02Bsqueda y seleccinde proveedoresEn esta Unidad aprenders a:1.Describir el procesode bsqueda y seleccinde proveedores.2.Comunicarse correctamente,de forma escrita, con posiblesproveedores para recabar lainformacin ms adecuada.3.Establecer criterios de seleccinde los proveedores idneos parasatisfacer las necesidadesde la empresa.4.Evaluar las condiciones devarios posibles proveedores,de acuerdo con los criteriosestablecidos, y elegir elms adecuado. 2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.2 El proceso de bsqueda de proveedores2.1La bsqueda de proveedoresPara poder iniciar sus actividades, las empresas necesi-Una vez que se han buscado proveedores, se procede a latan adquirir productos y servicios (materias primas, com-seleccin de los ms adecuados basndose en los criteriosponentes, seguros, servicios de comunicacin, etctera).de seleccin que se hayan elegido hasta reducir la canti-Las personas o empresas que suministran productos odad a unos pocos proveedores. No es muy recomendableservicios a otras empresas se denominanproveedores.tener a un solo proveedor y hacerle todo el pedido quenecesitamos; es preferible distribuir nuestras comprasTodas las empresas deben realizar un proceso de bs-entre varios proveedores, para que la empresa no quedequeda y seleccin de los proveedores de bienes y servi-sin abastecimiento si un proveedor falla.cios ms adecuados a sus necesidades. Normalmente, serealiza en el departamento de compras. El propsito esA su vez, se ha de tener en cuenta que el proceso deestablecer una lista de las empresas que fabrican los pro-bsqueda y seleccin tiene un coste econmico para laductos que nos interesan para solicitarles informacin y,empresa (aunque nicamente se considere el tiempoluego, elegir la ms adecuada a nuestros intereses.dedicado por las personas encargadas de la seleccin),por lo que slo se realizar para la adquisicin de losAntes de decidir si se va tomar en cuenta a un pro-productos que se compren con ms asiduidad o en losveedor, se debe estudiar si los productos o materiaque el ahorro final que se obtenga sea superior a laprima que ofrece van a tener impacto positivo en nues-inversin realizada en la bsqueda y seleccin de lostra productividad, calidad y competitividad.proveedores.2.2El proceso de bsqueda de proveedoresAntes de comenzar la bsqueda de proveedores se haInternetde tener muy claro cules son losproductosque sePrensa, radio y televisinPublicaciones especializadasnecesita adquirir,de qu calidadyen qu cantidad1Ferias y exposicionespara que la seleccin se realice comparando productosBsqueda deAsociaciones empresariales y profesionalesinformacinde iguales o muy similares caractersticas. Una vez rea-Bases de datos pblicas y privadaslizado este anlisis, comienza el proceso de seleccinAnuarios econmicosen el que se pueden plantear diferentes situaciones deOtras fuentespartida, por ejemplo:Sobre: Condiciones econmicasLa empresa inicia su actividady debe buscar Condiciones tcnicastoda clase de proveedores. Servicio postventa2Solicitud deMediante:informacinLa empresa tiene ya unos proveedoresque habi- Cartatualmente le suministran, pero no se encuentra Representantesatisfecha con ellos. Visitas personales3Realizacin de:Se quiere ampliar la cartera de proveedoresparaEvaluacin y Una ficha por proveedorrealizar comparaciones de productos y de condi-seleccin del Cuadro comparativociones comerciales con el objetivo de mejorar laproveedorde las condicionesgestin comercial.Criterios de seleccin: EconmicosEl proceso de bsqueda y seleccin tiene tres fases: De calidadbsqueda de informacin, solicitud de informacin yevaluacin y seleccin de proveedores (vase Fi-gura 2.1).Fig. 2.1.Proceso de bsqueda y seleccin de proveedores.19 2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.2 El proceso de bsqueda de proveedoresABBsqueda de informacinSolicitud de informacinAlgunas de lasfuentes de informacinque se puedenUna vez confeccionado un listado con los posibles pro-utilizar para localizar proveedores son las siguientes:veedores, se inicia el contacto directo para solicitar lainformacin que interesa recabar. Se ha de procurar que Internet.respondan claramente a los aspectos que ms interese Pginas amarillas.conocer. Los aspectos ms importantes se reflejan en Prensa de informacin general.la Tabla 2.1. Radio y televisin. Publicaciones especializadas en la actividad de laEn el supuesto de que a la empresa le urgiera recibir laempresa.respuesta de los posibles proveedores, se indicar en Publicaciones e informes de bancos y cajas de aho-las comunicaciones unafecha lmite para responder arro.la solicitud de informacin. Ferias y exposiciones comerciales especializadasen el sector.Caso prctico Asociaciones empresariales y profesionales. Cmaras de comercio. Bases de datos de organismos pblicos (ministe-1Utiliza las Pginas Amarillas e Internetrios, comunidades autnomas, ayuntamientos, uni-para seleccionar los tres proveedores deversidades, organismos oficiales, etctera).muebles que te parezcan ms intere- Informacin obtenida de empresas especializadassantes para renovar el mobiliario de unen gestin de bases de datos.hotel de tres estrellas. Fuentes internas de la propia empresa, como espe-cialistas y tcnicos en los productos.Aspectos que se desean conocer de los proveedoresCondiciones referidasCondiciones econmicasOtras condicionesa la calidadCalidad de los productosPrecio unitarioPeriodo de validez de la ofertaMateriales utilizadosDescuento comercialCausas de rescisin del contratoCaractersticas tcnicasRappels(descuentos por volumen deCircunstancias que pueden dar lugarPeriodo de garantacompra)a revisiones en los preciosFormacin de los usuarios, si fueseForma de pagoPlazo de entreganecesarioPlazo de pagoEmbalajes especialesServicio postventaPrecios de envases y embalajesDevolucin de los excedentesServicio de atencin al clientePago del transporteCualquier otra informacinOtras informaciones que se necesitePago del seguroconocerRecargos por aplazamiento de pagoTabla 2.1.Aspectos sobre los que se puede pedir informacin a los proveedores.20

2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.3 Formas de solicitar informacinCmaras de comercioEl portal www.camerdata.es fue creado en1985 para aglutinar informacin de distintascmaras de comercio de mbito nacional.En la actualidad aglutina a 85 cmarasde comercio y tiene un fichero con ms de2,5 millones de empresas censadas.Este portal posibilita el acceso a diferentesbases de datos con informacin de intersempresarial que permite responder a mlti-ples necesidades de las empresas, como:acciones de ventas, planes de marketing,estudios de mercado, seguimiento de lacompetencia, almacenamiento de datos yreduccin del riesgo comercial.Portal web de Camerdata(www.camerdata.es).2.3Formas de solicitar informacinBVisitas a las empresasLas formas ms frecuentes para solicitar informacin dede los proveedoreslos proveedores son: visitas de representantes comer-ciales, visitas personales del responsable de la selec-cin a la empresa del proveedor o cartas solicitando elEn algunos casos, un representante del departamentoenvo de catlogos, muestras, presupuestos, etctera.de compras podr visitar a un proveedor potencial conAel fin de formarse una opinin mediante la observa-Visitas de representantescin directa, respecto al equipo y al personal del pro-comercialesveedor.Las entrevistas con los vendedores y representantes deSe considera una prctica sana que tales visitas seanlos fabricantes pueden constituir una de las fuentes msrealizadas en equipo, junto con los expertos tcnicosvaliosas de informacin. Se debe recibir a tantos repre-y financieros, cuando se desee efectuar una evaluacinsentantes de ventas como sea posible.ms completa de una empresa y sus productos.CCartas de solicitudEs indispensable el desarrollo de buenas relaciones conde informacinlos proveedores, las cuales se inician con una actitudamistosa, corts, y franca hacia la persona del agentede ventas.Es conveniente que en las cartas que se enven o enla negociacin los proveedores conozcan los criteriossta es la fuente ms productiva, pues permite hablarque se van a utilizar para evaluar sus ofertas.directamente, escuchar, preguntar caractersticas comoprecio, calidad, a qu otras empresas surten, etctera.En las Figuras 2.2 y 2.3 aparecen dos modelos de cartapara solicitar informacin a posibles proveedores.21

2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.3 Formas de solicitar informacinFig. 2.2.Modelo de carta de solicitud e informacin.22

2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.3 Formas de solicitar informacinFig. 2.3.Modelo de carta de solicitud de catlogo e informacin.23 2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.4 Evaluacin y seleccin de los proveedores2.4Evaluacin y seleccin de los proveedoresUna vez que se han buscado proveedores, se procede aproveedores, losrappelsfuesen menores. Una vez ele-la seleccin de los ms adecuados; esto implica el estu-gido un proveedor o proveedores, es conveniente noti-dio exhaustivo de los posibles proveedores y su elimi-ficar a los seleccionados la decisin que se ha tomadonacin sucesiva basndose en los criterios de selecciny cules son las razones que han llevado a dicha elec-que se hayan elegido, hasta reducir la cantidad a unoscin.pocos proveedores.A los proveedores no seleccionados se les puede notifi-Con la informacin que se recabe en el proceso decar las causas que han motivado el no aceptar sus con-seleccin se realiza el siguiente trabajo:diciones, ya que podran realizar nuevas ofertas que die-sen lugar a nuevas negociaciones comerciales, no slo Unaficha de cada proveedorpara formar unen el momento, sino tambin en futuras ocasiones.fichero de proveedoresen el que se reflejarn lascaractersticas de los artculos que cada proveedorFicha de proveedorespuede suministrar y las condiciones comercialesNombre: NIF:que ofrece (vase Figura 2.4).Domicilio:Localidad: CP: Un cuadro comparativo en el que se reflejen lasTelfono: Fax:condiciones ofrecidas por todos los proveedores enE-mail:cuanto a calidad/precio, forma de pago, descuen-tos, plazo de entrega, etc.,que sirva para reali-Productos o servicios que suministrazar un estudio comparativocon toda la informa-cin recabada (vase Figura 2.5).No es conveniente depender de un nico proveedor. SeCondiciones comercialesdeben repartir los pedidos entre varios para garantizarPrecio Descuento Forma de pago Plazo de entregael suministro en el caso de que alguno falle y as evi-Comercial:tar un desabastecimiento de la empresa con el consi-Rappels:guiente perjuicio econmico, al tener que parar el pro-Transporte Descuento Forma de pago Plazo de entregaceso productivo o desabastecer a los clientes.Tenervarios proveedores puede generar el inconvenientede que, al distribuir la cantidad comprada entre variosFig. 2.4.Modelo de ficha de proveedores.ArtculoCaractersticas Proveedor A Proveedor B Proveedor CPrecio unitarioDescuento comercialTransporteSegurosRappelsPrecio totalPeriodo de garantaPlazo de entregaServicio tcnicoForma de pagoObservacionesFig. 2.5.Cuadro comparativo de proveedores.24 2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.5 Criterios de seleccin2.5Criterios de seleccinUna vez elaborado un cuadro comparativo con lasstos han de ser sometidos a un meticuloso estudiocaractersticas de las ofertas de todos los proveedorescomparativo de sus caractersticas tcnicas, analizarpreseleccionados, se proceder a la eleccin del prove-muestras, realizar pruebas, etctera.edor que ofrezca el producto y las condiciones ms ade-cuadas a las necesidades de la empresa.Este criterio se utiliza cuando lo que prima en laempresa esconseguir un producto de una determinadaPara la seleccin de los proveedores se utilizan bsica-calidad, que no tiene que ser necesariamente la mejor,mente criterios econmicos y de calidad, aunque sesino la que interese al comprador en ese momento.puede utilizar una combinacin de ambos.Tambin se utilizan criterios de calidad cuando elAproducto ha de responder a unas caractersticas tc-nicas determinadas.Criterios econmicosCuando los artculos sean de la misma calidad se ele-La seleccin se realiza teniendo en cuenta el precio degir el que resulte ms econmico.los artculos, los descuentos comerciales, el pago delos gastos ocasionados (transporte, embalajes, carga yNo siempre la oferta ms barata es la ms conveniente,descarga, etc.), los descuentos por volumen de comprapuesto que tambin se pueden considerar como par-(rappels)y los plazos de pago. Se elegir el proveedormetros de calidad aspectos no directamente relaciona-cuyo precio final sea ms bajo. Lgicamente, cuandodos con los productos como, por ejemplo: servicio pos-dos productos renan las mismas condiciones econmi-tventa, periodo de garanta, imagen que el producto ycas, se elegir el de mayor calidad.el proveedor tengan en el mercado, existencia de ser-Bvicios de atencin al cliente, etctera.Criterios de calidadTambin se toman en cuenta del proveedor, su pres-tigio, localizacin, instalaciones, fuerza tcnica,Cuando a la hora de la seleccin el proveedor le con-capacidad financiera y nivel organizativo y de admi-ceda una gran importancia a la calidad de los artculos,nistracin.Caso prctico2En una empresa desean renovar 150 sillas de su ofi-rado como ms interesantes las ofertas que apare-cina. Despus de un proceso de seleccin han lle-cen en esta tabla:gado a una etapa final en la que se han conside-Condiciones econmicasCaractersticas Fabricante A Fabricante B Fabricante CPrecio unitario 60 80 75Descuento comercial 5% 15% 10%Transporte 1,70 c/u 1,75 c/u 1,60 c/uSeguros incluido en el porte incluido en el porte 0,75% c/uRappels5% si la compra supera 9 000 10% si la compra supera 10 000 8% si la compra supera 10 000(Contina)25 2. Bsqueda y seleccin de proveedores2.5 Criterios de seleccinCondiciones de calidadCaractersticas Fabricante A Fabricante B Fabricante CCalidad del producto Aceptable Muy buena BuenaPlazo de entrega 30 das 5 das 30 dasFacilidades de pago Contado 30, 60, 90, 120 das 30, 60, 90 das sin recargoLos criterios de seleccin son por orden prioritario:Fabricante C:1) Precio final ms bajo.Precio: 75 150 = 11 250,00 2) Calidad.Descuento: 10 % = 1 125,00 3) Facilidades de pago.10 125,00 4) Plazo de entrega.Rappels:8 % = 810,00 9 315,00 Se elegir al fabricante que responda a estos criteriosTransporte: 1,60 150 = 240,00 de seleccin, siempre que los productos sean de unaSeguros: 0,75 150 = 112,50 calidad aceptable, den unas buenas facilidades dePrecio total:=9 667,50 pago y condiciones de entrega adecuadas.El fabricante A es el que ofrece un producto msSi un producto cumple con las condiciones de cali-barato. No obstante, tiene en su contra que ladad y tiene el precio final ms bajo, ser el elegido,entrega se aplaza 30 das y que el pago es a 30salvo que el siguiente tenga mejores condiciones dedas.calidad y el importe del producto no sea superior aldel precio ms bajo en un 8 %.El segundo precio total ms bajo es el del fabri-cante B.SolucinOfrece muy buena calidad, excelentes condicionesFabricante A:de pago y un plazo de entrega muy corto.Como la calidad del segundo es muy buena, aplica-Precio: 60 150 = 9 000 mos la condicin del 8 %. Tenemos, por tanto, loDescuento: 5 % = 450 siguiente:8 550 (No se aplicanrappelspuesto que no llega a 9 000)Fabricante A: 8 805 1,08 = 9 509,40 Transporte: 1,70 150 = 255,00 Esto supone que el fabricante elegido ser el B,Precio total: = 8 805,00 puesto que con el incremento del 8% el precio finalFabricante B:del fabricante B (9 442,50 ) resulta inferior en66,90 al precio final del Producto A, incremen-tado en el 8%.Precio: 80 150 = 12 000,00 Descuento: 15 % = 1 800,00 10 200,00 Rappels:10 % = 1 020,00 9 180,00 Transporte: 1,75 150 = 262,50 Precio total: = 9 442,50 26 2. Bsqueda y seleccin de proveedoresActividadesActividades1En el Hotel Ibrico estn renovando las instalacio- Transporte: por cuenta del vendedor.nes de las cocinas. Desean instalar cuatro grandes Seguros: por cuenta del vendedor.cmaras frigorficas, por lo que quieren ponerse enRappels:3 % si la compra es superior a 24 000 .contacto con diferentes fabricantes y distribuido- Forma de pago: 50 % al contado y 50 % aplazadores de frigorficos industriales.30 das.Redacta una carta que sirva para ponerse en con-Fabricante C:tacto con los fabricantes de frigorficos y solicitarinformacin que pueda servir para elegir al pro- Precio unitario: 7 800 .veedor ms adecuado. Descuento comercial: 8 % Transporte: 41 por unidad.En la carta se solicitar un catlogo con especifi- Seguros: 1 % sobre el precio, por cuenta delcaciones tcnicas y la siguiente informacin:comprador.Rappels:10 % si la compra es superior a Precio unitario.30 000 . Descuento comercial. Forma de pago: a 30, 60, 120 das, sin recargo. Transporte. Seguro.a) Confecciona una ficha para cada fabricante.Rappels. Periodo de garanta.b) Realiza un cuadro comparativo con las condiciones Servicio de mantenimiento.de los tres fabricantes.2En el Hotel Ibrico reciben la informacin y com-c) Elige el fabricante ms adecuado aplicando criteriosprueban que las condiciones de calidad de los dife-econmicos.rentes proveedores son muy similares. Con estoscriterios, cualquiera de los fabricantes podra ser eld) Supongamos que la calidad del fabricante A es regu-elegido. En consecuencia, se elegir al fabricantelar, la del fabricante B es buena, y la del fabricanteque ofrezca las mejores condiciones econmicas.C, muy buena.Las ofertas fueron:e) Cul sera el elegido si el segundo criterio para ele-gir es la calidad y estn dispuestos a pagar hasta unFabricante A:12 % ms del precio ms barato?3Un comerciante dedicado a la venta de maquinaria Precio unitario: 6 000 .de jardinera desea ampliar la gama de los produc- Descuento comercial: 5 %tos que ofrece en su establecimiento vendiendo sie- Transporte 58 por aparato, por cuenta del comprador.rras mecnicas. Seguros: 1,5 %, sobre el precio.Rappels:5 % si la compra es superior a 21 500 . Forma de pago: contado.a) Redacta una carta que sirva al comerciante de jardi-nera para solicitar informacin a los dos fabricantesFabricante B:que ha considerado que ofrecen unos productos msadecuados a las caractersticas de su establecimien- Precio unitario: 7 500 .to, solicitndoles que le visiten sus respectivos Descuento comercial: 10 %representantes comerciales para que le expliquen27 2. Bsqueda y seleccin de proveedoresActividadesde forma directa las caractersticas de los productos yexcesivamente alto, por lo que seleccionar la mquinapuedan realizar algn tipo de prueba o demostracin.de mejor calidad, excepto si el importe total es supe-rior al del segundo proveedor en un 20 %.Una vez analizadas las prestaciones de las motosie-rras, sus caractersticas tcnicas, el servicio post-e) Calcula el precio unitario de venta al pblico. Sabien-venta, el plazo de entrega, etc., se llega a la con-do que en la tienda se incrementa el precio de costeclusin de que las mquinas ofrecidas por elen un 120 % y que el IVA que se aplica a estos pro-Fabricante X son de superior calidad a las del Fabri-ductos es del 16 %.cante Y, aunque esta diferencia no es demasiadosignificativa.4La empresa La Cuna, SA, que vende material infan-til, desea ampliar la gama de productos; para ellose pone en contaco con diferentes proveedores soli-b) Realiza una ficha para cada proveedor. Las caracte-citndoles presupuestos para la compra de 400 uni-rsticas de las ofertas fueron:dades de un determinado producto. Las ofertas fue-ron:Fabricante X: Precio unitario: 120 .Concepto Fabricante A Fabricante B Fabricante C Descuento: 10 %Precio unitario 40 35 45 Transporte: 150 , por cuenta del comprador.Descuento 7% 10% 8% (sobre Seguros: 100 comercial (300 primeras 15 000 ), Forma de pago: contado.Rappels:10 %, si la compra es superior a la cantidadunidades), 12% restantesde 3 400 .10% restantesTransporte 140 2% 3 unidadFabricante Y:Seguros 1,5% 2% 0,10 unidadRappels10%, si 12%, si 10% Precio unitario: 105 .supera 14 000 supera Descuento: 10 %13 000 Transporte: por cuenta del vendedor. Seguros: 100 . Forma de pago: a 30 das sin recargo.a) Indica cul ser el proveedor si se selecciona laRappels:10 % si la compra es superior a 2 900 .empresa que ofrezca un precio ms econmico, salvoque el siguiente en precio no sea superior en un 20 %.c) Evala las ofertas para determinar cul ser el provee-dor ms adecuado, desde el punto de vista del precio,b) Una vez elegido el producto, suponemos que La Cunasi se realiza un primer pedido de treinta mquinas.S.A. es un mayorista que posteriormente vende los pro-ductos a minoristas con un beneficio del 30 %. Poste-d) Selecciona luego el proveedor ms adecuado sabiendoriormente el minorista se lo vender al pblico con unque el comprador desea ofrecer en su establecimientobeneficio del 40 %, siendo el IVA del 7 %. Calcula elmquinas de primera calidad, salvo que el precio seaimporte que tendr que pagar el consumidor final.28 2. Bsqueda y seleccin de proveedoresTest de repasoTest de repaso18Los proveedores son personas o empresas que suminis-Siempre interesa comprar productos de la mayor calidad?tran...a) S, siempre.a) producto.b) Se compran de la calidad que interese en ese mo-b) servicios.mento.c) productos y servicios.c) No, siempre el ms barato.29Una empresa con problemas para los pagos en efectivoCuando dos productos sean de igual calidad se elegir...elegir un proveedor que le ofrezca...a) el ms barato.a) mayor plazo de entrega de las mercancas.c) cualquiera de los dos.b) mejor relacin calidad/precio.c) el que se suponga ms comercial.c) mayor aplazamiento de pago.10Es siempre la oferta ms barata la que ms interesa a la3El proceso de seleccin de proveedores se realizarempresa?a) siempre.a) S, siempre.b) cuando el ahorro final sea superior al coste de lab) No, depende del plazo de pago.seleccin.c) Se consideran parmetros de calidad.c) slo para productos de precio muy elevado.11Es ms interesante tener un nico proveedor o varios4Seleccionar un proveedor por el criterio de calidad signi-proveedores?fica...a) Uno, pues se negociar mejor.a) conseguir el producto de una determinada calidad.b) Varios, para asegurar el suministro.b) conseguir el producto de mejor calidad.c) Depende de la calidad y el precio que ofrezcan.c) ninguna es verdadera.12Qu inconveniente puede presentar tener varios pro-5No es una condicin de seleccin referida a la calidad...veedores?a) el servicio postventa.a) Losrappelspueden ser menores.b) la forma de pago.b) Se puede generar desconfianza entre los proveedores.c) servicio de atencin al cliente.c) Se dificulta la gestin de las compras.613Cuando es urgente recibir una respuesta de los posiblesQu inconveniente puede presentar tener un nico pro-proveedores, en las cartas...veedor?a) se solicita la visita de un representante.a) El proveedor puede imponer sus condiciones.b) se solicita visitar la empresa del proveedor.b) Si falla el proveedor se desabastece a la empresa.c) se indica la fecha lmite para recibir la respuesta.a) Pueden ser ambas.714Normalmente, cuando los productos renen las mismasCuando un candidato no es elegido como proveedor, escondiciones econmicas, se elegir...convenientea) el de mayor calidad.a) notificar las causas de la seleccin.b) el ms barato.b) notificar las causas de la no seleccin.c) el que d mayores facilidades de pago.c) deja de interesarnos definitivamente.29