análisis del cumplimiento de la ley n°8292 ley general de control interno en la municipalidad de...
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Universidad Magíster
Buenas noches
UNIVERSIDAD MAGÍSTER
TESIS PARA OPTAR AL GRADO DE LICENCIATURA EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
ANÁLISIS DEL CUMPLIMIENTO DE LA LEY GENERAL DE CONTROL INTERNO Nº 8292 EN LA MUNICIPALIDAD DE GOICOECHEA
MBA. WENDY BOLAÑOS HERNÁNDEZ
BACH. HUGO ARANA VILLALOBOS
ENERO 2015
Antecedentes
Las reformas en torno al tema del control interno, impulsadas en Costa Rica como
parte del proceso de fortalecimiento y modernización de las instituciones públicas,
han generado cambios importantes en la Municipalidad de Goicoechea, en el tanto
en que esta se constituye como una entidad cuyo objetivo institucional es
administrar y regular los intereses de los ciudadanos (as) del Cantón, situación
que por su propia naturaleza la ubica como parte de la Hacienda Pública y que por
lo tanto la obliga a mostrar transparencia, buena planificación y eficiencia en su
gestión administrativa.
Justificación
En relación con los cambios generados en el sistema de control interno y en
virtud de la calificación de 76.80 % alcanzada por la Municipalidad de
Goicoechea en dicha área, según el Índice de Gestión Municipal, publicado
por la Contraloría General de la República para el año 2013, se consideró
conveniente la realización de un estudio que permitiera conocer la situación
real del sistema de control interno y la forma en que el nivel de cumplimiento
de sus normas y procedimientos afecta la calidad en la prestación de los
servicios y la construcción de obras públicas, que forman parte de sus
obligaciones como gobierno local.
Objetivo general
Determinar el nivel de cumplimiento de la Ley General de Control Interno
Nº 8292, en la Municipalidad de Goicoechea, con el fin de proponer un
Plan de Mejoras Operacionales.
Objetivos específicos
Analizar el riesgo de incumplimiento de la Ley Nº 8292 Ley General de
Control Interno, en la Municipalidad de Goicoechea, para efectos de
minimizar su impacto negativo.
Estudiar los mecanismos de control interno de la Municipalidad de
Goicoechea, con el fin de promover su cumplimiento.
Realizar un benchmarking del control interno en otras municipalidades,
para efecto de promover las buenas prácticas de estas.
Objetivos específicos
Determinar los mecanismos de mejora de las áreas evaluadas por la
Ley Nº 8292 Ley General de Control Interno, con el fin de posibilitar su
inclusión.
Diseñar un Plan de Mejoras al Sistema de Control Interno en la
Municipalidad de Goicoechea, con el propósito de mejorar la aplicación
de los procesos en la institución.
Variables de la investigación
Riesgo de incumplimiento
Mecanismos de Control Interno
Benchmarking de Control Interno
Mecanismos de mejora
Evaluación por áreas
Metodología
Tipo de investigación: Exploratoria - Descriptiva.
Fuentes de información 20 funcionarios/as.
Instrumentos de recolección de datos:
Cuestionario.
Observación.
Principales hallazgos:De lo observado
Desde el punto de vista formal, las funciones en la Municipalidad de Goicoechea
se estructuran a partir de la articulación de las propuestas contenidas en tres
documentos fundamentales para el proceso de planificación:
PLAN DE DESARROLLO CANTONAL (2010-2016)
PLAN DE TRABAJO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL (2011-2016)
PLAN OPERATIVO ANUAL
Principales hallazgos:De lo observado
En relación con la estructura formal de funciones, a pesar de que existe
claridad sobre los objetivos por alcanzar, en lo que respecta a la dinámica
de las labores ejecutadas por parte de los funcionarios/as municipales, se
pudo observar la presencia de problemas de vinculación y articulación de
las actividades propuestas para el logro de las metas contenidas en los
planes.
Principales hallazgos:De lo observado
De la observación y estudio de las acciones realizadas por otras municipalidades se tienen como las más relevantes:
Implementación de un Plan de Mejoramiento Continuo (Montes de Oca).
Implementación de un Sistema de Información Gerencial (Montes de Oca).
Creación de un Departamento de Planificación (Moravia).
Desarrollo de un Plan de Incremento de la Participación Ciudadana en los procesos municipales (Tibás).
Principales hallazgos
Del cuestionario
Conocimiento del Plan Estratégico de la Municipalidad
Conocimiento de la Misión de la Municipalidad
Conocimiento de la Visión de la Municipalidad
Conocimiento del Plan de Trabajo del Departamento
Conocimiento del Plan de Desarrollo Cantonal
Capacitación sobre planes de desarrollo o de trabajo
Aplicación de la Ley Nº 8292 de Control Interno en el departamento
Conocimiento sobre cada cuánto se aplica la evaluación de control interno en el departamento
CONSIDERACIÓN DE LAS ÁREAS DE
EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO SEGÚN
CADA DEPARTAMENTO.
Consideración del área Ambiente de Control
Consideración del área Valoración del Riesgo
Consideración del área Actividades de Control
Consideración del área Sistemas de Información
Consideración del área Seguimiento del Sistema de Control Interno
Características de las áreas a fortalecer
CONCLUSIONES
Riesgo de incumplimiento
Se concluye que la carencia de una plataforma de información que
cumpla con las expectativas de todos los departamentos de la
Municipalidad de Goicoechea, crea que la calidad de información, el
riesgo y la seguridad no sea la óptima en el momento de la toma de
decisiones
Mecanismos de control interno
Se concluye que por la falta de equipo informático y de sistemas de
información, muchos de los departamentos, han tenido que realizar sus
propias bases de datos como lo son las hojas de cálculo y expedientes,
las cuales no pueden ser compartida la información con otros
departamentos, haciendo que dicha información sea menos oportuna e
integrada.
Benchmarking
Se concluye que las otras instituciones municipales observadas, han
implementado una serie de experiencias administrativas, que no solo han
mejorado su desempeño administrativo y operativo, sino que también han
redundado en el mejoramiento de su sistema de control, reduciendo o
minimizando en un nivel importante los impactos negativos, producto de
los riesgos por incumplimiento a la Ley General de Control Interno.
Mecanismos de mejora
Se concluye que a pesar de las normativas legales vigentes como la
Ley Nº 8292 de Control Interno, esta solo se cumple por requisito en
la institución, sin haber una mejora continua que pueda llevar a un
escalamiento en los servicios y proyectos que se llevan a cabo.
Costos de la investigación
ACTIVIDAD COSTO
(EN COLONES)
COSTO
(EN DÓLARES)
Horas de trabajo investigativo (aproximadamente 30 horas) 510.000 1004.9
Horas de trabajo de transcripción de datos (aproximadamente 50 horas)
850.000 1674.9
Servicios de comunicación 20.000 39.4
Impresiones /copias/papelería/encuadernación 40.000 78
Servicios profesionales de Filólogo 50.000 98.5
Total 1.470.000 2.896.7
Recomendaciones
Riesgos de incumplimiento:
Implementar un programa de capacitación de conocimiento institucional
que abarque todos los planes con que se ejecutan la misión y visión de la
municipalidad.
Realizar un cambio de plataforma de información que incluya todos los
elementos necesarios de los diferentes departamentos con el fin de que
se pueda compartir la información
Recomendaciones
Mecanismos de control interno:
Revisar las tasas de los costos por servicios que brinda la municipalidad,
con el fin de actualizar la tasa del servicio y ponerla al cobro.
Brindar seguimiento a los servicios y obras sociales presupuestadas cada
período de manera que se impulse su realización durante el ejercicio
económico.
Implementar un sistema de información y sugerencia, administrado por la
Contraloría de Servicios, en el servicio que este realiza con el fin de minimizar
los riesgos.
Realizar un cambio de plataforma de información tecnológica y sustituir el
equipo obsoleto.
Recomendaciones
. Benchmarking:
Se recomienda la propuesta y formulación de alianzas estratégicas con
las municipalidades de Montes de Oca, Moravia y Tibás, además de otras
pertenecientes a la región de San José, con el fin de incorporar el análisis
y adaptación de las experiencias exitosas y las buenas prácticas de
control, que permitan un mejoramiento integral del sistema de control
interno
Recomendaciones
Mecanismos de mejora:
Se recomienda que luego de haberse cambiado la plataforma de
información tecnológica; elaborar una estrategia para mejorar los procesos de
gestión de cobro.
Promover campañas de racionalización de recursos como los suministros de
oficina y tecnológicos; así como de reciclaje, con el fin genere un compromiso
verde a la institución.
Participar a la ciudadanía en los procesos de toma de decisiones y
prioridades del cantón, con el fin de que se prioricen, distribuyan y ejecute de
manera eficiente el presupuesto municipal.
Realizar estudios de satisfacción al usuario, para detectar áreas que se
deben de mejorar.
Propuesta
Plan de Mejoras para la Municipalidad de Goicoechea
Objetivo general
Diseñar un Plan de Mejoras al Sistema de Control Interno de la
Municipalidad de Goicoechea, para el cumplimiento de la Ley de Control
Interno Nº 8292.
Objetivos específicos
Implementar la planeación estratégica en la formulación y
ejecución de los planes de mejora continua (PMC), como una
herramienta de mejora en la calidad de la gestión administrativa
y operacional en la Municipalidad de Goicoechea.
Facilitar la integración de los funcionarios municipales y
participación de los vecinos del cantón en el proceso de
planeación estratégica de la Municipalidad.
Estimular la participación ciudadana en los procesos de
planificación estratégica de la municipalidad, mediante la
comunicación de los alcances de la Ley de Control Interno.
Desarrollo de la Propuesta
Dimensiones para el diseño e implementación del Plan de Mejoras al sistema de control interno en la Municipalidad de Goicoechea
1. Procesos de inducción y actualización dirigidos a funcionarios.
2. Procesos de participación comunitaria.
Objetivos de la Ley:
1. Proteger y conservar el patrimonio público.
2. Exigir confiabilidad y oportunidad de la información.
3. Garantizar eficiencia y eficacia de las operaciones.
4. Cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.
1. Seguimiento permanente de las acciones.
2. Integral una vez al año.
Paso Nº 1: Identificación del área de mejora
FORTALEZAS DEBILIDADES ÁREA DE MEJORA
Paso Nº 2: Detección de las principales causas del problema
Paso Nº 3: Formulación del objetivo
Luego de que se han identificado las áreas de mejora, junto con las
causas del problema, se deben formular los objetivos y el período de
tiempo necesario para su logro.
Paso Nº 4: Selección de las acciones de mejora
Paso Nº 5: Programación de las acciones de mejora
Nº ACCIÓN DE
MEJORA
DIFICULTAD PLAZO IMPACTO PRIORIDAD
Paso Nº 6: Ejecución y seguimiento de las acciones de mejora
Integración de la participación ciudadana en el plan de mejoras
Con el propósito de integrar la variable de participación ciudadana y
fortalecer así el involucramiento de los vecinos del cantón, en aquellas
áreas requeridas por la normativa vigente, el plan de mejoras deberá
considerar la incorporación de la metodología conocida como
comunidades de conocimiento.
Inventario de las fuentes de información y conocimiento del Cantón
ACTIVIDAD GRUPOS Y ACTIVOS
BENEFICIO
Registro de las habilidades de las personas, sus experiencias y el conocimiento que se posee,
Ciudadanos/as del Cantón
Mayor conocimiento de los intereses vecinales y definición de estrategias.
Instituciones Públicas
Identificación y desarrollo de activos de conocimiento
Organizaciones Comunales
Definición de objetivos y estrategias cantonales, identificación de ventajas competitivas, mejora en procesos de
gestión
Empresas Privadas
Identificación y desarrollo de políticas para el manejo de la información
Elaborar el catálogo digital de servicios y recursos
Infraestructura Innovación y reducción tiempos
Elaborar el catálogo digital de información
Documentación Mejora en competencias y
conocimientos del trabajo
Tecnología Innovación, reducción de tiempos
Actividades para la creación y socialización del conocimiento
ACTIVIDAD GRUPOS Y ACTIVOS
BENEFICIO
Talleres de colaboración o capacitación
Ciudadanos/as
Instituciones
Organizaciones
Empresas
Desarrollo y transferencia de activos de conocimiento
Mejora en competencias y conocimientos del trabajo
Infraestructura
Tecnología
Innovación
Contextualización de los procesos
ACTIVIDAD GRUPOS Y ACTORES BENEFICIO ESPERADO
Talleres de análisis contextual
Ciudadanos/as Fomenta trabajo en equipo. Mejorar el clima.
Talleres de formulación de planes.
Instituciones Ideas innovadoras Empoderamiento
Organizaciones y Empresas Fortalecimiento de la cultura organizacional y participativa
Análisis FODA de la propuestaFortalezas
1. Desarrollo de herramientas y espacios que mejoran la gestión administrativa y operacional de la Municipalidad.
2. Desarrollo de estrategias que facilitan la integración de los funcionarios y de los vecinos del cantón en el proceso de planificación estratégica.
3. Desarrollo de acciones que mejoran el clima organizacional.
4. Desarrollo de procesos y tecnologías que permiten un manejo óptimo de los recursos municipales.
5. Generación de Incentivos para la búsqueda de la innovación en la prestación de los servicios municipales y en la ejecución de las obras públicas.
Debilidades
1. Ausencia de presupuesto asignado por la Municipalidad de Goicoechea, para su ejecución.
Oportunidades
1. Presencia en el cantón de organizaciones comunales e instituciones que comparten los valores de la cultura participativa.
2. Alianza estratégica de la Municipalidad con la Universidad Magíster.
3. Presencia de organizaciones internacionales que brindan cooperación.
4. Disposición de otras municipalidades para realizar alianzas estratégicas.
Amenazas
1. Ausencia en la Municipalidad de acciones estratégicas adecuadas al corto, mediano y largo plazo.
2. Ausencia de un sistema de control interno en la Municipalidad que garantice la eficacia y eficiencia de las operaciones.
3. Ausencia de cultura participativa en los funcionarios municipales.
4. Rigidez en las políticas administrativas institucionales.
Impactos de la propuesta
CARÁCTER ÚNICO E INNOVADOR DE LA PROPUESTA
Se considera como el impacto más importante de la propuesta, su carácter único e innovador, en el sentido de que su planteamiento integral, permitirá armonizar todas las acciones conducentes a la implementación y seguimiento de la Ley General de Control Interno Nº 8292, proponiendo formas de solución que se constituirán como un modelo pionero en el desarrollo de los sistemas de control interno.
Impactos de la propuesta
Impacto administrativo
La implementación de la propuesta permitirá mejorar la ejecución de todos los procesos administrativos y operativos relacionados con el cumplimiento de la Ley General de Control Interno, Nº 8292 en la Municipalidad de Goicoechea, posibilitando un fortaleciendo permanentemente de su estructura y procesos administrativos en general.
Impacto económico
La propuesta permitirá mejorar el desempeño en la administración y custodia de los recursos municipales, generando ahorros en el presupuesto y la posibilidad de invertir en otras áreas o proyectos no atendidos en la actualidad
Impactos de la propuesta
Impacto social
Las mejoras en lo administrativo y lo económico, generarán un mayor desarrollo social del cantón, en virtud del incremento en los recursos para invertir en proyectos de bien social.
Impacto político
La propuesta permitirá elaborar un diagnóstico de las fuentes de información y conocimiento presentes en todos los actores del cantón, hecho que facilitará la incorporación de los ciudadanos/as, como una parte integrante de las actividades de desarrollo cantonal.
Otras investigaciones que se derivan del presente estudio
Estudio para el desarrollo del Sistema de Información Gerencial
Desarrollo de una nueva propuesta de Participación Ciudadana
Costo de la PropuestaACTIVIDAD CANTIDAD COSTO
UNITARIO
(COLONES)
COSTO TOTAL
(COLONES)
COSTO TOTAL
(DÓLARES)
Taller para la exposición y validación de la propuesta
1 150.000 150.000 277.00
Talleres para la capacitación de los funcionarios municipales, en el manejo y elaboración del plan de mejoras.
2 150.000 300.000 552.00
Talleres para la incorporación de la participación ciudadana,
2 150.000 300.000 552.00
Taller para la socialización de resultados
1 150.000 150.000 277.00
COSTO TOTAL DE LA PROPUESTA
900.000 1658.00
Muchas gracias