aproximacion sg
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7/24/2019 Aproximacion SG
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La Gestin Documental en las EmpresasLa Gestin Documental en las Empresas
Una aproximacin prctica
Centro de Documentacin y Gestin del Con
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7/24/2019 Aproximacion SG
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Son los archivos, sin disputa, las dependencias mimportantes de una ofcina, pues mucho inuye en buena marcha de stas, as como en el ms prondespacho de los expedientes, el buen orden
precisin que se observen en la guarda y cuidado dlos documentos confados a la custodia de aquellos.
MHARTIN Y GUIX, E.Vademecum del ofcinista, p. 48Madrid, 1902
Centro de Documentacin y Gestin del Con
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7/24/2019 Aproximacion SG
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Breve acercamiento a los conceptos clave.
Contextualizar la Gestin Documental.
Hacer refexionar a los participantes sore! La importa!ia d" imp#atar $ %G&. La' ("ta)a' * r"p"r!$'io"' para #a "mpr"'a.
Conocer la metodolo"#a de implementacin.
Compartir parte de nuestra experiencia.
$esolver dudas o in%uietudes.
OBJETIVOSOBJETIVOS
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximaci
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7/24/2019 Aproximacion SG
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C&'(E')D&*C&'(E')D&*
Los documentos entorno a la empresa
De+niciones. Contexto. $efexiones
El tratamiento documental
Clasi+cacin. Descripcin. Conservacin. $ecuperacin
,or%u- un *GD )nte"rado
$azones. /enta0as
La experiencia de Deloitte o"ados y sesores (riutario
Hacia la Gestin del Conocimiento
Bilio"ra1#a
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximaci
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C&'(E')D&*C&'(E')D&*
Los documentos entorno a la empresa
De+niciones. Contexto. $efexiones
E# tratami"to do!$m"ta#
+#a'i!a!i-. &"'!rip!i-. +o'"r(a!i-. R"!$p"ra!i-
or/$ $ %G&A It"rado
Rao"'. 3"ta)a'
La "p"ri"!ia d" &"#oitt" A5oado' * A'"'or"' Tri5$tario'
Ha!ia #a G"'ti- d"# +oo!imi"to
6i5#iora7a
La Gestin Documental en las Empresas. Una aproximaci
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a I
BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)BRAINSTORMING (Tormenta de ideas)
Cuadros de Clasificacin. Base de datos. GestinDocumental. Expediente. Informacin. Documentalista.Conocimiento. Poder. Archivo. Documento. OCR. Dato.lu!o de "ra#a!o. Papeles. Di$itali%acin. &enta!a.'emoria. B(s)ueda. Conservacin. Orden. Ahorro.ichero. Directorio. An*lisis. Optimi%acin. Archivero.+or,flo-. Compartir. Recurso. Intranet. Experiencia.
Actuali%acin. Bi#liotecario. Inventario. Recuperacin.Descripcin. Eficacia. 'apa de procesos. Cam#io.Competitividad. Automati%ar. Economa. Descriptor.Conservacin. Cultura Or$ani%acional. "esauro./no-led$e 'ana$ement. Pertinencia. Rapide%. &alor.
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a II
Dato!
E#"m"to 'ii!ati(o d" i7orma!!ot"ido " $ do!$m"to.
)n1ormacin! +om$i!a!i- o ad/$i'i!i- d" !oo!imi"t
/$" p"rmit" amp#iar o pr"!i'ar #o' /$" po'"" 'o5r" $a mat"ria d"t"rmiada.
Conocimiento! It"#i"!ia. %a5"r por "# ")"r!i!io d"
7a!$#tad"' it"#"!t$a#"' #a at$ra#"a, !$a#idad"' * #a' r"#a!io"' d" #a' !o'a'.
DEFINICIONESDEFINICIONES
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a III
DE2)')C)&'E* ))DE2)')C)&'E* ))
Documento!
+$a#/$i"r o5)"to mat"ria# /$" o' aporta i7orma!i-. Tato7ormato 7'i!o !omo "#"!tr-i!o.
Expediente! +o)$to d" do!$m"to' ar$pado' por '$ r"#a!i- !o
tramita!i- d" $ a'$to.
rc3ivo! +o)$to d" do!$m"to' /$" prod$!" * r"!i5" $ idi(id$o,
"mpr"'a o $ orai'mo p5#i!o " "# ")"r!i!io d" '$' a!ti(idad"'. Lo!a# o "di!io dod" '" oraia, !o'"r(a * !o'$#ta
do!$m"to'.
Gestores de la documentacin! 6i5#iot"!ario', Ar!:i("ro', &o!$m"ta#i'ta'.
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a I3
DE2)')C)&'E* )))DE2)')C)&'E* ))) Gestin Electrnica de Documentos! Tratami"to ;ar!:i(o * r"!$p"ra!i-< d" toda #a i7orma!i- d" "'ti-
pro!"d" d" ar!:i(o' 7'i!o' " 'oport" pap"#, !omo #a !r"ada " !:"ro' i7o
Bases de Datos! +o#"!!i- "'tr$!t$rada d" dato' (i!$#ado' por $ d"omiad
r"i'trado', orma#m"t", " #a m"moria d" $ ord"ador. $"d" mat"a!t$a#iar'", modi!ar'" o r"a#iar otra' op"ra!io"'.
Gestin Documental! +o)$to d" tar"a' * a!ti(idad"' "!amiada' a d"'!ri5ir, !#a'i!ar,
d"iti(a, di'po"r #o' do!$m"to' !o #a a#idad d" pod"r r"!$p"rar#o' po!o #a ma*or rapid" po'i5#".
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7/24/2019 Aproximacion SG
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3
C&'(E4(&C&'(E4(&G"'ti- d"# +oo!imi"to > ?M
G"'ti- d" #a I7orma!i-
G"'ti- d" +ot"ido'
&o!$m"ta!i-
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3I
$E2LE4)&'E*$E2LE4)&'E*
556u- versin era la de+nitiva77
8o por si acaso me lo "uardo en mi C!9'o. 8o dentro de mi desorden: s- donde estn mis cosa
Un d#a me pon"o a tirar papeles y se acaan losprolemas.
5De %u- versin sacaste esos datos7
(en"o una suerte; Estn todos los documentos menos el%ue usco...
Un d#a arir- la puerta del armario y me caern todos lospapeles encima...
Estos ori"inales los tiene ,aco. Creo.
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3II
Cuando la situacin se convierte en insostenile:empezamos a pensar en contratar a al"uien para%ue d- orden a este caos...
Dos casos cercanos a la realidadDos casos cercanos a la realidad
! Ac"m"lamos la doc"mentaci#n en "na sala Sinnin$%n criterio de clasi&icaci#n' ni eidentemente'de descrici#n
* Cada desac+o o deendencia de n"estra o&icinaac"m"la $ran cantidad de doc"mentaci#n' lo ,"eimosi-ilita la recisa locali.aci#n
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Lo' do!$m"to' "toro a #a "mpr"'a 3III
Caso >!Caso >!
r"o!$pa!i- a !orto p#ao.No '" pi"'a " i("rtir. %" '$"#" r"!$rrir a '"r(i!io'
"t"ro' ;@$t'o$r!i
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