aclaraciones vía portal de proveedores

Aclaraciones vía Portal de proveedores

“Nuevo modulo de aclaraciones” Ventajas:

Dejando atrás el papel, con este sistema FANASA se pone a la

vanguardia y facilita los procesos administrativos por medio de las tecnologías de información y comunicación.

Se acelera el procedimiento de aclaraciones, permitiendo ser concretas.

Tiene la facilidad de ingresar las aclaraciones sin importar tiempos determinados.

Lo mas importante de este desarrollo es que FANASA trabaja para dar comodidad y practicidad a nuestros Socios de Negocio.

Guía de conceptos De registros (Proveedor): Por diferencias en precios descuentos y ofertas: Para facturas con diferencias en saldo directo en monto final. Por documentos, Referencias: Para descuentos con prefijos NCRB Bonificaciones NCRE Descuentos especiales Por Devoluciones: Para descuentos con prefijos NCRA Acreditaciones (Proveedor) NCRC Cancelación por acreditación NCRD Omisiones, Devoluciones especiales

De respuestas: (A proveedor/Motivos)

Diferencias Facturas VS Sistema Diferencia en precios Descuentos adicionales Diferencia en descuentos Comerciales

Descuento por documento

Documento FANASA Documento Proveedor

Devoluciones

Devoluciones Gestionadas Devoluciones NO Gestionadas

Rechazos de Origen (Política de Recibo y Aclaraciones) Producto no solicitado Excedente de pedido Original Producto Faltante Producto Mal surtido Producto en mal estado Próximo a caducar

De Términos: (Escalafón de revisiones Aclaraciones) Cerrada: Anulado (Por falta de soporte, NO CUMPLE política de

Aclaraciones, Duplicidad). Pendiente: Proceso de análisis de CXP, Compras u Operaciones.

Resuelta: Respuesta, analizado por Cuentas por pagar, Compras,

FIN/PNAV. Inconformidad: Proceso de Revisión de diferentes áreas.

De Finiquito de Aclaración: (Estatus/Respuesta) Aceptado: Se acepta la reclamación y se reembolsa el monto.

Parcial: Se acepta parte de la reclamación y se reembolsa solo una

parte. Rechazado: Se Rechaza la reclamación y no se reembolsa.

Flujo de proceso

Los registros del proveedor

Por diferencias en precios, descuentos. y Ofertas

Por documentos

Por Devoluciones

Respuestas Por número de folio

Respuestas Guía de Respuestas

Publicará Publicará

Motivos Diferencia en pago Motivos Detalle

A Producto no solicitado

B Excedente de pedido Original

C Producto Faltante

D Producto Mal surtido

E Producto en mal estado

F Proximo a caducar

Motivos Detalle

A Diferencia en precios

B Descuentos adicionales

C Diferencia en descuentos Comerciales

Motivos Descuento via documento Motivos Detalle

A Documento Fanasa

B Documento Proveedor

DevolucionesMotivos Detalle

A Devoluciones Gestionadas

B Devoluciones NO Gestionadas4 Devoluciones

3 Descuento por documento

Guia de Respuestas para aclaraciones

1 Rechazos de Origen

2 Diferencia Factura VS Sistema

Reportes Reporte General

Reporte Detalle Análisis

Reporte Cargo Proveedor (Reembolsos)

Excepciones de aclaración. De las diferencias menores a 300 pesos. En tanto el proveedor compruebe que las diferencias son por el mismo motivo , en una serie de incidencias que sumen arriba de los 1,000 pesos , se recibirán las aclaraciones permitiendo ser registradas en el formato de Devoluciones. Con los siguientes datos Campos Numero de transferencia: Dif acumuladas (Genérico) Numero de documento 1 a 5: (Números de facturas con diferencia) Fecha visita almacén: 01/01/0001 (Genérico) Folio de Confirmación de Cita Efectiva: 1111111B (Genérico) Observaciones: La explicación que compruebe que la diferencia en cada factura es por el mismo motivo

Rechazos de Origen Por políticas (Política de Recibo y Política de Aclaraciones a proveedores) los rechazos de origen NO son responsabilidad de FANASA ya que estos deberán ser reportados y en su caso entregados al proveedor al momento de la llegada y revisión de la mercancía. Aprovechando nuestra innovación en comunicaciones podemos reportar a las áreas administrativas de cada razón social los eventos que se susciten por este paso en la operación, es así como FANASA cubre, en los casos que así lo requieren, el reportar dichos rechazos al día siguiente de que se registre en el documento que afecten. Quedando la evidencia de estos durante 60 días en el portal de proveedores.

Rechazos de Origen

Netting

Netting Netting: Proceso mediante el cual se toman las cuentas por pagar no programadas y las cuentas por cobrar no liquidadas y se efectúa un proceso de Neteo. Remisiones Al momento de recibir la autorización en un Folio de devolución a proveedor , se emite una remisión , misma que deberá cubrir el mismo proceso de una Factura normal (Cuentas por cobrar).

Existen 2 tipos de Neteo :

Neteo por depuración de mercancía acreditada Neteo por recuperación de cuentas por cobrar

Neteo por depuración de mercancía acreditada

FOLIO DE DEVOLUCIÓN

REMISIÓN (FACTURA)

35367 AL FOLIO LE CORRESPONDE LA REMISIÓN 11868694

PROCESO DE ACREDITACION PROVEEDOR Entrega la nota de crédito referenciada a folio de devolución. FANASA Genera una factura virtual con el mismo número y cantidad con referencia para la liquidación y cancelación de la misma. Dando como resultado cero. FANASA Registra la nota de Crédito Fiscal del proveedor.

En pagos marcados como Netting, existe el prefijo NCAR (antes NCRA), seguido del número de Remisión, quiere decir que se generó un documento virtual para cancelar la cuenta por cobrar. El número de veces que aparezca esta referencia, será el mismo número de veces para cada una de las remisiones. Más Las notas de Cargo Generadas para la anulación. En este caso, se dice que el documento NCRA-11794909 está neteando a las cuentas por cobrar 11868694, 11794909, de esta manera aparecerán 4 veces la referencia de cuentas por cobrar, Ya que son dos documentos que netean a otro dos documentos.

Se toman las cuentas por cobrar y se netean con las cuentas por pagar. El número de veces que aparezca esta referencia, será el mismo número de veces para cada una de las facturas involucradas. En este caso, se dice que el documento 4543 y 4553 están neteando a la cuenta por cobrar 4165 , de esta manera aparecerá 2 veces la referencia de cuentas por cobrar, Ya que solo hay una documento que netea a otros dos documento.

Neteo por recuperación de cuentas por cobrar