investigacion de control gerencial
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7/31/2019 Investigacion de Control Gerencial
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Definición de control
El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente
con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el
ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un
mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto organizacionalpara evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.
Etapas de control
Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía opatrón con base en la cual se efectúa el control.
Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados,
representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en
términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Pueden ser físicos y representar cantidades de productos, unidades de servicio, horas-hombre, velocidad, volumen de rechazo, etc., o pueden estipularse en términos monetarios
como costos, ingresos o inversiones; u otros términos de medición.
Medición de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles para determinarexactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con
lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de
control por lo que se dificulta la medición.
Corrección
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas
desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a
presentar.
Retroalimentación
Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información
obtenida causante del desvío.
Factores que comprende el control
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Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
a) Cantidad
b) Tiempo
c) Costo
d) Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.
A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio deél se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas
funciones de la empresa.
Controles utilizados con más frecuencia en los factores del control
Cantidad:
Presupuestos
Estimaciones
Productos terminados
Unidades vendidas
Unidades rechazadas
Inventarios de personal
Medición del trabajo
Pronósticos
Control de inventarios
Tiempo:
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Estudios de tiempos
Fechas límite
Programas
Tiempo - máquina
Medición del trabajo
Procedimientos
Estándares
Costo:
Presupuestos
Costo por metro cuadrado
Costos estándar
Pronósticos
Contabilidad
Productividad
Rendimiento s/inversión
Calidad:
Evaluación de la actuación
Pruebas psicológicas
Inspecciones visuales
Coeficientes
Rendimiento del personal
Informes
Procedimientos
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Estándares
Calificación de méritos
Importancia.
El control es de vital importancia dado que:
1. Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen planes
exitosamente.
2. Se aplica a todo: a las cosas, alas personas, y a los actos.
3. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, paraque no se vuelvan a presentar en el futuro.
4. Localiza a los lectores responsables de la administración, desde el momento en que
se establecen medidas correctivas.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de planeación.
6.
Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.7. Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración yconsecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
8. El “Control Interno Gerencial” o simplemente el “Control Interno“, es una
expresión utilizada con el objeto de describir todas las medidas adoptadas porlos accionistas y directores de empresas para dirigir y controlar las operacionesde sus empresas. Normalmente para una empresa específica se refiere a su
“Sistema de Control Interno”, las técnicas específicas para ejercer un control sobrelas operaciones y recursos varía de una empresa o entidad a otra según la magnitud,
naturaleza, complejidad y dispersión geográfica de las operaciones de la entidad.
Sin embargo, los siguientes pasos básicos deben ser parte de un Sistema de Controlinterno Gerencial eficaz:
9. 1. Establecer normas, metas u objetivos (criterios).
10. 2. Analizar el rendimiento y evaluar los resultados (comparación).
11. 3. Tomar acciones correctivas.
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12. 13. Cada uno de éstos pasos implica algún tipo de acción . Su eficacia depende de la
competencia y actitud de todos los funcionarios y empleados directamenteencargados de llevar a cabo una tarea y de rendir cuenta de los resultados. El
proceso administrativo cubre todos los niveles de supervisión y su eficacia en elresultado de los esfuerzos de muchos funcionarios y empleados.
14. El término “Control Interno Gerencial” abarca la organización, políticas,
procedimientos y prácticas empleadas para administrar las operaciones de unaentidad y promover el cumplimiento de las responsabilidades asignadas en forma
efectiva, para alcanzar los resultados deseados.
15. Lo esencial del Control Interno Gerencial está en las acciones tomadas para
dirigido o llevar a cabo operaciones, dichas medidas incluyen el corregir lasdeficiencias y adaptar las operaciones, para que estén de conformidad con las
normas o con los objetivos deseados.16. Hablar de control es sencillo; sin embargo implica un carácter abstracto e inmaterialy por otro una serie de acciones a través de las cuales se hace palpable y por
consiguiente tiene un resultado el cual es medible o evaluable. El control es
inherente a la entidad y específicamente a la administración, personificada en sus
órganos de decisión y ejecución correspondiente.17. El Diccionario de la Lengua Española de la Real Academia Española, define el
término “control” como:” Comprobación, inspección, fiscalización, intervención” o
como otra conceptualización nos dice que es “Regulación, manual o automática,
sobre un sistem”.
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18. 19. El primer sentido limitaría el control a lo que hoy día llamamos la “auditoria”, pero
es en realidad el segundo sentido de “regular” que más bien describe el ControlInterno Gerencial dentro de los conceptos de la administración moderna. Una
definición más apropiada para fines de “control” en el ámbito gerencial conforman
a un plan de acción deseado y dicho plan debe estar de acuerdo a lasactividades de la organización.
20. Aquí es importante subrayar la importancia de un plan de acción realista,
simple y factible en vez de un plan teórico, sofisticado y no alcanzable que
frecuentemente constituye el defecto principal al logro de resultados y casi siempre
produce desperdicios de recursos. Por esto el plan debe de estar de acuerdo a lavisión, misión, objetivos y actividades o metas de la empresa o entidad.
21. Para que el control funcione es necesario:22. 1. Establecer en forma sistematizada, es decir, que deben seguir un ordenamiento
racional.
23. 2. Dotarlo de los elementos necesarios para su funcionamiento.
24. 3. Orientarlo a objetivos específicos, de manera que su efecto por la acción queproduce, puede ser evaluable.
25. El control es consustancial a todos los actos y procesos administrativos de unaentidad, es decir, que no puede ni debe concebirse separado. El término “control”,
se emplea con una amplia gama de sentido y aplicaciones, por tal motivo y para
enfocar más claramente el presente documento se emplea el término “ControlInterno” para dar más énfasis su naturaleza interna dentro de la empresa o entidad y
la responsabilidad principal de la Gerencia en todo nivel de su funcionamiento.26. El Control interno puede aplicarse a cualquier actividad operativa y toma
sentido concreto únicamente cuando se asocia con una situación operacional
específica.
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27. 28. El proceso de Control Interno no puede existir sino existen objetivos, principios o
normas. Sino se conocen los resultados deseados es imposible definir las medidas
necesarias para alcanzarlas y evaluar el grado de su alcance, por tanto la función decontrol será imposible. Es por esto que el concepto del Control Interno está
Íntimamente vinculado con la aplicación de “Gerencia o Administración porObjetivos”, a veces denominado “Gerencia por Objetivos y Resultados” para dar énfasis a los resultados concretos.
29. En suma les indicó aquí algunos componentes básicos del Control Interno queson necesarios para su eficaz funcionamiento y que se deberán seguir en la
empresa:30. 1. Un deseo básico, necesidad directiva o disposición , y la autoridad y capacidad
para su ejercicio.
31. 2. Comprender a cabalidad los propósitos y los resultados de los objetivospercibidos.
32. 3. Es necesario establecer un plan de organización, el cual conlleva el
establecimiento de un planeamiento estratégico y unas directivas internas acerca delaccionar de las diversas áreas de la empresa.
33. 4. Definir claramente las unidades de organización, donde cada una de ellas
tenga su propia autoridad delegada y claramente delimitada, con ciertaindependencia en las decisiones pero que actúe de acuerdo a los principios
establecidos por la gerencia.34. 5. Identificación de los objetivos a ser logrado por cada unidad de organización y
de las funciones y actividades de ser llevadas a cabo para lograr este fin.
35. 6. Establecimiento de políticas que dirige las operaciones incluyendo políticaspertinentes a control interno e información gerencial tanto como la auditoria interna.
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36. 7. Desarrollo de normas de rendimiento factibles de ser cumplidos en términos que
facilitan la comparación.
37. 8. Revisiones continuas por cada uno de los niveles superiores del flujo deoperaciones y rendimientos electivos por medio de la observación directa e
informes internos seguidas por decisiones que conducen a tomar medidas en cuanto
a los cambios propuestos de propósitos, alcance y procedimientos; y38. 9. Exámenes profesionales, independientes y objetivos periódicos de los objetivos
de la entidad de los logros reflejados en sus actividades de la presentación razonable
de su situación financiera, de los cambios de la misma y de los resultados de susoperaciones en sus estados financieros, la evaluación del valor y aceptación de sus
productos o servicios de la pertinencia del actual plan de operación y su ejecución y
rendimiento, así como, recomendaciones de mejoramiento y posibles eliminaciones.
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