matriz de riesgo - gestion administrativa local
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RIESGO INHERENTE
% DE CONTROL
RIESGO CONTROLADO
RIESGO RESIDUAL
45 11 5 40
180 45 50 20 30
PERFIL RIESGO ZONA DE RIESGO DOCUMENTADO APROBADO DIVULGADO CALIFCUBRE TODAS LAS
CAUSASALGUNAS CAUSAS
UNA CAUSA CALIF BUENO ACEPTABLE DEFICIENTE MALO CALIF
No funcionan los aplicativos establecidos PROCESO Toma de decisiones emanadasMantenimiento de aplicativos por parte de planeación y sistemas
FALSO x 20 0 20
Caida de la red o desconfiguración del sistema.
Investigaciones por parte de organismos de control
Mejorar las comunicaciones por medio de un servidor de calidad-UPS
FALSO 0 0 0
Talento humano que no sea competente para el ejercicio de las funciones
Manejo presupuestal incorrecto Capacitar o contratar el personal idoneo FALSO x 20 0 20
Sistema contable inoportunoPerdida de credibilidad ante Hacienda y Gobierno.
Actualización del E25 por parte del contador x x x 50 0 0 50
x x x 50 0 0 50
Cuentas inexistentes o mala clasificación *Revisión de la información permanente*Exigir soporte de cada operación
x x x 50 0 0 50
No hay soportes adecuados para el hecho contable o falta de idoneidad
Contratación de personal de apoyo idoneo. x x x 50 0 0 50
FALSO 0 0 0
perdida de activos FALSO 0 0 0
Inadecuado transporte de los elementos fisicos aumento en costos/ alto deterioro Capacitación y control FALSO 0 0 0
perdida de imagen y credibilidad x x x 50 0 0 50
Fallas en el sistema de comunicación interna de la Alcaldia
afectacion en el clima organizacional control/elementos
FALSO 0 0 0
Alto volumen de almacenamiento de bienes inservibles y/o obsoletos en la bodega
Deterioro/Tiempo control x x x 50 0 0 50
Apoyo logístico inadecuado Deterioro y perdida Asignar responsabilidades FALSO 0 0 0
Falta de planes de contingencia Deterioro y perdida Diseño adecuado de PIDE C. FALSO 0 0 0
Mantenimiento inadecuado de la infraestructura.
Deterioro y perdida Seguimiento al mantenimiento periódico FALSO 0 0 0
Vulnerabilidad de las instalaciones físicas Deterioro y perdida Clima Organizacional Conocimiento para identificar la vulnerabilidad FALSO 0 0 0
Bajo control a los comodatos Deterioro y perdida Visitas y control de polizas, inventario, etc. x x x 50 0 0 50
Elaboración de los términos o el contrato porpersona sin competencia dentro de la entidad
Sanciones disciplinarias para losfuncionarios que intervienen en el proceso
Estandarización de las minutas FALSO 0 0 0
No exista claridad en los términos dereferencia
sanciones penales y fiscales para losfuncionarios del proceso
Quien realiza los terminos de referencia debe ser la persona idonea,ciñendose a lo establecido en la normatividad vigente (ley 80,2474,1150).
FALSO 0 0 0
No claridad en la necesidad por parte de losgestores del proyecto
Potenciales demandas
*La existencia de un profesional de planta con experiencia el cual emita un concepto técnico sobre cada proyecto.*Revisión de los proyectos por parte del coordinador administrativo y financiero.
FALSO 0 0 0
Contratista no sea idóneo Requerimientos de los entes de controlAplicar el Manual de Funciones para el cargo a desempeñar
FALSO 0 0 0
Presiones indebidas en el proceso contractual Detrimento patrimonialAplicar lo establecido en el Código de Ética de la Secretaría de Gobierno.
FALSO 0 0 0
Los términos de referencia para lacontratación no sean claros
Contratar un servicio no necesarioEn las Etapas del proceso contractual, los oferentestienen la oportunidad de presentar observaciones.
FALSO 0 0 0
Gestores del proyecto no definan o no tenganclara su necesidad
Perfil del contratista no adecuado o no esidoneo profesionalmente
En Contratación directa y convenios, el potencialcontratista tiene la oportunidad de dar lectura a laminuta y realizar sus observaciones y realizar laspreguntas que crea convenientes.
FALSO 0 0 0
Potenciales demandas FALSO 0 0 0
Mala supervisión del contrato FALSO 0 0 0
El contratista no entregue los elementos establecidos en el contrato
FALSO 0 0 0
No se cuente con el registro presupuestal Costos administrativosDebe existir un seguimiento permanente hasta la perfección y la legilización del contrato, por parte de la oficina jurídica del F.D.L
FALSO 0 0 0
Contratista no traiga la Póliza Demoras en el inicio del contrato FALSO 0 0 0
No se apruebe la póliza Sanciones disciplinarias FALSO 0 0 0
El contratista no firme Sanciones penales FALSO 0 0 0
Errada supervisión, control o seguimiento en laejecución de los contratos por parte delsupervisor y/o interventor.
Acciones legales
Informes Incompletos por parte del supervisory/o interventor
Procesos disciplinarios
Falta de Informes del Supervisor y/ointerventor
No solicitud oportuna de la liquidación delcontrato por parte del supervisory/o interventor
No contar con el estado de cuenta del contrato
Los soportes para hacer la liquidación no estén completos
FALSO 0 0 0
Desconocimientos de los bienes inmuebles acarago o de sdg o por los que sea legalmenteresponsable
FALSO 0 0 0
Robo de bienes en almacen e inventario en servicio de las áreas de la alcaldia local.
x x x 50 0 0 50
El inventario de bienes en servicio no esta actualizado
FALSO 0 0 0
No asegurar los bienes oportunamente FALSO 0 0 0
x x x 50 0 0 50
Se traspapele el documento soporte. No se efectuó la causaciónConciliación entre contabilidad, presupuesto, inventarios y tesorería
FALSO 0 0 0
No se allegue el documento soporte. No se puede verificarRevisión de los registros en el sistema para verificar el ingreso de todos las transacciones
FALSO 0 0 0
Desconocimiento de la existencia del documento a registrar.
Nunca tendra información confiableAprobación de los ajustes contables por registro contable por partidas de manera extemporanea
FALSO 0 0 0
Error de digitación del dato. Subevaluación o sobreevaluación del Estado de Resultados
* Conciliación Y validación de CuentasFALSO 0 0 0
Desconocimiento de la normatividad aplicable. Manejo equivoco de las cuentas*Seguimiento al cumplimiento de las responsabilidades asignadas A cada uno de los funcionarios del PROCESO
FALSO 0 0 0
Repetición del RegistroSubevaluación o sobreevaluación de las cifras
FALSO 0 0 0
Afectación de la cuenta que no corresponde No razonabilidad de Estados Financieros FALSO 0 0 0
FALSO 0 0 0
DD MM AAAA
RESPONSABLE DEL PROCESO: Alcalde Local
IDENTIFICACION DEL RIESGO
Nombre Responsable del Proceso:
Fecha de Aprobación de la matriz de riesgos
Firma Responsable del Proceso:
Nombre Facilitador de Calidad:
CATASTROFICA 20
% DE CONTROL POR PROCESO
IDENTIFICACIÒN Y VALORACION DE CONTROLESANÁLISIS Y VALORACIÒN DE RIESGOS
Firma Facilitador de Calidad:
VERSIÓN DE LA MATRIZ: 1.0
VIGENCIA DE LA MATRIZ: diciembre 2009
FORMATO MATRIZ DE RIESGOS
PROCESO: GESTIÓN ADMINISTRATIVA LOCAL (ALCALDÍA LOCAL MARTIRES)
OBJETIVO DEL PROCESO: Brindar los recursos físicos y Financieros para el desarrollo de las actividades competencia de la Alcaldía Local.
10
RIESGO INHERENTE DE PROCESO
IMPACTOFRECUENCIA
1
MEDIA
BAJA
TOLERABLE
1
MODERADO
40
4Ambigüedad en la redacción
del contrato
*Elaborar un manual para interventorias y supervisiones.
*Capacitar a los funcionarios que realizan funciones de supervisión.
*Verificacion del cumplimiento de las obligaciones del Supervisor definidas en el contrato.
*Requerimiento por oficio al supervisor para solicitud de informes
Incluir en el contrato los parámetros para efectuar la liquidación
2Deterioro y perdida de los recursos
físicos de la Alcaldía local
Contratar sin el cumplimiento de requisitos legales
3 20
7
15
3
0
1,5 9
0
30
11
CALIFICACION DEL CONTROL
No. DESCRIPCIÓN DEL RIESGO CONTROL TIPORELACION DE CAUSASSUFICIENTE
AUTOEVALUACION DEL CONTROL(CALIFICACION LÍDER DE PROCESO)
OFICIALCAUSAS EFECTOS
BAJA 10 TOLERABLEMODERADA
% DE CONTROL POR
RIESGO
RIESGO RESIDUAL
INDIVIDUAL
RIESGO CONTROLADO
6Liquidación inadecuada del
contrato
1
10
1
Informes financieros que no reflejen la realidad económica, social y
financiera de la Alcaldía
MODERADA
El inventario no refleje el 100% de los bienes de propiedad del FDL y se conozca
su ubicación exacta
Contrato sin perfeccionar y/o legalizar total o parcialmente
10
MEDIA 2 MODERADA
CATASTROFICA
1 CATASTROFICA
BAJA
BAJA
20
9
Incumplimiento del principio de causación contable
Error en el registro contable
8
BAJA
5
2
7
FALSO
20 20
10
MODERADO
20
0 0 40
00
0
FALSO 0 0
20
40 IMPORTANTE
0
MEDIA
10 10 TOLERABLE
2 CATASTROFICA 20
0
IMPORTANTE
MODERADO
0
0
TOLERABLE 10
BAJA 1 MODERADA
20
01 MODERADA 10 10
40
16
0 0 10
0 0
20 4