módulo 1_ tema2 espacio30_ biblioteca documentos

Herramientas de comunicación y colaboración: espacio 3.0, blogs y redes

sociales

Módulo 1. Espacio 3.0

Tema 2. Gestión de los documentos

(Mayo 2016)

2Agenda

Agenda

1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

3Agenda

¿Dónde estamos?

1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

1. La Biblioteca de documentos

• Biblioteca de documentos

– Herramienta principal de un Sitio

– Permite almacenar documentos y gestionarlos de manera colaborativa

– Dependiendo de los permisos del usuario, podrá:• Consumir contenido, subirlo, verlo, borrarlo, …

– Toda actividad que se realice dentro de la biblioteca de documentos podrá seguirse fácilmente por todos los miembros del sitio

– Incluye tareas adicionales que no se pueden realizar en un sistema de ficheros• Versionado, bloqueo de documentos, reglas, …

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¿Dónde estamos?

1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

6Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

2. Tipos Documentales

• ¿Qué es un tipo documental?

– Definición:• “Unidad Documental producida por un organismo en el desarrollo

de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos”

– En la práctica• Tipo de documento que tiene un conjunto de propiedades

definidas

7Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

2. Tipos Documentales

• Tipos documentales y Espacio 3.0.

– En Espacio 3.0. disponemos de varios tipos documentales definidos, que pueden asignarse a cualquiera de los documentos que almacenemos

– El asignar un tipo documental a un documento u otro, lo que significa es que cambian las propiedades asociadas al documentos • Permitiendo luego hacer búsquedas por estas propiedades

8Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

2. Tipos Documentales

• Tipos documentales disponibles (I)

– Documento Genérico• Tipo por defecto

• Cualquier documento que se suba a Espacio 3.0 es de este tipo

• Propiedades básicas:

– Nombre, Título, Descripción, formato, Autor, etiquetas

– Acta• Representa un acta de una reunión

• Propiedades:

– Todas las que tiene un documento genérico, más

– Fecha de la reunión, Fecha del acta, Fecha de la aprobación

9Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

2. Tipos Documentales

• Tipos documentales disponibles (II)

– Normativa• Representa una ley, norma, regulación, etc

• Propiedades

– Todas las de un Documento genérico, más

– Tipo de Norma (Ley Orgánica, Real Decreto, Real Decreto-Ley, Decreto, Orden, Acuerdo, Normativa, Otra)

– Categoría

10Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

2. Tipos Documentales

• Cambiar el tipo de documento

– Se hace clic sobre el documento, y en la pantalla de detalle, o pasar el ratón sobre el documento y aparecerá el icono Más ; luego hacer clic sobre el icono Cambiar Tipo

– Una vez cambiado el tipo, no es posible volver a cambiarlo• Habría que borrar el documento y volver a subirlo

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¿Dónde estamos?

1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

12Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

3. Acceso y navegar por la biblioteca

• Acceso a la biblioteca (I)

– En todos los sitios, habrá un enlace llamado Biblioteca de documentos

13Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

3. Acceso y navegar por la biblioteca

• Acceso a la biblioteca (II)

– Iconos para las tareas básicas de la gestión de documentos:• Crear contenido directamente en la biblioteca

• Crear una nueva carpeta

• Subir un nuevo documento

• Subir un nivel. Subir a la carpeta contenedora de la actual.

• Cambiar el campo por el que se ordenan carpetas y documentos

• Iconos para la vista de documentos y carpetas

14Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

3. Acceso y navegar por la biblioteca

• Navegar en la Biblioteca de documentos

Panel de

navegación lateral

Acceso rápido

Búsqueda por

categorías

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1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

16Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

4. Crear, mover o eliminar carpetas

• Creación de carpetas

– Se pulsa sobre el botón

– Datos que hay que rellenar de una carpeta• El nombre de la carpeta (obligatorio)

• Un título

• Una descripción

17Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

4. Crear, mover o eliminar carpetas

• Acciones sobre la carpeta

– Se mueve el ratón por encima de la carpeta y aparecerán las acciones disponibles sobre la carpeta• Si no aparece la opción, se pulsa el icono Más

– Acciones posibles:• Ver los detalles

• Editar propiedades

• Copiar a

• Mover a

• Eliminar carpeta

• Administra permisos

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5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

19Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

5. Añadir documentos

• Formas de añadir documentos (I)

1. Contenido externo • desde el pc que se está accediendo

• A su vez, existen dos formas

• Subir contenido con el botón Subir

• Arrastrar el contenido a la ventana:

20Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

5. Añadir documentos

• Formas de añadir documentos (II)

2. Contenido creado directamente desde Espacio 3.0• Se permite crear texto sencillo, HTML y XML

• Soporte del concepto de “plantilla de documentos”

• Se pulsa sobre el botón Crear contenido

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3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

22Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

6. Trabajar con documentos

• Ver el documento

– Opción 1. Visualización previa en el navegador• Algunos tipos de documentos (PDF, texto, …) se pueden visualizar

directamente en el navegador

• Se pulsa sobre el documento, y se abre la vista de documento, y se muestra a la izquierda

– Opción 2. Descarga del documento• Para visualizarlo en el PC local, hay que pulsar sobre Descarga

documento

23Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

6. Trabajar con documentos

• Editar el contenido

– Se edita pulsando sobre Editar fuera de línea

– Esto bloquea el documento, evitando que cualquier otro usuario pueda modificar el documento original

– Al resto de usuarios, le aparecerá un mensaje similar a este

– Con el documento bloqueado, se dispone de las opciones• Ver el original

• Subir una nueva versión

• Cancelar la edición

24Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

6. Trabajar con documentos

• Editar las propiedades

– Propiedades comunes a cualquier documento• Nombre

• Título

• Descripción

– Para editarlas, se pulsa sobre Editar Propiedades

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1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

26Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Visualización completa de acciones sobre el documento (I)

– Hay que estar en la vista de detalle del documento

– Se pulsa sobre el documento, y todas las acciones aparecen a la derecha

27Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Visualización completa de acciones sobre el documento (II)

– Grupos de opciones habilitados• Acciones sobre el documento

• Etiquetas

• Compartir

• Propiedades

• Permisos

• Flujos de trabajo

• Histórico de versiones

28Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (I)

– Copiar, mover o eliminar documentos• Permiten incluso copiar documentos entre distintos Sitios en los

que somos miembros

29Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (II)

– Versionado de documentos• Se pulsa sobre Versionar documento

30Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (III)

– Cambiar el tipo• Se pulsa sobre el botón Cambiar Tipo

• Dependiendo del tipo del documento, se tendrán mas o menos propiedades del mismo

31Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (IV)

– Añadir aspectos• Concepto de Aspecto: Grupo de propiedades adicionales que se

pueden añadir a cualquier documento

• Actualmente solo disponible 1 aspecto: Publicable

• Representa que ese documento es publicable en la web de la UMU

32Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (V)

– Añadir una regla• Reglas: Facilitan el trabajo repetitivo sobre las carpetas de la

biblioteca

• Para asociar una regla a una carpeta, pulsamos sobre Gestionar Reglas

•

33Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (VI)

– Iniciar Flujo de trabajo• Se inician desde la pantalla de detalle

• Este icono abre la pantalla de inicio de flujo:

– Flujo a iniciar

– Mensaje para la persona destino

– Fecha de vencimiento

– Prioridad

– Persona que asigna

– Documento asociado a la tarea

Icono para iniciar

un flujo de trabajo

34Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

7. Características avanzadas

• Acciones sobre el documento (VII)

– Iniciar Flujo de trabajo• La persona de destino, verá en sus tareas (una vez iniciado)

35Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos

Preguntas

¿Preguntas?

Jesús Damián Jiménez Re (jesusjr@um.es)