administración de abastos 4ta sesión

ADMINISTRACION DE ABASTECIMIENTOS

Abastecimiento - Conceptos

• El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compañía requiere para su operación, ya sea de fuentes internas o externas.

• Se puede apreciar que el abastecimiento va más allá de la simple adquisición de materia prima, ya que se encarga de todo lo que requiere la empresa para su operación, así como de facilitar los medios necesarios para conseguirlo.

Abastecimiento - Conceptos

• Un correcto abastecimiento en una empresa depende de varios factores:

- Mantenimiento de un registro exacto y a tiempo.

- Determinación correcta de proveedores (externos o

internos).

- Correcta planeación de envío y actualización

de inventarios.

• El concepto de abastecimiento ha cambiado debido a las nuevas tecnologías informáticas.

Abastecimiento - Conceptos

• El sistema de abastecimiento comprende los siguientes subsistemas:

- Gestión de compras.

- Recepción.

- Almacenaje – Administración de stocks.

• Se relaciona para el cumplimiento de sus funciones con las áreas de Finanzas, Producción y Contabilidad.

Abastecimiento - Conceptos

- La función de abastecimiento es clave dentro de la actividad empresarial, constituyendo además una función compleja.

- Esta complejidad se deriva de la diversidad de los productos o servicios objeto de adquisición, sin olvidar otros aspectos como: la necesidad de adaptarse a un entorno económico altamente cambiante motivado por la globalización de los mercados, los cambios tecnológicos y el constante incremento de las exigencias de calidad.

Control de Materiales

• Ningún plan es infalible es por eso se emplea el control para:

- Enfrentar el cambio:

Forma parte ineludible del ambiente de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas.

Control de Materiales

- Crear mejor calidad:

Las fallas del proceso se detectan y el proceso se corrige para eliminar errores.

- Producir ciclos más rápidos:

Una cosa es reconocer la demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios nuevos a los clientes.

Métodos de compra

• Los más usuales son :

- Por lotes o elementos específicos: se coloca una orden en caso se origine la necesidad.

- Por programa: se planifican las compras por varios meses o semanas de acuerdo a consumos previstos, y se van realizando ajustes a medida de que se van realizando.

- Por asociación con el proveedor: se trata de fortalecer un vínculo estable con el proveedor, al punto de que sea considerado como una dependencia de la organización.

Ciclo de compra

Fases del Proceso de Compras

PREPARACION

REALIZACION

SEGUIMIENTO

OPERACIONES PREVIAS

•Conocimiento detallado de las necesidades.•Determinación de las condiciones en que estas deben ser satisfechas.

•Investigación de Mercado.•Preselección de proveedores.

•Análisis y comparación de ofertas.•Negociación con los ofertantes. •Elección de proveedores.•Confección de pedidos.

•Vigilancia y Reclamación de las entregas. •Control cualitativo y cuantitativo de los productos recibidos .•Eventual devolución de los productos no conformes.

OPERACIONES DERIVADAS

•Recuperación de envases, embalajes, desperdicios, sobrantes, etc. •Gestión de los inventarios de los materiales y productos adquiridos.

Decisiones de compra

Decisiones de compra

• Existen 4 indicadores que resultan básicos :

- Por Precio

- Por Calidad

- Por Condiciones de pago

- Por Plazos de entrega

Decisiones de compra

- Por Precio

Este debe estar claramente definido, si incluye o no toda clase de conceptos como transporte, embarque y desembarque, etc.

Existen productos que por su especial naturaleza o destino no los consideran, sobre todo aquellos que son de importación, debiendo detallarse entonces conceptos tales como seguros, impuestos, recepción, etc.

Decisiones de compra

- Por Calidad

Desde luego el objetivo no es comprar lo más barato posible, sino optimizar en su conjunto, dentro de lo posible, los indicadores de precio, calidad y servicio.

- Por condiciones de Pago

La forma de pago puede afectar seriamente el precio, ya que un pago al contado es muy diferente a plazos.

Asimismo, la condición de cliente.

Decisiones de compra

- Por Plazo de Entrega

Este factor es importante a considerar para no entrar en ruptura del inventario, o lo que es peor, paralización del proceso productivo o se servicios.

Resulta de interés que el plazo de entrega sea lo más pequeño posible para trabajar con una menor cartera de pedidos y tener una menor financiación comprometida.

Decisiones de compra

Se requiere también que el plazo sea fiable.

Si no lo fuera pues nos vemos obligados a mantener un mayor nivel de inventario de seguridad, lo que se traduce en mayores costos de conservación y mayor capacidad para el almacén.

Para lograr plazos adecuados será conveniente conocer la evolución de nuestra demanda al comienzo del periodo de planificación y poder acordar y negociar con el proveedor la cantidad y frecuencia de los pedidos, facilitando de esta forma la planificación del mismo.

Decisiones de compra

Por otra parte, siempre que sea posible, es conveniente contar con varios proveedores, fomenta competitividad en cuanto a precio, calidad y servicio, dándonos flexibilidad a la hora de repartir pedidos.

Es preciso tener cuidado con las promociones a bajo precio, esta bien si son nuevos de introducción, pero en otras ocasiones pueden provenir de inventarios almacenados durante mucho tiempo o ser de baja calidad.

Por el contrario, una calidad excesiva de los productos puede ser innecesaria y hace incrementar los precios sin aportar valor añadido al consumidor.

Evaluación de la Eficiencia de compra

• La evaluación es importante porque permite a los directivos , gerentes, etc :

a. comprobar si es eficaz como realizan la labor. b. constatar si alcanzan los objetivos que se fijaron.

c. medir el trabajo del jefe de compras y su personal.

• La evaluación basada en informes que emiten se basa en diferentes métodos, mencionaremos tres que se utilizan mayormente :

a. Asignación por objetivos.

b. Índices de medición de eficiencia. c. Costo neto final de compras

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Evaluación de la Eficiencia de compra

a. Asignación por objetivos.

-Se fijan metas las cuales se deben de alcanzar de acuerdo al tiempo establecido.

-Esta asignación de objetivos se puede realizar a la respuesta de ciertas preguntas:

¿Es posible reducir el costo de compras’ ¿en cuánto o en qué rangos?

¿Qué porcentaje de descuento se obtienen de los proveedores de la empresa? ¿Se puede aumentar?

¿Se conoce y se tiene acceso a las instalaciones de los proveedores? ¿Podemos conseguirlos?

¿Existe el MOF, MAPRO y políticas? ¿Pueden formularse?

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Evaluación de la Eficiencia de compra

Existen cinco pasos para un uso efectivo de la administración por objetivos, utilizadas con el propósito de alcanzar las metas de la empresa:

1. Descripción precisa de las responsabilidades de

cada puesto.2. Fijación de metas individuales.3. Metas por departamento, oficina.4. Fijación de estándares o puntos de referencia.5. Resultados.

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Evaluación de la Eficiencia de compra

b. Índices de medición de eficiencia .

-Es necesario tener información emitida en las empresas, principalmente dentro del área de compras, como cantidad, montos de adquisición, consumo, personal involucrado, existencias, etc.

-También es necesario contar con otros datos pertenecientes a otras áreas de la empresa como ventas, personal que labora en toda la empresa; datos que contribuirán a medir los índices establecidos.

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Evaluación de la Eficiencia de compra

c. Costo neto final de compras

- Los factores que se emplea son:

(1) Economías Comprobadas:Precios pagados por los materiales adquiridos.Métodos o sistemas perfeccionados.Sustitución de artículos por otros mejores y de menor costo.

(2) Gastos de funcionamiento de la dependencia.

Evaluación de la Eficiencia de compra

(3) Gastos ocasionados por errores en las compras.Costos mayores, debido a retrasos en la recepción, falta de material, etc.

Devolución de artículos comprados.

(4) Gastos de almacenaje y comprobación de las existencias en almacén (costo de posesión).

Evaluación de la Eficiencia de compra

De acuerdo a lo tratado, existen dos enfoques que pueden emplearse para evaluar el desempeño de la labor de compras.

1. Una evaluación continúa que compara los resultados de operación con el plan, el presupuesto y los objetivos establecidos para el departamento y el personal.

2. Una auditoría externa realizada por personal fuera de la empresa.

Conclusión

Aprovisionamiento eficiente = Rebajar costes

en cliente-proveedor = Bajar precio = Mantener

beneficio.