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Introducción a la gestión contable con SAP

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3 Datos Maestros

En este capítulo veremos los principales datos maestros del módulo financiero. Las cuentas de

mayor, los deudores, los acreedores y los bancos.

Los datos maestros de son un conjunto de datos, referidos a un mismo objeto, que permiten al

sistema comportarse de una determinada forma cuando interviene de una forma u otra dicho

objeto.

Los datos maestros tienen una frecuencia de modificación baja, normalmente superior al año.

Es habitual que los datos maestros sean gestionados por los propios usuarios y en entidades de

grandes dimensiones es posible que exista un departamento exclusivamente encargado de la

gestión de los datos maestros.

Por lo general, para un mismo objeto, existirán datos maestros generales y datos maestros

dependientes de sociedad. Estos últimos, como su nombre indica, son datos maestros que pueden

diferentes para cada sociedad y permitirá que un mismo objeto se comporte de distinta forma en

función de qué sociedad esté utilizándolo.

Durante este capítulo se muestran muchos campos en las distintas pantallas. Dependiendo de la

empresa en la que trabajes y de la implementación de SAP que tengan verás que muchos de ellos no

se utilizan y, o bien el campo lo dejan siempre en blanco, o bien ni siquiera aparece.

3.1 Cuentas de mayor

Las cuentas de mayor son los principales datos maestros del submódulo de libro mayor FI-GL

Los códigos de transacción utilizados para tratar los datos maestros de cuentas de mayor son los

siguientes:

FS00: Esta transacción reúne las dos transacciones siguientes. Desde aquí podremos tratar tanto

los datos dependientes del plan de cuentas como los datos dependientes de sociedad

FSP0: Este código de transacción contiene las pestañas con los datos relativos al Plan de cuentas,

es decir, los datos maestros genéricos que comparten todas las sociedades que utilicen el

mismo plan de cuentas.

FSS0: Esta transacción contiene las pestañas con los datos maestros de las cuentas que son

dependientes de sociedad, es decir, los datos que permitirán que la cuenta se comporte de

forma diferente si utilizamos distintas sociedades.

Desde las transacciones podremos crear (o crear con modelo), modificar o visualizar utilizando los

botones correspondientes

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La transacción FS00 contiene lo mismo que las transacciones FSP0 y FSS0 juntas. La razón de que

existan las transacciones FSP0 y FSS0 es para poder separar las actividades y de esta forma controlar

qué usuarios pueden crear o modificar cuentas a nivel de sociedad y qué usuarios a nivel de plan de

cuentas.

La primera pestaña incluye datos maestros que dependen del plan de cuentas como el tipo de

cuenta o el texto descriptivo.

Grupo de cuentas: Se utiliza para clasificar las cuentas. En función del grupo de cuentas se

define qué campos son necesarios rellenar para la cuenta tratada.

Sociedad GL: Este campo se utiliza en cuentas específicamente creadas para una sociedad

GL concreta. Cuando se utilice esta cuenta el sistema informará

automáticamente el asiento contable con la sociedad GL aquí informada

(Ej. Préstamos recibidos de la empresa del grupo XX01 S.A.)

Al informar la sociedad GL en el asiento contable podemos saber las

operaciones entre empresas del grupo.

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La segunda pestaña “Datos de control ” contiene parámetros que permiten que el sistema sepa cómo

debe comportarse la cuenta a la hora de operar con ella, siempre y cuando estemos utilizando la

sociedad en cuestión, ya que estos datos son dependientes de sociedad.

En la imagen superior vemos todos los campos posibles pero normalmente sólo aparecerán los

campos necesarios para cada cuenta. Para este curso sólo es necesario conocer el significado de los

siguientes campos.

Categoría fiscal: Este campo indica al sistema cómo deben tratarse los impuestos cuando se

utilice la cuenta de mayor

Cta. asoc. p/clase cta.: Aquí se informa a SAP de si esta cuenta tiene reflejo en un libro auxiliar o,

por el contrario, sus movimientos sólo se reflejan en FI-GL

Nº Cta. Alternativo: Este campo se usa cuando la empresa utiliza también un plan de cuentasdiferente al utilizado por el resto.

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Gest. partidas abiertas: Si está marcada esta casilla la cuenta gestiona partidas abiertas, es decir, las

partidas quedan abiertas al contabilizarse a la espera de que se compensen

con una partida de signo contrario.

La tercera pestaña “Entrada/Banco/Inter.” contiene también datos van a controlar la forma en que

se comporte la cuenta.

La parte superior se utiliza para controlar la entrada de documentos contables

La parte del medio son parámetros que afectan al módulo de tesorería y de contabilidad bancaria.

Aquí podremos informar qué banco utiliza cada cuenta bancaria con el fin de que en caso de que el

usuario la utilice mal el sistema le avise.

La parte inferior se utiliza para la gestión automática de los intereses (de demora, bancarios, etc.)

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3.2 Deudores

Los deudores son los principales datos maestros del submódulo de cuentas a cobrar (FI-AR)

En este caso no tenemos una transacción para datos generales y otra para datos dependientes de

sociedad sino que todo lo veremos en la misma transacción.

En este caso la transacción será diferente en función de si queremos crear (FD01), modificar (FD02)

o simplemente visualizar (FD03)

Las primeras pestañas de los datos maestros de un cliente contienen datos generales, es decir, datos

que comparten todas las sociedades que traten con este cliente.

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En la imagen superior vemos la primera pestaña, que contiene los datos de dirección que, como es

lógico, es la misma para cualquier empresa.

En la imagen siguiente se muestra la segunda pestaña llamada “datos de control”. Vemos que

contiene también datos que no dependen de sociedad como el código de acreedor que tiene en el

sistema (en caso de que tenga), el ramo o el NIF.

Finalmente la tercera pestaña, la de pagos, nos muestra datos relevantes para el pago pero siempre

a nivel general, es decir, datos que se comparten con el resto de compañías como pueden ser los

datos bancarios.

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Para pasar a los datos que sí dependen de sociedad deberemos presionar, en el caso de los clientes

el botón llamado “Datos de sociedad”.

Si lo hacemos vemos la siguiente pantalla:

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A diferencia de las pantallas anteriores, aquí vemos el campo sociedad . Los datos que se muestran

aquí son exclusivos para esta sociedad.

En la pestaña “Gestión de cuenta” vemos que está el campo “cuenta asociada”. Este campo es el

vínculo con el submódulo de libro mayor (SAP FI-GL)

La pestaña “Pagos” que vemos en la imagen siguiente contiene datos de pago pero, en este caso,

dependientes de sociedad.

En esta pestaña tendremos campos como:

Condiciones de pago: Que definen el acuerdo al que se ha llegado con el cliente para que

realice sus pagos (al contado, a 30 días desde la fecha de factura,

etc)

Vías de pago: En este campo informaremos de todas las vías de pago permitidas aeste cliente (transferencia, domiciliación, efectivo, etc)

La pestaña “Correspondencia” también depende de la sociedad. En ella tenemos datos que

controlan la comunicación con el cliente dependiente de la sociedad:

Los datos necesarios para reclamar posibles impagos,

Nuestro empleado responsable de este cliente,

El empleado del cliente responsable de tratar con nosotros

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La pestaña donde guardaremos los datos a las pólizas de seguro que tengamos contratadas para

cubrir posibles impagos, quiebras.

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La pestaña de retención de impuestos no es habitual que sea relevante para los clientes, de hecho

normalmente no estará activada.

En esta pestaña se informarían los datos sobre tipo de retención. En el momento de contabilizar

contra este cliente se crearía una nueva línea con la retención.

3.3 Acreedores

Los datos maestros de acreedores son análogos a los de clientes. En este caso las transacciones para

crear, modificar y visualizar son FK01, FK02 y FK03 respectivamente.

En la primera pantalla tenemos los datos de dirección

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A continuación tenemos la pantalla donde introduciremos los datos de control

la tercera pantalla de datos generales es, como en el caso de clientes, para los datos de pago

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A partir de la cuarta pantalla podemos ver que ya aparece el campo “sociedad ”, lo cual nos indica,

como anteriormente en el caso de los clientes que estamos tratando datos dependientes de

sociedad.

En este caso vemos los campos disponibles de la pantalla “Gestión de cuenta”

Como en el caso de los clientes es importante ver el vínculo con el submódulo de SAP FI-GL, lacuenta asociada permite al sistema saber en qué cuenta contable debe contabilizarse cuando se

utilice este acreedor.

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La siguiente pantalla que nos encontramos es la de datos de pago

se puede apreciar que esta pantalla es muy similar a la de clientes con los campos

Condiciones de pago: Que definen el acuerdo al que se ha llegado con el acreedor para

realizar pagos (al contado, a 30 días desde la fecha de factura, etc)

Vías de pago: En este campo informaremos de todas las vías de pago permitidas a

este cliente (transferencia, cheque, efectivo, etc)

Bloqueo de pago: Este campo permite evitar el pago por error a ciertos acreedores a

los que por alguna razón se ha decidido suspender el pago

En el caso de los acreedores la pantalla de retención de impuestos es importante ya que muchos

países contemplan la retención de impuestos a acreedores. Es el caso por ejemplo de la retención a

profesionales.

El sistema comprueba al contabilizar contra un acreedor si éste tiene informado algo en estapantalla y en caso de que así sea genera una nueva línea con la retención.

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3.4 Bancos propios

El concepto de “Banco propio” se refiere a las sucursales bancarias donde las sociedades del sistema

tienen cuentas bancarias abiertas

La transacción para crear y modificar una cuenta bancaria es la FI12 (FI13 para visualizar)

La primera pantalla que nos muestra es un listado de “bancos propios” para que seleccionemos elque queremos tratar.

Debemos tener en cuenta que en SAP un “banco propio” es una sucursal bancaria. Por lo tanto si

trabajamos con varias sucursales de un mismo banco deberemos crear tantos bancos propios como

sucursales.

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Si no existiera la sucursal que necesitamos podríamos añadirla presionando el botón “Entradas

nuevas” y en ese caso pasaríamos a una ventana que nos permite agregar la entrada introduciendo

el código de Banco propio si este existe.

Si no existiese la sucursal en el sistema tendremos que crearla mediante el botón “Crear ”

Para ver las cuentas bancarias deberemos seleccionar la entidad y hacer doble clic en la carpeta

llamada “cuentas bancarias” de la izquierda.

Si solo hubiese una entidad al entrar en la transacción el sistema la seleccionaría automáticamente y

nos mostraría las cuentas bancarias de dicha entidad directamente.

Para tratar los datos de una cuenta bancaria deberemos seleccionarla y presionar el botón o bien

hacer doble clic sobre la misma.

La pantalla siguiente muestra el aspecto de una cuenta bancaria en SAP. Realmente los datos de la

cuenta están en la parte superior, ya que los datos de la parte inferior son datos informativos que

provienen de la sucursal.

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La cuenta bancaria de 20 dígitos (banco + sucursal + dígito + cuenta) es validada por el sistema

En este caso el vínculo con el submódulo de FI-GL es de nuevo la cuenta de “libro mayor". El sistema

utilizará esta cuenta (o las transitorias derivadas de esta) para realizar las contabilizaciones cuando

se haga referencia a esta cuenta bancaria.

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