el documento y el documento electronico 7

EL DOCUMENTO Y EL DOCUMENTO ELECTRONICO

EL DOCUMENTO

El sustantivo “documento” proviene del latín documentum que deriva a su ves del verbo doceo, que quiere decir enseñar, hacer, saber, anunciar, tiene la misma raíz (doc) que sus términos a fines: doctrina que significa enseñanza, ciencia, y doctor, que significa sabio, hábil, maestro, y el que es capaz de transmitir y comunicar lo que sabe.

El documento se compone de los siguientes elementos:

a) El soporte material: “es aquel cuerpo sobre el cual se constituye el documento”. Este concepto no se limita a la simple hoja de papel, sino a los rasgos continentes de lo documentable. Por ejemplo, los formularios, este es soporte material, a pesar de tener inscripciones propias de su tipo, es decir, que se compone de una hoja de papel y determinados caracteres impresos que una vez completados los convertirán en documentos.

b) El contenido: “es aquella información que va a documentar y que vive en el intelecto de su creador hasta el momento en que se vuelca sobre el soporte material (o continente)”.

Un documento es un testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte, dando lugar a una fuente archivística, arqueológica, audiovisual, etc.

Cuando utilizamos la palabra documento en derecho, estamos significando que el documentum es algo que muestra, que enseña. Puede mostrar un hecho, un estado de cosas, un contenido intelectual, o un contenido intencional o voluntad.

EL DOCUMENTO ELECTRONICO

Podemos establecer que el documento electrónico es aquel proveniente de un sistema de elaboración electrónica (certificado de antecedentes, tickets emitidos por cajeros automáticos, etc.), es decir, la información procesada por computadora, a través de señales electrónicas, plasmadas en un soporte, aquí se debe distinguir entre el documento electrónico en sentido estricto, que es aquel que esta escrito en forma magnética u óptica u aquel proveniente de un sistema informatizado, o sea, que a sido plasmado en papel o llevado a la pantalla del computador con información proveniente de un documento electrónico en sentido estricto.

Se pueden clasificar en documentos corporeos e incorporeos, los corporeos son los documentos con presencia física corporea como la tablilla de arcilla, el papiro, pergamino, papel y demás documentos impresos. El documento digital es un documento electrónico, pero por tener la particularidad de encontrarse estructurado mediante un sistema binario de 0 y 1 (bits), que conforman los caracteres que es lo que se puede leer a través de la pantalla del computador

La particularidad de este tipo de documento es que a diferencia de los demás documentos electrónicos, son elaborados por las computadoras, y a la vez cualquier documento que no sea digital para su almacenamiento en una computadora, será convertido en un sistema digital, así como los elaborados y transmitidos de una computadora a otra.