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Gestión de la Extensión

Abril - 2018

Gestión de la Extensión

Objetivo Implementar el enfoque de generación de valor en las

gestiones que realiza la UN con el fin de incrementar los

niveles de calidad, eficacia y eficiencia, a través de la

racionalización de tareas y tiempos, optimización de

recursos y simplificación de trámites.

Gestión de la Extensión

Referentes normativos y técnicos Tresprincipios:

1.  Operación que logra los objetivos establecidos en la estrategiaorganizacional

2.  Operación que se articula con la estructura organizacional y lasfuncionesycompetenciasdeltalentohumano

3.  Operaciónquecumpleparámetrosnormativosydecalidad:

•  Lagestiónaportaparalosfinesdeacreditación

•  Calidad y efectividad en implementación de sistemas degestión

Gestión de la Extensión

Dos referentes normativos

Lineamientos de autoevaluación y acreditación institucional y de

programas del CNA

•  Acuerdo 03 de 2014 •  14 lineamientos para acreditación

institucional •  10 lineamientos para acreditación

de programas •  En ambos conjuntos, se pide

observancia de asuntos relacionados con la Organización, administración y gestión.

Normas técnicas

•  ISO 9001:2015 •  Modelo Integrado de Planeación y

gestión - decreto 1499 de 2017

Gestión de la Extensión

Enfoquede

generacióndevalor

Cadenadevalor

Enfoquede

procesos

Sistemade

entrega

Tres referentes técnicos

Gestión de la Extensión

Enfoque de cadena de valor

Relación secuencial y lógica entre insumos, actividades, productos y resultados en la

que se añade valor a lo largo del proceso de transformación total

Definición de insumos en función de lo que necesita la

operación

Procesos necesarios para conseguir los bienes y

servicios que el proceso promete y que capaz de

transformar insumos

Consecución de productos que logran resultados intermedios y finales

Productos y resultados que son efectivos para alcanzar

impactos en la población objeto de la intervención

Gestión de la Extensión

Enfoque basado en procesos

Procesocomoconjuntodeactividades

interrelacionadasyqueinteractúanentresí

Actividadesquetransformanlos

elementosdeentrada(recursos)enproductos

ModelodeOperaciónporprocesos

representalaestructuraeinteraccionesentre

losprocesos

Clientesopartesinteresadasconnecesidadesy

expectativassobreproductosyresultados

Controldecadaprocesoeinteracción.

Losprocesosaportanvaloryestánalineados

conlosobjetivos

Gestión de la Extensión

Enfoque desde el sistema de entrega

Requerimientosdelosclientes/usuariosbajolafilosofíadelacalidad

Interaccionescliente/usuarioconlosprocesosmedianteacuerdosdeservicioquedefinencriteriospreviamente

acordados

Seprivilegialalógicadeprioridadesestratégicas

Capacidadquedebegestionarseparalaentregaoportunayadecuadadebienesyserviciosque

permitenlograrlosefectos

Preguntas:¿quiénhacequé?o¿quiénentregaquéaquién?.Identificacuellosdebotella,vacíosybuenas

prácticas

Gestión de la Extensión

¿Por qué falla el proceso?

¿Dónde están las buenas prácticas?

¿Cuál es el desempeño actual

del proceso?

Ejecución del componente en 3 pasos

Paso 1: Teoría del cambio aplicada

Gestión de la Extensión

Paso 2: Construir la cadena de valor

Cadena de valor teórica

Comprende la norma que sustenta el proceso

Define el “deber ser” del proceso y determina su diseño

Cadena de valor práctica

Comprende la situación actual del proceso y su desempeño

Indaga por la pertinencia frente a las necesidades de usuarios

Cadena de valor óptima

Define la forma como se requiere ajustar el proceso (mejora y

sostenibilidad, cumple atributos)

Gestión de la Extensión

Paso 2: Marco de desempeño en la cadena de valor

eficiencia

Objetivos Recursos Planear

Hacer

Verificar

Actuar

RESULTADOS

eficacia

calidad

PRODUCTOS

Gestión de la Extensión

Paso 3: Establecer el nuevo proceso

Requisitostécnicosparalarevisión

Enfoque basado en procesos: garantizar secuencia e interacción de procesos.

Comprensión de aspectosdeautoevaluacióndeprogramascurricularesylineamientosdeacreditación.

Generación de valor desde la gestión (medición de indicadores de desempeño).

Excelencia en monitoreo y evaluación.

Oportunidades de mejora de los procesos e interrelación con otros procesos.

Gestión de la Extensión

Promesa de valor (objetivo transformador)

Cadena de valor

Caracterización del nuevo proceso

Mejora de procedimientos

NUEVO PROCESO

Cadena de valor

Insumos y proveedores

Productos y partes

interesadas

Resultados esperados

•  Interconectado con los demás procesos

•  Con mecanismo de medición

•  Con riesgos •  Con normativa

definida

Gestión de la Extensión

Ficha técnica

•  Se contó con 8 delegados de la Dirección Nacional de Extensión •  Se revisó la documentación que sustenta la gestión de la Extensión, junto con la gestión de la

Propiedad Intelectual y la Innovación •  Asistencia técnica del Sistema Integrado de Gestión Académica, Administrativa y Ambiental – SIGA •  Proceso efectuado desde Diciembre de 2017

Gestión de la Extensión

Declaración de la promesa de valor

Formular, ejecutar y evaluar políticas, programas, planes, proyectos y servicios para el desarrollo de la extensión en sus diferentes

modalidades, que favorezcan la gestión de conocimiento en diálogo con el entorno económico, político, cultural, social, ambiental y tecnológico,

con el fin de coparticipar en la construcción de la sociedad.

Gestión de la Extensión

Garantía de mejora continua con el enfoque de cadena de valor

eficiencia

Promesa de valor

Insumosorecursos Definirpolíticasyplanes

Socializaryhacerseguimientoalaimplementación

Ejecutarestrategiasqueapoyanlagestión Comunicar

Gestionarproyectosensusmodalidades

Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestiónrealizadaymejorar

RESULTADOS

Calidaddelaextensión

PosicionamientodelaofertadeExtensióncomotransformadorde

lasociedad

eficacia

calidad

PRODUCTOS

•  Políticas,reglamentaciónylineamientos•  Programas,planesyproyectos

formuladosparalagestión•  EstrategiasdeapoyoalaGestióndela

Extensión•  Buenasprácticasaplicadasparala

GestióndelaExtensión•  Estrategiadecomunicacióndela

Extensióndiseñada,divulgadaygestionada

•  Alianzasestratégicas•  Proyectosdeextensiónejecutadosa

travésdesusdiversasmodalidades•  Reconocimientosocialy

posicionamientodelaimageninstitucional

•  Informesdegestiónydeevaluación•  Planesdemejoramientoinstitucionales

formuladosyejecutados

Gestión de la Extensión

PLANEAR

Formulary/oajustarpolíticas,reglamentación,planes,programas

yproyectosestratégicosdelaextensión,enarticulaciónconlosprocesosmisionalesdeformacióne

investigación

PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS

•  PlanGlobaldeDesarrollovigente•  Lineamientosparaconstrucción

PGDyparalaplaneaciónestratégicaeinstitucional

•  Plandeaccióndelavigencia•  Plandeaccióndelavigencia

anterior•  Planesdemejoramientosuscritos

yejecutados•  Informesdegestión•  Criteriosytendenciasen

Extensión•  Normativainterna•  Apropiaciónpresupuestalparala

vigencia•  Políticasyreglamentacionesde

investigaciónycreaciónartísticaformuladas

RESULTADOS

•  PolíticasyreglamentacióndelaExtensión•  LineamientosparalagestióndelaExtensión•  Programas,planesyproyectosformulados

paralaGestióndelaExtensión

Gestión de la Extensión

HACER

SocializaryhacerseguimientoalaimplementacióndePolíticas,

reglamentaciónylineamientosdelaExtensión

EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión

Diseñar,divulgarygestionarlaEstrategiadeComunicacióndela

Extensión

PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS

•  PolíticasyreglamentacióndeExtensión

•  LineamientosdelagestióndelaExtensión

•  IniciativasdeExtensión

RESULTADOS

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensiónSocializadaseimplementadas

•  EstrategiadecomunicacióndelaExtensióndiseñada,divulgadaygestionada

•  Alianzasestratégicas

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión

•  Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión

•  IniciativasdeExtensión

•  EstrategiasdeapoyoalaGestióndelaExtensiónEjecutadas

•  BuenasprácticasaplicadasparalaGestióndelaExtensión

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión

•  Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión

•  Normativa,lineamientosydirectricesdecomunicacióninstitucional 1

Gestión de la Extensión

HACER

Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades

PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS

•  Proyectosdeextensiónejecutadosatravésdesusdiversasmodalidades

•  ProductosAcadémicos•  Reconocimientosocialyposicionamientode

laimageninstitucional•  ResultadosdelaactividaddelaGestióndela

Extensión•  Emprendimientosbasadosenconocimiento

dealtonivel•  Innovacionesdemandadasentregadas•  Innovacionesinternasgestionadas•  Títulosdepropiedadintelectualgestionados

paralosproductosoficialesdelaUN

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaExtensión

•  Programas,planesyproyectosparalaGestióndelaExtensión

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelainvestigaciónycreaciónartística

•  Políticas,reglamentaciónylineamientosdelaformación

•  Lineamientosydirectricesparalasuscripcióndeconveniosinternacionalesycontratos

•  Manualdeconveniosycontratos•  Lineamientosyprotocolosparala

gestiónfinancieradeproyectos•  Lineamientosypolíticasparael

usodelossistemasdeinformación

•  Normativa•  Innovacionesparatransferencia

1

Gestión de la Extensión

VERIFICAR

Hacermedición,seguimiento,análisisyevaluacióndelagestión

realizada

PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS

•  Programas,planesyproyectosdelagestióndelaExtensiónejecutados

•  ResultadodelaactividaddelagestióndelaExtensión

•  Evidenciasdocumentalesdelagestióndelaextensión

RESULTADOS

•  Programadeauditoria•  Lineamientosparaelaborar

informesdegestiónLineamientosparamedir,hacerseguimientoyevaluarconindicadoresdegestión

•  Programadeauditoria•  Evaluacióndeldesempeñodela

gestióndelaExtensión

•  Informesdegestión•  InformedeevaluaciónAuditorias•  Informederesultadosdeindicadores

Documentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos

•  Informesdeauditoríaporevaluaciónindependiente

•  InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión

Gestión de la Extensión

ACTUAR

Definiraccionesdemejorayejecutarplanesde

mejoramiento

Realizarseguimientoalosplanesdemejoramiento

PRODUCTOSTRANSFORMACIÓN(PROCESOS)INSUMOS RESULTADOS

•  Planesdemejoramientosuscritosyejecutados

•  Planesdemejoramientosuscritosy

ejecutados

•  Informesdegestión•  InformedeevaluaciónAuditorias•  Informederesultadosde

indicadoresDocumentosdeseguimientoymonitoreoderiesgos

•  InformesdelaevaluacióndeldesempeñodelagestióndelaExtensión

Gestión de la Extensión

Acciones adicionales

Revisión de los procedimientos:

GestióndeProyectosdeExtensión

GestióndeExtensiónSolidaria

GestióndelaEducaciónContinuay

PermanenteECP

Gestiónestratégicadelacomunicación

deExtensión

propuesta de unificación: Gestión por proyectos y por servicios

(Política)

Liquidación y cierre de proyectos

Gestión de la Extensión

Lineamientosparalainnovación:

AproximaciónconceptualydesafíosdepolíticaydeoperaciónparalaUN

ReflexióncomopartedelprocesodeanálisisalaGestióndeInvestigaciónylaGestióndelaExtensióndentrodelprocesode

rediseñoyactualizacióndelosprocesosyprocedimientos.2018

Gestión de la Extensión

Capacidad humana para crear y transformar

sociedades (UN)

Se es parte o mejor aún, se está logrando

que los cambios tengan lugar

Genera expectativas sociales y económicas.

Sugiere una promesa de cambio radical. De soluciones drásticas a

problemas

Se asocia con la idea de CREATIVIDAD, de

DESCUBRIR nuevas soluciones.

Surge la necesidad de responder a cambios

del entorno

Provoca cambios significativos en la

forma como se afrontan problemas

Da respuesta a desafíos como individuos, como organizaciones o como

sociedad

Gestión de la Extensión

ElImperativodelaInnovación

•  Anivelglobal:–  Crecienteinterésdegobiernosyorganizaciones

multilateralesparaeldesarrollo.–  Gobiernosyorganizaciones:Hacermásconmenos

recursos.–  Unentornocambianteycadadíamásexigente.–  Mayoratenciónaentenderlosprocesosde

innovación.

•  Enelpaís-Innovaciónpara:–  Mejorarcapacidades–  Soluciónaproblemáticasaúnnoresueltas.

•  Problemáticacomplejayapremianteenmateriasocial,económicayambiental.

•  Expectativasylasdemandasdecomunidadesysefortalecenlosmecanismosdeparticipación;

•  Individuosyorganizacionesestáncreandonuevostiposdealianzasenlabúsquedadesolucionesaproblemaseconómicos,sociales;ambientales,deldesarrollo

•  Comprenderlascondicionesylosfactoresqueconstituyenelentorno

•  Fuentedecapacidad.(Lewisetal,2014:2)

Gestión de la Extensión

Innovaciónparacreacióndevalor

CreacióndeValor

Nuevasdemandasydesafíos

Innovacionesexitosas

Mejoraenlosservicios

Mayorlegitimidadyconfianza

Gestión de la Extensión

Innovación

•  Elqué:–  Obtener,seleccionar,desarrollareimplementarideascreativasonuevoconocimiento.

•  Elparaqué:–  Mejorardemaneraprogresivaoradicaleldesempeñodelasorganizacionesosucapacidaddecreaciónde

valor.•  Elcómo:

–  Pormediodelaintroducción,atravésdeformasnuevasoyaexistentesdecooperación,dealgonuevoosignificativamentemejorado.Segestaapartirdeunreto:

AdaptadodeBloch&Bugge(2013)yPerry(2010).

Condiciónsistemático:

innovacióncomoproductodelconocimiento

Pensamientocreativoparatransformar

Condiciónético Innovación

Gestión de la Extensión

Tiposdeinnovación•  Enfoquetipo

–  Push

–  Pull

•  Aniveldelasorganizaciones(micro)

–  Deproducto(bienoservicio)

–  Deproceso

–  Organizacional

–  Comunicacional

•  Aniveldegobiernoodesectores(macro/meso)

–  Depolíticapública

–  Sistémica

Diverger

Modelar

Práctica

Prueba

Escalamiento

Gestión de la Extensión

Característicasdelproceso

•  Procesocolectivoydecolaboración:–  Capacidadesdesusactores(aprendizaje,cooperación)–  Interaccionesyrelaciones.

•  Gradodedesarrolloeincentivos.P.ej.:–  Institucionalynormativo–  Político–  Académico

•  Patronesculturalesyconductasalrededorde:–  Creatividad–  Emprendimiento,aversiónalriesgo,toleranciaalfracaso–  Estilosdeliderazgo–  Vocacióndeservicio

Gestión de la Extensión

Desarrollodeunaculturadelainnovación• Paraapoyoalaformaciónylainvestigación• Tránsitoentreelsaberconsolidadovs.sabercuestionadoyposteriorsaberpropositivo

Definirformasdeoperarlainnovación• Transversalalagestión,concriteriosdefinidosdesdelaExtensiónquedemandayofertalainnovación.Eselcanalconelusuariofinal• Creacióndepuntosdeexperimentación(laboratorios)

Articularsealecosistemadeinnovación• Conoceryparticipardeprogramasyproyectosdeciencia,tecnologíaeinnovacióndelpaísylaregiónincluso• Emprendimiento• “Bolsadeinnovación”• Actores,sistemasdeinformación,mecanismosdefinanciación,mecanismosdetransferencia,accesoaformación

Formularlapolíticadeinnovación• Delainvestigaciónhaciaelmercadoconvigilanciatecnológicayvigilanciainterna• Gestióndepropiedadintelectual• Estrategiapushypull• Generacióndeculturayaprendizaje

ParaelsistemadeinnovacióndelaUN

Gestión de la Extensión

Diseñar, gestionar e implementar estrategias, programas y proyectos de innovación, transferencia y emprendimiento en la Universidad Nacional de Colombia alineados a sus objetivos misionales, con el fin de mejorar

la calidad de vida de individuos y comunidades, así como la competitividad del sector productivo y del fortalecimiento de la

institucionalidad que gestiona lo público colectivo.

El sistema de innovación, transferencia y emprendimiento, a través de la Extensión, logra articular la UN con el sector público, la academia, las organizaciones de base y las entidades e iniciativas que promueven la

innovación.

.

Declaración de la promesa de valor

Gestión de la Extensión

eficiencia

Promesa de valor

Insumosorecursos

Identificacióndeunretouoportunidad Idear

Hacerprototipo Ejecutarpruebas

Escalar Gestionarlapropiedadintelectual

Transferirausuarios(comunicar,comercializar,distribuir)

RESULTADOS

Posicionamientodelaofertadeinnovacióndela

UNcomofuentedeconocimientoygeneradoradedesarrollo

eficacia

calidad

PRODUCTOS

•  Políticas,reglamentaciónylineamientos•  Programas,planesyproyectos

formuladosparagestionarlainnovación•  Alianzasestratégicas•  Bancodeideas,prototiposyproyectos

deinnovación•  Innovaciones•  Leccionesaprendidasparaescalamiento•  Experienciasdeusuarios•  Informesdegestiónydeevaluación•  Planesdemejoramientoinstitucionales

formuladosyejecutados

Arreglo propuesto para la innovación

Sistemadeinvestigación

Necesidaddelentorno

Gestión de la Extensión

Sobre los procedimientos

-  SeproponequehaganpartedelacaracterizacióndeExtensión,dentrodelaetapaHacer–“Gestionarproyectosdeextensiónensusdiversasmodalidades”.

-  Estadoactual:

-  Análisisparaposiblefusiónentre“Gestiónderecursosexternos”y“gestióndeconvocatoriasexternas/internas”.

-  Lasrelacionesinterinstitucionales(hoycomoprocedimiento),serecomiendaeliminarloenrazónaqueexistelagestiónde“Agenciarlasrelacionesinterinstitucionales”.SecomplementaránlosprocedimientosquesedecidasylosdeExtensiónparaaplicarestasactividades.

-  Sesugierefusióndelprocedimientode“Mercadeotecnológico”conelprocedimientode“GestiónestratégicadelacomunicacióndeExtensión”,haciendoénfasisenlatransferenciadeconocimiento.

Gestión de la Extensión

Sobre los procedimientos

-  Análisisdelprocedimientosobre“Formaciónentransferenciadelconocimiento”frentealaofertadelproceso“GestióndeTalentoHumano”,paraevitarduplicidades.SedeberevisarlaarticulaciónconlosprocesosdeFormacióneInvestigación.

-  Enanálisiselprocedimientosobre“FomentodelaCulturaInnovadora”paradefinirlocomopolíticadeoperaciónenlosprocesosdelaUN.

-  Enanálisiselprocedimientode“Asesoríaentransferenciadelconocimiento”,paraarticularloalagestióndelHacerdeExtensióndenominada“EjecutarestrategiasqueapoyanlagestióndelaExtensión”.

Gestión de la Extensión

GRACIAS