8 métodos esenciales para medir el rendimiento de tus empleados

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8 métodos esenciales para medirel rendimiento de tus empleados

Conoce la importancia de medir la productividad de tus empleados y su impacto en tu negocio

Descubre 8 métodos de seguimiento del desempeño para todas las áreas de tu empresa

Haz más efectivas las reuniones con tus empleados evitando 6 errores básicos

8 métodos esenciales para medir el rendimiento de tus empleados

Índice

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1. Introducción2. ¿Por qué es vital medir el desempeño de tu plantilla?3. ¿Qué medir y cómo medirlo? KPI’s y Objetivos4. Ocho métodos para medir el desempeño de tus empleados5. ¿Qué herramientas pueden ayudarme?6. De la mano de la tecnología7. Seis errores a evitar cuando des feedback sobre su rendimiento8. Conclusiones

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Introducción

Tu empresa debe contar con una plantilla eficiente y competitiva, un equipo capaz de contribuir a que tus productos y servicios sean únicos bajo riesgo de sucumbir ante la competencia.

Para evitarlo nace una nueva forma de concebir los RR.HH.: mediante la gestión del talento. Una perspectiva que busca automatizar la parte más administrativa de la gestión del capital humano de la empresa y perseguir dos objetivos fundamentales: desarrollarlo y retenerlo.

El primer paso para lograrlo es dar seguimiento al desempeño

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de tu capital humano. Un primer paso centrado en encaminar a tu plantilla en una misma dirección: los objetivos de tu negocio.

Este e-book te servirá como guía para lograrlo y en él aprenderás sobre:

• La importancia de medir el desempeño de tus empleados

• Discernir qué debes medir en cada caso

• 8 métodos fundamentales de medición

• Errores que los responsables de área y personal deben evitar

• Las herramientas indispensables para hacerlo de forma eficiente

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Los empleados son un recurso para el crecimiento del negocio. Por ello, se asume que las empresas deben invertir en estrategias que promuevan su desarrollo profesional y personal.

Esta afirmación enlaza directamente con el interrogante: ¿qué Retorno de la Inversión (ROI) tiene cada uno de tus empleados? ¿Su trabajo genera a tu empresa más ingresos que el coste que conlleva contratarlos?

La importancia de implantar un sistema de medición en tu empresa deriva de la dificultad para establecer una relación directa entre puestos de trabajo alejados de la labor comercial y el cashflow. De ahí que deba buscarse un método de

análisis que aporte datos cuantitativos que liguen cada puesto de trabajo con los ingresos que genera al negocio.

Pero ese no es el único beneficio de la medición del desempeño. Ese sistema de medición también ayuda a conocer a fondo el funcionamiento de tu plantilla, haciendo posible:

1. Aprovechar a los mejores

2. Fortalecer los puntos más débiles

3. Evaluar la coordinación

4. Involucrar a los empleados

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¿Quieres ideas sobre cómo mejorar la satisfacción de tus empleados?Descarga gratis nuestro ebook.

Los resultados de las compañías en las que los empleados están comprometidos con su trabajo superan un 202% a las que no los tienen. Fuente: Dale Carnegie

¿Por qué es vital medir el desempeño de tu plantilla?

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Uno de los principales desafíos de la medición del rendimiento es elegir qué medir. No se trata simplemente de generar datos sobre lo que hacen tus empleados; se trata de obtener la información realmente útil para tu negocio. En concreto, aquella que vincula el trabajo de la plantilla con los objetivos generales de la empresa.

La mejor forma de medir el rendimiento es a través de indicadores clave del desempeño (KPIs, por sus siglas en inglés), variables que muestran el progreso en el cumplimiento de un objetivo.

Cada empresa debe seleccionar los indicadores necesarios para cada puesto en función de sus objetivos y las tareas que se desempeñen en él.

Los KPIs pueden medir cualquier proceso de tu negocio, siempre y cuando:

Se desprendan de objetivos específicos, pero estén asociados a los principales objetivos de tu negocio.

ESPECÍFICOS

El proceso que desea evaluarse pueda ser descompuesto en acciones medibles.

MEDIBLES

Pueda observarse en un periodo de tiempo acotado.

TIEMPO

Deben relacionarse con los aspectos de tu negocio que están bajo tu control.

CONTROL

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¿Qué medir y cómo medirlo?KPI’s y Objetivos

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Analizar parte por parte

No todos tus empleados tienen las mismas responsabilidades ni trabajan para conseguir los mismos objetivos, por lo que debes analizar tu empresa parte por parte.

El primer paso para hacer un análisis diferenciado es trazar un mapa de la estructura de tu empresa con la siguiente información:

• Los principales puestos

• Las tareas clave de cada uno

• La relación que cada puesto tiene con la entrega final al cliente y los objetivos de tu negocio

Este mapa te permitirá visualizar los objetivos de cada puesto y asignarles los indicadores más adecuados.

No tiene sentido que una empresa de repartos mida de la misma forma a los repartidores, servicio atención al cliente, departamento de marketing, ni departamento comercial.

Sería necesario crear KPIs diferenciados, como:

• La media de tiempo que cada empleado del almacén tarda en procesar un pedido

• El número de paquetes que puede entregar cada repartidor en un día

• El número de nuevos clientes atraídos por cada campaña de marketing

Para tener una idea más clara sobre los KPIs que puedes utilizar para cada puesto, vale la pena conocer los diferentes métodos de medición que puedes utilizar en tu empresa.

de llamadas atendidas antes

de “X” tiempo y de llamadas resueltas con

éxito

El Porcentaje

de quejas recibidas y resueltas

El Número

El Tiempoque toma

cumplir un encargo

Por ejemplo, si te preocupa la calidad de la atención al cliente que ofrece tu plantilla, puedes utilizar indicadores como:

Las primeras mediciones te ayudarán a detectar problemas y construir estrategias para resolverlos, lo que conllevará proponer objetivos de mejora.

Por ejemplo, reducir un 30% el número de quejas en un mes, y repetir la medición tras el plazo establecido.

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Los métodos para medir el desempeño en tu empresa parten de perspectivas distintas sobre lo que debe priorizarse al medir la productividad: el trabajo individual o el de equipo; el tiempo o a la calidad del trabajo; los resultados finales o el proceso seguido para alcanzarlos.Debes establecer los más adecuados a las características del trabajo y a los objetivos de tu empresa, considerando que algunos son más o menos indicados para algunos puestos de trabajo.

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Revela en qué medida el trabajo de los empleados está contribuyendo al cumplimiento de los objetivos de la empresa. Para ponerlo en marcha, cada empleado debe reunirse con sus supervisores para establecer objetivos propios y evaluar su progreso periódicamente.

PUESTOS: se recomienda para puestos medios y altos, cuyo trabajo involucra la toma de decisiones y el cumplimiento de metas a mediano y largo plazo.

PROS: ayuda a los empleados a centrarse en los objetivos y seguir un Plan de Negocio.

CONTRAS: un seguimiento personalizado implica una gran labor de RR.HH.

1 Gestión por objetivos

Es el caso de grandes cadenas de almacenes, donde cada departamento tiene sus propios objetivos de venta. Esos objetivos son transmitidos del encargado a los empleados, quienes deben basar su labor en alcanzar un mínimo general y otro específico para cada categoría de producto.

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La forma más clásica de medir la productividad es en términos del número de productos o servicios que se generan en un tiempo determinado. Para utilizar este método debe establecerse un nivel de productividad ideal pero realista que sirva como referente para evaluar los resultados.

PUESTOS: es aplicable a quienes están a cargo de la producción y entrega de los productos o servicios que ofrece tu empresa.

PROS: es quizá la forma más sencilla y práctica de medir la productividad.

CONTRAS: ofrece poca información sobre el proceso, por lo que no da mucha luz sobre las problemáticas de empleados y equipos.

2 Medición cuantitativa

Los diferentes puestos de las cadenas de montaje o servicios de posventa se guían por cantidades de producto a fabricar en cada etapa y reclamaciones atendidas, siempre en marcos de tiempo determinados.

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En este método, la productividad de un empleado es evaluada por aquellos con quienes trabaja diariamente. Para ello, el departamento de RRHH debe encargarse de establecer criterios claros y objetivos, a través de preguntas concretas, y de definir quién debe evaluar a quién.

PUESTOS: es útil para todos los cargos de una empresa, pero es fundamental para evaluar la coordinación. Debe ser transversal, para que quienes se encuentran en puestos más bajos también evalúen a sus superiores.

PROS: permite tener diversos puntos de vista sobre cada empleado y contribuye a la construcción de una buena dinámica de trabajo.

CONTRAS: sólo es útil si los empleados de tu empresa trabajan constantemente en equipo. Puede ser poco eficaz si no va acompañado de una capacitación previa sobre el proceso de evaluación de las problemáticas.

3 Feedback 360º

Empresas como Facebook o startups con varios fundadores han sido las pioneras en implementar estos modelos a través de reuniones frecuentes y sesiones de preguntas y respuestas con sus directivos.

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PUESTOS: debe ser aplicado a todos los que ocupan un cargo vinculado con las ventas.

PROS: te dará información crucial para tomar decisiones relacionadas con tus campañas de marketing y estrategias de comercialización.

CONTRAS: puede ser poco preciso, ya que hay muchos factores involucrados en las ventas y algunos de ellos no dependen de los empleados.

El proceso de venta depende de muchos factores, por lo que para medir la capacidad de ventas de un empleado debes utilizar un conjunto de KPIs. Hay algunos generales, como el volumen de ventas realizadas y los ingresos que éstas generan. Otros dependerán de cuáles sean tus canales de ventas prioritarios.

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4 Productividad de venta

Un método especialmente aplicable a los departamentos comerciales cuando el precio y el coste de producción del bien o servicio son variables. Construcción, consultorías o agencias de publicidad suelen ser el tipo de empresa ideal para aplicarlos.

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PUESTOS: debe aplicarse tanto a quienes entran directamente en contacto con el cliente como a sus coordinadores.

PROS: medir la productividad del servicio no sólo te ayudará a evaluar el trabajo de tu plantilla, también te dará información útil sobre la experiencia del cliente con tu empresa.

CONTRAS: si no se hace de forma correcta, puede afectar al desempeño de tus empleados, por ejemplo, si se ven obligados a emplear demasiado tiempo rellenando formularios.

Al igual que con la productividad de ventas, para medir la calidad del servicio al cliente deben tenerse en cuenta diversos indicadores, como el tiempo que debe esperar un cliente para ser atendido, el porcentaje de clientes que regresa al menos una vez, el número de quejas recibidas y el de productos devueltos.

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5 Productividad de servicio

Cada día es más habitual encontrar empresas como Sage que se aseguran de que su servicio de atención al cliente sea sinónimo de satisfacción gracias a su resolutividad, empatía y rapidez en la respuesta.

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Un método un tanto general, pero útil cuando Recursos Humanos debe tomar decisiones que afectan al número total de empleados de la compañía y dispone de departamentos y equipos con más de una persona.

PUESTOS: se debe aplicar a todos los cargos de la compañía, aunque habrá algunas diferencias en los indicadores. Por ejemplo, los cargos medios y altos deberán prestar particular atención al tiempo gastado en juntas y llamadas telefónicas.

PROS: este método puede contribuir a que los empleados tomen consciencia del tiempo que pierden en la oficina y a que los gerentes identifiquen los procesos menos productivos.

CONTRAS: si las técnicas de medición del tiempo no se implementan con cuidado pueden convertirse en un factor de estrés, lo que a la larga afectará negativamente en la productividad de la plantilla.

Es quizás uno de los factores más importantes a la hora de establecer el ROI del empleado y las necesidades reales de personal de tu empresa, ya que evalúa la productividad por hora trabajada. También ayuda a identificar las tareas y procesos menos productivos en términos de coste/hora.

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6 Gestión del tiempo

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En empresas en las que el coste del personal y producción y el precio de venta son relativamente fijos (como podría ser una fábrica), sirve para evaluar el desempeño del departamento comercial en conjunto con la producción, ya que deberán coordinar el stock, la salida de producto y el crecimiento de la demanda.

PUESTOS: es particularmente adecuado para pequeños y medianos negocios. Aunque se aplica a cada puesto, la comparación con el salario dará mayor responsabilidad a los cargos más altos.

PROS: centrarte en las ganancias reducirá la inversión en tiempo y dinero asociada a la medición.

CONTRAS: no brinda información detallada sobre el funcionamiento de la plantilla, así que tampoco ofrece ideas para mejorar.

En vez de hacer un seguimiento personalizado, se miden los resultados finales del equipo. El indicador clave en esta medición será la comparación entre las ganancias totales y el dinero invertido en salarios, así como en la comparativa entre diferentes equipos dedicados a una misma tarea.

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7 Productividad a través de ganancias

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Un método ideal para puestos técnicos de alta capacitación, como arquitectos, ingenieros o desarrolladores, a quienes es posible y se debe evaluar tanto por los tiempos de entrega como por la excelencia de sus diseños.

PUESTOS: es especialmente útil para empleados que ocupan cargos medios y muy recomendable para reducir el estrés provocado por el tiempo en quienes ejecutan trabajos creativos.

PROS: este sistema de medición contribuirá a que los empleados comprendan su participación en cada logro de la compañía, lo que incidirá en su satisfacción laboral.

CONTRAS: este método tampoco brinda información detallada sobre las problemáticas de la plantilla.

Consiste en desmenuzar cada proyecto en pequeñas tareas individuales y en medir la productividad de los empleados por su capacidad para resolverlas adecuadamente, sin considerar el tiempo que han invertido en ellas.

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8 Calidad del trabajo realizado

La fuga de talento en las empresas que han implementado un sistema de feedback regular es 14.9% menor que el de las que no lo tienen Fuente: Gallup

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Las nuevas tecnologías han tenido un papel fundamental en el desarrollo de nuevos métodos de medición, ya que permiten una interacción fluida con los empleados, un seguimiento de su trabajo en tiempo real y el manejo eficiente de grandes cantidades de información.

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Para poner en marcha un sistema de medición del rendimiento de tus empleados, es necesario contar con un software que:

• Incluya herramientas de seguimiento del trabajo de tus empleados, por ejemplo, para registrar los horarios de entrada y salida de la oficina.

• Sea capaz de recopilar, integrar y analizar los diferentes KPIs asociados a cada área y empleado.

• Cuente con un portal del empleado, que facilite la comunicación con los encargados de RR.HH.

¿Qué herramientas pueden ayudarme?

La tecnología es uno de los 9 pilares de los RR.HH. del futuro, ¿quieres conocer el resto?Descarga gratis nuestro ebook.

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Los resultados de las compañías en las que los empleados están comprometidos con su trabajo superan un 202% a las que no los tienen. Fuente: Dale Carnegie

Un programa como Sage Laboral Murano, integra estas funcionalidades en su gestión del capital humano junto con otras, como la gestión de nóminas, que aligerarán la carga del departamento de RR.HH. en hasta 350 horas de trabajo al año. Un aligeramiento de las tareas administrativas facilitará que tu empresa se centre en gestionar el talento.

Otras soluciones complementarias también pueden ayudarte a:

• Generar un mapa con los objetivos de cada proyecto, que te permita dar seguimiento a las tareas cumplidas por cada empleado y al tiempo que le tomó hacerlo (Asana).

• Medir el tiempo que tus empleados pasan en redes sociales. Algunos incluso calculan la cantidad de dinero que pudo haber generado el negocio en ese lapso (Notworking).

• Registrar, a través de correos electrónicos, eventos particulares, como una queja del cliente o cuando un empleado no marca su llegada a la oficina a tiempo (Knowledge Sync).

El uso de programas especializados te permitirá medir el desempeño de tu plantilla y sacar el máximo provecho de la información obtenida, ya que podrás integrar fácilmente los datos de cada departamento y realizar análisis comparativos para observar los progresos o retrocesos en los resultados de tu empresa.

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De la mano de la tecnología

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Medir el desempeño de tus empleados no es un tema que deba guardarse solo para el departamento de RR.HH. o los gerentes. Ofrecer a cada empleado información sobre cómo es considerada su labor es la primera fase a la hora de desarrollar su talento.

Si bien existen innumerables formas de hacerlo bien, hay 6 errores clave que pueden minar la confianza y satisfacción de los trabajadores y que, por tanto, conviene evitar.

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6 errores a evitar cuando des feedback a tus empleados

1. No preparar la reunión de antemanoNo solo porque el objetivo principal de la reunión sea tratar temas y datos de gran trascendencia. La falta de preparación transmite un mensaje demasiado claro al empleado: “no me importas lo suficiente”.

2. Posponer o cancelar las revisionesSi el hecho de no llevarla preparada es crítico, retrasar o cancelar con frecuencia estos encuentros solo puede contribuir a alimentar esa sensación de abandono.

3. Falta de apreciación y negatividadNo puede pretenderse crear un ambiente de crecimiento y desarrollo si los únicos aspectos que se mencionan son los errores cometidos. Es vital reconocer los logros de los trabajadores además de tratar los aspectos negativos de forma que no dominen por entero el encuentro.

4. Subjetividad y generalidadesDos aspectos que muestran falta de profesionalidad y son tremendamente improductivos, ya que limitan la reunión a un intercambio de opiniones, no de argumentos.

5. No escucharEn cualquier puesto de trabajo se valora mucho sentir que la opinión del empleado es tenida en cuenta. Por eso no es ninguna locura trasladar ese mismo planteamiento a una evaluación. A pesar de eso, suele suceder que en lugar de una conversación, estas reuniones se convierten en un monólogo unidireccional.

6. No tener en cuenta la evolución ni potencial del empleadoAlgo que carece de sentido si entendemos que el objetivo de una evaluación es fomentar ese desarrollo y que ese es el motivo por el que se da feedback al empleado.

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Conclusiones

Medir el desempeño de cada empleado es un paso decisivo en la transición de la gestión administrativa a la gestión del talento, ya que te permitirá asegurarte de que estás aprovechando al máximo el capital humano de tu negocio.

Es importante que tengas en mente que esta medición no es sólo una herramienta para controlar la productividad de tus empleados, sino un medio para conocerlos mejor y para involucrarlos plenamente con sus tareas cotidianas y los objetivos globales de la empresa.

Evaluar el desempeño de tu plantilla también te ayudará a detectar errores individuales, así como errores en la organización y gestión de los equipos. Esto permite construir estrategias cada vez más eficientes para conseguir tus objetivos.

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