módulo 1_ tema2 espacio30_ biblioteca documentos

Herramientas de comunicación y colaboración: espacio 3.0, blogs y redes

sociales

Módulo 1. Espacio 3.0

Tema 2. Gestión de los documentos

(Mayo 2016)

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Agenda

1. La Biblioteca de documentos

2. Tipos documentales

3. Acceso y navegar por la Biblioteca

4. Crear, mover o eliminar carpetas

5. Añadir documentos

6. Trabajar con documentos

7. Características avanzadas

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¿Dónde estamos?








4Módulo 1. Espacio 3.0. Tema 2. Gestión de los documentos


• Biblioteca de documentos

– Herramienta principal de un Sitio

– Permite almacenar documentos y gestionarlos de manera colaborativa

– Dependiendo de los permisos del usuario, podrá:• Consumir contenido, subirlo, verlo, borrarlo, …

– Toda actividad que se realice dentro de la biblioteca de documentos podrá seguirse fácilmente por todos los miembros del sitio

– Incluye tareas adicionales que no se pueden realizar en un sistema de ficheros• Versionado, bloqueo de documentos, reglas, …

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¿Dónde estamos?









2. Tipos Documentales

• ¿Qué es un tipo documental?

– Definición:• “Unidad Documental producida por un organismo en el desarrollo

de una competencia concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos”

– En la práctica• Tipo de documento que tiene un conjunto de propiedades

definidas



• Tipos documentales y Espacio 3.0.

– En Espacio 3.0. disponemos de varios tipos documentales definidos, que pueden asignarse a cualquiera de los documentos que almacenemos

– El asignar un tipo documental a un documento u otro, lo que significa es que cambian las propiedades asociadas al documentos • Permitiendo luego hacer búsquedas por estas propiedades



• Tipos documentales disponibles (I)

– Documento Genérico• Tipo por defecto

• Cualquier documento que se suba a Espacio 3.0 es de este tipo

• Propiedades básicas:

– Nombre, Título, Descripción, formato, Autor, etiquetas

– Acta• Representa un acta de una reunión

• Propiedades:

– Todas las que tiene un documento genérico, más

– Fecha de la reunión, Fecha del acta, Fecha de la aprobación



• Tipos documentales disponibles (II)

– Normativa• Representa una ley, norma, regulación, etc

• Propiedades

– Todas las de un Documento genérico, más

– Tipo de Norma (Ley Orgánica, Real Decreto, Real Decreto-Ley, Decreto, Orden, Acuerdo, Normativa, Otra)

– Categoría



• Cambiar el tipo de documento

– Se hace clic sobre el documento, y en la pantalla de detalle, o pasar el ratón sobre el documento y aparecerá el icono Más ; luego hacer clic sobre el icono Cambiar Tipo

– Una vez cambiado el tipo, no es posible volver a cambiarlo• Habría que borrar el documento y volver a subirlo

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¿Dónde estamos?









3. Acceso y navegar por la biblioteca

• Acceso a la biblioteca (I)

– En todos los sitios, habrá un enlace llamado Biblioteca de documentos



• Acceso a la biblioteca (II)

– Iconos para las tareas básicas de la gestión de documentos:• Crear contenido directamente en la biblioteca

• Crear una nueva carpeta

• Subir un nuevo documento

• Subir un nivel. Subir a la carpeta contenedora de la actual.

• Cambiar el campo por el que se ordenan carpetas y documentos

• Iconos para la vista de documentos y carpetas



• Navegar en la Biblioteca de documentos

Panel de

navegación lateral

Acceso rápido

Búsqueda por

categorías

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¿Dónde estamos?










• Creación de carpetas

– Se pulsa sobre el botón

– Datos que hay que rellenar de una carpeta• El nombre de la carpeta (obligatorio)

• Un título

• Una descripción



• Acciones sobre la carpeta

– Se mueve el ratón por encima de la carpeta y aparecerán las acciones disponibles sobre la carpeta• Si no aparece la opción, se pulsa el icono Más

– Acciones posibles:• Ver los detalles

• Editar propiedades

• Copiar a

• Mover a

• Eliminar carpeta

• Administra permisos

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¿Dónde estamos?










• Formas de añadir documentos (I)

1. Contenido externo • desde el pc que se está accediendo

• A su vez, existen dos formas

• Subir contenido con el botón Subir

• Arrastrar el contenido a la ventana:



• Formas de añadir documentos (II)

2. Contenido creado directamente desde Espacio 3.0• Se permite crear texto sencillo, HTML y XML

• Soporte del concepto de “plantilla de documentos”

• Se pulsa sobre el botón Crear contenido

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¿Dónde estamos?










• Ver el documento

– Opción 1. Visualización previa en el navegador• Algunos tipos de documentos (PDF, texto, …) se pueden visualizar

directamente en el navegador

• Se pulsa sobre el documento, y se abre la vista de documento, y se muestra a la izquierda

– Opción 2. Descarga del documento• Para visualizarlo en el PC local, hay que pulsar sobre Descarga

documento



• Editar el contenido

– Se edita pulsando sobre Editar fuera de línea

– Esto bloquea el documento, evitando que cualquier otro usuario pueda modificar el documento original

– Al resto de usuarios, le aparecerá un mensaje similar a este

– Con el documento bloqueado, se dispone de las opciones• Ver el original

• Subir una nueva versión

• Cancelar la edición



• Editar las propiedades

– Propiedades comunes a cualquier documento• Nombre

• Título

• Descripción

– Para editarlas, se pulsa sobre Editar Propiedades

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¿Dónde estamos?










• Visualización completa de acciones sobre el documento (I)

– Hay que estar en la vista de detalle del documento

– Se pulsa sobre el documento, y todas las acciones aparecen a la derecha



• Visualización completa de acciones sobre el documento (II)

– Grupos de opciones habilitados• Acciones sobre el documento

• Etiquetas

• Compartir

• Propiedades

• Permisos

• Flujos de trabajo

• Histórico de versiones



• Acciones sobre el documento (I)

– Copiar, mover o eliminar documentos• Permiten incluso copiar documentos entre distintos Sitios en los

que somos miembros



• Acciones sobre el documento (II)

– Versionado de documentos• Se pulsa sobre Versionar documento



• Acciones sobre el documento (III)

– Cambiar el tipo• Se pulsa sobre el botón Cambiar Tipo

• Dependiendo del tipo del documento, se tendrán mas o menos propiedades del mismo



• Acciones sobre el documento (IV)

– Añadir aspectos• Concepto de Aspecto: Grupo de propiedades adicionales que se

pueden añadir a cualquier documento

• Actualmente solo disponible 1 aspecto: Publicable

• Representa que ese documento es publicable en la web de la UMU



• Acciones sobre el documento (V)

– Añadir una regla• Reglas: Facilitan el trabajo repetitivo sobre las carpetas de la

biblioteca

• Para asociar una regla a una carpeta, pulsamos sobre Gestionar Reglas

•



• Acciones sobre el documento (VI)

– Iniciar Flujo de trabajo• Se inician desde la pantalla de detalle

• Este icono abre la pantalla de inicio de flujo:

– Flujo a iniciar

– Mensaje para la persona destino

– Fecha de vencimiento

– Prioridad

– Persona que asigna

– Documento asociado a la tarea

Icono para iniciar

un flujo de trabajo



• Acciones sobre el documento (VII)

– Iniciar Flujo de trabajo• La persona de destino, verá en sus tareas (una vez iniciado)


Preguntas

¿Preguntas?

Jesús Damián Jiménez Re ([email protected])

mailto:[email protected]

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