monitoría a de subcontratos

MonitorMonitorííaa de Subcontratosde Subcontratos

María Vargas CaprilesDirectora Auxiliar

Centro de Recursos para Ciencias e Ingeniería

Monitoría de Subcontratos

Temas:DefinicionesTipos de subcontratosTérminosReglamentaciónResponsabilidadesTipos de monitorías y procesosExperienciasRecomendaciones

Monitoría de Subcontratos

Definiciones“Grantee” – entidad a quien se le otorga el “grant award “

Subcontrato – relación contractual que se genera entre el “grantee” y otra entidad para que lleve a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”

Entidad subcontratada (subrecipient) – entidad que recibe fondos a través de un subcontrato para llevar a cabo una parte sustancial del trabajo programático que se va a realizar bajo el “grant” otorgado al “grantee”

Monitoría de Subcontratos

Transferencia de Fondos – método de asisgacion de fondos entre unidades o recintos de un mismo sistema

Monitoría – proceso por el cual el “grantee” se asegura que la entidad subcontratada cumple con los términos y requisitos del

subcontrato

Evidencia de Gasto – documento que respalda la aquisición de un bien o servicio para llevar a cabo los objetivos establecidos en la propuesta aprobada

Monitoría de Subcontratos

Tipos de Subcontratos

ContratoMOUs – Memorandum of UndertandingTransferencias de fondos

Monitoría de Subcontratos

Terminos utilizados para los subcontratos“Subaward”“Subcontract”“Subgrant”“Subagreement”“Subrecipient agreement”

Monitoría de Subcontratos

Reglamentación

A-133 – Single AuditA-110 – Costs PrinciplesAgencia auspiciadora – NSF, NIH, NASA u otra“Grant Award” – Special Terms and ConditionsNormas y procedimientos de la institución

Monitoría de Subcontratos

Responsabilidades

Responsabilidad del PIVerificar los informes de progresoVerificar las facturas recibidasRealizar visitas periódicas a la entidades subcontratadas

Monitoría de Subcontratos

Responsabilidad de la Oficina de FinanzasAsegurarse de recibir copia del informe de Auditoría de la unidad subcontratada – (Circular A-133)Custodio de Evidencia de certificaciones e informesEvaluar las facturas recibidas

Gastos admisiblesGastos razonablesTenga consistencia Cumpla con los términos y condiciones del “Grant Award” (Compliance)

Monitoría de Subcontratos

Tipos de Monitorías y Procesos

Visita físicaRemota

Monitoría de Subcontratos

Visita físicaSe coordina visita Se verifica si cumple con los criterios establecidos en el subcontratoVerifica evidencia de documentosSe realiza inventario de equipo adquirido con los fondosSe dialoga con el Investigador Principal del subcontrato

Monitoría de Subcontratos

Remota - Area FiscalCumplimiento términos del contratoGastos dentro del período del contratoReconciliación cantidad facturada vs. autorizadaEvidencia requerida, solicitud de documentos adicionalesGastos

Admisibles, razonablesConsistentes

Monitoría de Subcontratos

Remota - Area FiscalCostos Indirectos acorde con la negociaciónSistema Contable del “grantee”Solicite autorización para redistribución de presupuesto

Monitoría de Subcontratos

Nuestra experiencia en una Monitoría de un Subcontrato

Monitoría de Subcontratos

Recomendaciones

Monitoría de Subcontratos

Recuerde que usted como “grantee” es responsable ante la Agencia Federal de los fondos asignados en su totalidad al

“grant” incluyendo los de los subcontratos