departamento de recreación proceso de cotizaciÓn consideraciones generales: el volumen del...
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Departamento de Recreación
PROCESO DE COTIZACIÓNPROCESO DE COTIZACIÓN
Consideraciones generales:
• El volumen del requerimiento de servicios logísticos y celebraciones de
las empresas es alto.
• Los plazos para la presentación de las propuestas es corto (72 horas)
• Las técnicas académicas mantienen contacto permanente con los
asesores y estos a su vez con las empresas.
• Continuamente se presentan sobre la marcha, cambios en los
requerimientos de las solicitudes.
• La explicación del requerimiento específico a un tercer actor (Logística)
puede generar reprocesos y distorsión en la transmisión y comprensión del
mensaje.
Departamento de Recreación
PROCESO DE COTIZACIÓNPROCESO DE COTIZACIÓN
Se propone entonces…
1.Incluir dentro del proceso de cotización, el primer contacto con el proveedor cuando:
• El portafolio de servicios no incluye el producto solicitado.• El producto necesita variaciones según requerimientos.• Se requiere negociación de precios atendiendo disponibilidad
presupuestal de las empresas.
2.Al presentarse posiblemente, que dos ó más interlocutores estén en contacto con el proveedor durante el proceso, se debe tener claridad en el registro de acuerdos mediante:
• Portafolio de servicios con costos.• Registro de acuerdos con el proveedor (costeo aprobado).• Formato de confirmación de eventos.• Comunicación en doble vía (diseño y logística)
Departamento de Recreación
PROCESO DE COTIZACIÓNPROCESO DE COTIZACIÓN
Se propone entonces…
3. Retroalimentar la base de datos de proveedores entre los dos equipos:
Diseño: •Con la interacción con los proveedores y el conocimiento de ellos desde el proceso de cotización.•Envío de la información de nuevos proveedores y productos encontrados durante el proceso de diseño para engrosar la base de datos. Logística:•Con la búsqueda de nuevos proveedores.•Visita a sedes externas.•Retroalimentación de la base de datos.•Organización de la información.
Departamento de Recreación
PROCESO DE COTIZACIÓNPROCESO DE COTIZACIÓN
Se propone entonces…
4. Poner especial atención en que sólo se propone cambiar una parte del proceso. Dejar de lado expresiones como “nosotros siempre lo hemos hecho así”, “mmm eso ya lo hemos hecho nosotros”, “por qué antes no pasaba nada y ahora todo es un problema” .
Por qué no hacer las cosas como antes?
•La dinámica de la vida y las empresas cambian.•Las personas adquieren nuevos conocimientos y experiencias que nosotros muchas veces no tenemos.•Surgen nuevas disposiciones legales.•Escasez del talento humano.•Mayor volumen de requerimiento de las empresas.•Nuevas políticas, procedimientos y estructuras (portafolio, estrategias de fidelización y servicio al cliente)•Requerimiento de informes, seguimiento, control y evaluación de la gestión del área como negocio.
Modelo del proceso logísticoModelo del proceso logísticoDepartamento de RecreaciónDepartamento de Recreación
Departamento de Recreación
PREPRODUCCIÓNPREPRODUCCIÓN
Departamento de Recreación
Cotización
ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO RESPONSABLE
Proveedores Consulta
Contacta al proveedor
Base de datos proveedores
Requerimiento empresa
Proceso técnico y Proceso logístico
Material Consulta Base de datos Materiales (aplicativo) con costos
Proceso técnico
Espacios Caja y externos Consulta Base de datos por parques y espacios externos con costos
Proceso técnico
Talento humano Consulta Base de datos (Costos TH) Proceso técnico
Pre reserva Activar Correo electrónico y llamada verificación
Proceso logístico
ODS abiertas proveedores Seguimiento Consulta en archivo control facturación
Proceso Logístico
Departamento de Recreación
Confirmación
ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO RESPONSABLE
Confirmación Diligenciamiento formato con material, proveedores, espacios y recreacionistas
Formato único de confirmación con costeos
Proceso técnico
Activación reserva Activar reserva de espacios internos y externos
Diligenciamiento formato de activación
Proceso logístico
Proveedores Confirmación Proveedores con ODS y con contratos
Proceso Logístico
Talento Humano Reserva Talento Humano Comfama y P x S
Proceso logístico
ODS Solicitud elaboración Proveedores y talento humano P X S
Proceso Logístico
Información y Estadística
Subir evento al aplicativo
Formato de Información
Proceso Logístico
Departamento de Recreación
Reuniones Técnicas y logísticas
ACCIÓN TAREA INSTRUMENTO RESPONSABLE
Proveedores Convocar a Reunión Técnica
Llamada y correo electrónico
Proceso logístico
Talento Humano Convocar reunión Técnica
Llamada y correo electrónico
Proceso logístico
Espacios Reunión técnica y logística
Agenda correo electrónico, correo electrónico y llamada
Proceso Logístico
Departamento de Recreación
PRODUCCIÓNPRODUCCIÓN
Departamento de Recreación
POSTPRODUCCIÓNPOSTPRODUCCIÓN
Informe consolidado
Departamento de Recreación
“ El reconocer los errores y las equivocaciones, es propio de
quienes ven en el aprendizaje y la relación diaria, un mecanismo
escencial para el crecimiento personal y la trascendencia
espiritual”
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