Administración de la información

Conocimiento de los trámites y regulaciones que necesitan sus ejecutivos para viajar. 

Por: Walter Méndez R.; MBA-MPM-MScCosta Rica

La información es poder…

La información en sí no es poder, sino la administración y la

coordinación razonable de la información.

Felipe González. Ex presidente del Gobierno Español

Fuente: www.documentalistaenredado.net

"La información es un conjunto de datos acerca de algún suceso, hecho o fenómeno,

que organizados en un contexto determinado tienen su significado, cuyo propósito puede

ser el de reducir la incertidumbre o incrementar el conocimiento acerca de algo".

MISION VISION OBJETIVOS VALORES

COMUNICACION

COMUNICACION

Informal

Formal

COMUNICACION

Formal significa una comunicación con estructura, metódica y organizada, generalmente presentada de manera escrita, en formato de política, procedimiento o reglamento.

COMUNICACION

Informal significa relax o amigable, o que no está expresado de manera escrita o por medio de formularios prediseñados.

• Evitar la perdida de dinero, recursos y tiempo.

• Aumentar el rendimiento del personal.

• Mejorar las relaciones entre el personal.

• Evitar la desmotivación.

• Evitar malentendidos y confrontaciones.

Ventajas de una buena comunicación interna…

Pero sobretodo…

… alinearse con la estrategia empresarial

Ventajas de una buena comunicación interna…

El mayor activo de las empresas en el siglo XXI ya no proviene de los activos físicos; se origina del conocimiento sistematizado de la organización.

Mantener bien informado a sus equipos de trabajo es simplemente asegurar el

éxito de su organización

Administración de conocimiento

SABIDURIA

ENTENDIMIENTO

CONOCIMIENTO

INFORMACION

DATOSCONOCIMIENTO TACITO

CONOCIMIENTO EXPLICITO

¿Qué estamos comunicando en materia de viajes corporativos?

• 59% no cuenta con un procedimiento escrito para la realización de los viajes.

• 21% son escuetos y brindan poca información.

• 12% los viajes son organizados por un tercero y solo conocen alguna información.

• 3% Existen procedimientos claros y rigurosos.

• 5% No sabe, no contestó

Los viajes de negocios

Viajes de placer vs. viajes de negocios…

PreparaciónTiempoDestinoCostoIncertidumbre Estrés

Viajes de Negocios: Su organización

Componentes del viaje de negocios

PLANEACION

AUTORIZACION

DOCUMENTACIONEJECUCION

POST VIAJE

Componentes del viaje de negocios

PLANEACION

AUTORIZACIÓN

Motivación del viaje• Viaje negocios individual• Viaje de negocios grupal

Justificación – ahorro

Proceso• Procedimientos• Reglamentos• Manual de Viajes Corp.

DOCUMENTACION• INSUMOS DE VIAJE (BASE)

• Transporte• Hospedaje• Alimentación• Perdiem

• VISADOS / SALUD• Requisitos

• EQUIPAJES• Personal• Empresarial

• SEGURIDAD DEL VIAJERO• Seguros de Viaje• Minimizar riegos

Componentes del viaje de negocios

DOCUMENTACION• MATERIALES

• Importación • Exportación

• CANCELACIONES• Requisitos

• EQUIPOS• Electrónicos

Componentes del viaje de negocios

EJECUCION• ASUNTOS MIGRATORIOS

• Entradas / Salidas• USOS Y COSTUMBRES

• Legislación• DESPLAZAMIENTO

• Por sus propios medios o soporte.

• COMUNICACIONES• Telefonía Móvil Integrada

Componentes del viaje de negocios

• RAZON DEL VIAJE• Generación de negocios

¿Quién se hace cargo de la organización del viaje?

Mi siguiente viaje es…

Tamaño de la empresa.

Política de Viajes.

Tecnologías disponibles

¿Viajes locales vrs. Viajes internacionales?

Diferencias Similitudes Acciones

Nos hemos preguntado

• Existe un manual de procedimientos que indique como organizar un viaje corporativo.

• Conocen las partes involucradas sus funciones y la relación entre cada uno de ellos.

• Se comunica…

La Estrategia

Estrategia Corporativa

El Viajero

Proveedores

¿Cuál es la solución?

• Utilizar Tecnologías de Información

• Unir todos los centros de información en una sola plataforma.

• Involucrar a los viajeros que convertirse en recolectores de datos.

• Información certera y confiable.

CASO IBM

• Objetivo:

• Asegurar el mejor costo-efectivo en las opciones de viaje.

• Hacer el proceso para completar el itinerario de forma sencilla y fácil para sus empleados.

• Oportunidad de ahorros de US$75 millones.

¿Cómo?

• Integración de personas, socios y procesos

• Tecnologías de información

www.ibm.com/ondemand

Biografía.

Walter Méndez es Costarricense, Administrador de Empresas Turísticas. Actualmente es el Director General de ATP Internacional, empresa dedicada a la Organización Profesional de Congresos y Convenciones en la Región Centroamericana. Ha conducido el diseño y logística de eventos internacionales durante más de 15 años. Cuenta con dos Maestrías en Administración de Empresas con menciones en Mercadeo y Gerencia Industrial ambas obtenidas en la Universidad Interamericana de Costa Rica. Además posee una Maestría en Project Management obtenida en la Universidad de Cooperación Internacional y una Maestría en Comunicación con énfasis en Comunicación Corporativa en la Universidad Interamericana de Costa Rica. Actualmente cursa el Doctorado en Ciencias de la Administración en la Universidad Estatal a Distancia de Costa Rica. Se ha destacado como profesor Universitario en las Carreras de Turismo, Comunicación y Administración de Proyectos. Expositor Internacional en temas relacionados con el sector turístico internacional, organización de eventos, economía turística, agencias de viajes, líneas aéreas, desarrollo de nuevos negocios Fue miembro de la Junta Directiva de ACAV (Asociación Costarricense de Agencias de Viajes) y Tesorero de ADOCA (Asociación de Organizadores Profesionales de Congresos y Afines de Costa Rica)

MUCHAS GRACIAS…

Walter Méndez R.wmendez@atpinternacional.com

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+305-831-4840 (Estados Unidos – Miami)