gestion del abastecimiento
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LOGÍSTICA EN LA CONSTRUCCIÓN
Ing. Grethell G. Soto Caldas
RESUMEN DE LA SEMANA ANTERIOR 1. Uno de los principales problemas de la construcción es la deficiente administración
de su cadena de suministro.
2. La Filosofía Lean se enfoca en identificar actividades que no agregan valor con respecto a la necesidad del cliente. Lean Supply Chain Management tiene como objetivo entregar los materiales correctos, en el lugar correcto, con el embalaje adecuado, con las cantidades exactas y en el plazo requerido de acuerdo a lo solicitado por el cliente.
3. Los residuos en el sector construcción son: * Tpte. Innecesario * Sobre producción * Movimiento innecesario * Procesos innecesarios * Productos defectuosos * Tiempos de espera * Exceso y falta de material * Desperdicio de creatividad del empleado
4. Las herramientas Lean aplicadas a la construcción son 10: * Kaizen * VSM * VSA * LPS * 5 “S” * Pull System * ERP * RFID * Just in Time Delivery * Controles Visuales
GESTIÓN DE ABASTECIMIENTOS
UNIDAD N°2 – SESIÓN 5
LOGROS DE LA SESIÓN
• Adquisiciones, conceptos y objetivos • Conocer uno de los procesos de la gestión de
proyectos según el PMBOK: 12.Gestión de las adquisiciones • 12.1 Planificar la gestin de las adquisiciones. • 12.2 Efectuar las adquisiciones: • 12.3 Controlar las adquisiciones • 12.4 Cerrar las adquisiciones
GESTION DE PROYECTOS
MONITOREO Y CONTROL
GESTION DE PROYECTOS Según PMBOK
Es el proceso de compra o adquisición de los productos, servicios o resultados que es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
12. GESTION DE ADQUISICIONES
Desde la perspectiva del COMPRADOR en
una relación comprador-vendedor.
El vendedor puede ser llamado
PROVEEDOR, ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.
12. GESTION DE ADQUISICIONES
9
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
Es el proceso que consiste en determinar que comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12. GESTION DE ADQUISICIONES
10
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
Es el proceso que consiste en determinar que comprar o adquirir, cuándo y cómo hacerlo
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12. GESTION DE ADQUISICIONES
11
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
Es el proceso que consiste en documentar los requisitos de los productos, servicios y resultados, e identificar a los posibles vendedores.
12.2 Planificar la contratación
12. GESTION DE ADQUISICIONES
12
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12.2 Planificar la contratación
Es el proceso que consiste en obtener información, presupuestos, licitaciones, ofertas o propuestas, según corresponda.
12.3 Solicitar respuesta de vendedores
12. GESTION DE ADQUISICIONES
13
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12.2 Planificar la contratación
12.3 Solicitar respuesta de vendedores
Es el proceso que consiste en revisar ofertas, elegir entre posibles vendedores, y negociar un contrato por escrito con cada vendedor.
12.4 Selección de vendedores
12. GESTION DE ADQUISICIONES
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Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12.2 Planificar la contratación
12.3 Solicitar respuesta de vendedores
12.4 Selección de vendedores
Es el proceso que consiste en gestionar el contrato y la relación entre el comprador y el vendedor, revisar y documentar cuál es o fue el rendimiento de un vendedor, proporcionar una base para relaciones futuras con el vendedor, gestionar cambios relacionados con el contrato
12.5 Admin. de contratos
12. GESTION DE ADQUISICIONES
15
Grupo de procesos Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre
12.1 Planificar las compras y adquisiciones
12.2 Planificar la contratación
12.3 Solicitar respuesta de vendedores
12.4 Selección de vendedores
12.5 Admin. de contratos
Es el proceso que consiste en completar y aprobar cada contrato, incluida la resolución de cualquier tema abierto, y cerrar cada contrato aplicable al proyecto o a una fase del proyecto
12.6 Cierre de contratos
12. GESTION DE ADQUISICIONES
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Genera como resultados el Plan de Gestión de las Adquisiciones y los
Enunciados del Trabajo de los Contratos.
Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden ser mejor cubiertas comprando productos
o servicios al exterior
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
¿Comprar? ¿Alquilar?
¿QUE?
¿COMO?
¿CUANTO?
¿CUANDO?
El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las disciplinas de
contratación y procura e involucrarlos tempranamente como parte del
equipo.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Este proceso de planeamiento también debería considerar a los vendedores
potenciales, particularmente si el comprador desea ejercer algún grado
de influencia o control sobre las decisiones contractuales.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
CASA DE CAMPO
1.Estudio 3.Construcción 2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión
2.1 Maqueta
2.2 Planos
5.1 Planeam
5.2 Control
3.3 E/I Áreas descanso
3.4 E/I Áreas
recreación
3.2 Afirmado
3.5 Habilitación Otras áreas
Dorm padres Dorm. hijos Dorm. hijas
Cancha Frontón Cancha Tennis Piscina
3.1 Cercado
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
PROYECTO CASA DE CAMPO
Elemento WBS
Tipo de contrato
Procedimiento de
contratación
Forma de contacto
Cercado terreno.
Suma alzada por metro lineal de
cerco.
Se solicitará tres cotizaciones.
Web, guía telefónica.
Afirmado terreno.
Suma alzada con incentivo por
cumplimiento de plazo.
Experiencia previa. Estimación de
experto independiente.
Invitación a especialistas.
Instalación jacuzzis.
Suma alzada. Se solicitará tres propuestas.
Contacto a través de
fabricante de jacuzzi.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Plan de Gestión de las Adquisiciones Describe cómo se gestionará los restantes procesos de procura. Tipos de contratos a usar. Uso de estimaciones independientes como criterios de evaluación. Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura y cuáles al equipo de proyecto.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Plan de Gestión de las Adquisiciones Definición de uso de documentos estandarizados. Cómo se manejará a los múltiples proveedores. Entre otros.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Procurement Management Planning Checklist
Project Name:Prepared by:Date:Identify types of contracts being used
Independent estimates required? Yes No
If Yes, who will prepare?
By when?
Actions that Project Management Team can take independent of ProcurementDepartment
Source of standardized procurement documents, if needed
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?Scheduling
Performance Reporting
Human Resources
Other
Enunciado del Trabajo del Contrato Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a subcontratar en un grado de detalle que permita a los vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de proveerlos :
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Enunciado del Trabajo del Contrato SOW (statement of work) para
productos o servicios claramente especificados.
SOO (statement of objectives) para ítems presentados como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos.
12.1 PLANIFICAR COMPRAS Y ADQUISICIONES
Statement of Work Template
Project Name:Prepared by:Date:Vendor Name:Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accuratelydefine the proposed work):
Required Timeline and Milestone Dates:
Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operationalsupport, etc.):
Cost Parameters:
A C EDescription of Cost
ItemTotal Costs to
MAKETotal Costs to
BUYNotes &
RecommendationsDirect Indirect Direct IndirectCosts Costs Costs Costs
1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Final Differential
$0.00
CostItem #
BCosts to MAKE
Product or Service
DCosts to BUY
Product or Service
TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00
Date:
Project Name:Prepared by:
Genera como resultados los Documentos de la Adquisición y los
Criterios de Evaluación.
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
Es la preparación de la documentación necesaria para el
proceso de convocatoria.
PROYECTO CASA DE CAMPO Elemento WBS
Filtro de evaluación
Criterio de evaluación Documentos
Cercado terreno.
Garantía de rápido cumplimiento.
Menor precio. RFQ
Afirmado terreno.
Experiencia previa. Referencia de anteriores clientes Financiamiento.
TECNICA: 70% (experiencia, equipamiento) ECONOMICA: 30%
RFP
Instalación jacuzzis.
Distribuidor autorizado del fabricante. Garantía de rápido cumplimiento.
Menor precio. RFQ
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
Documentos de la Adquisición Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales. Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la decisión de la fuente de selección se basará en el precio.
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
Documentos de la Adquisición El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico son relevantes. Nombre comunes:
IFB Invitation for Bid. RFQ Request for Quotation. RFP Request for Proposal. IFN Invitation for Negotiation.
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
Criterios de Evaluación Se desarrollan para calificar o puntuar la propuesta Los criterios de evaluación pueden limitarse al precio de compra si el artículo a adquirir está inmediatamente disponible a través de una cantidad de vendedores aceptables
12.2 PLANIFICAR LA CONTRATACION
Request for Proposal Template
Project Name:Prepared by:Date:
I. Introductory and Background Information:
II. Statement of Work and Description of Project:
III. Project Objectives:
IV. Schedule of Events:For example:Event Date
1. RFP sent to Bidders2. Bidders' Conference3. Evaluation of Responses4. Award of Contract5. Commencement of Project6. Project Completion7. Final Review8. Client Acceptance andClosure9.10.
V. Description of Required Response Format:
VI. Required Contractual Provisions:
VII. Evaluation Criteria:Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase priceB. Understanding of client needC. Overall or life-cycle costD. Technical capabilityE. Management capabilityF. Financial resources
Genera como resultados las propuestas de los postores.
12.3 SOLICITAR RESPUESTA DE VENDEDORES
La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y
propuestas) de vendedores prospectos sobre cómo pueden
satisfacer las necesidades del proyecto.
12.3 SOLICITAR RESPUESTA DE VENDEDORES
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el
proveedor prospecto, normalmente a ningún costo para
el proyecto.
12.3 SOLICITAR RESPUESTA DE VENDEDORES
Genera como resultados la suscripción del contrato.
12.4 SELECCIÓN DE VENDEDORES
Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los
criterios de evaluación para elegir al proveedor.
12.4 SELECCIÓN DE VENDEDORES
• A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial (precio) y se evalúan por separado.
• Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos factores.
• El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es entregado a tiempo.
12.4 SELECCIÓN DE VENDEDORES
PROYECTO ITEM CONTRATADO
CASA DE CAMPO AFIRMADO DE TERRENO
I. ANTECEDENTES II. OBJETO III. MONTO IV. FORMA DE PAGO V. PLAZO VI. RESPONSABILIDADE
S DEL CONTRATISTA VII. RESPONSABILIDADE
S DEL CONTRATANTE VIII. GARANTÍAS
IX. GARANTÍAS X. DOCUMENTOS
CONTRACTUALES XI. PENALIDADES XII. CAUSALES DE
RESOLUCION XIII. NATURALEZA DEL
CONTRATO XIV. BASE LEGAL XV. CONTROVERSIAS
Firma contratista Firma contratante
Project Name:Prepared by:Date:
Evaluation Criteria andWeight Assigned
Vendor #1Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #1Item Score
Vendor #2Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #2Item Score
Purchase price20%
Understanding of client need25%
Overall or life-cycle cost15%
Technical capability20%
Management capability15%
Financial resources5%
Overall Score of possible 5(weights x ratings, totaled)
3.35 4
0.3
0.5 5 1.252
3 0.6
0.25
4 0.6 4 0.6
4 0.2 5
4 0.8
0.8
3 0.45 2
5 1 4
Sistema de puntajes
Genera como resultados la correspondencia, los cambios
contractuales y los pagos.
12.5 ADMINISTRACION DE CONTRATO
• Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor cumpla los requerimientos contractuales.
• La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de las acciones tomadas en la administración del contrato.
12.5 ADMINISTRACION DE CONTRATO
• Además de la gestión de la relación contractual se debe integrar los resultados de estos procesos con la gestión integral del proyecto.
• Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y cuando intervienen varios vendedores.
12.5 ADMINISTRACION DE CONTRATO
Figura 12-7. Administración del Contrato: Entradas, Herramientas y Técnicas, y Salidas (Guía del PMBOK®, 3ra Edición, Página 291)
12.5 ADMINISTRACION DE CONTRATO
Procurement Change Request Template
Project Name:Prepared by:Date:Person(s) Requesting Change:
Change Number:Type of Change Requested:
Terms of contract Termination of Contract Description of Product orService
Other (specify) Other (specify)Detailed Description of Change:
Detailed Reason for Change Requested:
Effect on Project Cost:? Projected Cost Overrun of approximately %? Estimated Cost Reduction of approximately %
Effect on Schedule:? Planned Project Completion Date:? New Project Completion Date:
Additional Remarks:
Approval Project Manager Date
Approval (Other) Date
Contract Change Control System Checklist and Worksheet
Project Name:Prepared by:Date:Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Besure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Tracking systems
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated changecontrol system:
Additional Remarks:
Submitted Name/Title: Date:Approval Name/Title: Date:
Contract Performance Report Template
Project Name:Prepared by:Date:Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)
Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)
Quality
Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting (Estimate of future project status and progress):
Other Issues or Comments:
Submitted Name/Title: Date:Approved Name/Title: Date:
¿Se completó correctamente y satisfactoriamente el trabajo?
12.6 CIERRE DE CONTRATO
Involucra tanto verificación del producto como cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del Contrato.
12.6 CIERRE DE CONTRATO
https://www.youtube.com/watch?v=8dLwNVBeNQs&list=PL05C9DF1BFB5322B0
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