2. sistema de registro de ventas. alejandra rangel rangel

SISTEMA DE

REGISTRO DE

VENTAS.

Por:Alejandra Josefina

Rangel Rangel.

En esta presentación se expondrán temas como:

¿Qué es el Sistema de Registro de Ventas?Objetivo del Registro de Ventas.Cuentas que se le Relacionan.

Diario de Ventas.Presentación de las Ventas en el Estado de

Resultados.Los Sistemas de Información y las Ventas.

Contenido de la Presentación.

Es un auxiliar obligatorio de característicatributaria de foliación doble en el cual seregistran en forma detallada, ordenada ycronológica, cada una de las ventas de

bienes o servicios que realiza la empresaen el desarrollo habitual de sus

operaciones. Los documentos quesustentan las ventas realizadas son las

facturas, boletas de venta, notas decrédito, notas de débito, etc.

Es muy significativo indicar que las ventas son

sumamente importantes, ya que implícitamente

representan los ingresos que obtiene la organización, y gracias a los cuales puede solventar sus necesidades

empresariales y las de aquellos que contribuyen a

su labor.

Objetivo del Registro de Ventas.

El objetivo primordial del registro de ventas, consiste principalmente el llevar a

cabo un orden en cuanto a las salidas de mercancías o

servicios que se ofrecen a los consumidores, para conocer cuánto es lo que se genera y

de qué manera se pueden emplear los recursos

obtenidos.

Cuentas Relacionadas con las Ventas.Éstas son:

Inventario: los productos elaborados con que cuenta la empresa se ven disminuidos a causa

de las ventas; y a su vez, la cuenta de mercancías aumenta cuando se adquieren

materias o hay devoluciones por parte de los clientes.

Clientes: esta cuenta aumenta cada vez que la empresa vende mercancías a crédito, a la vez

que disminuye cuando estos pagan sus obligaciones con la entidad.

Caja: esta cuenta representa el dinero o ingresos que obtiene la empresa gracias a las ventas. Aumenta cuando hay más compras por parte de los clientes.

Ventas totales: son el valor de las mercancías entregadas a los clientes, vendidas al contado o a crédito, con o sin garantía documental.

Devoluciones sobre venta: son el valor de las mercancías que los clientes devuelven a la entidad porque no les satisface la calidad, precio, estilo, color, entre otras características.

Descuentos sobre ventas: son el valor de las bonificaciones o rebajas sobre el precio de venta de las mercancías que se conceden a los clientes. Los descuentos o rebajas sobre ventas se conceden cuando el valor de las operaciones sea considerable, por ser clientes asiduos importantes o tener una relación especial con ellos. La finalidad de esta cuenta es la de atraer a nuevos clientes o de conservar los ya existentes.

OVentas netas: esta cuenta nace de la necesidad de representar el valor real de las mercancías que fueron entregadas a los consumidores. Se dice que son netas porque a la cantidad de ventas totales se le restan las devoluciones y descuentos, y al resultado obtenido se le conoce como ventas netas.

Diario de Ventas.

¿Cómo se lleva a cabo el registro de las

ventas?

El diario de ventas, es un diario especial de una columna, planeado para registrar todas las ventas y mercancías. Cada asiento anotado en un diario de ventas, requiere de un cargo para la cuenta de clientes, en el mayor auxiliar de cuentas por cobrar; la suma total se carga a cuentas por cobrar, y se acredita a la de ventas en el mayor general. A continuación veremos un ejemplo de cómo se lleva a cabo…

Diario de Ventas.

Fecha (19 de Mayo).

Cuenta cargada.

Factura núm.

Ref. Importe.

3 Compañía La Piedad, S.A.

123 850000

10 Compañía La Casa Nueva,

S.A.

124 1500000

16 Compañía METMEX,

S.A.

125 1000000

20 Compañía FUMOSA,

S.A.

126 500000

31 Cuentas por cobrar.

Db./ventas Cr.

3850000________

(1 10) (400)

La información necesaria para asentar una venta se obtiene de una factura, que cuenta con varias

copias y una numeración impresa.

En el diario general para cada venta es necesario utilizar una línea para el cargo del asiento, otra para el abono y una de las 3 líneas adicionales

para la explicación. En el diario de ventas, cada una de las cuatro ventas sólo requieren de una

línea para registrar toda la información relacionada con la operación.

Es necesario mantener actualizadas las cuentas de todos los clientes. El pase diario de los cargos a las cuentas de los clientes en el mayor auxiliar permite conocer en cualquier momento cuánto debe cada cliente , por medio de una señal o

signo.

Al final de cada mes se totaliza el diario de ventas y se traza una doble línea debajo de las cifras. Los números de las cuentas se anotan debajo del total de la columna, para mostrar que se ha realizado el pase

de esta suma. Los pases del diario especial fueron solo 6 (2 al mayor general

y 4 al mayor auxiliar). Lo anterior simplifica los procedimientos de asentar y

pasar: como resultado se produce un importante ahorro de tiempo, en

particular para las empresas con varios clientes de ventas a crédito todos los

meses.

Formato del Registro de Ventas.

Presentación de las Ventas en el Estado de

Resultados.Como ya se había señalado anteriormente, la primera parte del

estado de resultados se compone por las ventas totales, devoluciones y

descuentos sobre venta, y finalmente de las ventas netas, que son el resultado

de los 3 elementos dichos.

A continuación se muestra un breve ejemplo…

Supóngase que la compañía La Comercial, S.A., obtuvo como ventas totales la cantidad de

$1,950,000, pero le devolvieron $30,000 e hizo

descuentos a sus clientes por $20,000. El resultado de

restar a las ventas totales los descuentos y devoluciones da

$1,900,000 como ventas netas.

Presentación en el Estado de Resultados.

Son numerosos los sistemas de información que día con día

contribuyen a facilitar las tareas del registro de ventas.

A continuación se muestran algunos de los softwares más conocidos por

los empresarios, ejecutivos y trabajadores…

Tactilware Profesional

Tactilware Profesional es una aplicación para Windows que te permitirá administrar tu negocio desde diferentes

puntos de vista, pudiendo registrar información de movimientos de caja, facilitar la atención al usuario, llevar un control más exacto del inventario o, simplemente, tener

información de la empresa siempre a mano.

E-Stock 4.2.0E-Stock es un sistema de control de stock y vencimientos para cualquier tipo de empresa que necesite una constante entrada

y salida de productos, ya sea en venta como en reserva. Además de las pertinentes opciones para administrar el stock

también permite mantenimiento de proveedores, categorías, productos, sectores y usuarios. Los datos que llevarán el movimiento serán los de compra y venta, siendo posible

realizar ingresos e informes de las dos opciones. En cuanto al stock podremos realizar el mantenimiento con vencimientos,

ya sea por caducidad o mínimos, informes y búsquedas personalizadas.

Trey-Fact 4.72“Controla la facturación de clientes, proveedores,

almacén, compras, ventas…” Trey-Fact es un completo programa para realizar

administración de tu empresa de forma ágil y eficaz. Una vez instalado, este programa serás capaz de

controlar proveedores, cobros, ventas, almacén, clientes, bancos, cajas (con TPV), gestión comercial,

etc., fácilmente.

MasAdmin es una completa utilidad gratuita multiusuario que permite llevar la gestión comercial

de un negocio. Cuenta con control de ventas, precios, punto de venta,

descripción de los productos, pedidos, facturación, y variados informes (ventas por artículo, por vendedor,

por cliente…).Todas sus funciones están en un entorno con un

aspecto más ‘alegre’ de lo que suele ser habitual en este tipo de aplicaciones, por lo que investigar y aprender cómo funciona este programa se hace

relativamente fácil.

MasAdmin Punto de Venta 4.0

EBP Gestión comercial gestiona la información comercial de cualquier PYME, incluyendo presupuestos, facturas, seguimiento de clientes, stocks, estadísticas, etc.

Entre sus funciones encontramos el registro del ciclo de ventas (presupuestos, pedidos, albaranes, facturas y abonos), control de stock a partir de documentos de entrada a almacén y de

documentos de venta, personalización de formularios mediante los Campos Personalizados, formas de pago

vencimiento, seguimiento de cobros a clientes, y generación de documentos contables para envíos a gestorías y asesorías.

Cierre de la Presentación.

En la anterior presentación se han expuesto temas enfocados a la trama

central, tales como el concepto, objetivo, importancia, cuentas que se le relacionan, el proceso de su registro, además de los

softwares que ayudan a facilitar las tareas del orden de las ventas.