asistente administrativa/o contable

AsistenteAdministrativa/o

ContableCapacitador

Ing. Vicente F. Almeida M.

Servicio y Atención al clienteIntroducción

Imagen y protocoloConcepto de servicio y atenciónTécnicas de servicio y atención

Introducción

• El principio del servicio• Filosofía del servicio

• La cultura del servicio• Ciclo del servicio

Concepto de servicio y atención

• Elementos que facilitan la atención• La comunicación verbal

• La comunicación del leguaje corporal• Procedimientos de atención cliente

• La atención telefónica

Técnicas de servicio y atención

• Contacto cara a cara• Relación con el cliente

• Correspondencia• Reclamos y cumplidos

• Instalaciones

Técnicas de secretariado

Técnicas de imagen y protocoloTécnicas de expresiónTécnicas de redacción

Técnicas sociales y éticas

Una secretaria o asistente administrativa que trabaja para una empresa o institución es quien desempeña diferentes actividades y es responsable de ejercer eficientemente todas las acciones pertinentes.

Técnicas de secretariadoFunciones

Funciones

• Recibir documentos• Atender llamadas telefónicas

• Atender visitas• Archivar documentos

• Realizar cálculos elementales• Informar todo lo relativo al departamento

del que depende

• Tramitación de expedientes• Actualizar agendas telefónica, direcciones y

reuniones• Poseer conocimientos de administración

pública.

Funciones

• Tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, calculadoras,

copiadoras, ordenadores personales o computadores.

• Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial

Funciones

Técnicas de archivosConcepto

ClasificaciónTécnicas

Técnicas de manejo

Técnicas de archivos

• Introducción• Conceptos de archivos• Características• Clasificación:

• Permanentes o maestros, de movimiento, de maniobra o trabajo

Clasificación

• Simples o estructurales o según su función

a. Archivos permanentes:

• Constantes

• De situación

• Históricos

b. Archivos de movimientoc. Archivos de maniobra o transitoria

Según sus elementos: 1. Archivo de entrada2. Archivo de Salida

3. Constantes

Clasificación

4. De Situación5. Históricos

6. Archivos de Movimiento o Transacciones7. Archivos de Maniobra o Transitorios

8. Archivo de Programa9. Archivo de Texto

Clasificación

Accesos• Se refiere al método utilizado para acceder a los

registros de un archivo prescindiendo de su organización. Existen distintas formas de acceder a los datos:

• Secuenciales• Directo

• Por índice• Dinámico

• Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo.

• Directo; cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su dirección en el fichero por él numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en él numero relativo del registro a acceder.

Accesos

• Por Índice; se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.

Accesos

• Dinámico; es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados.

La elección del método esta directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.

Accesos

• Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una exploración secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este acceso)

• Secuenciales: archivo de texto que debe ser leído del principio hasta el final.

Tipos de Acceso

• Acceso Directo. Permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso.

Tipos de Acceso

• Aleatorios: es un archivo con registros de un mismo largo. Un programa puede accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos.

Tipos de Acceso

• Binarios: es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular cualquier tipo de archivo. Las técnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de un archivo.

Tipos de Acceso

• Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado

• Entre otras características, a las técnicas de archivo binario no les preocupa los caracteres EOF intercalados (Control+Z = Chr$(26)) que pueda tener un archivo.

• Ejemplo Open NombreArchivo for Binary as #NumeroArchivo.

Tipos de Acceso

Instrucciones para manejar archivos• OPEN: reserva un espacio del buffer para la

data que moverá entre el programa y los archivos. La estructura es:

• OPEN filespec FOR {Append|Binary|Input|Outuput|Random} As #filenumber

Tipos de Acceso

• Por ejemplo:• OPEN "C:\Windows\AddrBook.ini" FOR

Input As #1• Filespec: Es la localización de archivo en el

que se trabajará, incluyendo usualmente el drive y path.

• "C:\Windows\AddrBook.ini"• {Append| Binary| Input| Outuput| Random}

El programador tiene que seleccionar uno.

Tipos de Acceso

• Binary y Random se utiliza para archivos binarios y aleatorios. Append, Input y Output son usados con archivos secuenciales. Un archivo secuencial no puede ser abierto para leer y escribir simultaneamente. Output es usado para escribir en el archivo.

Tipos de Acceso

• Input es usado para leer del archivo. Append es usado para colocar data al final de un archivo exitente.

• #filenumber: es necesario asignar un número al archivo. El número puede estar en el rango de #1 a #511 y es usado por Visual Basic para identificar el archivo.

Tipos de Acceso

• CLOSE: para cerrar un archivo. La estructura es:• CLOSE #filenumber• Por ejemplo:• CLOSE #1• WRITE: envia data del programa al archivo

secuencial. La estructura es: WRITE #filenumber, [OutputList]

Tipos de Acceso

• Por ejemplo:• WRITE #1, UserName, UserCompany,

SerialNumber• WRITE es la operación opuesta al INPUT. Las

expresiones en el OutputList son separadas por comas. WRITE inserta comillas y comas a la data que envia al archivo.

• INPUT: lee data delarchivo. La estructura es:• INPUT #filenumber, InputList

Tipos de Acceso

• Por ejemplo:• INPUT #1, UserName, UserCompany,

SerialNumber• Declaración y asignación de archivos• La declaración de un archivo con tipo se

efectúa con la ayuda de las palabras reservadas file

Tipos de Acceso

Tipos de Accesos• El procedimiento de asignación es idéntico al

utilizado anteriormente.• Ejemplo:

• Type• datos = record• clave : integer;

• nombre : string[30];• puesto : string[20];

• sueldo : real;

• estado : boolean;• {trueactivo,false baja lógica}• end;• Var• archivo:file of datos;• begin• Assign(archivo,'empleado.dat');

Tipos de Acceso

Contabilidad BásicaImportancia de contabilidad

Principios ContablesContabilidad Computarizada

Sistemas contables

Importancia

• La contabilidad es una técnica que se ocupa de registrar, clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin de interpretar sus resultados.

Principios Contables

Los 14 principios contables generalmente aceptados (P.C.G.A.) son:

1. Equidad2. Ente

3. Bienes Económicos4. Moneda 5. Empresa

6. Valuación

7. Ejercicio

8. Devengado

9. Objetividad

10. Realización

Principios Contables

11.Prudencia

12.Uniformidad

13.Materialidad

14.Exposición

Principios Contables

Contabilidad Computarizada

Mónica 8.5Herramientas

• Anexos Transaccionales ATS • Facturación electrónica

• Multibodega • Ventas

Herramientas

• Números de serie para productos • Números de lotes y fechas de espiración

• Cambio de cualquier reporte • Base de datos en SQL Server

Contabilidad Computarizada

Sistemas contables1. El ciclo contable

2. Libros obligatorios a. libro de inventario

b. libro diarioc. libro mayor

3. Libros Auxiliares4. Técnicas de uso para libros

“Las empresas líderes son

manejadas por asistentes

administrativas líderes”