Guía: Iniciar un PAM para un aviso de comisiónIng. Juan Carlos Guzmán Contreras

Jefe de Centro de CómputoEnlace para firma electrónica

ITSURMayo 2012Versión 1.0

Un PAM es un Proceso de Acuerdo Multilateral. Es una herramienta que permite la firma de acuerdos, convenios y procedimientos administrativos por medios electrónicos.

Con este manual aprenderemos a generar PAMs propios y darles seguimiento a todos aquellos en los que se nos haya requerido como firmantes, destinatarios, testigos o revisores.

En esta ocasión explicaremos como generar un PAM para el procedimiento de Aviso de Comisión.

1.- Una vez que hemos ingresado al portal de firma electrónica (gsign) debemos dar clic en el botón “Iniciar un PAM”, como se muestra en la siguiente imagen.

2.- A continuación se nos preguntará si queremos utilizar una plantilla predefinida. Aquí seleccionaremos la opción No y daremos clic en Siguiente.

3.- El siguiente paso cosiste en subir el o los documentos que serán sujetos de firma. Para ellos seleccionamos la opción “subir archivo”.

4.- A continuación seleccionamos el archivo y damos clic en Aceptar

5.- Una vez cargado el archivo, dar clic en “siguiente”

6.-Ahora debemos Introducir el mensaje para la notificación que llegará a cada uno de los participantes en el proceso de firma electrónica y damos clic en Siguiente.

7.- Como siguiente paso es necesario establecer la fecha y hora de vencimiento del requerimiento de firma. El mínimo permitido son 2 hrs. Establecer la cantidad de notificaciones que llegaran a los participantes y seleccionar que la firma es obligatoria. Dar clic en Siguiente.

8.- Debemos seleccionar los participantes en el proceso. Para ello deberás introducir el nombre de la persona involucrada. Si el nombre es correcto aparecerá una ficha con los datos de la persona. Deberás dar clic en la ficha y seleccionar el Rol de “Firmante”.

Este paso lo debes repetir para agregar a cada uno de los participantes. Una vez capturados debemos dar clic en “Siguiente”.

Nota 1: En el caso de los avisos de comisión se deben agregar tres firmantes, sin embargo, debido a las políticas internas también se debe agregar al departamento de Tesoreria con el Rol de Destinatario.

Nota 2: Para los avisos de comisión es necesario que los participantes aparezcan en secuencia, es decir, que las firmas sean capturadas conforme al procedimiento. Director de Área, Director Administrativo, Jefe de Recursos Humanos y Finalmente Tesoreria.

9.- En este punto es necesario verificar que la información de nuestro PAM es correcta. Una vez verificado esto damos clic en Crear PAM.

10.- Por último, deberá aparecer el mensaje de que el PAM ha sido creado.

11.- Para iniciar el proceso de firma y tal como se dieron de alta los participantes, deberás ser el primero en firmar el PAM generado. Para ello debes seleccionar el botón “Firmar” en la parte inferior de la pantalla.

Nota: Observa que la parte derecha de la pantalla aparecen las fotografías “avatar” de cada participante. En este momento la tuya aparece de color naranja. Esto significa que Tú estás enterado de este PAM. Cuando un participante firma el PAM, su Avatar aparece en color Verde. Cuando solamente ha revisado el PAM el color es naranja y cuando es rechazado el PAM el color es rojo.

Nota: El navegador Google Chrome bloquea la ejecución del proceso debido a restricciones de seguridad. En la parte superior aparecerá un mensaje que indica que se necesita un permiso para ejecutar Java, aquí debemos seleccionar el botón “ejecutar siempre en este sitio”. Esto se ilustra en la imagen siguiente.

12.- Ahora es necesario introducir nuevamente la contraseña del certificado. Debemos recordar que esta contraseña es la que registramos al momento de solicita el certificado en las oficinas de la Unidad de Medios Electrónicos y Firma Electrónica.

13.- Si el proceso de firma se ha realizado de manera exitosa tu Avatar aparecerá en color verde.

14.- Recuerda siempre cerrar tu sesión de trabajo por medio del botón “Salir del sistema”