Gerencia de Comunicaciones

Ing. Msc estrella Bascaran Castanedo

Definicin de Comunicacin

La comunicacin es el intercambio de informacin(mensaje) entre, por lo menos dos personas,donde una funge como emisor y la otra comoreceptor, siendo estos papeles intercambiables.Se dice que una comunicacin es efectiva cuandoes transferida por el emisor y comprendida 100%por el receptor. Chiavenato (1997)

Procesos de Comunicacin

El proceso de comunicacin de un mensajeincluye, adems de los emisores y losreceptores, un canal de comunicacin yprocesos de codificacin y decodificacin delmensaje, as como de retroalimentacin yposibles interferencias (barreras) Robbins, &De Cenzo (1996).

propsitos de la comunicacin como actividad gerencial

1) Facilitar la informacin y compresin necesariasa las personas para que puedan desempear sustareas con un mnimo esfuerzo (habilidad paratrabajar)

2) Proporcionar la motivacin, cooperacin ysatisfaccin del trabajo (voluntad de trabajar).

3) Si estos propsitos son bien logrados enconjunto, entonces se obtiene una mejorcomunicacin entre los miembros que conduce aun alto desempeo de los cargos. (Trabajo enequipo).

Gestin de Comunicaciones en Proyectos

Distribuir Informacin

Planificar las

Comunicaciones

Informar el desempeo

Gestionar las expectativas

Identificar Stakeholders

inicio

Planificacin

Control

Ejecucin

Reglas de la Buena Comunicacin

1. Tenga claro lo que desea comunicar

2. Transmita el mensaje breve y en trminos

concisos

3. Asegrese que el mensaje ha sido comprendido

Una buena comunicacin supone expresarse conclaridad

Y esperar cualquier reaccin

Comprobar que el mensaje ha sido recibido

1.Evaluar la penetracin de lo expresado

2.Escuchar al personal

3.Escuchar opiniones externas

4.Mejore la comunicacin al invitar a participar

TIPS a considerar

1. Influencia Cultural

2. Lenguaje Corporal

3. Aprenda a escuchar

4. Detecte Prejuicios

5. Aprenda a formular preguntas

Mejorar las Habilidades de Escuchar

1.Centrar la atencin en la persona que habla

2.Retroalimentar en forma verbal o gestual al

orador

3.Hacer preguntas

4.No interrumpa hasta escuchar el pensamiento

completo

Mtodo vs Modo de Comunicacin

1. Escrito2. Oral3. Gestos y Smbolos4. Imgenes5. Enfoque combinado

1. Formal2. Informal

Barreras para el logro de una comunicacin efectiva

1. Psicolgicas (emociones, personalidad, percepciones y sentimientos),

2. Intelectuales (manejo de conceptos diferentes sobre una misma informacin),

3. Polticas (pautas gubernamentales, costumbres)

4. Fsicas (ubicacin geogrfica).

5. Propias del proyecto (indefiniciones en el plan de trabajo y alcance del proyecto; desviaciones no deseadas del cronograma y flujo de fondos estimados)

Plan de ComunicacionesEl plan estratgico de comunicacin es unelemento imprescindible en toda organizacin oproyecto y que debe ser desarrollada en variospasos:

1. Conseguir apoyo Gerencial2. Realizar un diagnstico de la necesidad de

informacin3. Armar el calendario de eventos y la matriz de

comunicaciones4. Establecer la estrategia de comunicacin5. Implementar el plan

Calendario de Eventos

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Matriz de Comunicaciones

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Reuniones

La reunin es un mtodo que utilizan losequipos de trabajo, para la bsqueda deconsenso y de estrategias para la solucin deproblemas, con el aprovechamiento efectivo deltiempo y de la comunicacin en beneficio de laorganizacin y del equipo.

Tipos de Reuniones

1. Seguimiento y revisin del proyecto

2. Solucin de problemas

3. Revisin del diseo tcnico

4. Seguimiento al plan de adquisiciones

5. Seguimiento a Cartera de proyectos y

conflictos de recursos

Sugerencias para la preparacin de Reuniones

1. Establecer los objetivos de la misma

2. Indicar las normas que la van a regir.

3. Preparar la reunin (recursos humanos ymateriales de apoyo).

4. Tener la agenda con el orden del da

5. Determinar los tiempos estimados de duracinpor cada tema a tratar. (y cumplirlos)

Sugerencias para la gestin de Reuniones

1. Definir quien ser el moderador(quien debecontrolar el grupo y ordenar las intervenciones.

2. Definir quien debe ser la persona que seencargue de resumir, concluir y llevar nota de losacuerdos.

Sugerencias para despus de Reuniones

1. Siempre elaborar acta de la Reunin indicandolos compromisos y responsabilidades asumidospor cada uno de los participan en la reunin.

Presentaciones

La presentacin es un proceso en el cual uncontenido de un tema se expone ante unauditorio u otro lugar, la presentacingeneralmente intenta informar y dar idea a unapersona de algn tema.Tambin se puede realizar presentaciones enprogramas de presentaciones, comoOpenOffice.org o Microsoft PowerPoint.

Preparacin de Presentaciones

1. Determinar el propsito de la presentacin.2. Conocer la audiencia y el saln a usarse.3. Hacer un bosquejo de la presentacin con un

lenguaje sencillo que comprenda la audiencia.4. Utilizar regencia durante su presentacin.5. Practicar (mas de lo que se piensa que se debe

hacer)6. Preparar ayudas visuales y probarlas.7. Hacer copias de los materiales que se

entregarn.8. Solicitar el equipo audiovisual, refrigerios y

salones con mucha anticipacin.

Durante las Presentaciones

1) Espere un poco de nerviosismo (todos los oradores loexperimentan)

2) Conozca las primeras dos o tres frases de supresentacin y tambin su cierre

3) Use el enfoque de las 3D en su presentacin

4) Hable con la audiencia con claridad y seguridad.

5) Utilice los movimientos apropiados que ayuden apresentar un punto

6) Dedique tiempo a la interaccin con la audiencia

7) Al responder a las preguntas, sea sincero, franco yseguro

Informe de Proyectos

Es una herramienta que permite confirmarprioridades en un lapso de tiempopredeterminado presentando indicadores detiempo, costo, riesgo, abastecimiento, cambios yavances del periodo, planes de contingencia parael periodo siguiente.

Su diseo forma parte del plan decomunicaciones del proyecto

Informe de Avance del Proyecto (1)

Es importante recordar que un informe deavances no es un informe de actividades.

No confunda la actividad o la diligencia con elavance o el logro.

El cliente est interesado en particular en loslogros del proyecto (que avances se han hechohaca el logro del objetivo del proyecto), enlugar de en que actividades estuvo ocupado elequipo.

Informe de Avance del Proyecto (2)

Los informes sobre los avances del proyecto lospueden preparar:

1. los miembros del equipo para el gerente delproyecto o para su gerente funcional (en unaorganizacin matricial),

2. el gerente del proyecto para el cliente,

3. el gerente del proyecto para la alta direccinde la compaa del proyecto.

Informe de Avance del Proyecto (3)

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)Editorial Mac Graw. Hill Mexico.

Informe de Avance del Proyecto (4)

Tomado del libro Administracin Profesional de Proyectos de Yamal Chamoun (2002)Editorial Mac Graw. Hill Mxico.

Informe de cierre del Proyecto

1. La necesidad original del cliente vs. objetivo originaldel proyecto.

2. Requisitos originales del cliente vs. Beneficios realespara el cliente.

3. Grado hasta el que se cumpli el objetivo original delproyecto.

4. Una breve descripcin del proyecto.

5. Consideraciones futuras.

6. Una relacin de todas las partidas para entregar(equipos, materiales, programas de computacin,documentos como dibujos e informes, etc.)

7. Informacin de pruebas realizadas.

Documentacin del Proyecto y Control de cambios

e

Lecturas Recomendadas

Para una mejor comprensin se sugiere lalectura del capitulo 12 del libro sobre lascomunicaciones del proyecto AdministracinExitosa de Proyectos de Jack Guido & JamesClements, 2 Edicin de Editorial ThompsonPaginas 290 a 383 disponible en 30133Modulo 4