ops comunicacion efectiva con mass media

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

La Comunicación Efectiva con los Medios de

Comunicación

Sesión Técnica 4Taller de Capacitación en

Comunicación de Riesgo

Bogotá, Colombia, 22 al 23 de octubre del 2008

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Evalúe sus Necesidades

• Cuáles son las funciones típicas de los medios?

• Cómo pueden ayudar durante emergencias?

• Qué información noticiosa buscan? • Cuáles son las historias que más les atrae?• Qué esperan de sus fuentes de

información?

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Evalúe sus limitaciones• Diversidad (impresos, cibernéticos,

transmisiones en vivo).• Falta de expertise en temas

puntuales/generalistas• Recursos• Escépticos• Dependientes de información/flujo de inf.• Menos atención a poblaciones vulnerables.• Competencia entre

medios/sensacionalismo/ horas de cierre.

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

EL PUBLICO

Comunicadores en Salud

Medios de Comunicación

Comunicarel

Riesgo

Noticias

Comunicadores en salud y medios de comunicación tienen diferentes objetivos al comunicar el riesgo

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

El PUBLICO

Comunicadores en Salud

Medios de Comunicación

Relación entre autoridades sanitarias, los medios y el público es compleja

Transmisión de mensajes

Información

Comunicaciónde

Riesgo

Noticias

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Al Trabajar con los Medios

• Designe un grupo del equipo que los atienda directamente.

• Acepte que son socios y reconozca sus necesidades.

• Déles a conocer tempranamente sobre los preparativos.

• Si no sabe algo dígalo, pero también diga que se está haciendo para averiguarlo.

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Al Trabajar con los Medios (Cont.)

• Capacítelos, ayúdeles a entender la situación.

• Las preguntas son muchas veces predecibles, entonces prepárese.

• Establezca comunicación regular.

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Corregir Errores, Controlar Rumores

• Responda rápidamente a reporteros.• No reaccione exageradamente.• Si es algo importante, convoque una rueda de

prensa, emita una declaración.• Acalle los rumores en público, por ejemplo: “En este

momento no hay planes de evacuación”….• Dé respuestas completas de forma que no se creen

rumores (Porqué no hay plan de evacuación?…)

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Prepare Mensajes para Entrevistas con los

Medios• Prepárelos con antelación• Mensajes claves• Información de apoyo• Repita el mensaje clave• Futuros pasos y/o acciones

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Preparar un Plan de Medios para Enfrentar Emergencias

• Permite una respuesta proactiva, rápida y efectiva (salva el tiempo precioso al inicio de la situación de emergencia).

• Permite a voceros y líderes enfocarse en la calidad, exactitud y rapidez de la respuesta.

• Permite actualizarlo regularmente a través de revisiones, validaciones y simulaciones.

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Qué Debe Contener?

• Lo de siempre más:– Información de referencia para escenarios de

emergencia.– Borradores y formatos de comunicados de

prensa– Voceros definidos y oficiales de comunicación

entrenados en comunicación de riesgo– Procedimientos para la vigilancia de la

comunicación (qué pasó, que ocurre y que se supone que ocurrirá)

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Qué debe contener? (Cont.)

• Entrenamientos para periodistas y comunicadores.

• Canales de comunicación identificados (conferencias de prensa, comunicados, internet, líneas de teléfono, anuncios radiales, información puerta a puerta, perifoneos…otros)

• Públicos metas identificados• Contactos (dentro y fuera de la inst.)• Monitoreo y evaluación de mensajes,

corregir/redefinir mensajes

Ministerio de la Protección Social República de Colombia

Qué debe contener? (Cont.)

• Definición de equipos para áreas específicas por sobre carga de trabajo en:– Relación con los medios– Desarrollo de materiales y mensajes– Actualización de espacios de información

(websites)– Monitoreo de medios– Transmisiones en vivo– Call Centers– Educación comunitaria