ley general de ci n°8292 y norma de control interno para el sector público(n-2-2009-co-dfoe)

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Ley General de CI N°8292 y Norma de Control Interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE)

Dra. Mónica Sandí LizanoMáster en Sistemas de Gestión de CalidadJefe Unidad de Gestión de CalidadSENASA10/02/2014

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Qué busca la Ley de CI?

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Confidencialidad

• Ante el ciudadano que presente denuncias.

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Sistema de CI

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Órganos del SCI

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Cómo saber quién es la Administración Activa?

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Qué le corresponde hacer al jerarca y sus titulares subordinados?

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Cuáles son los deberes de los jerarcas?

• Velar por el adecuado desarrollo de las actividades que le corresponden a la Institución

• Tomar AC ante evidencia de desviaciones

• Analizar e implementar las observaciones o recomendaciones de la AI, CGR, AE y demás entes de control y fiscalización

• Que se cumplan los SCI

• Presentar un informe de fin de gestión

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Ambiente de Control

• Busca el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo al CI hacia:

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Ambiente de Control

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Valoración del riesgo

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Actividades de Control

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Los procedimientos, políticas y normas deben contener:

• Autoridad y responsabilidad para autorizar o aprobar operaciones

• Protección y conservación de activos institucionales

• Diseño y uso de registros que evidencien hechos importantes de la institución

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• Revisión periódica de registros para verificar su exactitud y enmendar errores u omisiones

• Controles a los Sistemas de Información que procesan datos

Los procedimientos, políticas y normas deben contener:

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Sistemas de Información

• Gestión documental institucional para poder controlar, almacenar y recuperar la información realizada o recibida, relacionada a la gestión de la información incluyendo bases de datos y aplicaciones informáticas.

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Sistemas de Información

• Identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna.

• Comunicar a las personas que sean necesarias• Cumplir los plazos establecidos para

comunicaciones• Armonizar los Sistemas de información con los

objetivos institucionales • Establecer políticas, procedimientos y recursos

para disponer de un archivo institucional

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Seguimiento del SCI

• Busca valorar la calidad del funcionamiento del SCI, de modo que:

a. Los funcionarios responsables tomen acciones de control y prevención

b. Una vez al año se realicen autoevaluaciones (para perfeccionar el SCI y detectar desvíos en el cumplimiento de los objetivos)

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Sistema específico de Valoración del Riesgo

• Identificar el riesgo institucional y adoptar métodos de uso continuo y sistemático

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Cómo funciona la AI Institucional?

• Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente

• Verificar el cumplimiento del SCI• Verificar que se tomen las AC• Asesorar al jerarca y advertir a órganos

pasivos sobre las posibles consecuencias por determinadas conductas o decisiones

• Preparar planes de trabajo y un informe anual

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Dependencia orgánica

• Nombrado por el máximo jerarca• Deben tener independencia funcional y de

criterio• Recibir protección jurídica• Contar con recursos• Potestad para libre acceso a información• Solicitar cualquier colaboración,

asesoramiento y facilidades

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Responsabilidad administrativa

• Si se incumple injustificadamente los deberes y funciones:

a. Amonestación escrita

b. Amonestación escrita con copia al Colegio Profesional

c. Suspensión sin goce de salario (8 a 15 días hábiles)

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Norma de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE

• Provee de una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las Instituciones

Contro

l Inte

rno

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• Calando paulatinamente• Integrándose en los

procesos• Integrándose en la

cultura de las entidades

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Qué busca esta herramienta

Esquema básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.

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Qué comprende la Norma?

• Regulaciones básicas• Ambiente de Control• Valoración del riesgo• Actividades de control• Sistemas de información • Sistemas de seguimiento

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Vinculación del SCI con la calidad

• Promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de este compromiso.

• Debe establecer políticas y actividades de control.

• Verificar y gestionar la calidad del sistema para darle un enfoque de mejora continua.

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Compromiso de las Jefaturas

• Comunicar las políticas• Difundir la cultura• Gestión apegada a eficiencia, eficacia,

economía y legalidad

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Fortalecimiento de la ética institucional

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Factores formales de la ética institucional

• Declaración formal de la visión, misión y valores institucionales

http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/secciones/view/2

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• Un código de ética o similar

Factores formales de la ética institucional

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• Indicadores que permitan dar seguimiento a la ética institucional y efectividad de los elementos.

Factores formales de la ética institucional

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Políticas

• Tratamiento de conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas

• Manejo de conflicto de interés• Atención apropiada de denuncias

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Elementos Informales de la ética Institucional

• Clima organizacional• Estilo gerencial• Modelo de toma de

decisiones• Valores compartidos• Creencias• El comportamiento

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Personal Idóneo

• Planificar el reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño y capacitación del personal.

• Contratación, retención y actualización del personal idoneo.

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Estructura organizativa

• Relaciones jerárquicas• Líneas de dependencia• Líneas de coordinación• Definición de funciones y autoridad• Rotación de labores de forma sistemática

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Vinculación con Planificación

• La valoración del riesgo debe ser planificada y alineada con la Misión y Visión, Objetivos, Metas, Políticas e indicadores

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Actividades de control

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Protección y conservación del patrimonio

• Asegurar de forma razonable la protección, custodia, inventario, uso correcto y control de activos, incluyendo los derechos de propiedad intelectual

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Regulación para la Administración de Activos

• Establecer, actualizar y comunicar las regulaciones con respecto al uso, conservación y custodia de los activos, considerando:

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Custodia de activos

• Debe ser asignado formalmente• Si el equipo se comparte debe existir un

responsable de su custodia y administración• Los dispositivos de seguridad deben ser

vigilados para asegurar que siempre sirvan de forma óptima y se proteja contra el deterioro, pérdida o uso irregular

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Confiabilidad y oportunidad de la información

• Documentos y registros de la gestión institucional

• Formularios uniformes• Registros contables y legales• Verificaciones y supervisiones constantes y

periódicas

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Gestión de proyectos

• Identificar el nombre, objetivos, metas, recursos y fechas de inicio y fin

• Designar un responsable (planear, organizar, dirigir, controlar y documentar)

• Supervisión y control de avance considerando costos y recursos (informes periódicos)

• Sistema de información para dar seguimiento al proyecto

• Evaluación para analizar la efectividad del mismo y retroalimentar esfuerzos futuros

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Donaciones Externas

• Establecer, mantener, perfeccionar, evaluar las actividades de control para los bienes y servicios provenientes de donadores o cooperadores

Transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión

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Control sobre la rendición de cauciones

• http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/192

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Informe de fin de gestión

• Se resumen las actividades realizadas durante su período de funciones, logros obtenidos incluso en CI y el estado de las recomendaciones de la AI, CGR u otros

• Sugerencias• Asuntos en proceso• Entrega de bienes asignados

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Sistemas de información

• El jerarca y subordinados deben disponer elementos necesarios para organizar de forma uniforme, consistente y oportuna la información

• Los sistemas de información deben ser flexibles que permitan modificaciones a las necesidades cambiantes del entorno

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Sistemas de información

• Deben propiciar una debida gestión documental institucional.

• Se debe controlar, almacenar y recuperar la información de forma oportuna y eficiente.

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Archivo Institucional

• El jerarca y titulares deben implementar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos para el archivo

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El archivo incluye:

• Creación• Organización• Utilización• Disponibilidad• Acceso• Confidencialidad• Autenticidad• Migración• Respaldo periódico• Conservación

Conservación de documentos

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Calidad de la información

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Calidad de la Comunicación

• Llega a las instancias pertinentes• Llega en el tiempo propicio • Deben establecerse canales de comunicación

para trasladar la información de forma transparente, ágil, segura, correcta y oportuna.

• Tomar en cuenta usuarios internos y externos

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Ministerio de Agricultura y GanaderíaServicio Nacional de Salud Animal

Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221www.senasa.go.cr

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