n° 180 - 201 o-indeci 19 de julio del 2010 · ampliatorias y en uso de las atribuciones conferidas...
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Ndeg 180 - 201 O-INDECI 19 de Julio del 2010
VISTOS El Mernorandum Ndeg 2553-2010-INDECI1211 de fecha 24JUN2010 sus antecedentes y
CONSIDERANDO
Que de conformidad con el Decreto Ley Ndeg 19338 - Ley del Sistema Nacional de Defensa Civil sus normas modificatorias y ampliatorias el Instituto Nacional de Defensa Civil -INDECI es el Oacutergano rector y conductor del Sistema Nacional de Defensa Civil shySINADECI
Que el artiacuteculo 44deg de la Ley Ndeg 29158 - Ley Orgaacutenica del Poder Ejecutivo establece que los Sistemas estaacuten a cargo de un Ente Rector que se constituye en su autoridad teacutecnico - normativa a nivel nacional dicta las normas y establece los procedimientos relacionados con su aacutembito coordina su operacioacuten teacutecnica y es responsable de su correcto funcionamiento en el marco de la presente ley sus leyes especiales y disposiciones
Que la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica es el oacutergano encargado de - nificar organizar coordinar dirigir y supervisar la Poliacutetica Nacional de Defensa Civil
lacionada con el proceso del sistema de abastecimiento y control patrimonial asiacute como supervisa y evaluacutea su ejecucioacuten en cuanto a la adquisicioacuten almacenamiento conservacioacuten mantenimiento y transporte de los recursos logiacutesticos y en su caso proponer la normatividad correspondiente
Que mediante el documento de Vistos la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica ~ licita aprobar la Directiva - Normas para la toma del Inventario Fiacutesico de Existencias en los
acenes del INDECI al 30 de Junio del 2010 que tiene como objeto establecer normas cedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los
macenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
De conformidad con el Decreto Ley Ndeg 19338 sus normas modificatorias y ampliatorias y en uso de las atribuciones conferidas en el Reglamento de Organizacioacuten y
nciones de INDECI aprobado por Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM modificado por el reto Supremo Ndeg 005-2003-PCM y el Decreto Supremo W 095-2005-PCM
Con las visaciones de la Sub Jefatura la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y a Oficina de Asesoriacutea Juriacutedica
SE RESUELVE
Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva Ndeg 010 -2010-INDECI120 Normas para la toma del Inventario Ffsico de Existencias en los Almacenes dellNDECI al 30 de Junio del 2010 que obra en anexo adjunto en veintitreacutes (23) folios como parte integrante de la presente Resolucioacuten
Artiacuteculo 2deg_ Encargar a la Oficina de Estadiacutestica y Telemaacutetica del INDECI en coordinacioacuten con la Secretariacutea General e Imagen Institucional la publicacioacuten de la presente Resolucioacuten Jet tura l aS I como el texto de la Directiva en el Portal Insti tucional (wwwindeci gobpe) e intranet
Artiacuteculo 3deg_ Disponer que la Secretaria General ingrese la presente Resolucioacuten en el Archivo General Insti tucional y remit ia utenticada por Fedatario a la Sub Jefatura a las Direcciones Nacionales Direcciones egio ales y Oficinas para su conocimiento y fines pertinentes
uese y archivese
Rodriacuteguez
eneral de Divi ioacuten EP R Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil
DIRECTIVA w Ol0 - 2010INDECI120
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
l OBJETO
11 FINALIDAD
111 BASE LEGAL
IV ALCANCE
V RESPONSABILIDAD
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 612 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia
62 DEL TIPO Y METODO DEL IIJVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad
632 Equipos de Conteo Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
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65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo
67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha posterior
a la toma de Inventario
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO
VII ANEXOS
ANEXO 1 RELACIOacuteIJ DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO 2 MODELO DE TAR~IETAS NUMERADAS A UTILIZAR 21 Conteo 22 Reconteo 23 Tercer Conteo
ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO
ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 30062010
ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMIIJO DEL INVENTARIO FlsICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 52 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)
ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario
ANEXO 7 MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
1- OBJETO
Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
11- FINALIDAD
A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 30 de Junio del 2010 B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de
conservacioacuten y las condiciones de seguridad C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de
Almacenes a la fecha establecida D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables
correspondientes
111- BASE LEGAL
A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442735905 Y la Ley Ndeg 25414
B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo W 005shy88 SGMD
C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI y sus modificatorias
D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
E Resolucioacuten Jefatural W 335-90-INAPDNA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional
F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno
G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 IlUEVOS SOLES (SI 6113000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria
H Decreto Supremo Ndeg 031-2008-PCM que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil
1 Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas
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IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
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Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
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La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
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672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
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que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
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El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
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RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
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Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
SE RESUELVE
Artiacuteculo 1deg_ Aprobar la Directiva Ndeg 010 -2010-INDECI120 Normas para la toma del Inventario Ffsico de Existencias en los Almacenes dellNDECI al 30 de Junio del 2010 que obra en anexo adjunto en veintitreacutes (23) folios como parte integrante de la presente Resolucioacuten
Artiacuteculo 2deg_ Encargar a la Oficina de Estadiacutestica y Telemaacutetica del INDECI en coordinacioacuten con la Secretariacutea General e Imagen Institucional la publicacioacuten de la presente Resolucioacuten Jet tura l aS I como el texto de la Directiva en el Portal Insti tucional (wwwindeci gobpe) e intranet
Artiacuteculo 3deg_ Disponer que la Secretaria General ingrese la presente Resolucioacuten en el Archivo General Insti tucional y remit ia utenticada por Fedatario a la Sub Jefatura a las Direcciones Nacionales Direcciones egio ales y Oficinas para su conocimiento y fines pertinentes
uese y archivese
Rodriacuteguez
eneral de Divi ioacuten EP R Jefe del Instituto Nacional de Defensa Civil
DIRECTIVA w Ol0 - 2010INDECI120
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
l OBJETO
11 FINALIDAD
111 BASE LEGAL
IV ALCANCE
V RESPONSABILIDAD
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 612 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia
62 DEL TIPO Y METODO DEL IIJVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad
632 Equipos de Conteo Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
onOl
65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo
67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha posterior
a la toma de Inventario
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO
VII ANEXOS
ANEXO 1 RELACIOacuteIJ DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO 2 MODELO DE TAR~IETAS NUMERADAS A UTILIZAR 21 Conteo 22 Reconteo 23 Tercer Conteo
ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO
ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 30062010
ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMIIJO DEL INVENTARIO FlsICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 52 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)
ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario
ANEXO 7 MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
1- OBJETO
Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
11- FINALIDAD
A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 30 de Junio del 2010 B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de
conservacioacuten y las condiciones de seguridad C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de
Almacenes a la fecha establecida D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables
correspondientes
111- BASE LEGAL
A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442735905 Y la Ley Ndeg 25414
B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo W 005shy88 SGMD
C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI y sus modificatorias
D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
E Resolucioacuten Jefatural W 335-90-INAPDNA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional
F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno
G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 IlUEVOS SOLES (SI 6113000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria
H Decreto Supremo Ndeg 031-2008-PCM que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil
1 Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas
00 (1 3
IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
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La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
DIRECTIVA w Ol0 - 2010INDECI120
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIA EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
l OBJETO
11 FINALIDAD
111 BASE LEGAL
IV ALCANCE
V RESPONSABILIDAD
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 611 Fecha de inicio y teacutermino 612 Ordenamiento de existencias 613 Colocacioacuten de las tarjetas de control del inventario - TCI 614 Presencia fiacutesica de responsables 615 Precauciones con productos defectuosos 616 Precauciones con los proveedores 617 Precauciones con los usuarios 618 Almaceacuten Adelantado pendiente de Transferencia
62 DEL TIPO Y METODO DEL IIJVENTARIO 621 Tipo de Inventario MASIVO 622 Meacutetodo de Inventario AL BARRER
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO 631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
6311 Integrantes de la Comisioacuten 6312 Funciones especificas 6313 Precauciones con los agentes de seguridad
632 Equipos de Conteo Reconteo 6321 Equipos de Conteo 6322 Equipos de Reconteo 6323 Equipos de Tercer Conteo (De ser el caso)
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS DE CONTEO PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
onOl
65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo
67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha posterior
a la toma de Inventario
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO
VII ANEXOS
ANEXO 1 RELACIOacuteIJ DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO 2 MODELO DE TAR~IETAS NUMERADAS A UTILIZAR 21 Conteo 22 Reconteo 23 Tercer Conteo
ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO
ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 30062010
ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMIIJO DEL INVENTARIO FlsICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 52 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)
ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario
ANEXO 7 MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
1- OBJETO
Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
11- FINALIDAD
A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 30 de Junio del 2010 B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de
conservacioacuten y las condiciones de seguridad C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de
Almacenes a la fecha establecida D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables
correspondientes
111- BASE LEGAL
A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442735905 Y la Ley Ndeg 25414
B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo W 005shy88 SGMD
C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI y sus modificatorias
D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
E Resolucioacuten Jefatural W 335-90-INAPDNA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional
F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno
G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 IlUEVOS SOLES (SI 6113000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria
H Decreto Supremo Ndeg 031-2008-PCM que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil
1 Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas
00 (1 3
IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
65 CORTE DOCUMENTARlO 651 Descripcioacuten del procedimiento
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO 661 Conteo 662 Reconteo 663 Tercer Conteo
67 CASOS EXCEPCIONALES DE LA TOMA DEL PROCESO DEL INVENTARIO 671 Ingresos y Salidas por emergencia de Almaceacuten con fecha posterior
a la toma de Inventario
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION EN TOMA DEL INVENTARIO 681 Proceso de digitacioacuten y Control de Calidad 682 Valorizacioacuten del inventario 683 Listado de bienes defectuosos
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
610 RESULTADO DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES LISTADO
VII ANEXOS
ANEXO 1 RELACIOacuteIJ DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO 2 MODELO DE TAR~IETAS NUMERADAS A UTILIZAR 21 Conteo 22 Reconteo 23 Tercer Conteo
ANEXO 3 MODELO DE CORTE DOCUMENTARlO
ANEXO 4 MODELO DE ACTA DE INVENTARIO FiacuteSICO AL 30062010
ANEXO 5 MODELO DE SUSTENTO DE SOBRANTES Y FALTANTES y ACTA DE TEacuteRMIIJO DEL INVENTARIO FlsICO 51 Formato sustento de diferencias por inventario (sobrantes) 52 Formato sustento de diferencias por inventario (faltantes)
ANEXO 6 MODELO DE FORMATOS DE RESULTADOS DEL INVENTARIO 61 Listado de tarjetas de existencias valorizado 62 Formato de conciliacioacuten y valorizacioacuten del inventario
ANEXO 7 MODELO DE MEMORANDO DE SOLICITUD DE JUSTIFICACiOacuteN DE DIFERENCIAS
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
1- OBJETO
Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
11- FINALIDAD
A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 30 de Junio del 2010 B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de
conservacioacuten y las condiciones de seguridad C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de
Almacenes a la fecha establecida D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables
correspondientes
111- BASE LEGAL
A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442735905 Y la Ley Ndeg 25414
B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo W 005shy88 SGMD
C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI y sus modificatorias
D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
E Resolucioacuten Jefatural W 335-90-INAPDNA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional
F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno
G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 IlUEVOS SOLES (SI 6113000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria
H Decreto Supremo Ndeg 031-2008-PCM que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil
1 Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas
00 (1 3
IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
NORMAS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DEL INDECI AL 30 DE JUNIO DEL 2010
1- OBJETO
Establecer las normas procedimientos y responsabilidades para la verificacioacuten fiacutesica de existencias en todos los almacenes asiacute como otras Aacutereas de custodia Temporal de INDECI a nivel nacional
11- FINALIDAD
A Verificar la existencia fiacutesica de los bienes en almaceacuten al 30 de Junio del 2010 B Consultar la existencia real de los bienes almacenados apreciar su estado de
conservacioacuten y las condiciones de seguridad C Comparar las existencias reales con los saldos registrados en el Sistema de
Almacenes a la fecha establecida D Determinar las acciones correctivas administrativas y los ajustes contables
correspondientes
111- BASE LEGAL
A Ley de Creacioacuten del Sistema Nacional de Defensa Civil (SINADECI) Decreto Ley Ndeg 19338 Y sus normas modificatorias y ampliatorias aprobadas por Decretos Legislativos Ndeg 442735905 Y la Ley Ndeg 25414
B Reglamento de la Ley del SINADECI aprobado por Decreto Supremo W 005shy88 SGMD
C Decreto Supremo Ndeg 059-2001-PCM que aprueba el Reglamento de Organizacioacuten y Funciones del INDECI y sus modificatorias
D Resolucioacuten Jefaturas Ndeg 115-80 INAPIPDA que aprueba las Normas Generales del Sistema de Abastecimiento
E Resolucioacuten Jefatural W 335-90-INAPDNA que aprueba el Manual de Administracioacuten de Almacenes para el Sector Puacuteblico Nacional
F Resolucioacuten de Contraloriacutea Ndeg 320-2006-CG que aprueba las Normas de Control Interno
G Decreto Supremo Ndeg 023-2008-EF que autoriza la Transferencia de Partidas en el Presupuesto del Sector Puacuteblico para el Antildeo Fiscal 2008 hasta por la suma de SESENTA Y SIETE MILLONES CIENTO TREINTA MIL Y 00100 IlUEVOS SOLES (SI 6113000000) la cual seraacute destinada a la reposicioacuten de bienes de ayuda humanitaria
H Decreto Supremo Ndeg 031-2008-PCM que establece los criterios de clasificacioacuten y jerarquizacioacuten de los Almacenes del Sistema de Defensa Civil
1 Decreto Supremo Ndeg 089-2008-EF que declara que diversos Gobiernos Regionales han concluido el proceso de transferencia de funciones sectoriales en materia de Defensa Civil y aprueban una transferencia de partidas
00 (1 3
IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
IV- ALCANCE
Las normas de la presente Directiva son de aplicacioacuten de todos los almacenes y aacutereas de custodia temporal de existencias de las dependencias de INDECI que se detallan en el Anexo Ndeg 1
V RESPONSABILIDAD
En forma conjunta son responsables directos desde su inicio hasta el teacutermino de todo el proceso los funcionarios siguientes
A El Director Nacional de Logiacutestica quien dispondraacute la ejecucioacuten y supervisioacuten del proceso
B El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien dispondraacute el apoyo y asesoramiento necesario para la correcta aplicacioacuten de la presente Directiva
C En las Direcciones Regionales del INDECI y Almaceacuten Adelantado las respectivas Comisiones de Coordinacioacuten y Supervisioacuten que se anotan en el numeral 631
D Las Comisiones de Inventariadores quienes realizaraacuten las actividades de Toma de Inventario Fiacutesico de las Existencias
VI NORMAS GENERALES PARA LA TOMA DE INVENTARIO
61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
611 La fecha fijada para la toma de Inventario seraacute fijada por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
612 La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica dispondraacute con la debida anticipacioacuten que los responsables de Almacenes de las Direcciones Regionales ordenen las existencias los bienes o existencias deberaacuten estar almacenados en un ambiente exclusivamente dedicado a ese fin (seguro) los que deberaacuten estar agrupados por coacutedigo descripcioacuten unidad de medida nuacutemero de lote y fecha de vencimiento del producto para facilitar la toma de inventario
61 3 Asimismo se deberaacuten asegurar que antes del inicio del Inventario se efectueacute el cierre de los saldos que se registren en las Tarjetas de Control Visible por el Jefe de Almaceacuten con su firma respectiva de manera obligatoria reemplazaacutendolas por las Tarjetas de Control de Inventario que estaraacuten pre-impresas para su ubicacioacuten respectiva en el anaquel o posicioacuten de cada artiacuteculo culminado el ordenamiento y antes de iniciar el Inventario Fiacutesico se deben retirar las Tarjetas de Control Visible (bind-card) pasando a custodia del Inventariador mientras dure el proceso de Inventario La Tarjeta de Control de Inventario (TCI) seraacute presentada en un (01) formato CONTEO (Se adjunta Modelo Anexo W 2)
614 El Director Regional deberaacute disponer que el encargado de Almaceacuten y en el caso de en la Direccioacuten Regional haya un Administrador esteacuten permanentemente presentes en la toma de Inventario Fiacutesico
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
debiendo prever contar con personal de apoyo que colabore con el proceso de estiba carga traslado acomodo que sea necesario para una adecuada toma de Inventario de las existencias bajo responsabilidad En los casos donde no exista Administrador deberaacute estar presente el Director Regional
El Director Regional deberaacute dar las facilidades necesarias para que el Inventariador efectuacutee adecuadamente la toma de Inventario Fiacutesico de existencias bajo responsabilidad
615 Los productos defectuosos (vencidos deteriorados o dantildeados) por diversas causas se colocaraacuten en anaqueles o espacios fiacutesicos separados debidamente ordenados y clasificados para facilitar la toma de inventario
616 La Unidad de Abastecimiento tomaraacute las prevIsiones necesarias para que en las fechas del inventario los proveedores eviten hacer entregas de mercaderiacutea Si en caso esos diacuteas coincidan con calendarios de entregas estipuladas en contratos u oacuterdenes de compra se les comunicaraacute que el plazo queda automaacuteticamente postergado hasta el siguiente primer diacutea haacutebil salvo casos excepcionales sentildealados en el numeral 6 T
Solamente se recibiraacuten bienes de los proveedores hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario
617 La Unidad de Abastecimiento deberaacute comunicar por escrito a las aacutereas usuarias que deberaacuten requerir sus necesidades con anticipacioacuten para ser despachadas de los almacenes hasta dos diacuteas haacutebiles antes del inicio del inventario Adicionalmente los almacenes colocaran avisos o roacutetulos en lugares visibles en los que se comunique a las dependencias usuarias el diacutea o diacuteas que permaneceraacuten cerrados por efectos de inventario a fin de dar cumplimiento al objetivo de que en los diacuteas de la toma del inventario no debe haber movimientos en los almacenes
61 8 En el caso de los Almacenes Adelantados cuando corresponda el inventario se realizaraacute con la misma modalidad que en los almacenes de las Direcciones Regionales del INDECI por lo que se estandarizaraacute la unidad de medida con la que se maneja en el Almaceacuten Central siendo la misma unidad de medida en todos los casos
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
62 DEL TIPO Y MEacuteTODO DEL INVENTARIO
62 1 El tipo de inventario seraacute MASIVO es decir incluye todos los bienes almacenados registrados o no registrados en el sistema por tratarse de un Inventario Fiacutesico General de Existencias por lo tanto las operaciones de almaceacuten se cerraran los diacuteas que se realice el inventario fiacutesico
622 El meacutetodo a apliacutecarse para la toma del inventario seraacute AL BARRER es decir se procederaacute a efectuar el inventario empezando por un punto determinado del almaceacuten teniendo cuidado de no saltarse ninguacuten medio de almacenamiento hasta cubrir todo el almaceacuten tomando en cuenta la siguiente informacioacuten
Coacutedigo (SIGAO) Descripcioacuten Unidad de Medida Cantidad de Productos en buen estado Cantidad de Productos defectuosos Se consignaraacute el llenado de la informacioacuten por Numero de Lote Fecha de Vencimiento o expiracioacuten del producto
63 DE LA ORGANIZACiOacuteN PARA LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO
631 Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten bull El Director Nacional de Logiacutestica Preside la Comisioacuten responsable
del Inventario fiacutesico y que las normas de la presente Directiva se cumplan
bull El Jefe de la Unidad de Abastecimiento quien daraacute todas las facilidades y apoyo necesario
6311 Integrantes de la Comisioacuten
En las Direcciones Regionales del INDECI
bull En las Direcciones Regionales del INDECI preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
bull El Administrador de cada Direccioacuten Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
En el Almaceacuten Adelantado (Pendiente de ser transferido) Preside la Comisioacuten el Director Regional del INDECI quien suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
La autoridad representante de la Entidad que suscribioacute el Convenio Interinstitucional para la instalacioacuten y operatividad del Almaceacuten
( I 1 t~ _ 1 I
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Adelantado quien daraacute todas las facilidades de apoyo necesario y suscribiraacute las actas y documentacioacuten pertinente en el proceso de inventario
6312 Funciones Especificas
La Comisioacuten de Inventario es la responsable de la Toma del Inventario Fiacutesico de Existencias de organizarla de verificar que se cumpla la presente Directiva designar los Equipos de Inventariadores recepcionar y suscribir en sentildeal de conformidad los Reportes del Inventario asiacute como dictar instrucciones de detalle que se requieran seguacuten lo indicado en los Anexos adjuntos La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten deberaacute constituirse mediante Acta de Instalacioacuten procediendo a conformar la Comisioacuten de Inventariadores
63 13 El Director de cada Direccioacuten Regional tomaraacute todas las previsiones en coordinacioacuten con los agentes de seguridad para que durante la toma del inventario permanezcan vigilados los puntos de acceso al almaceacuten y cerradas las puertas en las horas de descanso del equipo El propoacutesito es cautelar que no ingresen o retiren bienes que pudieran alterar el resultado del inventario durante los diacuteas que dure el proceso
6314 Equipos de Inventariadores Los equipos de toma de inventarios estaraacuten conformados por las personas seleccionadas para tal fin
6315 Equipos de Conteo La Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten designaraacute grupos de trabajo para la toma de inventario en cada uno de los almacenes
6316 Representante de la Oficina de Auditoriacutea Interna Quien participaraacute en calidad de observador para evaluar la correcta aplicacioacuten de los procedimientos establecidos en la presente Directiva debiendo en el acto informar a la Comisioacuten de cualquier anomaliacutea que aprecie durante la ejecucioacuten de su labor a fin que se disponga la aplicacioacuten inmediata de las acciones correctivas que correspondan
64 DE LOS MATERIALES A SUMINISTRAR A LOS EQUIPOS PARA LA TOMA DEL INVENTARIO
Los equipos encargados de la Toma de Inventario seraacuten dotados o tendraacuten acceso a medios adecuados para su labor que les permita certificar las unidades de medida de cada uno de los bienes que estaacuten verificando
A cada equipo se le proporcionaraacute los siguientes materiales bull La Presente Directiva
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
bull Un listado de bienes con las unidades de medida codificacioacuten valores unitarios y otros necesario para conocimiento(generado a traveacutes del SIGAO)
bull Tarjetas de Control de Inventarios (TCI) en blanco cuando sea necesario para ser llenados con datos de aquellos bienes que no figuren en el sistema de almacenes o cuando exista una mayor cantidad de lotes a inventar siendo proporcionadas por la Comisioacuten
65 CORTE DOCUMENTARlO
651 Descripcioacuten del procedimiento El corte documentario es la interrupcioacuten del flujo de documentos sobre transacciones de ingreso o salida de bienes del almaceacuten a una fecha determinada en sincronizacioacuten con la interrupcioacuten de registros en el sistema de almacenes y en la inmovilizacioacuten de las existencias De esta forma tanto los registros del Kardex Valorado y los registros contables deben ser iguales debiendo estar al diacutea los movimientos de ingresos y salidas
La Comisioacuten de Inventariadores como responsable de la toma del inventario de cada almaceacuten seraacute la encargada del inicio de la toma del inventario fiacutesico del registro de la siguiente informacioacuten bull El uacuteltimo nuacutemero de documento registrado por iacutetem s sea NEA o PECOSA
utilizados al 31 de Diciembre del 2009 por cada iacutetem bull El formato de Corte Documentariacutea deberaacute adjuntar fotocopia de los
documentos registrados respectivamente
66 DE LA TOMA DEL INVENTARIO FiacuteSICO
661 Conteo El integrante de la comisioacuten de Inventario (Inventariador) seraacute el encargado de anotar en la TARJETA DE CONTROL DE INVENTARIO (TCI) - CONTEO (seguacuten modelo) observando que cada tarjeta corresponda al articulo a inventariar la cantidad nuacutemero de lote y fecha de vencimiento En el formato de Conteo (Anexo Ndeg 02) cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Al finalizar el conteo de un bien cada una de las ta~etas de control de inventario seraacute firmada por las personas que inventariaron dicho bien luego seraacute retirada asimismo
Una vez que se hayan llenado las Tarjetas de Control de Inventario (TCI) estas deberaacuten procesarse con el objeto de emitir el registro correspondiente----
(ln
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
La Direccioacuten Nacional de Logistica emitiraacute y proveeraacute a cada Direccioacuten Regional de Tarjetas de Control de Inventario (TCI) para su utilizacioacuten
662 Reconteo
Este proceso se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo Tendraacute el mismo esquema que el de CONTEO seguacuten numeral 661 En el formato de Reconteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
662 Tercer Conteo
Este proceso solo se efectuaraacute en el caso que el responsable del almaceacuten no este de acuerdo con el resultado del conteo y reconteo Esta actividad seraacute efectuada nuevamente pero con la participacioacuten de una persona de la Direccioacuten Regional en calidad de testigo las cuales seraacuten designadas por el Director Nacional de Logiacutestica y el Director Regional y participaraacute de la suscripcioacuten de la hoja de trabajo correspondiente
En el formato de Tercer conteo cada inventariador debe registrar sus Nombres y Apellidos asiacute como fecha y hora en que se desarrollan dichos procedimientos Asimismo dicho formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
67 CASOS EXCEPCIONALES EN EL PROCESO DE TOMA DEL INVENTARIO
671 Ingresos y Salidas de Almaceacuten durante la Toma de Inventario
Si se adoptan correctamente las precauciones sentildealadas en el Numeral 61 ACCIONES PREVIAS A LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO se minimizaraacuten los casos excepcionales sin embargo si por razones de emergencia el almaceacuten inventariado tuviera que realizar ingresos o retiros de materiales o ese movimiento ocurriera en las fechas establecidas para el inventario (Julio 2010) se procederaacute de la siguiente manera
a) Salidas del almaceacuten de artiacuteculos inventariados- Todas las salidas de almaceacuten de existencias inventariadas deberaacuten tener su respectivo documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten)
b) Salidas de almaceacuten de artiacuteculos aun no inventariados- En estos casos tambieacuten deberaacuten salir con documentos fechados pero se deberaacute adjuntar una copia del documento en el anaquel de donde se retiroacute el producto Al momento de la toma de Inventario a la cantidad fiacutesica se le agregaraacute la cantidad despachada tomando nota del documento (Acta y Guiacutea de Remisioacuten) antes descrito Terminando el inventario esos documentos seraacuten registrados como salidas en la fecha correspondiente a la toma del inventario fiacutesico diferenciando a que periodo corresponden los despachos realizados por el Almaceacuten
(1 i 1(0 1
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
672 Aquellos bienes que se encuentran en calidad de Custodia deberaacuten ser separados rotulados y no deberaacuten ser inventariados
673 Los bienes que se encuentran sin la documentacioacuten de origen a su ingreso o aparezcan bienes de procedencia desconocida deberaacuten ser inventariados en el Sistema Para la determinacioacuten del valor referencial de ser necesario la Comisioacuten de Inventario solicitaraacute la conformacioacuten de una Comisioacuten de Valorizacioacuten
68 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACION DE TOMA DE INVENTARIOS
681 Proceso de Digitacioacuten y Control de Calidad El proceso de digitacioacuten del contenido de las tarjetas de Control de Inventario seraacute responsabilidad del Inventariador desarrollaacutendose en forma simultaacutenea o consecutiva con la toma de inventario
Este proceso se realizaraacute en el reporte de Moacutedulo de Inventario (Conciliacioacuten de inventario) el mismo que se encuentra implementado en el sistema SIGAO (moacutedulo Inventarios)
Para el caso del inventario en el Almaceacuten Adelantado el modulo de Inventarios del Sistema SIGAO permitiraacute imprimir los reportes de stock corte documentario asiacute como Conciliacioacuten de Inventario en formatos pre impresos para la consignacioacuten de informacioacuten y suscripcioacuten correspondiente en forma manual debiendo el inventariador una vez que este regrese a la Direccioacuten Regional ingresar la informacioacuten en el modulo Inventarios del sistema SIGAO adjuntaacutendose a la documentacioacuten del almaceacuten adelantado la impresioacuten que genere el sistema la misma que debe ser igual a la suscrita en el formato manual
Una vez verificada la informacioacuten consignada en el referido modulo el inventariador validaraacute la informacioacuten y cerraraacute el resultado del inventario fiacutesico accioacuten a partir de la cual no podraacute ser modificada procediendo a la emisioacuten de los reportes y suscripcioacuten de los mismos asiacute como la suscripcioacuten del Acta de Inventario correspondiente
682 Valorizacioacuten del Inventario La valorizacioacuten de existencias tiene por finalidad determinar el monto en moneda nacional de los bienes en los almacenes El meacutetodo a emplearse seraacute el de COSTO PROMEDIO La valuacioacuten deberaacute ser efectuada automaacuteticamente tomando como precio unitario el mantenido por el Sistema de Almacenes o Kardex Valorado El valor total de cada iacutetem resultaraacute de la multiplicacioacuten de la cantidad inventariada por el referido precio unitario
683 Listado de productos defectuosos Respecto a los productos que se encuentran defectuosos (siniestrados vencidos deteriorados) el sistema emitiraacute un listado con la relacioacuten de las existencias en esta condicioacuten el que se remitiraacute al Director Regional a fin de
nClJ ()
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
que gestionen los expedientes con la documentacioacuten sustentatoria que corresponda tales como Informes Sanitarios yo Informes Teacutecnicos los que seraacuten elevados a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica para los fines del inicio de las acciones de baja que correspondan
69 RESULTADOS DEL PROCESO DE LA TOMA DEL INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS
Los resultados se oficializan concretan presentan expresan mediante los documentos siguientes
1 Acta de Inventario 2 Corte Documentario con fotocopias de los documentos de ingresos y salidas 3 Reporte Consolidado Conciliacioacuten de Inventarios 4 Listados de productos en stock por Direccioacuten Regional valorizado seguacuten anexo 5 Listado de productos defectuosos
Los documentos seraacuten firmados por la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten seguacuten corresponda Jefes o encargados de Almaceacuten asiacute como por los Inventariadores y seraacuten remitidos al Presidente de la Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten de Inventario de Existencias (Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central)
En el caso de determinarse faltantes yo sobrantes en el reporte de conciliacioacuten de Inventarios (Formato 62) el inventariador emitiraacute el memorando de requerimiento de justificacioacuten de dichas diferencias en la cual se le otorgaraacute el plazo para su descargo se adjuntaraacute el reporte de sobrantes yo faltantes seguacuten corresponda
La distribucioacuten de los documentos con los resultados de los inventarios seraacute la siguiente
Original para la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica Copia para el Aacuterea de Administracioacuten de cada Direccioacuten Regional Copia para cada Almaceacuten inventariado
La verificacioacuten de que se cumpla este proceso es responsabilidad de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central asiacute como de cada Direccioacuten Regional
610 RESULTADOS DEL INVENTARIO - DIFERENCIAS POR FALTANTES O SOBRANTES
Una vez concluida la etapa de Procesamiento de la Informacioacuten sentildealada en el Numeral 68 el Jefe de Almaceacuten y los Encargados o Responsables de los Almacenes a nivel nacional deberaacuten efectuar en forma inmediata los sustentos respectivos por diferencias en las existencias encontradas en el presente Inventario Fiacutesico a fin de establecer los tramites administrativos a que hubiera lugar bajo responsabilidad el sustento y las medidas deben constar en un Informe en original que seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica de la Sede Central
fJ 1J 1
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
El Inventariador en el caso que la conciliacioacuten de inventarios reflejara diferencias emitiraacute el memorando de solicitud de justificacioacuten de diferencias fiacutesicas dirigido al Director Regional correspondiente adjuntando los reportes pertinentes seguacuten anexo Ndeg 07
Los informes de las comiSiones de inventario por faltantes y sobrantes seraacuten evaluados por la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica y los ajustes se efectuaraacuten a traveacutes del Sistema de Almacenes SIGAO a cargo del Almaceacuten General o Direcciones Regionales con la autorizacioacuten de la Direccioacuten Nacional de Logiacutestica
Los asientos contables de ajustes por faltantes seraacuten efectuados por la Oficina de Contabilidad de la Sede Central seguacuten el documento que sustente el origen del faltante como resultado de la investigacioacuten efectuada por los encargados o responsables de los almacenes a nivel nacional La Direccioacuten Nacional de Logiacutestica daraacute de baja los materiales de acuerdo al resultado (merma robo deterioro u otro) con el informe correspondiente y la Resolucioacuten autoritativa
Los asientos contables por sobrantes se sustentaraacute en la Nota de Entrada al almaceacuten que se confeccione oportunamente
El informe final en original seraacute remitido a la Direccioacuten Nacional Logiacutestica por el presidente de cada Comisioacuten de Coordinacioacuten y Supervisioacuten
U()j~
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
RELACiOacuteN DE ALMACENES A INVENTARIARSE
ANEXO Ndeg 1
ALMACEN DE EXISTENCIAS DEL INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
1Nol DIRECCION REGIONAL ~LMACEN NACIONA(CEN ADELAij PROVINCIA DISTRITO LOCALIDAD
1 PIURA PIURA PIURA PIURA ~ -
3 INDECI NORTE LA LIBERTAD LA LIBERTAD
AMAZONAS TRUJILLO TRUJILLO
AMAZONAS BAGUA BAGUA
ICA ICA ICA ICAINDECI COSTA CENTRO
LIMA LURIGANCHO CHOSICA
1- AREOUIPA AREQUIPA AREOUIPA AREQUIPA 2 INDECI SUR PUNO PUNO PUNO PUNO
3 TACNA TACNA TACNA TACNA
1 I INDECI SUR ORIENTE I CUSCO I I CUSCO I CUSCO I CUSCO
mINDECI NOR ORIENTE I SAN MARTIN I I SAN MARTIN I TARAPOTO I BANDA DE SHILCAYO
I LORETO I I MAYNAS I IQUITOS I IQUITOS
11 1 INDECI SIERRA CENTRO 1 JUNIN HUANCAYO HUANCAYO HUANCAYO
CALLAO CALLAO CALLAOALMACEN GENERAL LIMA
LIMA SANTA ANITA SANTAANITA
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
21- CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ CJ
CANTTOTAL CJ [NVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y fimla Nombres apellidos y fim1a
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXO Ndeg 2
2 2 - RECONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL
I I
INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y tinna Nombres apellidos y finna
Fecha Hora
Este formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
bull I( I
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
INDECI DEFENSA CIVIL
ANEXOW2
2 3 - TERCER CONTEO
CONTROL DE INVENTARIO
Ndeg TARJETA ALMACEN
CODIGO
DESCRIPCION
UNIDAD DE MEDIDA
CANT PROD BUENOS CANT PROD DEFEC FECHA VENC LOTE
==== ==== ==== ====
CANTTOTAL = INVENT ARIADOR JEFE DE ALMACEN Nombres apellidos y firma Nombres apellidos y firma
Fecha Hora
Es te formato no debe contener anotaciones manchas o enmendaduras
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Instituto Nacional de Defensa Civil PAG Ndeg 01
Comiteacute de Inventarios ANEXO Ndeg 3
INVENTARIO FISICO GENERAL DE EXISTENCIAS al 30 062010
CORTE DOCUMENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTEDONANTE INVENTARIO FISICO AL 30062010
F E C H A NUMERO DE INVENTARIO
CODIGO
DEL
ARTICULO
DESCRIPCION
DEL
PRODUCTO
UlTIMO DOCUMENTO UlTIMO MOVIMIENTO SAlDO EN KARDEX
TIPO NUMERO FECHA ENTRADA
Cantidad
SALIDA
Cantidad
TOTAL
Cantidad
TOTAL
Director Regional Administrador Inventariador= --
)-shy-J
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
INSTITUTO NACIONAL DE DEFENSA CIVIL
COMISION DE INVENTARIOS
ANEXO Ndeg 4
ACTA DE INVENTARIO FISICO DE EXISTENCIAS AL 30062010
En la ciudad de siendo las horas del diacutea de Julio del 2010 reunidos en las instalaciones pertenecientes a la Direccioacuten Regional sito en las siguientes personas
Director Regional Sr Administrador Sr Jefe de Almaceacuten Sr Inventariador Sr
Dieron por concluida la Toma Fiacutesica de Inventario de Existencias al 30 de Junio de 2010 con los resultados que se adjuntan en los respectivos formatos y hojas de trabajo
1 Corte Documentario folios 2 Formato de sustento de diferencias folios 3 Listado de Existencias Valorizado folios 4 Conciliacioacuten de Inventario folios
Ademaacutes se adjunta las respectivas copias de los uacuteltimos documentos fuente y de las tmjetas de control debidamente visadas por el Administrador y Jefe de Almaceacuten respectivamente
5 Documentos Fuente bull Neas folios bull Pecosas folios
6 Tarjetas de Control bull Tarj etas KARDEX folios bull Tarjetas BINO CARO folios bull Stock de Existencias folios
Dando fe de lo actuado y consignado en la presente Acta de ( oo ) folios se suscribe la misma en dos ejemplares originales en sentildeal de conformidad dejando constancia que eacutesta ha sido elaborada sin enmendaduras ni antildeadiduras
Director Regional Administrador
Almacenero Inventariador
nniexcl~
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
-------------------
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios ANEXO Na 5
51 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(SOBRANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA SOBRANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL-~ ) 1][)
- (1)u -J 5 ~L )1r-n ~ - ~ ------------------- ( OJ -------------------- ~ ~~Q -riOEcr=
~
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 5 52 FORMATO DE SUSTENTO DE DIFERENCIAS POR INVENTARIO
(FALTANTE)
al 30062010
IAlmacen
Responsable
CODIGO DESCRIPCION DEL ARTICULO UNIDAD DE MEDIDA TOTAL STOCK FISICO TOTAL STOCK DEL SISTEMA FALTANTE SUSTENTO DOCUMENTO ANEXO
TOTAL ~
-
Administrador
J
Director RegiOn~ Jefe de Almaceacuten rO shy
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Instituto Nacional de Defensa Civil
Comiteacute de Inventarios
ANEXO Na 6
61 LISTADO DE EXISTENCIAS VALORIZADO
STOCK FISICO EN ALMACEN
AL 30062010
ALMACEN
CODIGO Descripcion del Articulo UNIDAD DE
MEDIDA Total Inventario Fisico Valor Unitario SI Valor Total SI
iexcl
--shyVALOR TOTAL rI) N fl 1f
-e-- laquot ~ ~ middot i o ----------------- d iquest ------------------- (~ ~I)
~ ___ __ n __ ~ _1 ~ 11-1___1 __ -1 __ I_c_ J _ AI ___ _lCl -)
~O_~iexclI ~
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Instituto Nacional de Defensa Civil Paacutegina Ndeg Comiteacute de Inventarios
ANEXO N 6
INVENTARlO FISlCO GENERAL 013010612010
81 FORMATO DE CONCIUACION y VALORIZACiOacuteN DEL INVENTARlO
DIRECCION REGIONAL ALMACEN
FUENTElDONANTE INVENTARlO FISCO AL 3010012010
F E C H A NUMERO DE INVENTARlO
CODICiO DESCRIPClQfrIII DEL ARTICULO
VALOR TOTAL
C0810
PROMEOKl
ALlOID6I2010
SJJUn
EXJSTENCIA
FISleA
liVENTAR1ADA
U_
SAlOO FISICO
AllOt06J2010
Un~ SI
SALDO REGISTRADO
J(ARDEX SISTEIIIAnzAOO
Al 3Q1D612Q10
U_ SI
DE MAS
U_
QIFEREfrrIICIA
DE llENOS
U_
VALOR
SI
BUENO
U_
ESTADO DEL BIEN
DEFECTUOSO
U_ U_
vOCIOO
fECHA
OBSERVACIONES
-- -- Director Regional Administrador Jefe de Almaceacuten Invsntanador
_ ~
r
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
Instituto Nacional de Defensa Civil Comisioacuten de Inventario
MEMORANDUM Ndeg - 2010- INDECIComisioacuten Inventario
A Director Regiona l
ASUNTO Justificacioacuten de Diferencias Fiacutesicas de Inventario de Existencias
REFERENCIA Directiva Ndeg
FECHA Lima de deI2010
Tengo el agrado de dirigirme a usted para comunicarle que como resultado de la Toma de Inventario Fiacutesico de Existencias al 30 de Julio del 2010 efectuado en las instalaciones de la Direccioacuten Regional a su cargo se ha determinado Diferencias Fiacutesicas determinaacutendose SobrantesFaltantes en los iacutetems que se detallan en el formato adjunto razoacuten por la cual se le solicita remitir a la Comisioacuten de Inventario un informe teacutecnico debidamente sustentado en el plazo de 48 horas laborables bajo responsabilidad para la evaluacioacuten respectiva
Asiacute mismo comunico a usted que los referidos bienes quedaraacuten inmovilizados hasta que se disponga su ajuste correspondiente lo que comunico para que se sirva tomar las medidas necesarias
Se adjunta anexo correspondiente
Atentamente
Inventariador
c Comisioacuten de Inventario
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