ley general de ci n°8292 y norma de control interno para el sector público(n-2-2009-co-dfoe)

SERVICIO NACIONAL DE SALUD ANIMAL(SENASA)


Ley General de CI N°8292 y Norma de Control Interno para el Sector Público(N-2-2009-CO-DFOE)

Dra. Mónica Sandí LizanoMáster en Sistemas de Gestión de CalidadJefe Unidad de Gestión de CalidadSENASA10/02/2014


Qué busca la Ley de CI?


Confidencialidad

• Ante el ciudadano que presente denuncias.


Sistema de CI


Órganos del SCI


Cómo saber quién es la Administración Activa?


Qué le corresponde hacer al jerarca y sus titulares subordinados?


Cuáles son los deberes de los jerarcas?

• Velar por el adecuado desarrollo de las actividades que le corresponden a la Institución

• Tomar AC ante evidencia de desviaciones

• Analizar e implementar las observaciones o recomendaciones de la AI, CGR, AE y demás entes de control y fiscalización

• Que se cumplan los SCI

• Presentar un informe de fin de gestión


Ambiente de Control

• Busca el desarrollo de una actitud positiva y de apoyo al CI hacia:


Ambiente de Control


Valoración del riesgo


Actividades de Control


Los procedimientos, políticas y normas deben contener:

• Autoridad y responsabilidad para autorizar o aprobar operaciones

• Protección y conservación de activos institucionales

• Diseño y uso de registros que evidencien hechos importantes de la institución


• Revisión periódica de registros para verificar su exactitud y enmendar errores u omisiones

• Controles a los Sistemas de Información que procesan datos

Los procedimientos, políticas y normas deben contener:


Sistemas de Información

• Gestión documental institucional para poder controlar, almacenar y recuperar la información realizada o recibida, relacionada a la gestión de la información incluyendo bases de datos y aplicaciones informáticas.


Sistemas de Información

• Identificar y registrar información confiable, relevante, pertinente y oportuna.

• Comunicar a las personas que sean necesarias• Cumplir los plazos establecidos para

comunicaciones• Armonizar los Sistemas de información con los

objetivos institucionales • Establecer políticas, procedimientos y recursos

para disponer de un archivo institucional


Seguimiento del SCI

• Busca valorar la calidad del funcionamiento del SCI, de modo que:

a. Los funcionarios responsables tomen acciones de control y prevención

b. Una vez al año se realicen autoevaluaciones (para perfeccionar el SCI y detectar desvíos en el cumplimiento de los objetivos)


Sistema específico de Valoración del Riesgo

• Identificar el riesgo institucional y adoptar métodos de uso continuo y sistemático


Cómo funciona la AI Institucional?

• Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente

• Verificar el cumplimiento del SCI• Verificar que se tomen las AC• Asesorar al jerarca y advertir a órganos

pasivos sobre las posibles consecuencias por determinadas conductas o decisiones

• Preparar planes de trabajo y un informe anual


Dependencia orgánica

• Nombrado por el máximo jerarca• Deben tener independencia funcional y de

criterio• Recibir protección jurídica• Contar con recursos• Potestad para libre acceso a información• Solicitar cualquier colaboración,

asesoramiento y facilidades


Responsabilidad administrativa

• Si se incumple injustificadamente los deberes y funciones:

a. Amonestación escrita

b. Amonestación escrita con copia al Colegio Profesional

c. Suspensión sin goce de salario (8 a 15 días hábiles)


Norma de Control Interno para el Sector Público N-2-2009-CO-DFOE

• Provee de una seguridad razonable sobre el cumplimiento de los objetivos institucionales.

• Mecanismo idóneo para apoyar los esfuerzos de las Instituciones

Contro

l Inte

rno


• Calando paulatinamente• Integrándose en los

procesos• Integrándose en la

cultura de las entidades


Qué busca esta herramienta

Esquema básico para la transparencia en la gestión pública en el marco de la legalidad, la ética y la rendición de cuentas.


Qué comprende la Norma?

• Regulaciones básicas• Ambiente de Control• Valoración del riesgo• Actividades de control• Sistemas de información • Sistemas de seguimiento


Vinculación del SCI con la calidad

• Promover un compromiso institucional con la calidad y apoyarse en el SCI para propiciar la materialización de este compromiso.

• Debe establecer políticas y actividades de control.

• Verificar y gestionar la calidad del sistema para darle un enfoque de mejora continua.


Compromiso de las Jefaturas

• Comunicar las políticas• Difundir la cultura• Gestión apegada a eficiencia, eficacia,

economía y legalidad


Fortalecimiento de la ética institucional


Factores formales de la ética institucional

• Declaración formal de la visión, misión y valores institucionales

http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/secciones/view/2


• Un código de ética o similar



• Indicadores que permitan dar seguimiento a la ética institucional y efectividad de los elementos.



Políticas

• Tratamiento de conductas fraudulentas, corruptas o antiéticas

• Manejo de conflicto de interés• Atención apropiada de denuncias


Elementos Informales de la ética Institucional

• Clima organizacional• Estilo gerencial• Modelo de toma de

decisiones• Valores compartidos• Creencias• El comportamiento


Personal Idóneo

• Planificar el reclutamiento, selección, motivación, promoción, evaluación del desempeño y capacitación del personal.

• Contratación, retención y actualización del personal idoneo.


Estructura organizativa

• Relaciones jerárquicas• Líneas de dependencia• Líneas de coordinación• Definición de funciones y autoridad• Rotación de labores de forma sistemática


Vinculación con Planificación

• La valoración del riesgo debe ser planificada y alineada con la Misión y Visión, Objetivos, Metas, Políticas e indicadores


Actividades de control


Protección y conservación del patrimonio

• Asegurar de forma razonable la protección, custodia, inventario, uso correcto y control de activos, incluyendo los derechos de propiedad intelectual


Regulación para la Administración de Activos

• Establecer, actualizar y comunicar las regulaciones con respecto al uso, conservación y custodia de los activos, considerando:


Custodia de activos

• Debe ser asignado formalmente• Si el equipo se comparte debe existir un

responsable de su custodia y administración• Los dispositivos de seguridad deben ser

vigilados para asegurar que siempre sirvan de forma óptima y se proteja contra el deterioro, pérdida o uso irregular


Confiabilidad y oportunidad de la información

• Documentos y registros de la gestión institucional

• Formularios uniformes• Registros contables y legales• Verificaciones y supervisiones constantes y

periódicas


Gestión de proyectos

• Identificar el nombre, objetivos, metas, recursos y fechas de inicio y fin

• Designar un responsable (planear, organizar, dirigir, controlar y documentar)

• Supervisión y control de avance considerando costos y recursos (informes periódicos)

• Sistema de información para dar seguimiento al proyecto

• Evaluación para analizar la efectividad del mismo y retroalimentar esfuerzos futuros


Donaciones Externas

• Establecer, mantener, perfeccionar, evaluar las actividades de control para los bienes y servicios provenientes de donadores o cooperadores

Transparencia, rendición de cuentas, utilidad, razonabilidad y buena gestión


Control sobre la rendición de cauciones

• http://www.senasa.go.cr/senasa/sitio/index.php/paginas/view/192


Informe de fin de gestión

• Se resumen las actividades realizadas durante su período de funciones, logros obtenidos incluso en CI y el estado de las recomendaciones de la AI, CGR u otros

• Sugerencias• Asuntos en proceso• Entrega de bienes asignados


Sistemas de información

• El jerarca y subordinados deben disponer elementos necesarios para organizar de forma uniforme, consistente y oportuna la información

• Los sistemas de información deben ser flexibles que permitan modificaciones a las necesidades cambiantes del entorno


Sistemas de información

• Deben propiciar una debida gestión documental institucional.

• Se debe controlar, almacenar y recuperar la información de forma oportuna y eficiente.


Archivo Institucional

• El jerarca y titulares deben implementar, comunicar, vigilar la aplicación y perfeccionar políticas y procedimientos para el archivo


El archivo incluye:

• Creación• Organización• Utilización• Disponibilidad• Acceso• Confidencialidad• Autenticidad• Migración• Respaldo periódico• Conservación

Conservación de documentos


Calidad de la información


Calidad de la Comunicación

• Llega a las instancias pertinentes• Llega en el tiempo propicio • Deben establecerse canales de comunicación

para trasladar la información de forma transparente, ágil, segura, correcta y oportuna.

• Tomar en cuenta usuarios internos y externos



Ministerio de Agricultura y GanaderíaServicio Nacional de Salud Animal

Tel.: (506) 2260.8300. Fax: (506) 2262.0221www.senasa.go.cr

¡Muchas gracias!

Formato PPT Versión 2 febrero 2011. Comunicación y Notificación

ley general de ci n°8292 y norma de control interno para el sector público(n-2-2009-co-dfoe)

Documents