21/09/2018 24/09/2018 Apoyo Compras, Bienes y Suministros Inventados Activos Fijos

Aldemar Cifuentes

Determinar la adherencia al procedimiento de manejo de inventarios de activos fijos de acuerdo a la normafividad legal aplicable_y al procedimiento institucional. Procedimiento de inventarios de activos fijos del Hospital Roberto Quintero Villa

Procedimiento institucional inventario de activos fijos, Resolución 356/2007 Titulo II Cap III, Manual de Procedimientos, Régimen de Contabilidad Pública. Decreto 1499/2017 Modelo Integrado de Planeación y Gestión Beatriz Elena Giraldo Montes Asesora Control Interno

Criterios de la Auditoría:

Auditor(es):

Alcance de la Auditoría:

n_ recna inicio: Fecha Terminación:

Líder del Proceso: Líder del Subproceso/Procedimiento: Objetivo de la Auditoría:

Macro proceso: Proceso: Subproceso:

Año: 2018 Fecha de emisión del informe Día: 01

Mes: 10

INFORME AUDITORIA CONTROL INTERNO

HOSPITAL

Código: 25-007

[S.L. ViON TENEGE10 Versión: 01

Fecha: 14 09 2018

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1. IDENTIFICACIÓN DE LA AUDITORIA

2. RESUMEN EJECUTIVO:

La auditoría de control interno realizada al procedimiento de ejecución de inventarios de activos fijos se realizó el 21/09/2018 a partir de las 9:01 am, en la cual se aplicaron técnicas de auditoria como entrevista, observación y revisión documental; para su desarrollo se aplicó una lista de verificación, a través de la cual se pudieron obtener los hallazgos, las observaciones y oportunidades de mejora que se describen en los resultados de la auditoria contenidos en el presente informe. La auditoria prevista para la jornada de la mañana no se alcanzó a culminar debido a que las revisiones realizadas cubrieron un tiempo mayor al programado, por lo que se suspendió al medio día y se reprogramó para el lunes 24 de septiembre en la jornada de la tarde para culminarse. Se resalta el compromiso y la disposición del auditado para recibir la auditoria y contribuir al mejoramiento del proceso. Siendo las 5:30 pm del 24/09/2018 se dio por finalizada la auditoría con la reunión de cierre.

ISO 9001

il>12.1.12 DOCUMENTO CONTROLADO

HOSPITAL flOBERIGIIINIRO 15.1. MONTENEGRO

Versión: 01

Fecha: 14 09 2018

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INFORME AUDITORIA CONTROL INTERNO

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3. PRINCIPALES SITUACIONES DETECTADAS

3.1 Cumplimiento de los criterios de auditoria

Se cuenta con procedimiento documentado de Inventario de Activos Fijos sin código, versión 004 de 5/09/2017, al cual se le realiza evaluación de la adherencia encontrando lo siguiente:

-Se tiene establecida una periodicidad semestral para el control de inventarios a la cual se da cumplimiento (Último inventario realizado en junio del presente año)

-Se envió circular a líderes de procesos por correo electrónico, informando realización de inventarios durante la semana del 12 al 16 de junio, sin embargo no se encontró diligenciado en su totalidad el cronograma concertado con cada líder de proceso para la realización de los inventarios dentro del tiempo programado.

-Los equipos y elementos devolutivos una vez son adquiridos se ingresan al módulo de activos fijos y se asignan al responsable del proceso mediante el formato entrega de equipos biomédicos y/o elementos devolutivos código 38-002 el cual es firmado por el responsable del proceso.

El inventario realizado en junio no incluyó inventario del Puesto de Salud de Pueblo Tapao ni área administrativa, ni detallan el estado en el que se encuentran los activos fijos.

A la fecha de la auditoria no se ha elaborado informe o acta final del resultado del inventario realizado, por lo que no se ha presentado a Gerencia ni al Comité de Sostenibilidad Contable, ni se han tomado las acciones correspondientes frente a las novedades encontradas.

-Al revisar las anotaciones realizadas por parte del responsable del procedimiento en los documentos de control de inventario realizado en junio, se encuentran las siguientes novedades:

Novedad Servicio Activo Fijo Bienes sin placa Vacunación Refrigerador Horizontal Marca Vest Frost

Congelador Electrolux Mesa Auxiliar de 2 puestos (con código de activo 166501MÚEN0361)_

Hospitalización mesa de noche con llaves (Código de 166501MUEN0099)

activo

Teléfono Panasonic (Código de 1670900ECC0004).

activo

Cambio ubicación

de Cirugía (Pasaron Ambulancia)

a Monitor de Signos Vitales marcha Mindrey CC752485

Serie

Succionador marca SMAFF SXT-SA

-Dado que los papeles de trabajo empleados para el control del inventario se encuentran en borrador, no tienen la firma del responsable del proceso que avale el resultado encontrado.

DOCUMENTO CONTROLADO

HOSPITAL ROBERTO QUINTERO YILL ESE MONTENEGRO

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INFORME AUDITORIA CONTROL INTERNO

Fecha: 14 09 2018

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Código: 25-007

Versión: 01

No se tiene documentado p ocedimiento para dar de baja de bienes, solo existe el formato solicitud de baja de activos fijos código 38-005. Durante las vigencias 2014 y 2015 se dieron de baja activos fijos mediante la Resolución de Gerencia 165 de Febrero 6 de 2014 y 1178 de Diciembre 31 de 2015 por encontrarse en estado de deterioro histórico u obsolescencia, sin embargo aún están pendientes para realizar su venta en el Martillo del Banco Popular, actividad que se encuentra a cargo del responsable de defensa judicial de la entidad.

-Durante las vigencias 2016 y 2017 no se han realizado bajas de bienes según lo manifestado por parte del líder del proceso de compras, bienes y suministros, sin embargo se encontraron durante la auditoria equipos en estanteria de almacén sin la debida señalización (Bienes en proceso de baja) a la espera de concepto del ingeniero biomédico para dar de baja como bomba de infusión y balanza que no pasó última calibración realizada en Agosto del presente año.

- La entidad cuenta con la Póliza Previhospital de la Compañia de Seguros La Previsora vigente hasta el 1 de Enero de 2019, la cual da cobertura a maquinaria y equipo por daños derivados de desastres naturales, actos terroristas, accidentes o hurto simple o calificado, con asegurabilidad de bienes sin importar la fecha de compra o ingreso a inventarios. Sin embargo al verificar las órdenes de compra con las que se adquirieron activos fijos durante la vigencia 2018, se encontró que efectivamente fueron reportados los activos fijos a la aseguradora.

En los meses de marzo y mayo del presente año se reportaron hurtos del monitor de signos vitales de una ambulancia del Hospital y del Monitor fetal de la Sala de Partos respectivamente, ante lo cual se realizó la respectiva denuncia y reclamación a la aseguradora, siendo reconocido el valor del monitor fetal al Hospital. Así mismo se implementaron acciones correctivas como cierre del parqueadero interno de la entidad, implementación de requisas a personal y visitantes al ingreso y salida de la entidad como medidas de control para mitigar el riesgo de hurto de activos fijos.

-El módulo de activos fijos no permite la realización de órdenes de compra, motivo por el cual se realizan por el módulo de consumo.

Se encuentran en el reporte de activos fijos de CNT activos con baja administrativa, sin embargo el líder del proceso comenta que algunos equipos o elementos siguen en uso en los servicios debido a que no se ha generado la reposición de los mismos por falta de presupuesto, por lo que se recomienda hacer la verificación con contabilidad.

Si bien se cuenta con un normograma institucional, éste no está detallado por procesos. por lo que se recomienda la elaboración de un normograma que facilite la consulta de las disposiciones legales que regulan la gestión del proceso de compras, bienes y suministros.

— I Net — DOCUMENTO CONTROLADO

ESE. isiONTENEGRO

DOCUMENTO CONTROLADO 41•19211

Código: 25-007

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Fecha: 14 09 2018

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INFORME AUDITORIA

CONTROL INTERNO

3.2 Cumplimiento planes de mejora auditorias anteriores

Vigencia Hallazgo Acción de mejora Cumplió? SiN Evidencia

2017

(Auditoria SGC)

Recomendación

Gestionar con el proceso financiero la depuración de los activos fijos que se han dado de baja.

No Reporte de activos fijos de CNT activos con baja administrativa.

Recomendación

'Ingresar en el módulo de activos fijos CNT los equipos que la entidad va adquiriendo,

Si Código de activos fijos asignado en el módulo de inventados.

Durante la vigencia 2017 no se realizó auditoria de control in erno al procedimiento de inventarios de activos fijos, por lo cual se tomaron las recomendaciones de la auditoría de Calidad realizada al procedimiento de compras, bienes y suministros relacionados con el manejo de activos fijo, que fueron: ingresar en el módulo de activos fijos CNT los equipos que la entidad va adquiriendo a la que se ha venido dando cumplimiento y gestionar con el proceso financiero la depuración de los activos fijos que se han dado de baja, actividad que aún sigue pendiente.

3.3 Gestión de Riesgos

En el mapa de riesgos del proceso de compras, bienes y suministros, no se tienen identificados riesgos para el subproceso de bienes.

3.4 Indicadores del Proceso/Subproceso

No se cuenta con indicadores para el procedimiento de manejo de bienes de la entidad que permita establecer el grado de avance o el logro de los objetivos y resultados esperados.

4. RESULTADOS DE LA AUDITORIA

No. Criterio Descripción del hallazgo Causa Consecuencia

. Procedimiento institucional control de inventarios

No adherencia al procedimiento de ejecución de inventarios con respecto a programación de inventario (cronograma), elaboración y presentación de informe final y acciones correctivas derivadas de las novedades encontradas.

Debilidades en la programación del líder del proceso para ésta tarea.

Incumplimiento normativo, pérdida de inventarios

INFORME AUDITORIA CONTROL INTERNO

Código: 25-007

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Fecha: 14 09 2018

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HOSPITAL finta Q01111111 VILLA E.S.E. MONTENEGRO

Mapa de riesgos del proceso de compras, bienes y suministros

Desconocimiento de la metodologia de gestión del riesgo por parte del lider del proceso. No se cuenta con indicadores

del procedimiento de manejo de bienes de la entidad

Decreto 1499/2017 MIPG Dimensión Evaluación de Resultados: Indicadores validados que brindan la información suficiente y pertinente para establecer el grado de avance o el logro de los objetivos y resultados esperados.

No se han identificado riesgos en el procedimiento de manejo de bienes (activos fijos).

Debilidades en la formulación y monitoreo de indicadores por parte del líder del proceso.

Pérdidas económicas, detrimento patrimonial.

Dificultades para medir el grado de avance o el logro de los objetivos y resultados esperados de los procesos

5. OBSERVACIONES Y/0 RECOMENDACIONES DE CONTROL INTERNO:

Incluir en el procedimiento de ejecución de inventarios, el tiempo establecido para la presentación del informe o acta final de inventario a Gerencia y al Comité de Sostenibilidad Contable y asignar código para el control del documento en el Sistema de Gestión de Calidad. Documentar procedimiento de baja de inventarios de activos fijos, en el que se establezcan las actividades a desarrollar, los tiempos para la entrega del concepto técnico para la decisión de baja y conciliación con contabilidad.

Verificar con contabilidad que los activos fijos que han sido de baja del módulo de inventarios sean retirados igualmente del módulo de contabilidad de CNT. Parametrizar en el sistema de información CNT las órdenes de compra en el módulo de activos fijos

Elaborar normograma del proceso compras, bienes y suministros, tanto interno como externo, de manera que la gestión del proceso se soporte en la consulta a las disposiciones legales. Realizar seguimiento al buen curso del procedimiento de venta de los activos fijos dados de baja por la entidad, en el Martillo del Banco Popular.

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Fecha: 14 09 2018

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INFORME AUDITORIA CONTROL INTERNO

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CONCLUSIONES DE LA AUDITORIA:

De un total de 14 criterios evaluados del procedimiento de ejecución de inventarios del Servicio Farmacéutico, se encontró que 5 criterios se cumplieron (36%), 2 no se cumplieron (14%) y 7 se cumplieron parcialmente (50%), para una calificación de 61/1001 lo cual ubica al procedimiento de control de inventarios en un riesgo medio, por la cual se realizarán 2 seguimientos al año para verificar el cumplimiento del plan de mejora, el cual debe presentarse dentro de los 5 días hábiles siguientes al recibo del presente informe.

APROBACIÓN DEL INFORME DE AUDITORIA

Nombre Completo Responsabilidad Firma

Aldemar Cifuentes Lider del Proceso de Compras, Bienes y Suministros Y E. ovar ••• I rol,/

IZ EL A GIRALD.0 MONTES Asesora Control Interno

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