7 propuesta manejo de contratos con proveedores

PROPUESTA PARA MANEJO DE CONTRATOS CON

PROVEEDORES DE TECNOLOGIA

Proceso de contratación del proveedor

Una vez seleccionado el proveedor, se comienza el proceso de contratación del mismo, para ello deben hacerse 3 actividades :

– EL CLIENTE debe presentarle al proveedor las condiciones marco para realizar contratos con la compañía (desde que se enviaron los requerimientos).– Realizar el proceso de negociación de las condiciones del contrato (en caso de ser necesario), para ello debe haber un balance equitativo entre el alcance, la complejidad del servicio, el valor agregado recibido y el precio pagado al proveedor.– Realizar y firmar el contrato con el proveedor, antes de comenzar a desarrollar las actividades con el mismo.

Al hacer un contrato, no asumir ningún aspecto como “obvio”, tal como precio, migración, entregas, entre otros.

Condiciones marco para realizar contratos con proveedores (1)

TIPO DE CONTRATO

IDENTIFICACIÓN DE LAS PARTES

DOMICILIOS Y COMUNICACIONES

ALCANCE

ESTRUCTURA BÁSICA

OBJETO DEL CONTRATO

ENTREGAS

CRITERIOS DE ACEPTACION

CONTROL DE CAMBIOS


INSTALACIÓN

CAPACITACION

ESTANDARES

CLAUSULAS DEL PRODUCTO Ó SERVICIO

CLAUSULAS DE LOS TIEMPOS Y PAGOS

VALOR DEL CONTRATO

FORMA DE PAGO

DURACION DEL CONTRATO


OBLIGACIONES DE EL CLIENTE

OBLIGACIONES DEL PROVEEDOR

OBLIGACIONES DE LAS PARTES


GARANTIAS

CLAUSULAS PENALES

CLAUSULAS ESPECIALES

Anterior

DERECHOS DE AUTOR

CLAUSULA DE CONFIDENCIALIDAD

TRIBUNAL DE ARBITRAMENTO

TERMINACION DEL CONTRATO

Tipo de contrato

–Debe manejarse contratos. Para cada caso debe solicitar recomendación a la jefatura jurídica.–Debe especificarse el tipo de servicio, los tipos posibles son:

• Capacitación• Compra• Consultoría• Desarrollo de software• Soporte técnico• Venta

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Identificación de las partes

Debe quedar claramente establecido las empresas y personas que tienen el derecho y las que prestan el servicio ó producto.

– El contrato debe ser firmado por el representante legal del proveedor y la firma autorizada en EL CLIENTE para esta actividad.


Domicilios y comunicaciones

Debe definirse las direcciones y el lugar donde se encuentran ubicadas las partes por si un momento dado existe incumplimiento, saber hacia donde dirigir el reclamo judicial y emitir toda comunicación .


Objeto del contratoDebe detallarse el alcance del mismo:

– Si es desarrollo de software los módulos ó funcionalidades generales que se van a desarrollar.– Si es compra de activos, especificar claramente el tipo de activo a adquirir.– Si es consultoría especificar el tema sobre el cual se va a dar la consultoría.– Y así con los otros tipos de servicios ó productos

En el objeto no deje palabras abiertas tales como: “entre otros”, “tales como”, “por ejemplo”. Es decir debe haber una gran claridad que no permita ambigüedades.

Para desarrollo de software, debe tener en cuenta: − Enlazar el objeto del contrato al documento de requisitos de software, el cual se anexa al contrato.− Especificar la fase ó fases del ciclo de vida que se están negociando, es decir diseño, codificación, pruebas, instalación, capacitación.

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Ejemplo objeto del contratoEl objeto del presente contrato es la prestación de servicios profesionales en la realización de un software para Gestion de proveedores, para el cual se desarrollarán las siguientes etapas:

- Diseño y construcción- Instalación en las máquinas definidas por EL CLIENTE- Capacitación técnica en el diseño del mismo- Migración de datos desde las estructuras anteriores a las nuevas estructuras - Soporte postinstalación.


Por medio del presente contrato, el proveedor se obliga con EL CLIENTE, con sus propios recursos técnicos, administrativos, humanos y bajo su exclusiva responsabilidad, a brindar el servicio de outsourcing de soporte técnico en telecomunicaciones, según las obligaciones y características definidas en el siguiente contrato.

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Alcance Allí se describen las fases como será implementado el producto ó servicio y las características que se entregarán en cada una de estas.– Si es desarrollo de software, enumere cada iteración a ser entregada con las funcionalidades a ser desarrolladas en la misma.

• Si para el proyecto se construyó un documento de Visión, puede referenciarse al mismo.

• Debe anexarse el documento de requisitos funcionales y no funcionales levantado para el mismo.

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Ejemplo de alcance El producto de software construido debe cumplir las especificaciones funcionales y no funcionales, definidos en el documento de Visión, en el diagrama de actividades, en el modelo de casos de uso,, en los prototipos del proyecto y en el documento de requisitos no funcionales, todos estos documentos se anexan en el “Documento de especificaciones de software llamado x”


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EntregasDebe definirse de acuerdo a los criterios de aceptación y a las diferentes iteraciones pactadas, en que fechas en proveedor debe entregar las funcionalidades.

Para cada producto debe definirse un cronograma de trabajo de implementación, donde se especifiquen las actividades y los responsables.

Para desarrollo de software, además de entregar el código fuente, deben pactarse las siguientes entregas:– Manual técnico de la aplicación.

• Un modelo de casos de uso (en caso de ser ajustado por el proveedor)

• Un modelo del diseño implementado, incluyendo el modelo E-R.• El plan de pruebas realizado a la aplicación.• Los casos de prueba aplicados. • Una certificación del desarrollo realizado.• Manual ó instructivo de instalación (opcional)

– Manual de usuario (opcional)– Manual de migración (opcional)

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Ejemplo de Entregas

De acuerdo a lo definido en el cronograma del proyecto y el plan de iteraciones, se realizarán las siguientes entregas:

Iteración 1 – Asignación de gerentes comerciales a clientes referenciados, la cual se entregará el mes siguientes a la firma de este contrato.Iteración 2 - Suministro de información del proveedor sobre el estado de sus negocios, la cual se entregará a los 2 meses siguientes a la firma de este contrato.


Criterios de aceptación (1)

Los criterios de aceptación tienen las siguientes características:

– Son los resultados esperados por el cliente con respecto al producto ó servicio contratado.– Van ligados directamente a los pagos realizados al proveedor, por ende deben relacionarse a entregables grandes durante el proyecto.– Los criterios de aceptación deben ser alcanzables, por ende no deben ir con frases como “el software debe quedar sin errores”, pero debe definirse un rango de aceptación del nivel de calidad.

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Criterios de aceptación (2)

Para desarrollo de software se sugieren los siguientes criterios de aceptación:– Para aceptación de requisitos: Debe tenerse claridad por parte del proveedor de los requisitos y ser aprobada la propuesta para implementación del proyecto.

• Normalmente esta entrega va ligada al primer pago realizado al proveedor, el cual corresponde al 20% del valor del contrato.

– Al momento de entregar las funcionalidades de cada iteración, se sugieren los siguientes tres criterios:

• Al momento de recibir el código fuente, la documentación técnica del producto y ser aprobadas las pruebas técnicas.

• Al recibir la aprobación funcional por parte del usuario.• Después de pasar 15 días de liberación del producto en

producción y no tener problemas técnicos asociados al producto adquirido.


Control de cambios Permite el establecimiento de procedimientos formales para procesar, evaluar y controlar los cambios que pueda solicitar EL CLIENTE durante el desarrollo del producto ó servicio. Para ello debe definirse:– Una cláusula en el contrato que permita solicitar modificaciones al alcance del mismo, las cuales deben ser acordadas entre las partes y no se salen del objeto del mismo.– Debe definirse las personas tanto de EL CLIENTE como del proveedor que evaluarán y aprobarán los cambios.– Si es necesario, definir como se hará la implantación del cambio (análisis de impacto, impacto en los costos del proyecto)


InstalaciónEn caso de aplicar, definir las horas y el tipo de acompañamiento que dará el proveedor a EL CLIENTE durante el proceso de instalación del producto.

Si la instalación se va a realizar en un sitio que implique desplazamiento del proveedor, debe concertarse quién asumirá los costos de la misma

Si es desarrollo de software, debe:– Indicar al proveedor el lugar donde debe ser instalada la aplicación.- La aplicación debe tener un instructivo ó un programa automático que realice la instalación (opcional).- La instalación de un desarrollo, no debe afectar los desarrollos existentes, en caso de ser afectados, el proveedor debe darle solución al desarrollo en menos de 1 semana.- Si van a afectarse estructuras que se encuentran en producción, el proveedor debe entregar un plan de migración para las mismas.


Capacitación

En caso de aplicar, para el producto ó servicio recibido, debe definirse: – El tipo de capacitación (técnica, funcional)– La forma de la capacitación: presencial, remota ó auto capacitación.– Las horas de capacitación– El número de personas que pueden recibir la capacitación– Si el proveedor se encuentra distante de EL CLIENTE, definir quién va a asumir los costos de la misma


Estándares (1)

Para desarrollo de software, deben manejarse los siguientes estándares:

Requisitos: – Para proyectos de más de 1 mes de desarrollo debe utilizarse un documento de visión del proyecto, tal como esta definido en El Oráculo. – Para proyectos que implementen funcionalidades nuevas, de más de 1 mes de desarrollo, EL CLIENTE debe entregar al proveedor el modelo de casos de uso tal como está definido en El Oráculo.–Si el proveedor tiene otro documento de Visión ó modelo de casos de uso más completo que el de EL CLIENTE, puede utilizarse el del mismo, siempre y cuando tenga como mínimo la información que tiene el nuestro.

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Estándares (2)

– EL CLIENTE ó el proveedor, puede utilizar otros tipos de modelos para complementar los requisitos, tales como prototipos, diagramas de actividades ó otros cualquier otro artefacto que permita la comprensión de los mismos, este artefacto debe ir como documento de anexo al modelo de requisitos de EL CLIENTE.

Diseño: – El proveedor debe proveer un modelo E-R de la aplicación construida.– Si se pactan otros diagramas de diseño con el proveedor, debe realizarlos utilizando el estándar UML.–Para diseño de interfases gráficas, debe utilizarse el manual de identidad gráfica de EL CLIENTE.

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Estándares (3)Construcción:– El proveedor debe utilizar los estándares de programación y documentación de código fuente definidos por EL CLIENTE.

• Si para algún proyecto EL CLIENTE no tiene estándares de programación, el proveedor debe sugerirlos y EL CLIENTE una vez revisados, y ajustados, los aprobará.

–Para construcción de reportes en Crystal Report ó Universos, el proveedor debe utilizarse los estándares de EL CLIENTE.

Pruebas: – El proveedor debe realizar como mínimo pruebas unitarias, integradas, de regresión, rendimiento y seguridad, las cuales deben ser realizadas y ejecutadas por un área diferente a la que lo desarrolló.– El proveedor debe proveer el plan de pruebas y el resultado de las pruebas realizadas, al momento de entregar el producto a EL CLIENTE.


Valor del contrato (1)

Para el valor del contrato se sugieren las siguientes características:–Pueden darse los siguientes tipos de negociación:

• Bajo cotización con valores fijos, más recursos ó tiempos extras solicitados por EL CLIENTE.

• Por un valor fijo mensual, mas recursos ó tiempos extras solicitados por EL CLIENTE.

– Se sugiere que sean pactados en pesos.– Para contratos que se estiman a plazos mayores de 1 año, debe definirse el cómo serán aplicados los incrementos al mismo.

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Valor del contrato (2)

– Debe definirse el costo de los servicios extras solicitados por EL CLIENTE. Por ejemplo las horas adicionales de soporte ó de desarrollo.– Debe indicarse cual de las partes pagará cada tipo de impuesto, tales como timbre, Iva y retención en la fuente.


Forma de pago

Se sugiere que la forma de pago tenga las siguientes características:– Se realiza en cheque, para lo cual el proveedor debe entregar la factura con “x” días de anticipación al fin de mes.– Puede ser pagado el 100% al recibir el producto, cada “n” dias ó por la aceptación de las diferentes fases del proyecto.– Para desarrollo de software, deben pactarse el pago al momento de obtener las cartas de aceptación, las cuales son emitidas al cumplir los criterios de aceptación. Se sugiere dejar mínimo un 20% una vez se reciba la carta de aceptación final.


Duración

Debe definirse el tiempo de duración del contrato.

Para definir la duración, debe dejarse una holgura con respecto a la fecha de la última entrega del proyecto ó servicio, pues en caso de incurrir en atrasos ó ampliación del alcance, perdería vigencia el contrato.


Obligaciones de EL CLIENTE (1)

• Asignar el personal con las siguientes características:–Idóneo: Que tenga las capacidades y conocimientos necesarios para participar en el proyecto.–Comprometido.–Con la disponibilidad de tiempo para dedicarle al proyecto.–Con capacidad para tomar decisiones durante el proyecto.

• Asignar un líder de proyecto, ya sea técnico, funcional ó ambos. •Asistir a las reuniones del proyecto y darle respuesta de aprobación ú observaciones a las actas ó compromisos adquiridos en las mismas, máximo a la semana siguiente de realizada.• Revisar y dar retroalimentación oportuna a las funcionalidades ó productos entregados por el proveedor (¿podrá hacerse un compromiso de tiempo?).

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Obligaciones de EL CLIENTE (2)

– Hacerse responsable de los cambios de alcance que surjan durante el proyecto, negociando los ajustes en costos y fechas de entrega. – Realizar los pagos al proveedor al mes siguiente de haber aprobado la factura por parte de EL CLIENTE.– En caso que el contrato sea pactado por un número mínimos de horas de servicio al mes, EL CLIENTE se compromete a usar de dichas horas.–Entregar los documentos de estándares que debe utilizar el proveedor durante el proyecto.

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Recursos y herramientas provistos por EL CLIENTE

EL CLIENTE proveerá los siguientes recursos y herramientas: – Las máquinas, lenguajes y puestos de trabajo, solo cuando sea absolutamente necesario hacer el trabajo con la infraestructura nuestra. Un ejemplo es el acceso al Iseries.– Los accesos y autorizaciones solicitadas por el proveedor, previo aval del analista de seguridad.

• Solo en casos excepcionales se dará “Full” autorizacíón sobre los recursos.

– En caso de ser necesario, se proveerá una cuenta de correo electrónico de EL CLIENTE.


Obligaciones del proveedor (1)–Cumplir el objeto del contrato y los criterios de aceptación.–Proveer las herramientas y recursos necesarios para el desarrollo de sus labores tales como máquinas, herramientas de desarrollo ó pruebas, papelería, entre otros, a excepción que sean recursos tan especializados que solo pueda suministrarla EL CLIENTE.– Asignar un gerente administrativo ó de proyectos.– Para contratación de personal especializado, debe cumplir el perfil descrito por EL CLIENTE.– El personal del proveedor que este contratado para trabajar directamente en EL CLIENTE, debe tener un horario de trabajo de 48 horas y si va a estar por más de 1 mes, debe hacerse visita domiciliaria.

• Si se presentasen horas adicionales en la noche que no superen las 48 horas, no deben ser facturadas.

• Si se superan las 48 horas, se debe facturar en el horario correspondiente.

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Obligaciones del proveedor (2)– Tener siempre personal de respaldo, con el mismo perfil para las ausencias del personal principal. –En caso de modificar algún recurso asignado a EL CLIENTE, debe reemplazarse por uno mínimo con el mismo perfil del anterior. Estos cambios deben ser informados con antelación y aprobados por EL CLIENTE.– En caso que el recurso asignado a EL CLIENTE no cumpla las expectativas, se deben proceder a los correctivos del caso.–Cumplir los cronogramas acordados con EL CLIENTE. Solo se modificarán los cronogramas en el caso de haber un acuerdo entre las dos partes.– Hacer un reporte de avance de las actividades del proyecto, cuya periodicidad debe ser acordada con EL CLIENTE.–Asistir a las reuniones de seguimiento al cronograma de trabajo.

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Obligaciones del proveedor (3)– No acceder a amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de obligarlos a hacer ú omitir algún acto ó hecho.– No realizar subcontratación parcial ó total del trabajo con otro proveedor, no ceder, transferir ó dar en prenda este contrato, sin previa autorización de EL CLIENTE. –Ser responsable del pago de salarios y prestaciones sociales de los empleados a su cargo, en ningún caso esta responsabilidad será de EL CLIENTE.– Utilizar y no divulgar la metodología de desarrollo de software definida por EL CLIENTE, a excepción que la metodología del proveedor cubra los artefactos de EL CLIENTE, más otros adicionales, la cual debe ser revisada y aprobada por EL CLIENTE.– Cumplir las políticas de seguridad definidas por EL CLIENTE.– Mantenerse actualizado tecnológicamente y sugerir a EL CLIENTE mejores prácticas en la labor desempeñada.


GarantíasPara desarrollo de software, debe establecerse luego que el software es entregado, el tiempo de la garantía dada por proveedor.

La garantía cubre todas las correcciones hechas a las funcionalidades, las cuales se encuentran especificadas en el documento de requisitos.

Normalmente la garantía depende del número de días que duró el desarrollo y debe especificarse el tiempo promedio de respuesta ante un problema encontrado. Una propuesta es:

Tiempo de desarrollo (días)

Tiempo de garantía (días)

0-30 15

31-90 30

91-180 60180 90 Volver a estructura

contrato

Cláusulas penales (1)Estas cláusulas son las estrategias de protección, frente a la posible materialización del riesgo por incumplimiento a las obligaciones adquiridas por las partes.

–Las indemnizaciones normalmente son en valores económicos a la parte afectada.–Debe ser la última instancia pues no se tiene solución posible para darle continuidad al contrato.

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Cláusulas penales (2)Los incumplimientos más comunes que protegen dicha cláusula son los siguientes:

– En las características del producto ó servicio pactados en el alcance y en los criterios de aceptación.– En las fechas de entrega previstas, sin justificación que deje satisfecha a la parte afectada.– En las obligaciones de EL CLIENTE ó del proveedor.– En los pagos acordados por el EL CLIENTE, una vez aprobada el acta de aceptación.– Problemas de calidad reiterativos donde no se visualiza una solución en el corto plazo.

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Ejemplo de cláusulas penales

En caso de incumplimiento en las responsabilidades de EL CLIENTE en el siguiente contrato, el proveedor dará un plazo máximo de 30 días calendario para subsanar la situación. Si culminado dicho periodo de tiempo el incumplimiento persiste, el proveedor podrá dar por terminado el contrato.


En caso de retardo del proveedor en los tiempos definidos de entrega, el proveedor pagará un 1% del valor del contrato por cada dia de retraso. Si este llegara a 30 días se da por terminado el contrato.

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Derechos de autor (1)Los derechos de autor indican quién es el dueño del producto.

Si se compra un producto bajo licencia, EL CLIENTE solo tendrá derecho de uso para el número de licencias adquiridas.

Si se fabrica un software a la medida:– Debe dejarse explícito que el proveedor solo tendrá los derechos de creación del software, con lo cual puede decir que es el autor del mismo.–EL CLIENTE tiene los derechos patrimoniales sobre fuentes, objetos y modelos de diseño, con los cuales puede instalarlo ó modificarlo con cualquier proveedor, adicionalmente puede comercializarlo.–Se sugiere firmar una cláusula de exclusividad en la cual se indica que el producto desarrollado es para uso exclusivo de EL CLIENTE y el proveedor no puede usarlo en otros clientes. Siguiente

Derechos de autor (2)– Debe dejarse explícito que en el caso donde el proveedor utilice para los desarrollos solicitados por EL CLIENTE, software sobre el cual un tercero tiene derechos, el proveedor asumirá todas las demandas que conlleve dicha violación de la ley.


Cláusula de confidencialidad

El proveedor debe firmar antes de comenzar la ejecución del proyecto, la cláusula de confidencialidad oficial de EL CLIENTE.


Tribunal de arbitramentoEn caso de conflictos por incumplimiento de las cláusulas de este contrato, debe definirse el tribunal de arbitramiento que dirimirá dichos conflictos.


Terminación del contratoDebe definirse las causas por las cuales puede finalizar el contrato, estas son:

– Por cumplimiento del alcance del contrato– Por mutuo acuerdo entre las partes– Por incumplimiento total ó parcial de las obligaciones de EL CLIENTE ó del proveedor, contempladas en el siguiente contrato– Por deficiencia reiterativa en el cumplimiento del servicio– Por problemas de calidad reiterativos, sobre los cuales no se visualiza solución al corto plazo–Por la suspensión en la prestación del servicio, sin justa causa del proveedor– Por disolución, liquidación del proveedor ó cambios fuertes en la estructura del proveedor.

• En este caso EL CLIENTE podrá contratar directamente los empleados del proveedor.

Para finalizar el contrato de forma unilateral, la parte debe informar a la otra, el deseo de finalizar el contrato con 1 mes de anticipación.


7 propuesta manejo de contratos con proveedores

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