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G4S

Logística del Dinero y Custodias

REENTRENAMIENTO PERSONAL DE

BOVEDAS Y CAJAS

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DE SEGURIDAD

Con más de 40 años de comprobado servicio profesional y con índices de crecimiento cada vez más altos, nos encontramos con sucursales en 9 ciudades a nivel nacional que incluyen cuatro centros de procesamiento de efectivo en Quito, Guayaquil, Cuenca y Manta.

Introducción

Fortalecer la cultura de seguridad y normativas de los procesos operacionales, en todas las actividades que se generan en las áreas de Bóvedas y cajas de conteo internas de nuestros Centros de Efectivo y Atesoramiento, que utiliza la Unidad de Logística de Valores y Custodias a nivel nacional, acorde con los requerimientos de nuestros clientes y políticas Nacionales e Internacionales de G4S.

Objetivo

Definiciones:

Centro de Procesamiento de Efectivo

Bóveda General

Bóveda de traspaso de tulas

PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS Y DE SEGURIDAD

NORMATIVAS DE SEGURIDAD

El principal rol de la seguridad, es la protección del personal, bienes y recursos corporativos, a su vez la base de la protección es la prevención.

La prevención y protección eficaz, requiere la participación consciente y voluntaria de todos los miembros de la organización para alcanzar los niveles deseados, sin dicha participación no se podría alcanzar los mismos, ya que el establecimiento de un ambiente seguro, está ligado a la conciencia participativa en beneficio personal, grupal y de la empresa en general.

La protección inicia desde su circulo personal y se extiende en anillos concéntricos hacia el exterior del mismo.

QUIEN SE PROTEGE EFECTIVAMENTE, PROTEGE EFECTIVAMENTE SU ENTORNO Y POR ENDE TODA ACTIVIDAD

DENTRO DEL MISMO


Ingreso y operación

Toda persona que ingrese o egrese de la zona conocida como “Segura” (zona de procesamiento de efectivo, prebóveda, bóveda) debe cumplir los siguientes requisitos:

a. Debe registrarse en el libro habilitado al efecto, donde consten, nombre,

apellido, numero de cedula, cargo, hora y día de entrada / salida y motivo

de la visita, validando con su firma esta información.

b. Se dejarán en un lugar apropiado todos los valores y elementos que porten

las personas , como son las billeteras , cámara de fotos ,celulares y otros

que no sean necesarios para su tarea.

c. Se efectuará una revisión detenida, no importa el cargo que tengan las

personas que ingresen, de bolsillos, zapatos, agendas etc., tanto al ingreso

como a la salida.


d. Las dos últimas puertas con doble control (electrónico y traba manual) serán

operadas por la persona a cargo del sector, que será en definitiva la que

franqueará o no el paso de las personas que ingresarán al sector.

e. Las personas ingresarán de a una sin excepción a la esclusa peatonal

formada por las dos últimas puertas.

f. Toda persona que trabaje en el sector deberá hacerlo con el uniforme

adecuado (Overol entero con cierre en su parte trasera, de media

manga, sin bolsillos, con tira alza cierre).

g. El personal deberá siempre tener su identificación a la vista .

h. Las mesas de recuento del dinero o valores deberán ser individuales , tipo

cabinas transparentes con una cerradura y llave que permitan, cuando la

persona que esta procesando el dinero se tenga que ausentar por un motivo

de fuerza mayor, cierre su cubículo y retire la llave; la puerta de ingreso debe

contar con una pasa-documento para entregar/recibir sin abrir la cabina, el

material para proceso/procesado, contando con un foco señalizador rojo,

para alertar de cualquier necesidad al supervisor del área, sin necesidad de

abandonar la misma.


i. Cada lugar de recuento deberá contar con una CCTV individual, con

grabación en tiempo real, color y con sonido, que permita visualizar

perfectamente y escuchar, el procesamiento permanente de los valores.

j. Antes de iniciar las labores, el supervisor del área verificará el correcto

funcionamiento de todos los equipos y sistemas, validando esta información

con el área de monitoreo (Video, audio, extintores, aire acondicionado,

luces, recontadoras, etc.)

k. El supervisor mantendrá una charla de no mas de cinco minutos con el

personal, recordándole los procedimientos diarios y normas de seguridad.

l. Toda actividad, se registrará en video y audio.

m. Siempre los valores deberán estar dentro del área de cobertura del CCTV.

n. Se debe registrar toda novedad en una planilla o formulario habilitado a tan

fin que será rubricado por el cajero y supervisor .

ñ. Sobre los escritorios de procesamiento de datos deberá quedar la cantidad

de efectivo estrictamente necesaria, ya que a medida que se procesa y se

cuadra en la forma más rápida posible deberá ser enviada a la Bóveda.


o. Toda persona que desempeñe tareas en el Bóveda o Procesamiento de

Dinero, poseerá un sello aclaratorio con nombre, apellido y puesto; cuando

finalice la jornada de trabajo el Supervisor del Centro de Efectivo guardará

estos sellos en una caja con llave e ingresará la misma a la bóveda

temporal, hasta que se utilicen al otro día.

p. Se debe practicar la aplicación de los procedimientos de Emergencia, en

caso de incendio, desastres naturales o amenazas delictivas, el personal

deberá estar perfectamente compenetrado de cual es su rol en esos casos.


Bóvedas

a. Todas las Bóvedas cuentan con alarma independiente y censores internos

volumétricos, infrarrojos y de vibración.

b. Todas las Bóvedas cuentan con cámaras internas infrarrojas y monitoreo

externo, además de respaldos en áreas seguras; su interior y exterior es

cubierto con CCTV las 24 horas

c. Todas las bóvedas poseen doble combinación incluyendo una

cerradura con apertura a distancia (Claves desechables), operada desde

otra sucursal que no es la que se encuentra la Bóveda .

d. Se deberán establecer horarios estrictos con segmentos horarios de

apertura y cierre que deberán ser cumplidos en forma absolutamente

rigurosa, no se autorizaran aperturas fuera de ese segmento horario

preestablecido, si hubieran excepciones deberán ser autorizadas por el

Apoderado General y/o Gerente de Operaciones (por escrito firmando como

constancia)


e. Para la apertura de la bóveda y cierre de la misma deberán intervenir dos (2)

personas, una por cada mano de claves mas una tercera persona externa

que asigna la clave aleatoria de apertura para la cerradura electrónica.

f. La bóveda debe estar abierta solo el tiempo estrictamente necesario para

ingresar o retirar los valores, no se debe generar en su interior ninguna otra

actividad.

g. Las personas que ingresen a las bóvedas no lo harán nunca solos, siempre

que deban ingresar lo harán acompañados por otra persona .

h. Toda operación de depósito o retiro de la bóveda deberá quedar asentado

en un formulario habilitado a tal fin, donde constará la cantidad, y por orden

de que entidad se realiza, firmando las dos personas que ingresaron a la

misma con su sello aclaratorio.

i. Si el volumen de la operación lo amerita se contará con una bóveda auxiliar

para tránsito o atesoramiento de los valores fuera de horario, donde se

guardará el efectivo hasta el otro día, esta bóveda contará con las mismas

seguridades de la bóveda principal y deberá contar con dos manos de claves

diferentes que haga necesario la intervención de dos personas como mínimo

su apertura.


Registro correcto de documentos en cámaras

a. Todo Item a ser visualizado directamente debe ser colocado a 10 o 15 cm.

máximo del lente de la cámara.

b. Todo Item para hacer una Visualización directa deber ser de manera

perpendicular a la cámara o de forma horizontal.

c. Todo Item de cualquier tipo debe ser visualizado un tiempo prudente de 3 a

5 segundos para garantizar la grabación de la imagen.

d. En caso de documentos mas grandes como tirillas u hojas de reporte, se

debe pasar todo el documento de una manera lenta y pausada para obtener

una visualización clara y completa del mismo, garantizando su respaldo

e. No agacharse de manera que se tape la visualización de la cámara, en

especial en momentos de conteo con la cabeza, ya que esto pierde la

imagen de los valores sobre el tablero de conteo.


NORMATIVAS OPERACIONALES

Estructura Organizacional:

El centro de efectivo debe tener plenamente definidos los siguientes puestos

de trabajo:

1. Cargos operativos que desarrollan los procesos en el centro de efectivo, que

incluyen:

a. el procesamiento del efectivo,

b. la provisión del efectivo,

c. los fondos de efectivo en la bóveda

2. Cargos de nivel supervisor que controlan y aprueban las actividades de los

cargos operativos. Además, se encarga de supervisar los procesos de

Reclamaciones y Quejas de los clientes, debidamente documentadas.

3. Cargos de control administrativo independientes de los procesos operativos

como son los funcionarios administrativos del área de operaciones. Estos

funcionarios sirven para efectuar el control dual de saldos e implementar los

controles sobre límites de autoridad.

4. Cargo de auditoria interna del centro de efectivo


Procesamiento de Efectivo :

Controlar el flujo de dinero entre los responsables de su manipulación, evitar

responsabilidades compartidas, manipulación indebida de dinero y fugas de

información :

1. Mantener los registros de todas las operaciones realizadas.

2. Sistema de información que permita la trazabilidad del efectivo.

3. Documentación, supervision y registro de toda operación o transacción en el

sistema de información.

4. El balance diario de fondos debe ser realizado cuidando de mantener adecuada

trazabilidad, no responsabilidades compartidas y adecuadas tareas de supervision

y aprobación.

a. Separación funcional entre el Procesador de Caja y el Cajero Principal.

b. Verificación independiente de la guia de remesa y la cantidad procesada.

c. Conciliación de los fondos procesados físicamente en cada cuenta.

d. Balance de Efectivo documentado, supervisado y registrado.

e. Registro del documento con el efectivo procesado.


5. Diferencias y novedades del efectivo plena y oportunamente identificadas,

documentadas y registradas en el sistema de información. Funcionalmente se

debe cuidar de:

a. Segregar funciones entre quien identifica la diferencia, supervise su ocurrencia y

la que aprueba las acciones correctivas de pago o cobranza, según

corresponda.

b. Registrar y documentar las diferencias y novedades en el sistema de

información.

c. Reportar las diferencias y novedades a Gerencia de Operaciones y Auditoria.

6. Auditorias de efectivo permanentes y sorpresivas por al area de Auditoria Interna

sobre las salidas de dinero. Se debe mantener y reportar la documentación

correspondiente a estas auditorias.

7. Controlar todo el movimiento de dinero entre las areas de procesos y bovedas,

identificando y transfiriendo responsabilidades de manera clara y documentada,

registrando todas las transacciones en el sistema de información.

8. Evitar que los fondos procesados sean empleados para cubrir ordenes de servicio,

sin antes haber sido balanceados con las entregas de dinero.

9. Trazabilidad y seguimiento del efectivo desde que es procesado por el centro de

de efectivo, pasa a la boveda y luego es empleado para atender ordenes de

servicio.


Supervision :

Controlar la conformidad de los clientes respecto al reporte y conciliación de los

saldos reportados por el centro de efectivo.

1. Remitir al area de Control Administrativo el reporte de conciliación de saldos de forma de asegurar que se realice la confirmación con los clientes y esta quede debidamente documentada y registrada en el sistema de información.

2. Obtener de los clientes la conformidad de los saldos reportados (Cortes).

3. Coordinar con la Gerencia de Operaciones y Auditoria la realización de conciliaciones bimestrales de esta información, manteniendo evidencia escrita de la misma.

4. Asegurar que cada turno del centro de efectivo haga entrega completa y conforme de todas las ordenes de servicio, documentando de manera apropiada todas las diferencias. Se debe documentar el cambio de turno mediante un documento escrito y formado por los responsables de cada turno.


Provisión del Efectivo :

1. Mantener un registro de todas las operaciones de provisión de efectivo.

2. Ordenes de servicio debidamente documentadas y firmadas, así como parte de un sistema de información que asegure su trazabilidad y seguimiento permanente para asegurar su entrada y salida.

3. Comprobar la validez de las solicitudes de provisión de efectivo recibidas, corroborando con los clientes las mismas y asegurando la validez de las firmas en estas.

4. Controlar y discriminar adecuadamente el origen de los fondos empleados en la provision de efectivo entre bóveda y area de procesos. Registrar y reconciliar apropiadamente estos fondos, incluyendo la información correspondiente a quien los entrega y quien los recibe.


5. Implementar un adecuado sistema para detectar las diferencias y novedades sobre el efectivo, incluyendo una adecuada segregación de funciones entre quien supervise su identificación y quien aprueba las acciones a ser tomadas en consecuencia, el registro de diferencias y novedades en el sistema de información, documentar la información respecto de las diferencias y novedades reportadas y reportar estas diferencias a Gerencia de Operaciones y auditoria.

6. Garantizar que en el proceso de registro de saldos, los fondos que deben ser cargados en la base de datos del banco se haga de forma adecuada, mediante una separación de funciones entre quien mantiene los saldos y quien realiza la fusión física de los fondos, verificación independientes de las boletas de depósito y las cantidades depositadas y la conciliación de los fondos de cada cuenta.

7. Realizar un adecuado registro y aprobación de las devoluciones de ordenes de servicio, dándoles el mismo tratamiento que los depósitos de efectivo.


8. Generar evidencia escrita diaria de la recepción de los fondos por parte del cliente. Asimismo, documentar el sistema de información con estos cargos de recepción.

9. Confirmar con los bancos y los clientes la conformidad del estado de saldos diarios de efectivo. Propiciar que las áreas de finanzas, operaciones y auditoria realicen una revisión de las mismas dejando constancia de la conformidad o de las observaciones encontradas.


Fondos de Efectivo en la Boveda

1. Mantener un registro adecuado de los fondos de efectivo de la bóveda.

2. Conciliar periodicamente el balance fisico contra el saldo en efectivo reportado a los clientes, manteniendo una copia legible de este proceso.

3. Conciliar diariamente los saldos de efectivo reportados en la bóveda respecto de los que maneja el cliente, con el objeto de dar solución inmediata a las diferencias reportadas. Un area independiente debe realizar una conciliación paralela para arribar al mismo resultado.

4. Mantener un registro escrito y firmado del balance de efectivo aprobado por el

cliente.

5. Asegurar que el area de auditoria o finanzas realice una conciliación periodica y una revision física documentada de los saldos de los clientes, de forma de asegurar que existen registros físicos de conformidad.


6. Identificar, documentar y reportar todas las diferencias y novedades de efectivo que se presenten, de forma de poder facilitar la investigación y documentación de las mismas en el sistema de información.

7. Identificar, controlar y reportar adecuadamente todas las diferencias y novedades sobre los saldos de efectivo encontradas y reportadas por los clientes, mediante una separación de funciones entre quien identifica la diferencia, supervise la ocurrencia y quien dispone las medidas correctivas de cobranza o devolución de los fondos. Asimismo, el registro de diferencias y novedades en el sistema de información, documentar la información respecto de las diferencias y novedades reportadas y reportar estas diferencias a las areas de seguridad y auditoria.

8. Todos los valores en bóveda deberán estar ordenados en las estanterias por denominación o/y las tulas/bolsas que contengan valores de igual manera en las estanterias correspondientes, BAJO NINGUN CONCEPTO EN EL PISO.


PROCESAMIENTO GENERAL :

1. Recibir los valores entulados o embolsados registrar , verificar y continuar con el

proceso pactado con el cliente. Si se reciben los valores por parte de Bóveda realizar igualmente la verificación como aplica para la tula .

2. Proceder con voz fuerte y clara para dejar registro del proceso en audio y vídeo de la siguiente manera: “Hoy (fecha del día), siendo las (Hora en que se inicia el proceso), inicio el proceso del (Nombre ó razón social y origen ó Código de origen) con destino Centro de efectivo ó cliente (Nombre ó razón social y destino ó código destino); para aquellos servicios diferentes a ingresos, deberá especificar el tipo de actividad a realizar, ejemplo: unificación de picos, verificación de valores entre otros.

3. Tomar la tula y el sello de seguridad, verificar que los números coincidan con los relacionado en el documento soporte. Enunciar la suma que dice contener (Indicar la suma relacionada en el documento) .

4. Enunciar “Procedo a revisar el estado de la tula / bolsa la cual se encuentra en estado (Indicar el estado de la tula)”. (Se debe revisar vulcanizado y costuras) .


5. Enunciar: “Procedo a revisar el estado del sello el cual se encuentra en (Indicar el

estado del sello) estado” .

6. Enunciar “Procedo a cortar el sello (Se debe cortar por uno de los extremos, evitando afectar la numeración)”. Tener en cuenta que el cuello de la tula debe estar en posición vertical frente a la cámara .

7. Levantar el sello y mostrar los números a la cámara. Poner el sello sobre el mesón .

8. Si la cremallera interna se encuentra abierta o con signos de violación. Se debe evidenciar el estado de ésta ante la cámara e informar el evento .

9. Abrir la cremallera y verificar si los valores se encuentran embolsados, en caso de no estar embolsados registrar ésta situación tanto en video como en audio y proceder a informar al supervisor.

10. Proceder a depositar los valores sobre el mesón anunciando de la siguiente manera: “Deposito el contenido de la tula sobre el mesón, procedo a voltear la tula” (Se debe voltear la tula completamente con el interior hacia afuera, bajo la cámara, evidenciando que no queda nada en su interior y que no presenta novedades; acto seguido se procede a dejar debajo del mesón


11. En caso de presentarse alguna novedad en la tula (signos de violación ó

adulteración) llamar al Supervisor.

12. Revisar que las bolsas estén bien cerradas y que no presenten signos de violación, anunciar el estado de las bolsas, si se presenta alguna novedad llamar al Supervisor

13. Organizar los valores por denominación .

14. Procesará el contenido teniendo en cuenta la cantidad de paquetes a embolsar y los picos: estampar el sello con la fecha del proceso, registrará la cantidad de fajos, registrará la cantidad de picos, estampar el sello con el nombre, empacar y sellar.

15. En caso de presentarse alguna novedad (faltante, sobrante, presunto falso, etc) se debe informar en voz alta. Sí proviene de algún fajo, tula o bolsa contramarcada leer los datos. Levantar el sello, mostrar a la cámara la numeración y ubicar el sello en la parte central del mesón, informar al Supervisor.

16. Toda novedad tendrá que ser registrada con los siguientes datos: Oficina ó punto, identidad del responsable (caja y/o cedula y/o nombre), tipo de novedad, descripción de la novedad.


17. Si se encuentran billetes presuntamente falsos estos deberán ser retirados; registrar

en una fajilla blanca el número de la planilla y entidad; colocar en una bolsa plástica transparente y anexar a la remesa con la fajilla original, teniendo en cuenta de no grapar ni escribir sobre el billete .

18. Una vez concluido el proceso, el supervisor deberá verificar que la cantidad de fajos en cada paquete, se encuentren bien sellados, que el valor total procesado coincida con el valor declarado, salvo que haya presentado novedad, la cual deberá estar debidamente soportada. Contará los picos de billetes, los cuales deben coincidir con los relacionados. Si es una entrega: Verificar que los valores preparados coincidan en monto y denominación, con los relacionados en la solicitud del servicio.

19. Una vez se haya verificado y confirmado por parte del Supervisor, proceder a depositar los valores al interior de la tula o bolsa previa muestra de los mismos ante la cámara. Una vez se haya cumplido éste paso, realizar el cierre de la cremallera, tomar un sello de seguridad ante la cámara anunciando su número en voz alta y realizar el cierre de la tula con éste, mostrar el número de la tula a la cámara y la boca de la tula debidamente cerrada.

20. Proceder en voz alta a leer el número del documento soporte, el cual registra el proceso realizado


21. Enunciar en voz alta de la siguiente forma: Procedo a depositar en la tula “ (Decir en

voz alta el No. de la tula en la cual se van a empacar los valores) los valores del (Cliente o Centro de Efectivo) así: (procede a empacarlos, acercando el fajo o pico a la cámara mostrando número de guia de remesa y denominación (si son despachos) y diciendo en voz alta el monto y la denominación”.

22. Para el caso de tula: “Cierro la cremallera interna de la tula, coloco el sello de seguridad número XX en la tula XX (Decir en voz alta el número de sello con el cual se va a sellar la tula, mostrar los números de la tula ante a la cámara y el cuello de la tula debidamente cerrada .

23. Llamar al Supervisor para hacer la entrega de los valores y soportes correspondientes y registrar la hora de finalización y confirmación del proceso .

24. Si el proceso pactado es CONTEO se deberán tener en cuenta los siguientes aspectos

a. Cuente y verifique si la cantidad de fajos coinciden con lo relacionado, si no está

acorde anúncielo en voz alta y llame al Supervisor.

b. Pase los fajos por la máquina. Si la máquina acusa novedad en dicho fajo,

proceder a pasarlo dos veces mas, si continua la novedad cuéntelos

manualmente; si ésta persiste llame a Supervisor

c. En caso de existir picos cuéntelos manualmente y confróntelos contra los

relacionados, si no está acorde anúncielo en voz alta y llame al Supervisor


25. El Supervisor será responsable del manejo de la caja de seguridad para guardar los “picos” de billetes y/o monedas, con el cual trabajará todos los días en el procesamiento de efectivo. Al final de la jornada de trabajo, ésta caja se ingresará en una tula y se colocará un sello de seguridad para posteriormente entregar la misma a la bóveda de tulas en tránsito. La entrega recepción se lo realizará en el libro de registro diario .

26. Al inicio de las operaciones del día, el Supervisor receptará de la bóveda de tulas en tránsito la caja de seguridad y con voz clara identificará el número de bolsa, el valor que dice contener, además acercará la tula a la cámara para identificar perfectamente el número y el sello de seguridad para su registro .

27. El Supervisor del Centro de Efectivo registrará en libro de novedades todo evento que afecte la actividad normal diaria del mismo.

28. Permanentemente todo valor en efectivo y tulas deberán estar dentro de las imagenes de respaldo de los sistemas de CCTV


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