GUÍA RÁPIDA / Módulo: EX Solicitud para rendir gastos y viajes

CÓDIGO: G2.02

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MEJOREMOS PUCP GUÍA RAPIDA

Módulo: VIAJES Y GASTOS (EX)

¿Cómo rendir cuentas de un gasto o viaje? (Cajas Chicas y Entregas a Rendir)

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Introduccion

El presente manual es una guía que le dará las herramientas necesarias para gestionar y administrar los viajes y gastos realizados por los trabajadores de la institución, desde el momento en el que se realiza una Autorización de Viaje o Gasto hasta el momento en el que es necesario conciliarlo y aprobarlo contablemente.

Objetivo: Establecer y mantener los parámetros para la adecuada gestión y administración de los gastos, demás implementos que garantizan la calidad en la prestación de los servicios Misionales de la Universidad

Alcance: Es de aplicación para todas las unidades operativas que solicitan Cajas Chicas y Entregas a Rendir y dirigido a todos los usuarios (Docentes y No Docentes) en cumplimiento de los reglamentos internos de la Universidad.

Descripción del módulo

PeopleSoft permite gestionar y administrar los viajes y gastos del empleado, a la vez que afectan el presupuesto de la unidad.

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Solicitud para rendir gastos y viajes

El Informe de Gastos permite detallar todos los gastos realizados por el empleado.

Los informes de gastos pueden no estar relacionados con un anticipo.

En el informe de gastos es donde se debe especificar el tipo de gasto realizado y permitido, ubicación, lugar donde se realizó el gasto, importe, moneda, descripción, detalles del comprobante de pago y chartfields.

En el detalle se verá en un “resumen” donde se mostrará la suma de los gastos y en caso de haber anticipos se procederá a la aplicación de los mismos.

Los Informes de Gastos se pueden generar, modificar, imprimir, consultar y eliminar.

Paso 1 Ingrese a la opción Viajes y Gastos del Menú Principal y seleccione Centro de Viajes y

Gastos.

Paso 2 Para iniciar el registro, ingrese a Informe de Gastos y luego a Generación.

Mediante el informe de gastos se rinden los gastos incurridos, por tipo de gasto y tipo de documento, indicando los datos requeridos. Permite la vinculación a un anticipo solicitado, realizando los descuentos correspondientes a la rendición.

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Paso 3 A continuación, dentro de la pestaña Añadir deberá registrar el código de la persona que

está solicitando el Informe de Gastos y luego presionar el botón Añadir.

Paso 4 En seguida, dentro de Selección de plantilla deberá elegir la plantilla del motivo del

Informe de Gastos a realizarse y luego presionar el botón Selec.

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Paso 5 A continuación deberá indicar el rango de fechas de realización de los gastos y el tipo de

gasto. Luego, presionar el botón . Si indica Un Día el informe mostrará una

línea por cada tipo de gasto, si indica Todos los Días el informe mostrará líneas de tipo de

gasto por cada día del viaje o gasto.

Paso 6 Complete los campos que tienen asteriscos (*) dentro del cuadro de Información General y

la de Detalles. Luego, ingresar al Detalle de cada gasto.

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Paso 7 Complete los campos que tienen asteriscos (*). Luego, ingrese al Detalle Contable.

Nota: el tipo de Documento o comprobante de pago esta definido por módulo, para este

caso las iniciales de este módulo son EX

Paso 8 A continuación, deberá revisar y completar el detalle de los ChartFields correctos y luego,

presionar el botón .

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Nota: Los ChartFields a ser llenados de forma obligatoria son: Sede, Unidad, Ref. Ppto. y

Actividad. Si estos campos no son llenados el sistema no permitirá la aprobación del nivel

superior.

Paso 9 Posteriormente, ingresar a Información IVA y complete la información.

Paso 10 Presione el botón para visualizar los campos y complete la

Información. Luego, presione el enlace Volver al informe de gastos.

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Nota: Deberá indicar si el IGV esta Afecto o Excento (exonerado). Para el caso de las planillas

de movilidad, recibo interno, Declaración Jurada y Documento del Extranjero es necesario

indicar que se encuentran excento.

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Paso 10 En caso le falte llenar información completela y luego, presione el

boto para verificar si la información fue ingresada de manera

correcta. Luego, presione el enlace Volver al informe de gastos.

Nota:Si al enviar la información para la aprobación PeopleSoft le muestra lineas de gasto con

banderas rojas , quiere decir que hay campos obligatorios que deben ser llenados.

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Paso 11 Si culminó el ingreso de la información presione el botón para derivar el Informe de Viaje o

Gasto al aprobador. En caso de las entregas a rendir antes de enviar para aprobación deberá presionar el enlace

Aplicar anticipos de caja.