?
No: pasa al punto 6.1.
Si: pasa al punto 3.1.
6.1 Supervisor de Logística
Solicita la Corrección de la Programación.
Solicita la Corrección de la Programación y pasa al punto 3.1.
SOLICITUD POR FOLIO (solamente solicitud de Implante)
Para el caso de folio, la preparación y distribución corresponde sólo a implantes.
7 Auxiliar de Almacén Actualiza todos los días los folios en intranet.
¿Cómo?
1. Entra a la página de Medicus, al apartado de HHV.
2. Da click a Detalle de Consumos.
Requisita los campos como a continuación:
a. Apartado de Hospitales: Elige todos los hospitales.
b. Apartado de Fecha de Inicio: Elige del día actual a 15 días anteriores.
c. Aparto Folios: Elige solo status facturados.
d. Apartado de Fecha de última Actualización: registra el mismo periodo que registró en fecha de inicio.
3. Exporta resultados a Excel.
8 Auxiliar de Almacén Identifica los folios que ya fueron surtidos y los elimina.
9 Auxiliar de Almacén Imprime ENCABEZADO Y DETALLE DE FOLIOS.
Imprime un ENCABEZADO DE FOLIOS (RDO-05-02) y un DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03) por cada folio y ordena por hospital y de manera ascendente por # de folio.
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
10 Auxiliar de Almacén Realiza Picking.
Realiza Picking, conforme al código y a la cantidad.
11 Auxiliar de Almacén ¿Son materiales de Consigna o Columna?
No: pasa al punto 11.1.
Si: TERMINA PROCEDIMIENTO.
11.1 Auxiliar de Almacén Verifica Existencia del Material.
Verifica existencia del material.
12 ¿Todo el Material está Disponible?
No: pasa al punto 12.1.
Si: pasa al punto 14.
12.1 Auxiliar de Almacén Registra el Faltante.
En caso de que un material no se encuentre disponible lo registra en el DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03) con un N/H.
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
13 Auxiliar de Almacén Registra en la Base de Datos el Material Adeudado.
Registra en la base de datos de “Deudas” el material y el hospital al que se le adeuda el(los) material(es), así como la fecha en la que se está generando la deuda, pasa al siguiente punto.
14 Auxiliar de Almacén Saca Copias.
Saca 4 copias del ENCABEZADO DE FOLIOS (RDO-05-02) y del DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03).
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
15 Auxiliar de Almacén Coloca el Material en los Contenedores.
Coloca el material en los contenedores, identificándolo con el nombre y código del hospital al que va dirigido, pasa al punto 27.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SOLICITUD POR REZAGO/JORDANA QUIRÚRGICA
16 Controlador de Inventarios
Recibe Programación por Rezago.
Recibe programación de rezago, con por lo menos 2 semanas de anticipación, de no ser así no podrá cubrirse el rezago o podrá enviarse con faltantes siempre y cuando el Doctor firme de aceptación, pasa al punto 19.
Nota 2: En la programación deben aparecer todas las cirugías que se realizarán para asegurar que estar completo el material.
a. Hand Held (proporcionada por la Asistente de ortopedia). b. Equipo de poder:
1. Cargador con cables. 2. Equipo de perforación. 3. Equipo de Corte. 4. Pilas (1 por equipo). 5. Carcasa (1 por pila) 6. Aséptico Blanco (1 por equipo). 7. Drill (cabeza intercambiable para brocas). 8. Reamer (Cabeza intercambiable para anclaje rápido).
c. Instrumental de Cadera y/o Rodilla. d. Consumibles e. Implantes.
SURTIDO POR DEUDAS
17 Auxiliar de Almacén Recibe Material del Proveedor.
Recibe material de manera periódica por parte del proveedor.
18 Auxiliar de Almacén Revisa y actualiza la base de datos de “Deudas”.
Revisa y actualiza la base de datos de “Deudas”, pasa al punto 20.
GENERAL
19 Supervisor de Logística
¿Existe Disponibilidad del Material?
No: pasa al punto 19.1.
Si: pasa al punto 20.
19.1 Supervisor de Logística
No: Notifica al Gerente de Operaciones y Gerente de Ventas de Ortopedia para realizar acciones y solicita apoyo al proveedor para el envío del material faltante.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
20 Supervisor de Logística
Si: Acomoda el equipo instrumental de acuerdo a lo establecido en el formato CONTROLES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (ADO-05-02).
Controles para la
Preservación del Producto
(ADO-05-02).
21 Supervisor de Logística
Cuenta el equipo instrumental y vacía la información en el FORMATO GENERAL DE ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01) e imprime.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
22 Supervisor de Logística
Determina si el Material es Proporcionado por MEDICUS.
Determina si el material es proporcionado por MEDICUS con base a la tabla 1.
Material (Cx de) Instrumental En hospital
Implantes en Hospital
Proveedor ¿Proporcionado por MEDICUS?
Osteosíntesis
Fémur Anterógrado No (sólo Culiacán)
No (sólo Culiacán)
S&N (Base), Otros.
Si
Fémur Retrógrado No No S&N (Base),
Otros. No
Fémur de Reconstrucción No No S&N (Base),
Otros. No
Tibia No (sólo Culiacán)
No (sólo Culiacán)
S&N (Base), Otros.
Si
Radio y Cubito No No S&N (Base) No
Húmero No No S&N (Base),
Otros. No
Mini Fragmentos No No S&N (Base) Si
Pequeños Fragmentos Si Si S&N (Base),
Otros. Si
Grandes Fragmentos Si Si S&N (Base),
Otros. Si
Sistema Richard (cadera y fémur) Si Si S&N (Base) Si
Canulados 4.0 No No S&N (Base) Si
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
Canulados 6.5 No No S&N (Base) Si
Placas Pélvicas No No S&N (Base) Si
Clavillos (Kirschner, Steyman, Shans)
N/A Si S&N (Base),
Otros Si
Fajadores tubulares pequeños y grandes
N/A Si Salymed Si
Material (Cx de)
Instrumental En hospital
Implantes en Hospital
Proveedor ¿Es proporcionado
por MEDICUS?
Endoprótesis
Rodilla Si Si J&J (Base), S&N
Stryker Si
Cadera No (sólo MTY
y López Mateos)
Si J&J (Base), S&N
Stryker Si
Tabla 1. Material que proporciona MEDICUS.
23 Supervisor de Logística
Solicita Surtido de Implantes.
Solicita al Controlador de inventarios el surtido de implantes por medio de un correo electrónico que contenga:
a. Número de pre-folio.
b. Tipo de cirugía.
c. Fecha de cirugía.
d. Hospital.
24 Controlador de Inventarios
Imprime Formato.
Imprime el Número de Copias Correspondientes del FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01)
Imprime para “Deuda” y “Programación” 4 copias y para “Rezago” y “Emergencia” 5 copias del FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01) con número de pre-folio en la parte donde se encuentra el folio de salida.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
25 Controlador de Inventarios
Solicita al Auxiliar de Almacén que Realice Picking.
Solicita verbalmente al Auxiliar de almacén que realice el Picking conforme a la tabla 2.
Tipo de Implantes
Endoprótesis Osteosíntesis
ATC Cementada Clavillos
ATC Hibrida Mini Fragmentos
ATC No Cementada Pequeños Fragmentos
ATC de Apoyo Grandes Fragmentos
ATR Estabilizada Posterior Sistema Richard
ATR Sin Estabilizador CCM de Fémur Anterógrado
ATR de Apoyo CCM de Tibia
Consumibles Placas Pélvicas
Fijadores Fijadores
Tabla 2. Tipo de Implantes
26 Auxiliar de Almacén Realiza Picking y Proporciona Lista de Faltantes del BOM.
Realiza Picking y proporciona al Controlador de inventarios una lista de los faltantes del BOM.
27 Auxiliar de Almacén Verifica la Utilidad del Material Disponible.
Se comunica con el Enfermero Quirúrgico vía telefónica notificando si el material que se le va a proporcionar le es útil, de ser así pasa al siguiente punto, de lo contrario le notifica al proveedor para poder surtir el faltante.
28 Auxiliar de Almacén ¿Es el Material Necesario?
No: pasa al punto 19.1.
Si: pasa al punto 29.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
29 Auxiliar de Almacén Si: Verifica el material surtido en tres ocasiones en el formato correspondiente
Verifica el material surtido en tres ocasiones en el formato correspondiente al tipo de solicitud de acuerdo a la siguiente tabla:
Tipo de Solicitud Formato 1. Programación Quirúrgica
FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01)
2. Por Rezago 3. Por Emergencia 4. Por Deuda
5. Por Folio
ENCABEZADO DE FOLIOS (RDO-05-02)
DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03)
Se pondrá en las copias las iniciales y firmas de quienes revisan y verifican.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
30 Supervisor de Logística/Controlador
de inventarios
Revisa el Material Conforme al Formato Correspondiente. Supervisor de Logística revisa el material conforme al FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01) para solicitud por:
Programación.
Rezago.
Emergencia.
Deuda. Controlador de Inventarios revisa el material conforme al DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03) para solicitud por:
Folio
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
31 ¿El Material es el Correcto?
No: pasa al punto 26.
Si: pasa al punto 32.
32 Chofer Realiza el Packing, coloca 2 copias del formato correspondiente e identifica el destino.
Realiza el Packing, coloca 2 copias del FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01) o ENCABEZADO DE FOLIOS (RDO-05-02) y DETALLES DE FOLIOS (RDO-05-03) dentro del paquete y se identifica el destino.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
33 Chofer Entrega Copia al Oficial. Entrega una copia firmada por el Supervisor de Logística al oficial de vigilancia, para poder retirar el material del edificio.
34 Chofer Transporta el Producto. Transporta el producto de acuerdo al procedimiento TRANSPORTE DE PRODUCTO (ALM-09).
35 Controlador de Inventarios
Ubica las Copias. Coloca una de las copias en la carpeta de “Salidas” con orden consecutivo, actualiza la tabla de Excel “Salidas”.
36 Controlador de Inventarios
Captura y actualiza en sistema SAP las órdenes de salida.
37 Controlador de Inventarios
Revisa Cantidad Física de Material. Revisa en almacén de endoprótesis y osteosíntesis la cantidad física del material.
38 Controlador de Inventarios
Verifica tres veces el Reporte de Consumos vs el SAP
Verifica tres veces el “Reporte de consumos” contra el sistema SAP con la finalidad de que las ordenes de salidas estén en orden.
39 Chofer Identifica el Hospital al que se Dirige el Material.
Hospital Local: pasa al punto 40.
Hospital Foráneo: pasa al punto 44.
40 Chofer Hospital Local.
Se traslada al hospital, entrega el material al Enfermero Quirúrgico.
41 Enfermero Quirúrgico (HOSPITALES
LOCALES)
Recibe y Revisa Material.
Recibe y revisa el material conforme el FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01)/ ENCABEZAO DE FOLIOS (RDO-05-02) y DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03)/formato del proveedor que este completo y en buen estado en caso de que el material recibido no haya sido el solicitado, informa al a almacén.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
Formato del Proveedor
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
42 Enfermero Quirúrgico (HOSPITALES
LOCALES)
Firma de Recibido.
Firma una de las copias del FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01)/ ENCABEZAO DE FOLIOS (RDO-05-02) y DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03)/formato del proveedor.
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
Formato del Proveedor
43 Enfermero Quirúrgico (HOSPITALES
LOCALES)
Ejecuta el procedimiento de EJECUCIÓN DE LA INSTRUMENTACIÓN (PDO-06), pasa al punto 46.
44 Chofer Hospital Foráneo.
Lleva el material a las oficinas correspondientes de paquetería de acuerdo a la tabla 3.
Tipo de Paquetería Destinos
DHL
Envíos a Oaxaca, Mérida, en donde no allá entregas por otras empresas. Nota: cuando la entrega no es urgente se utiliza este servicio.
ETN
Entregas al Norte del país y destinos de menos de 24 hrs de traslado.
Aeromexpress
Destinos con 24 hrs de traslado por carretera.
Otros
Cuando no hay disponibilidad de destinos y horas de las empresas anteriores.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
45 Chofer Proporciona Número de Guía.
Proporciona vía telefónica o por mensaje al Enfermero Quirúrgico el número de guía.
46 Chofer Entrega Guías y/o Acuses de Recibido.
Regresa al almacén y entrega al Supervisor de logística las guías y/o acuses de recibido, pasa al punto 49.
47 Enfermero Quirúrgico (HOSPITALES FORÁNEOS)
Recibe y revisa el material conforme al formato correspondiente que este completo y en buen estado
Recibe y revisa el material conforme el FORMATO GENERAL DEL ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01)/ ENCABEZAO DE FOLIOS (RDO-05-02) y DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03)/formato del proveedor que este completo y en buen estado en caso de que el material recibido no haya sido el solicitado, informa al a almacén
Formato General de Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
Encabezado de Folios
(RDO-05-02)
Detalle de Folios
(RDO-05-03)
Formato del Proveedor
48 Enfermero Quirúrgico (HOSPITALES FORÁNEOS)
Envía vía fax, escáner y/o paquetería la notificación firmada.
49 Supervisor de Logística
Recibe Acuse de Recibido Firmado.
Recibe guías, acuses de envío por parte del chofer y notificaciones enviadas por paquetería de los Enfermeros Quirúrgicos foráneos.
50 Controlador de Inventarios
Actualiza las Salidas.
Captura la notificación actualizando el archivo de Excel “Salidas” y en la carpeta “Salidas” remplaza el documento físico del mismo número de folio, destruye el reemplazado.
TERMINA PROCEDIMIENTO.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
RECEPCIÓN DE MATERIAL DE LOS ENFERMEROS QUIRÚRGICOS
1 Personal de almacén Identifica la Forma de Envío.
Identifica la forma de envío del material:
1. Otra paquetería pasa al punto 2
2. Entrega directa pasa al punto 3.
3. DHL pasa al punto 4.
2 Chofer Otra Paquetería.
Se traslada a Ocurre para recolectar el material y trasladarlo al almacén, pasa al punto 5.
3 Chofer Entrega Directa.
Se traslada al hospital recibe el material con documento firmado por el Enfermero Quirúrgico y lo lleva al almacén, pasa al punto 5.
Nota: En caso de no haber documento se le da credibilidad al documento que imprima el Controlador de Inventarios (FORMATO GENERAL DE ALMACÉN ORTOPEDIA (RDO-05-01)/ ENCABEZAO DE FOLIOS (RDO-05-02) y DETALLE DE FOLIOS (RDO-05-03)).
4 Personal de almacén DHL.
Se desplaza a la recepción, documenta la llegada del paquete y lo lleva al almacén, pasa al punto 5.
5 Controlador de Inventarios
Verifica la entrada conforme al FORMATO GENERAL DE ALMACÉN DE ORTOPEDIA (RDO-05-01).
Formato general del Almacén de Ortopedia
(RDO-05-01)
6 Auxiliar de Almacén Actualiza archivo de entradas.
7 Auxiliar de Almacén Acomoda el material de acuerdo a lo establecido en el formato de CONTROLES PARA LA PRESERVACIÓN DEL PRODUCTO (ADO-05-02).
TERMINA PROCEDIMIENTO.
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
SOLICITUD DE MATERIALES
1 Supervisor de Logística
Ejecuta Algoritmo.
Ejecuta el algoritmo generado en Excel Periódicamente o como lo determine con base al consumo promedio y en función al inventario actual, a las deudas existentes, ,
2 Controlador de Inventarios/Auxiliar
de Almacén
Revisan la Propuesta de Solicitud.
Revisan la propuesta de solicitud de material resultante del algoritmo y lo corrige si es necesario.
3 Supervisor de Logística
Envía Algoritmo.
Envía el algoritmo por correo electrónico a Compras con copia al Gerente de Logística y Controlador de inventarios posteriormente se ejecuta procedimiento de COMPRAS (PDO-03).
4 Controlador de inventarios
Recibe el material del proveedor.
5 Controlador de inventarios
Identifica donde se recibe el Material.
Almacén de Proveedor: pasa al punto 6.
Almacén de Ortopedia: pasa al punto 9.
6 Chofer Verifica Material y Firma.
Verifica conforme a la factura:
No. de parte
La cantidad
Lote (según lo requiera)
Estado físico (empaque sellado, sin golpes, humedad, hongos, grasa, entre otros defectos).
Acusa de Recibido con su firma en la factura original.
Factura
7 Chofer Recolecta una copia de la factura y se traslada con el material y la documentación al almacén de ortopedia.
Copia de Factura
8 Controlador de inventarios
Firma y sella y la factura.
Firma y sella y la factura pasa al punto 10.
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
04 No. de página:
16 de 23 Fecha de creación:
19-FEB-09
Vigente a partir de:
23-JUL-12
Próxima revisión:
Julio 2013
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No. RESPONSABLE ACTIVIDAD REGISTRO
9 Controlador de inventarios
Recibe Factura con Orden de compra y una copia de dichos documentos.
Verifica:
No. de parte
La cantidad
Lote (según lo requiera)
Estado físico (empaque sellado, sin golpes, humedad, hongos, grasa, entre otros defectos).
Acusa de Recibido:
Firma y Sella
Factura
Orden de compra
10 Auxiliar de Almacén Acomoda Material.
Acomoda el material en sus ubicaciones respectivas por fecha de caducidad, garantizando primeras entradas primeras salidas (PEPS).
Para una mejor referencia de las ubicaciones del almacén de ortopedia ver LAY OUT ALMACÉN DE ORTOPEDIA (ADO-05-01).
11 Controlador de inventarios
Ejecuta el procedimiento CONSIGNA DE ENTRADA (IDO-05-01).
TERMINA PROCEDIMIENTO.
DEVOLUCIONES A PROVEEDORES
10 Supervisor de Logística
Cuando hay material de más por razones variadas o externas al almacén se realiza anualmente un análisis donde se valora el nivel máximo de existencia requerido en base al consumo anual, lo que se encuentre fuera de este rango se devuelve al proveedor correspondiente, para lo cual se siguen los lineamientos que dicho proveedor le solicite.
Nota1: El producto próximo a caducar se maneja como devolución al proveedor, a diferencia del producto caduco, el cual se manda a su destrucción inmediata.
Nota2: Se puede programar una fecha de devolución extraordinaria al análisis anual cuando se detecte un exceso de material para devolver.
2 Controlador de Inventarios
Entra a sistema SAP, se direcciona al menú “Salidas”, después se dirige a “Salidas de Mercancía”, llena los parámetros requeridos, pasa a “Entradas de Mercancía” y llena los parámetros correspondientes. Ejecuta el traspaso, que automáticamente quita el material necesario del almacén origen (Hospital) y lo aumenta en el almacén de Ortopedia.
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
04 No. de página:
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Julio 2013
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DIAGRAMA DE FLUJO
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGIA (Página 1 de 3)
Supervisor de Logística/Controlador de Inventarios/Auxiliar de Almacén
Supervisor de Logística Coordinador de Inventarios Auxiliar de Almacén
PDO
-05
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-03
RDO-05-03
RDO-05-02
Inicio
Identifica el Tipo de Solicitud
Solicitud por Programación de Cirugías
Solicitud por Rezago/Jordana Quirúrgica
Solicitud por Emergencia
Solicitud por Folio
Solicitud por Deuda
Recibe Programación 24 o 48 horas antes de la cirugía.
¿La programación es solicitada en un lapso
menor?
SI
Verifica disponibilidad del material en el Hospital de Origen
NO
¿El hospital cuenta con el material solicitado?
Ejecuta el Procedimiento de Ejecución de la Instrumentación
SI
NO
PNO-06PNO-06
Recibe Programación de Rezago
NO
Solicita se corrija
SI
Actualiza todos los días los Folios en Intranet
Identifica los Folios que ya fueron surtidos y los elimina
Imprime Encabezado y Detalle por cada folio y ordena por
hospital de manera ascendente
Realiza Picking, conforme al código y cantidad
¿Son Materiales de Consigna o Columna?
SI
Verifica existencia del material
NO
¿Todo el material esta Disponible?
Registra en el Reporte de Folios un N/H
NO
Saca 4 copias del Reporte de Folios
SI
Coloca el material en los contenedores.
Recibe material del proveedor
Revisa y actualiza la base de datos de “Deudas”.
B
B
1
2
3
3.1
¿Cirugía correctamente programada?
4
5
6
6.1
A
A
7
8
9
10
11
11.1
12
12.1
13
14
15
16
17
18
1
1
2
3
5
5
Registra en la base de datos el Material Adeudado
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05
Sustituye a:
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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGIA (Página 2 de 3)
Supervisor de Logística Controlador de Inventarios Auxiliar de AlmacénSupervisor de Logística/
Controlador de Inventarios
PD
O-0
5
RDO-05-03
RDO-05-01
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-01
RDO-05-01
RDO-05-01
ADO-05-02
¿Existe Disponibilidad del Material en Almacén?
Notifica al Gerente de Operaciones y al Gerente de Ventas de Ortopedia, solicita
apoyo al proveedor
NO
Acomoda el equipo instrumental de acuerdo a lo establecido en el
formato Controles para la Preservación del Producto
SI
Cuenta el equipo instrumental y vacía la información en el
formato General de Almacén de Ortopedia e imprime.
Determina si el Material es Proporcionado por Medicus
Solicita Surtido de implantes Imprime Formato General del
Almacén de Ortopedia
Solicita al Auxiliar de Almacén que realice el Picking
Realiza Picking y proporciona Lista de Faltantes del BOM
Verifica la Utilidad del Material Disponible.
¿Es el Material Necesario?
NO
Verifica el material surtido en tres ocasiones en el formato
correspondiente
SI
Revisa el Material conforme al Formato Correspondiente
¿Esta Correcto?
NO
C
4
SI
19
19.1
20
21
22
23 24
25 26
27
28
29 30
31
1
2
3
C
D
D
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Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGIA (Página 3 de 3)
Chofer Controlador de Inventarios Enfermero Local Enfermero Foráneo Supervisor de Logística
PD
O-0
5
Formato del Proveedor
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-01
Formato del Proveedor
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-01
Formato del Proveedor
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-01
RDO-05-03
RDO-05-02
RDO-05-01
4
Realiza el Packing, coloca 2 copias del formato
correspondiente e identifica el destino.
Entrega Copia firmada al Oficial
Transporta el ProductoColoca una de las copias en la
carpeta de “Salidas”, actualiza la tabla de Excel “Salidas”.
Captura y Actualiza en SAP las Ordenes de Salida
Revisa Cantidad Física del Material
Verifica tres veces el Reporte de Consumos vs el SAP
Identifica el hospital al que se dirige el material.
Se traslada al hospital, entrega el material al Enfermero Quirúrgico
Hospital Local
Recibe y revisa el material conforme al formato
correspondiente que este completo y en buen estado
Firma una copia del formato correspondiente
Ejecuta Procedimiento de Ejecución de la Instrumentación
PNO-06PNO-06
Lleva el material a las oficinas correspondientes de paquetería
Hospital Foráneo
Proporciona vía telefónica o por mensaje al Enfermero Quirúrgico
el número de guía
Regresa al almacén y entrega al Supervisor de logística las guías
y/o acuses de recibido.
Recibe y revisa el material conforme al formato
correspondiente que este completo y en buen estado
Envía vía fax, escáner y/o paquetería la notificación
firmada.
Recibe Acuse de Recibido Firmado
Fin
32
33
34 35
36
37
3839
40
41
42
46
44
45
43
47
48
49
50
5
E
E
Actualiza las Salidas
ALM-09ALM-09
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Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
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Vigente a partir de:
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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGIA (RECEPCIÓN DE MATERIAL DE LOS ENFERMEROS QUIRÚRGICOS)
Personal de Almacén Chofer Controlador de Inventarios Auxiliar de Almacén
PD
O-0
5
ADO-05-02
RDO-05-01
Inicio
Identifica la Forma de Envío
DHL
Otra Paquetería
Entrega Directa
Documenta la Llegada y traslada el material al almacén
Recoge el Material de Ocurre y lo traslada al Almacén
Recoge el Material y Doc. Firmado del Hospital y lo traslada
al Almacén
Verifica la Entrada conforme al Formato General de Almacén de
Ortopedia
Actualiza Archivos de Entrada
Acomoda el Material de acuerdo al Formato de Controles para la
Preservación del Producto
Fin
1
2
3
4 5
6
7
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
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PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGIA (SOLICITUD DE MATERIALES)
Supervisor de LogísticaControlador de Inventarios/
Auxiliar de AlmacénChofer Controlador de Inventarios Auxiliar de Almacén
PD
O-0
5
Orden de Compra
Factura
FacturaFactura
Inicio
Ejecuta Algoritmo
Envía Algoritmo y Ejecuta Procedimiento de Compras
Revisan Propuesta de Solicitud de Material
Recibe Material del Proveedor
Identifica el lugar donde recibirá el Material
Firma y Sella la Factura
1 2
3
4
5
8
PDO-03PDO-03
Verifica Material y FirmaAlmacén del Proveedor
Se traslada con el material y factura al almacén de ortopedia.
6
7
Recibe Factura con Orden de Compra y copia, Firma y Sella
Almacén de Ortopedia Acomoda Material
Ejecuta Procedimiento Consigna de Entrada
IDO-05-01IDO-05-01
Fin
9 10
11
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
04 No. de página:
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Vigente a partir de:
23-JUL-12
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DOCUMENTOS REQUERIDOS
No. Documento Código
1 Procedimiento de Transporte del Producto ALM-09
1 Procedimiento de Compras PDO-03
2 Ejecución de la Instrumentación PNO-06
3 Consigna de Entrada IDO-05-01
FORMATOS REQUERIDOS
No. Documento Código
1 Controles para la Preservación del Producto ADO-05-02
2 Formato General del Almacén de Ortopedia RDO-05-01
3 Encabezado de Folios RDO-05-02
4 Detalle de Folios RDO-05-03
5 Formato del Proveedor NA
6 Factura NA
7 Orden de Compra NA
CONTROL DE CAMBIOS
Punto o sección del documento (párrafo, nota)
Texto modificado
Todo el Documento Cambio la Estructura del Documento para un mejor seguimiento.
Punto 2 Decía 72 horas, cambio a 24 y 48 horas.
PREPARACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE INSTRUMENTAL E IMPLANTES PARA CIRUGÍA
Código:
PDO-05
Versión:
05
Sustituye a:
04 No. de página:
23 de 23 Fecha de creación:
19-FEB-09
Vigente a partir de:
23-JUL-12
Próxima revisión:
Julio 2013
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REFRENDO
No. Revisó: Autorizó: Próxima revisión:
1
Fecha: Fecha:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto:
2
Fecha: Fecha:
Firma: Firma:
Nombre: Nombre:
Puesto: Puesto:
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