ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y PROCESO DE ABASTECIMIENTO

RED DE SUMINISTROINTEGRACION DE LA

EMPRESA RED DE DISTRIBUCION DEL MERCADO

ADQUISICION ATENCION DEL CLIENTE

FABRICACION

LOGISTICA

ADMINISTRACION DE RELACIONES

INTERES DE LA ADQUISICION Y FABRICACIONCALIDAD

Cómo pueden tres marcas distintas ser percibidas por clientes diferentes como la de mejor calidad en el

mercado?

LA CALIDAD TIENE VARIAS DIMENSIONES• CONFIABILIDAD• DURABILIDAD• DESEMPEÑO• CONFORMIDAD• CARACTERISTICAS• ESTETICA• FACILIDAD DE SERVICIO

CALIDADCUMPLIR CON LOS REQUERIMIENTOS DEL

CLIENTE.

LA CALIDAD ESTA EN LOS OJOS DE LOS CLIENTES Y EN COMO PERCIBEN A LA ORGANIZACIÓN.

CALIDAD DEL PRODUCTO.

DIMENSIONES DE LA CALIDADLA CALIDAD NO ES TAN SENCILLA

DESEMPEÑO. Que tan bien funciona en realidad el producto comparado con como esta diseñado para funcionar.

CONFIABILIDAD. Probabilidad de que un producto funcione durante su vida esperada.

DURABILIDAD. Expectativa de la vida real de un producto.

CONFORMIDAD. Se refiere a si los productos de una empresa en realidad cumplen la descripción o las especificaciones precisas a las que fueron diseñadas.

CARACTERISTICAS. La calidad de productos específicos se juzga con base en el numero de funciones o tareas que realiza independientemente de la confiabilidad y durabilidad

ESTETICA. La estética, el estilo y los materiales específicos utilizados en un producto, es utilizada por muchos clientes para juzgar la calidad.

FACILIDAD DE SERVICIO. La accesibilidad a las reparaciones cuando falla un producto.

CALIDAD PERCIBIDA. Los clientes son los jueces definitivos de la calidad a través de su percepción de que tan bien cumplen sus requerimientos los productos.

TQMLA ADMINISTRACION DE LA CALIDAD TOTAL, es

una filosofía apoyada por un sistema administrativo concentrado en cumplir con las expectativas del cliente con respecto a todas las necesidades desde todos los departamentos o funciones de una organización, sea cliente externo o interno, un participante de la cadena de suministro o el cliente final.

“Grado en que un conjunto de características inherentes cumplen con unos requisitos”(ISO 9000:2000)

Cumplir con los requerimientos mutuamente acordados con el cliente”

Calidad es el suministro de 100% de calidad siempre”

¿QUÉ ES CALIDAD?

EVOLUCIÓN DEL CONCEPTO DE CALIDAD

Tiempo

Nivel delEnfoque

Enfasis en los

productos

Énfasis en los Productos:Calidad como cumplimiento de las especificacionesControl de calidad como inspección

Enfasis en los procesos de manufactura

Énfasis en los procesos de Manufactura:

Calidad como cumplimiento de las especificacionesControl estadística de los procesos

Calidad Total

Calidad TotalCalidad como satisfacción del clienteCalidad total de productos y serviciosControl total de la calidad como una forma de administrar una organización

CONCEPTO DE CALIDAD TOTAL

CONCEPCIÓN MODERNACONCEPCIÓN MODERNA•Calidad afecta toda la productividad de la empresa

•Considera al cliente externo e interno

•La responsabilidad de la calidad es de todos

•La calidad es establecida por el cliente

•La calidad pretende la prevención de fallas

•Cero errores, hacerlo bien desde la primera vez

•La calidad es rentable•La calidad significa satisfacción•Predomina la calidad sobre la cantidad

•La calidad es un factor estratégico

1 - Organización Enfocada al ClienteDeben identificar y entender sus necesidades presentes y futuras

2 - LiderazgoNecesario para proveer una unidad de propósito y dirección

3 - Involucramiento de la GenteNecesario para proveer una unidad de propósito y dirección

4 - Enfoque de ProcesosAdministrar los recursos y las actividades como procesos.

5 - Enfoque de SistemáticoIdentificación, entendimiento y gestión de procesos interrelacionados.

6 - Mejoramiento continuo

7 - Toma de decisiones basado en hechosAnálisis lógico e intuitivo de los datos y información.8 - Relación mutualmente beneficiosa con el proveedorRelación que realzará la capacidad de ambas organizaciones para crear valor

PRINCIPIOS DE LA GESTIÓN DE CALIDAD

Responsabilidad Dirección

Gestión de los Recursos

Medida, análisis, mejora

Producto(y/o servicio)elaboración

Sistema de gestión de la calidad

CLIENTE

CLIENTE

REQUISITOS

SATISFACCION

Input Output Producto/Servicio

SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD - MEJORA CONTINUA

SISTEMAS DE GESTIÓN DE LA CALIDAD

CUAL ES EL OBJETIVO DE UNA EMPRESA?

EMPR

ESA

RELACIÓN CALIDAD Y PRODUCTIVIDAD

MEJORA LA CALIDAD

MEJORA LA CALIDAD

MEJORA LA PRODUCTIVIDAD

MEJORA LA PRODUCTIVIDAD

Se conquista el mercado con la mejor calidad y al menor precioSe conquista el mercado con la mejor calidad y al menor precio

Decrecen los costos porque existen menos reprocesos, menos equivocaciones, menos retrasos y se utilizan mejor los recursos transformadores y transformados

Decrecen los costos porque existen menos reprocesos, menos equivocaciones, menos retrasos y se utilizan mejor los recursos transformadores y transformados

SE PERMANECE EN EL NEGOCIO

SE PERMANECE EN EL NEGOCIO

Es el perfeccionamiento del proceso de producción donde la Producción es la creación de bienes y serviciosPor incremento de la Productividad se entiende el aumento en la producción por hora de trabajoLa productividad mide la relación entre los outputs (en la forma de productos y servicios producidos) y los inputs (en la forma de mano laboral, capital y otros recursos)

La productividad puede mejorarse en dos formas:Utilizar menos inputs y obtener los mismos outputsCon los mismos inputs se obtienen más outputs

Productividad = Unidades Producidas (outputs)

Inputs usados

Productividad = Unidades Producidas (outputs)

Inputs usados

PRODUCTIVIDAD

ESTANDARES DE CALIDAD (ISO 9000)Entre las empresas que exigen las normas

porque el cliente así lo demanda se incluyen:

• Todas aquellas empresas que venden un servicio, sin importar cuál, en grandes empresas sofisticadas, en particular fabricantes o empresas importantes de servicios.

• Todas aquellas empresas que venden un servicio que involucra requerimientos estrictos de calidad.

• Todas aquellas empresas que venden un servicio en un área altamente regulada: hospitales, supermercados, restaurantes, líneas aéreas, etc.

I S O 9 0 0 0ORGANIZACIÓN INTERNACIONAL DE

ESTANDARIZACIÓN 

(International Standards Organization) 

• Se fundó en 1946 para simplificar el comercio internacional por medio del desarrollo de un conjunto de normas de calidad comunes

• Un sistema de calidad reconocido en todo el mundo

• Compromiso de la administración. • La prioridad son los requerimientos del cliente. • Participación de toda la organización.

I S O 9 0 0 0

. ISO9000

ISO9003

ISO9002

ISO9001

ISO8402

ISO9004

Guías para la selección y uso de las normas

Vocabulario

Modelo para el diseño, desarrollo del producto y su producción, instalación y servicio

Modelo para producción, instalación y servicio

Modelo para la inspección y pruebas finales

Empresas que desean implementar ISO 9000 pero no buscan la certificación

I S O 9 0 0 0

ISO 9001GARANTIZA LA CALIDAD EN AREAS DE DISEÑO,

DESARROLLO, PRODUCCIÓN Y SERVICIO. 

CONSIDERA 20 REQUISITOS 

1. RESPONSABILIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN  2. SISTEMA DE CALIDAD  3. REVISIÓN DE CONTRATO  4. CONTROL DE DISEÑO  5. CONTROL DE DOCUMENTOS Y DATOS

I S O 9 0 0 0

6. COMPRAS

7. CONTROL DE PRODUCTOS SUMINISTRADOS POR EL CLIENTE  8. IDENTIFICACIÓN Y RASTREABILIDAD DEL PRODUCTO  9. CONTROL DEL PROCESO  10. INSPECCIÓN Y PRUEBAS  11. CONTROL DE EQUIPO DE INSPECCIÓN, MEDICIÓN Y PRUEBAS  12. ESTADO DE INSPECCIÓN Y PRUEBAS  13. CONTROL DE PRODUCTOS NO CONFORMES 

I S O 9 0 0 0

  14. ACCIÓN CORRECTIVA Y PREVENTIVA  15. ANEJO, ALMACENAMIENTO, EMPAQUE, CONSERVACIÓN Y

ENTREGA  16. CONTROL DE LOS REGISTROS DE CALIDAD  17. AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD

18. ENTRENAMIENTO

19. SERVICIO

20. TÉCNICAS ESTADÍSTICAS

ADQUISICIONTODA ORGANIZACIÓN YA SEAN FABRICANTES,

MAYORISTAS O MINORISTAS, COMPRA MATERIALES, SERVICIOS Y SUMINISTROS QUE APOYAN A SUS OPERACIONES.

LA FUNCION DE COMPRAS ERA OBTENER DE UN PROVEEDOR EL RECURSO DESEADO AL PRECIO DE COMPRA MAS BAJO POSIBLE.

EL ENFOQUE MODERNO ESTA EN EL GASTO TOTAL Y EL DESARROLLO DE RELACIONES ENTRE LOS COMPRADORES Y LOS VENDEDORES.

• TRADICIONALMENTE– DISPONER DE LOS BIENES Y SERVICIOS QUE SON

REQUERIDOS POR LAS ÁREAS USUARIAS EN FORMA OPORTUNA Y AL MENOR PRECIO POSIBLE

• CONSECUENCIAS– ORIENTACIÓN AL PRECIO– ÉNFASIS FUERTEMENTE OPERATIVO (SE BUSCA EFICIENCIA

INTERNA)– ENFOQUE DE CORTO-PLAZO– RELACIÓN COMPETITIVA CON PROVEEDORES– LIDERADO POR LOS USUARIOS

• ACTUALMENTE– MINIMIZAR EL GASTO EN BIENES Y SERVICIOS

REQUERIDOS POR UNA INSTITUCIÓN PARA EL CUMPLIMIENTO DE SU MISIÓN

• CONSECUENCIAS– NO SÓLO IMPORTAN LOS PRECIOS, SINO TAMBIÉN LA

PERTINENCIA, OPORTUNIDAD Y CALIDAD DE LOS REQUERIMIENTOS

– CARÁCTER ESTRATÉGICO– ENFOQUE DE LARGO PLAZO– RELACIONES DE COLABORACIÓN CON PROVEEDORES– LIDERAZGO DESDE EL ÁREA DE ABASTECIMIENTO

PERSPECTIVAS DE LA ADQUISICION

• SUMINISTRO CONTINUO

• MINIMIZACION DE LA INVERSION DEL INVENTARIO

• MEJOPRAMIENTO DE LA CALIDAD

• DESARROLLO DE PROVEEDORES

OBJETIVOS DEL ABASTECIMIENTO

• EFICIENCIA EN LAS COMPRAS– TCO

• TRANSPARENCIA– AUDITABILIDAD Y TRAZABILIDAD– VISIBILIDAD

• CALIDAD– PRODUCTO – SERVICIO– DESARROLLO DE PROVEEDORES– INNOVACIÓN

• OPTIMIZACIÓN DEL USO DE RECURSOS– ANÁLISIS DE GASTOS– SOPORTE A USUARIOS

QUE ES COMPRAR BIEN?

VER EL BOSQUE…PRECIO

UNITARIONIVEL DE ACTIVIDAD

ALTO

BAJO

BAJO

ALTO

MEJORARNEGOCIACIÓN

AGILIZARPROCESOS

CONSOLIDARDEMANDA

INFRAESTRUCTURAEQUIPAMIENTOPROYECTOS

INSUMOS DE PRODUCCIÓN

MATERIALES Y SERVICIOS DE USO COMÚN

MANTENCIÓNREPARACIÓN

OPERACIONES

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRASCLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

COSTO TOTAL DE PROPIEDAD

COSTO DEL MATERIAL• PRECIO (LICITACION, PROGRAMAS DE PRECIOS)• DESCUENTOS

COSTO DE SERVICIO• VALOR AGREGADO (ENTREGA)

CICLO DE VIDA• GASTOS ADMINISTRATIVOS (ELECCION DEL PROVEEDOR, LA

NEGOCIACION, LA PREPARACION DE PEDIDOS, LA TRANSMICION, LA RECEPCION, LA REVISION Y EL PAGO)

• COSTOS DE ARTICULOS TERMINADOS (DEFECTUOSOS, DESPERDICIOS , REELABORACION, ADMON DE LA GARANTIA Y LAS REPARACIONES

COSTO TOTAL DE PROPIEDADCOMPONENTES DE LA

TRANSACCION1. PRECIO2. REALIZACION /

PREPARACION DEL PEDIDO

3. ENTREGA / TRANSPORTE

4. TARIFAS / ARANCELES5. FACTURACION /

PAGOS6. REVISION7. DEVOLUCION DE

PIEZAS8. SEGUIMIENTO Y

CORRECCION

COMPONENTES PREVIOS A LA TRANSACCION

1. IDENTIFICACION DE LAS NECESIDADES

2. INVESTIGACION DE RECURSOS

3. CALIDAD DE RECURSOS

4. INCLUSION DEL PROVEEDOR EN LOS SISTEMAS INTERNOS

5. INSTRUCCIÓN:• DEL PROVEEDOR EN

LAS OPERACIONES DE LA EMPRESA

• DE LA EMPRESA EN LAS OPERACIONES DEL PROVEEDOR

COMPONENTES POSTERIORES A LA TRANSACCION

1. SUSPENSION DE LA LINEA

2. ARTICULOS DEFECTUOSOS RECHAZADOS ANTES DE LA VENTA

3. FALLAS4. REPARACION /

REMPLAZO5. COSTO DE REPARAR

PIEZAS6. COSTO DE

MANTENIMIENTO Y REPARACIONES

BENEFICIOS DE LA CONSOLIDACIÓN DE COMPRAS

• DESCUENTOS POR VOLUMEN• SIMPLIFICACIÓN DE LOS PROCESOS• FOCALIZACIÓN DE LOS RECURSOS A PROCESOS DE

MAYOR VALOR AGREGADO

Indicador Impacto

Reducción precios 5% - 20%

Reducción costo administrativo 30% - 50%

Reducción de tiempo de ciclo Más de 50%

Reducción de inventarios 30%

Principios para mejorar la relación con proveedores

• Preservar la competitividad y transparencia de los procesos de contratación

• Generar instancias y canales formales para promover la colaboración

• Establecer relaciones de largo plazo

• Apoyar el desarrollo de los proveedores

• Buscar soluciones de beneficio mutuo (win-win)

• EL ABASTECIMIENTO DEJÓ DE SER UNA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA, PARA TRANSFORMARSE EN UNA FUNCIÓN ESTRATÉGICA

• LA MODERNIZACIÓN DE LOS SISTEMAS DE ABASTECIMIENTO DEL SECTOR PÚBLICO DEMANDA UNA CRECIENTE PROFESIONALIZACIÓN E INCORPORACIÓN DE TIC

• HAY IMPORTANTES OPORTUNIDADES PARA TODOS LOS INVOLUCRADOS DE INCREMENTAR LA PROBIDAD Y LA TRANSPARENCIA, MEJORAR LA EFICIENCIA Y APORTAR VALOR