administracion.pdf
TRANSCRIPT
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Administracin
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Proporcionar a los participantes los elementos
tericos y prcticos que les permitan
desarrollar su competencia y capacidad en la
rama administrativa y mejorar su desempeo
en el desarrollo de sus funciones, as como
identificar herramientas que les permitan
administrar los recursos en forma eficiente.
Objetivo
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1. Conceptos bsicos
2. Planeacin
3. Organizacin
4. Direccin
5. Control
6. Caso prctico
Temario
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Conceptos Bsicos
Eficiencia:
Logro de los objetivos a travs del mnimo
de recursos, "optimizacin de los recursos.
Eficacia:
Cuando se alcanzan los objetivos por
esfuerzo humano fsico y mental.
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Conceptos Bsicos
Productividad:
Qu tambin se han combinado y utilizado
los recursos para cumplir con los resultados
esperado.
Productividad = Efectividad / eficiencia
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Combinaciones de
Eficiencia y eficacia
INEFICAZ EFICAZ U
SO
DE L
OS R
EC
UR
SO
S
No se alcanzan los
Objetivos, pero
no se desperdician
Recursos
Se alcanzan los
objetivos y se
Utilizan bien
recursos EFIC
IEN
TE
No se alcanzan los
objetivos y se
desperdician
recursos
Se alcanzan los
objetivos , pero
se
desperdician
recursos INEFIC
IEN
TE
ALCANCE DE LOS OBJETIVOS
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Administrar tus recursos significa coordinar todos los esfuerzos de un determinado grupo. Es decir, la manera en la cual se tratan de alcanzar las metas u objetivos con la ayuda de todos los involucrados en la empresa.
Administracin
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I. Planear
II Organizar
III Dirigir
IV Controlar
Proceso Administrativo
Proceso administrativo
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PLANEACION
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La Planeacin es el primer paso del proceso administrativo y consiste en decidir las acciones que deben realizarse en el futuro, considerando las diferentes alternativas que llevarn al empresario a alcanzar sus objetivos.
Planeacin
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Planeacin
Misin
Visin
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
En la Planeacin se integran los siguientes elementos:
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Planeacin
Misin
La misin es la razn de ser de la empresa,
proporciona motivacin al interior de la misma y
despierta el inters de los clientes.
Puedes construirla respondiendo las siguientes
preguntas:
Quines somos? = Identidad y legitimidad.
Qu buscamos? = Propsitos.
Por qu lo hacemos? = Valores, principios y
motivaciones.
Para quienes trabajamos? = Clientes.
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Planeacin
Visin
Es la idea o conjunto de ideas que se tienen de la
empresa a futuro, permite crear una imagen visual
que seala la direccin hacia la que la empresa
quiere ir. Es el sueo ms preciado a largo plazo.
Recuerda ... "Una Visin de futuro sin accin es
simplemente un sueo. Accin sin Visin de futuro
carece de sentido. Una visin de futuro puesta en
prctica puede cambiar el mundo.
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Planeacin
Objetivos
Los objetivos son los resultados que la empresa
desea lograr y pueden ser a corto, mediano y largo
plazo, stos deben ser realistas y alcanzables.
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Planeacin
Objetivos
Ejemplos de objetivos:
Corto plazo: Disminuir los retardos de los
empleados a partir de esta semana en
un 50%.
Mediano plazo: Mejorar la entrega de mercanca a
nuestros compradores, pasando de
120 horas a 90 en un plazo no mayor a
tres meses.
Largo plazo: Llegar a ser una empresa conocida a
nivel nacional en un plazo no mayor
de 3 aos.
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Planeacin
Objetivos
Caractersticas de los objetivos
PODER MEDIRSE. Al escribir tus objetivos debes establecer una forma de medirlos, de otra manera, cuando quieras evaluar si se cumplieron o no, no tendrs con qu comparar el resultado obtenido.
CON UN HORIZONTE DE TIEMPO: Se establecen para un tiempo determinado y de acuerdo a la misin.
SUSCEPTIBLES DE REALIZAR: Qu sean congruentes con las capacidades de la empresa
PROPORCIONAN DIRECCION O LINEAS DE ACCION
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Planeacin
Estrategias
Las estrategias son las acciones o interpretaciones
de los planes que tiene la empresa teniendo en
cuenta a la competencia.
Por ejemplo:
Lanzar una promocin de invierno para cumplir con
la meta anual de ventas.
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Planeacin
Polticas
Las polticas son guas amplias, verbales o escritas,
que le permiten al empresario utilizar su iniciativa y
su juicio en la interpretacin de una norma en
particular.
Por ejemplo:
Todos nuestros clientes sin excepcin, debern ser
tratados amablemente y con respeto
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Planeacin
Programas
Los programas son planes de actividades
ordenadas para ser cubiertas en determinado
periodo de tiempo.
Por ejemplo:
Cmo llevar a cabo las ventas, en que tiempo, en
donde, etc.
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Planeacin
Presupuestos
El destinar un presupuesto permite al empresario
saber con qu cantidad de dinero cuenta para
llevar a cabo una actividad.
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Planeacin
Procedimientos
Es una secuencia de actividades perfectamente
relacionadas que observan un orden cronolgico.
Es decir, la secuencia de pasos de cmo se van a
llevar a cabo las actividades que la empresa
realiza.
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Planeacin
Es importante que cuentes con todos los
elementos de la Planeacin en el Proceso
Administrativo, ello orientar tus acciones,
sabrs hacia dnde vas.
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ORGANIZACIN
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Organizacin
Este es el segundo paso del
Proceso Administrativo, consiste en agrupar y ordenar las
actividades necesarias para
alcanzar los objetivos establecidos.
Se asignan funciones, autoridad,
responsabilidad y jerarqua as como el establecimiento de las
relaciones que entre ellas debe
existir.
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Organizacin
Divisin del trabajo
Descripcin de funciones
Departamentalizacin
Coordinacin
En la Organizacin se integran los siguientes elementos:
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Organizacin
Divisin del Trabajo
Significa repartir el trabajo y determinar las
funciones de cada puesto con el fin de realizar
cada actividad con la mayor precisin y eficiencia.
Ejemplo: Rodriga se encargar de la limpieza;
mientras que Manuel se dedicar a entregar
mercanca.
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Organizacin
Descripcin de funciones
Consiste en sealar las actividades que cada
empleado debe realizar, esto con el fin de no
duplicar trabajo y que cada uno sepa exactamente
lo que tiene de hacer.
Ejemplo:
Rodriga tiene entre sus funciones asear el local de
ventas y la oficina; mientras que Manuel entrega
mercanca y se encarga del aseo de su unidad
vehicular.
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Organizacin
Departamentalizacin
Se refiere a la divisin y agrupamiento de las
funciones y actividades en unidades especficas,
con base en su similitud. Es decir, reunir a los
empleados cuyas tareas estn relacionadas entre
s.
Ejemplo:
Reunir a los vendedores con los de telemarketing
(ventas por telfono) en el mismo departamento.
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Organizacin
Departamentalizacin
Qu es un organigrama?
Un organigrama es la representacin grfica de la estructura orgnica de una empresa o de una de sus reas o unidades administrativas, en la que se muestran las relaciones que guardan entre s los rganos que la componen.
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Organizacin
Cul es el objeto de los organigramas?
Son el instrumento idneo para plasmar y transmitir en forma grfica y objetiva la composicin de una organizacin.
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Organizacin
Criterios para preparar un Organigrama
1) Precisin: las unidades administrativas y sus relaciones e interrelaciones deben establecerse con exactitud.
2) Sencillez: deben ser lo ms simple posible, para representar la (s) estructura (s) en forma clara y comprensible.
3) Uniformidad: en su diseo es conveniente homogeneizar el empleo de nomenclatura, lneas, figuras y composicin para facilitar su interpretacin.
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Organizacin
Criterios para preparar un Organigrama
4) Presentacin: su acceso depende en gran medida de su formato y estructura, por lo que deben prepararse complementando tanto criterios tcnicos como de servicio, en funcin de su objeto.
5) Vigencia: Para conservar su validez, deben mantenerse actualizados. Es recomendable que en el margen inferior derecho se anote el nombre de la unidad responsable de su preparacin, as como la fecha de autorizacin.
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Organizacin
Coordinacin
Esto implica lograr la unidad de esfuerzos, es decir,
que las funciones y los resultados se desarrollen,
interrelacionen y sincronicen con facilidad.
Por ejemplo:
Carlos el empresario, continuamente verificar que
el trabajo del rea de Produccin est sincronizado
con los pedidos solicitados por los vendedores.
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Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es indispensable para el ptimo funcionamiento de tu empresa.
a) La asignacin por escrito de las actividades de tus empleados te ayudar a optimizar el trabajo, pues cada uno sabr exactamente lo que tiene que hacer, evitando as la duplicacin de funciones.
b) El otorgar a tus trabajadores la capacidad de decidir para cumplir con sus obligaciones te descargar de ciertas actividades y a ellos les dar la certeza de que confas en sus capacidades.
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Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es indispensable para el ptimo funcionamiento de tu empresa.
c) Para que un empleado realice bien su trabajo es necesario que conozca qu debe de hacer y cmo lo tiene que hacer, para ello dale a conocer el procedimiento que debe seguir.
d) Al asignar las actividades y responsabilidades es necesario darle a tus empleados los recursos necesarios para realizarlas, de lo contrario por ms disposicin que ellos demuestren, el trabajo no se desarrollar adecuadamente.
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Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es indispensable para el ptimo funcionamiento de tu empresa.
e) Debes organizar y asignar todas las actividades y responsabilidades de tal manera que ninguno est sobrecargado de trabajo mientras otros estn desocupados, para ello requieres disear un organigrama, es decir, un esquema donde se defina la estructura de tu empresa.
f) Debes eliminar los "cuellos de botella" en tu empresa, esto lo logrars identificando aqullas partes donde se acumulan piezas o informacin necesaria para continuar con un proceso.
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Organizacin
Como te habrs dado cuenta la organizacin es indispensable para el ptimo funcionamiento de tu empresa.
g) Es necesario que cuentes con un espacio para las labores administrativas donde tu informacin se encuentre ordenada, clasificada y archivada y desde donde puedas darte el tiempo y espacio para organizar y coordinar.
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DIRECCIN
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Direccin
Este tercer paso del Proceso Administrativo consiste en la ejecucin de los planes de acuerdo con la estructura organizacional u organigrama, mediante la gua de los esfuerzos de los empleados a travs de la motivacin, comunicacin y supervisin.
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Direccin
Veamos cada uno de sus componentes.
Toma de decisiones
Motivacin
Comunicacin
Supervisin
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Direccin
Toma de decisiones
Es la capacidad de detectar problemas, encontrar
la mejor solucin y ejecutarla.
Por ejemplo:
Mnica no saba porque no venda como lo haba
programado, despus de investigar los motivos, se
dio cuenta de que uno de sus vendedores no
trabajaba las 8 horas diarias, as que tom la mejor
decisin ...
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Direccin
Motivacin
Consiste en conocer las necesidades de un
trabajador y ayudarlo a satisfacerlas para que se
sienta con ganas de trabajar, implica impulsarlo a
hacer las cosas y hacerlas bien.
Por ejemplo:
Miguel otorga un bono quincenal a sus mejores
vendedores.
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Direccin
Comunicacin
Se refiere a la transmisin de informacin, ideas,
conocimientos o emociones, propiciando el
entendimiento entre una persona y otra, aspecto
importante si se quieren alcanzar los objetivos de
manera conjunta.
Ejemplo:
Carlos compr unos radiocalizadores para
mantener una comunicacin constante y directa
con los vendedores y entre ellos tambin pueden
hacerlo si es necesario.
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Direccin
Supervisin
Consiste en el apoyo y gua que el empresario debe
brindar a sus empleados, de tal forma que las
actividades se realicen adecuadamente.
Ejemplo:
El dueo de una cocina econmica continuamente
verifica que sus empleadas preparen los alimentos
como deben de ser, que no les falten ingredientes,
que cumplan con las normas de higiene
establecidas, etc.
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Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa es indispensable para su buen
funcionamiento.
a) Es necesario que para corregir problemas sigas
el proceso de toma de decisiones, desde la
definicin del problema hasta la eleccin de la
mejor alternativa de solucin, sigue estas
recomendaciones para llevarlo a la prctica.
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Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa es indispensable para su buen
funcionamiento.
b) Debes de considerar la opinin de tus
trabajadores para tomar algunas decisiones, ten
presente que el objetivo es mejorar en el trabajo
y ellos son parte importante del buen desarrollo
de tu empresa. Fomenta el trabajo en equipo!
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Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa es indispensable para su buen
funcionamiento.
c) Debes de contar con toda la informacin
necesaria para tomar decisiones oportunas en tu
empresa, para ello pregunta, observa, mantente
atento a todo lo que sucede en tu empresa.
Utiliza medios escritos como carteles, avisos etc.
Intenta mejorar la comunicacin con tus
trabajadores de manera permanente.
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Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa es indispensable para su buen
funcionamiento.
d) Si necesitas mejorar el funcionamiento de tu
empresa entonces debes motivar a tu personal
para que desempeen mejor su trabajo. La
motivacin se encuentra ntimamente
relacionada con la satisfaccin de necesidades,
si logras satisfacer algunas de stas, los
empleados se encontrarn motivados.
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Direccin
Como te habrs dado cuenta la Direccin en una
empresa es indispensable para su buen
funcionamiento.
e) Debes supervisar constantemente el trabajo de
los dems, verificar que cumplan tus rdenes y
apoyarlos cuando tienen dificultades, para que
en forma conjunta solucionen el problema. Para
ello realiza juntas de trabajo, reuniones o plticas
para dar instrucciones, atender quejas y/o dar
rdenes; y cuando se presenten conflictos,
debes de intervenir para que se solucionen
oportunamente.
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Direccin
La Direccin es importante en el Proceso
Administrativo pues te permitir apoyar a tus
empleados cuando lo necesiten, pero tambin
corregirlos cuando se requiera, para ello se
necesita dominar el arte de dirigir.
Esto no significa mandar para que te obedezcan,
sino inspirar, convencer y persuadir a tus empleados
para que den su mejor esfuerzo en beneficio de
todos.
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CONTROL
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Control
Este cuarto y ltimo paso del Proceso Administrativo se refiere la accin de medir los resultados actuales en comparacin con los programados, diagnosticando y analizando las posibles causas de las diferencias entre los resultados programados y los obtenidos e implementando medidas correctivas.
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Control
Este paso es muy importante pues debe realizarse en todos y cada uno de los pasos anteriores del Proceso Administrativo, es decir, debes establecer controles para medir los resultados de la Planeacin, la Direccin y la Organizacin.
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Control
Veamos cada uno de sus componentes.
Establecimiento de estndares
Medicin de resultados
Acciones correctivas
Retroalimentacin
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Control
Establecimiento de estndares
Un estndar puede ser definido como una unidad
de medida que sirve como modelo, gua o patrn
con base en la cual se controla algo.
Ejemplo:
Pedro ha definido que para el rea de Produccin
el estndar ser la fabricacin de 500 piezas al mes.
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Control
Medicin de resultados
Consiste en comprobar si los resultados
programados fueron alcanzados.
Por ejemplo:
Pedro estableci que su venta mensual seria de 20
kilos y al hacer una medicin de resultados se dio
cuenta que vendi slo 10.
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Control
Acciones correctivas
Se refiere a la implementacin de medidas que
corrijan las fallas o errores que no permitieron llegar
a la meta.
Por ejemplo:
Pedro se dio cuenta que no vendi los 20 kilos por
qu no expuso la mercanca en el mostrador, su
accin correctiva ser: mostrar sus productos.
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Control
Retroalimentacin
A travs de la retroalimentacin, se obtiene
informacin que permite ajustar los procedimientos
en caso de no haber obtenido los resultados
programados, de la calidad de la informacin
obtenida por este medio depender el grado y
rapidez con que mejore el funcionamiento de la
empresa.
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Control
Como te habrs dado cuenta el control es
indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
a) Necesitas establecer estndares, medidas o
normas para obtener informacin que te sirva de
base para controlar tus resultados, as como
llevar por escrito los registros de los resultados
de tus operaciones.
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Control
Como te habrs dado cuenta el control es
indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
b) Necesitas medir y comparar los resultados
obtenidos contra los programados y al detectar
diferencias debers implementar medidas de
correccin.
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Control
Como te habrs dado cuenta el control es
indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
c) Una vez identificadas las causas de estas
diferencias procura corregirlas para que no se
vuelvan a repetir aplicando medidas
correctivas, para ello, pide informes a tus
trabajadores, as obtendrs informacin que te
servir para poder implementar un buen sistema
de control.
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Control
Como te habrs dado cuenta el control es
indispensable para el funcionamiento y desarrollo
de tu empresa.
d) Relaciona lo planeado, organizado y dirigido
utilizando un sistema de control, tomando en
cuenta la retroalimentacin para tu nueva
Planeacin.
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Control
Actividad
Escuchas las instrucciones del instructor, realiza la
dinmica el Gato Tridimensional participa y
comparte tu experiencia con tus compaeros de
grupo
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Bibliografa
Actividad Koontz, Harold (1994. Administracin una perspectiva global. (10 ed.) Mxico:
McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.
Robbins, Stephen P. (1994. Administracin teora y prctica. (4 ed.) Mxico: Prentice - Hall
Hispanoamericana, S.A.
Werther, William B. (1995. Administracin de personal y recursos humanos. (4 ed.) Mxico:
McGraw - Hill Interamericana de Mxico, S.A.
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Administracin