คู่มือการปฏิบัติงาน (work manual) · 2020. 4. 13. ·...

คมอการปฏบตงาน (Work Manual)

เรอง การสบคนทรพยากรสารสนเทศ ระบบ Liberty

ของหองสมด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด

จดท าโดย นายธวชชย แดงซว

งานบรการสารสนเทศ หองสมด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด

30/03/2563

ค าน า หองสมดเปนแหลงทรพยากรการเรยนรทอ านวยความสะดวกดานการใชสอสารสนเทศทหลากหลาย

รปแบบ และมความพรอมดานการใหบรการสบคนสารสนเทศเพอการเขาถงขอมลทตองการไดอยางสะดวก และรวดเรว จงจ าเปนตองมการพฒนาคณภาพฐานขอมลบรรณานกรมและการสบคนให มประสทธภาพ โปรแกรมหองสมดอตโนมต Alice for Windows (AFW) ปจจบนเปดใหใชบรการทงภายใน และภายนอกในรปเวบโอแพค ตอมาในปลายปการศกษา 2554 มาเปนโปรแกรมหองสมดอตโนมต Liberty เนองจากซอฟตแวรเดมไดพฒนาใหมประสทธภาพ ดงนนผใหบรการจงจ าเปนตองพฒนาทงบคลากร และซอฟตแวร เพอเออประโยชนตอผใชบรการในการบรการสบคนขอมล และทรพยากรสารสนเทศตอไป

ก

สารบญ ค าน า ก สารบญ ข สวนท 1 บทน า 1

ความเปนมาและความส าคญ 1-3 วตถประสงค 3 วธการการสบคนแบบทวไป ของหองสมด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด 4-9 วธการการคนแบบ Boolean Search หรอ AND OR NOT 10-11 โครงสรางมหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด 12 โครงสรางส านกผอ านวยการ 13 โครงสรางส านกวชาการและจดการศกษา 14

กระบวนการการจดชนหนงสอ (Standard Operating Procedure) 15 Work Chart ขนตอนการการจดชนหนงสอ 16 ภาคผนวก 17-19 ประวตผเขยน 20

ข

สวนท 1

บทน ำ

ควำมเปนมำและควำมส ำคญ

หองสมด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด เปนแหลงรวบรวมทรพยากรสารสนเทศทก

ประเภท ซงมประโยชนอยางยงส าหรบนกศกษา อาจารย บคลากร และบคคลทวไป เปนองคกรท

ด าเนนการในลกษณะการใหบรการ กลาววา งานบรการสบคนหนงสอเปนหลกหรอแกนทส าคญของ

หองสมดเปนอยางยง เพราะเปนสวนทเกยวกบผใชโดยตรง งานสบคนของหองสมดเปรยบไดกบอวยวะ

ภายในทด าเนนการงานภายในหองสมด สวนงานบรการเปรยบไดกบ ห ตา แขน ขา ซงเปนอวยวะ

ภายนอกทชวยดงดดผใชใหเขาใชหองสมดมากขนถงแมวาหองสมดจะไดตระเตรยมวสดสารนเทศตางๆ

ไวอยางเพยบพรอม รวมทงไดจดระบบหมวดหมไวอยางดเลศประการใดแลวกตาม สงทจะท าใหผใชเกด

ความพงพอใจและประทบใจ คอ สวนงานบรการนนเอง และการสบคนหนงสอเปนสวนหนงของงาน

บรการเปนสงทสามารถวดและประเมนความพงพอใจในการรบบรการไดอกดวย

หองสมด มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร แมสอด มทรพยากรสารสนเทศประเภทหนงสอ

จ านวนมากวา 20,000 เลม มหนงสอทผใชบรการหยบลงมาจากชนหนงสอ เพอนงอาน รวมทงมหนงสอ

จ านวนคอนขางมากทถกยมออกและน ากลบมาสงคนในแตละวน และมหนงสอทด าเนนการทางดาน

เทคนคไดแก การประทบตราหนงสอ ลงทะเบยน วเคราะห ตดแถบแมเหลก ตดเลขเรยกหนงสอและตด

บารโคด พรอมหอปกพลาสตกเสรจสนตามกระบวนการพรอมส าหรบน าออกใหบรการ จงจ าเปนจะตอง

น าหนงสอนนๆ จดกลบคนขนชนหนงสอโดยเรวทสด เพอใหผใชบรการสามารถเขาถงหนงสอทตองการ

ไดอยางสะดวกรวดเรว จงมบรรณารกษเปนผดแลรกษาความเปนระเบยบเรยบรอยของชนหนงสออย

เสมอ

การสบคนหนงสอในเครองคอมพวเตอรสบคนออนไลนในหองสมด คอ การพมพชอเรอง,หวเรอง

หรอชอผแตง พพมชอหนงสอทจะคนหาใหถกตอง เพอท าใหผใชสะดวกในการคนหา การสบคนหนงสอ

บนชนจะเรยงตามล าดบตวอกษร และ ตวเลข ของเลขเรยกหนงสอโดยเรยงตามล าดบ เลขหม แลวจง

เรยงตามล าดบ เลขหนงสอหรอเลขประจ าผแตงและปพมพ

2

สชาต อนรกษา (2545, หนา 110) กลาววา การสบคนหนงสอในหนวยงานนนมความจ า

เปนมาก เพราะสารสนเทศเปนทรพยากรทมคายงในหนวยงาน ถอเปนขอเทจจรงพนฐานทชวยในการ

ตดสนใจ และการวางแผนรวมถงการแกไขปญหาตางๆ สารสนเทศมกจะอยในรปแบบทแตกตางกน การ

จดเกบและการพจารณาตามทางกายภาพของสารสนเทศนนๆ ตวอยางรปแบบของสารสนเทศทรจกกนด

อยางแพรหลาย นอกเหนอจากวสดตพมพตางๆ เชน หนงสอ วารสาร และยงสามารถรวมไปถง

หนงสอพมพ จลสาร แผนพบ แบบแปลน พมพเขยว แผนท(Maps) แผนภม(charte) แผนภาพ

(Diagrams) แผนสถต(Garphs) ฯลฯ อกดวย สงทจะท าความเสยหายใหกบกระดาษได อาท แมลง

ความชน ความรอน ไฟ และ แสง กระดาษมความคงทนนอย แตมขอดเรองความคนเคยในการใช และ

โดยทวไปบรรณารกษจะรจกวธการจดเกบวสดประเภทนอยางด เพราะมอยหลายระบบ

จนตนา ภกดพนธ (2546, หนา 144) กลาววา การสบคนหาหนงสอการจดระระเบยบและการ

เกบสารสนเทศ เอกสารทกประเภท ทรวบรวมจดหาเขามาในหองสมดแลว ควรมการจดระเบยบดวย

ระบบทสามารถคนหาไดงาย สะดวกและรวดเรว การจดระเบยบและการเกบรกษาน ควรมการท าดชน

และสาระสงเขปจดท าบรรณานกรมและผลตบตรรายการทมคณภาพทจะแสดงแหลงทมาของเอกสารได

ครบถวน และพรอมกบการจดวเคราะหหมวดหมดวยระบบทเปนสากล และตองสามารถอ านวยความ

สะดวกในการคนหาไดเปนอยางด

การสบคนหนงสอการจดเกบสารสนเทศ คอการจดเกบเอกสารทงสอสงพมพ และไมตพมพ

ซงการจดเกบสารสนเทศแตละประเภทกจะมการจดเกบทแตกตางกนไป สวนระบบการท างานเกยวของ

กนในการเกบ (น าเขา), จดการ (ประมวลผล) และเผยแพร(แสดงผล) ขอมลและสารสนเทศและสนบสนน

กลไกลของผลสะทอนกลบ เพอใหบรรลตามวตถประสงค ยงคงเหมอนกน จฑารตน ศราวณะวงศ (2543)

ไดกลาวถงความหลายหลายของหองสมดเฉพาะ ท าใหระดบงานจดระบบของแตละแหงแตกตางกน บาง

แหงอาจไมจ าเปนตองจดระบบทรพยากรอยางถกตองตามหลกวชา แตบางแหล งอาจตองพฒนาระบบ

การใหหวเรองเฉพาะสาขาวชาหรอซบซอนมากขนเมอเกดความจ าเปน หลกการจดระบบตองมความ

ยดหยนและปรบไปตามสภาพของหองสมดเฉพาะแตละแหง โดยยดหลกผใชเขาใจงายและสะดวกตอการ

ใช มประสทธภาพในการเขาถงสารสนเทศ และเปนวธทหองสมดสามารถท าได โดยไมเสยเวลา และ

งบประมาณคาใชจายสงเกนไป Christianson, kiing and Ahrensfeld (1991) ไดแบงหนาทความ

รบผดชอบในการด าเนนงานจดระบบสารสนเทศของหองสมดเฉพาะออกเปนดงน

3

1. การสบคนและการจดวางหนงสอบนชนอยางงายๆ มการเรยงล าดบอยางมเหตผลโดยไมตอง

จดหมตามหลกวชา เชน อาจเรยงจากผแตง หรอจดกลมตามเนอหาสาระอยางกวาง

2. สบคนวารสารตามชอวารสาร และวาระการออก

3. สรางระบบการจดเกบทรพยากรทไมถาวร หรอสงพมพระยะสน เชน จลสาร

กฤตภาพ แผนพบโฆษณา โดยเรยงตามล าดบหวเรอง

4. สรางเครองมอชวยคนอาจเปนบตรรายการหรอฐานขอมลรายการบรรณานกรมท สบคนได

จากชอผแตงและชอหนงสอ

วตถประสงค

1. การสบคนหนงสอทอยในหมวดวชาเดยวกนหรอมเนอเรองคลายคลงกน จะอยดวยกน ท า

ใหผใชมโอกาสเลอกหนงสอทตองการไดหลายเลม มโอกาสเปรยบเทยบหนงสอเรองทตองการคนควา

ระหวาง ผแตงแตละคน และชวยใหผอานไดรบความรในเนอหาสมบรณยงขน

2. หนงสอทมลกษณะเนอหาค าประพนธอยางเดยวกน จะอยรวมกนตามภาษาของค า

ประพนธ ท าใหสะดวกแกการเลอกใช

3. ผใชบรการสามารถคนหาหนงสอเลมทตองการได จากระบบสบคนทรพยากรสารสนเทศ

ของหองสมด และจากการจดเรยงหนงสอบนชนไดอยางสะดวก รวดเรว และประหยดเวลา

4. เพมประสทธภาพในการสบคนทรพยากรสารสนเทศ กลาวคอ ไดสารสนเทศทถกตอง

สมบรณรวดเรวโดยประหยดเวลาและแรงงาน อกทงลดความผดพลาดในการสบคนทรพยากรสารสนเทศ

ขจดปญหาการไดรบสารสนเทศเพยงบางสวน

5. ท าใหหองสมดมระเบยบแบบแผน สะดวกในการใหบรการ และชวยกระตนใหผใชบรการ

สนใจ

6. เพอความเปนมาตรฐานเดยวกนกบหองสมดอน ๆ และสามารถเชอมโยงใชขอมลรวมกน

4

คมอกำรสบคนทรพยำกรสำรสนเทศระบบ Liberty กำรสบคนแบบทวไป

1. เขาสเวบไซตหองสมด แลวเปดใหสบคน Liberty

2. ใสค าหรอขอความทตองการคนทรพยากร แลวคลกปมคนหา หรอเลอกจาก List รายการทมให

5

3. เลอกสบคนแบบทวไปหรอแบบมเงอนไขหรอแบบเฉพาะ

4. ซงจะไดรายชอหรอรายการของทรพยากรตามทระบบไดท าการสบคน

5. สามารถใชปมเลอนดไปยงหนาอนๆ ได

6

6. คลกเลอกการจดเรยงของผลลพธ เพอใหตรงตามความตองการ

7. คลกเลอกชอเรองหรอน าเมาทไปวางบนชอเรองกจะแสดงขอมลรายละเอยดของชอเรองนนๆ

7

8. เมอคลกชอเรองจะไดผลลพธ และคลกท List เพอดส าเนาทสามารถท าการยมได

9. จ านวนส าเนาหรอ Copy ทยมไดจะปรากฏตรง Status วา Availabl

8

10. ถามส าเนา แตถกยมจะปรากฏตรง Status วา On Loan หนงสอเลมนถกยม

11. คลก List จะปรากฏรายการของ Status On Loan หนงสอเลมนถกยม ถาปรากฏ Status Available แสดงวา หนงสอเลมนอยบนชน ยงไมถกยม

9

12. ถาตองการคนขอมลใหลกไปอกกสามารถท าได เชน คนครงแรกไดขอมลมาจ านวนหนงตองการคนขอมลจากผลลพธทไดมา แตไมไดตองการคนใหมจากฐานขอมล (การคนขอมลจากผลลพธในการคนครงแรกหรอครงอนๆ เพอใหเขาถงขอมลใหไดมากทสด)

13. คนหารายการทรพยากรใหม ประเภททรพยากรหรออนๆ

10

กำรคนแบบ Boolean Search หรอ AND OR NOT

1. เงอนไข AND ค าอธบายตองการมค าคนทงสองค าใน Record นนๆ ถงจะน ามาแสดง เชน “ส านวนไทย” AND “1A3” ผลจากการสบคนพบวาไมมค าใดค าหนงใน Record เลยท าใหไมพบผลลพธ (** Record เปนชอเรองหรอหวเรอง เปนตน)

2. แตถาใชค าสบคนวา “ภาษาไทย” AND “1A3” จะไดผลลพธ

11

3. เงอนไข OR ค าอธบายตองการมค าใดค าหนงใน Record นนๆ ถงจะน ามาแสดง เชน “ส านวนไทย” OR “1A3” ถาพบค าใดกจะไดผลลพธ

4. เงอนไข NOT ค าอธบายตองการมค าแตไมตองการอกค า ถงจะน ามาแสดง เชน

“ส านวนไทย” NOT “1A3” จะไดผลลพธ

12

โครงสรำงมหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร แมสอดโครงสรำงมหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร แมสอด

มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร

มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร แมสอด

ส านกผอ านวยการ ส านกวชาการและจดการศกษา

13

ส ำนกผอ ำนวยกำร

งำนกจกำรพเศษและวเทศสมพนธ งำนกจกำรนกศกษำ

งำนวจย งำนบรกำรวชำกำร

- หนวยวเคราะหนโยบาย

- หนวยแผนงานและงบประมาณ

- หนวยประเมนและรายงานผล

การพฒนาระบบราชการ

- หนวยประกนคณภาพการศกษา

- หนวยจดระบบควบคมภายใน

- หนวยวจยและพฒนา

- หนวยประสานงานวจย

- หนวยขอมลวจย

- หนวยทนวจย

- หนวยพฒนาบคลากรดานการวจย

- หนวยเครอขายงานวจย

- หนวยประสานการจดการศกษา

- หนวยทะเบยนและประมวลผล

- หนวยประเมนผลการสอน

- หนวยสนบสนนทรพยากรทใชในการเรยน การสอน

- หนวยพฒนาและสงเสรมกจกรรม

นกศกษา

- หนวยกฬา และนนทนาการ

- หนวยบรการและสวสดการนกศกษา

- หนวยใหค าปรกษาและการแนะแนว

- หนวยทนกยมเพอการศกษา

งำนสงเสรมวชำกำรและงำนทะเบยน

- หนวยพฒนาสารสนเทศ

- หนวยบรการสารสนเทศ

- หนวยบรการสออเลกทรอนกส

- หนวยวทยพฒนา

- หนวยเทคโนโลยสารสนเทศ

งำนวทยบรกำรและเทคโนโลยสำรสนเทศ

- หนวยโครงการพเศษ

- ศนยพมาศกษา

- ศนยศกษาและพฒนาอญมณ

- ศนยศกษาเศรษฐกจพอเพยงตามแนวพระราชด าร

- ศนยการเรยนร ICT ชมชนชายแดนจงหวดตาก

- หนวยเวชศกษาปองกน

- หนวยวเทศสมพนธ

งำนศลปะและวฒนธรรม

งำนนโยบำยและแผน งำนบรหำรงำนทวไป

- หนวยอนรกษ สงเสรม เผยแพร

พฒนา ศลปะและวฒนธรรม

- หนวยศกษาวจยศลปะและวฒนธรรม

- หนวยเสรมสรางคณธรรมและจรยธรรม

- หนวยผลตงานศลปะและเอกลกษณไทย

- หนวยธรการและสารบรรณ

- หนวยเลขานการ

- หนวยการเงน บญช

- หนวยพสดและครภณฑ

- หนวยประชาสมพนธและ

เผยแพรผลการด าเนนงาน

- หนวยอาคารสถานท

- หนวยยานพาหนะ

- หนวยการเจาหนาท

- หนวยวางแผนและประเมนผลงานบรการวชาการ

- หนวยจดบรการวชาการแกทองถน

- หนวยขอมลสารสนเทศ

- หนวยพฒนาหลกสตรฝกอบรมและฝกอบรม

- หนวยพฒนาเครอขายองคการการบรการ

วชาการ

14

ส ำนกวชำกำรและจดกำรศกษำ

งำนประสำนจดกำรศกษำสำขำวชำ

ครศำสตร

งำนประสำนจดกำรศกษำสำขำวชำ

เทคโนโลยอตสำหกรรม

งำนประสำนจดกำรศกษำสำขำวชำ

วทยำกำรจดกำร

งำนประสำนจดกำรศกษำสำขำวชำมนษยศำสตรและสงคมศำสตร

งำนมำตรฐำนกำรศกษำและหลกสตร

- หนวยพฒนาหลกสตร

- หนวยมาตรฐานการศกษา และหลกสตร

- หนวยพฒนาการเรยนการสอน

- หนวยพฒนาสถาบนสสากล

- หนวยธรการ

- หนวยการเงนและพสด

- หนวยบรการการศกษา

- หนวยกจการนกศกษาของสาขา

- หนวยนโยบายและแผน

- หนวยจดการศกษากลมวชาภาษาและการสอสาร

- หนวยจดการศกษากลมวชามนษยศาสตร

- หนวยจดการศกษากลมวชาสงคมศาสตร

- หนวยจดการศกษากลมวชาวทยาศาสตรและ คณตศาสตร

- หนวยจดการศกษากลมวชาพลศกษาและนนทนาการ

- หนวยธรการ

- หนวยการเงนและพสด

- หนวยบรการการศกษา

- หนวยกจการนกศกษาของสาขา

- หนวยนโยบายและแผน

- หนวยธรการ

- หนวยการเงนและพสด

- หนวยบรการการศกษา

- หนวยกจการนกศกษาของสาขา

- หนวยนโยบายและแผน งำนจดกำรศกษำกลมกำรศกษำทวไป

- หนวยธรการ

- หนวยการเงนและพสด

- หนวยบรการการศกษา

- หนวยกจการนกศกษาของสาขา

- หนวยนโยบายและแผน

15

ชอแผนก/กลมงำน : งำนบรรณำรกษ มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร แมสอด

มำตรฐำนส ำหรบวธกำรปฏบต (Standard Operating Procedure) เรอง งำนสบคนหำหนงสอ

หนวยงำนทเกยวของ งำนบรรณำรกษ มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร และงำนบรรณำรกษ มหำวทยำลยรำชภฏก ำแพงเพชร แมสอด

หนวยงำนทจดท ำ งำนบรรณำรกษ ผรบผดชอบ นำยธวชชย แดงซว วนทจดท ำ...................... SOP No…………………………..

มผลบงคบใช ........../............/.............. ปรบปรงครงท ......../.........../............ ก ำหนดกำรปรบปรง ......... /........../............... หนำท : 1 จำก ...........

ผใชบรกำร เจำหนำทใหบรกำร

จนท.ชวยท ำกำรคนหำหนงสอให

จนท.พบหนงสอทตองกำร

บรรณำรกษเปดเครองคอมพวเตอรสบคนหนงสอ

ผใชบรกำรพมพชอเรองหรอชอผแตง,หวเรองทตองกำรสบคน

คนหาหนงสอบนชนตามเลขหมท

สบคนได

ผใชบรการขออนญาตเอาหนงสอไป

ถายเอกสารหรอท าการยม-คนตอไป

สนสนกระบวนการสบคน

คนหาหนงสอพบหรอไมพบบนชน

(ใหมาตดตอ จนท.ชวยคนหาให)

16

Work Chart ขนตอนกำรสบคนหนงสอ

ผรบผดชอบ แผนภมงำน

(Work Flow)

ขนตอน/วธกำรด ำเนนงำน ระยะเวลำ

ด ำเนนกำร

ผใชบรการ - ผใชบรการท าการสบคนดวยเครองคอมพวเตอรในหองสมด

- คนหาหนงสอบนชนตามหมวดหมทจดไว

3นาท/เลม

งานบรรณารกษ

- จนท.ชวยท าการคนควาหนงสอใหเมอผใชบรการคนหาไมพบหนงสอทตองการ(หนงสออาจจะสลบชนกน)

5 นาท

ผใชบรการ

- จนท.ชวยท าการคนหาหนงสอจนพบหนงสอทตรงกบความตองการ

3 นาท/เลม

งานบรรณารกษ

- บรการยม – คน หนงสอ สนสดการสบคนหนงสอ

3 นาท/เลม

เรมตน

ท ำกำรยมไปถำยเอกสำรหรอใชบรกำรยม-คน

สบคนหนงสอตำมทตองงกำรสบคน

ชวยท ำกำรคนควำหนงสอทผใชคนหำไมพบบนชน

หนงสอ

คนพบหนงสอทตองกำร

ท ารายการการยม-คน ใน

ระบบคอมพวเตอร

สบคนพบหนงสอตำมทตองกำร

ใหหำตำมเลขหมวดหมตำมทจดไว/กรณไมพบให

ตดตอ จนท.

17

ภำคผนวก

18

ภำพถำยจอแสดงผลเครองสบคนสำรสนเทศ

ชองพมพค ำทตองกำรสบคน

19

ใสชอเรองทตองกำรสบคน

คนหำหนงสอตำมหมวดหมในแตละชน

20

ประวตผเขยน

ชอ – สกล นายธวชชย แดงซว

ทอยปจจบน 240/1 ม.7 ต.แมก อ.แมสอด จ.ตาก 63110

ต าแหนงหนาท พนกมหาวทยาลย ต าแหนง บรรณารกษ

สถำนทท ำงำน มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชรเพชร แมสอด

เลขท 222 หม 7 ต าบลแมปะ อ าเภอแมสอด จงหวดตาก 63110

E-mail unitwork26@gmail.com

ประวตกำรศกษำ ศลปศาสตรบณฑต

โปรแกรมวชาบรรณารกษศาสตรและสารนเทศศาสตร

มหาวทยาลยราชภฏก าแพงเพชร