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MANUAL DEL USUARIO PORTAL EMPRESAS

PROYECTO ID

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Tabla de contenido 1. Objetivo .................................................................................................................... 3

2. Alcance ..................................................................................................................... 3 3. Distribución ............................................................................................................. 3

4. Definiciones ............................................................................................................ 3

5. Condiciones Generales ........................................................................................ 4

6. Procedimiento ........................................................................................................ 4

7. Manual de Usuario ................................................................................................. 4 8.1 Ingreso al Portal .......................................................................................................... 4

8.2 Olvido Contraseña ...................................................................................................... 9 8.3 Módulo Actualizaciones .......................................................................................... 15

8.4 Módulo Administración ........................................................................................... 27

8.5 Reingresos .................................................................................................................. 39

8.6 Afiliaciones ................................................................................................................. 44

8.6.1 Afiliar Trabajador ................................................................................................... 45

8.6.2 Gestión Afiliados ................................................................................................... 55

8.6.3 Gestión Afiliados con PACs ............................................................................. 105

8.7 Sucursales ................................................................................................................ 109

8.7.1 Solicitud Sucursal ............................................................................................... 109

8.8 Certificación Empresa ........................................................................................... 116

8.9 Consulta Radicados ............................................................................................... 119

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1. Objetivo Presentar a los usuarios del PORTAL EMPRESAS, las instrucciones para acceder y utilizar a las diferentes funcionalidades. 2. Alcance El presente manual contiene la descripción e instrucciones de uso de cada una las funcionalidades disponibles para las Empresas afiliadas. 3. Distribución El portal cuenta con las siguientes funcionalidades:

Actualizaciones Administración Reingresos Afiliaciones

o Afiliar Trabajador o Gestión Afiliados o Gestión Afiliados con PACs

Sucursales Certificación Empresa Consulta radicados

4. Definiciones A continuación, presentamos las definiciones de cada funcionalidad del Portal.

Módulo Actualizaciones: Permite realizar la actualización de datos Básicos de la empresa (Datos de Ubicación y Contacto), así como la actualización de la Razón social y/o Representante Legal.

Módulo Administración: Opción disponible para Usuarios con nivel Administrador, permite crear usuarios gestores para el portal. Usuario gestor y administrador: La diferencia de estos usuarios es que el administrador puede crear los usuarios gestores con fechas de vigencia, para que realicen los tramites concernientes a las afiliaciones de trabajadores.

Módulo Afiliaciones: Permite realizar la solicitud de afiliación de trabajadores, consultar trabajadores afiliados, actualizar la información de cada afiliado y sus Personas a Cargo (PACs).

Módulo Sucursales: Permite consultar sucursales creadas para la empresa y solicitar la creación de sucursales.

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Módulo Certificación Empresa: Permite descargar los certificados de afiliación de la empresa.

Módulo Consulta Radicados: Permite consultar las solicitudes de afiliación por número de radicado y otras solicitudes de actualización o retiro.

5. Condiciones Generales Seguir atentamente las instrucciones y el paso a paso sobre el uso del Portal Empresa, sobre cada módulo y submódulo, para acceder correctamente a sus funcionalidades.

6. Procedimiento A continuación, se describe paso a paso cada una de las funcionalidades. 7. Manual de Usuario 8.1 Ingreso al Portal Para ingresar al portal empresas, realice los siguientes pasos: NOTA: En caso de que se ingrese al portal empresas con tipo de Documento NIT, debe llevar el digito de verificación. Como quedó el usuario creado en el momento de la afiliación. Paso 1: Ingrese los datos solicitados:

Tipo de identificación Número de identificación. Si selecciona Tipo de documento “Nit”, debe

incluir el dígito de verificación.

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Paso 2: Realice la validación del captcha y haga clic en “iniciar sesión” y seleccione el usuario con el que desea ingresar. Usuario administrador Usuario gestor Para ingresar haga clic nuevamente en “Iniciar sesión”

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Paso 3: Si el usuario elige usuario gestor y está asociado a una o más empresas, mostrara la siguiente pantalla.

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Paso 4: Elija una empresa asociada y haga clic en “seleccionar”.

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Paso 5: El sistema mostrara la siguiente pantalla.

En caso de cambiar de empresa haga clic sobre el nombre de usuario a mano derecha y le aparecerá la opción “Cambiar de empresa”, haga clic y volverá al paso 4. Para cerrar la sesión, haga clic en “Cerrar Sesión”

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8.2 Olvido Contraseña Esta opción permite reestablecer la contraseña para el ingreso al portal.

Paso 1: Para reestablecer la contraseña, haga clic en “olvide mi clave”. Se mostrará la ventana para solicitar el cambio de clave, si no desea continuar, haga clic en “cancelar”.

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Paso 2: Si desea continuar, ingrese el tipo y número de documento y haga clic en “continuar”.

Paso 3: Haga clic en el usuario al cual desea gestionarle la nueva contraseña.

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Paso 4: Haga clic en “continuar”, el sistema el enviará un correo electrónico con el enlace para reestablecer la contraseña.

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Paso 5: Llegara la información para reestablecer la contraseña al correo registrado que tenga el usuario, haga clic en “reestablecer contraseña”.

Paso 6: Se abrirá la siguiente pantalla.

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Paso 8: Si no desea continuar, haga clic en “cancelar”.

Paso 9: Si desea continuar, ingrese la nueva clave y haga clic en “continuar”.

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Paso 10: El sistema mostrara el siguiente mensaje.

Recuerde que en caso de que cuente con usuario administrador y a la vez con usuario gestor, puede tener una clave diferente para ambos casos. NOTA: Al ingresar al portal empresas con un usuario por primera vez, el portal le mostrara los términos y condiciones.

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8.3 Módulo Actualizaciones Mediante este módulo, la empresa puede realizar la actualización de datos de la empresa.

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Al hacer clic en “Actualizaciones”, visualizara la pantalla de este módulo.

Paso 1: Para actualizar los datos básicos empresa (Ubicación y Contacto), haga clic en “Datos básicos empresa”.

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Paso 2: Si desea actualizar la dirección. Haga clic en el check para habilitar la opción.

Paso 3: Llene los datos solicitados, si no desea continuar haga clic en el botón “Atrás”.

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Paso 4: Si desea continuar, haga clic en “Actualizar”.

Paso 5: Se mostrará el mensaje de confirmación de la actualización.

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Paso 6: Llegara el siguiente correo al actualizar datos básicos empresa.

Paso 7: Si desea seguir en la pantalla de actualizar datos básicos empresa, haga clic en “Cerrar”.

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Paso 8: Haga clic en “Aceptar”, y saldrá de la pantalla de actualización datos empresa.

Paso 9: Haga clic en “Razón social y/o Representante legal”, para actualizar.

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Paso 10: Se mostrará la pantalla para actualizar “Razón social y/o Representante legal”.

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Paso 11: Para actualizar razón social, seleccione el check.

Paso 12: Llene los datos solicitados para Razón social tal cual como registra en la Cámara de Comercio.

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Paso 13: Para actualizar Representante legal, seleccione el check.

Paso 14: Llene los datos solicitados.

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Paso 15: Adjunte los documentos solicitados.

Paso 16: Si no desea continuar con la actualización, haga clic en “Atrás”.

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Paso 17: Si desea continuar. Haga clic en “Actualizar”.

Paso 18: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud.

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Paso 19: Llegara el siguiente correo.

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8.4 Módulo Administración En este módulo permite crear, consultar, editar y descargar la información de usuarios gestores de la empresa.

NOTA: Este módulo solo se encuentra habilitado para el usuario administrador de la empresa.

Al seleccionar la opción “Usuarios”, visualizara la pantalla de este sub módulo.

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CREAR Paso 1: Para crear un usuario, haga clic en el botón “Crear”.

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Paso 2: Se abrirá la pantalla para crear usuario, donde deberá colocar tipo y numero de documento.

Paso 3: Si desea cancelar la creación, haga clic en “Cancelar”.

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Paso 4: Si desea continuar, llene los datos solicitados.

Paso 5: Haga clic en el botón “Siguiente”

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Paso 6: Se mostrará el segundo paso para la creación, si no desea continuar haga clic en “Cancelar”.

Paso 7: Si desea continuar, llene los datos solicitados.

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Paso 8: Haga clic en el botón “Crear”.

Paso 9: El sistema mostrara el siguiente mensaje de confirmación.

NOTA: Se debe validar en el correo del usuario gestor la notificación con las credenciales para ingresar al portal.

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CONSULTAR Paso 1: La consulta muestra por defecto todos los Registros existentes.

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Paso 2: Si desea consultar más específico, llene los campos.

Paso 3: Haga clic en “consultar”.

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Paso 4: Se mostrará los registros encontrados.

EDITAR Paso 1: Para editar un usuario, haga clic en el botón “editar”.

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Paso 2: Se visualizará la pantalla de edición. Si no desea continuar con la edición haga clic en “Cancelar”.

Paso 3: Si desea continuar con la edición, cambie los datos a editar.

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Paso 4: Haga clic en “Actualizar”.

Paso 5: Se mostrará el siguiente mensaje de confirmación.

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DESCARGAR Paso 1: Haga clic en “Descargar”.

Paso 2: Se descargará automáticamente los registros que se encuentran en la pantalla.

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Paso 3: Abra el documento y visualizara la descarga en formato Excel.

8.5 Reingresos Mediante este módulo, es posible realizar el reingreso masivo de trabajadores, que han sido retirados por la empresa que está solicitando el reingreso.

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Al hacer clic en “Carga masiva” visualizara la pantalla de este sub módulo, descargue el instructivo y la plantilla, haciendo clic “Aquí”

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SUBIR ARCHIVOS

Paso 1: Para realizar la carga del archivo en formato Excel con la información de los trabajadores, descargue la plantilla, diligencie la información guárdela en su computador y haga clic en “Seleccione un archivo”.

Paso 2: Una vez seleccionado el archivo, haga clic en “Subir”.

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Paso 3: Se visualizará en la pantalla lo siguiente:

Paso 4: Para visualizar el detalle de los errores presentados en la carga de los datos, haga clic en “Ver”.

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Paso 5: Se mostrará una ventana con información sobre la consulta.

Paso 6: Haga clic en “Aceptar” para salir.

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8.6 Afiliaciones

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8.6.1 Afiliar Trabajador

Al hacer clic en “Afiliar Trabajador” visualizara la pantalla de este sub módulo.

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CREAR AFILIACION TRABAJADOR Este sub módulo, permite realizar la solicitud de afiliación de un trabajador. Siga lo siguientes pasos para culminar la afiliación. Paso 1: Ingrese tipo y numero de documento, si no desea continuar haga clic en “Cerrar”.

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Paso 2: Si desea continuar, haga clic en “Afiliar”.

Paso 3: Se mostrará la siguiente pantalla para la afiliación.

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Paso 4: Seleccione el nombre de la Sucursal, si aplica. Si no desea continuar haga clic en “Salir”.

Paso 5: Si desea continuar, haga clic en “Siguiente”.

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Paso 6: Llene los datos del segundo paso “datos del trabajador”. Si desea volver al primer paso haga clic en “Atrás”.

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Paso 7: Si desea continuar haga clic en “Siguiente”.

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Paso 8: Llene los datos solicitados del tercer paso “Datos laborales del trabajador”.

Paso 9: Haga clic en “Siguiente”.

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Paso 10: Llene los datos solicitados del cuarto paso “Datos de pago” para el Subsidio Familiar.

Nota: El medio de pago Daviplata, debe validarlo con su gestor calidad de vida. Paso 11: Haga clic en “Finalizar”.

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Paso 12: El sistema mostrara el mensaje de confirmación y el número de Radicado. NOTA: En el portal empresas se mostrará solo trabajadores vigentes.

Paso 13: Si desea una nueva afiliación, haga clic en “Nueva afiliación” y le mostrara la pantalla para iniciar una nueva afiliación.

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Paso 14: Si desea salir del formulario de afiliación, haga clic en “Salir”.

Paso 15: Si desea retroceder a algún paso del formulario de la afiliación, haga clic en “Atrás”.

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8.6.2 Gestión Afiliados

Al hacer clic en “Gestión Afiliados” visualizara la pantalla de este sub módulo.

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CONSULTAR Paso 1: La consulta muestra por defecto todos los Registros existentes de trabajadores vigentes.

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Paso 2: Se mostrará los registros de trabajadores vigentes de la empresa.

Paso 3: Si desea consultar más específico, llene los campos.

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Paso 4: Haga clic en “consultar”.

Paso 5: Se mostrará los registros encontrados.

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VER DETALLE AFILIADO Paso 1: Para editar la información de un afiliado, haga clic en “editar”.

Paso 2: Se visualizará la siguiente pantalla. Si no desea continuar haga clic en “atrás”.

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INFORMACION DEL TRABAJADOR Paso 1: Para visualizar la información del afiliado, haga clic en “información del trabajador”.

Paso 2: Se mostrará en la pantalla la información del trabajador.

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Paso 3: Para visualizar los “Datos Básicos”, haga clic aquí.

Paso 4: Para visualizar los “datos de dirección”, haga clic aquí.

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Paso 5: Para visualizar los “datos laborales”, haga clic aquí.

Paso 6: Para visualizar información de las “credenciales”, haga clic aquí.

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Paso 7: Para volver a la pantalla de edición del afiliado, haga clic en “atrás”.

ACTUALIZAR DATOS Paso 1: Para actualizar los datos del afiliado, haga clic en “Actualizar datos”.

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Paso 2: Se mostrará la siguiente pantalla, si no desea continuar haga clic en “cancelar”.

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Paso 3: Llene los datos solicitados y haga clic en “actualizar”.

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Paso 4: El sistema mostrara el mensaje de confirmación.

Paso 5: Para seguir en la pantalla de actualización de datos, haga clic en “cerrar”.

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Paso 6: Para salir de la pantalla de actualización de datos, haga clic en “aceptar”.

PERSONAS A CARGO Paso 1: Para ingresar a los PACS (personas a cargo) del afiliado, haga clic en “Personas a cargo”.

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Paso 2: Visualizara las personas a cargo que tiene el afiliado, donde podrá realizar la solicitud de afiliación, actualizar datos y retirar una persona a cargo.

Paso 3: Para volver al módulo de información del afiliado, haga clic en “Atrás”.

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AFILIACIÓN PERSONA A CARGO

Paso 1: Para crear una persona a cargo, haga clic en “Crear”.

Paso 2: Se abrirá la ventana para diligenciar el formulario de afiliación de personas a cargo, donde deberá digitar los datos solicitados.

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Seleccione el parentesco (Hijo, hijastro, hermano, padre/madre, cónyuge). Fecha de nacimiento de la persona a cargo. Tipo y número de documento. Nombres y Apellidos. Nivel de educación. Seleccionar si la Persona a Cargo tiene algún tipo de discapacidad. Género. Departamento y ciudad de Residencia de la persona a cargo.

Paso 3: Si desea cancelar la creación, haga clic en “Cancelar”.

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Paso 4: Haga clic en “siguiente”.

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Paso 5: Se mostrará el segundo paso donde deberá adjuntar los documentos soporte de la solicitud de afiliación.

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Paso 7: Si no desea continuar con la creación, haga clic en “cancelar”.

74

Paso 8: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.

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Paso 9: Si desea continuar con la solicitud de afiliación de persona a cargo, adjunte los documentos solicitados y haga clic en “guardar”.

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Paso 10: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado.

ACTUALIZAR DATOS - PERSONA A CARGO Paso 1: Para actualizar datos de una persona a cargo, haga clic en “editar”.

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Paso 2: Se visualizará la ventana de edición. Si no desea continuar con la edición haga clic en “Cancelar”.

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Paso 3: Para actualizar los datos, diligencie la siguiente información:

Tipo y número de documento Nombres y apellidos. Nivel de educación

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Paso 4: Haga clic en “siguiente”.

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Paso 5: Se mostrará el segundo paso, donde debe adjuntar los documentos soporte para la actualización.

Paso 6: Si no desea continuar, haga clic en “cancelar”.

81

Paso 7: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.

Paso 8: Si desea continuar y terminar la actualización, haga clic en “guardar”.

82

Paso 9: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud.

RETIRO-PERSONA A CARGO Paso 1: Para retirar una persona a cargo, haga clic en el botón “retiro”.

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Paso 2: Se visualizará la ventana de retiro. Si no desea continuar con el retiro haga clic en “Cancelar”.

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Paso 3: Si desea continuar con el retiro, seleccione el motivo y la fecha de retiro. Si el motivo es “Fallecimiento”, indique si la persona a cargo recibía subsidio.

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Paso 4: Haga clic en “siguiente”.

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Paso 5: Se mostrará el segundo paso, donde debe adjuntar los documentos soporte de la solicitud de retiro.

Paso 6: Si no desea continuar, haga clic en “cancelar”.

87

Paso 7: Si desea regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.

Paso 8: Si desea continuar y terminar el retiro, haga clic en “guardar”.

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Paso 9: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud de retiro.

Paso 10: Para volver al módulo de información del afiliado, haga clic en “atrás”.

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GENERACIÓN DE CERTIFICADOS Paso 1: Para descargar certificados del afiliado, haga clic en “certificados”.

Paso 2: El sistema mostrará las opciones para generar Certificado de afiliación del Titular y Certificado de afiliación con Personas a cargo.

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Paso 3: Si desea volver, haga clic en “atrás”.

Paso 4: Para descargar el certificado de afiliación, haga clic en “certificado de afiliación titular”.

Paso 5: El sistema mostrara la descarga.

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Paso 6: Al abrir el documento descargado, se mostrará lo siguiente:

NOTA: Para asegurar la legitimidad del certificado, lea el codigo QR.

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Paso 7: Para descargar el certificado de afiliación con personas a cargo, haga clic aquí.

Paso 8: El sistema mostrara la siguiente pantalla, Si no desea continuar haga clic en “atrás”.

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Paso 9: Seleccione las personas a cargo que desea incluir en el certificado.

Paso 10: Haga clic en “descargar”.

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Paso 11: El sistema mostrara la descarga.

Paso 12: Al abrir el documento descargado, se mostrará lo siguiente:

NOTA: Para asegurar la legitimidad del certificado, lea el codigo QR.

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Paso 13: Para descargar el certificado de subsidio, haga clic aquí.

Paso 8: El sistema mostrara la siguiente pantalla, Si no desea continuar haga clic en “atrás”.

Paso 9: Seleccione el año que desea incluir en el certificado.

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Paso 10: Haga clic en “descargar”.

Paso 11: El sistema mostrara la descarga.

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Paso 12: Al abrir el documento descargado, se mostrará lo siguiente: NOTA: Para asegurar la legitimidad del certificado, lea el codigo QR.

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CONSULTA SUBSIDIOS Esta opción permite realizar la consulta de los subsidios Cobrados, Pendientes y Pignorados. Paso 1: Para visualizar los subsidios del afiliado, haga clic en “subsidios”.

Paso 2: El sistema mostrara la siguiente pantalla.

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Paso 3: Si desea volver a la pantalla de información del afiliado o trabajador, haga clic en “atrás”.

Paso 4: Seleccione el tipo de subsidio a consultar en la lista “tipo de búsqueda”.

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Paso 5: Automáticamente le mostrara los registros encontrados.

DESAFILIACION TRABAJADOR Paso 1: Para realizar el Retiro del trabajador, haga clic en “desafiliación”.

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Paso 2: El sistema mostrara la siguiente pantalla.

Paso 3: Si desea volver al modal de la información del afiliado o trabajador, haga clic en “atrás”.

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Paso 4: Si desea continuar, ingrese el motivo y la fecha de retiro. Haga clic en “finalizar”.

Paso 5: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud.

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Paso 6: Si el retiro es motivo por “fallecimiento”, llene los datos y haga clic en “siguiente”.

Paso 7: En el segundo paso, adjunte los documentos solicitados, si necesita regresar al primer paso, haga clic en “atrás”.

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Paso 8. Si desea continuar, una vez adjunte los documentos haga clic en “finalizar”.

Paso 9: El sistema mostrara el mensaje con el número de radicado de la solicitud.

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8.6.3 Gestión Afiliados con PACs

Al hacer clic en “Gestión Afiliados con pacs” visualizara la pantalla de este sub módulo. Muestra la consulta de los trabajadores afiliados, con las personas a cargo.

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CONSULTAR

Paso 1: La opción permite realizar la consulta de afiliados por tipo y número de

documento. Haga clic en “Consultar”. Paso 2: Se mostrará los registros existentes.

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DESCARGAR Paso 1: Para realizar la descarga de la consulta, haga clic en “descargar”.

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Paso 2: Se descargará automáticamente los registros que se encuentran en la pantalla.

Paso 3: Abra el documento y visualizara lo siguiente.

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8.7 Sucursales

8.7.1 Solicitud Sucursal

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Esta opción permite realizar la solicitud de creación de sucursales para la empresa. Al hacer clic en “Solicitud Sucursal” visualizara la pantalla de este sub módulo.

CREAR

Paso 1: Para crear una sucursal, haga clic en “crear”.

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Paso 2: Se abrirá la ventana de crear sucursal, donde deberá ingresar los datos solicitados:

Nombre Sucursal Teléfono Fijo Celular Correo electrónico Departamento Ciudad Dirección correspondencia

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Paso 3: Si desea cancelar la creación, haga clic en “cancelar”.

Paso 4: Para continuar, haga clic en “guardar”.

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Paso 5: El sistema mostrará el mensaje con el número de radicado.

CONSULTAR Paso 1: Para consultar una sucursal, haga clic en “consultar”.

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Paso 2: Se mostrará los registros existentes.

Paso 3: Si desea consultar más específico, ingrese la información en los campos de búsqueda.

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Paso 4: Haga clic en “consultar”.

Paso 5: Se mostrará los registros encontrados.

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8.8 Certificación Empresa

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Al hacer clic en “Certificación Empresa” visualizara la pantalla de este módulo.

DESCARGAR

Paso 1: Para descargar, haga clic en “certificado de afiliación”.

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Paso 2: Se descargará automáticamente los registros que se encuentran en la pantalla.

Paso 3: Abrir el certificado y mostrara lo siguiente.

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8.9 Consulta Radicados Este módulo permite consultar las solicitudes radicadas, y realizar el reemplazo de documentos devueltos.

Haga clic en “Consulta Radicados” y visualizara la pantalla de este sub módulo.

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CONSULTAR Paso 1: La consulta muestra por defecto todos los Registros existentes.

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Paso 2: Se mostrará los registros existentes.

Paso 3: Si desea consultar más específico, ingrese los datos en los campos de búsqueda.

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Paso 4: Haga clic en “consultar”.

Paso 5: Se mostrará los registros encontrados.

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REEMPLAZAR DOCUMENTOS Paso 1: Para realizar el reemplazo de documentos devueltos, una solicitud de radicados, haga clic en “Ver”.

Paso 2: Se visualizará la siguiente pantalla:

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Paso 3: Adjunte el documento a reemplazar y haga clic en “aceptar”.

Paso 4: El sistema mostrara el siguiente mensaje de confirmación.