Manipulando los Datos de la Hoja de Cálculo

Esta presentación fue elaborado por la Mtra. Azalia Méndez, M. A. como resultado de su experiencia docente y apoyada en las siguientes fuentes: Microsoft Office (s.f.). Recuperado el 29 de julio de 2014, de http://office.microsoft.comGerencie.com (s.f.). Recuperado el 29 de julio de 2014, de http ://www.gerencie.com Aulaclic. (s.f.). Recuperado el 28 de julio de 2014, de http://www.aulaclic.es

Fuente de la imagen http://www.educagratis.org/moodle/course/view.php?id=500

Validación de Datos

La validación de datos, es una funcionalidad de Excel que te permite configurar una celda de la hoja de cálculo para que solo acepte determinados valores, ya sean solo números enteros, números decimales, fechas o valores de una lista desplegable.

Al validar los datos te aseguras de que los valores que introduzcas en las celdas sean los adecuados; pudiendo mostrar un mensaje de error o aviso si te equivocas.

Validación de Datos

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Para utilizar esta herramienta, lo primero que debes hacer es colocarte en la celda o rango de celdas donde necesitas configurar los datos que ingreses en ellas. Luego haz clic en la pestana Datos y finalmente en la opción Validación de datos; con esto se abrirá la ventana de Validación de datos la cual tiene tres pestañas que te explico a continuación.

Validación de Datos Pestaña Configuración:

Esta es la pestaña principal para configurar una validación de datos pues es aquí donde indicarás que tipo de datos vas a permitir que se ingresen en el rango previamente seleccionado. La opción trae por defecto ya seleccionada la opción Cualquier valor, razón por la cual puedes ingresar fechas, números enteros, decimales, texto. Al hacer clic ahí notaras que se despliegan los tipos de datos que se puedes aplicar como criterio de validación.

Validación de DatosSolo debes seleccionar el tipo de datos que quieres permitir que se introduzca en la celda o rango de celdas. Por ejemplo: si los datos de la columna que estas configurando corresponde a fecha de nacimiento, debes aplicar como tipo de datos en el criterio de validación la opción Fecha; si es la edad, entonces debe de aplicar como criterio Número entero, o si se trata de la estatura entonces selecciona Decimal.

Validación de DatosLuego de seleccionar la opción, puedes configurar la condición de los valores a ingresar. Por ejemplo: si estas validando la edad de un ciudadano para saber si puede votar o no en las elecciones del país, entonces la opción a elegir para la edad es Numero entero, y en la condición debes de configurar que sea mayor o igual a 18 que es la edad establecida por la Constitución de nuestro país para ejercer el derecho al voto.

Validación de DatosPestaña Mensaje de entrada:Aquí puedes configurar un mensaje para que a la hora de ingresar el dato quede claro que en la celda solo se deben ingresar valores de un tipo en específico.

Validación de DatosPestaña Mensaje de error: En esta pestaña debes indicar el mensaje de error personalizado que quieres que se muestre cuando se ingrese un dato que no es válido en la celda.

Validación de DatosOtra alternativa en la validación de datos es la opción llamada Lista, la cual presenta las siguientes ventajas:

1. Facilitar el ingreso de datos2. Limitar la entrada de datos3. Minimizar los errores en los resultados de las funciones

Validación de DatosPasos para configurar la Lista: Selecciona la celda donde se mostrara la Lista. En la Ficha Datos, seleccionas la herramienta Validación de Datos.En la ventana de Validación de Datos, selecciona en Criterio de validación de la ficha Configuración, que el tipo de datos a permitir es una Lista.

Validación de DatosLuego debes indicar en donde están los valores que se van a mostrar en la Lista desplegable de la celda, es decir, donde se encuentran en el rango de datos.

Para finalizar pulsa el botón aceptar y en la celda que colocaste la validación mostrara una pestaña al lado derecho donde al dar clic en dicha pestaña, se despliega una Lista a elegir.

Validación de DatosSi cometes un error al digitar directamente sobre la celda donde esta la validación en vez de seleccionar un dato de la Lista, la validación de datos muestra un mensaje de error

Ordenar Datos

En ocasiones puede resultar útil ordenar los datos por algún criterio. Puedes ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía.En la ordenación simple debes colocarte en la columna que quieres ordenar y, desde la pestaña Datos y los botones de la sección Ordenar y filtrar, para que la ordenación sea ascendente o descendente respectivamente.

Ordenar Datos

También puedes pulsar sobre Ordenar y escoger el criterio de ordenación para todo el conjunto de la fila.

El botón Ordenar te permite a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, te aparece el cuadro de diálogo donde podrás seleccionar los campos por los que quieres ordenar.

Ordenar DatosEn la parte superior derecha está el botón Opciones, el cual te sirve para abrir el cuadro Opciones de ordenación dónde podrás especificar más opciones en el criterio de la ordenación.

Filtrar Datos Los filtros en Excel te permiten buscar un subconjunto de datos que cumpla con ciertos criterios. Es decir, que Filtrar datos no es más ver dentro de una lista los registros que reúnan ciertas condiciones. Para crear un filtro lo primero que debes hacer es colocar el cursor en cualquier celda de la lista; luego ir a la pestaña Dato y en el grupo Ordenar y filtrar, pulsar el botón “Filtro” con lo que de inmediato aparece una flecha apuntado hacia abajo en cada una de las celdas donde están los encabezados de columna.

Fuente de la imagen: http://exceltotal.com/filtros-en-excel/

Filtrar DatosEl botón de lista desplegable te permitirá establecer los criterios para filtrar la lista de datos. Los encabezados con el botón luego se verán como muestra la imagen.

Puedes aplicar filtros tanto a campos con valores numéricos como a campos con texto.

Filtrar Datos

Filtrar datos utilizando Autofiltro es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos de un rango de celdas o de una columna de tabla y trabajar en él.

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

Filtrar Datos

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos.

Con Autofiltro, puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Filtrar Datos

Cómo quitar un filtro en ExcelPara quitar un filtro aplicado a una columna debes hacer clic en la flecha del filtro y seleccionar la opción Borrar filtro de “Columna” donde Columna es el nombre de la columna que hemos elegido. Esta acción eliminará el filtro de una sola columna, pero si tenemos filtros aplicados a varias columnas y deseamos eliminarlos todos con una sola acción, entonces debemos pulsar el comando Borrar que se encuentra en la ficha Datos > Ordenar y filtrar.

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Buscar y Reemplazar datosBuscar y reemplazar es de mucha utilidad cuando necesites localizar un dato dentro de un libro. Esta herramienta está alojada en la pestaña inicio, también la consigues pulsando las teclas CTRL + B. cualquiera de las dos opciones que utilices te mostrara el siguiente cuadro de dialogo.

Buscar y Reemplazar datosAl hacer clic en Buscar siguiente iras pasando de una celda a otra, de entre las que contiene el valor introducido. Buscará a partir de donde estés situado, por lo que debes situarte en la primera celda para que busque en toda la hoja. Además, si tienes varias celdas seleccionadas, sólo buscará en ellas.El botón Opciones te permitirá ampliar la ventana de búsqueda con opciones extra, donde podrás elegir dónde buscar, si en la hoja que estas o en todo el libro. Si gustas también puedes buscar celdas con un formato en particular.

Buscar y Reemplazar datos

En la pestaña Reemplazar de esta misma ventana, o bien en la opción Reemplazar... del botón Buscar y seleccionar (teclas CTRL+L) puedes realizar una sustitución de los datos, cambiando un valor original por otro, o un formato por otro.

Protección de Datos Proteger los datos consiste en aplicar ciertos métodos para que otros usuarios puedan usar tus hojas de cálculo sin el riesgo de que borren información esencial. Para proteger una hoja de cálculo contra cambios indeseados, debes utilizar el botón “Proteger hoja” de la sección “Cambios”, de la pestaña “Revisar”. Al pulsarlo, aparece un cuadro de diálogo donde podrás especificar las acciones que permitirás a los usuarios sobre los datos. La estructura de un libro de Excel, es decir, la cantidad de hojas de cálculo que contiene, sus nombres y su orden, se protegen con el botón “Proteger libro” de la misma sección. En ocasiones querrás que se puedan introducir datos en algunas celdas, pero que no puedan modificar aquellas que contienen fórmulas y otros datos relevantes. Para ello, entonces, debemos permitir la edición de ciertos rangos de celdas, pero proteger el resto. Dicha protección, además, puede ser con contraseña o sin ella.