(20090120)informe evaluación(yucatán)(previoenvio1)

CONSULTORÍA PARA EVALUAR, ORIENTAR E INFORMAR LOS AVANCES DEL PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN DEL REGISTRO PÚBLICO DE LA PROPIEDAD DEL ESTADO DE YUCATÁN

El presente documento tiene como propósito presentar los resultados de la evaluación que el CENTRO DE INFORMACIÓN REGISTRAL, CATASTRAL Y ECONÓMICA, A.C., realizó – COMO PRIMER EJERCICIO- respecto del avance en la instrumentación del Programa de Modernización del Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán, en el marco del contrato de prestación de servicios de consultoría que suscribieron la Consejería Jurídica del Poder Ejecutivo del Estado de Yucatán y CIRCE, cuyo objetivo es:

PRESTAR SERVICIOS DE ASESORÍA MENSUAL, DURANTE LOS MESES DE DICIEMBRE DE 2008, ENERO, FEBRERO Y MARZO DEL 2009, PARA EVALUAR, ORIENTAR E INFORMAR LOS AVANCES DEL PROGRAMA.

ENTREGABLES

1. Análisis de las Estrategias actuales del Registro para ejecutar el Proyecto de Modernización y propuestas de ajustes.

2. Revisión y propuesta de ajustes a los Entregables planteados por cada Componente, analizando su cobertura, profundidad y alcance.

3. Análisis y medición de los avances de cada Componente. Tarea por realizar cada 30 días.

4. Determinación de riesgos, propuestas de mejora e informes correspondientes.

5. Orientación programada durante el tiempo del Contrato, en las tendencias de las mejores prácticas de modernización.

En este sentido se encontrará a continuación el Índice de Contenido del Trabajo y el material correspondiente.

CENTRO DE INFORMACIÓN REGISTRAL, CATASTRAL Y ECONÓMICA, A.C. 1


ÍNDICE DE CONTENIDO

ENTREGABLES 1

ANTECEDENTES DEL PROYECTO 3

METODOLOGÍA DETERMINADA PARA LA CONSULTORÍA 3

MARCO DE REFERENCIA 3

REFLEXIONES SOBRE LAS FECHAS DE APLICACIÓN 4

REFLEXIONES SOBRE LAS CIFRAS DE AVANCE 5

COMPARACIÓN DE COMPONENTES RPP VERSUS EL PAÍS 6

NIVELES ALCANZADOS EN LA ÚLTIMA EVALUACIÓN 7

ANALISÍS, DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES POR COMPONENTE 8

MARCO JURÍDICO 8

PROCESOS REGISTRALES 19

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN 33

GESTIÓN DE LA CALIDAD 37

PROFESIONALIZACIÓN DE LA FUNCIÓN REGISTRAL 45

GESTION Y ACERVO DOCUMENTAL 52

POLÍTICAS INSTITUCIONALES 55

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD 56

CAPACIDAD DE EJECUCIÓN 61

RESULTADOS DEL ANÁLISIS DE LA CAPACIDAD DE EJECUCIÓN 62

SEGUIMIENTO DE ESTA CONSULTORIA 68

CONCLUSIONES DE ESTE INFORME Y PERSPECTIVAS 69

ANEXO 1 RECOMENDACIONES RESULTANTES DE LA MEDICIÓN DE LA CAPACIDAD DE EJECUCIÓN 72

Anexo 2 Acciones para seguimiento 72



ANTECEDENTES DEL PROYECTO

Son documentos base de este trabajo los siguientes:

Modelo Integral de los Registros Públicos Convenio entre la Federación y el Estado para la adhesión al Programa nacional Línea de Base y sus Mediciones Periódicas Programa Estatal de Modernización Acciones y ejecución del RPP en beneficio del Programa.

METODOLOGÍA DETERMINADA PARA LA CONSULTORÍA

La consultoría se desarrollará al tenor de las siguientes líneas rectoras:

Análisis y revisión de los documentos que el RPP ha elaborado al respecto. Reuniones con el personal del RPP, con los funcionarios de la Oficialía Mayor y con los proveedores

principales de los servicios. Emisión del primer informe. Opinión y sugerencias sobre los Proyectos específicos por Componente. Emisión de Informe final.

MARCO DE REFERENCIA

El mejor marco de referencia para plantear este trabajo, lo constituyen los objetivos que inspiran el Programa Nacional de Modernización de los Registros Públicos de la Propiedad de los Estados, las acciones llevadas a cabo en ejecución del mismo, el Programa Estatal de Modernización del Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán y los resultados obtenidos en la medición de Línea de Base.



Las autoridades del Estado de Yucatán, decidieron que su modernización se llevaría a cabo siguiendo los paradigmas que establece el Modelo y el RPP está cumpliendo estos acuerdos. Consecuentemente, la consultoría de evaluación y las recomendaciones correspondientes se enmarcan en este escenario.

Así las cosas, se recuerda que el RPP tiene la calificación de Línea de Base y los avances que se muestran en la gráfica siguiente, en la cual también se señala la dinámica en las fechas de aplicación de la metodología en comento, lo que nos parece sustantivo para el análisis:

Primera Línea de Base en el País

Línea de Base en Yucatán

Primera Medición Periódica en Yucatán

4 de julio del 2006 6 de diciembre 2007 10 de septiembre del 2008

REFLEXIONES SOBRE LAS FECHAS DE APLICACIÓN

El RPP del Estado de Yucatán, aceptó la aplicación de la Metodología de Línea de Base 17 meses después del inicio del Programa nacional (inadecuado)

Aceptó ser avaluado mediante la Primera Medición Periódica 9 meses después de la aplicación de la Línea de Base, rebasando el convenio establecido de 6 meses (inadecuado)

Lo anterior apunta a la falta de interés, en fechas pasadas, por adherirse al Programa nacional, a la evidente problemática que se ocasionó por la falta de comparación con un marco de referencia y al hecho de no haber logrado recursos adicionales. AFORTUNADAMENTE ESTO QUEDÓ SUPERADO EN LA PRESENTE ADMINISTRACIÓN.



REFLEXIONES SOBRE LAS CIFRAS DE AVANCE

El Registro inició con una cifra de acercamiento al Modelo Integral de 64.34%, lo que lo ubicó en el nivel de Suficiente

17 meses después logró acercarse al 71.77%

La aplicación de la Línea de Base evidenció que pese a que el Registro estaba prácticamente fuera del Programa nacional, había realizado avances que se han empezado a consolidar al formalizar y hacer realidad su incorporación.

COMPARACIÓN DE COMPONENTES RPP VERSUS EL PAÍS


64.3

4%

51.1

6%

90.2

4%

15.2

5%

71.7

7%

0.00%

10.00%

20.00%

30.00%

40.00%

50.00%

60.00%

70.00%

80.00%

90.00%

100.00%

YUCATÁN PROMEDIO NACIONAL REGISTRO MAS ALTO REGISTRO MAS BAJO


Los niveles de cada uno de los Componentes y su comparación con los mejores niveles logrados en los Registros del País son los que se señalan en la tabla que se incorpora a continuación, la cual tiene el propósito de dar una referencia al Registro de lo que le falta por hacer:

Componente

Visión Integral del Programa

Estatal de Modernizació

n

Marco Jurídico

Procesos Registrales

Tecnologías de la

Información

Gestión de Calidad

Profesionali zación de la

Función Registral

Políticas Institucionales

Gestión y Acervo

Documental

Participación y Vinculación

con otros Sectores

Indicadores de

Desempeño

YUCATÁN 92.15% 62.77% 77.11% 86.60% 59.70% 36.18% 69.07% 90.29% 62.38% 87.38%Promedio 72.36% 59.85% 57.85% 51.49% 42.97% 36.19% 52.26% 44.24% 33.83% 45.16%Mas alto 100.00% 95.62% 98.67% 90.00% 100.00% 87.22% 97.37% 100.00% 87.25% 95.75%Mas bajo 2.54% 30.89% 9.63% 0.00% 0.00% 4.76% 10.15% 0.00% 0.00% 0.00%

Fortalezas 7.85% 3.40% **9.71% 24.88% 8.38%Debilidades 32.85% 21.56% 40.30% 51.04% 28.30%

La tabla anterior tiene el propósito de provocar la reflexión resultante del análisis de la actuación del Registro, versus los niveles nacionales: Máximo, Promedio y Bajo. Se desprende por ello cuáles son los Componentes en los que el Registro Público de Yucatán tiene Fortalezas y en cuáles Debilidades, para cuya determinación se ha considerado que tener menos de10 puntos porcentuales respecto del primer nivel serán Fortalezas y más de los mismos 10 puntos porcentuales, serán calificados como Debilidades.

** Caso especial es el Acervo Documental que se comentará en su apartado



NIVELES ALCANZADOS EN LA ÚLTIMA EVALUACIÓN

Los niveles y las reflexiones responden a los últimos valores obtenidos en la evaluación

COMPONENTE LÍNEA DE

BASE

PRIMERA MEDICIÓN PERIÓDICA

INCREMENTO BRECHA

Visión Integral del Programa Estatal de Modernización

81.69% 92.15% 10.46% 7.85%

Marco Jurídico 62.78% 62.78% 0.00% 37.22%Procesos Registrales 67.05% 77.12% 10.07% 22.88%Tecnologías de la Información

79.80% 86.60% 6.80% 13.40%

Gestión de Calidad 53.10% 59.70% 6.60% 40.30%Profesionalización de la Función Registral

17.33% 36.19% 18.86% 63.81%

Políticas Institucionales 69.08% 69.08% 0.00% 30.92%Gestión y Acervo Documental

75.71% 90.29% 14.58% 9.71%

Participación y Vinculación con otros Sectores

62.38% 62.38% 0.00% 37.62%

Indicadores de Desempeño 83.25% 87.38% 4.13% 12.62%

Agrupación de los Indicadores por Cumplimiento


NO CUMPLEN 51BÁSICO 16MEDIO 29CUMPLEN 139


ANALISÍS, DIAGNÓSTICO Y RECOMENDACIONES POR COMPONENTE

Así las cosas y considerando los anteriores antecedentes, el Centro de Información Registral, Catastral y Económica, A.C., plantea las recomendaciones que se muestran a consideración, tomando como base:

Los postulados del Modelo Las aplicaciones de Línea de Base y sus Mediciones Periódicas El Programa Estatal de Modernización del Estado de Yucatán Lo observado en la primer visita acordada para esta consultoría.

MARCO JURÍDICO

I. Antecedentes

1. Las recomendaciones resultantes de la aplicación de la Línea de Base que se formularon al Registro Público de la Propiedad, se transcriben a continuación:

Código de la Administración Pública de Yucatán

o En virtud de que en este ordenamiento existe la facultad de crear organismos descentralizados de la Administración Pública Estatal mediante Ley o Decreto del Congreso Estatal o mediante Decreto del Ejecutivo Estatal, se recomienda preparar una Iniciativa de Ley o proyecto de Decreto en cuya virtud se transforme el Registro Público de la Propiedad en un organismo descentralizado de la administración pública estatal, con funciones de autoridad, personalidad jurídica y patrimonio propios.

o En otro orden de ideas, en este Código encontramos, por una parte, el fundamento legal para que cuando el Registro se transforme en organismo descentralizado sujete sus programas y



presupuestos a las directrices que fije el Ejecutivo del Estado y a la vigilancia del órgano estatal de control, y por la otra, el argumento para demostrar que los recursos que genere estarán destinados a lo que marque su presupuesto y vigilados por el órgano de control.

Preparar reformas al Título del Código Civil relativo al Registro, en cuya virtud se establezcan:

o Los Principios Registrales de Publicidad; Inscripción; Especialidad o determinación; Consentimiento; Tracto Sucesivo; Rogación; Prioridad o prelación; Legalidad y Calificación Registral; Legitimación y Fe Pública Registral.

o La Certificación Registral, sus modalidades, contenido y la forma y términos para su expedición.

o Un sistema de medios de impugnación de las resoluciones del Registro.

o El sistema registral de folio real electrónico.

o La utilización de formas precodificadas como base del sistema informático. Las Formas precodificadas son elementos fundamentales en donde se definen las reglas registrales para cada campo o dato, sus criterios de interpretación, de validación, de captura y en general los distintos criterios necesarios para capturar, comprender y gestionar cada dato. Este trabajo debe estar perfectamente coordinado con el área de tecnología.

o Las bases generales conforme a las cuales se deba extraer y capturar información para integrar un folio real electrónico.

o Un sistema para la preservación, guarda, custodia y seguridad del acervo registral, tanto histórico como vigente.

o Las bases para digitalizar los instrumentos inscritos en el Registro.



o Independientemente de que otros ordenamientos jurídicos, como la Ley de Responsabilidades de los Servidores Públicos del Estado resulten aplicables a los Registradores y demás funcionarios y empleados del Registro, se recomienda preparar una iniciativa de Ley en cuya virtud se adicione la legislación sustantiva del Registro Público de la Propiedad vigente, con uno o varios artículos que expresamente establezcan las responsabilidades administrativas, civiles y penales de los servidores públicos del Registro.

o La profesionalización de la función registral.

o Los requisitos académicos y de aptitudes que deben satisfacer los registradores y demás funcionarios y empleados del Registro.

o Que en el desempeño de sus funciones los registradores y demás funcionarios y empleados del Registro deben actuar con apego a las disposiciones del Código Civil o en su caso de la Ley del Registro Público de la Propiedad, del Reglamento, del Reglamento Interior, de los Manuales de Organización y de Procedimientos que expida la autoridad competente, de los Manuales del Sistema Informático del propio Registro y de las demás disposiciones legislativas, reglamentarias y administrativas aplicables.

Preparar un proyecto de reformas y/o adiciones al Reglamento del Registro Público de la Propiedad, en el cual se establezcan:

o Los Principios Registrales de Publicidad; Inscripción; Especialidad o determinación; Consentimiento; Tracto Sucesivo; Rogación; Prioridad o prelación; Legalidad y Calificación Registral; Legitimación y Fe Pública Registral.

o La naturaleza, alcances y efectos de los Derechos inscritos.



o La utilización de formas precodificadas como base del sistema informático.

o Las bases generales conforme a las cuales se deba extraer y capturar información para integrar un folio real electrónico.

o Un sistema para la preservación, guarda, custodia y seguridad del acervo registral, tanto histórico como vigente.

o Las bases para digitalizar los instrumentos inscritos en el Registro.

o La profesionalización de la función registral.

Ley Estatal de Procedimiento Administrativo

o Es necesario preparar una iniciativa de reformas y adiciones a la Ley Estatal del Procedimiento Administrativo, en cuya virtud se exceptúe de su aplicación a los actos y resoluciones del procedimiento registral.

Ley Estatal de Catastro

o Es necesario preparar una iniciativa de reformas y adiciones a la Ley Estatal de Catastro, en cuya virtud se establezca la obligación a cargo de la dependencia estatal competente en materia catastral de coordinarse con el Registro.

o Es necesario preparar una iniciativa de reformas y adiciones a la Ley Estatal de Catastro, en cuya virtud se establezca la posibilidad de que los Catastros Municipales se coordinen con el Registro.

Ley Estatal de Desarrollo Urbano



o Es necesario preparar una iniciativa de reformas y adiciones a la Ley Estatal de Desarrollo Urbano, en cuya virtud se establezca que las afectaciones resultantes de los planes estatales de Desarrollo Urbano se reflejen tanto en los folios de los predios afectados como en la información que se expida sobre dichos predios.

Manual de Organización

o Es necesario expedir el Manual de Organización del Registro Público de la Propiedad, en el cual se señalen cada una de las áreas que lo integran así como las atribuciones, funciones y facultades que tienen asignadas y sus adscripciones.

o Es necesario que el Manual de Organización se actualice permanentemente.

Manual de Procedimientos

o Las actualizaciones en los Manuales debe ser actividad permanente y a cargo de una instancia profesional, experta tanto en el tema sustantivo como en la técnica de organización y métodos.

Manuales del sistema Informático

o Deben existir Manuales del Sistema Informático integrados al Sistema y actualizarse permanentemente.

2. En el Programa de Modernización del Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán y concretamente en el Subprograma correspondiente a la Adecuación del Marco Jurídico, se contempló lo siguiente:

“Resulta sumamente importante para el Estado de Yucatán contar con un Registro Público de la Propiedad vanguardista, cuyos objetivos primarios sean:



Fortalecer el principio de publicidad y legalidad de los asientos registrales.

Otorgarle plena certeza jurídica a los asientos registrales para sus efectos frente a terceros.

Brindar un marco jurídico acorde a los tiempos, garantizando condiciones de certeza y seguridad jurídica para el sector inmobiliario y financiero del Estado, propiciando mayor inversión nacional y extranjera en Yucatán.

Determinar la participación que debe desempeñar el Registro Público en materia económica para el desarrollo del Estado.

Contribuir al desarrollo económico del Estado, aportando una visión Integral de lo que se requiere para el sector inmobiliario y financiero.

Actualizar los manuales de operación del Registro Público de la Propiedad para adecuarlos al entorno dinámico y demandante en el que se encuentra actualmente.

Brindar servicios remotos a los habitantes del Estado que vivan fuera de la Ciudad de Mérida.

De conformidad con lo anterior y en concordancia a los planes de la presente administración gubernamental, se ve con buenos ojos el hecho de que el Registro Público de la Propiedad y del Comercio del Estado de Yucatán, el cual, actualmente se encuentra dentro de la Consejería Jurídica, se transforme en un organismo descentralizado de la administración pública estatal, con funciones de autoridad, personalidad jurídica y patrimonio propios y así estar acorde a lo que establece el modelo nacional.

Para llevar a cabo este paso de lograr la descentralización del Registro Público de la Propiedad, es necesario primeramente, terminar el proyecto de modernización de esta Dirección, para así poder dar el siguiente paso administrativo de emitir a través de una Ley o Decreto del Congreso Estatal o bien mediante una iniciativa o Decreto del Poder Ejecutivo Estatal, y que en este momento se tenga una dependencia totalmente en orden y con autosuficiencia presupuestal para su existencia futura, con órganos de control y



vigilancia perfectamente definidos, organización vanguardista y dentro de un marco normativo perfectamente definido y acorde a todas las funciones que realice como organismo público.

Cabe señalar que para lograr lo anterior, actualmente la Consejería Jurídica instaló el Consejo Consultivo para la actualización del Orden Jurídico Estatal, el cual se encargará de modernizar y concatenar todos los ordenamientos legales que tengan relación con la función registral.

Sin embargo, en el ámbito de las posibilidades de acción para la modernización del Registro Público de la Propiedad, se considera que al menos en lo que respecta al procedimiento de descentralización, no resulta viable instrumentarlo actualmente, al menos durante el período 2008 – 2009, en virtud de lo relacionado anteriormente.

El Consejo Consultivo es un espacio ciudadano plural, incluyente y representativo de la sociedad civil, cuyo objetivo será promover la revisión y análisis de los temas que, por su marcada relevancia social, deben ser incluidos en el programa de actualización de la normatividad estatal.

La tabla siguiente muestra el orden propuesto de análisis y actualización al marco normativo relacionado con la actividad registral, indicando la norma principal que se actualizará y las normas relacionadas que tendrán que modificarse en base a las actualizaciones de la principal.

CRONOLOGÍA NORMATIVIDAD MARCO LEGAL RELACIONADO1 Ley del Notariado Código Civil

Código de Procedimientos Civiles Ley Orgánica del Orden Judicial Reglamento Del Registro Público

de la Propiedad Reglamento del Archivo Notarial

2 Ley de Firma Electrónica y documentos digitales

Código Civil Código de Procedimientos Civiles



CRONOLOGÍA NORMATIVIDAD MARCO LEGAL RELACIONADO3 Ley de Catastro Código Civil

Código de Procedimientos Civiles

Los proyectos de las leyes antes relacionadas, se trabajan para su análisis y discusión en el Comité de Seguridad Jurídica Patrimonial que forma parte del Consejo Consultivo, el cual sesionará cada ordenamiento jurídico, una vez por semana durante dos horas por un periodo de un mes cada una. Una vez aprobado los proyectos antes relacionados se procederá a trabajar sobre las reformas de los demás ordenamientos, aclarando que no pueden hacerse de manera simultánea con las demás, ya que los proyectos deben estar concluidos para poder identificar como afectan a las demás disposiciones, los ordenamientos que tendrán esta condición son los siguientes: Código Civil, Código de Procedimientos Civiles, y Ley Orgánica del Poder Judicial; para estos casos se adicionarán las recomendaciones de Línea de Base a las reformas propuestas.”

3. En su Octava Sesión de Trabajo celebrada el 28 de julio de 2008, el Comité de Evaluación del Programa para la Modernización de los Registros Públicos de la Propiedad de los Estados, emitió el siguiente acuerdo:

“ACUERDO NÚMERO ST8-08/CEPMRPP/2: Se aprueba la solicitud presentada por el Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán, en los siguientes términos:

Los integrantes del Comité dictaminaron la solicitud, determinando asignar al Gobierno del Estado de Yucatán, durante el ejercicio fiscal 2008, la cantidad de $10’265,487.44 (Diez millones doscientos sesenta y cinco mil cuatrocientos ochenta y siete pesos 44/100 M.N.), que deberán ser destinados a las acciones a que se refiere el documento que se agrega a esta Acta como Anexo número 11.

La mencionada cantidad será entregada al Gobierno del Estado de Yucatán como sigue: una primera ministración por la cantidad de $5’132,743.72 (Cinco millones ciento treinta y dos mil setecientos cuarenta y tres pesos 72/100 M.N.) y las restantes se determinarán en función del grado de avance del Proyecto presentado en los Informes correspondientes conforme a los Lineamientos.



En contrapartida, el Gobierno del Estado de Yucatán deberá aportar, durante el ejercicio fiscal de 2008, la cantidad de $10’265,487.44 (Diez millones doscientos sesenta y cinco mil cuatrocientos ochenta y siete pesos 44/100 M.N.), que destinará del Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de las Entidades Federativas, conforme a lo dispuesto por el artículo 47, fracción IV, de la Ley de Coordinación Fiscal, o en su caso, de otros recursos propios de su Presupuesto de Egresos.

El Gobierno del Estado de Yucatán deberá comprometerse a cumplir con todas las obligaciones a su cargo establecidas en los Lineamientos para la Aplicación de recursos del Programa para la Modernización de los Registros Públicos de la Propiedad de los Estados, para el ejercicio fiscal de 2008. Adicionalmente:

Deberá suscribir el Convenio de Coordinación para el otorgamiento de recursos federales.

Deberá programar conjuntamente con la Sociedad Hipotecaria Federal, S.N.C., la aplicación de la medición periódica que corresponda, durante el mes de agosto del presente año.

Deberá observar la normatividad federal que resulte aplicable a las adquisiciones o servicios que sean financiados total o parcialmente con recursos federales.

Para cualquier cambio que pretenda efectuarse a las acciones o a los montos de los recursos contemplados en el Anexo 11 de esta Acta, deberá solicitarse la autorización previa de este Comité.

Se sugiere se analice la posibilidad de expedir una Ley del Registro Público de la Propiedad que contemple los planteamientos del Modelo Integral de Registro Público.

Se sugiere se analice la posibilidad de llevar a cabo las acciones conducentes a transformar el Registro en organismo descentralizado de la administración pública estatal, en forma paralela al desarrollo del mencionado Proyecto.



Este acuerdo será comunicado al Director General de Administración y de Finanzas de la Consejería Jurídica del Ejecutivo Federal, para los efectos señalados en la fracción III) del numeral 10.1 de los Lineamientos para la Aplicación de recursos del Programa para la Modernización de los Registros Públicos de la Propiedad de los Estados, para el ejercicio fiscal de 2008, y para que el propio funcionario ordene la transferencia de los recursos a que se refiere este acuerdo.

Este acuerdo será comunicado a la Señora Gobernadora del Estado de Yucatán, por los integrantes del Comité de Evaluación.”

4. En el apartado relativo al Componente Marco Jurídico del Informe de la aplicación de la Primera Medición Periódica al Registro Público de la Propiedad del Estado, se señaló lo siguiente:

“Este componente no muestra cambio alguno en relación al nivel alcanzado en la Línea de Base. Por ello, se insiste en la necesidad de dar cumplimiento a las recomendaciones que se les formularon en esa oportunidad, en el sentido de llevar a cabo reformas a los ordenamientos que conforman el marco jurídico registral.”

II. Situación actual

1. Según información proporcionada por personal del Registro, se están preparando los siguientes proyectos:

Ley de documentos digitales y firma electrónica. Ya se aprobó en el Comité de Seguridad Patrimonial y en el Consejo Consultivo para la actualización del Orden Jurídico Estatal. Se encuentra en el Congreso del Estado.

Ley de Catastro. El 7 de enero se dictaminaría en el seno del Comité de Seguridad Patrimonial para seguir su camino (Consejo y Consejería Jurídica).



Ley del Notariado. En el seno del Consejo Consultivo se formaron Comités de trabajo y en el Comité de Seguridad Patrimonial ya se aprobó este proyecto, encontrándose en análisis final en el Consejo Consultivo. Su orientación general, es:

- Considerar al notariado como un auxiliar en el ejercicio de otros poderes, como el judicial en materia no contenciosa, por ejemplo.

- Examen de oposición.- Protocolo abierto.- La posibilidad de los documentos electrónicos.- Existen sanciones más severas para los notarios.- Se tipifica como delito en materia notarial el que se anuncie como notario sin tener la habilitación.

Ley del Registro Público. Empezaría a trabajarse el 7 de enero en el Comité; se calcula estará lista en tres o cuatro meses. Las líneas fundamentales de la Ley, serían:

- Estaría apegada al Modelo de Ley tipo elaborada en el seno del Comité de Evaluación.- Sería reglamentada en el ordenamiento correspondiente.- Están analizando qué hacer con el capítulo del Código Civil en relación a la Ley del RPP.- En cuanto a la descentralización del RPP lo miran como un compromiso establecido en el convenio

con la federación, aunque como se señaló en el PEM, esta posibilidad se podría dar hasta el año 2010.

III. Recomendaciones

Primera.- Lograr que el Congreso del Estado apruebe la Ley de Documentos Digitales y Firma Electrónica

Segunda.- Concluir y presentar al Congreso la Iniciativa de Ley de Catastro.

Tercera.- Concluir y presentar al Congreso la Iniciativa de Ley del Notariado.



Cuarta.- Concluir y presentar al Congreso la Iniciativa de Ley del Registro Público de la Propiedad.

Quinta.- Concluir y someter a consideración de la Gobernadora, el Proyecto de Reglamento del Registro Público de la Propiedad.

Evidentemente, los mencionados instrumentos jurídicos deben estar alineados al Modelo Integral de Registros Públicos y a las Recomendaciones resultantes de la aplicación de la Línea de Base y sus Mediciones Periódicas.

PROCESOS REGISTRALES

El Modelo Integral de Registros Públicos, plantea que estos deben alinearse a la Misión y Visión del RPPyC, al Cumplimiento de los Principios Registrales; a dar satisfacción de los criterios de Modernidad; garantizar la eficiencia en la operación con enfoque a la obtención de resultados; estar siempre en búsqueda de la mejora continua con medición de resultados en base a objetivos y en apego a estándares nacionales e internacionales.

En el Plan Estatal de Modernización del RPPyC del Estado de Yucatán se determina para este Componente que la revisión y documentación de los procesos es una tarea fundamental para lograr una operación eficiente y de calidad; se menciona que en la Implantación del Sistema de Gestión de Calidad, se llevará a cabo el análisis de los procesos con que opera el Registro Público, mediante el cual se identificarán aquellos procesos que son críticos y los que son de apoyo para la actividad registral y que deberán documentarse para alcanzar la estandarización de la aplicación así como el establecimiento de los indicadores correspondientes, requisito a cumplir para la Certificación de Calidad..

Las acciones fundamentales que se plantean para este Componente son las siguientes:



1. Análisis de los Procesos con los que opera el Registro Público.

2. Identificación de Procesos Críticos

3. Identificación de los Procesos de apoyo a la Actividad Registral

4. Documentación de Procesos

5. Estandarización de su aplicación

6. Establecimiento de Indicadores

Conviene asentar que la valoración de los Componentes que Integran el Modelo, Las Estrategias del Plan Estatal de Desarrollo 2007-2012, así como las recomendaciones resultantes de la aplicación de la metodología de Línea de base se tomaron como la base de elaboración del PEM, para la apreciación del horizonte a ser conseguido con su ejecución.

Sobre el particular, es importante considerar que en Primera Medición Periódica, se refleja un incremento del 10.07 para los Procesos Registrales, por lo que se recomienda efectuar la revisión de las recomendaciones derivadas de esta medición, a fin de proceder a la actualización de las estrategias de acción que se consideren necesarias.

En este orden, la Instrumentación del Proyecto, considera que los planteamientos establecidos en los apartados de ESTRATEGIA DE DESARROLLO y las ACCIONES A REALIZAR, que se derivan de estas estrategias, darán cabal cumplimiento a todas las recomendaciones expuestas por la medición de Línea de Base.

ANALISIS Y RECOMENDACIONES:



Las acciones fundamentales planteadas para la ejecución del Subprograma Procesos Registrales, se derivan de las etapas básicas de que consta la ejecución de un Proyecto Integral de Reingeniería de Procesos, por lo que se recomienda la redefinición de esta Visión en apego a los Planteamientos del Modelo a fin de quedar como sigue:

ETAPA 1:

- Identificación de los Procesos Críticos de la Operación Registral, así como de los de apoyo a la operación sustantiva del Registro, los cuales deberán ser:

Procesos Críticos:

a. Inscripcionesb. Certificacionesc. Gestión del Acervod. Consulta

Procesos de Apoyo a la Operación Registral:

a. Proceso de Administraciónb. Proceso de Tecnologíasc. Procesos de Apoyo Jurídicod. Procesos de Gestión de la Calidad.

ETAPA 2:

- Validación de Procesos:

a. Validación de objetivos, alcance y enfoqueb. Documentación, descripción y mapeo de los Procesos



ETAPA 3:

- Rediseño de los Procesos:

a. Definición de Visión y Misión de los Procesosb. Definición de Grupos de Interés e Identificación de Indicadoresc. Medición inicial de Indicadores del Desempeñod. Análisis detallado de los problemas, causas raíz y alternativas de solucióne. Identificación y arranque de mejoras inmediatasf. Rediseño de Procesosg. Elaboración del Plan de Implementación

ETAPA 4:

- Implementación de Procesos y Mejora Sostenida:

a. Capacitación al Personal en la nueva forma de operarb. Implementación y arranque a partir de una fecha 0c. Desarrollo de Procesos de Mejora Sostenida e Implementación

Por corresponder a este Proyecto, se hace particular énfasis que debe ser incluido dentro de las acciones de las acciones de la Reingeniería de Procesos, el Proceso de Verificación de Folios, ya que es parte integrante del Proceso de Inscripciones, así como de Certificaciones, por lo que se le debe someter a un estudio específico que lo haga más eficiente debido a que su ejecución tiene impacto en los tiempos de resolución de los trámites registrales.



OBJETIVO:

“Generar la documentación preparatoria para el análisis de los Procesos con que opera el RPPyC, identificando aquellos que son críticos para la actividad registral para alcanzar la estandarización y cumplir con la condiciones para lograr la Certificación de Calidad.”

CONSIDERACIONES PARTICULARES:

1.1. Del análisis de este Objetivo, se destaca su enfoque a las acciones respectivas descritas ya en párrafos anteriores, por lo que se recomienda la extensión de la Visión del enfoque a fin de incorporar los elementos metodológicos que permitan la integración de un objetivo más incluyente de todo el Proyecto, por lo que se recomienda incorporar el siguiente:

“Efectuar el Proyecto de Reingeniería de Procesos en el RPPyC, del Estado de Yucatán que permita la mejora sustancial de los Procesos Críticos de la Operación Registral que desarrolla el Registro, mediante su Rediseño Integral y la Mejora Sostenida, debidamente alineado a los planteamientos del Modelo integral de Registros Públicos, y estar en posibilidad de otorgar un servicio registral, eficaz, eficiente con seguridad y certeza jurídicas en beneficio de los ciudadanos del Estado de Yucatán.”

ESTRATEGIA DE DESARROLLO

La estrategia que determina el PEM para la ejecución de este Proyecto es la Siguiente:



Estructurar el programa de capacitación para la documentación y mapeo de Procesos Realizar el análisis, documentación y mapeo de Procesos Contar con la asesoría especializada en la conformación del Manual de Procesos, que cumpla

con los requisitos que marcan las normas de calidad.


Derivado del apoyo técnico y metodológico que efectuará la Oficialía Mayor a Través de la Dirección de Tecnología así como de la Integración de un Comité para que asuma la dirección, control, seguimiento y supervisión del Proyecto, es conveniente establecer las siguientes recomendaciones:

1. Es importante dotar a este Comité de un marco de funciones, que le permita realizar la dirección y ejecución del PEM.

2. Atender su estructuración, y formalizar las sesiones de seguimiento para la ejecución del PEM.

3. Este Comité Director, deberá constituirse y entrar en funcionamiento a la mayor brevedad.

4. Es conveniente la instrumentación inmediata de los procesos respectivos de recepción aceptación de los Entregables que se generen por el desarrollo de los trabajos de la Reingeniería de Procesos.

5. Se deberá considerar la contratación de una empresa especializada en Reingeniería de Procesos, con conocimiento de Registros Públicos, y con capacidad de alinear la metodología recomendada con el Sistema de Información Registral de la Institución y con el Modelo Integral de Registros Públicos.



6. Derivado del apoyo Técnico y Metodológico que proporcionará al Registro la Oficialía Mayor a través de la Dirección de Tecnología y Sistemas, es importante que este se apegue a la ejecución del Proyecto de Reingeniería, considerando las etapas recomendadas, asimismo deberá integrar de inmediato un Programa de Capacitación específico Reingeniería de Procesos al personal participante, a fin de asegurar el éxito del Proyecto.

7. La Consultoría contratada para la integración del Manual de Procedimientos debe ser enfocada adecuadamente desde la integración de los Términos de Referencia, a la realización de las siguientes acciones:

- Lograr el involucramiento del personal participante, con los encargados del área de Sistemas, a fin de dar cumplimiento a las demandas de funcionalidad que requieran los Procesos Rediseñados del Sistema Registral.

- Efectuar la Integración del Manual de Procedimientos considerando como mínimo los siguientes elementos:

1. IDENTIFICACIÓN:

1.1. Logotipo del Registro1.2. Nombre Oficial1.3. Lugar y fecha de elaboración1.4. Numero de Revisión (para el caso de que este documento sea producto de una

actualización)1.5. Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización

2. INDICE O CONTENIDO:



2.1. Inventario de Procesos2.1.1. Proceso Integral de Inscripciones2.1.2. Proceso Integral de Certificaciones2.1.3. Proceso Integral de Gestión del Acervo2.1.4. Proceso Integral de Consulta2.1.5. Proceso de Administración2.1.6. Proceso de Tecnologías2.1.7. Proceso de Apoyo Jurídico2.1.8. Procesos de Gestión de la Calidad

2.2. Descripción de los Procesos y Diagrama de Flujo para cada uno de ellos.

3. PROLOGO Y/O INTRODUCCIÓN:

Exposición muy breve sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación e importancia de su revisión y actualización con un mensaje de la Dirección General del RPPyC, a las áreas que conforman el Registro.

4. OBJETIVOS DE LOS PROCEDIMIENTOS:

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos considerando las preguntas fundamentales del ¿Qué hacemos?, ¿Cómo lo hacemos?, y ¿Para Qué lo hacemos? En cada uno de los Procesos del Manual.

5. POLITICAS O NORMAS DE OPERACIÓN:

En este apartado se recomienda incorporar los criterios o lineamientos generales de actuación que se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de la responsabilidad de las



distintas unidades administrativas de Registro en cuanto a la realización de las actividades integrales del cada uno de los Procesos.

Se recomienda adicionar todas las normas de operación que determinan las situaciones alterativas que pudiesen presentarse en la ejecución diaria de la operación del registro y que incidan directamente en la ejecución del servicio registral.

A manera de ejemplo se presentan los siguientes lineamientos:

- En el otorgamiento del Servicio Registral de su competencia, fuera de las áreas de atención directa al público, el personal encargado de la realización de los trámites registrales no deberá tener contacto directo bajo ninguna circunstancia con el público usuario.

- El público solicitante solamente podrá ser informado de la situación de los trámites de su particular interés, mediante los siguientes medios:

Internet a través del Portal del RPPyC (para el caso de que exista) Oficialía de Partes Estrados o Boletín de Información (en caso de que exista).

- Las Claves de acceso al Sistema Registral, son exclusivamente para uso personal en la operación cotidiana de su responsabilidad, por tanto queda estrictamente prohibido a los usuarios internos del Sistema proporcionar su clave de acceso al Sistema Registral a algún compañero de trabajo.

ETC.



6. ANEXOS:

6.1. Catalogo de Formatos6.2. Glosario de Términos

8. Integrado el Manual de Procedimientos, se recomienda proceder a la Instrumentación de los Indicadores para la medición del desempeño los cuales deberá buscarse que sean emitidos por medio del Sistema de Información del Registro, recomendando adicionalmente que sean integrados en un manual especifico que deberá contener los métodos y mecanismos para su emisión por medio del Sistema de Información, o en su caso de manera manual si fuere necesario.

En este contexto se recomienda la instrumentación de Indicadores que midan:

- Productividad :I = Tramites Realizados / Horas hombre requeridas

- Calidad

C = Tramites Realizados / numero de errores cometidos

- Eficiencia

Situación del Tramite

Tiempo promedio de Respuesta

Días hábiles que toma un documento desde su ingreso hasta su resolución, como trámite agotado, salida sin registro o ingreso erróneo.



Rezagos. El objetivo de este indicador es saber el rezago existente y en caso de haberlo, las causas que lo motivaron

- Eficacia

Desarrollo/mejora de la capacidad de realización de trámites (bienes inmuebles, muebles, comercio, y de personas morales)

Desarrollo/mejora del desempeño laboral del personal adscrito

- Efectividad Numero de tramites ingresados por Día / Numero de Tramites Atendidos (%, de tramites

registrados, rechazados, y suspendidos)

- Oportunidad Ampliación de los Servicios del RPP/Potencialidad de aceptación de la Población Objetivo

Se insiste en que el Documento de Indicadores debe ser parte del Sistema, asimismo se sugiere que se atiendan las recomendaciones expuestas en los párrafos que anteceden.

ENTREGABLES

Los Entregables que se establecen en el PEM para este Componente son los siguientes:

1. Taller de capacitación para la documentación de los Procesos.2. Manual de Procesos.3. Catalogo de formas precodificadas.



4. Versión actualizada del Sistema RPP, apegado a procesos certificables y con integración al Sistema de Ingresos.

CONSIDERACIONES PARTICULARES SOBRE LOS ENTREGABLES:

1. Taller de Capacitación para la documentación de los Procesos:

En referencia a los párrafos que anteceden, se recomienda que este entregable se ajuste, debido a que la impartición de un Taller, es muy elemental y no reúne las condiciones académicas adecuadas que permitan al personal participante, la obtención del conocimiento necesario y objetivo de lo que implica su participación en el ámbito de la Reingeniería de Procesos, por lo que en consecuencia se recomienda que el Entregable quede de la siguiente manera:

1. Programa de Capacitación en Reingeniería de Procesos:

En consecuencia se recomienda que el Programa de Capacitación incorpore de manera enunciativa más no limitativa el siguiente contenido Temático:

- Introducción a la Reingeniería.- Reingeniería y Mejora Continua.- El equipo de trabajo en el Proyecto de Reingeniería del RPPyC del Estado de Yucatán.- Conceptualización de Procesos Críticos- Metodología para el levantamiento de Información- Visión de los Procesos- Diagnóstico de Procesos en el RPPyC- Introducción a la Descripción de los Procesos y su Diagramación.- Rediseño de Procesos (REINGENIERIA)- Elementos de los Manuales de Procesos y método de Integración (MANUAL DE PROCESOS)- Impacto en la operación de la Institución



- Capacitación en la nueva forma de operación y periodo de prueba

2. Manual de Procesos:

Sobre este Entregable se recomienda el apego a lo expuesto en los párrafos que anteceden para su debida integración:

3. Catalogo de Formas Precodificadas:

La generación de este Entregable, implica por sí solo la integración de un equipo especializado que se avoque a su determinación y diseño, por lo que es más conveniente su reubicación dentro del Componente Marco Jurídico, debido a que su realización demanda la incorporación de personal especializado en la materia registral a fin de que determine todos los campos de carácter jurídico que deben ser considerados para cada uno de los actos registrales que realiza la Institución.

En este contexto, se recomienda que el equipo de trabajo quede de la siguiente manera:

- 4 Registradores con amplia experiencia en materia registral.- Los responsables directos del área de Sistemas (dirección, subdirección, etc.)- 1 experto en programación y desarrollo de sistemas.

Las acciones a desarrollar por este equipo son las siguientes:

1. Integración del listado de todos y cada uno de los actos registrales que se tramitan en el RPPyC.

2. Generación de las “Fichas Técnicas” para todos y cada uno de ellos de manera conjunta con el área de Sistemas.



3. Presentación y formalización de su entrega oficialmente a fin de generar la responsabilidad de un proceso registral jurídico que debe recaer en los Registradores designados, considerando al área de Sistemas con un área de apoyo y servicio a la operación registral que desarrolla la Institución.

4. Confrontación con los Procesos Registrales rediseñados integrados en el Manual de Procesos del Registro.

5. Programación en el Sistema de Información del Registro y generación de las Ventanas correspondientes para cada acto registral por el área de Sistemas.

6. Desarrollo de las pruebas piloto con los usuarios y solventación de las observaciones que se generen en cada fase de los Procesos.

7. Liberación a la operación.

4. Versión Actualizada del Sistema RPP, apegado a procesos certificables y con integración al Sistema de Ingresos:

Este entregable, definitivamente no puede ser generado dentro de este Componente, por lo que se recomienda su reubicación dentro del Componente de Tecnologías de Información, derivado de que solamente personal especializado en el área de Sistemas puede actualizar un Sistema de Información registral, asimismo esta actualización debe considerar el impacto de de la implicación especializada que implica este proceso, considerando el ajuste de las Formas Precodificadas, así como la pretensión de Enlace con el Sistema de Ingresos de la Secretaría de Hacienda del Gobierno del Estado.

Por lo anterior, se recomienda que se tengan en consideración los siguientes elementos para la realización exitosa de este proceso.



Primeramente es importante dimensionar la necesidad de los propósitos que se persiguen con este enlace, considerando que existen funciones sustantivas y de apoyo en ambos Sistemas de Información y que cumplido este objeto compartirán recursos de información y de operación vinculándose de manera sincronizada a fin de obtener beneficios por ambas instancias.

Los elementos críticos que deben ser contemplados son el tipo o caracterización del enlace y su intensidad, y luego proceder a la sistematización de los productos o servicios a ser conseguidos con la vinculación, considerando el flujo de información entre ambas instancias y la sincronización adecuada entre la utilización de los recursos informáticos que se destinen para estos efectos.

La estrategia recomendable para el cumplimiento de este esquema, implica la integración de un equipo de trabajo especializado, el cual debe avocarse al desarrollo del Modulo Aplicativo correspondiente que considere todos los elementos y productos, sistematice su ejecución, determine un Protocolo especifico de Vinculación y articulación entre ambos Sistemas de Información, a fin de que la interrelación sistémica, se realice dentro de un marco adecuado y permanente de coordinación entre ambas instituciones debidamente normalizado mediante un Convenio que obligue a las Dependencias a la permanente transferencia de información.

TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN

Para enmarcar los comentarios de este Componente, nos parece adecuado primeramente reconocer algunas premisas tomadas del Modelo Integral de Registro Público de la Propiedad

La operación registral requiere del uso eficiente de las Tecnologías de la Información, de tal suerte que estas permitan darle viabilidad a la operación mediante Sistemas Informáticos que promuevan la eficiencia



y eficacia, que garanticen la inviolabilidad de los procesos y la información, y que contemplen acciones para mantener la actualidad tecnológica.

La implantación de la nueva tecnología de información no es independiente, sino que va de la mano con los Procesos Registrales y con la cultura organizacional, además de que debe estar contemplada en el Marco Jurídico Registral.

Disponer del soporte y apoyo para garantizar una operación ininterrumpida y el diseño de aplicaciones:

o Debe hacerse uso de tecnología vigente y adecuadao Se debe contar con una infraestructura informáticao Debe cubrir procesos de gestióno Debe existir el respaldo jurídico para operar el Registro con base en sistemas informáticoso La información registral debe estar concentrada en una sola base de datos, de manera homogénea,

accesible y estandarizadao Deben existir esquemas adecuados de soporte y mantenimiento de la infraestructura informáticao Debe ser posible realizar intercambio de información en forma remota entre el Sistema y la Base de

Datos Registrales y los equipos de los usuarioso Deben existir mecanismos de seguridad y controlo Los datos de todas las instancias registrales deben estar homologados

Observaciones y Recomendaciones

En el PEM del RPP, se plantea:

“El proceso registral en el Registro Público de la Propiedad de Yucatán opera con base en el uso de la tecnología de la información, situación que permite promover la eficacia y eficiencia, garantizar la seguridad de los procesos y la información, así como acciones para dar soporte y actualización a la plataforma tecnológica.



La aplicación de la tecnología debe de coadyuvar a facilitar la integración y el uso de la información que requieren los diferentes sectores relacionados con el ramo inmobiliario e impulsar los cambios de imagen institucional asociado al incremento de resultados favorables en la atención de los servicios con la calidad esperada.”

Así mismo, plantea que el RPP opera con un sistema informático moderno y amparado por la Dirección General de Tecnologías de Información dependiente de la Oficialía Mayor, en los aspectos de operación y soporte técnico, señalando también:

“El sistema SRPP fue desarrollado en apego a la normatividad del Reglamento del Registro Público de la Propiedad vigente publicada el 20 de marzo de 2007, y la operación electrónica vinculada con el Sistema de Catastro, dado que el catálogo de predios es único para ambos sistemas…”

Graficando con claridad que la información Registral queda debidamente separada de la Catastral (Catastro Estatal, planteando solamente el aspecto de la vinculación mediante el compartir la misma clave y referencias físicas del predio para los inmuebles referidos, respetando los contenidos jurídicos en el ámbito y responsabilidad del RPP y los contenidos catastrales en el ámbito y responsabilidad del Catastro. Cabe señalar que los aspectos fiscales del Catastro no corresponden al Catastro Estatal, que sólo es el “inventario territorial inmobiliario”, sino a los Municipios.

RECOMENDACIONES DE LA MEDICIÓN DE LA PRIMERA MEDICIÓN PERIÓDICA DE LÍNEA DE BASE.

Es importante señalar que esta Primera Medición Periódica se realizó en septiembre de 2008, tres meses después de elaborado el PEM.

“Este componente tuvo un incremento de casi 7 puntos porcentuales y se colocó en una buena posición, siendo necesario hacer mejoras al sistema informático con que se lleva la operación del Registro.



Por otra parte, deben suscribirse convenios con los demás Registros Públicos de la Propiedad del país, tendientes a la homologación y estandarización de datos para intercambio entre ellos.”

ACCIONES A REALIZAR (PEM)Transcribimos a continuación las Acciones a Realizar y los Entregables establecidos en el PEM planeado para este componente (julio 2008 a diciembre de 2009).

Conforme a las propuestas de actualización del marco normativo solicitar las adecuaciones al Sistema RPP (SRPP) para dar cumplimiento a lo establecido.

Ofrecer servicios a través de las USE (Unidades de Servicios Electrónicos) y de las USE-Ventanilla (con personal receptor) que se ubican en plazas comerciales las primeras y en el interior del estado las segundas.

Desarrollar el concepto de ventanillas de servicio gubernamentales a través de sistemas vía Internet, mediante convenio con las autoridades municipales.

Adquirir el equipo de cómputo para completar los requerimientos de la organización y reemplazar los equipos actuales (capacidad limitada en el manejo de imágenes) y en comodato, así como la ampliación de capacidad de los discos duros para las operaciones de respaldo en los servidores centrales.

Mantener la actualización de la plataforma de software en cuanto a las versiones y al licenciamiento para usuarios concurrentes.

ENTREGABLES1. Equipos de cómputo para cubrir el requerimiento de la ampliación del edificio.

2. Cableado estructurado de los nodos de red.

3. Discos duros para los servidores



4. Versión actualizada del Sistema RPP, con apego a la normatividad establecida.

5. Servicios en línea a través de USE y USE-Ventanilla, adicionales a los de consulta, como los certificados y copias simples y certificadas de inscripciones.

6. Convenios con los municipios para la instalación de ventanillas de servicios gubernamentales.


Debido a que no fue posible obtener los recursos presupuestales con la oportunidad necesaria, no fue posible completar lo proyectado para 2008, así mismo es importante señalar que se avanzó en las acciones planteadas que no requerían cuantiosas inversiones, con los recursos disponibles.

Así mismo, pudo comprobarse que el SRPP soporta la operación razonablemente, por lo que en la reprogramación del PEM impulsada por la obtención de recursos, se establece posponer la atención y desahogo de las acciones y entregables de este componente, en beneficio de afrontar de inmediato la validación de la digitalización y captura del acervo documental para avanzar posteriormente con las este componente (Tecnología) en un ambiente de completa certidumbre en los registros informáticos.

Dado que la interdependencia de los temas de Tecnología y en particular el desarrollo y operación del Sistema

Informático Registral con el componente de Gestión y Acervo Documental obliga a considerar los efectos de

uno sobre el otro; consideraremos adicionales observaciones y recomendaciones en informe posterior.

INCLUIR AQUÍ TEMAS DE REVISIÓN DE INTERÉS PARA CUALQUIER SOFTWARE REGISTRAL

GESTIÓN DE LA CALIDAD



El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) está concebido para garantizar que las acciones implicadas en todas las actividades que se efectúan en el RPPyC estén alineadas a conseguir y demostrar a los usuarios, la calidad de los productos y servicios que se obtienen mediante la tramitación de los servicios registrales que demandan, con la máxima eficiencia y eficacia posible.

El eje de dirección que se determina para este Componente en el PEM del Registro, se enfoca en apego al Modelo, a dar la satisfacción a los usuarios mediante el cumplimiento de las expectativas que de ello esperan. Por esto, los esfuerzos de calidad, innovación, mejora continua, integridad y transparencia se deben ver reflejados en los servicios que se ofrecen.

Asimismo, en este mismo enfoque, se plantea como objetivo la Constitución del Registro como una Institución Pública de Excelencia y Calidad orientada a ofrecer productos y servicios registrales eficientes, con certeza jurídica y que satisfaga las necesidades de sus usuarios, todo mediante la cobertura de los derechos correspondientes.

Esta vertiente pretende, que el Sistema de Gestión de la Calidad, incorpore los procesos de mejora continua y posteriormente, someter a Certificación los procesos básicos de la operación del Registro bajo la norma ISO 9001:2000, como requisito indispensable para que el RPP obtenga los objetivos deseados.

Esta evolución se reflejará en la madurez que puedan tener sus procesos operativos, la cultura organizacional, la eficacia de su tecnología y en los resultados que estos generan dentro del marco jurídico que le permita la normatividad aplicable.

De la información obtenida sobre el PEM y las entrevistas realizadas con el personal responsable de su integración destaca el apoyo de la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado para la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad en el Registro, considerando dentro del Proyecto la Certificación de los Procesos, por lo que se recomienda la revisión de la asignación presupuestal correspondiente derivado de que la Certificación de los procesos tiene un costo bastante significativo.



En este orden, la Instrumentación del Proyecto, considera que los planteamientos establecidos en los apartados de ESTRATEGIA DE DESARROLLO y las ACCIONES A REALIZAR, que se derivan de estas estrategias, darán cabal cumplimiento a todas las recomendaciones expuestas por la medición de Línea de Base.

ANALISIS Y RECOMENDACIONES:

Las acciones fundamentales planteadas para la ejecución del Proyecto, se derivan de las etapas básicas de que consta la ejecución de un Proyecto Integral de Gestión de la Calidad por lo que se recomienda la redefinición de esta Visión en apego a los Planteamientos del Modelo a fin de alcanzar dar adecuada cobertura a las recomendaciones que se exponen.

En continuación al esquema de análisis, efectuado por esta Consultoría se procede al desglose de los elementos que incorporan los apartados expuestos en el PEM, para este Componente:

OBJETIVO:

“Implementar un Sistema de Gestión de Calidad en la Dirección del Registro Público propicie y fortalezca la eficiencia de los servicios que se prestan y permita alcanzar la certificación de la Calidad”


El objetivo que se expone, incorpora los propósitos fundamentales de un Sistema Integral de Gestión de la Calidad, en consecuencia, es deseable y recomendable que los implicados en este esfuerzo logren la consolidación de las acciones de modernización incorporando en el Sistema de Gestión de la Calidad todas y cada una de las fases de la operación sustantivas y administrativa del Registro.

En este orden se deberá tener presente que los aspectos relevantes en la operación cotidiana de la Institución son:



- La calidad del servicio registral- La precisión de la información- La fortaleza del Sistema de Información del Registro- Evitar la practicas indebidas derivadas de la ineficiencia en la operación- Carencia de políticas actualizadas y eficientes- Actuación equivocada de los responsables de la operación cotidiana del Registro

Por ello, se debe disponer de diversos elementos de apoyo a este Componente como políticas adecuadas, sistemas eficientes, reglas y estándares precisos y claramente determinados, orientados a garantizar la calidad de la información de los registros electrónicos y la invulnerabilidad de archivos documentales e imágenes, de conformidad con las necesidades de los usuarios, asegurando la certeza y exactitud de la información.

ESTRATEGIA DE DESARROLLO

Se recomienda que la Estrategia para el Desarrollo del Proyecto sea más integral, derivado de que la instrumentación de Políticas y Estrategias de Calidad, resultan insuficientes para la obtención del Objetivo de Instrumentar un Sistema Integral de Gestión de la Calidad, ya que este propósito implica implantar una Visión más amplia para todo el SGC, a ser implantado.

Por lo anterior, la instrumentación de un Sistema de Calidad y la Certificación de Procesos requiere fundamentalmente la estabilización de los procesos y sistemas encargados del procesamiento de la información y brinda la garantía de que la información es generada bajo los estándares y reglas acordadas, previniendo al mismo tiempo al Registro Público de la Propiedad y a sus funcionarios de las prácticas indebidas y las decisiones aleatorias.

Asimismo permite reorientar la actividad de la Institución hacia la ciudadanía, enfocando la gestión registral hacia los procesos, para el otorgamiento de los servicios con un enfoque de mejora continua, facilitando la administración de los servicios registrales y generando valor agregado en el servicio que se otorga a los ciudadanos.



Por ello el establecimiento de un sistema de gestión de la calidad, la instauración de un proceso de mejora continua y posteriormente la obtención de una certificación de los procesos básicos de la operación del registro bajo la norma ISO 9001:2000, es requisito fundamental.

La reingeniería de los procesos registrales y de los sistemas, debe estar culminada por Procesos de Certificación y estos, a su vez deben considerar los aspectos operacionales de la institución y, por supuesto, los temas de tecnologías de la información. Es por ello que es necesaria la instrumentación de un sistema de esta naturaleza.

No omitimos mencionar que la certificación de procesos y sistemas dará al Registro Público innumerables ventajas entre las que se encuentra la de obtener mayor credibilidad y prestigio dentro y fuera de su entorno. Certificar los procesos relevantes es una garantía que da confianza al usuario de sus servicios y mejora la imagen pública de una institución. Al interior del Registro Público de la Propiedad, la certificación mediante un sistema de calidad reporta ventajas al adoptar una metodología de trabajo sistemática.

ACCIONES A REALIZAR:

En este apartado, se establecen las siguientes:

- Contratación de servicios de Consultoría y asesoría de una Empresa Certificadora en Sistemas de Calidad que oriente las acciones para el establecimiento de un Sistema de Gestión de la Calidad al interior del Registro y la posterior certificación de los procesos registrales de la Institución bajo los lineamientos establecidos por la norma ISSO 9001-2000.

- Conformación de Propuestas que permitan el establecimiento con éxito del Proceso de Cambio y la Implantación progresiva de una Cultura de Calidad.




Derivado del Planteamiento de una Consultoría para la Certificación de los Procesos, y el apoyo de la Consejería Jurídica del Gobierno del Estado, solamente es conveniente que se contemple un esquema integrado para toda la Institución.

ACCIONES A REALIZAR:

- Conformación del “Comité de Calidad” del Registro con funciones y atribuciones definidas, para la elaboración y presentación de propuestas que permitan el establecimiento con éxito del proceso de cambio y la implantación progresiva de la Cultura de Calidad Total en la prestación de los servicios registrales a los usuarios.

- En el desarrollo de los trabajos se buscará la implantación de un Modelo de Calidad que permita a la Institución dar respuesta con calidad, eficiencia y oportunidad a demanda de servicios registrales de los ciudadanos, la cual requiere de servicios confiables, ágiles con una mayor calidad y sobre todo con seguridad y certeza jurídicas.

- Este proceso, deberá implicar la implantación y ejecución de toda una metodología de análisis de los diversos procesos críticos de la operación del Registro, Certificaciones, Inscripciones, Consulta, Gestión del Acervo, y los de apoyo a la operación considerando que estos se determinan y rediseñan bajo las acciones del Proyecto de Reingeniería de los Procesos Registrales, es recomendable que la el Esquema de Certificación se adapte a las normativas establecidas por las áreas responsables del Gobierno del Estado, a fin de que se proceda a la instrumentación de las acciones necesarias para su Certificación bajo los criterios de la norma ISSOO 9001:2000, y dar cumplimiento adecuado a este propósito.

- En este contexto se efectuaran las acciones pertinentes de capacitación de todo el personal adscrito, los que refrendarán un compromiso de mejora continua de sus servicios, aprovechamiento óptimo de



los recursos públicos de su responsabilidad y la búsqueda de la entera satisfacción de los usuarios demandantes.

- En el desarrollo de los trabajos, se involucrará a todo el personal del Registro, con el objetivo de iniciar la implantación de la cultura de Calidad, bajo un esquema de Dirección por Calidad, que permita la identificación a todo el personal de los factores que impulsan la consecución de la Misión y Visión del Registro.

- Estos trabajos, promoverán la participación, iniciativa y creatividad del personal, el conocimiento y la identificación de los procesos clave de la operación, y los de apoyo, así como el desarrollo y la implantación de los sistemas de información automatizados que permitan su ejecución con la máxima calidad y eficiencia.

- En consecuencia, el Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán procederá a la implementación de su Sistema de Gestión de la Calidad, en términos de su Misión, Organización, tamaño, filosofía de la calidad, acceso a los recursos, requisitos legales y necesidades reales de operación, mismos que están dados por las características específicas que presenta su situación orgánica y funcional, la que se encuentra ya sujeta a un proceso permanente de cambio derivada de la ejecución de su Programa de Modernización.

- El proyecto de Certificación de los Procesos Registrales, deberá ser acorde a la situación orgánica y funcional del Registro, y considerar todos y cada uno de los elementos que conlleva la ejecución de las acciones, a fin de obtener la Certificación a la mayor brevedad.

A continuación se recomienda la realización de las siguientes actividades específicas que deberán ser incorporadas en el Cronograma de Trabajo establecido por la Oficialía Mayor a través de la Dirección de Desarrollo Institucional:

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS:



Elaboración del Diagnóstico: que permita efectuar la comparación de las practicas actuales con los requisitos de la Norma ISO 9001, determinando los puntos fuertes y débiles, e identificando lo que hay que hacer e integrando el Plan de Trabajo específico.

Obtener el compromiso y responsabilidad de la Dirección del Registro: mediante su debida formalización.

Formación Inicial: a todo el personal adscrito, que permita la preparación de la concientización e implicación a todos los niveles de la operación del Registro por la Implantación del Sistema de Gestión de la Calidad.

Gestión de los Procesos: (Identificación, definición, control y mejora de los procesos críticos del Registro, en coordinación con los trabajos de la Reingeniería de Procesos)

Documentación de los elementos que integran el Sistema de Gestión de la Calidad: Conformación del Manual del Sistema de Calidad del Registro.

Supervisión de la Implantación de los elementos del Sistema de Gestión de Calidad: Efectuar todas y cada una de las acciones necesarias que permitan la Implantación al Interior de la Institución del Sistema de Gestión de Calidad del Registro.

Celebración de la Preauditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad. Certificación de los Procesos Críticos de la Operación del Registro

ENTREGABLES:

Se recomienda adicionar a los Entregables establecidos en el PEM los que a continuación se indican:

Documento Diagnóstico, con Plan de Trabajo específico para el desarrollo e implantación del Sistema Integral de Gestión de la Calidad del Registro.

Estructura formal del Comité de Calidad como un Cuerpo Colegiado al interior del Registro, con marco de, funciones y facultades de los funcionarios incorporados, como área “Staff”, de la Dirección del Registro y con autoridad Funcional al interior de la Institución.

Manual de Calidad. Integración y presentación de los requerimientos documentales para la celebración de la Primera

Preauditoría Interna al Sistema de Gestión de la Calidad.



Certificación de los Procesos Fundamentales de la Operación Registral y expedición del Certificado ISSO 9001:2000, de reconocimiento internación.

PROFESIONALIZACIÓN DE LA FUNCIÓN REGISTRAL

Este Componente se enfoca a lograr la especialización y capacitación profesional y académica del personal del Registro en los aspectos jurídicos, administrativos y tecnológicos, que permitan la prestación de los servicios registrales apegados a la legalidad y como resultado de la debida interpretación jurídica de las situaciones planteadas en las solicitudes (inscripciones, cancelaciones, certificaciones, etc.), mediante la debida observancia de los principios registrales.

Igualmente se debe tener en cuenta que la mejor forma de conservar el capital de conocimientos y humano es crear un esquema profesional de Desarrollo del Personal, de Capacitación Continua y en general de un esquema integral.

Primeramente para enmarcar el análisis recordaremos el Nivel logrado en la última medición de Línea de Base:

Por otra parte en el Programa de Modernización del Registro Público de la Propiedad del Estado de Yucatán para el Subprograma Profesionalización de la Función Registral, se contemplaron las siguientes acciones y alcances para el Servicio Profesional de Carrera Registral:

ENTREGABLES

Fase del proceso

Actividad Entregable

Organización Definición de la Estructura Organizacional Funciones y perfil de puesto

1. Organigrama 2. Catálogo de puestos 3. Proceso de contratación y promoción mediante concurso.



Fase del proceso

Actividad Entregable

Competencias requeridas Elaboración de concursos.

4. Manual de Organización

Capacitación Diagnóstico 5. Diagnostico de necesidades de capacitación. 6. Identificación e integración de los perfiles de competencias 7. Programa general de capacitación. 8. Programa de apoyo para la finalización de plan de estudios.

Evaluación de desempeño

Evaluación del personal 9. Sistema para el evaluación del desempeño

Vinculación con Instituciones educativas

Invitación y colaboración 10. Convenios tipo de colaboración.

No obstante lo anteriormente mencionado, en la revisión para el inicio de esta consultoría el Centro de Información Registral, Catastral y Económica, A.C. no observó acciones consecuentes con lo planteado y parecería en todo caso que no se atenderá cabalmente con lo planeado. Por ello se hace a continuación un recuento y síntesis de lo que debe realizarse sobre este particular y que a juicio del Centro de Información Registral, Catastral y Económica, A.C. son las acciones o estrategias que puden plantearse:

1. Instauración del Servicio Profesional de Carrera Registral (SPCR)

1.1. Acciones :



- Revisión de Leyes, Reglamentos y normatividad en general relativas al SPCR.

- Diseño de los subsistemas que integrarían el SPCR.

- Alinear al Proyecto del SPCR los subsistemas, proceso y prácticas que en materia de Gestión de Personal se encuentren vigentes en el Gobierno del Estado o en el RPPyC, susceptibles de actualizarse para su conversión como Subsistemas del SPCR.

1.2. Subsistemas que Integran el SPCR:

- Planeación de Recursos Humanos

a. Estructura organizacional aprobadab. Inventario de recursos humanosc. Determinación cuantitativa y cualitativa de recursos humanos a mediano y largo plazod. Descripciones y perfiles de puestos, catálogos y concatenación de puestose. Estructura salarial y compensacionesf. Manual de Organización

- Ingreso

a. Políticas de Reclutamiento b. Selección de Personal (alineada a los perfiles de puestos)c. Contrataciónd. Inducción (a la Institución y al puesto)e. Código de Ética

- Capacitación, Formación y Actualización



a. Detección de necesidades de capacitaciónb. Planes y programas de capacitaciónc. Desarrollo de competencias laboralesd. Planes y programas de actualizacióne. Certificación de Competencias Laborales

- Plan de carrera, rutas de ascenso y concursos

a. Rutas y líneas de ascensob. Plan de carrera individualc. Esquema de ocupación de puestos vacantesd. Esquema de calificación mínima para concursose. Concursos abiertos para ingresof. Concursos regulados para promociones

- Evaluación del Desempeño

a. Evaluación de 360 gradosb. Indicadores de desempeño institucionalesc. Indicadores de desempeño individualesd. Seguimiento a los resultados de las evaluaciones

- Retiro

a. Análisis del pasivo laboral de la Institución b. Sistema de retiro ISSSEMYM

2. Vinculación con Instituciones Académica



2.1. Establecimiento de mecanismos de comunicación y colaboración entre el RPP, con los diversos grupos de interés (Colegio de Notarios, Bancos, etc.) e Instituciones académicas, (Universidad Autónoma del Estado de Yucatán, UNAM, Universidades privadas mexicanas y extranjeras, INAP, IAPEM, Etc.)

2.2. Instaurar programas orientados a la Profesionalización de la Actividad Registral, tales como:

- Diplomados- Congresos- Cursos Especializados- Conferencias

Los objetivos que se perseguían con la implantación y ejecución de este Subprograma eran los siguientes:

OBJETIVOS:

Conformar una Institución Registral Modelo, con capacidad de respuesta oportuna para otorgar a los usuarios la seguridad y certeza jurídica de las operaciones registrales.

Contar con Servidores Públicos comprometidos, especializados y capacitados para ejecutar eficientemente los servicios registrales.

Obtener un cambio radical en la percepción y satisfacción ciudadana de los servicios procurados por el Gobierno del Estado de Yucatán.

Lograr la Modificación temporal de las horas/hombre de servicio para la realización de actividades de concientización, sensibilización, capacitación, actualización profesional y evaluación.

RECOMENDACIONES PARTICULARES:



1. Aún no se tienen diseñados los Subsistemas que integrarán el SPCR. Se recomienda apegarse al Plan Estatal de Modernización del Registro a efecto de proceder a su estructuración e implantación formal, mediante una consultoría especializada en estos temas.

2. Se sugiere que todo el personal de nuevo ingreso esté sujeto a examen de oposición.

3. Estimamos conveniente que en el futuro pueda aplicarse el Reglamento de Profesionalización a todo el Personal de la Institución.

4. Se recomienda el establecimiento inmediato de las estrategias de acción que permitan su implantación.

5. Se recomienda estructurar los Subsistemas que incorpora el Servicio Profesional de Carrera Registral, en apego a lo expuesto en el PEM del Registro, debidamente alineados con las normativas que establece el Proyecto de Reglamento:

- Planeación de Recursos Humanos- Ingreso- Capacitación, Formación y Actualización- Plan de carrera, rutas de ascenso y concursos- Evaluación del Desempeño- Retiro

6. Se recomienda la revisión global de esta Visión de la Profesionalización de la Institución, a fin de establecer un Modelo de servicio con las mejores prácticas internacionales, que permita dotar a la Institución de los mejores elementos, con alta capacitación profesional, amplia experiencia y excelente preparación académica.

7. Se recomienda atender la sensibilización y preparación de todo el personal respecto del cambio, mediante cursos específicos.



8. Se recomienda el establecimiento de estrategias y mecanismos que permitan la difusión a todo el público usuario y grupos de interés, de los aspectos concernientes al proceso de modernización del Instituto, mediante un proyecto específico que considere la utilización de medios masivos de comunicación.

9. Se recomienda el establecimiento de estrategias y mecanismos de comunicación, coordinación y colaboración entre el Instituto y las Instituciones Académicas de reconocido prestigio, que permitan la implantación de diplomados, cursos especializados, congresos y conferencias, a fin de coadyuvar con las tareas de Profesionalización del personal del Instituto.

10.Se recomienda que los Cuestionarios de Clima Laboral estén mas acordes con las características del Registro Público.



GESTION Y ACERVO DOCUMENTAL

Para enmarcar los comentarios de este Componente, nos parece adecuado primeramente reconocer algunas premisas tomadas del Modelo Integral de Registro Público de la Propiedad

El Proceso para el Manejo y Conservación del Acervo Registral, debe de considerar lo siguiente:

A. Criterios para clasificar el archivo con el acervo registral, así como para elaborar los índices requeridos.

B. Procedimientos generales para el adecuado manejo del acervo registral.

C. Criterios para la aplicación de tecnología en el manejo del acervo.

D. Estrategias para incorporar el acervo al proceso de modernización.

E. Análisis de riesgos y acciones preventivas para la incorporación del acervo a medios informáticos, así como para su validación e integración.

F. Criterios para interrelacionar los métodos tradicionales de organización del acervo (modalidades de libros de inscripción e Incorporación de títulos), con el de Folio Real Electrónico.

G. Lineamientos para la consulta directa de los documentos del acervo

Es importante hacer notar que el cúmulo de acervo físico documental existente en los RPP e incluso aquella información existente en diferentes medios magnéticos, deben de considerarse de manera particular en cada RPP para lograr su conversión e incorporación al proceso de modernización.

RECOMENDACIONES DE LA MEDICIÓN DE LÍNEA DE BASE.Este componente registró un importante incremento cercano a los 15 puntos porcentuales. Las recomendaciones puntuales se relacionan con el establecimiento de una estrategia tendiente al abandono paulatino de la consulta física de los libros y a la adopción de una cultura de “no papel”.



OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES

Es importante señalar que la metodología de Línea de Base no dispone y hasta ahora no había requerido, realizar consulta y evaluación de la confianza que el cuerpo jurídico del RPPyC requiere tener de los contenidos de la base de datos, una vez que se ha digitalizado y capturado el Acervo Documental.

El caso de Yucatán destaca debido a que en los términos que la metodología evalúa (alcanzan una evaluación Satisfactoria en niveles altos), pero operan con un alto grado de incertidumbre que les obliga a revisión documental para el desahogo de los trámites. Esta situación está siendo afrontada con una estrategia acertada, pero demanda de los analistas y registradores trabajo adicional y laborioso.

Destacamos con claridad que el PEM del Estado contempla las acciones necesarias para alcanzar en la base de datos los niveles de confianza que permitirán operar en el marco de una cabal modernidad y aprovechar aun más los beneficios de un sistema informático que ya opera satisfactoriamente.

La recomendación en este aspecto es llevar a término la certificación de los contenidos registrales digitalizados y capturados que sustentan la operación del Sistema informático. Con las características y estrategia programada en el PEM y recientemente contemplada en el contrato de servicios y su anexo “Manual de Procesos”.

ACCIONES A REALIZARSe elaboró el manual para coordinar y dar seguimiento al contrato de prestación de servicios, se formarán comités por ambas partes contratantes que serán los conductos para la realización de los fines comunes.

Creados dichos comités, estará iniciado el proceso de certificación, que deberá apegarse a los términos planteados en el Manual.

ENTREGABLESINCLUIR



CONSIDERACIONES PARTICULARES:Hemos realizado una minuciosa lectura del Manual de Procesos en sus cuatro etapas descritas.

1. CALIFICACIÓN DE IMÁGENES.

2. INTEGRACIÓN DE LOS FOLIOS ELECTRÓNICOS.

3. REVISIÓN DE INSCRIPCIONES VIGENTES.

4. VALIDACIÓN DE FOLIOS ELECTRÓNICOS.

Nuestra conclusión es que se trata de un documento realizado con un alto conocimiento de la problemática a afrontar y profesionalismo, nuestros comentarios y recomendaciones pretenden sólo reforzar la viabilidad del proyecto, sin menoscabo de nuestro amplio reconocimiento.

a. En el Manual se utiliza la palabra “Folio” (Etapa Calificación de Imágenes), aunque se define con claridad su significado y quienes participarán y atenderán las acciones seguramente no se confundirán, consideramos prudente nunca confundir estos conceptos. (‘Folio’ en primera etapa VS ‘Folio Real o Folio Electrónico’)

b. La recomendación fundamental es que se instrumente una metodología para registrar frecuencias de: imágenes correctas; imágenes que requieren cambio; Índices correctos; Índices que requieren corrección, cambio, segmentación, etc… Con el propósito de llevar estadísticas e indicadores que permitan monitorear la operación y ratificar y/o rectificar estrategas y procesos.

Ahora bien el tema por excelencia en este apartado es poder controlar con minuciosidad lo realizado por esta nueva consultoría. Se sugiere establecer una mesa de control que de absoluta a los Folios Certificados, en beneficio de la operación-



POLÍTICAS INSTITUCIONALES

Este Componente, se ha resuelto con varias acciones paralelas y la mayoría de ellas exitosamente.

El Modelo establece que debe disponerse de políticas institucionales actualizadas, modernas, ágiles y alineadas con los nuevos objetivos, que permitan al Registro Público de la Propiedad contar con las estructuras adecuadas y con los programas institucionales que le den el soporte adecuado a la operación.

Entre las principales destacan: autosuficiencia presupuestal, derechos adecuados por los servicios, control de los fenómenos de corrupción que pudieran presentarse y fomento de la cultura registral como parte de un programa más amplio de cultura de la legalidad, en beneficio de la sociedad civil en su conjunto.

Igualmente destaca, y en forma relevante, la conformación de la figura jurídica adecuada que debe tener el Registro y la estructura organizacional; es decir, debe transformarse en organismo descentralizado de la Administración Pública Estatal, con funciones de autoridad, personalidad jurídica y patrimonio propio.”

Queda pendiente el involucramiento de los Notarios a fin de evitar la descalificación del Programa y atender juntos el reto con soluciones innovadoras. Se trabaja en ello y este capítulo no merece observación alguna.

Solo un pendiente queda en este Componente: crear una estrategia para atraer a los ciudadanos a registrar su patrimonio, aumentando la base de usuarios, repercutirlo en el inventario de predios registrados y aumentar por obvio la seguridad jurídica de una masa de predios mucho mayor.

INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD

Para el Modelo Nacional de Registros Públicos deben emplearse Indicadores que midan el desempeño de la operación y calidad del servicio del Registro, acordes con los estándares que muestran las tendencias internacionales.



La medición es necesaria para proveer retroalimentación y en base a ella tomar medidas para la mejora continua, como los movimientos del personal, mayor orientación al usuario, revisión de los datos contenidos en los formatos y la documentación que se anexa al ingreso de las solicitudes de inscripción.

La medición debe efectuarse para determinados periodos de tiempo y de manera permanente, a fin de obtener retroalimentación directa inmediata y relevante que le permita a la Institución poder medir el grado de impacto de las acciones que se realizan.En el PEM del registro se plantea la necesidad de concretar en expresiones medibles los objetivos que la Institución se propone, a fin de expresarlos de manera cuantitativa a través de Indicadores, los cuales se convierten así en datos cuantitativos que permiten la comparación de los diversos aspectos de la realidad para:

1. Medir cambios en una condición o situación a través del tiempo.2. Facilitar la apreciación de los resultados de iniciativas o acciones.3. Evaluar y dar surgimiento al proceso de desarrollo.4. Proporcionar orientación para la consecución de mejores resultados en proyectos de desarrollo.

En este orden, se afirma que a medición permite planificar con mayor certeza y confiabilidad, y discernir con mayor precisión las oportunidades de mejora de un proceso dado a fin de explicar y analizar cómo han sucedido los hechos.

El enfoque de este Componente, se avoca principalmente a la medición de la cantidad de los servicios realizados en los diversos medios en que se brindan al ciudadano, el tiempo de atención en que se proporcionan, la información que generan para toma de decisiones y la capacidad de conexión que se logra con los principales usuarios.

En ese orden, la instrumentación del Proyecto considera las recomendaciones expuestas por la medición de Línea de Base y en los apartados de Estrategia de Desarrollo y de Acciones a Realizar, se plantea la definición de los datos e Indicadores de Proceso Registral que permitan referenciar los niveles de respuesta y aceptación de los servicios del Registro Público y el establecimiento de los medios automáticos de generación de



información en indicadores definidos, que aseguren su completa disponibilidad y pertinencia en la toma de decisiones.

En general podemos decir que los planteamientos y el Objetivo son bastante claros, pues la generación de un Sistema de Indicadores del Registro para la obtención de información veraz y oportuna de los resultados de los servicios que se otorgan a los ciudadanos, es esencial para una eficiente toma de decisiones por parte de la Administración Institucional.

Asimismo, el incremento de los servicios en Línea a través de la USE y la incorporación de la preinscripción de los actos jurídicos a los servicios en línea con la identificación certificada de notarios mediante firma electrónica, sin duda es excelente para la eficiencia institucional, y presentará ante los usuarios una institución moderna con altos niveles de eficiencia y calidad en los servicios que otorga.

Como entregable de este Componente, se genera el “Sistema Integrado de Indicadores Gerenciales”, el cual sin duda cumplirá con los propósitos expuestos en párrafos anteriores, por lo que para estos efectos recomendamos el siguiente esquema estratégico para su desarrollo e instrumentación.

- Atender en la ejecución de los Proyectos de Reingeniería de Procesos y Calidad su desarrollo e Instrumentación, coordinando con el área de Sistemas los elementos necesarios que permitan su control y emisión de manera permanente por este medio.

- Estructurar en el Modelo de Mejora Continua, el proceso de captación, emisión, análisis y presentación de los resultados obtenidos por la aplicación de los Indicadores gerenciales, los cuales incorporaran todos los elementos necesarios para la cobertura total de la operación de Registro.

Elementos que se recomendamos considerar para el Sistema Integrado de Indicadores gerenciales los siguientes:

OBJETIVO:



El Sistema Gerencial de Indicadores del RPPyC debe proporcionar a la Administración del Registro, información suficiente, veraz, confiable, objetiva y oportuna para una eficiente toma de decisiones sobre la marcha de la operación sustantiva y administrativa que le permita cumplir en tiempo y forma con las objetivos y metas planteados para el corto, mediano y largo plazos.

CONSIDERACIONES GENERALES

La información gerencial de Indicadores del RPPyC se deberá producir con base en los movimientos históricos, tendencias y análisis de proyecciones. En consecuencia se determinará como periodo apropiado de oportunidad el cierre del día anterior a la fecha de emisión, de manera preferente, lo cual implicará que se emitirán con una determinada periodicidad, la cual puede ser semanal, quincenal o mensual.

Lo anterior, implica la determinación de los Procesos de resume o clasificación de la información fuente que los genera la cual debe ser de manera preferente a través del Sistema de Información del Registro, a fin de permitir su utilización para la emisión de los reportes e informes estadísticos sin entorpecer la operación registral rutinaria de la Institución mediante la explotación de los controles propios del Sistema de información.

En este contexto, los reportes que se presenten a la Administración deberán tener como característica la emisión de indicadores con “semáforos” de verde, amarillo y rojo, dependiendo de periodo de tiempo que se haya medido, a fin de señalar los factores a considerar para toma de decisiones mediata, inmediata y urgente en su caso que permitan la reversión de fallas y desviaciones o en su caso el aprovechamiento de situaciones de crecimiento y desarrollo en beneficio de la operación del Registro.

Lo anterior, implica incorporar Indicadores de Gestión que arrojen números para la medición del avance del Registro hacia los objetivos y metas establecidos. Por ende, es necesario primeramente su construcción, establecimiento y difusión, considerando que la mayor dificultad de los Indicadores es su determinación y posterior implantación.En esta Consultoría, estamos recomienda que mediante durante la realización de los Proyectos de Reingeniería de Procesos y Calidad, se proceda en el primero durante la realización del rediseño de los



procesos y en la Instrumentación del Sistema de Gestión de la Calidad, a la determinación de los siguientes Indicadores como mínimo para el RPPyC.

Indicadores de carácter financiero: deben permitir la medición de ingresos obtenidos por los servicios registrales en un periodo de tiempo, considerando la totalidad de los mismos, el número de solicitantes y la cobertura de los derechos correspondientes.

- Solicitudes ingresadas- Trámites realizados- Usuarios registrados (ventanilla e internet por ejemplo)- Monto de derechos recaudado

Indicadores sobre la perspectiva de los usuarios: estos indicadores deberán proporcionar información sobre los valores de los servicios registrales que se relacionan con los usuarios, los cuales aumentan las expectativas de los clientes, considerando entre estas expectativas la seguridad jurídica, la eficiencia y la calidad.

- Estado de situación del tramite- Tiempo promedio de respuesta- Rezagos- Consultas en medios electrónicos- Quejas ingresadas y atendidas- Recursos de inconformidad interpuestos

Indicadores sobre la innovación y el aprendizaje: Estos indicadores se podrían orientar a la medición de los valores inductores que dotan al registro de la habilidad para mejorar y aprender por lo que es fundamental en esta perspectiva considerar la medición de los resultados obtenidos con la aplicación del Proyecto de Profesionalización de la Función Registral, mismo que debe ser considerado una inversión y no como un gasto.

1. Capacidad y Competencia de los recursos humanos del Registro.



- Grado de Satisfacción por la Profesionalización- Grado de Satisfacción por la Capacitación- Necesidades de formación- Iniciativa- Capacidad de Trabajo en equipo- Alineamiento con la Visión y Misión

2. Sistemas de Información

- Bases de datos disponibles para la operación - Funcionalidades de usuarios- Servicios de apoyo otorgados a los usuarios internos y externos- Funcionalidad de los servicios en línea



CAPACIDAD DE EJECUCIÓN

El CENTRO DE INFORMACIÓN REGISTRAL, CATASTRAL Y ECONÓMICA, A.C. (CIRCE), ha desarrollado una metodología de evaluación de la capacidad de ejecución de los Registros y que pretende medir las capacidades del equipo ejecutor del Programa Estatal de Modernización en el Estado.

Esta metodología es propiedad del CENTRO DE INFORMACIÓN REGISTRAL, CATASTRAL Y ECONÓMICA, A.C. (CIRCE), y se aplica conforme a los criterios - inapelables - de esta consultora que están sustentados en la experiencia adquirida por haber realizado a la fecha:

El Modelo Integral de los Registros Públicos, 90 evaluaciones de Línea de Base y sus Mediciones Periódicas, Diferentes Programas Estatales de Modernización, Apoyo en la conducción de Proyectos similares.

En el caso del RPP y su proyecto, la aplicación de esta Metodología arrojó los resultados mostrados en el documento anexo:



RESULTADOS DEL ANÁLISIS DE LA CAPACIDAD DE EJECUCIÓN

Componente Componente1 CAPACIDAD DE EJECUCIÓN DEL REGISTRO 67.43%

En reporte por separado se mencionan los detalles y se es incorporan recomendaciones.

La gráfica anterior muestra los diferentes niveles alcanzados por los Subcomponentes en la medición de la capacidad de Ejecución.



En la siguiente gráfica veremos los Indicadores del Subcomponente de Planeación Eficiente



Gráfico que muestra el nivel y capacidad del Grupo a cargo de la instrumentación del Programa



Gráfica que representa la ejecución adecuada del Modelo y el apego a Línea de Base.



Gráfica que representa la capacidad de ejecución por Componente.



Gráfica de Capacidad de Ejecución



SEGUIMIENTO DE ESTA CONSULTORIA

Conforme a lo acordado con el RPP, el seguimiento de esta consultoría en eventos posteriores se dará en las siguientes vertientes:

1. Analizar el efecto de estas recomendaciones mediante reuniones periódicas programadas de análisis y ajustes en beneficio del Programa,



CONCLUSIONES DE ESTE INFORME Y PERSPECTIVAS

De la lectura de este documento se pueden desprender varias conclusiones, algunas evidentes y otras que requieren la adecuada interpretación desde la perspectiva de la experiencia y del cabal conocimiento de lo que implica la modernización de un Registro Público.

Antes de destacar las debilidades y fortalezas del Programa de Modernización del RPP, queremos enfatizar las implicaciones y la naturaleza de la problemática de los Registros Públicos y la complejidad para su resolución.

Modernizar un Registro Público de la Propiedad, no es tarea sencilla. Para entender la dificultad de lograr tan importante objetivo, debemos tener presentes, al menos:

Las razones que han llevado a estas dependencias al rezago histórico generalizado, La carencia de las voluntades políticas reflejadas en apoyos concretos y suficientes, para

enfrentar un proyecto de esta naturaleza de manera ordenada, irrestricta, cabal e integral, para aportar todos los elementos necesarios,

La escasa participación activa del notariado para apoyar un proceso innovador que revolucione la tradicional forma de operar, interna y externamente,

La necesidad de que las áreas administrativas reaccionen al tiempo de los requerimientos del Programa y

La falta de involucramiento y participación de otras áreas internas relacionadas.

En este escenario, se destacan como debilidades relevantes:

El RPP (antes RPP) inició el Proyecto de Modernización con retraso debido a múltiples factores, no todos técnicos,

Ha habido retrasos en la ejecución del Programa, entre otros la falta de una Unidad Coordinadora del Programa,



Se han presentado severos problemas en algunos procesos de ejecución como el Acervo Documental.

No obstante lo crítico de los comentaros anteriores y en beneficio y justicia de los actualmente responsables, también ha de mencionarse el esfuerzo de los actualmente responsables y a cargo de la modernización. Destacando el buen Nivel que ha logrado el Registro en Línea de Base.

PERSPECTIVASComo cierre de este documento e informe destacaremos algunas reflexiones en el afán de lograr mejores resultados en el mediano plazo:

El RPP debe verse como un centro de inteligencia para decisiones estratégicas, económicas y para la revaloración de los servicios. Puede ser una fuente de ingresos más importante, si es que se generan más y mejores servicios a la comunidad. Para ello deben realizarse trabajos adicionales de:

Prospectiva de la información capturada y sus datos fuente, Diseño de mejores sistemas de información, Vincularse para ciertas decisiones y para convalidar la información con el Poder

Judicial, Relacionar en el proyecto a distintos sectores externos y relacionados de tal suerte

que puedan diseñarse mejores servicios, Correlación con otras fuentes de información relativas,

Así las cosas, las observaciones finales de carácter general que se plantean son:

Ajustar y fortalecer al grupo ejecutor con recursos y responsabilidades específicas por grupo,



Vincular de mejor forma las tres áreas a cargo del Programa, Revisar permanentemente el enfoque y calidad de los trabajos, Evitar apartarse de los paradigmas del Modelo, Innovar en su visión, Destaca sobre manera, afinar su cronograma de tareas estableciendo las metas o hitos de

cada etapa, Recibir permanentemente consultoría externa especializada, No aceptar servicios o consultorías que no estén debidamente comprobados y respaldados

por resultados, Solicitar respetuosamente a las altas autoridades, la confianza en el proceso y en su caso las

medidas correctivas.

Finalmente queremos subrayar que en la perspectiva de este CENTRO DE INFORMACIÓN REGISTRAL, CATASTRAL Y ECONÓMICA, A.C. (CIRCE), el proyecto está transitando por un camino adecuado, se han planteado las ideas correctas y si se continua con el apego a estas recomendaciones, llegarán al objetivo.

Mérida, a 18 de enero del 2009



Anexo 1 Acciones para seguimiento

El propósito de este capítulo es establecer en forma resumida todas las acciones a las que se les va a dar seguimiento por parte de esta consultora y que están definidas o mencionadas en este documento.

Profesionalización de la Función Registral.-

Desarrollar todos los subprogramas o subsistemas establecidos en el PEM y en este documento.

Anexo 2 Recomendaciones resultantes de la Medición de la Capacidad de Ejecución


(20090120)informe evaluación(yucatán)(previoenvio1)

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