manual de calidad.pdf
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Versión 3Código: GEDGE02-M001
INFORMACIÓN DEL DOCUMENTO
VersiónFecha
[dd/mm/aaaa]Elaborado por: Razón de la actualización
1 20/11/2008 Alexander Pérez Creación del documento.
2 21/08/2009Adriana Álvarez
CorreaModificación de la política y objetivos de calidad
3 27/07/2010Adriana Alvarez
CorreaActualización de caracterizaciones
Revisado por:Revisado por:
Liliana M. Puello LópezProfesional Universitario
(Desarrollo Organizacional)Representante de la Dirección
Secretaría de Educación Distrital de Cartagena
Aprobado por:Aprobado por:
Julio S. Alandete ArroyoSecretario de Educación Distrital
Secretaría de Educación Distrital de Cartagena
Durante las últimas décadas, la calidad y su adecuada gestión se hanconvertido en el factor competitivo número uno de la administraciónpública; por ese motivo y como respuesta a la necesidad demodernizar de la entidad, la Secretaría de Educación Distrital deCartagena ha sentido el compromiso de brindar servicios conformes alos requerimientos de sus usuarios, realizando modificacionessustanciales en su estructura orgánica y funcional. De esta manera conla concepción de un nuevo modelo de organización como elementogenerador de compromiso de los funcionarios, buscamos lograr lasatisfacción, superar las expectativas de nuestros usuarios y la mejoracontinua de la entidad.
El presente manual tiene como finalidad describir el Sistema de Gestiónde Calidad implementado por la Secretaría de Educación Distrital de
INTRODUCCIÓNINTRODUCCIÓN
de Calidad implementado por la Secretaría de Educación Distrital deCartagena, para el aseguramiento de la calidad en sus servicioscumpliendo con los estándares de calidad de la Norma NTC-ISO9001:2008 y NTC-GP 1000:2009. Éste Manual de Calidad contiene:
•Los alcances, áreas y procesos involucrados,•las funciones, actividades y responsabilidades del personal•Los Procedimientos del Sistema de Gestión de Calidad.
El Manual de Calidad de la Secretaría de Educación Distrital deCartagena se encuentra a disposición de todos aquellos interesados ennuestro Sistema de Gestión de Calidad como guía fundamental para elbuen entendimiento de la estructura, composición y compromiso de laentidad. Y por lo tanto se declara de obligatorio cumplimiento en todoslos procesos y áreas dentro de ella.
JULIO SALVADOR ALANDETE ARROYOSECRETARIA DE EDUCACIÓN DISTRITAL
Especificar directrices que fomenten el desarrollo de una cultura decalidad orientada a satisfacer las necesidades y expectativas denuestros usuarios, siempre bajo el cumplimiento de los principios,procesos e instructivos que garantizan la calidad de los servicios de laSecretaría de Educación de Distrital (SED) de Cartagena.
2. CONTROL DEL MANUAL DE CALIDAD.
2.1 Responsabilidad
El Manual de Calidad es administrado por el Profesional Universitario(SGC); la aprobación, revisión, actualización, cambios, estado,versiones actualizadas, control, distribución, publicaciones y usos serán
1. OBJETIVO
versiones actualizadas, control, distribución, publicaciones y usos seránde conformidad con lo explicado en el Procedimiento GEDAS02-P001.Control de Documentos.El Secretario de Educación Distrital revisa y aprueba el Manual deCalidad antes de su distribución, la cual no es posible sin su firma deaprobación.
El manual de calidad se encuentra publicado en la Unidad de RedSistema de Gestión de Calidad.
2.2 Control de cambios
Al inicio del documento se encuentra la relación de las aprobaciones ymodificaciones realizadas al Manual de Calidad. El control y registroactualizado es mantenido por el Profesional Universitario (SGC). Semantendrá la integridad del Sistema de Gestión de Calidad inclusocuando se planifiquen e implementan cambios en la institución que lopuedan afectar, dichos cambios se deben describir en el historial decambios.
El alcance del Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría deEducación Distrital de Cartagena de Indias es “Administrar la Prestaciónde los Servicios de apoyo para la Calidad Educativa, CoberturaEducativa, Inspección y vigilancia y Atención al Ciudadano en el sectoreducativo del Distrito de Cartagena de Indias en los niveles preescolar,básica primaria, básica secundaria y media.
4. EXCLUSIONES
Para la aplicación y cumplimiento del presente Sistema de Gestión deCalidad, se excluyen los siguientes requisitos con su respectivajustificación:
3. ALCANCE
Numeral 7.3 Diseño y desarrollo. Debido a que los servicios que seprestan están enmarcados dentro de los lineamientos de lanormatividad actual y lo definido por el Ministerio de EducaciónNacional y el Ente Territorial correspondiente.
Garantizamos el derecho a la educación con equidad,calidad, efectividad y pertinencia, proporcionandouna atención integral que contribuya al mejoramientode la calidad de vida y competitividad de lacomunidad del Distrito de Cartagena.
5. GENERALIDADES DE LA SECRETARÍA.
Trabajamos por una organización,transparente, moderna yorientada por resultados, conadecuada autonomía parasatisfacer las necesidades de losciudadanos, con un talentohumano comprometido,trabajando en equipo de lamano con los gobiernos escolaresy organizaciones sociales yempresariales, para posicionarnosen el 2016 en los mas altos nivelesde calidad educativa en el país.
El Sistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de Educación Distritales el resultado de la integración coordinada y coherente de losprocesos, con el personal, los procedimientos y los recursos necesariospara ofrecer un servicio que satisfaga las necesidades y expectativasdel cliente. A continuación se encuentra el mapa de los procesos quehacen parte de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad
6. ESTRUCTURA DEL SISTEMA
En el Anexo 1 del presente Manual se encuentra la Matriz deInterrelación de estos procesos con los requisitos de la Norma aplicablesa cada uno de ellos.
La Secretaría de Educación Distrital busca satisfacer lasnecesidades educativas de la comunidad, garantizando laprestación del servicio apoyados en un Sistema de Gestiónde Calidad, un talento humano competente; asegurando elcumplimiento de la misión y el mejoramiento continuo de laorganización con procesos eficaces, brindando respuestasoportunas y satisfactorias a los ciudadanos.
Con el fin de garantizar el cumplimiento de los objetivos de la calidad,la Secretaría de Educación ha elaborado la matriz planificación delSistema de Gestión de Calidad en la cual se establece la relación entrela política de calidad y los procesos del Sistema. Esta matriz seencuentra en el Anexo 2.
Por otro lado, el Sistema de Gestión de Calidad de la SED es coherentecon el Sistema de Gestión Integral de la Alcaldía de Cartagena , por loque todos sus procesos integran el Macroproceso Gestión en Educación(GED).
Responsabilidad con el Sistema de Gestión de la Calidad
Se han establecido como responsabilidades de todos los miembros deSe han establecido como responsabilidades de todos los miembros dela Secretaría de Educación con el Sistema de gestión de Calidad, lassiguientes:
�Cumplir los procedimientos y tareas asignadas del Sistema de Gestiónde Calidad.
�Aplicar la política de calidad
�Contribuir con el logro de los objetivos de calidad
�Participar en las actividades del Sistema de Gestión de Calidad
�Mantener y mejorar el Sistema de Gestión de Calidad.
�Cumplir con los requisitos del cliente.
Igualmente se ha designado como representante de la dirección alProfesional Universitario (Desarrollo Organizacional); igualmente en elanexo 4 se encuentran los cargos responsables de cada proceso.A continuación se presenta la estructura organizacional de la SED.
Despacho
Dirección Dirección Dirección Unidades
Gestión Organizacional
Grupo Asesoría Legal Educativa
Grupo Asesor de Planeación Educativa
Inspección y Vigilancia
Dirección Administrativa de Calidad Educativa
Evaluación Educativa
Mejoramiento
Dirección Administrativa de
Cobertura Educativa
Acceso
Permanencia
Dirección Administrativa y
Financiera
Talento Humano
Atención al Ciudadano
Gestión Administrativa
Servicios Informáticos
Financiera
Unidades Administrativas
Locales de Educación
Información estadística del sector educativoAsesoría al ciudadanoValidación de diplomas.Copias y duplicados de diplomasAtención de quejas del Servicio EducativoInformar los avances del cumplimiento del plan de
desarrollo.
Divulgar las políticas de cobertura, calidad y eficiencia. Información estadística del sector educativoLegalización de EEAsistencia técnica Inspección y Vigilancia del Servicio Educativo Administración de novedades de Instituciones EducativasDifundir normatividad que rige en las Instituciones
Educativas. Regular costos
La Secretaría de Educación en la gestión del Servicio Educativo delDistrito de Cartagena de Indias debe garantizar el cumplimiento de lossiguientes requisitos enfocados desde el MEN, para lograr la satisfacciónde la comunidad educativa:
La revisión, modificación y divulgación de estos requisitos se garantizacon la aplicación de los procedimientos establecidos por la SED.
7. REQUISITOS CLIO (CLIENTE, LEGALES, ISO, ORGANIZACIONALES)
Requisitos del cliente
Requisitos Requisitos del del
clientecliente
Oportunidad de respuesta
Excelente atención
Pertinencia de la
información
Sostenibilidad de la
cobertura educativa
Mejoramiento de la calidad
de la educación
Pertinencia de la
Educación
Eficiencia en el sector educativo
Los requisitos legales están descritos en el Normograma (Ver anexo 2) y losrequisitos ISO están descritos en el documento Relación de la norma con los proceso,(Ver Anexo 1)
Requisitos de la organización
Talento Humano competente
Requisitos Legales – Requisitos ISO
Orientación a la satisfacción de las necesidades de la comunidad educativa
Orientación al cumplimiento de las metas del plan de desarrollo
Organización transparente y Moderna
Propender por al eficiencia de los servicios
Los siguientes son los procedimientos obligatorios del Sistema deGestión de calidad de la Secretaría de Educación Distrital :
GEDAS01-P001 Auditorías Internas de CalidadGEDAS01-P002 Acciones Correctivas, Preventivas y de MejoraGEDAS01-P003 Control De Producto No ConformeGEDAS02 - P001 Control De DocumentosGEDAS02- P003. Control De Registros
De igual manera el manual de calidad hace referencia adocumentos externos, documentos controlados, otros
8. PROCEDIMIENTOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
documentos externos, documentos controlados, otrosprocedimientos y registros que sirven para dar cumplimiento a losrequisitos de la norma ISO 9001:2008 y que son necesarios para elSistema de Gestión de Calidad de la Secretaría de EducaciónDistrital.
ANEXO 1MATRIZ DE INTERRELACIÓN
NORMA ISO 9001 - PROCESOSNORMA ISO 9001 - PROCESOS
ANEXO 2PLANIFICACIÓN DEL SGC
ANEXO 3RESPONSABLES DE LOS
PROCESOS PROCESOS
PROCESO CARGO
GEDGE. Gestión Estratégica Secretario de Educación Distrital
GEDCE. Calidad Educativa Director Administrativo de Calidad Educativa
GEDCO. Cobertura Educativa Director Administrativo de Cobertura Educativa
GEDGP. Gestión de Programas y Proyectos
Asesor (Grupo asesor Planeación Educativa)
GEDGL. Gestión Legal Asesor (Grupo Asesor GEDGL. Gestión Legal Educativa
Asesor (Grupo Asesor Asesoría Legal)
GEDAS. Administración del Sistema de Gestión de Calidad
Profesional Universitario (Desarrollo Organizacional)
GEDGA. Administración de Bienes y Servicios
Subdirector Técnico Administrativo
GEDTH. Talento Humano Subdirector Técnico de Talento Humano
GEDGF. Gestión Financiera Profesional Especializado Financiera
GEDIV. Gestión de la Inspección y Vigilancia
Profesional Especializado (Inspección y Vigilancia)
GEDAC. Atención alCiudadano
Profesional Universitario (Atención al Ciudadano)
GEDGT. Gestión de TIC`S Profesional Especializado (Servicios Informáticos)
ANEXO 4NORMOGRAMA
ANEXO 5CARACTERIZACIONES DE
SUBPROCESOS DEL SISTEMA DE SUBPROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ANEXO 6ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGE. GESTIÓN ESTRATÉGICA
GEDGE01.FORMULACION Y EVALUACIÓN DEL PLAN
DE DESARROLLO
GEDGE02.COMPROMISO DE LA DIRECCIÓNDE LA DIRECCIÓN
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDAS. ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
GEDAS01. SEGUIMIENTO, ANÁLISIS Y MEJORA
GEDAS02.ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDCE. GESTIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVA
GEDCE01 PLANEACIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVA
GEDCE02 EJECUCIÓN DEL APOYO A LA CALIDAD
EDUCATIVAEDUCATIVA
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDIV. GESTIÓN DE LA INSPECCIÓN Y VIGILANCIA DEL
SERVICIO EDUCATIVO
GEDIV01. PLANIFICACIÓN DE LA INSPECCIÓN Y
VIGILANCIA
GEDIV02.CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL
SERVICIO EDUCATIVO
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDCO. COBERTURA EDUCATIVA
GEDCO01.PLANIFICACIÓN DE LA COBERTURA
EDUCATIVA
GEDCO02. RESERVA Y ASIGNACIÓN DE
CUPOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDAC. ATENCIÓN AL CIUDADANO
GEDAC01. GESTIONAR CORRESPONDENCIA
GEDAC02.DESARROLLAR Y MANTENER LAS RELACIONES CON EL
CIUDADANO
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGA. GESTIÓN ADMINISTRATIVA DE BIENES Y SERVICIOS
GEDGA01.ADQUIRIR BIENES Y SERVICIOS
GEDGA02.GESTION DE RECURSOS FÍSICOSRECURSOS FÍSICOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGF. GESTIÓN FINANCIERA
GEDGF01. PLANEACIÓN FINANCIERA
GEDGF02. CONTROL Y SEGUIMIENTO FINANCIERO
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGL. GESTIÓN LEGAL EDUCATIVA
GEDGL01. DERECHOS DE PETICIÓN,
SOLICITUDES Y ACCIONES LEGALES
GEDGL02. ASESORÍA JURÍDICA
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGP. GESTIÓN DE PROGRAMAS Y
PROYECTOS
GEDGP01. FORMULACIÓN E INSCRIPCIÓN DE
PROYECTOS
GEDGP02. ADMINISTRACIÓN DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDGT. GESTIÓN DE TICs
GEDGT01. MANTENIMIENTO Y
SOPORTE TÉCNICO DE LA INFRAESTRUCTURA
TECNOLÓGICA
GEDGT02. ADMINISTRACIÓN DE LA
PLATAFORMA TECNOLÓGICA
ÁRBOL DE PROCESOS Y SUBPROCESOS
Subprocesos Subprocesos ProcesoProceso
GEDTH01. ADMINISTRAR LA PLANTA DE PERSONAL
GEDTH02. SELECCIÓN Y VINCULACIÓN DE PERSONAL
GEDTH. TALENTO HUMANO
VINCULACIÓN DE PERSONAL
GEDTH03. DESARROLLO DE PERSONAL
GEDTH04. ADMINISTRACIÓN DE CARRERA DOCENTE
GEDTH05. MANEJO DEL FONDO PRESTACIONAL
GEDTH06. ADMINISTRACIÓN DE LA NOMINA
GEDTH07. ADMINISTRACIÓN DE HISTORIAS LABORALES
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