matriz de riesgo - gestion administrativa local

RIESGO INHERENTE

% DE CONTROL

RIESGO CONTROLADO

RIESGO RESIDUAL

45 11 5 40

180 45 50 20 30

PERFIL RIESGO ZONA DE RIESGO DOCUMENTADO APROBADO DIVULGADO CALIFCUBRE TODAS LAS

CAUSASALGUNAS CAUSAS

UNA CAUSA CALIF BUENO ACEPTABLE DEFICIENTE MALO CALIF

No funcionan los aplicativos establecidos PROCESO Toma de decisiones emanadasMantenimiento de aplicativos por parte de planeación y sistemas

FALSO x 20 0 20

Caida de la red o desconfiguración del sistema.

Investigaciones por parte de organismos de control

Mejorar las comunicaciones por medio de un servidor de calidad-UPS

FALSO 0 0 0

Talento humano que no sea competente para el ejercicio de las funciones

Manejo presupuestal incorrecto Capacitar o contratar el personal idoneo FALSO x 20 0 20

Sistema contable inoportunoPerdida de credibilidad ante Hacienda y Gobierno.

Actualización del E25 por parte del contador x x x 50 0 0 50

x x x 50 0 0 50

Cuentas inexistentes o mala clasificación *Revisión de la información permanente*Exigir soporte de cada operación

x x x 50 0 0 50

No hay soportes adecuados para el hecho contable o falta de idoneidad

Contratación de personal de apoyo idoneo. x x x 50 0 0 50

FALSO 0 0 0

perdida de activos FALSO 0 0 0

Inadecuado transporte de los elementos fisicos aumento en costos/ alto deterioro Capacitación y control FALSO 0 0 0

perdida de imagen y credibilidad x x x 50 0 0 50

Fallas en el sistema de comunicación interna de la Alcaldia

afectacion en el clima organizacional control/elementos

FALSO 0 0 0

Alto volumen de almacenamiento de bienes inservibles y/o obsoletos en la bodega

Deterioro/Tiempo control x x x 50 0 0 50

Apoyo logístico inadecuado Deterioro y perdida Asignar responsabilidades FALSO 0 0 0

Falta de planes de contingencia Deterioro y perdida Diseño adecuado de PIDE C. FALSO 0 0 0

Mantenimiento inadecuado de la infraestructura.

Deterioro y perdida Seguimiento al mantenimiento periódico FALSO 0 0 0

Vulnerabilidad de las instalaciones físicas Deterioro y perdida Clima Organizacional Conocimiento para identificar la vulnerabilidad FALSO 0 0 0

Bajo control a los comodatos Deterioro y perdida Visitas y control de polizas, inventario, etc. x x x 50 0 0 50

Elaboración de los términos o el contrato porpersona sin competencia dentro de la entidad

Sanciones disciplinarias para losfuncionarios que intervienen en el proceso

Estandarización de las minutas FALSO 0 0 0

No exista claridad en los términos dereferencia

sanciones penales y fiscales para losfuncionarios del proceso

Quien realiza los terminos de referencia debe ser la persona idonea,ciñendose a lo establecido en la normatividad vigente (ley 80,2474,1150).

FALSO 0 0 0

No claridad en la necesidad por parte de losgestores del proyecto

Potenciales demandas

*La existencia de un profesional de planta con experiencia el cual emita un concepto técnico sobre cada proyecto.*Revisión de los proyectos por parte del coordinador administrativo y financiero.

FALSO 0 0 0

Contratista no sea idóneo Requerimientos de los entes de controlAplicar el Manual de Funciones para el cargo a desempeñar

FALSO 0 0 0

Presiones indebidas en el proceso contractual Detrimento patrimonialAplicar lo establecido en el Código de Ética de la Secretaría de Gobierno.

FALSO 0 0 0

Los términos de referencia para lacontratación no sean claros

Contratar un servicio no necesarioEn las Etapas del proceso contractual, los oferentestienen la oportunidad de presentar observaciones.

FALSO 0 0 0

Gestores del proyecto no definan o no tenganclara su necesidad

Perfil del contratista no adecuado o no esidoneo profesionalmente

En Contratación directa y convenios, el potencialcontratista tiene la oportunidad de dar lectura a laminuta y realizar sus observaciones y realizar laspreguntas que crea convenientes.

FALSO 0 0 0

Potenciales demandas FALSO 0 0 0

Mala supervisión del contrato FALSO 0 0 0

El contratista no entregue los elementos establecidos en el contrato

FALSO 0 0 0

No se cuente con el registro presupuestal Costos administrativosDebe existir un seguimiento permanente hasta la perfección y la legilización del contrato, por parte de la oficina jurídica del F.D.L

FALSO 0 0 0

Contratista no traiga la Póliza Demoras en el inicio del contrato FALSO 0 0 0

No se apruebe la póliza Sanciones disciplinarias FALSO 0 0 0

El contratista no firme Sanciones penales FALSO 0 0 0

Errada supervisión, control o seguimiento en laejecución de los contratos por parte delsupervisor y/o interventor.

Acciones legales

Informes Incompletos por parte del supervisory/o interventor

Procesos disciplinarios

Falta de Informes del Supervisor y/ointerventor

No solicitud oportuna de la liquidación delcontrato por parte del supervisory/o interventor

No contar con el estado de cuenta del contrato

Los soportes para hacer la liquidación no estén completos

FALSO 0 0 0

Desconocimientos de los bienes inmuebles acarago o de sdg o por los que sea legalmenteresponsable

FALSO 0 0 0

Robo de bienes en almacen e inventario en servicio de las áreas de la alcaldia local.

x x x 50 0 0 50

El inventario de bienes en servicio no esta actualizado

FALSO 0 0 0

No asegurar los bienes oportunamente FALSO 0 0 0

x x x 50 0 0 50

Se traspapele el documento soporte. No se efectuó la causaciónConciliación entre contabilidad, presupuesto, inventarios y tesorería

FALSO 0 0 0

No se allegue el documento soporte. No se puede verificarRevisión de los registros en el sistema para verificar el ingreso de todos las transacciones

FALSO 0 0 0

Desconocimiento de la existencia del documento a registrar.

Nunca tendra información confiableAprobación de los ajustes contables por registro contable por partidas de manera extemporanea

FALSO 0 0 0

Error de digitación del dato. Subevaluación o sobreevaluación del Estado de Resultados

* Conciliación Y validación de CuentasFALSO 0 0 0

Desconocimiento de la normatividad aplicable. Manejo equivoco de las cuentas*Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades asignadas A cada uno de los funcionarios del PROCESO

FALSO 0 0 0

Repetición del RegistroSubevaluación o sobreevaluación de las cifras

FALSO 0 0 0

Afectación de la cuenta que no corresponde No razonabilidad de Estados Financieros FALSO 0 0 0

FALSO 0 0 0

DD MM AAAA

RESPONSABLE DEL PROCESO: Alcalde Local

IDENTIFICACION DEL RIESGO

Nombre Responsable del Proceso:

Fecha de Aprobación de la matriz de riesgos

Firma Responsable del Proceso:

Nombre Facilitador de Calidad:

CATASTROFICA 20

% DE CONTROL POR PROCESO

IDENTIFICACIÒN Y VALORACION DE CONTROLESANÁLISIS Y VALORACIÒN DE RIESGOS

Firma Facilitador de Calidad:

VERSIÓN DE LA MATRIZ: 1.0

VIGENCIA DE LA MATRIZ: diciembre 2009

FORMATO MATRIZ DE RIESGOS

PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA LOCAL (ALCALDÍA LOCAL MARTIRES)

OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar los recursos físicos y Financieros para el desarrollo de las actividades competencia de la Alcaldía Local.

10

RIESGO INHERENTE DE PROCESO

IMPACTOFRECUENCIA

1

MEDIA

BAJA

TOLERABLE

1

MODERADO

40

4Ambigüedad en la redacción

del contrato

*Elaborar un manual para interventorias y supervisiones.

*Capacitar a los funcionarios que realizan funciones de supervisión.

*Verificacion del cumplimiento de las obligaciones del Supervisor definidas en el contrato.

*Requerimiento por oficio al supervisor para solicitud de informes

Incluir en el contrato los parámetros para efectuar la liquidación

2Deterioro y perdida de los recursos

físicos de la Alcaldía local

Contratar sin el cumplimiento de requisitos legales

3 20

7

15

3

0

1,5 9

0

30

11

CALIFICACION DEL CONTROL

No. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONTROL TIPORELACION DE CAUSASSUFICIENTE

AUTOEVALUACION DEL CONTROL(CALIFICACION LÍDER DE PROCESO)

OFICIALCAUSAS EFECTOS

BAJA 10 TOLERABLEMODERADA

% DE CONTROL POR

RIESGO

RIESGO RESIDUAL

INDIVIDUAL

RIESGO CONTROLADO

6Liquidación inadecuada del

contrato

1

10

1

Informes financieros que no reflejen la realidad económica, social y

financiera de la Alcaldía

MODERADA

El inventario no refleje el 100% de los bienes de propiedad del FDL y se conozca

su ubicación exacta

Contrato sin perfeccionar y/o legalizar total o parcialmente

10

MEDIA 2 MODERADA

CATASTROFICA

1 CATASTROFICA

BAJA

BAJA

20

9

Incumplimiento del principio de causación contable

Error en el registro contable

8

BAJA

5

2

7

FALSO

20 20

10

MODERADO

20

0 0 40

00

0

FALSO 0 0

20

40 IMPORTANTE

0

MEDIA

10 10 TOLERABLE

2 CATASTROFICA 20

0

IMPORTANTE

MODERADO

0

0

TOLERABLE 10

BAJA 1 MODERADA

20

01 MODERADA 10 10

40

16

0 0 10

0 0

20 4